Základní úkoly v Outlooku

Outlook přehledně na jednom místě uspořádá vaše e-maily, kalendáře, kontakty a seznamy úkolů. Základem všeho je e-mailový účet. Z něho můžete pracovat s e-maily a měnit je na úkoly nebo události. Lidi, s kterými pravidelně komunikujete, si můžete uložit mezi své kontakty, takže si pak nebudete muset pamatovat jejich e-mailové adresy ani telefonní čísla. Teď si tyto základní úkoly krátce představíme.

Začínáme

Prvním krokem je nastavit si účet aplikace Outlook. Až budete mít hotovo, budete moct přijímat a odesílat e-maily, používat kalendář, vytvářet kontakty a pracovat v aplikaci Outlook s úkoly.

Pokud jste na stejném počítači dosud používali starší verzi aplikace Outlook, účet se vám nastaví automaticky. Pokud jste starší verzi nepoužívali, při prvním spuštění aplikace Outlook se otevře okno Automatické nastavení účtu, odkud vás nastavením provedeme.

Aplikace se vás zeptá na vaše jméno, e-mailovou adresu a heslo. To obvykle stačí. Jen v případě, že se automatické nastavení nepovede, se vás Outlook může zeptat i na další informace, jako třeba na název vašeho poštovního serveru. Pokud tyto podrobnosti neznáte, požádejte o ně svého poskytovatele e-mailu.

Tlačítko Přidat účet v zobrazení Backstage

Poznámka : Jestliže budete chtít později přidat další e-mailový účet, zvolte Soubor > Přidat účet. Tím spustíte Automatické nastavení účtu.

Panel Rychlý přístup

Panel Rychlý přístup je důležitou součástí prostředí aplikace Outlook. Představuje snadný způsob, jak přecházet mezi hlavními funkcemi aplikace Outlook – Pošta, Kalendář, Lidé a Úkoly. Panel doplňuje standardní karty a pásy karet, které nabízejí celou škálu nástrojů a možností používání a správy aplikace Outlook.

Obvykle se nachází v dolní části okna aplikace Outlook a zobrazuje – podle konkrétního nastavení – buď názvy tlačítek (obrázek vlevo), nebo ikony (obrázek vpravo) spolu s názvy funkcí.

Panel Rychlý přístup v Outlooku, kde jsou vidět názvy tlačítek Pošta, Kalendář, Lidé, Úkoly a Další možnosti (tři tečky)

Panel Rychlý přístup v Outlooku, kde jsou vidět ikony Pošta, Kalendář, Lidé, Úkoly a Další možnosti

Změna položek zobrazených na panelu Rychlý přístup

Můžete určit, která tlačítka (nebo ikony) se mají zobrazit na panelu nástrojů Rychlý přístup a dokonce i jejich pořadí.

  1. Vyberte Další Další možnosti > Možnosti navigace.

    Možnosti navigace zobrazíte, když na panelu nástrojů Rychlý přístup vyberete možnost Další (tři tečky)

  2. V dialogovém okně Možnosti navigace postupujte takto:

    Panel Rychlý přístup – dialogové okno Možnosti navigace

    • Pokud chcete změnit počet tlačítek nebo ikon zobrazených na panelu zvyšte nebo snižte výchozí nastavení 4 v poli Maximální počet viditelných položek.

    • Chcete-li místo názvů zobrazit ikony, zaškrtněte políčko Kompaktní navigace.

    • Jestliže chcete změnit uspořádání seznamu tlačítek nebo ikon, vyberte položku v poli Zobrazit v tomto pořadí a pak zvolte Přesunout nahoru nebo Přesunout dolů.

  3. Zvolte OK.

    Tip : Pokud nejste s provedenými změnami spokojeni nebo zkrátka chcete začít znovu, zvolte Obnovit.

Díky e-mailu můžete být v kontaktu s lidmi ve vaší organizaci i mimo ni. E-mailové zprávy můžete doplnit elektronickým podpisem a přidávat k nim přílohy.

Vytvoření nové e-mailové zprávy

  1. V libovolné složce pošty (třeba ve složce Doručená pošta) zvolte Nový e-mail.

    Nový e-mail

    Klávesová zkratka:     E-mailovou zprávu vytvoříte stisknutím kláves Ctrl+Shift+M.

  2. Až psaní e-mailu dokončíte, zvolte Odeslat.

Další informace najdete v tématu Vytvoření e-mailové zprávy.

