Cíl uživatele: Zkrácení data dokončení projektu

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Zkrácení data dokončení projektu

Uděláte v plánu projektu nějaké změny a najednou zjistíte, že se vám datum dokončení projektu moc posunulo na nějaké pozdější datum.

Datum dokončení projektu můžete zase zkrátit − stačí upravit úkoly, které na něj mají největší vliv. O takových úkolech říkáme, že jsou na tzv. kritické cestě projektu.

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce projektem.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

Když budete v projektovém plánu dělat nějaké změny, musíte brát v potaz tyto tři věci: náklady na projekt, rozsah dodávek a čas. Často se o nich mluví jako o projektovém trojúhelníku nebo taky jako o trojimperativu. Nemůžete změnit jeden bod trojúhelníku bez toho, že byste nějak neovlivnili zbývající dva.

Trojimperativ

Na příkladech si ukážeme, co to znamená pro datum dokončení vašeho projektu.

  • Když zkrátíte plánované datum dokončení projektu, můžete to pro vás nakonec znamenat vyšší náklady nebo menší rozsah dodávek.

  • Pokud nebudete chtít zvyšovat náklady na projekt, může to znamenat delší plán a menší rozsah dodávek.

  • Pokud zvětšíte rozsah nebo počet dodávek, může projekt trvat déle a stát vás víc, protože budete potřebovat zaplatit víc pracovníků nebo zdrojů.

Pokud ještě nejste v řízení projektů úplně zběhlí:    Projekt si můžete stokrát dobře naplánovat, ale vždycky se prostě může něco pokazit. Pokud zjistíte, že někde něco asi nebude dobře, zkuste začít zjišťovat, co to je, radši co nejdřív, aby pak nebylo pozdě.

Na pár příkladech si ukážeme, jak začít projekt sledovat, a když zjistíte, že něco není tak, jak se to naplánovalo, jak to spravit.

  • Napřed se podívejte na nejdůležitější úkoly:    Když potřebujete řešit problémy s projektem, jsou některé úkoly důležitější než ty ostatní. Úkolům, které mají na projekt největší vliv, říkáme kritické úkoly a právě na ty byste se měli maximálně zaměřit.

  • Dívejte se na projekt v tom správném zobrazení:    V Projectu máte různá zobrazení a sestavy, které vám můžou pomoct zjistit, co byste mohli mít v projektu za problém. U jednoduchých projektů si stačí hlídat datum dokončení v Ganttově diagramu. U složitějších projektů můžete sledovat tabulky odchylek nebo sestavy vytvořených hodnot.

  • Shromažďujte týdenní zprávy o stavu:    Pro lidi nemusí být vždycky úplně jednoduché posílat zprávy o stavu. Stav se dá často poměrně jednoduše sledovat tak, že budete s týmem mít týdenní schůzky. Zjišťování stavu projektu častěji než jednou týdně může být spíš na škodu.

Pokud jste zkušený projektový manažer:    Pracujete jako projektový manažer už poměrně dlouho, ale teď před sebou máte projekt, který se musí dobře sledovat, abyste nepřekročili rozpočet.

Sponzor vám navíc řekne, že od vás bude každý měsíc chtít pro vedení zprávu o stavu.

Ukážeme si pár věcí, které vám můžou pomoct, když budete chtít projekt začít monitorovat, vytvářet si k němu zprávy a sestavy a začít na něm řešit problémy, které zjistíte.

  • Vytvořte si pro projekt směrný plán:    Plán, který vytvoříte, si uložte taky jako směrný plán. Směrný plán budete mít jako původní verzi projektu, podle které si budete moct porovnat, jak postupuje práce na úkolech.

  • Dívejte se na projekt v tom správném zobrazení:    V Projectu máte různá zobrazení a sestavy, které vám můžou pomoct zjistit, co byste mohli mít v projektu za problém. Projekty jsou celkově čím dál složitější, takže nemusí být vždycky úplně jednoduché zjistit, co přesně nejde podle plánu. Můžou vám pomoct tabulky odchylek a taky sestavy vytvořené hodnoty.

  • Shromažďujte týdenní zprávy o stavu:    S rostoucí složitostí projektů budete potřebovat dokonalejší metody shromažďování zpráv o stavu. Členové týmu můžou zadávat informace o stavu do seznamu úkolů na SharePointu, který se pak dá synchronizovat s Microsoft Projectem. Pokud používáte Project Professional, můžete shromažďovat zprávy o stavu od týmu pomocí Project Web Appu. Zjišťování stavu projektu častěji než jednou týdně může být spíš na škodu.

  • Pochopte principy analýzy vytvořené hodnoty:    Podle analýzy vytvořené hodnoty můžete mít lepší přehled o tom, jestli jde projekt podle plánu.

