Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.
Vaše organizace může být nutné zachovat dokumentů pro určité době kvůli dodržování právních, nebo jiné požadavky, business. Ale pokud vaše organizace sleduje dokumenty delší než povinná, vytvořit nepotřebných právní rizika. Odstranění zásadami dokumentu, můžete včasným snížení rizika automaticky odstraněním dokumentů na webu po určité době – například odstraňovat dokumenty v uživatelů Onedrivu pro firmy webů pět let, po byly dokumenty vytvořené.
Odstranění zásady dokumentu jsou výkonné ještě flexibilní – například můžete provést tyto akce:
-
Vlastníci webu vyberte ze zásad, které centrálně vytvářet a spravovat. Můžete taky povolit vlastníci webů budou moci úplně odhlásit, pokud se rozhodnete, že zásadu, nebudou mít vliv na jejich obsah.
-
Vynucení jednoho povinné zásad na všech webech v kolekci webů, například všechny Onedrivu pro firmy weby nebo dokonce vynucení zásady pro všechny kolekce webů vytvořené z konkrétní kolekce šablonu, jako je šablona týmový web.
-
Výchozí zásady poskytněte výchozí pravidlo, které se automaticky použije bez zásahu vyžadované vlastníci webů.
-
Vytvoření zásad, které obsahuje několik odstranění pravidel, které vlastník webu můžete vybírat.
Vytvoření a správě zásad odstranění dokument v centru dodržování předpisů zásad.
Kdy použít zásady odstranění dokumentů
Kromě zásady odstranění dokumentů SharePoint serveru 2016 poskytuje tyto zásady uchovávání informací pro obsah webu:
Každý typ zásad je nejvhodnější pro určitý typ webu nebo data. Například může mít vaše organizace vysoce strukturovaných web, který používá typy obsahu, třeba finanční web pro smlouvy nebo znalostní bázi knowledge base články. V takovém případě můžete zásady typu obsahu. Nebo vaše organizace může být nutné zachovat právní dokumenty, v takovém případě můžete pomocí typů obsahu a centra záznamů implementace plánu souborů.
Odstranění zásady dokumentu nezastavíte Správa nebo informace zásadám správy záznamů, které fungují nejlépe s strukturovaných dat a typy obsahu. Místo toho používejte zásady odstranění dokument budete potřebovat pro správu obecně automatické odstranění Nestrukturovaná data, jako je OneDrive pro firmy weby a týmové weby.
Pokud použijete zásady odstranění dokumentu na web, který už používá zásad správy informací, tyto zásady ignorovány během je použita zásada odstranění dokumentu. To znamená, že byste měli naplánovat pro web použít pouze zásady určeny strukturovaná a nestrukturovaná obsah, ne oba. Další informace o způsobu dokumentu odstranění zásady přepíší jiné zásady najdete v článku použít nebo odebrání zásad odstranění dokumentu webu.
Na rozdíl od jiných zásady dokumentu odstranění zásady dopracování pouze knihovnách, nikoli seznamů.
Odstranění zásady a pravidla
Odstranění zásad dokument obsahuje jednu nebo více odstraňte pravidla, které určují:
-
Časové období, dokud odstranění.
-
Jestli se má vypočítat datum odstranění ze kdy byl dokument vytvořený nebo poslední změny.
-
Jestli chcete odstranit dokument trvale nebo do koše.
Pokud zásadu obsahuje více než jedno pravidlo, vlastníci webů vyberte pravidlo, které nejlépe odpovídá jejich obsah.
Zásady a přiřazení
Po vytvoření zásad odstranění dokumentu můžete přiřadit ho šablony kolekce webů – například můžete přiřadit zásadu na OneDrive pro firmy šablony tak, aby zahrnovala každý uživatel Onedrivu pro firmy. Pokud zásadu přiřadit k šabloně kolekce webů, toto nastavení se projeví ke všem kolekcím webů už vytvořený ze šablony, kromě některé kolekce webů vytvořené z této šabloně v budoucnu.
Můžete taky přiřadit zásadu určité kolekci webů, ale uděláte tak přepsání všech zásad, které byly přiřazeny této šabloně kolekce webů. Může například přiřadit zásady šablona týmový web, ale pak přepsat použitím jinou sadu zásad pro určité kolekci webů vytvořili pomocí této šablony.
Jedna povinné zásada nebo několik zásad můžete vybírat
Přiřadit zásadu, můžete nastavit povinný, takže je možné stanovit tuto zásadu a, která se bude používat pro všechny weby v kolekci webů. Vlastníci webu nejde vyjádření výslovného nesouhlasu povinné zásady, což znamená, že dokumenty v síti podléhá zásad odstranit bez ohledu na to, co.
Místo nastavení jednoho zásad povinná, můžete také přiřadit několik zásad kolekce webů, které umožňuje každý vlastník webu vyberte zásadu, pomocí které platí pro své weby nebo dokonce úplně se odhlásit. Můžete například vytvořit jednu zásady pro obecné firemní dokumenty a jiné pro finanční dokumenty, které máte plán různých uchovávání informací. Vlastník webu často věděli, nejlepší jaký obsah obsahuje své weby a proto použití zásad odstranění dokumentu. Jednotlivých webů můžou obsahovat jedinou je použita zásada.