Přidání e-mailového podpisu ke zprávám

Pod e-mailové zprávy můžete připojovat svůj osobní podpis. Takový podpis může obsahovat text, obrázky, vaši Elektronická vizitka, logo nebo dokonce obrázek vašeho vlastnoručního podpisu.

Vytvoření podpisu

  1. V nové zprávě zvolte Podpis > Podpisy.

    Podpis

  2. Na kartě Podpis e-mailu zvolte Nový.

  3. Napište jméno a zvolte OK.

  4. V části Vyberte výchozí podpis udělejte toto:

    • V seznamu E-mailový účet zvolte e-mailový účet, ke kterému chcete podpis přidružit.

    • V seznamu Nové zprávy zvolte podpis, který chcete automaticky přidávat ke všem novým e-mailovým zprávám. Pokud nechcete, aby se vám podpis do e-mailových zpráv přidával automaticky, můžete tuto možnost ignorovat, protože výchozí možnost je (žádný).

    • V seznamu Odpovědi a předané zprávy zvolte podpis, který se má při odpovídání na zprávy nebo přeposílání zpráv automaticky přidat (automatické podepsání). Jinak nechte nastavenou výchozí možnost (žádný).

  5. V části Upravit podpis zadejte podpisa zvolte OK.

Přidání podpisu

  • V nové zprávě zvolte Podpis a potom vyberte podpis, který chcete použít.

    Podpis

Další informace najdete v tématu Vytvoření a vložení podpisu e-mailové zprávy.

Odpověď na e-mailovou zprávu nebo její přeposlání

  1. Na pásu karet nebo v podokně čtení zvolte Odpovědět, Odpovědět všem nebo Předat dál.

    Odpovědět

  2. V poli Komu, Kopie nebo Skrytá proveďte jednu z těchto akcí:

    • Pokud chcete přidat příjemce, klikněte na příslušné pole a zadejte jméno příjemce.

    • Pokud chcete odebrat příjemce, klikněte na příslušné pole, zvolte jméno příjemce a stiskněte klávesu Delete.

Další informace najdete v tématu Odpověď na e-mailovou zprávu nebo její přeposlání.

Přidání přílohy k e-mailové zprávě

Pokud chcete někomu poslat soubor, můžete ho připojit k e-mailu. Podobně se dají připojit i další položky aplikace Outlook, například zprávy, kontakty nebo úkoly.

  1. Vytvořte novou zprávu nebo otevřete existující zprávu a zvolte Odpovědět, Odpovědět všem nebo Přeposlat.

  2. V okně zprávy zvolte Zpráva > Připojit soubor.

    Připojit soubor

Další informace najdete v tématu Připojení souboru, zprávy, kontaktu nebo úkolu k e-mailové zprávě.

Otevření nebo uložení přílohy e-mailové zprávy

Příloha se dá otevřít z podokna čtení nebo z otevřené zprávy. Po otevření a prohlédnutí si můžete přílohu uložit. Pokud zpráva obsahuje víc než jednu přílohu, můžete je buď uložit najednou jako skupinu, nebo jednu po druhé.

Otevření přílohy

Přílohu lze otevřít několika způsoby, které jsou dostupné v závislosti na používané verzi aplikace Outlook.

  • Poklikejte na přílohu.

Další informace najdete v tématu Otevření příloh.

Uložení přílohy

  1. Vyberte přílohu v podokně čtení nebo v otevřené zprávě.

  2. Na kartě Přílohy ve skupině Akce zvolte Uložit jako. Můžete taky kliknout na přílohu pravým tlačítkem myši a potom zvolit Uložit jako.

    Příkaz Uložit jako u přílohy

Další informace najdete v tématu Uložení příloh.

Události a schůzky patří k osobnímu i pracovnímu životu. Kalendář je ideálním nástrojem pro jejich správu. V aplikaci Outlook si můžete nastavit připomenutí naplánovaných událostí.

Vytvoření události v kalendáři

Události v aplikaci Outlook nejsou totéž, co schůzky. Události jsou činnosti, které plánujete v kalendáři a které nezahrnují pozvání dalších účastníků ani rezervaci zdrojů (třeba konferenční místnosti nebo vybavení).

Kliknutí na Kalendář

  • Ve složce Kalendář zvolte Nová událost. Případně můžete kliknout pravým tlačítkem na časový blok v tabulce kalendáře a potom vybrat Nová událost.

