Archivace dat aplikace Access

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Databáze aplikace Microsoft Access si můžete nechat uspořádat a spravovat pravidelně archivací starších nebo neaktivní záznamy. Můžete archivovat tabulek v databázi, konkrétních tabulek nebo pouze konkrétních záznamů – například záznamy, které nejsou starší než určitého data. Toto téma vysvětluje, jak používat tři různé možnosti pro archivaci dat v databázi aplikace Access.

V tomto článku

Pokud jste zvažte archivace?

Pravidelně nahradit tabulky

Pravidelně nahraďte všechny tabulky

Pravidelně přesouvat záznamy do tabulky archivu

Pokud jste zvažte archivace?

Databáze v počítači obsahuje data, která není budete dál používat, ale chcete mít tato data po ruce v případě, že ho potřebujete nastane okamžik v čase nebo zahájit zásady uchovávání informací, aby archivoval při spolehlivých způsobů, jak zachovat tyto údaje. Archivace často slouží k ukládání dat na základě datum podmínky, například na konci měsíce.

Způsoby, jak archivace dat

Následující tabulka uvádí způsoby Pokud chcete archivovat data, popis metody vysvětlení byste měli použít obou metod a další zvláštní aspekty metody.

Metoda

Popis

Použijte, pokud...

Další informace

Pravidelně nahradit tabulky

Pravidelně vytvoří archivu kopii určitou tabulku a nahradí tuto tabulku kopii novou prázdnou tabulku.

Všechny záznamy v tabulce splňují podmínky, které můžete určit, zda chcete archivovat.

Příklad: Máte tabulku, která obsahuje denní teploty mezními hodnotami. Každý rok archivovat v tabulce a začít pracovat s nějakou prázdné.

Pravidelně nahraďte všechny tabulky

Pravidelně proveďte archivu kopii back-end databázi a potom nahraďte back-end databáze nové, prázdné. Vyžaduje rozdělené databáze (databáze, která zahrnuje: souboru back-end databázi, která obsahuje všechny tabulky, a soubor front-end databáze, která obsahuje všechny ostatní databázové objekty).

Všechny záznamy ve většině tabulek v databázi splňují podmínku, kterou můžete určit, zda chcete archivovat.

Příklad: Databáze se skládá z několika tabulek s různými typy povětrnostních data. Každý rok archivaci všechny tabulky.

  • Pokud máte všechny vyhledávací tabulky (tabulky, které používáte k ukládání hodnot pro vyhledávání, například poštovní směrovací čísla nebo oddělení), budete muset tato data importovat do nového back-end databázi.

  • Databáze musí archivovat ručně. Makro nelze použít pro tuto metodu.

Pravidelně přesouvat záznamy do tabulky archivu

Spustí dotaz, který slouží k výběru záznamů pro archivaci a data přidá do tabulky archivu a znovu spusťte dotaz a pravidelně vybere stejné záznamy (z původní tabulky) a odstraňte je.

Některé záznamy v tabulce vyhoví podmínce, které umožňují určit, zda chcete archivovat.

Příklad: Chcete-li archivovat knihovny transakce (zaškrtnutí nevýhody), pokud je zaškrtnuté políčko v datum aspoň jeden rok.

  • Možná bude potřeba řešení problémů spojených Referenční integrita, zejména pokud jsou na jedné straně Relace 1:N záznamy, které chcete archivovat. Další informace najdete v části o práci kolem referenční integritu .

Upozornění:  Pokud potřebujete použití parametrů v dotazech, by měl udělat tak, aby zpracovat parametry. V opačném rizika ztrátou dat.

Alternativní řešení referenční integrity

Pokud záznamy, které chcete archivovat se vztahují k záznamům v jiných tabulkách, bude pravděpodobně informace k alternativním řešením relace. Pokud záznamy, které chcete archivovat jsou záznamy "podřízené" (patří k straně "n" Relace 1:N ), je nejspíš bezpečně archivovat bez problém. Pokud jsou záznamy, které chcete archivovat "nadřazené" záznamy (patří k straně "1" Relace 1:N ), můžete archivovat jejich související "podřízené" záznamy dne:

  • Můžete zabránit v odstranění "nadřazené" záznamy. Pokud jste už přidán "nadřazené" záznamy k tabulce archivu to může způsobit problémy.

    - nebo -

  • Se stanou "vzniku osiřelých záznamů" – záznamy, které patří "nadřazenému", který neexistuje. V databázi, která používá záznamy "řádky" to může způsobit potíže s integrity dat a funkce.

