Doporučené postupy pro Outlook

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Tento článek napsal tým produktu, který vytvořil Microsoft Outlook z nejlepších možných důvodů. Outlook je určený pro použití v široké cílové skupině s mnoha pracovními požadavky a styly. I když neexistuje jediný správný způsob, existuje několik způsobů práce s touto aplikací, o kterých víme, že jsou snadnější než ostatní. Doufáme, že podle osvědčených postupů budete mít nejlepší možnosti použití Outlook.

Tato příručka představuje naše Rady o tom, jak nejlépe využít Outlook. Nejedná se však o komplexní příručku. Ve většině základních scénářů se můžete pořídit tím, že byste Outlook do svých potřeb správy informací.

Tato příručka je určena následujícím uživatelům:

  • Uživatelé, kteří pracují pro velkou společnost s oddělením IT

  • Uživatelé, kteří každý den obdrží více než 30 e-mailů

  • Věnujte spoustu času každý den pomocí Outlook pro posílání a přijímání zpráv a nastavení nebo účast na schůzkách.

  • Používají Outlook s účtem Microsoft Exchange serveru nebo účtem Microsoft Office 365.

Tento dokument pro vás bude užitečný bez ohledu na nastavení serveru nebo velikost organizace.

Správci IT

Věty s Microsoft Office logem Logo Office jsou odkazy na jiné produkty Office, jako jsou Microsoft OneNote a Microsoft SharePoint Server. Věty, které zmiňují funkci automatické archivace a datové soubory Outlooku (. PST), jsou označené ikonou složky a Ikona složky a souboru souboru. Pokud v organizaci nejsou tyto produkty nebo funkce nasazeny, lze tyto věty ignorovat, aniž by to mělo vliv na celkový dokument a pracovní postup.

V tomto článku

Základní principy správné správy času

Nastavení aplikace Outlook 2010: rozložení

Složky

Pravidla

Panel úkolů

Oznámení

Kategorie

Rychlé kroky

Efektivní používání složky Doručená pošta

Denní kontrola: řízení času a úkolů

Úkoly: Plnění pracovních úkolů

Vyhledání zprávy: efektivní hledání

Vyhledání zprávy od určité osoby

Psaní dokonalých e-mailových zpráv

Kalendář a schůzky

Kontakty

Časté otázky

Reference

O autorovi

Základní principy správné správy času

Outlook je nástroj, který vám pomůže spravovat vaše e-mailové zprávy, kalendář, kontakty a úkoly. Jako takový je středem nejen vaší komunikace, ale také správy času. Chcete-li využívat Outlook, doporučujeme vám několik základních principů:

  • Snižte počet míst, kde čtete své zprávy. Pokud používáte novou verzi Office 365, můžete pomocí Prioritní doručené pošty pro Outlook automaticky oddělit typy zpráv, které nejpravděpodobněji čtete z jiných zpráv.

  • Některých zpráv si nevšímejte. Pomocí pravidel můžete posílat zprávy, které už nemusíte číst přímo ve svých vlastních složkách. Například složky pro projekty nebo složky skupin kontaktů. Je možné, že nebudete muset – číst všechny zprávy, které vám byly zaslány.

  • Redukujte počet míst, kam si ručně zařazujete zprávy. Snižte svou duševní zátěž, kterou s sebou přináší zařazování, a při hledání zpráv se spolehněte na funkci vyhledávání.

  • Při zpracovávání zpráv se řiďte čtyřmi zásadními principy. Již během čtení se rozhodněte, jak se zprávami naložíte:

    • Odstraníte je.

    • Odpovíte na ně nebo je uložíte pro referenci.

    • Budete je delegovat (předáte).

    • Odložíte je na později (pomocí kategorií a příznaků) k dalšímu přečtení do seznamu úkolů.

  • Zredukujte počet svých seznamů úkolů na jeden. Používejte ke správě úkolů jediný seznam a jediný kalendář.

  • Pracujte v dávkách. Používejte kategorie, které vám pomohou seskupovat podobné úkoly.

  • Při odesílání zpráv používejte správný úsudek. K tomu, aby byly zprávy dokonale napsány, používejte pokyny v návodu, co dělat a co nedělat.

  • Pravidelně kontrolujte svůj kalendář a úkoly.

I když nepoužíváte všechny osvědčené postupy popsané v tomto článku, zlepší se vám v průběhu používání Outlook jenom pár.

Začátek stránky

Nastavení Outlook: rozložení

První krok v tomto osvědčeném postupu je nastavení systému, který optimalizuje používání Outlook. Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

Podrobné informace, jak nastavit doporučené rozložení, najdete v části Nejčastější dotazy.

Začátek stránky

Složky

Osvědčilo se postupovat podle následujících pokynů:

  • Složku Doručená pošta používejte pro zprávy, které musíte zpracovat (kterými se musíte zabývat). Vaše složka Doručená pošta je určena pro zprávy odeslané přímo vám nebo zprávy, jejichž přečtení pro vás může být důležité.

Pokud dostáváte mnoho zpráv, které si několik lidí posílá navzájem mezi sebou, přepněte na zobrazení Konverzace. Jinak používejte uspořádání podle data (výchozí uspořádání). K označení všech zpráv posílaných pouze vám používejte pravidla automatického formátování.

  • Vytvořte jedinou referenční složku pod složkou Doručená pošta, kam lze umístit veškerý referenční materiál, ke kterému byste se chtěli vrátit později. Do této složky se nic neUkládá automaticky (tedy s pravidlem). Složku pojmenujte 1-Reference. (Když k ní přidáte 1-, bude ve složce Doručená pošta uvedena na prvním místě.) Tato složka se vytváří pod složkou Doručená pošta proto, abyste mohli složku Doručená pošta sbalit, a odebrat ji tak ze zobrazení.

    Ikona archivu U této složky nastavte roční archivaci.

    Poznámka: Pokud se tato složka změní na příliš velký (10 000 položek), může se při přepnutí do této složky Outlook pomalu.

  • Vytvořte zvláštní složky pro zprávy týkající se povolání, soukromých záležitostí a osobních zpráv. Když budete mít samostatnou složku pro osobní informace a jinou složku pro informace související s povoláním, budete moct v klidu hledat potřebnou zprávu, i když vám bude někdo stát za zády, a beze strachu, že tato osoba uvidí některou ze zpráv s citlivými osobními údaji. Tuto složku si pojmenujte 2-Osobní. Manažeři si můžou vytvořit jednu složku na hodnocení zaměstnanců s názvem 3-Řízení.

    Ikona archivu U těchto složek si nastavte roční archivaci.

  • Vytvořte sadu složek pro zprávy v rámci skupin kontaktů. Všechny zprávy odeslané do skupin kontaktů (označovaných také jako servery se seznamy nebo seznamy adresátů či distribuční seznamy) není nezbytně nutné číst. Tato sada složek představuje úložiště pro všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, které nejsou automaticky doručovány do složky Doručená pošta. Ve složce Doručená pošta vytvořte jednu složku nejvyšší úrovně s názvem Skupiny kontaktů a potom pro každé téma skupin kontaktů vytvořte podsložku. Obvykle bude pro skupinu kontaktů stačit jedna složka, pokud jste ale členem několika souvisejících skupin kontaktů, zvažte možnost odesílání všech těchto zpráv do stejné složky.

Složku Skupiny kontaktů nejvyšší úrovně sbalte, aby vás nepřečtené zprávy ve složkách pod ní nerozptylovaly.

Poznámka: Pokud potřebujete číst všechny zprávy v rámci skupin kontaktů, nevytvářejte pro ně složku. Tyto zprávy by měly být doručeny přímo do vaší složky Doručená pošta.

Ikona archivu Nastavte složky skupin kontaktů tak, aby byla automaticky provedena archivace každých šest měsíců nebo častěji (pokud jsou citlivé z časového hlediska) – například skupina kontaktů pro vyhledávání volných míst pro společné jízdy autem do práce by měla být archivována každý den.

  • Používejte sadu složek pro Informační kanály RSS. Podobně jako sada složek pro skupiny kontaktů představují kanály RSS další sadu dat, která může někdy obsahovat zajímavé informace, ale tyto informace není nutné číst konzistentně nebo se stejnou důležitostí jako zprávy odeslané přímo vám. Outlook tyto složky automaticky vytvoří.

Složky výsledků hledání

Složky výsledků hledání jsou užitečné při shromažďování informací z různých poštovních složek a složek kanálů RSS. Mohou být užitečné zejména tehdy, když potřebujete shromáždit informace, které jsou uložené v různých složkách – například při přípravě na čtvrtletní schůzku.

Pokud dostáváte velké množství zpráv (více než 200 zpráv denně), mohou složky výsledků hledání představovat dobrý způsob, jak oddělit poštu odeslanou různými odesílateli.

Oblíbené položky v horní části navigačního podokna

Oblíbené položky (volitelné)

Část Oblíbené položky umožňuje zobrazit složky, které jsou jinak skryty v seznamu poštovních složek.

Část Oblíbené položky, podsada poštovních složek, se zobrazuje v horní části Navigační podokno. K tomu, aby mohl tento systém fungovat, není nutné Oblíbené položky používat, pokud však máte malou obrazovku, můžete minimalizovat navigační podokno, a přesto budete moci úspěšně zařazovat zprávy přetažením na minimalizovaný panel, provádět běžné hledání a přecházet do složek Kalendář, Kontakty a Úkoly.

Osvědčilo se mít ve složce Oblíbené položky následující složky: Doručená pošta, 1-Reference, Odeslaná pošta a Odstraněná pošta.