    Příkaz Nová událost v kalendáři

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete vytvořit událost, stiskněte Ctrl+Shift+A.

Další informace najdete v tématu Naplánování události.

Naplánování schůzky

Schůzka v aplikaci Outlook zahrnuje jiné uživatele a případně i zdroje, jako jsou třeba konferenční místnosti. Odpovědi na žádosti o schůzky se doručují do složky Doručená pošta.

  • Ve složce Kalendář zvolte Nová schůzka.

    Příkaz Nová schůzka v kalendáři

Klávesová zkratka:    Novou žádost o schůzku vytvoříte stisknutím klávesové zkratky Ctrl+Shift+Q. Příkaz můžete použít z libovolné složky aplikace Outlook.

Další informace najdete v tématu Naplánování schůzky s dalšími uživateli.

Nastavení připomenutí

Abyste nezapomněli na něco důležitého, můžete si nastavit připomenutí, které vás později upozorní vyskakovacím oknem. Outlook umožňuje nastavovat a odebírat připomenutí téměř u čehokoliv včetně e-mailových zpráv, událostí i kontaktů.

Pro události nebo schůzky

  • Otevřete kartu Událost nebo Schůzka a potom v seznamu Připomenutí vyberte, jak dlouho před začátkem události nebo schůzky se má připomenutí zobrazit. Až budete chtít připomenutí vypnout, zvolte Žádné.

Pro e-mailové zprávy, kontakty nebo úkoly

  • Zvolte Zpracovat> Přidat připomenutí.

Tip : Pomocí připomenutí můžete e-mailové zprávy rychle označit jako položky k vyřízení. Tato připomenutí zajistí, že se zprávy zobrazí v seznamu položek k vyřízení a ve složce Úkoly, ale připomenutí se automaticky nepřidá. Přidáte je tak, že v seznamu zpráv kliknete pravým tlačítkem na příznak. Případně, pokud máte zprávu otevřenou, zvolte Zpracovat > Přidat připomenutí.

Zpracovat

Lidé

Oblast Lidé obsahuje lidi a společnosti, které představují vaše obchodní a osobní kontakty. Koho si mezi kontakty přidáte, je zcela na vás. Jediná omezení, s kterými se případně můžete setkat, stanovujete vy sami nebo vaše společnost. Ve společnostech mohou například platit pravidla ohledně korespondence na určité externí e-mailové adresy.

Vytvoření kontaktu

Kontakty můžou obsahovat třeba jenom jméno a e-mailovou adresu, ale můžete do nich zahrnout i různé podrobné informace, jako je adresa, několik telefonních čísel, obrázek nebo datum narození. Svoje kontakty najdete pod možností Lidé na panelu zástupců v levém dolním rohu okna aplikace Outlook.

Lidé

  • V části Lidé klikněte na Nový kontakt.

    Nový kontakt

    Klávesová zkratka:    Nový kontakt vytvoříte stisknutím klávesové zkratky Ctrl+Shift+C. Příkaz můžete použít z libovolné složky aplikace Outlook.

Další informace najdete v tématu Vytvoření nebo přidání kontaktu.

Získání seznamu kontaktů z adresáře aplikace Outlook

Uložit si kopii kontaktů z adresáře může být velmi užitečné. V aplikaci Outlook 2013 nebo Outlook 2016 pro Windows si můžete kontakty v textovém souboru s oddělovači (CSV) stáhnout do svého zařízení a soubor otevřít v aplikaci Excel.

  1. Otevřete Outlook, zvolte Soubor > Otevřít a exportovat > Import nebo export.

    Zvolte Otevřít a exportovat a potom zvolte Import nebo export.

  2. V Průvodci importem a exportem vyberte Export do souboru > Další.

  3. Zvolte Hodnoty oddělené čárkami a potom na stránce Exportovat do souboru vyberte jako složku, která se má z účtu exportovat, Kontakty.

    Posuňte se nahoru a zvolte složku kontaktů, ze které chcete exportovat kontakty.

    Důležité : Než budete pokračovat, ujistěte se, že je vybraná složka Kontakty připojena k vašemu e-mailovému účtu. To je důležité zejména tehdy, pokud tento postup provádíte na jiném než vlastním počítači.

