Zvýšení efektivity zadávání dat pomocí vyhledávacích polí

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Vytvořením vyhledávacího pole v tabulkách aplikace Microsoft Office Access je možné pomoci zvýšit efektivitu procesu zadávání dat v databázi. Vyhledávací pole může zobrazovat uživatelsky přívětivou hodnotu vázanou na jinou hodnotu ve zdrojové tabulce dat nebo seznamu hodnot. Vyhledávací pole může například zobrazovat jméno kontaktu vázané na identifikační číslo odpovídajícího kontaktu v jiné tabulce, dotazu či seznamu.

V tomto článku jsou vysvětleny typy vyhledávacích polí a je zde uvedeno, jak a kdy mají být jednotlivé typy těchto polí vytvářeny.

Co chcete udělat?

Výběr typu vyhledávací pole

Vytváření vyhledávacích polí

Použití několika hodnot ve vyhledávacím poli

Odebrání vlastnosti vyhledávání

Volba typu vyhledávacího pole

Vyhledávací pole zobrazuje seznam hodnot, ze kterých si může uživatel zvolit. Díky tomu může být zadávání dat rychlejší a přesnější. Pokud data zadávaná do pole již existují v jiné tabulce, můžete zabránit jejich duplikaci a možným chybám způsobeným opakovaným zadáním dat. Vyhledávací pole mohou být jednoduchá nebo složitá. Jednoduchá vyhledávací pole umožňují uložit jednu hodnotu, zatímco složitá vyhledávací pole nebo vyhledávací pole s více hodnotami umožňují uložit více hodnot, které jsou zobrazeny v seznamu či v poli se seznamem. Pro každou položku v poli s více hodnotami je zobrazovaná hodnota „vyhledána“ na základě odpovídající vázané hodnoty. Jestliže je vyhledávací pole zobrazeno v datovém listu nebo je k němu získán přístup, je označováno jako vyhledávací sloupec. Je možné vytvořit dva typy vyhledávacích polí, a to vyhledávací seznam a seznam hodnot.

Použití vyhledávacího seznamu

Pokud je vyhledávací pole založeno na vyhledávacím seznamu, budou data pole získávána z existující tabulky či dotazu v databázi. Při tomto typu vyhledávání jsou tabulky ve vzájemné relaci a pokud se změní hodnoty ve zdroji dat, budou ve vyhledávacím poli k dispozici aktuální data.

Použití seznamu vyhledávacích hodnot

Pokud je vyhledávací pole založeno na seznamu vyhledávacích hodnot, budou data vyhledávacího pole získávána ze seznamu hodnot zadaných při vytváření pole. Tento typ vyhledávacího pole je ideální v případě, že máte k dispozici omezenou sadu hodnot, které se často nemění.

Vytvoření vyhledávacích polí

Vyhledávací pole lze vytvořit v návrhovém zobrazení nebo v zobrazení Datový list. Chcete-li změnit existující pole na vyhledávací pole, změňte v návrhovém zobrazení datový typ. Jestliže chcete přidat nové vyhledávací pole, použijte jako zdroj dat pro toto pole existující tabulku či dotaz, nebo vytvořte vlastní seznam hodnot. V následujících částech jsou vysvětleny oba způsoby vytváření vyhledávacích polí.

Vytvoření vyhledávacího pole založeného na zdroji dat typu tabulka nebo dotaz

  1. Otevřete tabulku v zobrazení Datový list a klikněte na záhlaví sloupce, kde chcete vytvořit vyhledávací pole.

  2. Klikněte na datový typ vyhledávání a relace.

    Zobrazení vyhledávacího pole

  3. V Průvodci vyhledáváním vyberte možnost Hodnoty pro vyhledávací pole získat z jiné tabulky nebo dotazu a potom klikněte na tlačítko Další.

Poznámka: Jestliže je vyhledávací pole propojeno se seznamem služby SharePoint, je nutné provádět všechny úpravy dat v seznamu služby SharePoint.

  1. Chcete-li vybrat zdroj hodnot vyhledávacího pole, klikněte na přepínač Tabulky, Dotazy či Oboje.

Pokud aplikace je určená pro Web, ale zdrojové tabulky je v režimu klienta, musí být číselné primárního klíče nebo aplikace Access zobrazí chybová zpráva. V takovém případě musíte nejdřív vytvořit číselné primární klíč pro tabulku v návrhovém zobrazení a vraťte se do režimu Web k vytvoření vyhledávacího pole. Další informace o navrhování tabulky v režimu webové zobrazíte vytvoření databáze pro sdílení na webu.

  1. Vyberte tabulku nebo dotaz ze seznamu a potom klepněte na tlačítko Další.

  2. Ze seznamu Dostupných polí vyberte pole, které chcete přidat a klikněte > Přidat do seznamu vybraná pole s cílem. Zkontrolujte, že je vybrané pole nebo pole se zobrazí v seznamu vybrané pole opakujte přidávání dalších polí, dokud nepřidáte všechny povinná a klikněte na tlačítko Další.