Začátek stránky

Pravidla

Cílem organizace Outlook je omezit množství nepotřebného "hluk" ve složce Doručená pošta a udělat bublinu nejdůležitějších položek do horní části. K tomu, aby byly v rámci tohoto procesu zprávy přesouvány do složek na základě vámi nastavených kritérií, pomáhají pravidla. Pravidla filtrují zprávy doručované do složky Doručená pošta tak, aby do ní byly doručovány pouze zprávy, které je nutné si přečíst.

Osvědčilo se používat následující pravidla (detaily o nastavení těchto pravidel jsou uvedeny v části Nejčastější dotazy na konci tohoto dokumentu):

  • Automatické odpovědi:    Všechny odpovědi na schůzky, které nemají obsah, přesuňte do složky Odstraněná pošta. Informace o tom, kteří uživatelé přijali pozvání, se nacházejí na kartě sledování v okně schůzky.

  • Odesláno uživateli: Já:    Všechny zprávy odeslané přímo vám nebo ty, u kterých jste uvedeni na řádku Kopie, budou odeslány do složky Doručená pošta a k jejich zpracování nebudou použita další pravidla, ani když bude příslušná zpráva odeslána také skupině kontaktů.

  • Žádosti o schůzky odeslané do složky Doručená pošta:    Všechny žádosti o schůzky, i ty odeslané skupině kontaktů, by se měly posílat do složky Doručená pošta.

  • Pozdržet odeslané položky:    Toto pravidlo pozdrží odesílané zprávy o minutu nebo déle. Pokud používáte toto pravidlo, zkontrolujte před tím, než vypnete počítač, zda byly zprávy odeslány.

Poznámka:  Logo Office Toto pravidlo jde použít jen u klientské aplikace. V Outlook Web Appu (OWA) nebude fungovat.

  • Skupiny kontaktů    Každá e-mailová zpráva odeslaná skupině kontaktů se odešle do složky skupiny kontaktů, pokud její klíčová slova nenaznačují, že je pro vás důležité, a proto se pošle do vaší doručené pošty. Více skupin kontaktů, které jsou podobné, by mělo používat stejné pravidlo a musí být ve stejné složce. Pokud jste členem skupiny kontaktů, ve které potřebujete číst každou zprávu, nevytvářejte pro ni pravidlo. Všechny zprávy, které musíte číst, by měly přejít přímo do složky Doručená pošta.

Začátek stránky

Panel úkolů

Panel úkolu je panel na pravé straně Outlook. Nachází se v něm kalendář, vaše nadcházející schůzky a jednotný seznam úkolů, který obsahuje následující položky:

  • Zprávy, na které musíte odpovědět (s příznakem)

  • Kontakty, kterým je potřeba zavolat (kontakty s příznakem)

  • Úkoly, které přichází spontánně

Osvědčený způsob nastavení panelů úkolů:

  • Je zobrazena tabulka dat (výchozí nastavení).

  • Jsou zobrazeny úkoly (výchozí nastavení).

  • Logo Office Zobrazení oblíbených kontaktů

Jako výchozí nastavení úkolů se používá zobrazení podle termínu splnění, ale je možné, že vám bude lépe vyhovovat, když uspořádání změníte na zobrazení podle počátečního data, v závislosti na tom, jak používáte příznaky. Pokud chcete zobrazit úkoly, které jste přesunuli na příští pondělí, nastavte zobrazení podle počátečního data. Pokud chcete zobrazit úkoly podle data, kdy mají být splněny, uspořádejte je podle termínu splnění.

Výchozí příznak

Doporučujeme nastavit příznak Rychlé kliknutí na hodnotu dnes (což je výchozí nastavení).

Začátek stránky

Oznámení

Pokud dostáváte mnoho zpráv nebo vás snadno rozptýlí zvuk upozornění přehrávaný u příchozích zpráv, doporučujeme vypnout následující možnosti:

  • Ikona obálky, která se zobrazí na ikoně Outlook na hlavním panelu Windows

  • Krátkodobá změna kurzoru na obálku

  • Zvuk, který doprovází všechna výše uvedená nastavení

Pokud chcete toto nastavení změnit, vyberte tlačítko soubor , vyberte Možnostia pak vyberte Pošta.

V části Doručení zprávy zrušte zaškrtnutí všech políček.

Možnosti doručení zprávy

Začátek stránky

Kategorie

Kategorie v Outlook umožňují spravovat položky mnoha různými způsoby. Doporučujeme vytvořit tři hlavní typy kategorií:

  • Projekt (může zahrnovat uživatele)

  • Téma

  • Umístění nebo činnost

Kategorie nepředstavují nezbytnou součást tohoto systému, jejich pečlivé používání vám však může značně zjednodušit život. S jejich pomocí můžete například snadněji identifikovat úkoly, na kterých lze momentálně pracovat, či seskupit podobné úkoly, aby je bylo možné provést současně.

Při vytváření kategorií postupujte podle následujících pokynů:

  • V jakémkoli zobrazení klikněte na kartě Domů ve skupině značky na zařadit do kategoriía vyberte všechny kategorie.

Osvědčilo se vytvořit si následující kategorie:

  • Pro všechny přímé podřízené a svého vedoucího v souvislosti s tím, co s nimi chcete probrat při příštím setkání (například kategorie s názvem 1:1 vedoucí)

  • Pro každé důležité umístění nebo typ činností, které provádíte, abyste mohli provádět hromadné akce (užitečná součást správy úkolů), například:

    • @Na cestě: pro úkoly, které můžete provádět na cestě domů z práce

    • @Email pro úkoly, které zahrnují e-mailové zprávy, schůzky nebo jiné aspekty Outlook.

    • @Domů: pro úkoly, které můžete provádět jen doma

    • @Schůzka: pro položky, které potřebujete, abyste se mohli připravit na schůzku

    • @Offline: pro úkoly, ke kterým nepotřebujete počítač, například si u nich můžete vytvořit kopii dokumentu

    • @Online: pro úkoly, které je možné provádět jenom online nebo pomocí webového prohlížeče

    • @Telefon: pro hovory, které musíte uskutečnit nebo přijmout

    • @Číst: pro úkoly, které zahrnují jen čtení – nevyžadují žádnou reakci. Tato kategorie je užitečná u dlouhých zpráv nebo příloh, které si potřebujete přečíst, ale nemusíte je okamžitě zpracovat.

    • @Čeká se: pro zprávy nebo úkoly, u kterých čekáte na odpověď, ale nevyžadují vaši další jednoznačnou akci

    Kategorie

Poznámka: Když použijete symbol @, budou kategorie v seznamu kategorií lépe vidět. Symbolem @ označené kategorie budou umístěny v horní části seznamu kategorií a budou fungovat jako připomínka, kde se máte při provádění příslušného úkolu nacházet (například @Telefon znamená, že budete používat telefon).

  • Pro všechna důležitá témata nebo projekty, abyste mohli snadno najít zprávy k určitému tématu – zejména takové, u kterých neexistuje slovo v textu nebo předmětu zprávy, díky kterým by je bylo možné zobrazit pomocí hledání

  • Pro důležité položky, které je nutné zpracovat dnes a nelze je přesunout na jiný den

U jedné položky lze použít více kategorií – na rozdíl od zařazování, kdy lze položky umístit vždy jen do jedné složky. Například důležitou zprávu, kterou chcete prodiskutovat s vedoucím, než na ni odpovíte, můžete zařadit do kategorie @E-mail i 1:1 vedoucí.

Úkoly s více kategoriemi

Kategorii Rychlé kliknutí byste měli používat nejčastěji.

Postup nastavení kategorie Rychlé kliknutí:

  • V jakémkoli zobrazení klikněte na kartě Domů ve skupině značky na tlačítko zařadit do kategoriía vyberte nastavit rychlé kliknutí.

Jak zjistíte, kategorie pomáhají zajistit lepší viditelnost zpráv a úkolů na panelu úkolů, zlepšují účinnost hledání a pomáhají při přípravě na schůzky.

Poznámka: Velmi opatrně postupujte při používání kategorií u odchozích zpráv – vaši příjemci by mohli vaše kategorie vidět.

Začátek stránky

Rychlé kroky

Rychlé kroky

Rychlé kroky umožňují provádět několik akcí jediným kliknutím. Je to užitečný nástroj, který vám pomůže udržet čistou doručenou poštu a obecně efektivnější používání Outlook. Kdykoli budete opakovaně hledat stejné kroky v Outlook, zkuste vytvořit rychlý krok.

Poznámka: Nástroj Rychlé kroky se používá jen u zpráv.

Osvědčilo se používat následující rychlé kroky. Další informace získáte v tématu Automatizace častých a opakovaných úkolů pomocí nástroje Rychlé kroky:

Rychlý krok

Akce

Kdy použít

Reference

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Tlačítko, které jedním kliknutím zařadí zprávu

Osobní*

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky 2-Osobní.

Používá se zařazování osobních zpráv.

Hotovo

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu jako dokončenou.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Používá se pro zprávy pro referenci, na které jste odpověděli nebo které jste zpracovali jiným způsobem.

Pozdržet*

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem jako úkol na dnešní den.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Používá se pro zprávy, které chcete zpracovat později.

*Rychlé kroky Osobní a Pozdržet nejsou výchozí rychlé kroky.

Volitelné rychlé kroky

Kromě výše uvedených rychlých kroků bude vhodné v závislosti na práci a obecných každodenních činnostech vytvořit následující typy rychlých kroků:

Rychlý krok

Akce

Použití

Zařadit do kategorie a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Zařadí zprávu do kategorie.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Velké množství zpráv je před zařazením rozděleno do kategorií, které vám pomohou je později vyhledat. Vytvořte jeden rychlý krok pro kategorii, kterou často používáte.

