Distribuce sestavy

Získejte sestavy Accessu a distribuujte je daleko a širokým. Pošlete třeba e-mailem jednomu nebo více uživatelům, exportujte je do knihoven dokumentů SharePointu a archivujte je na síťových složkách. Když distribuujete sestavu Accessu, vytvoří se v určitém časovém období statická sestava dat, například denně, týdně nebo měsíčně. Díky tomu máte k dispozici jediné místo, které mohou zaměstnanci používat k provádění správných obchodních rozhodnutí, odpovědí na otázky, hledání alternativ, určení nejlepších plánů, hodnocení rizik a zvýšení kvality.

Distribuce sestav

Tip    Po vytvoření sestavy přidejte datum publikace. Pomůže to uživatelům potvrdit správný čas vytvoření sestavy. Další informace najdete v článku Vložení data a času do sestavy nebo formuláře.

V tomto článku

Odeslání sestavy pomocí příkazu E-mail

Jedním z nejrychlejších způsobů distribuce sestavy je použití příkazu E-mail. V Accessu se v sestavě exportuje sestava a pak vytvoří novou e-mailovou zprávu s připojeným souborem.

  1. V navigačním podokně vyberte sestavu, kterou chcete odeslat.

  2. Vyberte externí Data > e-mail.

  3. V dialogovém okně Odeslat objekt jako vyberte požadovaný výstupní formát, například PDF, a klikněte na OK.

    Poznámka:    Přestože je k dispozici celá řada formátů, které můžete vybrat, zvažte použití formátu PDF (Portable Document Format), který se stává záměrným standardem, zachovává rozložení a formát původní sestavy Accessu a obsahuje předdefinované způsoby přizpůsobení stránek pro zobrazení a výchozí. Další informace najdete v článku instalace Adobe Reader a Tisk PDF.

    Access otevře v Outlooku novou e-mailovou zprávu s připojeným souborem.

  4. Zadejte e-mailové adresy příjemců do polí Komu a kopie , popis v poli Předmět a zprávu v oblasti zprávy.

    Tip    Ve výchozím nastavení se soubor, který odešlete pomocí této metody, neuloží do počítače. Pokud chcete uložit kopii souboru na počítači, klikněte pravým tlačítkem na přílohu v poli připojeno a pak vyberte Uložit jako.

  5. Vyberte Odeslat.

Poznámka:    Chcete-li proces automatizovat, použijte akci makra EMailDatabaseObject. Můžete například vytvořit makro s posloupností těchto akcí pro posílání různých sestav různým uživatelům.

Začátek stránky

Export sestavy do složky nebo knihovny dokumentů SharePointu

  1. V navigačním podokně vyberte sestavu, kterou chcete exportovat.

  2. Výběrem možnosti externí Data > PDF nebo XPS otevřete dialogové okno Publikovat ve formátu PDF nebo XPS.

  3. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Vyhledejte složku pomocí navigačního podokna.

    • Vyhledejte SharePointový web – klikněte na SharePoint v navigačním podokně nebo zadejte adresu URL webu do pole Adresa nahoře. Například:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Další informace najdete v tématu vyhledání obsahu pomocí úvodní stránky SharePointu.

  4. V poli Uložit jako typ vyberte typ souboru PDF .

  5. Pokud chcete změnit výchozí název sestavy, zadejte nový název souboru do pole název souboru .

  6. Pokud chcete sestavu otevřít hned po jejím exportu, zaškrtněte políčko po publikování otevřít soubor .

  7. V části optimalizovat proproveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud chcete optimalizovat sestavu pro soubor s vyšším rozlišením (doporučeno pro tisk), vyberte standardní.

    • Pokud chcete optimalizovat sestavu pro soubor s menším rozlišením (doporučeno pro publikování online), vyberte minimální velikost.

  8. Vyberte publikovat. Access vytvoří soubor. Pokud jste se rozhodli, že Access otevře soubor po publikování, aplikace Adobe Reader soubor zobrazí.

  9. Pokud chcete uložit kroky operace, abyste mohli spustit a naplánovat stejnou operaci, zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu :

    • Zadejte název a popis kroků.

    • Pokud chcete vytvořit úkol Outlooku, který plánuje operaci exportu v budoucnu, zaškrtněte políčko vytvořit úkol aplikace Outlook .

    Další informace najdete v článku Uložení podrobností o operaci importu nebo exportu jako specifikace.