  3. Jestliže jste vybrali více polí a chcete zadat možnosti řazení pro vyhledávací pole, klikněte na šipku dolů vedle prvního pole pro řazení a potom klikněte na název pole, podle kterého chcete hodnoty řadit.

  4. Chcete-li změnit pořadí řazení, klikněte na tlačítko Vzestupně a potom na tlačítko Další.

  5. Chcete-li upravit šířku vyhledávacího pole, přetáhněte pomocí myši okraj sloupce do požadované šířky a potom klikněte na tlačítko Další.

Poznámka: Šířku sloupce vyhledávacího pole můžete upravit, ale pokud sloupec zúžíte tak, že nebude viditelný, nebude zobrazen.

Tip: Nechte políčko Skrýt klíčového sloupce zaškrtnuté tak, aby každý, kdo používá vyhledávací sloupec uvidí jenom hodnoty, které mají mít možnost vidět v oblasti a nikoli hodnoty v poli primárního klíče.

  1. Zadejte název popisku vyhledávacího pole.

  2. Chcete-li vytvořit vyhledávací sloupec s více hodnotami, zaškrtněte políčko Povolit více hodnot.

Poznámka: Aby bylo možné uložit více hodnot, musí být zaškrtnuté Povolit více hodnot. Naleznete v části, kdy se má povolit více hodnot ve vyhledávacím poli.

Výběr možnosti vyhledávání s více hodnotami v Průvodci vyhledáváním

  1. Klikněte na tlačítko Dokončit, klikněte na kartu Soubor a potom klikněte na Uložit.

Tip: Ověření nebo změna vlastností vyhledávacího pole, otevřete tabulku v návrhovém zobrazení a vlastnosti jsou k dispozici na kartě vyhledávání v podokně Vlastnosti pole.

Použití tabulky nebo dotazu jako zdroje dat pro vyhledávací pole

začátek stránky

Vytvoření vyhledávacího pole založeného na seznamu hodnot

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, se kterou chcete pracovat, a poté klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. Klikněte na buňku ve sloupci Datový typ, který odpovídá sloupce, který chcete určit jako vyhledávací pole, klikněte na šipku dolů a vyberte datový typ a poté klikněte na Průvodce vyhledáváním.

Poznámka: Pokud aplikace Access zobrazí zprávu, že nemůže Průvodce vyhledáváním spustit, změňte datový typ pole.

  1. V Průvodci vyhledáváním klikněte na přepínač Hodnoty zadá uživatel a poté klikněte tlačítko Další.

  2. Na další stránce průvodce zadejte požadovaný počet sloupců vyhledávacího seznamu.

Poznámka: Šířku sloupce vyhledávacího pole můžete upravit, ale pokud sloupec zúžíte tak, že nebude viditelný, nebude zobrazen.

  1. Zadejte požadované hodnoty zobrazené v seznamu vyhledávání a klikněte na Další.

Můžete upravovat seznam hodnot přímo do textového pole Zdroj řádků z vlastností vyhledávacího pole.

  1. Pokud jste v kroku 4 zadali více sloupců, je nutné zvolit sloupec, který bude sloužit k jedinečné identifikaci každé hodnoty. V poli Dostupná pole klikněte dvakrát na sloupec, který chcete použít k jedinečné identifikaci každé hodnoty, a potom klikněte na tlačítko Další.

Poznámka: V případě, že jste v kroku 4 nezadali více sloupců, tento krok se nezobrazí.

  1. Na další stránce průvodce zadejte název popisku vyhledávacího pole.

  2. Pokud vytváříte vyhledávací sloupec s více hodnotami, zaškrtněte políčko Povolit více hodnot.

    Poznámka: Aby bylo možné uložit více hodnot, musí být zaškrtnuté Povolit více hodnot. Naleznete v části, kdy se má povolit více hodnot ve vyhledávacím poli.

  3. Klikněte na tlačítko Dokončit a kliknutím na tlačítko Ano uložte provedené změny.

Začátek stránky

Kdy povolit ve vyhledávacím poli více hodnot

Zobrazení více hodnot ve vyhledávacím poli je vhodné povolit v případě, že při používání databáze nastává některý z následujících stavů:

  • Máte aktuální seznam hodnot, který uživatelům umožňuje zvolit si při zadávání dat z několika možností.

  • Databáze často získává přístup k webu služby SharePoint.

  • Databáze je propojena s webem služby SharePoint.

Použití více hodnot v poli je sice užitečné, ale pokud databázi přesunete na server, může být omezena její funkčnost.

Upozornění: Jakmile vytvoříte vyhledávací pole s více hodnotami, jehož zdrojem dat je existující tabulka, budete moci změnit datový typ a velikost vyhledávacího pole až po odstranění relací.

