Zvýšení výkonu pomocí prahových hodnot odchylek v Office Projectu 2007

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Od Bonnie Bianfore

Porovnání odchylek nákladů a odchylek plánování s nastavenými mezními hodnotami projektu je skvělým způsobem, jak sledovat výkon a získat včasná upozornění na zpoždění a překročení.     Dřív než ale budete moct vidět, jestli máte náskok nebo jste naopak pozadu, měli byste v plánu a rozpočtu projektu nastavit mezní hodnoty odchylek. Microsoft Office Project 2007 umí vypočítat odchylky plánování a nákladů za vás. Vlastní pole jsou ale tím, co vám umožní ukládat mezní hodnoty a vypočítat odchylky vzhledem k mezním hodnotám. V tomto článku se dozvíte, jak v Office Projectu 2007 nastavíte mezní hodnoty nákladů a plánu a v Microsoft Office Excelu 2007 porovnáte odchylky s těmito mezními hodnotami. Dál se naučíte zvýraznit stav odchylek v Office Projectu 2007 a Office Excelu 2007 pomocí vizuálních indikátorů.

V tomto článku:

Výpočet odchylek v Office Projectu 2007

Porovnání odchylek a mezních hodnot

Jednoduchá interpretace dat odchylek v Office Projectu 2007

Předcházení zpoždění a překročení

Výpočet odchylek v Office Projectu 2007

Office Project 2007 umí vypočítat odchylky a výkon projektu. Před provedením těchto výpočtů ale musíte dokončit jeden zásadní úkol: musíte uložit směrný plán svého projektu. Tato zcela zásadní drobnost představuje plán, který vytváříte pro plánování, náklady a ostatní míry projektu, se kterým účastníci souhlasí. Bez něj nebude mít Office Project 2007 žádné cíle, kterých byste chtěli dosáhnout, a nebude moct posílat oznámení v případě, že se projekt nebude držet plánu.

Použití analýzy vytvořené hodnoty k měření výkonu

Jedním z problémů je, že pole základní odchylky neumožňují jednoduše určit, které úkoly se drží plánu a které mají potíže. Procentuální vyjádření je mnohem jednodušší než odchylky v množství korun nebo v datech, protože procentuální vyjádření funguje bez ohledu na to, v jaké fázi se projekt nachází, nebo kolikrát jste směrný plán upravovali.

Jaké poměrové vyjádření výkonu vám pomůže zhodnotit výkon projektu? Jak víte, porovnání skutečných hodnot a odhadů může být zavádějící. Předpokládejme, že projekt spotřeboval polovinu odhadované doby trvání a rozpočtu. To, jestli se jedná o dobrou zprávu, závisí na množství dokončené práce na projektu. Analýza vytvořené hodnoty jasně vyhodnotí průběh projektu tak, že porovná odhadované a skutečné hodnoty s množstvím dokončené práce.

Než se na poměry analýzy vytvořené hodnoty ke sledování výkonu podíváme, musíme pochopit podkladové míry:

  • Rozpočtované náklady plánovaných prací (BCWS) jsou náklady podle směrného plánu k datu stavu úkolů naplánovaných v plánu projektu: kolik plánujete k datu stavu utratit, bez ohledu na to, jestli jste úkoly dokončili. Pokud jsou třeba náklady na úkoly, které se mají dokončit 30. září 2008, 10 000 Kč, potom jsou rozpočtované náklady plánovaných prací k tomuto datu taky 10 000 Kč.

  • Skutečné náklady provedených prací (ACWP) představují náklady na provedené úkoly k datu stavu, bez ohledu na to, kolik jste jich dokončili. Skutečné náklady provedených prací k 30. září 2008 představují to, co jste k tomuto datu utratili.

  • Rozpočtované náklady provedených prací (BCWP) jsou analýzou vytvořené hodnoty, protože měří náklady, které jste odhadli pro dokončenou práci, nebo získali k datu stavu. Pokud rozpočtované náklady pro dokončené úkoly jsou 15 000 Kč, rozpočtované náklady provedených prací jsou 15 000 Kč, pokud jste tyto úkoly dokončili dříve, později nebo včas.

Použití poměrů vytvořené hodnoty pro porovnání s mezními hodnotami

Analýza vytvořené hodnoty používá k vyhodnocení výkonu plánu a nákladů několik poměrů, včetně odchylky plánování, odchylky nákladů, indikátoru plnění plánu a ukazatele čerpání nákladů. Nejvhodnějšími nástroji pro porovnávání vzhledem k mezním hodnotám jsou funkce pro výpočet poměrů a další nové funkce Office Projectu 2007.

  • Odchylka nákladů vytvořené hodnoty (v Office Projectu 2007 pole odchylky nákladů (CV)) zobrazuje rozdíl mezi odhadovanými a skutečnými náklady dokončené práce (rozpočtované náklady provedených prací minus skutečné náklady provedených prací). Pokud je odchylka nákladů záporná, skutečné náklady jsou větší než rozpočtované a úkol je nad rozpočet.