Označit příznakem a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Příznakem se označují položky pro různá data, například Zítra, Tento týden atd. Vytvořte jeden rychlý krok pro každý příznak, který často používáte.

Označit příznakem, zařadit do kategorií a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Označí zprávu příznakem.

Zařadí zprávu do kategorie.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Použití několika kategorií vám pomůže pochopit kontext úkolů. Příklad: @Číst: Označí příznakem na zítra, zařadí do kategorie @Číst.

Pro informaci a přesunout

Označí zprávu jako přečtenou.

Vytvoří zprávu pro předání pro informaci.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Často předáváte e-maily dalším lidem (články atd.).

Delegovat

Označí zprávu jako přečtenou.

Vytvoří zprávu pro předání určitému uživateli.

Přesune ji do složky 1-Reference.

Dostáváte zprávy, které jsou momentálně určeny někomu jinému.

Úkol

Vytvoří úkol s přílohou.

Odstraní zprávu.

Pro zprávy označené příznakem potřebujete další kontext.

Skupina kontaktů

Označí zprávu jako přečtenou.

Přesune ji do složky Skupina kontaktů (nebo do určité složky ve složce Skupina kontaktů).

Některé zprávy ze skupin kontaktů obdržíte do složky Doručená pošta v důsledku pravidel omylem. Příklad: máte pravidlo pro zablokování všech zpráv ze skupiny kontaktů Group foo do složky, pokud nemá v těle žádné slovo. Příležitostně odešle někdo zástupci skupiny kontaktů zprávu obsahující slovo bar, nejedná se však o zprávu, která se vás týká.

Odpovědět a odstranit

Otevře okno odpovědi.

Odstraní původní zprávu.

Často dostáváte rychlé zprávy, na které je potřeba odpovědět, ale nepotřebujete k tomu původní zprávu. Například: Tak co, půjdeme na oběd? Vaše odpověď: Jasně.

Když začnete vytvářet rychlé kroky, zjistíte, že existují i další způsoby, jak optimalizovat počet kliknutí nutných k provedení úkolu. Kdykoli zjistíte, že děláte něco opakovaně, zkuste vytvořit rychlý krok. Když se projekt změní, aktualizujte rychlé kroky tak, aby prováděly pouze to, co skutečně chcete udělat.

Začátek stránky

Efektivní používání složky Doručená pošta

Po nastavení systému jste připravení začít spravovat příchozí zprávy. Tím, že složku Inbox (Doručená pošta) nastavíte jako centrální místo pro příjem důležitých zpráv, budete tuto složku moct procházet s jistotou, že každou položku, kterou obsahuje, je potřeba zpracovat.

U všech zpráv ve složce Doručená pošta použijte následující postup:

  • Pokud nejsou důležité, ihned je smažte.

  • Pokud na ně lze reagovat v době v trvání dvou minut a méně, zpracujte je (odpověď, zařazení, telefonát atd.).

  • Pokud nejsou určeny vám nebo pokud je to možné, delegujte (předejte) je.

  • Pokud je potřeba příslušný úkol splnit, ale bude to trvat déle než dvě minuty (včetně čtení), zpracování pozdržte.

Pokud budete potřebovat zprávy použít pro referenci (i když jste se rozhodli je pozdržet), přesuňte je do složky pro reference. Cílem je snížit počet přístupů k jednotlivým zprávám.

Odstranit

Odstraňte zprávy, které nemusíte číst. Pokud se jedná o nevyžádanou poštu, odstraňte je také.

Pokud nikdy nechcete dostat žádnou další zprávu jako součást této konverzace, ignorujte ji.

Ignorovat, vyčistit, odstranit, archivovat

To je: oboustranný přechod

Je neuvěřitelné, co se dá stihnout za dvě minuty. Do dvou minut můžete například odpovědět na mnoho zpráv. Pokud ale zpracování zprávy zabere víc než dvě minuty, tak zprávu pozdržte. Abyste získali představu, jak dlouho trvají dvě minuty, odměřte si je.

Po zpracování zprávy postupujte jedním z následujících způsobů:

  • Pokud není důležitá, odstraňte ji.

  • Zařaďte ji pomocí rychlého kroku do jedné z referenčních složek (například 1-Reference).

Chcete-li zaznamenat věci, které jste udělali, zejména za účelem reflexe v průběhu každoročních kontrol nebo pro přípravu sestav, použijte rychlý krok Hotovo , který označuje zprávy jako dokončené.

Delegovat

Někdy dostanete zprávu, která je ve skutečnosti určena ke zpracování někým jiným. V těchto případech odpovězte a do řádku Komu zadejte osobu, na kterou zprávu delegujete. Pokud to uděláte často, zvažte vytvoření rychlého kroku, který odpoví a přidá delegovanou osobu na řádek do .

Pokud budete chtít reagovat později, označte zprávu příznakem, než ji odešlete. Na panelu úkolů úlohu označte kategorií @Čeká se.

Pozdržení

Kdy pozdržet zprávu

Když pozdržíte zprávu, znamená to, že se k ní vrátíte později, až budete mít čas.

Důvody k pozdržení zprávy:

  • Nelze ji zpracovat v době kratší než dvě minuty.

  • Chvíli potrvá, než si ji přečtete.

  • Bude vyžadovat pečlivě zpracovanou odpověď.

  • Vyžaduje další akci za použití jiné aplikace (například je potřeba ji přidat ke konkrétnímu dokumentu).

Jak pozdržet zprávu: Označte ji příznakem

Když se rozhodnete, že nemáte čas zprávu ihned zpracovat, můžete ji označit příznakem:

  • Pokud potřebujete zprávu zpracovat dnes, označte ji příznakem Dnes (pouhým kliknutím levým tlačítkem myši na příznak).

  • Pokud můžete zpracování odložit déle, klikněte na zprávu pravým tlačítkem myši a označte ji příznakem s pozdějším datem.

  • Pokud se budete ke zprávě potřebovat vrátit více než jedenkrát a chcete k ní mít snadný přístup, přetáhněte ji na panelu úkolů do skupiny Později. Pokud skupinu Později nemáte, nastavte příznak Počáteční datum u úkolu na hodnotu 100 let v budoucnu. (Tento příznak používejte málo, aby se z něj nestala přeplněná sběrná schránka.)

  • Pokud se jedná o zprávu, kterou bude nutné zpracovat v krátké době, použijte příznak Bez data, aby se zobrazila v horní části panelu úkolů. Tuto skupinu používejte střídmě a položky v ní pravidelně mažte, protože se nachází v horní části seznamu úkolů.

Kromě označení zpráv příznakem máte k dispozici tyto možnosti:

  • Přidejte příslušné kategorie.

  • Vyberte rychlý krok, abyste označili zprávu jako přečtenou, pokud už není označená jako přečtená a soubor do referenční složky (1-reference).

Když zjistíte, že opakovaně používáte stejné kategorie a příznaky, vytvořte nový rychlý krok, pomocí něhož zprávy označíte příznakem, rozdělíte do kategorií a zařadíte.

Položka se po označení příznakem zobrazí na panelu úkolů. Tím, že jste ji označili příznakem a zařadili do složky pro referenci, byla zpracována a nyní ji můžete přesunout pryč. Protože se však nachází v seznamu úkolů, můžete přejít k další zprávě s vědomím, že se k položkám s příznakem vrátíte později.

Přidání dalších informací k položkám označeným příznakem

Pokud není na řádku předmětu ve zprávě dostatečný kontext, můžete udělat jednu ze dvou věcí, podle množství informací, které potřebujete přidat:

  • Změňte název úkolu tak, že ho vyberete v panelu úkolů nebo když na něj kliknete pravým tlačítkem a vyberete Přejmenovat úkol. Když změníte název úkolu, nezmění se předmět zprávy, ale snadněji vyvodíte, čeho se váš další úkol týká.

  • Vytvořte úkol se zprávou jako přílohou.

Můžete také přidat kategorii, která vám pomůže na první pohled zjistit, jaká má být další akce. Rychlým pohledem na panel úkolů s úkoly uspořádanými v kategoriích můžete zjistit, co je možné udělat ihned (@Kancelář), u kterých úkolů čekáte na další osoby (@Čeká se) a čeho se bude týkat schůzka (@Schůzka).

Kdy zpracovat pozdržené úkoly?

Po zpracování zpráv se můžete pustit do seznamu úkolů. Tedy odpovědět na pozdržené zprávy.

Zařazení

Někdy obdržíte zprávu, kterou nemusíte zpracovat, ale kterou můžete potřebovat v budoucnu. Dobrým příkladem může být zpráva s nějakými pokyny. Když vyberete rychlý krok, zařaďte tyto zprávy do referenční složky (odkaz 1). Pokud přidáte kategorii, budete moci zprávu později v případě potřeby snadněji vyhledat (například @Projekt). Tuto akci proveďte před zařazením pomocí rychlého kroku.

Když dokončíte zpracování zpráv, měli byste mít složku Doručená pošta čistou a budete se moci zaměřit na kalendář a úkoly.

Začátek stránky

Denní kontrola: řízení času a úkolů

Osvědčilo se vyhradit si každé ráno čas na správu seznamu úkolů a kalendáře. Patří sem následující činnosti:

  • Prohlížení schůzek na daný den a zbytek týdne

  • Kontrola úkolů a provádění úprav

  • Přidávání událostí do kalendáře, kterými si vyhradíte čas na práci

Řekněte ne

Při prohlížení kalendáře a seznamu úkolů buďte realističtí v otázkách toho, co můžete zvládnout. Někdy to znamená, že je potřeba říci ne. Několik způsobů, jak získat zpět čas tím, že řeknete ne:

  • Odmítněte schůzky, kterých se nemusíte účastnit. Ano, to můžete udělat.

