Další informace o skupinách Office 365

Poslední aktualizace 14. srpna 2019

Služba Skupiny Office 365 funguje s nástroji Office 365, které už používáte, takže můžete při psaní dokumentů, vytváření tabulek, práci na projektových plánech, plánování schůzek nebo posílání e-mailů spolupracovat s ostatními členy týmu.

V tomto článku se o skupinách dozvíte víc a najdete tady i další užitečné odkazy na další postupy.

Pro nejnovější informace a videa o Skupinách Office 365 navštivte Blogy Office.

Tip: Pokud hledáte informace o používání outlookových skupin kontaktů a chcete poslat e-mail celému seznamu lidí, třeba skupině kamarádů, přečtěte si článek o Vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v Outlooku na počítači PC.

Co jsou to Skupiny Office 365?

Skupiny v Office 365 vám umožňují vybrat skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a nastavit pro ně společné prostředky a materiály, které mezi sebou můžou sdílet. Mezi takové prostředky může patřit třeba sdílená outlooková schránka nebo sdílený kalendář či knihovna dokumentů se soubory, na kterých můžete spolupracovat.

Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje. Nové a vylepšené prostředí skupin také nahrazuje dříve používané distribuční seznamy a sdílené poštovní schránky.

Tip: Informace o upgradu tradičních distribučních seznamů na skupiny Office 365 najdete v tomto článku.

Konkrétní poskytované prostředky do určité míry závisejí na prostředí skupin, které chce tým mít. Při zvažování možností je důležité si pamatovat, že jedna velikost zřídka vyhovuje všem. Různé týmy upřednostňují různé způsoby práce. Office 365 nabízí nástroje, které umožňují týmu spolupracovat takovým způsobem, který mu vyhovuje.

K vytvoření skupin Office 365 můžete použít různé nástroje, třeba Outlook, Outlook na webu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams a další. Volba výchozího nástroje částečně závisí na tom, s jakou skupinou pracujete. V Microsoftu většinou začínáme v Outlooku, kde vytvoříme skupinu uspořádanou pro e-mail a kalendář. Pokud má skupina sloužit ke komunikaci v celé společnosti, začínáme většinou v Yammeru. Pokud chcete spolupracovat formou chatu, začněte založením skupiny v Microsoft Teams.

Při vytváření skupiny je potřeba se rozhodnout, jestli bude skupina soukromá nebo veřejná. Obsah veřejné skupiny může v organizaci prohlížet každý a každý člen organizace se také může do skupiny přidat. Obsah soukromé skupiny můžou zobrazit jenom její členové. Pokud se lidé chtějí k soukromé skupině přidat, musí to chválit vlastník skupiny.

Poznámka: V době vydání tohoto článku jsou skupiny vytvořené v Outlooku na webu ve výchozím nastavení soukromé.

Uživatelům, kteří nepatří do vaší organizace, se veřejné ani soukromé skupiny nezobrazí a nemůžou do nich získat přístup, pokud je do skupiny nepozvete jako hosty.

Další informace o změně veřejných skupin na soukromé (a naopak) najdete v článku Změna veřejných skupin Office 365 na soukromé.

Vlastníci, členové a hosté

Vlastníci skupiny fungují jako moderátoři skupiny. Můžou přidávat nebo odebírat členy a mají jedinečná oprávnění, takže můžou třeba mazat konverzace ze sdílené doručené pošty nebo měnit různá nastavení skupiny. Vlastníci můžou skupinu přejmenovat, upravit popisek nebo profilový obrázek a mnohé další. Pokud víte, jak fungují role na SharePointu, tak vlastník skupiny je to samé, co správce kolekce webů.

Členové skupiny jsou běžní uživatelé, kteří skupinu používají ke spolupráci v rámci své organizace. Mají přístup ke všemu ve skupině, ale nemůžou měnit její nastavení. Ve světě SharePointu by to byli členové webu. Další informace o přidávání a odebírání členů skupiny najdete v článku Přidání a odebrání členů skupiny v Outlooku.

Hosté jsou v podstatě členové skupiny, kteří ale nepatří do organizace. Ve výchozím nastavení můžou vaši uživatelé zvát do skupiny hosty a vy můžete toto nastavení změnit. Další informace najdete v článku Přístup hosta ke skupinám Office 365.

Vyberte typ skupin, které chcete použít:

Pokud dáváte přednost spolupráci formou sdílené doručené pošty, hodí se pro vás prostředí skupin v Outlooku. Co získáte vytvořením skupiny v Outlooku:

Tyto prostředky nemusíte vytvářet ručně. U automatického vytvoření skupiny se vytvoří samy a členům skupiny se přidělí všechna potřebná oprávnění, aby mohli prostředky rovnou začít používat.

K prostředkům se dostanete přes běžně používaného desktopového klienta Microsoft Outlooku 2016, přes Outlook na webu, Outlook 2016 pro Mac (pouze do sdílené doručené pošty) nebo přes Outlook pro mobilní zařízení. Skupiny Office 365 najdete v desktopové aplikaci i v Outlooku na webu v levém navigačním podokně.

Skupiny Office 365 najdete v Outlooku nebo v Outlooku na webu v levém navigačním podokně.

Ke sdíleným prostředkům se rychle dostanete pomocí nové přechodové karty Skupin Office 365. Prostě najeďte ukazatelem myši na název skupiny v Outlooku na webu nebo na SharePointu.

Obrázek nové karty Skupin Office 365, která se jinak aktivuje po najetí myši nad soubor

Microsoft Teams je nejnovější prostředí pro spolupráci. V tomto interním chatovacím prostředí může tým v reálném čase neformálně komunikovat o konkrétních tématech nebo se zapojit do určitých podskupin v rámci skupiny. 

