Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Komunikujte se svým týmem

Komunikování informací o projektu často není snadné, ať se to týká získávání informací o stavu projektu od vašeho týmu nebo vykazování stavu projektu vedoucím pracovníkům.

Naučte se kdy a jak komunikovat a vykazovat informace o projektu. Když to nebudete umět, spolupráce na projektu nebude efektivní a úspěch projektu může být ohrožený.

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

  • Seznam zúčastněných stran:    Před zahájením projektu zjistíte, kdo je zúčastněnými stranami. Nezapomeňte způsobem kabiny projektu reprodukujte kritické účastníků, kteří mají vliv přejít/ne přejděte na projektu v žádném případě nezapomeňte

  • Spusťte svůj komunikační plán včas:    Před zahájením projektu navrhnout strategie komunikace a procesy do projektu. Ještě lépe mají procesy komunikace se zobrazí jako úkol na prvních řádků projektu tak, aby tento důležitou součástí spolupráce stalo poznámkovým blokem potvrzení.

  • Často komunikace    Shromažďování informací o stavu úkolu jednou týdně, je o zprava sídlo vypnout problémy před jejich rozšířit. Pokud komunikovat dochvilnější spoje, než mohou členové týmu zastavit odesílání aktualizace z důvodu chvíli při přípravě je.

  • Vyhledávejte problémy:    Pokud všechno na něm, protože ještě něco záporné slyšet, budete nejspíš nazvané směrem k potíže. I nejlépe spuštění projekty dojít k problémům. Práce se má přejít je najít před zvětšovat do větších problémů.

  • Použití odpovídající technologie:    Princip člen týmu a zúčastněnými stranami komunikace potřeb. Například členové týmu vykazování stavu úkolů chtít pomocí e-mailu nebo projektový Server, že vedení chtít dobře prezentovaná grafu nebo kontingenční tabulky. Tady je seznam programů, které mohou být užitečné při komunikaci.

Aplikace

Výhody

Nevýhody

Projekt

  • Má vestavěné prezentační nástroje pro všechny úrovně zúčastněných stran.

  • Obsahuje snadno srozumitelná zobrazení časové osy a týmového plánovače.

  • Exportuje data do Excelu a Visia pro komunikaci složitých dat.

  • Ve vaší organizaci se Project nemusí používat.

  • Projekty, na kterých vaše organizace pracuje, můžou být moc malé na to, aby se u nich uplatnil výkonný plánovací software.

Project Server

  • Je ideální pro pokročilou komunikaci a vykazování informací o projektech napříč celou organizací.

  • Umožňuje porovnávat stav několika projektů nebo celého portfolia projektů.

  • U menších společností může být k instalaci a používání Project Serveru potřeba pomoc externích poradců.

Excel

  • Do Excelu může Project exportovat data k provedení pokročilých analýz, jako je ANOVA nebo analýza vytvořené hodnoty.

  • Je ideální k předběžnému plánování projektů nebo pro dodávky s vysokou prioritou, které se později můžou přidat do Projectu.

  • V Excelu nejsou automatizované plánovací funkce pro složitější projekty.

Aplikace Word

  • Je ideální v průběhu počáteční fáze, kdy potřebujete sdílet dokumenty pro plánování, jako jsou rozpočty a dodávky.

  • Je méně vhodný pro vizuální prezentace vedoucím pracovníkům. Namísto Wordu použijte Excel, Visio, PowerPoint nebo funkce sestav v samotném Projectu.

SharePoint

  • Poskytuje funkce pro synchronizaci bez Project Serveru. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i v ostatních.

Aplikace PowerPoint

  • Je ideální pro účinné prezentace vedoucím pracovníkům.

  • Analytici a odborníci můžou chtít podrobnější grafy pro analýzy složitých rozpočtů.

Aplikace Visio

  • Je ideální během počátečních fází projektu, kdy je potřeba komunikovat obchodní a produkční procesy pomocí vývojových diagramů a jiných schémat.

  • Posluchačům z řad vedoucích pracovníků může předkládat až moc informací. Namísto Visia použijte funkce sestav v samotném Projectu.

Lync   

  • Ideální pro týmy na různých místech. Můžete sdílet informace o projektu prostřednictvím rychlých zpráv, hlasových hovorů, videohovorů nebo při online schůzkách.

Kontrola stavu aktualizací z Project Serveru

Pokud váš tým používá Project Server, stáhněte si ze serveru aktualizace stavu úkolů před tím, než začnete komunikovat s týmem o průběhu projektu.

Sledování průběhu plánu, od jednoduchého po odborné

Průběh můžete sledovat jednoduchými i složitějšími způsoby. Najděte si takový, který vašemu projektu a týmu vyhovuje nejvíc.

Konverzace se členem týmu prostřednictvím rychlých zpráv v Lyncu

Když se při práci na plánu projektu potřebujete někoho na něco rychle zeptat, najeďte myší na jeho nebo její jméno a pošlete rychlou zprávu v Lyncu.

Připojení se k online schůzce Lyncu

Když lidé nemůžou přijít na schůzku, sdílejte informace o projektu pomocí Lyncu. Při práci na plánech projektu můžete sdílet powerpointové snímky, excelové listy nebo poznámkové bloky OneNotu. Lidé se můžou účastnit online schůzek ve svých kancelářích, z domova nebo pomocí svých mobilních zařízení.

Vytvoření sestavy projektu

V Projectu 2013 můžete vytvářet a přizpůsobovat působivé grafické sestavy libovolných projektových dat a nemusíte při tom použít jakýkoli jiný software. Jak budete na projektu pracovat, budou se sestavy měnit, aby odrážely nejnovější informace – nic nemusíte aktualizovat ručně.

Synchronizace se sharepointovým seznamem úkolů

Členové týmu v SharePointu vidí plán a můžou aktualizovat práci a vy uvidíte změny v Projectu. A platí to i naopak.

Použití Office 365 se Sharepointem a Lyncem online

Při práci s prvotními projektovými specifikacemi využívejte Office 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k Internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.

Můžete taky používat SharePoint a Lync Online, pokud je lidé z vaší společnosti nemají instalované na svých počítačích.

Publikování změn úkolů na serveru

Když uděláte změny v úkolech, publikujte je na Project Server, aby všichni dostali ty správné informace a mohli pokračovat v práci.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×