Referenční integrita kontrolujte, Uděláte to takto:

  1. Zjistěte, jaké "podřízené" záznamů patří záznamy, které chcete archivovat. Například k archivaci záznamů materiálů, které jsou v knihovně půjčena, nejprve určete, zda je otevřeno transakce pro tyto uživatele, zda aktiva byly rezervovaný, ale ne vrátí.

  2. Udělejte něco z tohoto:

    • Pokud "podsložky" záznamy lze vždy bezpečně odstranit, ujistěte se, že vztah Vynutí referenční integritu, s kaskádové odstranění. Zajistíte tím, že budou odstraněny všechny související "podřízené" záznamy.

    • Pokud "podřízené" záznamy vždy nelze bezpečně, zvažte archivace všech tabulek v databázi.

    • Vytvoření dotazu, který slouží k výběru "nadřazené" záznamy, které neobsahují "podřízené" záznamy. Potom, výběrového dotazu použít při vytváření dotazů archivu (viz část pravidelně přesouvat záznamy do tabulky archivu) místo použití "nadřazené" tabulky.

Začátek stránky

Pravidelně nahradit tabulky

Pokud chcete archivovat všechna data v tabulce, můžete pravidelně nahradit tabulce prázdné kopírovat.

Důležité informace: Pokud tabulce archivujete souvisí s jinými tabulkami, můžete zkusit informace k alternativním řešením referenční integritu.

  1. V navigačním podokně vyberte tabulky, které chcete archivovat, stiskněte kombinaci kláves CTRL + C a stiskněte kombinaci kláves CTRL + V.

  2. V dialogovém okně Vložit tabulku jako v části Možnosti vloženízaškrtněte políčko Struktura pouzea klikněte na OK.

Access jmen výtisku jako kopie původní název tabulky.

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na původní tabulku a v místní nabídce klikněte na příkaz Přejmenovat .

Pojmenujte tabulku jiné označíte, co je obsahuje, například "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na prázdný kopírovat a v místní nabídce klikněte na příkaz Přejmenovat . Přejmenujte ji s názvem původní tabulky.

Začátek stránky

Pravidelně nahraďte všechny tabulky

Pokud používáte rozdělené databáze, můžete pravidelně nahradit všechny tabulky nahrazením prázdné kopii back-end databáze.

K tomuto účelu nejprve připravte výtisku prázdné. Pokud se změní návrh databáze, můžete znovu použít tuto prázdné kopii pokaždé, když archivujete. Archivovat jenom přejmenovat existující back-end databáze označíte, že je archivu a prázdné kopii uložit jako novou back-end databázi.

Příprava prázdné kopii back-end databáze

Nejdřív importujte definice tabulky pro všechny tabulky v back-end databázi.

  1. Na kartě soubor klikněte na Nový, vyberte prázdnou databázia potom klikněte na vytvořit.

  2. Zavřete tabulky Table1.

  3. Na kartě Externí Data ve skupině Import & odkaz na přístup.

  4. V dialogovém okně Načíst externí Data-databáze aplikace Access vyberte možnost importovat tabulky, dotazy, formuláře, sestavy, makra a moduly do aktuální databázea pak klikněte na Procházet.

  5. V dialogovém okně Otevřít vyberte back-end databázi. Klikněte na Otevřít a zavřete dialogové okno Otevřít soubor a potom klikněte na OK.

  6. V dialogovém okně Import objektů klikněte na Možnosti.

  7. V části Importovat tabulkyzaškrtněte políčko Pouze definici.

  8. Na kartě tabulky klikněte na tlačítko Vybrat vše, klikněte na tlačítko OKa potom na tlačítko Zavřít.

Pak přidání dat do libovolné vyhledávací tabulky ve výtisku prázdné. Pro každou vyhledávací tabulka v relaci proveďte následující kroky:

  1. Odkaz na vyhledávací tabulky v existující back-end databázi.

  2. Vytvoření přidávacího dotazu, která přidá všechny záznamy od původní výtisku.

Nahraďte prázdné kopii back-end databáze

Přejmenujte existující back-end databáze označíte, že je teď archivu. Potom otevřete prázdný kopii a uložit pomocí původní název back-end databázi.

  1. Klikněte na kartu soubor a potom klikněte na Uložit databázi jako. Můžete být vyzváni zavřete všechny otevřené objekty. v takovém případě klikněte na OK. Otevře se dialogové okno Uložit jako .