Jedno pravidlo nebo několika pravidel můžete vybírat
Zároveň každého zásadu může obsahovat více pravidel – například odstranění zásad pro obecné firemní dokumenty může mít dvě pravidla:
-
Dokumenty, které nepotřebujete uchovávání informací založené na právní závazky nebo probíhající obchodních potřeb neměli zachovají víc než jeden rok od vytvoření.
-
Dokumenty potřebné pro použití aktivní, probíhající firmy, které jsou potřebné pro víc než jeden rok, neměli uchovávají pro více než tři roků k vytvoření.
Vlastník webu můžete zjistit, že svou síť obsahuje obchodní dokumenty, vyberte tuto zásadu odstranění a pak vyberte příslušné pravidlo ze zásad. Můžete vybrat vytvořit pravidlo pouze ze zásad použitého na web (ne z libovolné zásady) a pravidla platí pro všechny knihovny dokumentů na webu.
Vztah mezi kolekcí webů, zásady a pravidla
Základní relace je následující:
Kolekce webů nebo šablonou kolekce webů můžete mít jeden další zásady přiřazenou a každý z těchto zásady může mít jedno nebo více pravidel. Však může být jedinou zásada, která je aktivní na jeden web s a může být jenom jedna odstranění pravidlo, které je aktivní kdykoli pro knihovny na webu.
Dědění zásad odstranění dokumentů
Například oprávnění navigace a mnoho dalších funkcí webu se dědí zásady odstranění dokumentu. Vlastník webu můžete vybrat zásad odstranění dokumentů pro jejich webu a všech podřízených webů dědí zásady z nadřazeného webu. Některé vlastníky podřízeného webu může přerušit dědičnost oprávnění tak, že vyberete kombinaci pravidlo a jiné zásady a tuto zásadu platí pro všechny podřízené weby, dokud znovu je přerušené dědičnosti.
Přiřazení zásad odstranění dokument poprvé
Je důležité pochopit, že časové období určený pro dokument zásady odstraňování znamená, že čas od vytvořené nebo změněné not čas od zásady přidělené dokumentu. Může například vytvořit zásady odstranění dokumentu, které se trvale odstraní dokumenty dva roky po byla vytvořená a pak tuto zásadu přiřadit kolekce šablonu webu, odkud jsou několik kolekce webů vytvořené čtyři nebo pět lety. V tomto případě je pravděpodobné, že existující kolekce webů obsahovat spousty dokumentů, které jsou již starší než dva roky nastavil zásady odstraňování – znamená to, že velkým objemem odstraní brzy po jeho přiřazení zásady odstranění dokumentu pro první čas.
Když poprvé přiřadit zásadu, jsou vyhodnoceny všechny dokumenty na webu a Jestliže kritérium nesplňuje, budou odstraněny. To platí pro všechny existující dokumenty, stačí nové dokumenty vytvořené od zásady přidělené. A mějte na paměti, že časové období je stáří každý dokument není čas ze kdy nejdřív přidělené zásadu.
Proto před můžete přiřadit zásadu webu poprvé, nejdřív zvažte stáří existující obsah a jak zásady mohou ovlivnit existujícího obsahu. Můžete také sdělovat nové zásady vlastníci webů před přiřazení, a udělte tak jejich čas posuďte možný dopad.
Prodlevy k šíření zásady
Po přiřazení zásady ke kolekci webů, vlastníci webů pomocí odkaz Zásady odstranění dokumentu na stránce Nastavení webu zobrazení a používání zásad k dispozici pro daný web.
Odkaz Dokumentu odstranění zásady nezobrazí, dokud přiřadili zásady kolekce webů. Také propojení se nezobrazuje hned po zásady byly přiřazeny na web, může být až 24 hodin prodlevy ze kdy zásady přiřazené začalo odkaz Zásady odstranění dokumentu
Fungování zásady odstranění dokumentu se místních zásad
Místní archiv zajistíte veškerý obsah zachování pro určité období, zatímco zásadu dokumentu odstranění zajišťuje, že, že veškerý obsah je odstraněny po určité době.
Pokud potřebujete zachovat dokumentů pro určitou dobu, můžete ve spojení s zásadu odstranění zásad blokování na místě. Například může držíte dokumenty tři roky po jsou změny a pak nastavit zásady odstraňování odstranit tyto dokumenty třech letech po poslední změny.
Všimněte si, že zásadu odstranění nedají přepsat blokování na místě. Pokud na webu je přidržený a odstranění zásad dokumentu odstraní dokumentu, pak dokument se zachová v knihovně uchovávání podržte stejným způsobem jako v případě, že dokument byl odstraněn ručně. Další informace najdete v tématu Přehled na místě, podržte v SharePoint serveru 2016.
Oprávnění
Členy týmu dodržování předpisů, kteří budou používat centru dodržování předpisů zásad potřebujete oprávnění k oběma zásad center a web kolekce ke kterým se použije zásady. Doporučujeme, aby se:
-
Vytvoření skupiny zabezpečení, která obsahuje všechny uživatele v centru dodržování předpisů zásad – nejspíš týmu dodržování předpisů.
-
V centru dodržování předpisů zásad přidejte skupinu zabezpečení do skupiny vlastníků kolekce webů.
-
Ve všech kolekcích webů, které chcete přiřadit zásady odstranění dokument přidejte skupinu zabezpečení do skupiny vlastníků kolekce webů.