Yammer vnáší do spolupráce v organizaci společenský i podnikatelský rozměr. Přispívá k novým spojením a objevům v organizaci. Pomáhá při komunikaci a projednávání nápadů a oblastí společného zájmu.

Co získáte vytvořením skupiny Yammeru připojené k Office 365:

  • Skupinu Yammeru – společné místo pro konverzaci a sdílení informací

  • Knihovnu dokumentů SharePointu – centrální místo, kde skupina ukládá a sdílí soubory

  • Sdílený poznámkový blok OneNotu – pro shromažďování nápadů, průzkumů a informací

  • Sharepointový týmový web – centrální úložiště informací, odkazů a obsahu souvisejícího se skupinou

  • Planner – pro přiřazování projektových úkolů členům skupiny a jejich správu

K těmto nástrojům máte přístup prostřednictvím Yammeru v prohlížeči nebo v aplikaci Yammer pro iOS, Android nebo pro zařízení Windows Phone.

Skupinu, která už neplní zamýšlený účel, můžete odstranit, abyste uvolnili systémové prostředky a aby se skupina dál nezobrazovala. Více se dozvíte v článku o Odstranění skupiny. Pokud se nechcete zaobírat tím, jestli už je načase neaktuální skupinu smazat, správce může v zásadách vypršení platnosti nastavit, aby se staré skupiny po určité době automaticky mazaly. Více najdete v článku o Zásadách vypršení platnosti skupiny Office 365.

Poznámka: Obsah na této kartě je určený správcům.

Existují tři hlavní modely zřizování skupin Office 365: otevřený, vedený IT a řízený. Každý model má své výhody.

Model

Výhody

Otevřený (výchozí)

Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny, aniž by musely čekat na oddělení IT nebo ho žádat o pomoc.

Vedený IT

Uživatelé o skupinu požádají oddělení IT. Oddělení IT jim pomůže vybrat nejlepší nástroje na spolupráci, které nejlépe vyhovují jejich potřebám.

Řízený

Vytváření skupin je omezené na určité lidi, týmy nebo služby (viz Řízení, kdo může vytvářet skupiny Office 365).

Pokud chcete řídit způsob pojmenovávání Skupin Office 365, můžete použít zásady pojmenování a vynutit tak u názvů skupin dodržování určitých pravidel včetně předpon, přípon a blokování nevhodných názvů. Další informace najdete v článku Zásady pojmenovávání skupin Office 365.

Každá skupina má alespoň jednoho vlastníka, který může přidávat nebo odebírat členy a provádět základní správu skupiny a jejího obsahu. Tuto správu vlastník obvykle dělá v Outlooku. Přečtěte si o Přidání a odebrání členů skupiny v Outlooku. Pokud vlastník nebo vlastníci skupiny organizaci z nějakého důvodu opustí, správce přiřadí skupině nového vlastníka. Podívejte se na článek o Přiřazení nového vlastníka skupině, která nemá vlastníka.

Pokud máte navíc oprávnění správce Exchange Online, můžete skupiny spravovat z Centra pro správu Office 365 (více v článku Správa členství ve skupině v Centru pro správu Office 365) nebo z PowerShellu (více v článku Správa skupin Office 365 pomocí PowerShellu).

Může se stát, že budete z vašeho tenanta potřebovat odstranit skupinu. Informace o odstranění skupiny najdete v článku: Odstranění skupiny. Pokud je skupina odstraněná omylem, správci ji můžou do 30 dnů obnovit. Více v článku: Obnovení odstraněné skupiny Office 365.

Pokud dáváte přednost automatičtějšímu způsobu správy životního cyklu skupin Office 365, můžete k vypršení platnosti skupin v určitém časovém intervalu použít zásady vypršení platnosti. 30, 15 nebo 1 den před vypršením platnosti přijde vlastníkům skupiny e-mail, který jim umožní skupinu jednoduše obnovit, pokud je stále potřeba. Více v článku: Zásady vypršení platnosti skupiny Office 365.

Limity skupiny

Maximální...

Hodnota

Počet vlastníků skupiny

100

Počet skupin, které uživatel může vytvořit

250

Počet skupin, které správce může vytvořit

Až do výchozího limitu klienta (500 tis.)

Počet členů

Víc než 1 000, ale ke konverzacím ve skupině může souběžně přistupovat jen 1 000 členů.

Při přístupu ke kalendáři a konverzacím ve velkých outlookových skupinách můžou uživatelé zaznamenávat zpoždění.

Počet skupin, ve kterých může být uživatel členem

1 000

Úložiště souborů

1 TB + 10 GB pro přihlášeného uživatele + další libovolné zakoupené úložiště. Velikost dalšího úložiště, které si můžete dokoupit, není ničím omezená.

Velikost poštovní schránky skupiny

50 GB

Ve výchozím nastavení je maximální počet skupin v organizaci Office 365 v současnosti 500 000.

Pokud se chystáte využívat funkci „Zpětný zápis skupin“ nástroje Azure Active Directory Connect, maximální délka atributu „Popis“ je 448 znaků.

Další informace o úložišti SharePointu Online najdete v tématu Limity SharePointu Online a Softwarová omezení a limity SharePointu Online.

Správa skupin Office 365 je účinnější, když máte informace o využití skupin, ze kterých můžete vycházet. Centrum pro správu Office 365 má nástroj na vytváření sestav, který zobrazuje informace, jako je využití úložiště, počet aktivních skupin nebo způsob používání skupin uživateli. Více informací najdete v článku Sestavy Office 365 v Centru pro správu.

Skupiny Office 365 nabízejí celou řadu nástrojů na dodržování předpisů, ochranu informací a ke službě eDiscovery.

Podívejte se také na

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×