  2. V rozevíracím seznamu Uložit do (v horní části dialogu Uložit jako ) Ujistěte se, že soubor ukládáte na stejném místě jako původní back-end databázi.

  3. Do pole Název souboru zadejte název původního back-end databázi.

  4. V dialogovém okně Uložit jako typ vyberte Databáze aplikace Access (*.accdb).

Začátek stránky

Pravidelně přesouvat záznamy do tabulky archivu

Toto je čtyři kroky, které si žádá vytvořit prázdný kopii tabulky obsahující záznamy, které chcete archivovat, vytvoření přidávacího dotazu ke kopírování záznamy z původní tabulky do tabulky archivu, vytvoření Odstraňovací dotaz odebrat archivované záznamy z původní tabulky a nakonec vytvoření makra, které spouštění obou dotazů, které lze použít, když chcete archivovat. Tento zdánlivě složitý proces může být snadné, pokud použijete tento postup v pořadí, ve kterém jsou uvedeny níže:

Krok 1: Vytvoření tabulky archivu

Krok 2: Vytvoření přidávacího dotazu ke kopírování dat k tabulce archivu

Krok 3: Vytvoření odstraňovacího dotazu z původní tabulky: Odeberte data

Krok 4: Vytvoření makra pro spuštění přidat i odstraňovací dotazy

Krok 1: Vytvoření tabulky archivu

Chcete-li zachovat všechny archivované záznamy v jedné tabulce, provést tento krok jednou. Archiv tabulku, kterou vytvoříte v tomto kroku bude obsahovat všechny vaše archivované záznamy.

Chcete-li odstranit staré tabulky archivu když vytvoříte novou skupinu, místo provádění tohoto kroku můžete Vytvářecí dotaz zkopírujte data do archivu tabulky. K tomuto účelu přejděte ke kroku 2.

Použití nové tabulky archivu pokaždé, když archivujete, ale zároveň udržet staré tabulkách archiv, přejmenování tabulce archivovat staré před vytvořením nové. Pokud jsou archivace na základě data, vzhledem k tomu pojmenování staré tabulkách archivu podle rozsah dat, které představují.

  1. V navigačním podokně vyberte tabulku, která obsahuje záznamy, které chcete archivovat, stiskněte kombinaci kláves CTRL + C a potom stisknutím kombinace kláves CTRL + V.

  2. V poli Název tabulky odstranění slov Kopie a přidat podtržítko a slovo "archivu" název existující tabulky a klikněte na OK. Například pokud původní tabulky jmenuje transakce tabulce archivu se jmenuje Transactions_archive.

    Vložit tabulku jako

  3. V dialogovém okně Vložit tabulku jako v části Možnosti vloženívyberte Jen struktura.

Krok 2: Vytvoření přidávacího dotazu ke kopírování dat k tabulce archivu

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazy na Návrh dotazu.

  2. Použijte dialogové okno Zobrazit tabulku a přidejte tabulku se záznamy, které chcete archivovat a zavřete dialogové okno Zobrazit tabulku .

  3. V okně návrhu dotazu poklikejte na hvězdičku (*) v tabulce, který jste právě přidali. Název tabulky a hvězdičku se zobrazí v prvním sloupci návrhové mřížky dotazu.

    Poznámka: Hvězdička označuje, že bude dotaz obsahovat všechny sloupce z tabulky ve výsledku dotazu. Pokud používáte hvězdičky, pokud pole po přidání nebo odebrání z tabulky, se upraví i výstup dotazu.

  4. V okně návrhu dotazu poklikejte na pole, které chcete použít k určení vyžadovaného podmínky, který uchovává by splňovat předtím, než je archivovat. Pokud transakce tabulka obsahuje pole s názvem Zaškrtnuté políčko Datuma budou archivovány všechny záznamy, které toto datum je víc než jeden rok, poklikejte na pole a zobrazí se další prázdné sloupce návrhové mřížky dotazu.

    Návrhová mřížka dotazu

    Pokud chcete používání kritérií s dalších polí, opakujte tento krok.

  5. Použijte řádek kritérií Pokud chcete určit kritéria pro pole, která jste právě přidali. Například, můžete určit, že zaškrtnuté políčko datum musí být starší než 1. ledna 2019 pomocí výrazu < #1/1/2019 # v řádku kritéria .