  • Odstraňte úkoly, o kterých víte, že je nemusíte udělat nebo že je neuděláte.

  • Odešlete zprávy, ve kterých adresátům sdělíte, že na odpovědi pracujete (a nezapomeňte si je při odeslání označit příznakem). Je lepší někomu dát vědět, že odpovíte k reálnému datu, než nechat příslušnou osobu, aby si myslela, že jste na daný požadavek zapomněli.

Správa kalendáře

Realita je taková, že pokud máte přes den plno schůzek, máte méně času na dokončení úkolů a psaní zpráv. Úkoly si tedy přesuňte na další dny.

Pokud má úkol zabrat delší dobu nebo se jedná o něco, co musíte udělat (na rozdíl od úkolů, u kterých se rozhodnete, že je nemusíte provádět), přetáhněte ho ze seznamu denních úkolů do kalendáře, a vyhraďte si tak na něj čas.

Způsoby vytváření úkolů

Během procházení kalendáře a úkolů začnete nezbytně přemýšlet nad dalšími záležitostmi, které je potřeba udělat. Tady je několik způsobů, jak vytvořit úkoly v Outlook:

  • Označte zprávu příznakem.

  • Zadejte příslušné informace do pole Zadejte nový úkol v horní části seznamu úkolů.

  • Vytvořte nový úkol pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+K.

  • Když řídíte vozidlo a následující postup umožňují zákony, použijte funkci hlasové poznámky na mobilním zařízení k záznamu úkolů, které si později přepíšete do seznamu úkolů.

  • Logo Office Když jste na schůzce, dělejte si poznámky pomocí aplikace OneNote. Položky označené příZnakem v OneNote se zobrazí v seznamu úkolů Outlook.

Způsoby správy úkolů

Přečtěte si, jaké jsou k dispozici způsoby, kterými můžete sami sobě pomoci při zpracování úkolů:

  • Úkoly můžete přidávat tak, že je zadáte do pole zadejte nový úkol na panelu úkolů nebo v horní části seznamu úkolů, do prázdného místa v seznamu denních úkolů nebo výběrem možnosti Nový úkol na pásu karet.

  • Odstraňujte úkoly, které nemusíte dělat. Váš seznam úkolů je svaté území – nedopusťte, aby bylo zneuctěno, protože v opačném případě ztratíte jeho funkčnost. U zpráv označených příznakem, které chcete zachovat, vyberte Odebrat ze seznamu, jinak jenom Odstranit.

  • Dokončené úkoly označte jako dokončené, a odeberte je tak ze seznamu úkolů.

  • S úkoly bude možné lépe pracovat, pokud u zprávy s příznakem změníte předmět úkolu. Například zpráva s příznakem a s předmětem Nelze změnit členství ve skupině pomocí klávesnice by měla být přejmenována na Odpovědět Romanovi, což je u tohoto úkolu další akce. Pokud chcete změnit předmět úkolu, vyberte položku na panelu úkolů, zadejte nový předmět nebo klikněte pravým tlačítkem a pak vyberte Přejmenovat úkol. Při změně předmětu úkolu se nezmění předmět zprávy. Změní se jen předmět, který vidíte v seznamu úkolů.

  • Vytvořte a přiřaďte barevné kategorie , abyste mohli zjistit, kde je potřeba udělat další krok, a udělat nějaké úkoly.

  • Své úkoly uspořádejte do skupin s podobnými úkoly, například úkoly se stejnou kategorií. Pokud chcete úkol přesunout, vyberte ho v seznamu úkolů a přetáhněte ho. Potom budete moci pracovat na podobných úkolech současně.

  • Úkoly v denním seznamu úkolů a na panelu úkolů přetáhněte na den, kdy plánujete příslušný úkol provést. Úkoly, které budou nějakou chvíli trvat, přetáhněte do kalendáře, a vyhraďte si tak dobu na jejich provedení.

I když je dobré mít ve věcech pořádek, nevěnujte příliš mnoho času stanovení priorit a správě seznamu úkolů. Proces správy seznamu úkolů by neměl ovládnout veškerý váš život!

Používejte kalendář: Vytvářejte si události, abyste mohli spravovat svůj čas

Nezapomeňte: Vždycky je víc práce než času.

V souvislosti se správným řízením času budete potřebovat čas na zpracování zpráv, správu schůzek a úkolů a provedení toho, co je potřeba udělat.

Tento čas si můžete naplánovat pomocí obvyklých schůzek v kalendáři. S kalendářem byste měli zacházet jako se skutečným plánovačem svého času – pokud jste si nějakou akci naplánovali, potom je potřeba ji v příslušném čase provést.

Vyhraďte si čas pro následující činnosti:

  • Zacházet se zprávami. Nastavení času na práci se zprávami je obzvláště důležité, pokud dostanete velké množství zpráv. I v případě, že máte nastavená pravidla tak, aby se ve složce Doručená pošta zobrazovaly jenom důležité zprávy, je potřeba, abyste s nimi pořád ještě dlouho.

Tip: Při zpracování a čtení zpráv můžete kliknutím na tlačítko Zobrazení pro čtení na stavovém řádku odebrat vizuální nepotřebné funkce a minimalizovat tak navigační podokno a panel úloh. Pokud se chcete vrátit zpátky na všechno otevřené, vyberte normální Normal view (hned nalevo od čtení).

  • Proveďte každodenní a týdenní Přehled úkolů a schůzek. ProHlédněte si kalendář a úkoly a vyhodnoťte svoje události a úkoly oproti vašim prioritám. Pokud máte zaneprázdněný kalendář, zobrazí se tato doba:

  • Smazání konfliktních schůzek, protože nemůžete být na dvou místech současně

  • Plánování doby pro plnění pracovních úkolů

  • Uvědomění si toho, co děláte, zda svůj čas využíváte hodnotně a zda si stanovujete správné priority

  • Pravidelně se sejde ze svého nadřízeného. Pravidelné schůzky vám můžou pomoct vysvětlit, na čem pracujete, a stanovit znovu priority tam, kde je potřeba. Chcete-li nastavit běžnou nebo opakovanou schůzku, vyberte Obrázek tlačítka opakování.

Začátek stránky

Úkoly: Plnění pracovních úkolů

Týdenní kontrola

Když se podíváte na svůj čas a úkoly jako na celek, pomůže vám to prioritně vykonávat důležité úkoly a až po nich ty méně důležité. Pomůže vám to ozřejmit ostatním, dokončení jakých úkolů je a není možné od vás realisticky očekávat. Když si projdete minulý a nadcházející týden, můžete se lépe připravit na týdenní schůzku se svým vedoucím nebo připravit e-mailovou zprávu o stavu.

Místo provádění práce

Po zpracování zpráv je v Outlooku nejlepší místo pro práci v Outlooku (odpovědět na zprávy atd.). Když přepnete na úkoly, nebudete tyto zprávy dostávat do doručené pošty.

Hromadné zpracování úkolů

Při procházení seznamu úkolů a kalendáře provádějte podobné úkoly společně. Pokud máte například jen několik minut, vyřiďte si všechny telefonáty (když jich máte jenom pár). S úkoly, kterým musíte věnovat značné množství energie (někdy to může být odpovídání na zprávy), se vypořádejte, když budete mít víc energie. Úkoly, které nevyžadují tolik energie, jako například čtení stavových zpráv, provádějte později během dne, když se vaše zásoby energie sníží. Když budete úkoly zpracovávat hromadně, budete postupovat dopředu ve všech projektech současně.

Jedním ze způsobů, jak hromadně zpracovávat úkoly, je změnit uspořádání z možnosti Uspořádat podle: Počáteční datum na možnost Uspořádat podle: Kategorie. Chcete-li to udělat, vyberte nadpis Uspořádáno podle a pak vyberte kategorie.

Poznámka: Jestliže máte úkoly, které blokují práci dalších lidí, zpracujte nejprve tyto úkoly.

Uspořádání úkolů

Dokončování úkolů

Úkoly, které dokončíte, označte jako dokončené. Outlook automaticky zachová seznam dokončených úkolů. Může představovat užitečné shrnutí toho, co jste zvládli udělat. Pokud nepotřebujete uchovávat záznam o úkolu nebo zprávu, odstraňte je nebo vymažte příznak.

Dokončení nebo odebrání úkolu

Práce offline

Pokud máte před sebou hodně práce, zvažte možnost přechodu do offline režimu, abyste přerušili tok příchozích zpráv, které odvádějí vaši pozornost.

Při přechodu mezi prací v režimu online a offline se mění všechny e-mailové účty ve vašem profilu v aplikaci Outlook.

  • Na kartě odesílání a přijímání vyberte ve skupině Předvolby možnost pracovat offline.

    Výběr práce offline

Když pracujete offline, zvýrazní se příkaz pracovat offline .

Vybraná možnost pracovat offline

Vyberte zvýrazněnou položku práce offline a vraťte se do režimu online.

Začátek stránky

Vyhledání zprávy: efektivní hledání

Vyhledání zprávy od určité osoby

  • Pokud chcete najít zprávu od konkrétní osoby, vyberte vyhledávací pole v libovolné složce a potom na kartě hledání vyberte z.

    Hledání od

  • Zadejte jméno příslušné osoby.