  • Odchylka nákladů v procentech je odchylka nákladů přidané hodnoty vyjádřená v procentech odhadovaných nákladů na dokončenou práci: [(rozpočtované náklady provedených prací – skutečné náklady provedených prací) / rozpočtované náklady provedených prací] X 100. Předpokládejme třeba, že rozpočtované náklady provedených prací jsou 10 000 Kč a skutečné náklady provedených prací jsou 12 000 Kč. Odchylka nákladů se rovná 10 000 Kč – 12 000 Kč, neboli – 2 000 Kč. Dokončená práce stojí o 2 000 Kč víc, než jste naplánovali v rozpočtu. Odchylka nákladů v procentech (CV%) se pak rovná (– 2 000 Kč / 10 000 Kč) X 100, neboli 20 %.

    Odchylka nákladů v procentech je ideální pro porovnání s mezní hodnotou odchylky nákladů.

  • Odchylka plánování vytvořené hodnoty (v Office Projectu 2007 pole odchylky plánování (SV)) zobrazuje rozpočtované náklady provedených prací minus rozpočtované náklady plánovaných prací, tedy rozdíl mezi očekávanými náklady provedené práce a práce, kterou plánujete dokončit k datu stavu. Pokud je odchylka plánování záporná, dokončili jste méně práce, než jste plánovali, a jste pozadu za plánem.

  • Odchylka plánování v procentech (SV%) je odchylka plánování přidané hodnoty vyjádřená v procentech rozpočtových nákladů na plánovanou práci: [(rozpočtované náklady provedených prací – rozpočtované náklady plánovaných prací) / rozpočtované náklady plánovaných prací] X 100. Odchylka plánování v procentech zobrazuje odchylku plánování jako procento naplánované práce. Zvažme třeba stejnou hodnotu rozpočtovaných nákladů provedených prací ve výši 10 000 Kč a 9 000 Kč. Odchylka nákladů se rovná 10 000 Kč – 9 000 Kč, neboli – 1 000 Kč. Plánovaná práce stojí o 1 000 Kč méně než dokončená práce, což znamená, že jste dokončili víc práce, než jste plánovali, a máte před plánem náskok. Odchylka plánování v procentech se rovná (1 000 Kč / 10 000 Kč) X 100, neboli 10 %.

    Odchylka plánování v procentech je ideální pro porovnání s mezní hodnotou odchylky plánování.

Začátek stránky

Porovnání odchylek a mezních hodnot

Se semaforem je to jednoduché: zelená znamená jeď, oranžová (žlutá) pozor a červená zastav. Mezní hodnoty projektu jsou takovým semaforem. Nastavením mezních hodnot, které určují, jestli projekt běží hladce, narazil na pár zádrhelů nebo míří do problémů, získáte přehled o stavu svého projektu a možnost rozhodnout se, jaké akce je potřeba podniknout.

Určováním mezních hodnot definujete hraniční body, které vlastně dávají výkonu projektu zelenou, oranžovou (žlutou) nebo červenou, v závislosti na odchylkách plánování a nákladů.

Maximální přijatelný výkon třeba může představovat hodnota 5 % nad rozpočet nebo za plánem. Mezní hodnota 10 % by znamenala, že je načase provést opravnou akci. Pokud se poměr pohybuje mezi 5 a 10 procenty, je potřeba úkoly pečlivě sledovat, abyste se ujistili, že se situace nezhorší.

Začátek stránky

Jednoduchá interpretace dat odchylek v Office Projectu 2007

Pokud do tabulky v Office Projectu 2007 zahrnete sloupce pro odchylku nákladů v procentech a odchylku plánování v procentech, můžete si hlídat záporná čísla, která značí, že úkoly jsou pozadu za plánem nebo nad rozpočet. Ideálním řešením je zjistit, které úkoly máte sledovat a které vyžadují akci.

Díky grafickým indikátorům v Office Projectu 2007 jsou tyto situace snadno viditelné. Pokud je třeba odchylka nákladů v procentech nebo odchylka plánování v procentech menší než – 10 %, náklady nebo plán překročili mezní hodnoty a zobrazí se červené světlo.

Pokud chcete zobrazit semafory pro čerpání nákladů založené na předem určených mezních hodnotách, proveďte tento postup:

  1. Vytvořte vlastní pole zobrazující odchylku nákladů v procentech jako grafický indikátor: V nabídce Nástroje vyberte Přizpůsobit a pak vyberte Pole.

  2. V dialogovém okně Vlastní nastavení polí v rozevíracím seznamu Typ vyberte Číslo.

  3. Vyberte vlastní číselné pole, například Číslo 1.

  4. Pokud chcete vlastní pole smysluplně pojmenovat, klikněte na Přejmenovat. V dialogovém okně Přejmenovat pole zadejte název, třeba Odchylka nákl.%. Klikněte na OK.

  5. Pokud chcete nastavit vlastní pole, aby se rovnalo odchylce nákladů v procentech, klikněte na Vzorec. V dialogovém okně Vzorec pro Odchylka nákl.% klikněte na Pole, přejděte na Náklady a potom vyberte CV%. Klikněte na OK.