Monitorování projektu

Sledování průběhu plánu

To, kde jsou na projektu jaké problémy, můžete taky sledovat podle aktualizací úkolů od členů týmu. Postup prací můžete rychle zjistit podle Ganttova diagramu, můžete ale taky ke sledování použít sofistikovanější metodu − můžete si udělat analýzu vytvořené hodnoty.

Pomůže vám to zjistit, jestli práce na projektu postupují tak, jak se čekalo.

Zobrazení kritické cesty projektu

Nechte si zobrazit úkoly, které mají největší vliv na datum dokončení projektu. Pokud budete potřebovat vyřešit problémy s plánem, doporučujeme podívat se na tyto úkoly úplně ze všeho nejdřív.

Volba správného zobrazení plánu projektu

Zobrazení a taky zprávy a sestavy v Projectu vám pomůžou zjistit, kde by mohly být v projektu problémy, a plán změnit tak, abyste je vyřešili.

Nastavení a uložení směrného plánu

Pokud budete chtít projekt znova začít sledovat ne úplně od začátku, ale až od nějakého data, udělejte si k tomu datu nový směrný plán, podle kterého pak budete moct porovnávat další postup prací na projektu od toho data.

Vytvoření sestavy potenciálních problémů

Pro postup prací na projektu si můžete vytvářet a přizpůsobovat grafické zprávy a sestavy. Ty si pak můžete zobrazit buď přímo v Projectu, nebo si je můžete vyexportovat do nějaké jiné aplikace, třeba do PowerPointu, Wordu nebo Excelu.

Zjišťování problémů podle analýzy vytvořené hodnoty

Vytvořená hodnota vám může dát odpověď na takové otázky jako třeba: „Když se podívám na to, kolik práce se zatím na projektu udělalo, kolik peněz jsme podle plánu zatím mohli utratit?“ nebo „Povede se nám projekt dokončit včas?“.

Monitorování projektu přes Project Web App

Pokud používáte Microsoft Project Professional, můžete si přes Project Web App sbírat informace o stavu a sledovat, jestli jde projekt podle plánu.

Začátek stránky

Řešení problémů

Změna doby trvání úkolu

Pokud to budete potřebovat, můžete datum dokončení projektu zkrátit zkrácením některých úkolů. Doporučujeme zkracovat hlavně tzv. kritické úkoly, které datum dokončení projektu ovlivňují úplně ze všeho nejvíc.

Změna přiřazení práce na úkolu

Pokud mají lidé pracující na projektu najednou přiřazených moc úkolů, můžete Project nechat přerozdělit práci rovnoměrněji vyrovnáním přiřazení zdrojů.

Přidání dalších lidí do projektu

Na úkoly, které zdržují projekt a oddalují jeho dokončení, můžete přiřadit další lidi.

Odebrání člověka z týmu

Další způsob, jak zkrátit datum dokončení projektu, je nechat na některých úkolech míň lidí. Když totiž na něčem dělá moc lidí najednou nebo pokud to nejsou lidé na správném místě, můžou být problémy s komunikací a to pak může úkol naopak prodlužovat.

Změna pracovních dnů v kalendáři projektu

Datum dokončení projektu můžete zkrátit tak, že lidem upravíte pracovní kalendáře – do plánů jim můžete přidat pracovní dny nebo je nechat pracovat přesčas.

Kladení otázek ve fóru Projectu

Ptejte se na to, co vás k Projectu zajímá, odborníků. Ve fóru pro Project na Answers.com jsou zkušení uživatelé a taky konzultanti, kteří Projectu rozumí a kteří vám rádi odpoví na vaše otázky.

Výměna informací o projektu

Když u někoho v plánu uděláte nějaké změny, informujte o nich ostatní, aby o nich všichni věděli.

Chat přes rychlé zprávy Lyncu se členy projektového týmu

Pokud děláte na nějakém úkolu a potřebujete se někoho rychle na něco zeptat, můžete udělat přes rychlou zprávu. Přejděte myší na jméno člověka, kterého se chcete zeptat, a klikněte na Odeslat rychlou zprávu. Tím spustíte relaci Lyncu pro posílání rychlých zpráv.

Kompromisy při řízení projektu

Jakákoliv změna v projektu znamená změnu délky, rozpočtu a rozsahu projektu. Právě nad těmito třemi věcmi musíte při řízení projektu dennodenně přemýšlet, abyste dokázali dodržet plán projektu. Doporučujeme vám naučit se s těmito omezeními pracovat.

Jak Project plánuje úkoly

Když vám Project upraví plán, může vás překvapit, jak vám úkoly přeorganizuje. Přečtěte si o principech fungování výkonného plánovacího modulu Projectu.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×