    Hledání podle jména odesílatele

Nebo začněte zadáním jména do vyhledávacího pole a potom pomocí klávesy se šipkou dolů vyberte ze seznamu výsledky.

Vyhledání zprávy s přílohou

Pokud chcete najít zprávu s přílohou, vyberte vyhledávací pole a na kartě Hledat vyberte obsahuje přílohy.

Vyhledání příloh

Všechny hledané termíny se přidají, takže pokud chcete najít zprávu od někoho, kdo má přílohy, vyberte příkazy na pásu karet (od, obsahuje přílohy), aby se vytvořily hledání.

Hledání z aplikace a příloh

Hledání zpráv v celé poštovní schránce

Někdy nemůžete zprávu najít, když jenom hledáte ve vaší referenční složce, může to být zpráva, která vám byla odeslána, nebo by mohla být zablokovaná. V těchto případech začněte hledáním v libovolné složce (Doručená pošta, 1 odkazatd.), vyberte rozevírací nabídku z vyhledávacího pole a pak vyberte aktuální poštovní schránka.

Výběr oboru hledání

Můžete taky vybrat aktuální poštovní schránka na kartě hledání .

Výběr oboru hledání

Pokud máte podezření, že to, co hledáte, může být v přijaté žádosti o schůzku (a proto je ve vašem kalendáři), zkuste vybrat všechny položky Outlooku.

Pokud zjistíte, že často hledáte v celé poštovní schránce, můžete přejít do zobrazení Backstage a nastavit výchozí rozsah hledání tak, aby byly vždy prohledány všechny složky.

  1. Vyberte kartu soubor a pak vyberte Možnosti.

  2. Vyberte Hledat.

  3. V části Results ( výsledky) vyberte aktuální poštovní schránka.

    Nastavení výchozího oboru hledání

Konec hledání

Jakmile najdete hledanou položku a jste připraveni přejít k dalšímu úkolu, vyberte ikonu zavřít Ikona zavřít vedle pole Okamžité hledání nebo na kartě hledání ve skupině Zavřít vyberte Zavřít hledání.

Zavřít hledání

Psaní dokonalých e-mailových zpráv

Následující pravidla vám pomohou vytvořit profesionální dojem a sdělit to, co potřebujete.

Základní pravidla pro dokonalé zprávy: Co dělat

  • Zprávu si před odesláním přečtěte.

  • Předmět by měl být popisný a orientovaný na danou akci. Příklad: prodejní tým: odešlete navrhovanOu vývěsku. datao ústupu, kde prodejní tým je název skupiny a akce Odeslat je. Mezi další užitečné prefixy patří Pro informaci: a Požadována akce.

  • Pokud je požadována akce, uveďte to, co požadujete, v poli Předmět.

  • Pokud se změní téma konverzace, změňte předmět zprávy.

  • Všechny zprávy by měly být krátké a týkat se daného tématu.

  • Obsah zprávy řaďte od nejdůležitějšího k méně důležitému.

  • Zvažte možnost vyznačení důležitých informací tučným písmem.

  • Úkoly nebo otázky by měly být na samostatných řádcích, aby byly dobře vidět a bylo možné je zaznamenat.

  • Zvýrazněte tučným písmem jména lidí, kterým pokládáte otázky. Například: Romane: Jaký je stav projektu?

  • Omezte počet lidí, kterým zprávu odesíláte, jen na ty, kdo si danou zprávu potřebují přečíst.

  • Osoby, které je potřeba informovat, uveďte na řádku Kopie.

  • Osoby, které mají odpovědět nebo provést akci, uveďte na řádku Komu.

  • Pokud je to vhodné, používejte podpis, měl by však být jednoduchý, krátký, profesionální a pokud je to možné, bez grafiky.

  • Pokud potřebujete okamžitou odpověď, neposílejte zprávu. Zatelefonujte nebo pošlete rychlou zprávu.

  • Pokud máte e-mailovou konverzaci, která má více než deset zpráv bez vyřešení, zvažte nastavení schůzky , aby se problém projednal. E-mail není vždy vhodný prostředek k řešení složitých problémů. Ve zprávě vyberte na kartě Domů ve skupině Odpovědět na možnost Schůzka.

    Odpovědět pomocí schůzky

  • Zprávy, které vyžadují rozsáhlejší odpověď, potvrďte. Pokud máte moc práce a nemůžete ihned poskytnout úplnou odpověď, dejte odesílateli vědět, že se problémem zabýváte a že odpovíte do určité doby nebo data. Zprávu si označte příznakem, abyste se k ní vrátili později.

  • Používejte vysokou důležitost Vysoká důležitost .

    Nabídka značky

  • Pokud pokládáte otázku, na kterou může odpovědět více lidí, vyberte jen jednu osobu a neposílejte svůj dotaz skupině.

Zpracovat: Označení příznakem při odeslání

Když posíláte zprávu osobě, od které potřebujete odpověď, postupujte takto:

  • Zprávu si označte při odeslání příznakem.

  • Název úkolu zprávy s příznakem změňte na panelu úkolů tak, aby začínala textem Zpracovat.

  • Označte ho kategorií @Čeká se.

  • Když provedete tyto tři kroky, budete vědět, že vaší příští akcí má být odeslání další zprávy nebo zjišťování odpovědi.

Tip: Připomínka, že máte odeslat další zprávu, je obvykle účinnější než označení příznakem u zprávy pro příjemce. Stejně tak když slíbíte ve zprávě, že něco uděláte, označte si takovou zprávu příznakem, abyste měli na panelu úkolů úkol, který vám to připomene.

Základní pravidla pro dokonalé zprávy: Co nedělat

  • Nepoužívejte šablony.

  • Nezahrnujte svého vedoucího do všech zpráv, které posíláte.

  • Neposílejte zprávy, když se zlobíte. Je lepší zprávu napsat, uložit do složky s koncepty a vrátit s k ní později.

  • Neočekávejte rychlou odpověď, když posíláte dlouhé zprávy (delší než dva odstavce).

  • Neposílejte zprávu s žádostí o reakci dřív než jeden den po odeslání první zprávy. Pokud neslyšíte včas, zkuste použít telefon nebo aplikaci pro zasílání zpráv, třeba Microsoft Teams.

  • Nepoužívejte oznámení o přečtení nebo doručení u každé odeslané zprávy. Používejte je jenom tehdy, když si nejste jistí, že vaši příjemci zprávu obdrží.

  • K každé zprávě, kterou odesíláte, nepřipojujte příznaky ani velkou důležitost Vysoká důležitost . Vaši příjemci se je naučí ignorovat.

  • Nepoužívejte všechna písmena velká.

  • Neposílejte přílohy – raději posílejte odkazy. Toto pravidlo platí zejména pro žádosti o schůzky, kde mohou přílohy významným způsobem přispět k překročení kvót stanovených pro servery.

  • Nerozšiřujte distribuční seznamy. Při rozšiřování distribučních seznamů se zprávy hůř čtou a v důsledku toho mohou být doručeny do nesprávných poštovních složek u osob, které používají pravidla.

  • Vyhněte se sarkastickým poznámkám. Váš pokus o humor nemusí být pochopen.

  • Nepište nic, co by nemohl číst kdokoli z vaší společnosti. Nikdy nevíte, kde může vaše zpráva skončit.

  • Nepoužívejte kurzívu nebo zábavná písma, která se těžko čtou.

  • Nepoužívejte červené barvy písma, protože se špatně čtou a mohou být interpretovány jako velmi důležité sdělení.

  • Nepoužívejte možnost Reply All (Odpovědět všem), pokud žádáte o odebrání ze skupiny kontaktů. Kdykoli.

Doporučení pro skupiny kontaktů (dříve označované jako distribuční seznamy)

Pokud odpovídáte rozsáhlé skupině kontaktů, dodržujte všechny pokyny, jak máte a nemáte postupovat.

Pokud potřebujete další informace nebo pokud tento problém prozkoumáte samostatně, odpovězte na celou skupinu kontaktů, aby všichni věděli, že jste odpověděli, a pak odpovíte jednotlivě. Po vyřešení problému s rozlišením nezapomeňte na skupinu kontaktů. Tímto způsobem mohou být na dané skupině kontaktů odkazováni dalšími lidmi.

Přesměrování dalším osobám

Když někdo pošle zprávu skupině kontaktů, jejímž jste členem, a bylo by lepší, kdyby na tuto zprávu odpověděl někdo jiný nebo jiná skupina kontaktů, postupujte takto:

  • Odpovězte a na řádku Komu uveďte správnou skupinu kontaktů nebo osobu.

  • Nechejte posílat odpovědi správné skupině kontaktů nebo osobě.

  • Původní skupinu kontaktů neuvádějte na řádku Skrytá kopie, protože by zprávu nebylo možné filtrovat podle pravidel nastavených ostatními uživateli. Tuto skupinu kontaktů raději ponechejte na řádku Komu nebo Kopie.

  • Pokud přecházíte na novou roli a zjistíte, že přesměrováváte poštu dalším uživatelům pravidelně, nastavte si rychlý krok.

Odstranění ze skupiny kontaktů

Když dostanete e-mail od skupiny kontaktů, ve které nechcete být, pošlete zprávu správci sítě nebo vlastníkovi skupiny kontaktů a požádejte o odebrání. Neodpovídejte celé skupině kontaktů. Vlastníka skupiny kontaktů zjistíte tak, že poklikáte na název skupiny kontaktů na řádku Komu.

