Hromadná korespondence: Vložení slučovacího pole

V tomto článku

Informace o polích hromadné korespondence

Přidání polí, neboli zástupných symbolů

Informace o polích hromadné korespondence

Zástupné symboly, jako jsou adresy a pozdravy, se označují jako pole hromadné korespondence. Pole ve Wordu odpovídají záhlavím sloupců ve vybraném datovém souboru.

Datový soubor se sloupci (kategoriemi) a řádky (záznamy)

1. Sloupce v datovém souboru představují kategorie informací. Pole, která přidáte do hlavního dokumentu, jsou zástupné symboly těchto kategorií.

2. Řádky v datovém souboru představují záznamy informací. Po spuštění hromadné korespondence vygeneruje Word pro každý záznam kopii hlavního dokumentu.

Vložením pole do hlavního dokumentu označíte, že na tomto místě chcete zobrazit určitou kategorii informací, třeba jméno nebo adresu.

Pole vložená do dokumentu aplikace Word

Poznámka: Když do hlavního dokumentu vložíte pole hromadné korespondence, je název tohoto pole vždycky uzavřený mezi dvojitými šipkami (« »). Tyto dvojité šipky se ve sloučených dokumentech nezobrazují. Pomáhají jenom odlišit pole v hlavním dokumentu od obyčejného textu.

Při sloučení se tato pole nahradí informacemi z prvního řádku datového souboru v hlavním dokumentu, čímž vznikne první sloučený dokument. Pak se pole nahradí informacemi z druhého řádku datového souboru, čímž vznikne druhý sloučený dokument a tak to pokračuje dál.

Sloučení informací z datového souboru do dokumentu

Přidání polí, neboli zástupných symbolů

  1. Do hlavního dokumentu zadejte obsah, který se má zobrazit na každé kopii dokumentu.

    Chcete-li přidat obrázek, například logo, klikněte na kartě Vložení ve skupině Ilustrace na tlačítko Obrázek.

  2. Klikněte na místo, kam chcete vložit pole.

  3. Použijte skupinu Zapsat a vložit pole na kartě Korespondence.

    Pás karet Office 2010

  4. Přidejte některou z následujících položek:

    Blok adresy se jménem, adresou a jinými informacemi

    1. Klikněte na Blok adresy.

    2. V dialogovém okně Vložit blok adresy vyberte prvky adresy, které chcete vložit, a formáty, které chcete použít, a klikněte na OK.

    3. Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí, nemohl Word nejspíš najít některé informace, které potřebuje pro blok adresy. Klikněte na šipku vedle (Není spárováno) a vyberte ze zdroje dat pole, které odpovídá poli požadovanému pro hromadnou korespondenci.

    Řádek s pozdravem

    1. Klikněte na odkaz Řádek s pozdravem.

    2. Vyberte formát řádku s pozdravem, který se skládá z oslovení, formátu jména a následné interpunkce.

    3. Vyberte text, který se má zobrazit v případech, kdy Word nedokáže interpretovat jméno příjemce, například když zdroj dat neobsahuje křestní jméno ani příjmení příjemce, ale jenom název firmy.

    4. Klikněte na tlačítko OK.

    5. Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí, nemohla aplikace Word pravděpodobně najít některé informace potřebné pro řádek s pozdravem. Klikněte na šipku vedle položky (Není spárováno) a vyberte ze zdroje dat pole, které odpovídá poli povinnému pro hromadnou korespondenci.

    Jednotlivá pole

    Můžete vložit informace z jednotlivých polí, třeba jméno, telefonní číslo nebo výši příspěvku ze seznamu dárců. Pokud chcete do hlavního dokumentu rychle přidat nějaké pole z datového souboru, klikněte na šipku vedle Vložit slučovací pole a klikněte na název tohoto pole.

    Další možnosti vložení jednotlivých polí do dokumentu využijete takto:

    1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Zapsat a vložit pole na položku Vložit slučovací pole.

    2. V dialogovém okně Vložit slučovací pole proveďte některou z následujících akcí:

      • Chcete-li vybrat pole adresy, která budou automaticky odpovídat polím ve zdroji dat, i když pole zdroje dat nebudou mít stejný název jako vaše pole, klikněte na přepínač Pole adresy.

      • Chcete-li vybrat pole, jejichž data jsou vždy získána přímo ze sloupce v datovém souboru, klikněte na přepínač Databázová pole.

    3. V seznamu Pole klikněte na požadované pole.

    4. Klikněte na tlačítko Vložit a pak na tlačítko Zavřít.

    5. Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí, nemohl Word nejspíš najít některé informace, které potřebuje k vložení pole. Klikněte na šipku vedle (Není spárováno) a vyberte ze zdroje dat pole, které odpovídá poli požadovanému pro hromadnou korespondenci.

      Poznámka: Pokud vložíte pole ze seznamu Databázová pole a později přepnete na zdroj dat, který neobsahuje sloupec se stejným názvem, nebude aplikace Word moci vložit informace z daného pole do sloučeného dokumentu.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×