Hromadná korespondence s použitím excelové tabulky

Tady je několik tipů, jak excelovou tabulku pro hromadnou korespondenci připravit. Zkontrolujte, že:

  • Názvy sloupců v tabulce odpovídají názvům polí, která chcete do hromadné korespondence vložit. Pokud třeba chcete čtenáře v dokumentu oslovit křestním jménem, potřebujete samostatné sloupce pro křestní jméno a příjmení.

  • Veškerá slučovaná data se nachází na prvním listu vaší tabulky.

  • Datové položky s procenty, měnami a poštovními směrovacími čísly jsou v tabulce správně naformátované tak, aby mohl Word jejich hodnoty správně přečíst.

  • Excelová tabulka, která se má v hromadné korespondenci použít, je uložená na místním počítači.

  • Před připojením tabulky k dokumentu hromadné korespondence v aplikaci Word jsou dokončeny veškeré změny a přidáno všechno potřebné.

Poznámky: 

Připojení a úprava seznamu adresátů

Připojte se ke zdroji dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Úprava seznamu adresátů

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Upravit seznam příjemců

  2. V okně Příjemci hromadné korespondence zrušte zaškrtnutí políčka vedle jména člověka, kterému nechcete korespondenci posílat.

    Vyberte řádky zaškrtnutím políčka.

    Poznámka: Abyste snadněji našli jména a adresy, můžete seznam seřadit nebo filtrovat. Další informace najdete v článku Seřazení dat pro hromadnou korespondenci nebo Filtrování dat pro hromadnou korespondenci.

Můžete vložit jedno nebo více polí hromadné korespondence, která si berou informace z tabulky do dokumentu.

Vložení slučovacího pole na obálku, štítek, do e-mailové zprávy nebo dopisu

  1. Přejděte na Korespondence > Blok adresy.

    Pole hromadné korespondence Vložit blok adresy

    Další informace najdete v článku Vložení bloku adresy.

  2. Pokud chcete přidat řádek s pozdravem, zvolte Řádek s pozdravem.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Řádek s pozdravem

    Další informace najdete v článku Vložení řádku s pozdravem.

  3. Pokud chcete přidat další slučovací pole, jako jsou čísla faktur, přečtěte si článek Vložení polí hromadné korespondence.

  4. Zvolte OK.

  5. Zvolte Soubor > Uložit.

Pokud se chcete dozvědět více o možnostech nastavení e-mailové zprávy, přečtěte si článek Hromadná korespondence ve Wordu.

Jakmile vložíte požadovaná slučovací pole, podívejte se na náhled výsledků a potvrďte, že je obsah v pořádku. Potom můžete proces sloučení dokončit.

  1. Přejděte na Korespondence > Náhled výsledků.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

  2. Zvolte Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence nebo Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence , abyste mohli přecházet mezi záznamy ve zdroji dat a sledovat, jak vypadají v dokumentu.

  3. Přejděte na Dokončit a sloučit > Tisk dokumentů nebo Odesílání e-mailových zpráv.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

Dokument hromadné korespondence zůstane po uložení připojený ke zdroji dat. Dokument hromadné korespondence můžete znovu použít pro další hromadnou korespondenci.

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Tady je několik tipů, jak excelovou tabulku pro hromadnou korespondenci připravit. Zkontrolujte, že:

  • Názvy sloupců v tabulce odpovídají názvům polí, která chcete do hromadné korespondence vložit. Pokud třeba chcete čtenáře v dokumentu oslovit křestním jménem, potřebujete samostatné sloupce pro křestní jméno a příjmení.

  • Veškerá slučovaná data se nachází na prvním listu vaší tabulky.

  • Datové položky s procenty, měnami a poštovními směrovacími čísly jsou v tabulce správně naformátované tak, aby mohl Word jejich hodnoty správně přečíst.

  • Excelová tabulka, která se má v hromadné korespondenci použít, je uložená na místním počítači.

  • Před připojením tabulky k dokumentu hromadné korespondence v aplikaci Word jsou dokončeny veškeré změny a přidáno všechno potřebné.

Další informace najdete v článku Příprava zdroje dat v Excelu pro wordovou hromadnou korespondenci.

Připojení a úprava seznamu adresátů

Připojte se ke zdroji dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    Více informací najdete v článku Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.

    Další informace o řazení a filtrování najdete v článku Seřazení dat pro hromadnou korespondenci nebo Filtrování dat pro hromadnou korespondenci.

  2. Klikněte na OK.

Můžete vložit jedno nebo více polí hromadné korespondence, která si berou informace z tabulky do dokumentu.

  1. Přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole.

  2. Přidejte požadované pole.

  3. Podle potřeby opakujte kroky 1 a 2.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Pokud se chcete dozvědět více o možnostech nastavení e-mailové zprávy, přečtěte si článek Hromadná korespondence ve Wordu.

Jakmile vložíte požadovaná slučovací pole, podívejte se na náhled výsledků a potvrďte, že je obsah v pořádku. Potom můžete proces sloučení dokončit.

  1. Přejděte na Korespondence > Náhled výsledků.

  2. Pomocí tlačítek Další nebo Předchozí přecházejte mezi záznamy ve zdroji dat a sledujte, jak vypadají v dokumentu.

  3. Přejděte na Dokončit a sloučit > Tisk dokumentů nebo Sloučit do e-mailu.

Dokument hromadné korespondence zůstane po uložení připojený ke zdroji dat. Dokument hromadné korespondence můžete znovu použít pro další hromadnou korespondenci.

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×