Zobrazení pracovního vytížení a dostupnosti zdrojů

Jedním z nejdůležitějších aspektů role vedoucího projektu je sledování přiřazení všech zdrojů tak, aby mohl efektivně vyvažovat jejich pracovní vytížení. Některé zdroje mohou být Přetížení a jiné Nevytížení. Uživatel může sledovat, jak efektivně jsou jeho Zdroje využívány v projektu, a zda musí provést úpravy pomocí zobrazení jejich pracovního vytížení a dostupnosti v aplikaci Microsoft Office Project.

Co chcete udělat?

Přezkoumat pracovní vytížení zdrojů pomocí zobrazení Používání zdrojů

Zobrazit jednotlivá pracovní vytížení pomocí grafu

Zobrazit seznam přetížených zdrojů

Seskupit přetížené zdroje

Nalézt zdroje, které mají k dispozici pracovní čas

Přezkoumání pracovního vytížení zdrojů pomocí zobrazení Používání zdrojů

  1. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Používání zdrojů.

  2. Zkontrolujte názvy zdrojů a jejich přiřazené úkoly v části zobrazení Používání zdrojů obsahujícím Tabulka.

  3. Zkontrolujte část zobrazení s Časová osa a zjistěte, jak je práce přidělena ve vybraném časovém období.

V mnoha zobrazeních zdrojů včetně zobrazení Používání zdrojů se přetížené zdroje zobrazují červeně. K přetížení dochází, pokud jsou Maximální počet jednotek zdroje v kterémkoli časovém období překročeny. V seznamech zdrojů zahrnuje Pole Indikátory přetížených zdrojů rovněž Indikátory vyrovnání zdroje Indikátor vyrovnání zdroje , který určuje, že zdroj má být Vyrovnání. Zkontrolujte indikátor a přezkoumejte přiřazení úkolu, aby bylo možné posoudit, zda je přetížení přijatelné.

Předpokládejme, že dva úkoly mají dobu trvání čtyři hodiny, a že oba začínají a končí ve stejnou dobu. Přiřadíte-li oba úkoly Petrovi, bude technicky přetížen, protože během tohoto čtyřhodinového období dvou úkolů pracuje na 200 %. Pokud je však vyrovnání nastaveno podle dnů, Petr nemusí být vyrovnán, protože během celého dne nepřekročí svou celkovou osmihodinovou pracovní kapacitu.

Poznámka : Spolu s přiřazeními zdrojů úkolů v aktuálně otevřeném projektu zobrazí zobrazení Používání zdrojů rovněž souhrnná přiřazení zdrojů. Souhrnná přiřazení zdrojů určují celkové množství práce, ke kterému je zdroj přiřazen ve všech ostatních projektech. Souhrnná přiřazení zdrojů se zobrazí pouze tehdy, je-li uživatel připojen k aplikaci Microsoft Office Project Server a má-li otevřen Projekt organizace. Pokud nemají řádky souhrnného přiřazení zdroje ovlivnit součty v zobrazení Používání zdrojů, lze řádky souhrnného přiřazení zdroje vybrat a stisknout klávesu DELETE.

Je rovněž možné zobrazit a upravit zobrazení Používání zdrojů tak, aby bylo možné sledovat všechna přiřazení zdrojů a jejich procentuální hodnoty přiřazení práce v časovém rozvrhu. Toto zobrazení ukazuje všechna přiřazení podle zdrojů a to, jak plně jsou tyto zdroje přiřazeny k úkolům během času.

  1. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Používání zdrojů.

  2. V nabídce Formát klepněte na příkaz Styl podrobností.

  3. V seznamu Dostupná pole klepněte na položku Přidělení v procentech a potom na tlačítko Zobrazit.

  4. Zkontrolujte část zobrazení s Časová osa. V řádku Přiděleno %, který jste právě přidali, lze vidět procentuální hodnotu celkového dostupného Pracovní doba zdroje, který je přidělen k přiřazením během vybraného časového období. Navíc část zobrazení s časovou osou zobrazuje přetíženou práci zdroje a procentuální hodnotu jejího přiřazení v červené barvě, a tím umožňuje přesně stanovit moment, kdy se zdroj stává přetíženým.

Tip : Časové období zobrazené na časové ose lze přiblížit (například změnit zobrazení z dnů na hodiny) klepnutím na tlačítko Přiblížit vzhled tlačítka . Podobně je možné oddálit od časového období (například změnit zobrazení z dnů na týdny) klepnutím na tlačítko Oddálit vzhled tlačítka .

Začátek stránky

Kontrola dostupnosti zdrojů organizace pomocí aplikace Project Web Access

Chcete-li nalézt přetížené nebo nevytížené zdroje v rámci jednoho projektu nebo ve všech projektech, můžete získat přístup k aplikaci Microsoft Office Project Web Access z aplikace Project a zobrazit graf a tabulku dostupnosti zdrojů.

