Cíl při řízení projektů: Komunikování informací o projektu

Komunikování informací o projektu často není snadné, ať se to týká získávání informací o stavu projektu od vašeho týmu nebo vykazování stavu projektu vedoucím pracovníkům.

Naučte se kdy a jak komunikovat a vykazovat informace o projektu. Když to nebudete umět, spolupráce na projektu nebude efektivní a úspěch projektu může být ohrožený.

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Projekt

• Má vestavěné prezentační nástroje pro všechny úrovně zúčastněných stran.

• Obsahuje snadno srozumitelná zobrazení časové osy a týmového plánovače.

• Exportuje data do Excelu a Visia pro komunikaci složitých dat.

• Ve vaší organizaci se Project nemusí používat.

• Projekty, na kterých vaše organizace pracuje, můžou být moc malé na to, aby se u nich uplatnil výkonný plánovací software.

Project Server

• Je ideální pro pokročilou komunikaci a vykazování informací o projektech napříč celou organizací.

• Umožňuje porovnávat stav několika projektů nebo celého portfolia projektů.

• U menších společností může být k instalaci a používání Project Serveru potřeba pomoc externích poradců.

Excel

• Do Excelu může Project exportovat data k provedení pokročilých analýz, jako je ANOVA nebo analýza vytvořené hodnoty.

• Je ideální k předběžnému plánování projektů nebo pro dodávky s vysokou prioritou, které se později můžou přidat do Projectu.

• V Excelu nejsou automatizované plánovací funkce pro složitější projekty.

Aplikace Word

• Je ideální v průběhu počáteční fáze, kdy potřebujete sdílet dokumenty pro plánování, jako jsou rozpočty a dodávky.

• Je méně vhodný pro vizuální prezentace vedoucím pracovníkům. Namísto Wordu použijte Excel, Visio, PowerPoint nebo funkce sestav v samotném Projectu.

SharePoint

• Poskytuje funkce pro synchronizaci bez Project Serveru. Změna v jednom seznamu úkolů se projeví i v ostatních.

• Drahé zavést v celé organizaci. Pokud nemáte zdrojů společnosti instalace služby SharePoint, můžete Office 365 se Sharepointem online.

Aplikace PowerPoint

• Je ideální pro účinné prezentace vedoucím pracovníkům.

• Analytici a odborníci můžou chtít podrobnější grafy pro analýzy složitých rozpočtů.

Aplikace Visio

• Je ideální během počátečních fází projektu, kdy je potřeba komunikovat obchodní a produkční procesy pomocí vývojových diagramů a jiných schémat.

• Posluchačům z řad vedoucích pracovníků může předkládat až moc informací. Namísto Visia použijte funkce sestav v samotném Projectu.

Lync   

• Ideální pro týmy na různých místech. Můžete sdílet informace o projektu prostřednictvím rychlých zpráv, hlasových hovorů, videohovorů nebo při online schůzkách.

• Vyžaduje oddělením nasazení. Pokud nemáte zdrojů společnosti nainstalovat Lync, můžete Office 365 s Lyncem Online.

Sledování průběhu plánu, od jednoduchého po odborné

Průběh můžete sledovat jednoduchými i složitějšími způsoby. Najděte si takový, který vašemu projektu a týmu vyhovuje nejvíc.

Konverzace se členem týmu prostřednictvím rychlých zpráv v Lyncu

Když se při práci na plánu projektu potřebujete někoho na něco rychle zeptat, najeďte myší na jeho nebo její jméno a pošlete rychlou zprávu v Lyncu.

Připojení se k online schůzce Lyncu

Když lidé nemůžou přijít na schůzku, sdílejte informace o projektu pomocí Lyncu. Při práci na plánech projektu můžete sdílet powerpointové snímky, excelové listy nebo poznámkové bloky OneNotu. Lidé se můžou účastnit online schůzek ve svých kancelářích, z domova nebo pomocí svých mobilních zařízení.

Vytvoření sestavy projektu

V Projectu 2013 můžete vytvářet a přizpůsobovat působivé grafické sestavy libovolných projektových dat a nemusíte při tom použít jakýkoli jiný software. Jak budete na projektu pracovat, budou se sestavy měnit, aby odrážely nejnovější informace – nic nemusíte aktualizovat ručně.

Synchronizace se sharepointovým seznamem úkolů

Členové týmu v SharePointu vidí plán a můžou aktualizovat práci a vy uvidíte změny v Projectu. A platí to i naopak.

Použití Office 365 se Sharepointem a Lyncem online

Při práci s prvotními projektovými specifikacemi využívejte Office 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k Internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.

Můžete taky používat SharePoint a Lync Online, pokud je lidé z vaší společnosti nemají instalované na svých počítačích.

Publikování změn úkolů na serveru

Když uděláte změny v úkolech, publikujte je na Project Server, aby všichni dostali ty správné informace a mohli pokračovat v práci.