Office
Přihlásit se

Cíl: Optimalizace plánu projektu za účelem dodržení rozpočtu

Po vytvoření svého plánu projektu zkontrolujte Plánované náklady. Pokud se plánované náklady a Rozpočet liší, můžete plán optimalizovat, abyste dodrželi rozpočet. Pamatujte, že když změníte rozpočet, pravděpodobně se změní také Datum dokončení nebo Rozsah vašeho projektu. Tomuto vztahu mezi časem, rozsahem a rozpočtem se často říká Projektový trojúhelník.

Tip: Tento článek je součástí série článků v rámci mapy projektu, která popisuje širokou škálu aktivit správy projektů. Těmto aktivitám říkáme cíle, protože se organizují kolem životního cyklu správy projektu: Sestavení plánu, sledování a správa projektu, a uzavření projektu.

Předchozí cíl  |  Další cíl

Všechny cíle v mapě projektu

Optimalizace plánu projektu za účelem dodržení rozpočtu

číslo 1 Zobrazení nákladů na projekt:    Můžete zobrazit celkové náklady, náklady v průběhu času nebo náklady v grafu. Když to uděláte, uvidíte, jestli dodržujete cílový rozpočet a jestli musíte upravit své náklady.

Číslo 2 Optimalizace plánu pro snížení nákladů:    Pokud se rozhodnete, že plánované náklady nesplňují cílový rozpočet, můžete použít několik strategií pro jejich snížení.

  •  Úprava zdrojů a nákladů pro dodržení rozpočtu

    Klikněte na každý z následujících odkazů na příslušnou akci:

    • Zadejte náklady na zdroje, což upraví běžné sazby a sazby za práci přesčas, náklady na použití, pevné náklad nebo nákladové zdroje.

    • Odeberte nebo nahraďte přiřazení zdroje – snižte náklady tím, že dražší zdroj (osobu, vybavení, materiál nebo náklad) nahradíte levnějším, nebo že snížíte počet srovnatelných zdrojů pro jeden úkol. Někdy má použití levnějších zdrojů za následek to, že musíte udělat odpovídající kompromis a zmenšit rozsah, prodloužit plán nebo snížit kvalitu. Pořád se ale jedná o jednu z nejrealističtějších strategií pro optimalizaci nákladů. Když z Přiřazení odeberete dražší zdroj, může tento zdroj pracovat na jiných úkolech nebo projektech, které jsou z hlediska nákladů efektivnější.

    • Přeřaďte zbývající práci na úkolu, přičemž můžete určit, který z několika zdrojů provede konkrétní část zbývající práce, nebo kdy přesně bude zbývající práce provedená.

  •  Zmenšení rozsahu projektu kvůli dodržení rozpočtu

    Udělejte všechny kroky z následujícího seznamu, které se vás týkají:

    •  Rozhodnutí o změně výsledku nebo rozsahu

      Může se stát, že budete chtít zmenšit rozsah, abyste dodrželi datum dokončení nebo rozpočet. Nebo po vytvoření plánu projektu možná zjistíte, že máte víc času a peněz, než jste čekali. V každém případě můžete změnit rozsah projektu. Můžete si vybrat, jestli chcete změnit výsledky produktu nebo rozsah projektu.

      • Snížení výsledků:    Pokud snížíte rozsah zredukováním výsledků produktu, ve skutečnosti poskytnete zákazníkům nebo účastníkům méně, než jste plánovali. Předpokládejme, že pracujete třeba na projektu vývoje nového produktu. Abyste dodrželi datum dokončení nebo rozpočet, rozhodnete se zredukovat vlastnosti produktu, které jste původně plánovali a které zákazník odsouhlasil. V tomto případě bude pravděpodobně nutné, aby to zákazník schválil, a možná budete muset upravit smlouvu.

      • Zmenšete rozsah projektu:    Je možné, že zajistíte stejné výsledky produktu, když změníte způsob, jakým je získáváte.

        Abyste nepřekročili datum dokončení ani rozpočet, v případě projektu vývoje nového produktu se rozhodnete odebrat úkol průzkumu trhu a také zkrátíte dobu, kterou zabere testování produktu. V tomto případě se konečný produkt ani dodávky nezmění. Změnili jste ale způsob zajištění tohoto konečného produktu, protože jste snížili rozsah projektu.

      • Využijte čas a rozpočet, který máte k dispozici:    Když zjistíte, že máte víc času nebo peněz, než jste očekávali, můžete přidat další dodávky. Nebo můžete zvýšit rozsah samotného projektu, což často přinese kvalitnější produkt.

      • Zvažte vliv rozsahu na kvalitu:    Může se stát, že budete chtít zmenšit rozsah, abyste dodrželi datum dokončení nebo rozpočet. Nebo po vytvoření plánu projektu možná zjistíte, že máte víc času a peněz, než jste čekali. V každém případě můžete změnit rozsah projektu. Zamyslete se nad tím, že kvalita a rozsah spolu úzce souvisí. Pokud snížíte rozsah, možná se budete muset smířit s nižší úrovní kvality. Pokud zvětšíte rozsah, pravděpodobně zvýšíte kvalitu projektu a výsledného produktu.