Použití vloženého komentáře

Přidání vloženého komentáře do zprávy, kterou obdržíte, představuje pohodlný způsob, jak odpovědět na otázky a rychle reagovat na problémy. Osvědčil se následující postup:

  1. Ve zprávě uveďte, že jste přidali vložený komentář. Například přidejte poznámku Viz další komentář níže.

  2. Odlište svůj text od původní zprávy. Například:

    • Změňte barvu písma.

    • Před komentář přidejte svoje jméno nebo iniciály do závorek, například [Jiří Burian].

      Obrázek

    • Změňte písmo na kurzívu nebo tučné písmo nebo obojí.

  3. Neodstraňujte nic, co jste nenapsali.

V případě, že chcete okomentovat jen malou část delší zprávy, zkopírujte příslušnou část do odpovědi, použijte jinou barvu a citovanou část oddělte uvozovkami. Potom napište svou odpověď.

Kdy používat skrytou kopii

Když přidáte jméno příjemce do pole Skrytá kopie ve zprávě, bude odeslána kopie této zprávy příslušnému příjemci, ale jméno příjemce se ostatním příjemcům zprávy nezobrazí.

Funkci skryté kopie používejte, když chcete odebrat osoby, které jsou v e-mailové konverzaci navíc, když si myslíte, že již nepotřebují další e-mail nebo když se změní téma konverzace.

Pokud jste například jedním z pěti lidí, kteří obdrží otázku, a chcete ho přijmout, přesuňte ostatní čtyři lidi na řádek Skrytá a napište něco jako "Bcc'ing Jan, Jan, James a Jennifer. Tady je odpověď...Budoucí zprávy pak budou mezi jenom vy a původní odesílatel.

Skrytou kopii nepoužívejte k tomu, abyste někoho dalšího (například svého vedoucího) informovali o citlivé záležitosti. Příjemce Skryté kopie si nemusí uvědomit, že obdržel skrytou kopii a může odpovědět všem, čímž odkryje, že obdržel skrytou kopii zprávy. Může to být považováno za neférové jednání.

Pokud chcete další osobu informovat o nějaké záležitosti, raději zprávu po odeslání předejte.

Začátek stránky

Kalendář a schůzky

Kdy je vhodné svolat schůzku?

Schůzku svolejte v následujících případech:

  • Nová skupina lidí spolu poprvé pracuje.

  • Několik lidí si mezi sebou poslalo více než 10 relativně dlouhých zpráv.

  • Je potřeba diskutovat, debatovat nebo spolupracovat.

  • Schůzku svolejte, pokud se jedná o nejúčinnější způsob, jak se posunout dál. Dříve než schůzku svoláte, jasně stanovte její cíl.

Koho pozvat

Pozvěte pouze zainteresované osoby. S každou osobou navíc pozvanou na schůzku se zvýší její složitost a zhorší možnosti řízení. Na druhou stranu, pokud je potřeba učinit rozhodnutí, je nutné, aby byli přítomni všichni klíčoví účastníci, protože jinak by schůzka byla plýtváním času a prostředky.

Výběr času konání schůzky

Dobu, kdy se mohou všichni sejít, vyberte na základě informací o volném čase účastníků v kalendáři. K zobrazení dostupnosti všech účastníků použijte Pomocníka pro plánování.

V mřížce informací o volném čase budou zobrazeny dostupné časy schůzek. Pár čar a zvýraznění ukazuje navrhovaný začátek a konec schůzky.

Pomocník pro plánování

Pokud chcete při vytváření žádosti o schůzku zobrazit pomocníka pro plánování, klikněte na kartě Schůzka ve skupině Zobrazit na tlačítko plánování.

Zobrazit pomocníka pro plánování

Podokno Vyhledání místnosti obsahuje navrhované termíny nejvhodnější doby pro uskutečnění schůzky (kdy je dostupná většina účastníků). Pokud chcete vybrat čas schůzky, vyberte návrh času v podokně hledání místností v části navrhovaná doba nebo vyberte čas v mřížce informací o volném čase.

Navržené doby

Poznámka: Pokud se podokno vyhledání místnosti nezobrazí, klikněte na kartě Schůzka ve skupině Možnosti na tlačítko Finder.

Výběr vyhledávání místností

Pokud pravidelně vytváříte schůzky se stejnou skupinou lidí, vytvořte skupinu v navigačním podokně, abyste snadněji viděli informace o volném čase lidí. Tyto skupiny mohou zahrnovat také místnosti, což může usnadnit vyhledání místa, které je pro schůzku k dispozici.

Postup vytvoření skupiny kalendářů:

  • V zobrazení Kalendář přejděte v navigačním podokně na seznam kalendářů a klikněte pravým tlačítkem navlastní kalendáře.

  • Zadejte název nové skupiny kalendářů a vyberte ENTER.

  • Klikněte pravým tlačítkem na novou skupinu kalendář a vyberte Přidat kalendář.

  • Zvolte zdroj a pak vyberte kalendáře, které chcete přidat.

Kdy se setkat osobně a kdy na dálku

Osobně se setkejte v následujících případech:

  • Skupina bude společně pracovat poprvé.

  • Budou předvedeny nebo rozdány neelektronické materiály.

  • Jedná se o pracovní debatu.

  • Jedná se o schůzku vyžadující značnou spolupráci.

  • Všichni uživatelé nemají telefon, aplikaci pro online konference ani správný software a vybavení pro elektronické schůzky.

V opačném případě zvažte použití aplikace pro online schůzku, jako je Microsoft Teams nebo schůzky telefonem.

Tip: Pokud budete na schůzku cestovat, naplánujte si v kalendáři dobu na cestu před schůzkou a po ní.

Práce se souvisejícími dokumenty

Když se připravujete na schůzku, je často nutné sdílet před schůzkou nebo během ní dokumenty.

Logo Office Pokud jsou všichni účastníci připojeni k podnikové síti, uložte tyto dokumenty na web SharePointu nebo na sdílenou síťovou jednotku.

Logo Office Jestliže kterýkoli z účastníků není zaměstnancem vaší společnosti (například dodavatel, který nemá přístup k vašemu intranetu), zvažte možnost použití aplikace SharePoint Workspace.

V žádostech o schůzku neposílejte přílohy.

Příprava agendy: Úkoly mají pomáhat

  • Centrálním umístěním položek agendy je kategorie @Schůzka   .

Vytvořte jeden úkol, označte ho kategorií @Schůzka a nastavte Počáteční datum nebo Termín splnění s datem vaší schůzky. S tím, jak se bude blížit datum schůzky a budou přibývat témata k diskuzi, přidávejte k úkolu poznámky, odrážky a nápady, jak vás napadnou. Tento úkol bude programem vaší schůzky.

Po schůzce označte úkol jako dokončený a vytvořte nové úkoly k dalším akcím.

  • Chcete prodiskutovat sadu zpráv nebo jen jednu zprávu:   

Pokud máte zprávu, kterou chcete probrat na schůzce, označte ji příznakem pro den schůzky a pomocí kategorie @Schůzka.

Pokud chcete na schůzce prodiskutovat víc než tři zprávy, neoznačujte každou z nich příznakem, protože by to vedlo k přeplnění vašeho seznamu úkolů. Místo toho vytvořte nový úkol s názvem schůzky; Klikněte pravým tlačítkem myši a přetáhněte zprávy na úkol (kopírování podle sebe). Úkol označte kategorií @Schůzka.

  • Když pro své myšlenky potřebujete víc místa:   

Logo Office Pokud spolupracujete s dalšími lidmi nebo jen potřebujete víc místa na své myšlenky, zvažte použití poznámkového bloku aplikace OneNote, který se dá sdílet prostřednictvím webu SharePointu nebo místního serveru. OneNote nabízí bohatší možnosti psaní poznámek než Outlook úkoly.

Během schůzky: spolupráce

Nástroj, který používáte pro spolupráci v průběhu schůzky, závisí na umístění a přístupu účastníků.

Pokud spolupracujete na dokumentu a všichni účastníci jsou ve stejné místnosti, použijte funkce aplikace Word Sledování změn a Komentář.

Logo Office Pokud prezentujete a někteří lidé jsou vzdáleně, použijte online schůzku a funkce chatu aplikace Microsoft Teams nebo pro méně formální schůzky, připojte se všem pomocí skupinového chatu Microsoft Teams a sdílejte plochu nebo druhý monitor.

Logo Office Jestliže chcete spolupracovat spíše jednorázově, můžete použít aplikaci OneNote k společnému zápisu poznámek do jednoho poznámkového bloku. Pokud tento poznámkový blok není sdílený, pošlete po schůzce poznámky ve zprávě.

Logo Office Pokud si děláte poznámky nebo provádíte zápis ke schůzce, můžete použít aplikaci OneNote také ke vkládání podrobností o schůzkách z aplikace Outlook do svých poznámek. Po schůzce můžete poslat poznámky účastníkům jako zprávu.

Jak ukončit opakovanou schůzku

Když doběhne série schůzek, je lepší namísto zrušení schůzky, při kterém by byly odstraněny všechny historické instance schůzky, změnit vzorec opakování na ukončení při posledním konání schůzky. To provedete tak, že vyberete tlačítko opakování a změníte datum ukončení.

Kdy a jak sdílet kalendář

Možná nebude vhodné, abyste sdíleli svůj kalendář, protože by sice každý ve vaší organizaci mohl vidět, kdy máte volno a kdy ne, ale nemusí být žádoucí, aby každý znal obsah nebo předmět schůzek. Svůj kalendář však můžete snadno sdílet s členy týmu, pokud chcete, aby měli možnost zobrazit všechny vaše schůzky.