Nastavení nebo změna vlastností vyhledávacího pole

Při použití Průvodce vyhledáváním jsou vlastnosti vyhledávacího pole nastaveny automaticky. Změnou těchto vlastností však můžete změnit chování vyhledávacího pole.

  • V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, se kterou chcete pracovat, a poté klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  • Klikněte na pole, jehož vlastnosti vyhledávání chcete změnit.

  • Klikněte na kartu Vyhledávání.

  • Klikněte na šipku rozevíracího seznamu vedle vlastnosti, kterou chcete změnit, a vyberte požadovanou položku.

V následující tabulce je uveden seznam vlastností vyhledávacího pole, které můžete nastavit nebo změnit.

Vlastnost

Akce

Zobrazit ovládací prvek:

V závislosti na typu ovládacího prvku je možné nastavit tuto vlastnost na jednu z následujících možností:

Zaškrtněte políčko logická v polích.

  • Textové pole     Zobrazí obsah zadané uživatelem.

  • Seznam     Zobrazí se seznam hodnot v otevřeném okně.

  • Pole se seznamem     Ukazuje vybraných hodnot po zavření a k dispozici seznam hodnot při otevření.

Poznámka: Nastavení Zobrazit ovládací prvekvlastnost do Textového pole nebo zaškrtněte políčko zakáže vyhledávání.

Typ zdroje řádků:

Zvolte, zda mají být hodnoty vyhledávacího pole importovány z jiné tabulky či dotazu, nebo ze zadaného seznamu hodnot. Můžete také zvolit, že mají být do seznamu importovány názvy polí v tabulce nebo dotazu.

Zdroj řádků:

Zadejte tabulku, dotaz nebo seznam hodnot poskytující hodnoty pro vyhledávací pole. Je-li vlastnost Typ zdroje řádků nastavena na možnost Tabulka či dotaz nebo Seznam polí, měla by být tato vlastnost nastavena na název tabulky či dotazu nebo na příkaz SQL, který představuje příslušný dotaz. Nastavíte-li vlastnost Typ zdroje řádků na možnost Seznam hodnot, měla by tato vlastnost obsahovat seznam hodnot oddělených středníkem.

Vázaný sloupec:

Zadejte sloupec určený vlastností Zdroj řádků, který bude poskytovat hodnotu uloženou vyhledávacím polem. Tato hodnota může být v rozsahu od 1 do počtu sloupců určených vlastností Zdroj řádků.

Počet sloupců:

Zadejte počet sloupců ve zdroji řádků, které mohou být zobrazeny ve vyhledávacím sloupci. Hodnotou této vlastnosti může být celé číslo od 1 do 255.

Hlavičky sloupců:

Zadejte, zda mají být zobrazena záhlaví sloupců. Lze použít hodnotu Ne (výchozí) nebo Ano.

Šířky sloupců:

Zadejte šířku jednotlivých sloupců. Pokud například nechcete určitý sloupec (například identifikační číslo) zobrazit, zadejte šířku 0.

Počet řádků seznamu

Určete počet řádků, které se zobrazí při zobrazení vyhledávacího sloupce.

Šířka seznamu

Určete šířku ovládacího prvku, který se zobrazí při zobrazení vyhledávacího sloupce.

Omezit na seznam

Zvolte, zda uživatel může zadat hodnotu, která se v seznamu nenachází.

Povolit více hodnot

Určete, zda vyhledávací pole používá pole s více hodnotami a umožňuje vybrat více hodnot. Toto nastavení je žádné (výchozí) nebo na hodnotu Ano. Pokud vyberete možnost Ano, uživatel bude moct výběr několika hodnot ve vlastnosti Zdroj řádků pro každý záznam. Další informace o použití najdete v tématu Možnosti; Pokud chcete povolit více hodnot ve vyhledávacím poli.

Povolit úpravy seznamu hodnot

Zadejte, zda mohou být položky ve vyhledávacím poli se seznamem hodnot upravovány. Pokud je tato vlastnost nastavena na hodnotu Ano, zobrazí se po kliknutí na vyhledávací pole pravým tlačítkem myši položka nabídky Upravovat položky seznamů. Pokud vyhledávací pole obsahuje více sloupců, je tato vlastnost ignorována.

Formulář pro úpravu položek seznamu

Zadejte existující formulář, který můžete použít k úpravě položek seznamu ve vyhledávacím poli.

Zobrazit pouze hodnoty zdroje řádku

Zobrazí pouze hodnoty, které se shodují se zdrojem aktuálního řádku, pokud je vlastnost Povolit více hodnot nastavena na hodnotu Ano.

Začátek stránky

Odebrání vlastnosti vyhledávání

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, se kterou chcete pracovat, a poté klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. Vyberte pole, jehož vlastnost vyhledávání chcete odebrat.

  3. Klikněte na kartu Vyhledávání.

  4. V rozevíracím seznamu Zobrazit ovládací prvek klikněte na Textové polea ten pak uložte změny.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×