    • Změňte dobu trvání, pokud chcete snížit množství času naplánovaného pro úkoly. Ujistěte se, že zkrácená doba trvání stále umožňuje dokončení práce. Také nezapomeňte upravit příslušné množství práce přiřazené zdrojům.

    • Odeberte úkoly, které nejsou nezbytně nutné. Ale pamatujte, že odebrání úkolů může snížit kvalitu celkové implementace projektu. Úkoly, které se musí dokončit, by se měly v plánu zachovat. Měli byste odebrat jen ty, které považujete za volitelné.

    • Nahrazení přiřazení zdroje můžete provést tak, že dražší zdroj (osobu, vybavení nebo materiály) nahraďte levnějším. Někdy má použití levnějších zdrojů za následek to, že musíte udělat odpovídající kompromis a snížit rozsah, prodloužit plán nebo zmenšit kvalitu. Pořád se ale jedná o jednu z nejrealističtějších strategií pro optimalizaci nákladů.

Číslo 3 Upravte plán tak, abyste využili výhod vyššího rozpočtu:    Až vytvoříte plán, možná zjistíte, že máte k dispozici vyšší rozpočet. Můžete se rozhodnout, že projekt svůj rozpočet nenaplní. Nebo můžete zvětšit rozsah projektu a jeho cíle v oblasti kvality.

 Další . . .

Až vytvoříte plán a Microsoft Office Project 2007 vypočítá Plán a Náklady projektu, možná zjistíte, že máte k dispozici víc času a větší rozpočet. Můžete se rozhodnout, že projekt skončí ve srovnání s plánem s předstihem nebo že nevyužije celý rozpočet. Nebo můžete zvětšit jeho rozsah projektu a zvýšit jeho Kvalita.

  • Zeptejte se zákazníka:    Zeptejte se zákazníka nebo Účastníci projektu, jak si přejí tento čas nebo rozpočet využít. Možná budou chtít zachovat plán a upřednostní dřívější datum dokončení nebo nenaplnění rozpočtu.

  • Zkontrolujte smlouvu:    Zkontrolujte, jestli smlouva neobsahuje odměny (nebo v některých případech pokuty) za dřívější dokončení projektu nebo nevyužití celého rozpočtu. Typ smlouvy (pevná cena, vratné náklady nebo cena za jednotku) může určit, jak byste měli využít času nebo rozpočtu, který máte k dispozici.

  • Přidejte rozsah:    Můžete přidat úkoly nebo fáze, které jste chtěli, ale mysleli jste si, že na ně nemáte dost času nebo peněz. Můžete zvýšit Doba trvání stávajících úkolů, takže Zdrojebudou mít víc času na jejich dokončení. Pamatujte si, že přidání rozsahu pravděpodobně přidá do vašeho plánu čas i náklady. Změna rozsahu a výsledků může mít smluvní důsledky, takže pokud je to nutné, nezapomeňte zkontrolovat smlouvu a získat souhlas zákazníka.

  • Zvyšte úroveň kvality:    Čas nebo rozpočet navíc můžete využít tak, že přidáte úkoly nebo fáze, které zvýší nebo ověří kvalitu. Můžete prodloužit dobu trvání stávajících úkolů, aby zdroje měly více času pro odvedení kvalitnější práce. Další cestou ke zvýšení kvality je přidat kvalifikovanější personál, efektivnější vybavení nebo kvalitnější materiály. Tyto typy zdrojů mohou být dražší, ale také představují dobrou možnost, jak využít přebytkový rozpočet.

Číslo 4 Zadejte poznámku a změnách nákladů:    Zaznamenávejte informace o změnách, které jste provedli, abyste dodrželi rozpočet. Tyto poznámky můžou být užitečné, když sledujete skutečný pokrok, uzavíráte projekt nebo shromažďujete údaje pro další projekt.

Číslo 5 Vyhodnoťte výsledky optimalizace zdrojů:    Ověřte, že jste skutečně snížili náklady a že tyto změny nemají negativní vliv na datum dokončení, pracovní zatížení a další projekty.

Klikněte na každý z následujících odkazů na příslušnou akci:

  • Zobrazte náklady na projekt a uvidíte, jestli jste je snížili a jak blízko jste k naplnění cílového rozpočtu.

  • Zobrazte kritickou cestu a uvidíte, jak ji ovlivnily změny, které jste provedli s cílem optimalizovat náklady. Můžete se podívat na jiná data, jiné úkoly a jiné zdroje spojené s kritickou cestou.

  • Zkontrolujte pracovní vytížení zdrojů a ověřte, jestli jsou některé z přiřazených zdrojů po vašem pokusu o optimalizaci nákladů přetížené nebo naopak ne zcela využité.

  • Zkontrolujte vliv na ostatní projekty a ujistěte se, že všechny změny jsou aktualizované v dalších souborech projektu, které jsou propojené s vaším projektem nebo konsolidované ve vašem projektu.

Číslo 6 Komunikujte se zdroji ohledně změn přiřazení:    Pokud jste zdrojům přiřadili nové úkoly nebo jste změnili nebo odebrali některá stávající přiřazení, musíte tyto změny týkající se daných zdrojů publikovat.

Předchozí cíl  |  Další cíl

Všechny cíle v mapě projektu

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×