  1. V nabídce Spolupráce klepněte na příkaz Centrum zdrojů.

  2. Vyberte zdroj, jehož informace o dostupnosti chcete zobrazit zaškrtnutím políčka vedle jeho názvu, přesuňte ukazatel myši na tlačítko Přejít na a klepněte na tlačítko Zobrazit dostupnost.

    Jestliže chcete vybrat sousedící zdroje, podržte stisknutou klávesu SHIFT a klepněte na první a poslední požadovaný zdroj. Chcete-li vybrat nesousedící zdroje, podržte stisknutou klávesu CTRL a postupně klepněte na všechny požadované zdroje.

  3. V rozevíracím seznamu Vyberte zobrazení klepněte na zobrazení zdrojů.

    • Jestliže chcete zobrazit práci na přiřazeném úkolu seskupenou nejprve podle zdrojů a potom podle projektů, v nichž se zdroje vyskytují, klepněte na položku Práce na přiřazeném úkolu podle zdroje.

    • Pokud chcete zobrazit práci na přiřazeném úkolu seskupenou podle projektů, v nichž se zdroje vyskytují, klepněte na položku Práce na přiřazeném úkolu podle projektu.

    • Chcete-li zobrazit množství času, které má zdroj k dispozici pro práci během stanoveného časového období, klepněte na položku Zbývající dostupnost.

    • Jestliže chcete zobrazit množství práce přiřazené ke zdroji, klepněte na položku Práce.

  4. V případě, že jste na předchozí stránce vybrali více zdrojů, můžete pomocí legendy v grafu vybrat zdroje, které chcete v grafu zobrazit.

    Tabulka pod grafem zobrazuje časovou osu, která znázorňuje množství práce přiřazené ke zdroji během určeného časového období.

Tip : Chcete-li v grafu zobrazit jiné období, klepněte na tlačítko Možnosti zobrazení Obrázek tlačítka a vyberte nová data v polích Období.

Začátek stránky

Zobrazení jednotlivých pracovních vytížení pomocí grafu

Zobrazení Diagram zdrojů ukazuje pruhový Diagram znázorňující pracovní vytížení a dostupnost jednotlivého zdroje. Toto zobrazení umožňuje rychle zjistit, zda je vybraný zdroj po určité časové období přetížený nebo nevytížený. Lze rovněž vidět procentuální hodnotu Jednotky přidělených přiřazením spolu s Maximální počet jednotek dostupnosti zdroje.

  1. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Diagram zdrojů.

  2. Zkontrolujte název prvního zdroje v zobrazení Diagram zdrojů.

    Pokud je název zdroje uveden v červené barvě, zdroj je přetížený. Zdroje vypsané černou barvou jsou Přidělení buď zcela nebo pod svou plnou kapacitou.

  3. Zkontrolujte pruhový graf a zjistěte úroveň přetížení nebo nevytížení.

    Modré pruhy (ve výchozím nastavení) určují množství přiřazené práce, která je na úrovni nebo pod úrovní Maximální počet jednotek a dostupnosti Pracovní doba v daném časovém období. Červené pruhy (ve výchozím nastavení) znamenají, že zdroj je přetížený, protože překročil svou maximální jednotku a dostupnost pracovního času po dané časové období.

  4. Zkontrolujte nejvyšší procentuální hodnoty přiřazení, které se vyskytují v zobrazeném časovém období – to znamená Jednotky ve špičce pro určitý zdroj v časovém období.

    Jednotky ve špičce jsou uvedeny ve spodní části grafu.

  5. Chcete-li zobrazit pruhový graf následujícího zdroje, stiskněte klávesu PAGE DOWN nebo použijte posuvník či klávesy se šipkou.

Začátek stránky

Zobrazení přetížených zdrojů

Lze zobrazit seznam pouze těch zdrojů, které jsou přetížené, pomocí zobrazení Seznam zdrojů nebo zobrazení Používání zdrojů a Filtr přetížených zdrojů.

  1. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Seznam zdrojů nebo Používání zdrojů.

  2. V zobrazení klepněte na tlačítko Filtr a poté klepněte na položku Přetížené zdroje.

  3. Chcete-li opět zobrazit celý seznam zdrojů, klepněte na tlačítko Filtr a pak na tlačítko Všechny zdroje.

Poznámka : I bez filtrování přetížených zdrojů lze snadno zjistit, které zdroje jsou přetížené, protože jejich názvy jsou vypsány v červené barvě v každém Zobrazení zdrojů. Také v seznamu zdrojů a v zobrazeních Používání zdrojů se zobrazí Indikátory Indikátor vyrovnání zdroje v Pole Indikátory, který oznamuje, že přetížené zdroje mají být vyrovnány.

