Automatická archivace starších položek

Automatická archivace starších položek

Složka doručené pošty se může v Outlooku rychle plnit – novými zprávami, odpověďmi a předanými zprávami. Ani si nestačíte všimnout a máte tisíce zpráv. Složku doručené pošty a další složky Outlooku můžete mít pod kontrolou, když budete starší složky, které chcete uchovat, přesouvat do archivu. Automatická archivace to dělá automaticky.

Dá se nastavit, jak často automatická archivace poběží, kam bude ukládat archivované položky a jak dlouhou má Outlook uchovávat položky, než je bude archivovat.

  1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V části Automatická archivace klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.

  3. Zaškrtněte políčko Spustit automatickou archivaci každých n dnů a zadejte, jak často se má automatická archivace spouštět.

  4. Vyberte si další možnosti – Outlook může třeba staré položky odstraňovat, místo aby je archivoval.

    Tip: Funkce archivace a automatické archivace nemusí být dostupné, pokud je váš poštovní profil spojený se serverem Exchange. Taky je možné, že vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které se používají místo automatické archivace. Další informace získáte od správce systému.

Další informace o nastavení automatické archivace najdete v tématu Vysvětlení nastavení automatické archivace.

Změna nastavení automatické archivace u jednotlivé složky

  1. V seznamu složek v navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na složku, u které chcete změnit nastavení, a klikněte na Vlastnosti.

  2. Na kartě Automatická archivace zvolte požadované možnosti.

Při prvním spuštění Outlooku je ve výchozím nastavení automatická archivace povolena a spouští se každých 14 dní. Můžete změnit, jak často automatická archivace poběží, určit datový soubor Outlooku (.pst), který se použije k ukládání archivovaných položek, a zvolit, kdy se mají položky ve složkách Outlooku archivovat.

  1. Vyberte Nástroje > Možnosti a klikněte na kartu Jiné.

  2. Vyberte Automaticky archivovat.

    Funkce Automaticky archivovat v dialogovém okně Možnosti otevřeném z nabídky Nástroje

  3. Zaškrtněte políčko Spustit automatickou archivaci každých n dnů a zadejte, jak často se má automatická archivace spouštět.

  4. Vyberte požadované možnosti.

    • Spustit automatickou archivaci každých   Zvolte, jak často se má automatická archivace spouštět. Archivace mnoho položek současně může zpomalovat výkon počítače. Proto je dobré si zvolit takový časový interval, který proces automatické archivace zkrátí. Zvažte, kolik položek během zadaného času obvykle přijmete, a příslušným způsobem upravte časový rámec. Před spuštěním automatické archivace zobrazit dotaz   Tuto možnost vyberte, pokud chcete, aby Outlook zobrazil připomenutí předtím, než automatická archivace zpracuje položky Outlooku. Až uvidíte zprávu, můžete kliknutím na Ne zrušit tuto relaci automatické archivace.

    • Odstranit neplatné položky (jen z poštovních složek)   Tato možnost není ve výchozím nastavení vybraná. Zvolte ji, pokud chcete, aby se e-mailové zprávy odstranily, když vyprší jejich období platnosti. Výchozí doba pro položky ve složkách Koncepty a Doručená pošta je šest měsíců a pro položky ve složce Odeslaná pošta jsou to tři měsíce. Tato období však můžete změnit pomocí možnosti Uklidit položky starší než.

    • Archivovat nebo odstranit staré položky   Tuto možnost musíte vybrat, pokud chcete, aby automatická archivace odstranila některé nebo všechny položky, když vyprší jejich platnost. Tato možnost aktivuje další možnosti, pomocí nichž můžete určit, které položky se archivují a které se odstraní, když vyprší jejich období platnosti. Pak zvolte další nastavení, které chcete použít pro archivaci a odstraňování.

      Poznámka: V dialogovém okně Automatická archivace termín „složky“ odkazuje na hlavní funkční oblasti Outlooku, jako je složka Kalendář nebo Úkoly, a na jednotlivé e-mailové složky. Důvodem je, že položky kalendáře a úkolů jsou uložené v příslušných složkách Kalendář a Úkoly.

    • Zobrazit v seznamu složek složku archivu  Tuto možnost zvolte, pokud chcete složku Archiv zobrazovat společně s dalšími pracovními složkami v navigačním podokně. V hlavní složce Archiv můžete otevřít podsložky a zobrazit si archivované položky. Při prohlížení archivovaných položek můžete ověřit, že byly archivované správné položky, a můžete taky přetáhnout libovolné položky zpátky do jejich pracovních složek.

    • Uklidit položky starší než   Vyberte výchozí nastavení, kdy se mají položky archivovat (ve dnech, týdnech nebo měsících). Můžete nastavit období od 1 dne po 60 měsíců. „Uklidit“ znamená, že se položky budou archivovat – ukládat. Neznamená to „odstranit“, pokud takové chování pro složky nenastavíte jinde.

    • Přesunout staré položky do   Výchozí nastavení pro toto umístění se na počítačích se systémy Microsoft Windows Vista a Windows XP liší.

      Windows Vista: C:\Users\uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\uživatel\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Pokud chcete pro archivované položky nastavit jiný cíl, můžete procházením vyhledat a nastavit jiné umístění. Položky se do tohoto umístění přesunou, když vyprší jejich období platnosti.

      Poznámka: Položky archivované v umístění vybraném uživatelem se neodstraní, ledaže příslušné složky otevřete a položky odstraníte ručně.

    • Trvale odstraňovat staré položky   Tato možnost ihned odstraní položky, jejichž platnost vypršela, místo toho, aby se tyto položky přesunuly do výchozího umístění, jiné vámi vybrané složky nebo složky Odstraněná pošta.

    • Použít toto nastavení u všech složek   Tato možnost použije nastavení automatické archivace, včetně vámi provedených změn, na všechny složky. Chcete-li určit různá nastavení pro jednu nebo více složek, tuto možnost nevybírejte. Místo toho postupujte podle pokynů zobrazených pod tímto tlačítkem, které popisují, jak zadat nastavení pro jednotlivé složky. Tyto pokyny také najdete v následující části Změna nastavení automatické archivace u jednotlivé složky. Změny provedené u konkrétních složek jsou platné jenom pro tyto složky.

    • Zásady uchovávání informací   Správce systému může ve vaší organizaci nastavit zásady uchovávání informací, které určují, kdy a jak jsou položky poštovní schránky automaticky archivovány. Tyto zásady si tady můžete zobrazit, ale nemůžete je změnit bez příslušných oprávnění.

  5. Klikněte na OK.

Změna nastavení automatické archivace u jednotlivé složky

  1. V seznamu složek v navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na složku, u které chcete změnit nastavení, a klikněte na Vlastnosti.

  2. Klikněte na kartu Automatická archivace.

  3. Vyberte požadované možnosti.

    Poznámka: Další informace o nastavení najdete v kroku 4 v předchozí části popisující kontrolu nebo změnu výchozího nastavení automatické archivace.

  4. Klikněte na OK.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×