    Pokud hodnoty kritérií změnit pokaždé, když archivujete, připomínat vašeho dotazu s výzvou k zadání vstupních hodnot. K tomuto účelu použijte parametru v řádku kritéria tak, aby dotazu požádá o zadání kritérií. Pokud chcete použít parametr, zadat pomocí výrazů, jak můžete obvykle by, ale místo zadanou hodnotu, používejte otázce stručný hranatých závorkách. Můžete třeba použít výraz < [archivace transakce dokončen před:], třeba takto:

    Výraz s parametrem

    Další informace o použití parametrů naleznete v článku Úvod k dotazům.

    Můžete taky pomocí řádku nebo můžete určit alternativní podmínky. Další informace o používání kritérií naleznete v článku Příklady kritérií dotazů.

    Tip: Pokud používáte k zadání kritérií pole kalendářního data, a chcete archivovat všechny záznamy, které nejsou starší než s aktuálním datem, zadejte <Date() v řádku kritéria pro pole datum.

  6. Udělejte něco z tohoto:

    Pokud jste již vytvořili tabulce archiv, přidání zadaný záznamů do tabulky pomocí přidávacího dotazu:

    1. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Typ dotazu na Přidávací.

    2. V dialogovém okně Přidat do pole Název tabulky vyberte název tabulky archivovat a klikněte na tlačítko OK.

      Přidat do

      V návrhové mřížce dotazu se zobrazí řádek Přidat do .

    3. Zrušte zaškrtnutí políčka řádku Přidat do pro všechna pole, které jste použili k zadání kritérií. (Pouze na hvězdičku má hodnotu pro Přidat do.)

      Řádek přidat do v návrhové mřížce dotazu

      Pokud jste nevytvořili tabulce archiv, pomocí vytvářecího dotazu k vytvoření tabulky archivu pomocí zadaného záznamů:

    4. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Typ dotazu na položku Vytvářecí.

    5. V dialogovém okně Vytvořit tabulku v poli Název tabulky zadejte název tabulky archivovat a klikněte na tlačítko OK.

  7. Stisknutím CTRL+S dotaz uložte.

Krok 3: Vytvoření odstraňovacího dotazu z původní tabulky: Odeberte data

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazy na Návrh dotazu.

  2. Použijte dialogové okno Zobrazit tabulku a přidejte tabulku, která obsahuje záznamy, které chcete archivovat. Zavřete dialogové okno Zobrazit tabulku.

  3. V okně návrhu dotazu poklikejte na hvězdičku (*) v tabulce, který jste právě přidali. Název tabulky a hvězdičku se zobrazí v prvním sloupci návrhové mřížky dotazu.

  4. V okně návrhu dotazu poklikejte na stejné pole, které jste použili k zadat podmínku v přidávacího dotazu.

  5. Použijte řádek kritérií Pokud chcete určit kritéria pro pole, která jste právě přidali. Další informace o používání kritérií naleznete v článku Příklady kritérií dotazů.

    Důležité informace: Pokud připojit nebo vytvářecího dotazu použít parametr, ujistěte se, že odstraňovací dotaz udělá příliš. Nezapomeňte také zadat stejnou hodnotu obou dotazů. Pokud chcete zadat hodnoty různých parametrů, může dojít ke ztrátě dat. Abyste předešli ztrátě dat, zvažte sběr hodnoty pomocí formuláře a po nich žádáte formuláři vstupní hodnoty dotazů. Další informace naleznete v článku Úvod k dotazům.

  6. Na kartě Návrh ve skupině Typ dotazu klikněte na Odstraňovací.

    Řádek Odstranit v návrhové mřížce dotazu se zobrazí.

    Řádek odstranit v návrhové mřížce dotazu

  7. Stisknutím CTRL+S dotaz uložte.

Krok 4: Vytvoření makra pro spuštění přidat i odstraňovací dotazy

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Makra a kód na tlačítko Makro.

  2. Klikněte na rozevírací šipku vedle tlačítka Přidat novou akcia pak klikněte na OtevřítDotaz.

    OtevřítDotaz se zobrazí argumenty.

  3. V poli Název dotazu vyberte (připojit nebo vytvářecích) dotaz, který jste vytvořili v kroku 2.

  4. Klikněte na rozevírací šipku vedle tlačítka Přidat novou akcia pak klikněte na OtevřítDotaz.

    OtevřítDotaz se zobrazí argumenty.

  5. V poli Název dotazu vyberte odstraňovací dotaz, který jste vytvořili v kroku 3.

  6. Stisknutím kombinace kláves CTRL + S uložte makro.

    Když chcete archivovat záznamy, spusťte makro.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×