Může být vhodné, aby někdo jiný spravoval za vás váš kalendář, například asistentka, která za vás může přijímat nebo odmítat žádosti o schůzky. V takovém případě můžete svůj kalendář delegovat. Pokud delegujete kalendář, vyberte jenom jednu osobu: Nenastavujte u svého kalendáře jako delegáty všechny uživatele. Když budete mít více než jednoho delegáta, může v kalendáři dojít k chybám.

Logo Office Namísto sdílení svého kalendáře vytvořte kalendář SharePoint pro činnosti skupiny, do kterého budou mít všichni přístup. Kalendář na webu SharePoint můžete například vytvořit proto, aby bylo možné sledovat plány dovolených ve skupině.

Svůj kalendář pošlete ve zprávě, vytváříte-li schůzky s osobami, které si nemohou zobrazit vaše informace o volném čase, což jsou například osoby, které nejsou zaměstnané ve vaší společnosti.

Poznámka: To, zda je váš kalendář sdílený, závisí na verzi systému Microsoft Exchange Server používané ve vašem systému a na tom, jak správce server nakonfiguroval.

Začátek stránky

Kontakty

Kdy používat Outlook kontakty v podnikovém prostředí

I v případě, že pracujete pro společnost s globálním adresářem, bude příležitost chtít zachovat kontakt v Outlook. Kontakty vytvářejte pro:

  • Osoby mimo vaši organizaci

  • Osoby, u kterých si chcete něco připomenout nebo u kterých chcete přidat ke kontaktu informace, například datum narození

  • Osoby, které chcete synchronizovat s mobilním telefonem, zejména pokud váš telefon není připojen k podnikovému adresáři nebo pro případy, kdy nemáte k dispozici připojení

Kdy vytvořit skupinu kontaktů v Outlook

Pokud chcete usnadnit posílání zpráv skupině lidí mimo vaši společnost, vytvořte v Outlook skupiny kontaktů (dříve známé jako osobní distribuční seznamy). Pro všechny skupiny uvnitř společnosti vytvořte veřejnou skupinu kontaktů (informace, jak postupovat, vám poskytne správce systému).

Začátek stránky

Nejčastější dotazy

Co jsou rychlé kroky?

Rychlé kroky umožňují provádět několik akcí jediným kliknutím. Je to užitečný nástroj, který vám pomůže udržet čistou doručenou poštu a obecně efektivnější používání Outlook. Kdykoli budete opakovaně hledat stejné kroky v Outlook, zkuste vytvořit rychlý krok.

Poznámka: Rychlé kroky se týkají jenom položek pošty (například položek ve složce Doručená pošta).

Proč má být podokno čtení zobrazené napravo a ne dole (nebo vypnuté)?

Čtení delšího sloupce úzkého textu je snadnější než čtení kratší a širší části textu. Je to proto, že se oči pohybují snadněji dolů než na velkou vzdálenost zleva doprava, kdy může neustálý pohyb hlavou a krkem způsobit únavu. Lepší je mít podokno čtení zapnuté, abyste nemuseli otvírat každou zprávu, jejíž obsah si chcete přečíst.

Co mám dělat se složkami, které již nepotřebuji?

Seznam složek v navigačním podokně by měl být vyhrazen pro složky, které často používáte. Pokud obsahuje složky, které neznáte, přesuňte veškerou poštu do složky pro referenci a stávající složky smažte.

Jak nastavím, aby se všechny zprávy posílané jen mně zobrazily modrou barvou?

  1. Na kartě zobrazení klikněte ve skupině aktuální zobrazení na tlačítko Nastavení zobrazení.

    Nastavení zobrazení       

  2. V dialogovém okně Upřesnit nastavení zobrazení vyberte podmíněné formátování.

    Upřesnit nastavení zobrazení

  3. V dialogovém okně podmíněné formátování vyberte Přidat.

  4. Do pole název zadejte a pak vyberte písmo.

  5. V dialogovém okně písmo vyberte v části Barvamožnost modrýa pak vyberte OK.

  6. V dialogovém okně podmíněné formátování vyberte Podmínka.

  7. V dialogovém okně Filtr zaškrtněte políčko kde jsem vedle jediné osoby na řádku toa potom v každém otevřeném dialogovém okně vyberte OK .

    Poznámka: V rozevírací nabídce můžete změnit podmínky ve svém stavu.

Kdy mám použít zobrazení konverzace?

Zobrazení konverzace je užitečné v následujících případech:

  • Když kontrolujete zprávy méně často, a musíte tedy zobrazovat současně více zpráv.

  • Máte velké množství vláken konverzace, ve kterých je značné množství předávaných informací v rámci diskuzí.

  • Potřebujete vidět kontext, kdo komu odpovídal.

  • Dostáváte velké množství zpráv.

Když zobrazíte zprávy v zobrazení konverzace, budete snadno vidět konverzace s největší frekvencí předávání informací. V takových případech je vhodné přečíst jen poslední zprávu v konverzaci a reagovat na ni. Také můžete vybrat celou konverzaci a provést s ní nějakou akci. Například může obsahovat dlouhou řadu zpráv, kde v poslední se jednoduše říká: „Děkuji, to mi jako odpověď na mou otázku stačí.“, takže zbytek konverzace můžete smazat.

Když se nacházíte v okně konverzace, můžete také vidět zprávy z ostatních složek, což je velice užitečné, když obdržíte novou zprávu k dlouhé konverzaci – můžete vidět celou historii, včetně svých odpovědí.

Mám mít osobní a pracovní zprávy pohromadě?

To, že snížíte počet míst, kde si čtete zprávy, neznamená, že byste měli míchat pracovní a osobní zprávy dohromady. Osvědčilo se používat pro pracovní a osobní komunikaci samostatné e-mailové účty. Měli byste ale snížit počet e-mailových adres, se kterými musíte pracovat. Díky Outlook můžete najednou zobrazit víc účtů. Kromě vašeho pracovního e-mailového účtu (Exchange Server) můžete přidat další účty, jako je Outlook.com nebo Gmail, do stejného profilu v Outlook.

Jak mi pomůžou stavy přečteno a nepřečteno?

Čtení a nepřečtené stavy najdete v Outlook nápovědě tak, že rychle přečtete, které zprávy byly aspoň jednou přečtené a které ne. Stavy přečteno a nepřečteno však můžete snadno nastavit při pouhém proklikávání se mezi zprávami, takže se nejedná o dokonalou evidenci – pouze o nástroj.

Pokud chcete rychle označit zprávu jako přečtenou, stiskněte klávesovou zkratku CTRL+Q. Jestliže ji chcete označit jako nepřečtenou, stiskněte zkratku CTRL+U.

Proč stav přečteno/nepřečteno nestačí?

Někteří lidé se pokusí používat stavy číst a nepřečtené, aby označili, jestli je zpráva nová nebo odkazová položka. Nepřečtený stav je ale nespolehlivá, protože jakmile se zpráva aktivuje (když vyberete jinou zprávu), je automaticky označena jako přečtená a moc často jiná zařízení (například telefony, třeba) označují zprávy jako přečtené. V nevhodném případě se zprávy přečtou a nezpůsobí se vám vyplatí finanční daň, která se má uskutečnit. Použití stavu Nepřečteno/číst jako "line" mezi položkami ve vaší doručené poště, které jsou "úkoly", které se nezpracovalo, je nevhodné rozdělit, když dostanete mnoho zpráv nemusíte je číst. Úplně efektivnější plán doručené pošty je projít zprávami a rozhodnout se, co dělat s každým z nich. Pak by mělo opustit doručenou poštu – nezůstane "nepřečtená".

Proč je vhodné zprávy zařazovat?

Ukázalo se, že je dobré mít zprávy uložené v hlavním úložišti, abyste je mohli poté, co je zpracujete, použít později pro referenci. Když budete mít omezený počet složek, které je potřeba prohlížet (1-Reference a 2-Osobní), není třeba mít obavy, že zprávu zařadíte do nesprávné složky, ani není nutné zprávu kopírovat do více složek, pokud se zpráva týká více než jednoho tématu či projektu.

Tím neříkáme, že není třeba procházet všechny zprávy, které se týkají určitého tématu nebo projektu. Outlook nabízí lepší nástroje – například kategorie a složky výsledků hledání – takže můžete efektivně vyhledávat.

Proč mám mít jenom jednu referenční složku?

Díky tomu, že máte jednu referenční složku, nemusíte přemýšlet nad tím, ve které složce jsou uloženy které zprávy, a budete vědět, že na všechno, co se nachází v této složce, jste se již podívali a že jste si tyto položky chtěli uchovat.

Když budete mít více složek, bude nutné, abyste se vždy, když budete chtít zařadit zprávu, rozhodli, kterou složku použít. To se nadále komplikuje, když pro zprávu existuje více vhodných složek. Vzhledem k tomu, že při více možnostech výběru řadu složek nevyužijete, budou složky nepřehledné.

I když se může stát, že budete chtít zanechat všechny zprávy ve složce Doručená pošta, budou vám zaplacena skrytá cena pokaždé, když se podíváte na zprávu a znáte Navíc je k disPozici také klidně, když máte na vyplněné doručené poště jenom nové věci. Složka Doručená pošta je místo, kde se můžou manipulovat s ostatními. obsah složky reference je přesně pro vás.

Proč potřebuji různé složky pro skupiny kontaktů?

  • Ikona archivu Různé sazby archivace    Na základě témat a četnosti autoArchivace byste měli mít různé složky pro různé skupiny kontaktů. Pokud jste například členem skupiny kontaktů pro vyhledávání volných míst ve sdílených vozech, měly by být zprávy ve složce Vyhledávání volných míst odstraňovány každý den. Skupina kontaktů, která se vztahuje k pracovním tématům, by měla být archivována míň často, například ročně.

