Existuje řada způsobů, jak uspořádat a předvést schůzku Skypu pro firmy (Lyncu) a jak se ke schůzce připojit. Námi doporučené postupy vám pomohou využít funkce, které vám usnadní práci a zpříjemní průběh schůzky.
Tip: Interaktivního průvodce běžnými úkoly prezentujícího najdete v tématu Plánování a příprava schůzky Lyncu a správa schůzky Lyncu.
Uspořádání schůzky Skypu pro firmy (Lyncu)
Naplánování schůzky
-
U menší, neformální schůzky s lidmi z vaší firmy použijte výchozí možnosti schůzky a úpravu nastavení schůzky klidně přeskočte. Je dobré vědět, že výchozí možnosti schůzky dovolují každému, aby se účastnil jako prezentující a mohl se ke schůzce připojit přímo.
-
Pokud máte zvláštní požadavky, které se týkají například většího počtu účastníků schůzky, zabezpečení dat nebo externích zákazníků, nezapomeňte změnit možnosti schůzky tak, jak potřebujete. Informace najdete v tématu Nastavení možností pro schůzky v Lyncu.
-
Pokud máte osobně i online účastníky, můžete Lync schůzku spustit v konferenční místnosti. Kliknutím na Vyhledání místnosti v Outlook vyhledejte a přidejte konferenční místnost do požadované budovy. Nebo si místnost rezervujte samostatně a do pole Umístění v žádosti o schůzku přidejte informace o místnosti.
Určení náhradního prezentujícího
Pro případ, že byste se nemohli zúčastnit nebo měli zpoždění, si zvolte náhradního prezentujícího. Náhradní prezentující může také zahájit záznam schůzky, pomáhat cílové skupině a spravovat ji nebo sledovat otázky účastníků schůzky, abyste se mohli soustředit na svoji prezentaci. To je důležité, zvlášť pokud pořádáte velkou schůzku nebo událost.
Pamatujte si osobní identifikační číslo (PIN)
Když se ke schůzce připojujete voláním z telefonu, většinou kód PIN nepotřebujete. Připojení proběhne přímo a vaše číslo se zobrazí v seznamu účastníků. Pokud se ale připojujete voláním jako pořadatel nebo ověřený uživatel, budete vyzvaní k zadání PIN kódu a pracovního čísla nebo linky.
Pokud voláte jako ověřený volající, znamená to, že schůzka je zabezpečená a vy před připojením musíte prokázat svou totožnost.
Pro případ, že byste ho potřebovali, je vhodné mít kód PIN po ruce. Pokud si svůj kód PIN nepamatujete, klikněte na Zapomněli jste svůj PIN kód pro vytočení? v žádosti o schůzku a postupujte podle pokynů na stránce.
Zahrnutí dokumentu nebo odkazu na školení do žádosti o schůzku
Pokud zvete účastníky, kteří Lync neznají, připojte k žádosti o schůzku dokument s pokyny nebo odkaz na školení pro Lync. Tím jim pomůžete, aby se seznámili s funkcemi schůzky před tím, než se jí zúčastní.
Přidání poznámek k žádosti o schůzku
Při plánování schůzky můžete přidat soukromé nebo sdílené poznámky z OneNotu. Pozvaní účastníci, kteří mají odpovídající oprávnění, pak můžou před zahájením schůzky zobrazit a upravovat sdílené poznámky. Stačí kliknout na Poznámky ze schůzky na pásu karet pozvánky a můžete k žádostem o schůzky přidat sdílené nebo svoje vlastní poznámky (vaše vlastní poznámky nebudou viditelné pro ostatní uživatele).
Připojení ke schůzce Skypu pro firmy (Lyncu)
Tip: Interaktivní průvodce připojením ke schůzce Lync, včetně tipů pro řešení potíží, najdete v tématu Připojení ke schůzce Lyncu.
-
Přihlaste se ke schůzce aspoň 10–15 minut předem, abyste měli čas provést nastavení a vyřešit případné potíže.
-
Před schůzkou se rozhodněte, jestli budete pro zvukový přenos schůzky používat zvuk v počítači (zvuk a video integrované ve Skypu pro firmy (Lyncu)) nebo telefon.
-
Pokud používáte zvuk počítače, nastavte zvuková a obrazová zařízení a zkontrolujte kvalitu signálu. Můžete použít mikrofon a reproduktory počítače nebo připojit náhlavní soupravu. Další informace najdete v tématu Nastavení a otestování zvuku v Lyncu a Nastavení a řešení potíží s videem Lyncu.
-
Pokud pro zvuk schůzky používáte telefon, využijte funkci LyncZavolat mi . V okně Připojit se ke zvukovému přenosu schůzky vyberte Zavolat mi a zadejte telefonní číslo, na které chcete volat.
V případě, že použijete tuto funkci, nemusíte zadávat ID schůzky ani PIN kód. Stiskněte klávesu *1 a poslechněte si popis dostupných příkazů ke konferenci.