  6. Ve skupinovém rámečku Zobrazit hodnoty klikněte na tlačítko Grafické indikátory.

  7. V dialogovém okně Grafické indikátory pro Odchylka nákl.% definujte první podmínku kontroly hodnot CV%, které překračují mezní hodnotu:

    1. Klikněte do prvního řádku Podmínka pro 'Odchylka nákl.%' a v rozevíracím seznamu vyberte je menší než.

    2. Do prvního řádku Hodnoty zadejte –10 (nepoužívejte znak procent).

    3. Klikněte do prvního řádku Obrázek, ve sloupci rozevíracího seznamu s obrázky vyberte červené kolečko, protože hodnota CV% menší než – 10 znamená, že úkol je nad rozpočet o víc než 10 %.

      Poznámka : Pokud pro všechny úkoly používáte stejné mezní hodnoty, můžete test nadefinovat s použitím stejných čísel mezních hodnot. Pokud chcete odchylku úkol od úkolu, přiřaďte mezní hodnoty ostatním vlastním polím a pak ve sloupci Hodnoty vyberte požadovanou mezní hodnotu.

  8. Ve druhém řádku Podmínka pro 'Odchylka nákl.%' vyberte je větší než. Do odpovídajícího řádku Hodnoty zadejte –5 a v řádku Obrázek vyberte zelené kolečko.

  9. Ve třetím řádku Podmínka pro 'Odchylka nákl.%' vyberte je větší než nebo rovno. Do odpovídajícího řádku Hodnoty zadejte –10 a v řádku Obrázek vyberte žluté kolečko. Klikněte na OK.

Poznámka : Vzhledem k tomu, že Office Project 2007 zpracovává podmínky popořadě, třetí podmínka zachytí hodnoty, které jsou větší než – 10 ale menší než – 5.

Nastavení grafického indikátoru a umožňuje porovnávat odchylek mezní hodnoty
Obrázek 1: Nastavení grafických indikátorů pro porovnání odchylek a mezních hodnot

Poznámka :  Zobrazení semaforů pro plnění plánu je podobné, jediným rozdílem je používání pole SV% místo pole CV%.

Postup zobrazení grafických indikátorů v tabulce Office Projectu 2007:

  1. V nabídce Zobrazení vyberte Tabulky: a potom vyberte Další tabulky.

  2. V dialogovém okně Další tabulky vyberte tabulku a klikněte na Použít.

  3. Pravým tlačítkem klikněte na záhlaví sloupce.

  4. V místní nabídce vyberte Vložit sloupec.

  5. V dialogovém okně Definice sloupce vyberte v rozevíracím seznamu Název pole vlastní pole. V návaznosti na předchozí příklad vyberte (Číslo 1) Odchylka nákl.% a potom klikněte na OK.

Poznámka :  Můžete vytvořit novou tabulku, která bude zobrazovat vlastní míry odchylky. Uděláte to tak, že v nabídce Zobrazení vyberete Tabulky: a potom Další tabulky. V dialogovém okně Další tabulky klikněte na Nová. V dialogovém okně Definice tabulky zadejte název tabulky a pole, která chcete do tabulky zahrnout.

Sloupec zobrazuje stav vašich úkolů pomocí zeleného, žlutého a červeného světla, jak je vidět na Obrázku 2.

Vyhodnocení náklady a výkonu pomocí grafické indikátory
Obrázek 2: Vyhodnocení nákladů a výkonu pomocí grafických indikátorů

Na Obrázku 2 můžete vidět rozdíl mezi odchylkou vytvořené hodnoty a základní odchylkou. Třeba odchylka nákladů je pro úkol Návrh prezentace kladným číslem (60 Kč), protože skutečné náklady jsou větší než náklady směrného plánu. Odchylka nákladů v procentech (CV%) má ale zápornou hodnotu (– 6 %). Obě odchylky značí, že náklady jsou nad rozpočet.

Začátek stránky

Předcházení zpoždění a překročení

Office Project 2007 můžete použít pro výpočet odchylek plánování a nákladů a vyhodnocení plnění projektu. Grafické indikátory umožňují snadno zjistit, které úkoly jdou podle plánu a které úkoly vyžadují vaši pozornost.

Účastníci projektu a členové týmu ale bohužel často těmto metrikám, které jsou pro projektové manažery samozřejmostí, nerozumí. Pokud se chcete naučit převádět tyto informace o odchylkách do formy, která bude pochopitelná i pro širší publikum, přečtěte si článek stránky Základy pro práci Tipy pro sdělování informací o odchylkách projektu.

Začátek stránky

O autorce:    Bonnie Biafore je profesionálka v oblasti řízení projektů (Project Management Professional – PMP) certifikovaná organizací Project Management Institute (PMI). Působí jako poradkyně, školitelka a přednášející a je autorkou několika oceněných knih o investování, osobních financích a řízení projektů, včetně publikace On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×