  • Účinné seskupování konverzace:    Když máte samostatné složky pro tematické skupiny kontaktů, můžete vidět pohromadě ve skupině celé konverzace. V případě potřeby lze ve složce účinně vyhledávat.

Proč potřebuji samostatné složky pro skupiny kontaktů a informační kanály RSS?

Zprávy odeslané na velké distribuční seznamy a informační kanály RSS mohou snadno přesměrovat vaši doručenou poštu. PoVažovat tyto datové proudy za velké novinové, ale může to být užitečný nebo zajímavý článek, ale čtení celého papíru se velmi značně hodí. Nechte si pravidla, která vám pomůžou přečíst si, co je pro vás nejzajímavější a kdo vás týká.

Které skupiny kontaktů by měly být přesměrovány do jiné složky než Doručená pošta?

Správnými kandidáty pro pravidla distribučních seznamů a složek jsou distribuční seznamy s následujícími vlastnostmi:

  • Je do nich doručováno mnoho zpráv.

  • Jsou směrovány mnoha lidem.

Zprávy podnikové úrovně s důležitými informacemi (například od generálního ředitele) a zprávy z oddělení IT o výpadku serveru by neměly být doručeny do složky. Zprávy pro skupinu kontaktů, které jen příležitostně obsahují užitečný nebo zajímavý obsah, bez ohledu na četnost, by měly mít pravidlo a složku.

Jak nastavím pravidla pro informační kanál RSS?

Pokud se přihlásíte k odběru několika informačních kanálů RSS, pracujte s nimi jako s dalším distribučním seznamem. Přesuňte zajímavé položky z informačního kanálu RSS (podle klíčových slov) do složky Doručená pošta a ostatní nechejte automaticky zařazovat do složek informačních kanálů RSS.

Co když používám zásady uchovávání informací nebo online archiv na serveru Exchange Server?

Namísto automatické archivace používejte řešení, které stanovila vaše organizace, a jako vždy, dodržujte podnikové zásady. Pokud tyto zásady stanoví, že máte používat více složek pro jednotlivé typy položek, postupujte v souladu s nimi.

Proč je vhodné používat pravidla?

Postupem času budete pravděpodobně dostávat čím dál větší počet zpráv. Nemůžete číst všechny zprávy, které dostanete – a nechcete. Radši čtěte jenom zprávy, jejichž přečtení je pro vás důležité. Pravidla vám pomůžou upřednostnit důležité zprávy a minimalizovat vyrušení.

Tip: Jenom proto, že vám (nebo do distribučního seznamu, jehož odběr máte přihlášen) byla odeslána zpráva, není potřeba příslušnou zprávu číst, ani na ni odpovídat.

Jaká data nastaví příznaky?

Rychlý krok

Akce

Kdy použít

Dnes

Dnes

Dnes

Zítra

Zítra

Zítra

Tento týden

Ode dneška za dva dny nebo poslední den v týdnu, podle toho, která z možností nastane dřív. (Ve výchozím nastavení, je to pro pondělí Středa, pro středu Čtvrtek.)

Poslední den pracovního týdne

Příští týden

První den dalšího pracovního týdne

Poslední den dalšího pracovního týdne

Co mám dělat s úkoly a příznaky označenou poštou na panelu úkolů z předchozích let?

Pokud úkoly ani příznaky aktivně nepoužíváte k žádnému účelu, vyberte všechny položky, klikněte na ně pravým tlačítkem myši a zvolte možnost Odstranit. Tato akce odstraní staré úkoly a odebere příznak ze zpráv s příznakem a kontaktů, aniž by byly odstraněny příslušné položky.

Co mám dělat s nepoužitými kategoriemi?

Všechny kategorie, které neplánujete použít, odstraňte. Stejná sada kategorií se vztahuje na všechny položky, pokud tedy používáte kategorie u kontaktů, je třeba si je ponechat.

Jaký je nejlepší způsob volby barev?

Při vytváření barevných kategorií pečlivě vybírejte barvy. Nevybírejte například stejnou barvu pro kategorii @Telefon i @E-mail, ale vyberte podobné kategorie (například odstíny zelené) pro všechny kategorie 1:1. Postupem doby budete umět podívat se na seznam úkolů a jenom na základě barvy určit, jestli je možné daný úkol momentálně provést. Pokud je například kategorie @Domů fialová a vy jste v práci, nemůžete provádět žádné fialové úkoly.

Proč si mám plánovat čas?

Tím že si budete plánovat čas pomocí kalendáře, bude probíhat aktualizace informací o vašem volném čase a jiní uživatelé vám s menší pravděpodobností naplánují jiný úkol. Obsazené termíny v kalendáři mohou představovat jediný způsob, jak získat čas na provedení určité práce.

Také vám to pomůže dát si závazek, že práci uděláte – pokud to uvedete v kalendáři, měli byste se cítit zavázáni, že ve stanovenou dobu příslušnou práci odvedete. Když vám na dobu vyhrazenou pro práci někdo naplánuje jiný úkol, nezapomeňte si příslušný čas přeplánovat. Nesnažte se sami sebe ošidit.

Jak mám zpracovat těch 10 000 zpráv, které mám ve složce Inbox (Doručená pošta)?

Pokud máte ve složce Inbox (Doručená pošta) víc než 20 položek, zpracujte zprávy, které jste dostali minulý týden, a pak vyberte všechny zbývající zprávy a přesuňte je do složky 1-Reference. Ano, můžete to udělat a bude to skvělý pocit.

Proč dostávám tolik zpráv?

Pokud máte pocit, že jste zavaleni zprávami, pravděpodobně dostáváte víc zpráv, než jste schopni zpracovat a je možné že bude potřeba nastavit přísnější pravidla. Zkuste analyzovat, odkud zprávy přicházejí, tím, že je seřadíte podle kategorie Od a potom sbalíte všechna záhlaví. Čtete skupiny kontaktů, které nepotřebujete číst? Pokud ano, vytvořte si pravidlo. Když změníte zobrazení, nezapomeňte ho vrátit zpět.

Mám 10 minut: Co si mám ve složce Doručená pošta přečíst nejdříve?

Pokud máte málo času, například mezi schůzkami, můžete si přečíst zprávy označené modrou barvou – tedy zprávy odeslané přímo vám. Tyto zprávy často čekají na váš další krok a jsou nejdůležitější.

Jak často mám číst zprávy?

Pro mnoho z nás je čtení zpráv téměř návyková záležitost. Věnujte 20 minut ráno tomu, že zprávy projdete, a pak obraťte svou pozornost k vytvoření denního přehledu seznamu úkolů. Pak se pusťte do práce. Když omezíte dobu, kterou strávíte čtením zpráv, na jednou ráno a jednou na konci dne, může se významně zvýšit vaše produktivita. Zkuste tak postupovat týden a uvidíte.

Jak mám zvládat komplikované úkoly?

Logo Office Některé úkoly vyžadují pro plánování více místa. Pro tyto úkoly použijte aplikaci OneNote. Pokud například plánujete projekt s více kroky, s vnořenými úkoly a podobně, bude vhodnějším nástrojem aplikace OneNote.

Pokud si jen chcete připomenout několik souvisejících úkolů, uveďte je v seznamu v textu hlavní části úkolu. Pokud existují související zprávy, přetáhněte je do jednoho úkolu.

Mám mít osobní a pracovní úkoly pohromadě?

Pokud je to možné, mějte osobní a pracovní úkoly pohromadě na jednom místě. Tím, že budete udržovat jenom jeden seznam, snížíte počet míst, kde musíte zjišťovat, co je potřeba udělat. I když už máte jenom jeden seznam, použijte k oddělení osobních a obchodních úkolů kategorie, abyste seznam mohli účinně spravovat. Vaše osobní úkoly budou uloženy na serveru Exchange Server používaném vaší společností a mohou je vidět pracovníci oddělení IT, do seznamu tedy uvádějte pouze osobní úkoly, které nemohou na nikoho působit nepatřičně.

Proč není správné snažit se na úkoly prostě pamatovat?

Práce na vaší hlavě nefunguje. Je to v závislosti na Outlook namísto nadzdaňováného mozku, aby bylo možné sledovat úkoly. Můžete přestat vysílat výkon mozku vlastním úkolům ("je to v pořádku, nezapomeňte nám poslat zprávu o šablonách, poslat Petr zprávu o šablonách...") a zaměřit se na ruku.

Proč udržovat Moje úkoly v Outlook ?

Proč seznam úkolů v Outlook funguje lépe než list:

  • Seznamy na papíře nelze automaticky aktualizovat.

  • V seznamech na papíře nelze snadno měnit uspořádání.

  • Pomocí Outlook na webu můžete zobrazit seznam úkolů odkudkoli.

  • Logo Office Outlook integruje s OneNote a Microsoft SharePoint Server a mobilním zařízením.

  • Seznamy na papíře lze snadno ztratit.

Pokročilé nastavení: Jak vytvořím složku výsledků hledání?

K dispozici je možnost snadného přístupu k sadě zpráv týkajících se určitého tématu pro schůzku. Vytvořte kategorii pro schůzku a potom vytvořte složku výsledků hledání s následujícími kritérii: kategorie <název> a nedokončeno a od určitého časového období. Když obdržíte zprávu k danému tématu, označíte ji příslušnou kategorií. Když se sejdete, označíte zprávy, které jste probrali, jako dokončené.

Začátek stránky

Reference

Z následujících zdrojů lze získat řadu skvělých knih a informací týkajících se správy času:

Knihy a další zdroje

Další online zdroje

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×