-
Pokud je to možné, použijte pro dosažení co nejvyšší kvality zvuku náhlavní soupravu, ne mikrofon a reproduktory počítače.
-
Kvalita zvuku je silně závislá na stavu sítě. Použijte drátové připojení k síti a v počítači vypněte bezdrátové připojení.
-
Po připojení ke schůzce ztlumte mikrofon, pokud nebudete mluvit. Další informace najdete v tématu Použití zvuku ve schůzce Lyncu.
Prezentace ve schůzce Skypu pro firmy (Lyncu)
-
Připojte se ke schůzce společně s kolegou, abyste ověřili kvalitu zvuku a videa schůzky.
-
Zkontrolujte nastavení pro průběh schůzky a projděte si, jestli jste správně zapnuli/vypnuli funkce pro danou cílovou skupinu, jako jsou funkce pro oprávnění účastníků, zobrazení obsahu nebo oprávnění pro práci s poznámkami.
-
Pokud používáte PowerPoint:
-
Balíček snímků by neměl obsahovat víc než asi 15 snímků. Používejte větší písmo (nad 30 bodů) a jednoduché pozadí, které nebude rozptylovat pozornost účastníků.
-
Nahrajte prezentaci předem a vyzkoušejte si ovládací prvky pro posouvání snímků a práci s poznámkami. Například můžete použít laserové ukazovátko nebo razítka a zdůraznit tak důležité informace.
-
Používejte poznámky prezentujícího, které vám poslouží jako vodítko, abyste nezapomněli, o čem jste chtěli mluvit.
Další informace najdete v tématu Prezentování powerpointových snímků ve schůzce Lyncu.
-
Pokud sdílíte plochu nebo program:
-
Při sdílení programu nezapomeňte, že se účastníkům zobrazí jenom ty programy a dokumenty, které s nimi sdílíte. Pokud při schůzce přejdete do jiného programu, účastníkům se nezobrazí.
-
Pokud chcete přepínat mezi programy, použijte sdílení plochy.
-
V Lync schůzce klikněte na Náhled a podívejte se, co účastníci uvidí při sdílení plochy nebo programu.
-
Informujte účastníky o tom, že si můžou zvětšit zobrazenou oblast přechodem do režimu úplného zobrazení.
Další informace najdete v článku Sdílení plochy a programů při schůzce Lyncu.
-
-
Rezervujte si dostatek času pro dotazy a sdělte účastníkům, že můžou svoje dotazy nebo komentáře ve schůzce zapisovat do sekce pro rychlé zprávy.
-
Pokud nemluvíte, ztlumte mikrofon. Podívejte se, jak můžete v případě potřeby ztlumit nebo naopak zrušit ztlumení zvuku účastníků, a to jak ve Skypu pro firmy (Lyncu), tak pomocí příkazů tónové volby telefonu. Pokud používáte telefon a chcete si poslechnout správné příkazy, stiskněte na číselníku *1.
-
Na začátku schůzky účastníkům připomeňte, jak můžou ztlumit svůj zvuk nebo naopak ztlumení zrušit.
-
Na konci schůzky klikněte na Další možnosti(...) a pak klikněte na Ukončit schůzku. Po zobrazení výzvy pokračujte kliknutím na OK. Tím zavřete okno a odpojíte všechny účastníky schůzky včetně těch, kteří volali.
Pokud chcete jenom schůzku opustit a nechat ostatní účastníky připojené, jednoduše zavřete okno schůzky.
Pořádání schůzky v konferenční místnosti
Je dobré si v dostatečném předstihu před začátkem schůzky připravit konferenční místnost, abyste měli jistotu, že je Lync nastavený tak, aby fungoval s audiovizuálním vybavením místnosti.
-
Pokud je to potřeba, připojte svůj přenosný počítač k projektoru a k telefonu v konferenční místnosti.
-
Pokud slyšíte ozvěnu, ztlumte mikrofon i reproduktory počítače. Požádejte ostatní účastníky v místnosti, aby si také ztlumili mikrofony a reproduktory, pokud jsou přihlášeni ke Skypu pro firmy (Lyncu).
-
Můžete připojit telefon konferenční místnosti ke svému počítači, nebo můžete pro připojení ke zvukovému přenosu schůzky použít telefon.
-
Pokud používáte projektor v místnosti, připojte kabel k počítači a vyberte odpovídající zobrazení.
Klávesa s logem Windows + P zapne displej a můžete vybrat jednu z následujících možností:
-
Duplikovat – zobrazí vaši plochu na počítači i na projektoru.
-
Rozšířit – rozšíří plochu z monitoru vašeho počítače i na projektor v místnosti.
-
Pouze projektor – zobrazí vaši plochu jen na projektoru.
Doporučujeme vybrat možnost Duplikovat, abyste mohli schůzku sledovat na svém monitoru i na projektoru v místnosti.