Zobrazení úkolů lze rovněž použít k zobrazení přetížení, neukazují však přetížení v červené barvě jako zobrazení zdrojů. Pokud pracujete v zobrazení úkolu, můžete projít každý úkol, ve kterém jsou přetížené zdroje, zobrazení úkolu však neukáže, které zdroje nebo kolik je přetížených.

  1. Pokud se nacházíte v některém zobrazení úkolu, například v Ganttově diagramu nebo v síťovém diagramu, v nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Panely nástrojů a potom klepněte na příkaz Správa zdrojů.

  2. Na panelu nástrojů Správa zdrojů klepněte na tlačítko Přejít na další přetížení zdroje vzhled tlačítka .

Začátek stránky

Seskupení přetížených zdrojů

V zobrazení Seznam zdrojů nebo Používání zdrojů lze Skupina přetížené zdroje. Je také možné seskupit zdroje podle Jednotky ve špičce, které určují jejich maximální hodnotu přidělení vyjádřenou v procentech k určitému přiřazení během projektu. Kontrola přetížených zdrojů podle míry jejich přetížení může pomoci zaměřit se nejprve na nejvíce přetížené zdroje.

  1. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Seznam zdrojů nebo Používání zdrojů.

  2. V nabídce Projekt přejděte na příkaz Seskupit podle a potom klepněte na příkaz Vlastní nastavení Seskupit podle.

  3. V seznamu Název pole klepněte na položku Přetížený.

  4. V seznamu Pořadí klepněte na položku Vzestupně nebo Sestupně.

    Klepnete-li na položku Vzestupně, skupina zdrojů, které nejsou přetížené, se zobrazí první a skupina přetížených zdrojů se zobrazí druhá.

  5. Chcete-li vytvořit vnořené seskupení Jednotky ve špičce, klepněte na pole Potom podle a potom klepněte na položku Jednotky ve špičce.

  6. Chcete-li toto seskupení uložit, klepněte na tlačítko Uložit. Zadejte název seskupení a chcete-li, aby se seskupení zobrazilo v nabídce Seskupit podle, zaškrtněte políčko Zobrazit v nabídce. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno Uložit skupinu.

    Zobrazení je seskupeno podle specifikace uživatele. Každý zdroj, který má přiřazení přesahující 100 procent jednotek ve špičce kdykoli během projektu, je zařazen do skupiny pod záhlavím Přetížené: Ano. Pokud zadáte vnořené seskupení jednotek ve špičce, můžete získat další seskupení pod záhlavími, jako například Špička: 200 %, Špička 300 %, atd.

  7. Chcete-li zobrazit zdroje uvedené v původním pořadí v okně Seskupit podle, klepněte na položku Žádná skupina.

Začátek stránky

Nalezení zdrojů, které mají k dispozici pracovní čas

Máte-li k dispozici přetížené zdroje, budete možná chtít zjistit zdroje v projektu, které mají k dispozici pracovní čas, abyste mohli pracovní vytížení rozdělit rovnoměrněji. Tato schopnost je také vhodná, jestliže existují další nepřiřazené úkoly, a je zapotřebí zjistit, kdo je k dispozici pro převzetí většího množství práce.

Chcete-li najít zdroje, které mohou pracovat další hodiny na nějakém úkolu, lze zobrazit a upravit zobrazení Používání zdrojů ke zjištění množství času (hodin nebo týdnů), které má zdroj k dispozici pro další Přiřazení. Je rovněž možné toto zobrazení použít k přerozdělení práce od přetížených zdrojů nevytíženým.

  1. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Používání zdrojů.

  2. V nabídce Formát přejděte na příkaz Podrobnosti a potom klepněte na příkaz Zbývající dostupnost.

  3. V řádku Zbývající dostupnost zkontrolujte množství práce, které představuje zbývající dostupnost nebo nevytížení v každém časovém období.

Lze rovněž zobrazit a upravit zobrazení Diagram zdrojů k prohlížení pruhového grafu pracovního vytížení jednotlivého zdroje, které může pomoci při zjišťování, kdo může pracovat další hodiny na úkolu. Lze přezkoumat informace o jednotlivých nevytížených zdrojích v zobrazení Diagram zdrojů. Je vidět množství dostupné práce podle časových období.

  1. V nabídce Zobrazit klepněte na příkaz Diagram zdrojů.

  2. V nabídce Formát přejděte na příkaz Podrobnosti a klepněte na příkaz Dostupnost práce.

  3. Zkontrolujte u vybraných zdrojů množství dostupné práce zobrazené v pruhovém grafu. Projděte Časová osa a prohlédněte nevytížení během různých časových období.

  4. Zkontrolujte množství dostupného času vybraného zdroje ve spodní části Diagram.

  5. Chcete-li přejít k dalšímu zdroji, který má čas k dispozici, stiskněte klávesu PAGE DOWN nebo použijte posuvník či klávesy se šipkami.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×