Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Komunikujte se svým týmem

Sdělování informací o projektu je často obtížné, ať zahrnuje získávání informací o stavu z vašeho týmu nebo sdělování stavu projektu vedoucím pracovníkům.

Zjistěte, kdy a jak komunikovat a ohlásit informace o projektu. V opačném případě může dojít k neočekávané spolupráci

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

Seznam vašich účastníků Před zahájení projektu Zjistěte, kdo jsou vaši účastníci. Jedním ze způsobů, jakým se zastavuje projekt, je zapomenutí kritického účastníka, který má na projektu nějaký dopad.
Získejte plán komunikace brzy Navrhněte strategie komunikace a procesy v projektu před zahájením projektu. Ještě lepší je, že se komunikační procesy zobrazují jako úkoly na prvních řádcích projektu, takže se Tato kritická část spolupráce stane všemi účastníky.
Často komunikují Shromažďování informací o stavu úkolů, když se v jednom týdnu po jednotlivých týdnech blíží o problémy s vypnutými hlavami. Pokud komunikujete častěji než je, můžou členové týmu přestat posílat aktualizace, protože se připravují jejich čas.
Vyhledání problémů Pokud se vše zdá být dobré, protože jste nic neslyšeli, pravděpodobně neuslyšíte potíže. I v případě nejlepších projektů spuštění se vyskytly problémy. Vaši úlohu je možné najít před jejich rozhledáním na větší problémy.
Použití vhodných technologií PoRozumět členovi týmu a vašim požadavkům na komunikaci. Členové týmu, kteří si můžou vykazovat stav úkolů, by mohli chtít použít e-mail nebo Project Online, zatímco vedoucí může preferovat dobře prezentovaný graf nebo kontingenční tabulku. Tady je seznam aplikací, které můžete použít pro pomoc při komunikaci.

Aplikace	Výhody	Nevýhody
Project	Používat vestavěné nástroje pro úpravy pro všechny úrovně zúčastněných stran. Má snadno srozumitelné zobrazení časové osy a týmového plánovače. Exportuje data do Excelu a Visia za účelem komunikace se složitými daty.	Vaše společnost možná nepoužívá Project. Projekty, na kterých vaše firma pracuje, mohou být příliš malé, aby bylo možné využít výkonný Plánovací software.
Project Online	Vhodné pro pokročilé komunikace a vykazování informací o projektu v rámci organizace. Může porovnat stav více projektů nebo portfolia projektů.	Menší společnosti mohou potřebovat pomoc konzultantům nainstalovat a používat Project Online.
Excel	Project umí exportovat data do Excelu pro pokročilou analýzu, třeba analýzu ANALYTICKÝch hodnot. Ideální pro včasné plánování projektů nebo pro dodávky vysoké úrovně, které můžete později přidat do Projectu.	Excel nemá automatizované funkce plánování pro složitější projekty.
Word	Ideální při inicializační fázi, když potřebujete sdílet dokumenty plánování, jako jsou rozpočty a dodávky.	Není ideální pro vizuální prezentace pro zainteresované účastníky. Místo toho použijte vlastní funkce sestav Excelu, Visia, PowerPointu nebo Projectu.
SharePoint	Nabízí funkce synchronizace bez Project serveru. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i na druhém.	Drahý pro nasazení celé společnosti. Pokud nemáte prostředky společnosti k instalaci SharePointu, můžete použít Office 365 s.
PowerPoint	Ideální pro působivé prezentace zúčastněným stranám.	Analytici a inženýři můžou chtít podrobnější grafy pro komplexní analýzu rozpočtu.
Visio	Ideálním řešením v počátečních fázích projektu, kde je potřeba sdělit firemní a výrobní procesy pomocí vývojových diagramů nebo jiných diagramů.	Může představovat příliš mnoho informací o výkonné cílové skupině. Místo toho použijte funkce sestav aplikace Project.
Microsoft Teams	Ideální pro týmy v různých umístěních. Informace o projektu můžete sdílet pomocí zasílání rychlých zpráv, hlasu, videa nebo během online schůzek.	Může vyžadovat nasazení oddělení IT.

Předávání informací o projektu

Kontrola aktualizací stavu z Projectu Online	Pokud váš tým používá Project Online, Stáhněte si ze serveru aktualizace stavu úkolů, než budete komunikovat s týmem o průběhu projektu.
Sledování průběhu plánu, od jednoduchého po odborné	Existují jednoduché způsoby sledování průběhu a složitější způsoby. Zjistěte, jak nejlépe funguje váš projekt a váš tým.
Sdělování informací o vytvořené hodnotě	Informace o seChytávání vytvořené hodnoty jsou složitější, ale velmi výkonné, díky kroku zjištění dobrého a špatného výkonu projektu. Nejvyšší úroveň skutečností, které získáte, je to, co si účastníci uvidí.
Vytvoření sestavy projektu	V Projectu můžete vytvářet a přizpůsobovat nepřehledné grafické sestavy libovolných dat projektu, aniž byste museli použít jiný software. Při práci na projektu se sestavy změní tak, aby odrážely nejnovější informace – není třeba provádět ruční aktualizace.
Synchronizace se sharepointovým seznamem úkolů	Členové týmu můžou zobrazit plán a aktualizovat svou práci na SharePointu a uvidíte změny v Projectu. Samozřejmě to funguje i naopak.
Používání Office 365	Informace o projektu si přeDají pomocí Office 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.
Publikování změn úkolů na server	Když v úkolech provedete změny, publikujte tyto změny v Projectu Online, aby všichni měli správné informace o pokračování v práci.
Komunikace se službou Microsoft Teams	Pokud lidé nemůžou přijít na schůzku, sdílejte informace o projektu pomocí aplikace Teams. Sdílejte PowerPointové snímky, excelové listy nebo Onenotový poznámkový blok a sdílejte plány projektu. Lidé se můžou zúčastnit online schůzek v kanceláři, doma nebo pomocí mobilního zařízení.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.