    Poznámka:    Dalším způsobem, jak proces automatizovat, je použít akci makra ExportWithFormatting. Můžete například vytvořit smysluplný název souboru na základě názvu sestavy a data exportu. Pomůže to uživatelům najít správnou sestavu v knihovně SharePointu nebo v mnoha sestavách. Chcete-li to udělat, zadejte do argumentu výstupní soubor následující výraz:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Kde RptQC5 je název objektu sestavy, Auto_Header0 je oddíl záhlaví sestavy a vlastnost Caption je nadpis sestavy.

Začátek stránky

Informace o vytváření centra sestav v SharePointu

Zvažte vytvoření vyhrazeného centra sestav v knihovně dokumentů SharePointu, aby uživatelé snadněji našli a zobrazili potřebné sestavy. Přidáním sloupců, propojením knihovny z Accessu a přizpůsobením knihovny dokumentů se zobrazeními můžete uživatelům poskytnout prvotřídní možnosti. Jaké jsou základní kroky, které můžete provést.

Vytvoření knihovny dokumentů    Knihovna dokumentů je zabezpečené umístění souboru, které zjednodušuje spolupráci. Do knihovny můžete přidat sloupce, například kategorie, osoby nebo skupiny, a počítané sloupce, které pak můžete použít k vytvoření zobrazení a filtrů.

Zobrazení miniatur v knihovně dokumentů bez výběru

Další informace najdete v tématu co je knihovna dokumentů?

Aktualizace sloupců knihovny z Accessu    Propojením knihovny s Accessem můžete aktualizovat sloupce v knihovně dokumentů z Accessu, aby uživatelé mohli najít požadované sestavy a poskytovat další informace.

Další informace najdete v tématu Import, propojení nebo přesunutí dat do SharePointu.

Vytvoření seřazených a filtrovaných zobrazení    Namísto odeslání sestavy z Accessu prostřednictvím e-mailu pošlete odkaz na příslušné zobrazení knihovny dokumentů. Například:

  • Seřaďte zobrazení ve vzestupném pořadí podle sloupce upraveno tak, aby se nejnovější sestava zobrazila jako první. Další informace najdete v tématu Změna zobrazení SharePointu pomocí řazení.

  • Pokud máte sloupec Volba v knihovně s názvem JobFunction se třemi hodnotami: Lineworker, předseda a správce, vytvořte pro každou roli ve výrazu filtru samostatná zobrazení:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Když pošlete odkaz na zobrazení dohlížitele a uživatel na něj klikne, zobrazení zobrazí konkrétní sestavy pro vedoucí. Pokud chcete získat odkaz na zobrazení knihovny, zobrazte zobrazení a zkopírujte adresu URL z panelu Adresa.

  • Pokud máte v knihovně s názvem OurEmployees sloupec person, vytvořte zobrazení založené na výrazu filtru, který používá funkci já , aby zobrazoval pouze sestavy aktuálního uživatele:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Když odešlete odkaz na zobrazení a uživatel na něj klikne, zobrazení zobrazí konkrétní sestavy pro daného uživatele.

Další informace najdete v tématu použití filtrování k úpravám zobrazení SharePointu a úpravě zobrazení seznamu na SharePointu.

Připojení webových částí na moderní stránce   Můžete také vytvořit moderní stránku pro zobrazení souboru na základě toho, co uživatel vybere v knihovně dokumentů připojením webové části Prohlížeč souborů k webové části Knihovna dokumentů. Uživatelé můžou sestavy Procházet, abyste našli, co si to můžou najít.

Příklad seznamu připojeného pomocí webové části vlastnosti seznamu

Další informace najdete v tématu použití webových částí na stránkách SharePoint a připojení webových částí v SharePointu Online.

Využití toku Microsoftu    Používání a správu knihovny můžete automatizovat pomocí toku Microsoft. Můžete například dostávat oznámení, posílat denní připomínky, vytvořit úkol Planneru a archivovat soubory vypršení platnosti do složky.

Pro vybranou položku v SharePointu Vytvořte úkol Planneru s odkazem na položku služby SharePoint.

Šablona toku Microsoftu pro SharePoint a Planner

Další informace najdete v tématu Vytvoření toku pro seznam nebo knihovnu v SharePointu Online nebo OneDrivu pro firmy.

Začátek stránky

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Viz taky

Úvod k sestavám v Accessu

Průvodce návrhem sestav

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×