  4. Zvolte Další > Procházet a přejděte do umístění, kam chcete soubor CSV uložit.

  5. Zadejte název souboru a pak zvolte OK > Další.

    Uložení adresáře kontaktů jako souboru CSV

  6. Kliknutím na Dokončit spusťte operaci exportu.

    Poznámka : Outlook po dokončení operace exportu nezobrazí žádnou zprávu.

Otevření souboru CSV s kontakty

Soubor CSV s exportovanými kontakty se obvykle otevře v aplikaci Excel.

  1. Přejděte do umístění, kam jste soubor CSV uložili, a otevřete ho.

  2. Zkontrolujte, že jsou v souboru uvedeny vaše kontakty.

    Příklad outlookového souboru CSV otevřeného v Excelu

    Poznámka : Některé buňky můžou být prázdné. To je v pořádku.

  3. Zavřete soubor beze změn, aby nedocházelo k problémům s jeho importem na jiném zařízení se stejnou verzí aplikace Outlook nebo jiné e-mailové služby.

Vytvoření úkolu

Spousta lidí si vede seznam úkolů na papíře, v excelové tabulce nebo zčásti na papíře a zčásti v počítači. Outlook vám umožní spojit různé seznamy do jediného a navíc využívat funkce připomenutí a sledování.

  1. Otevřete Outlook a na kartě Domů ve skupině Nové vyberte Nové položky.

  2. Vyberte Úkol, podle potřeby vyplňte formulář úkolu a pak zvolte Uložit a zavřít.

Klávesová zkratka:    Nový úkol vytvoříte stisknutím Ctrl+Shift+K.

Další informace najdete v tématu Vytvoření úkolů a položek úkolů.

Přidělení úkolu

  1. Na panelu nástrojů Rychlý přístup zvolte Ikona Úkoly na panelu Rychlý přístup v Outlooku , případně přejděte na navigační panel a vyberte Úkoly.

  2. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Vytvořte úkol kliknutím na Ikona Nový úkol na pásu karet nebo stisknutím kombinace kláves Ctrl+Shift+K.

      nebo

    • Otevřete existující úkol.

  3. Vyberte Přidělit úkol.

    Příkaz Přidělit úkol na pásu karet

  4. Ve formuláři úkolu postupujte takto:

    • Do pole Komu napište jméno nebo e-mailovou adresu.

    • Přidejte Předmět, zvolte Datum zahájení a Termín splnění a podle potřeby nastavte Stav a Prioritu.

      Pole Datum zahájení a Termín splnění u přiděleného úkolu

    • Políčka V seznamu úkolů udržovat aktualizovanou verzi tohoto úkolu a Po dokončení úkolu odeslat závěrečnou zprávu o stavu můžete ponechat zaškrtnutá nebo zaškrtnutí zrušit.

    • Pokud potřebujete, zadejte do bloku obsahu pod zaškrtávacími políčky požadovanou zprávu.

  5. Má-li se úkol opakovat, vyberte na pásu karet Opakování, v dialogovém okně Opakování úkolu nastavte požadované možnosti a pak zvolte OK.

    Poznámka : Když někomu přidělíte opakovaný úkol, jeho kopie zůstane v seznamu vašich úkolů, ale nebude se aktualizovat. Pokud zaškrtnete políčko Po dokončení úkolu odeslat závěrečnou zprávu o stavu, přijdou vám zprávy o stavu vždy, když bude opakovaný úkol dokončen.

  6. Zvolte Odeslat.

Tip : Outlook dokáže sledovat průběh úkolu přiděleného jednomu člověku. Pokud chcete, aby na jednom úkolu pracovalo více lidí, rozdělte ho na menší části a každou z nich přiřaďte jednotlivě. Jestli chcete například sledovat psaní zprávy, kterou mají na starost tři autoři, vytvořte tři samostatné úkoly a přidělte je příslušným autorům.

Přijetí nebo odmítnutí přiděleného úkolu

Úkol, který vám někdo přiřadí, se objeví ve složce Doručená pošta.

Příkazy Přijmout a odmítnout v zadání úkolu v podokně čtení

  • V podokně čtení klikněte na Přijmout nebo Odmítnout.

    nebo

    Otevřete úkol a na pásu karet zvolte Přijmout nebo Odmítnout. U obou odpovědí můžete vybrat Před odesláním upravit odpověď nebo Odeslat odpověď. Svou volbu potvrďte tlačítkem OK.

    Poznámka : Přijaté úkoly se zobrazí v seznamu úkolů Outlooku.

Když otevřete úkol, můžete pomocí příkazů Odpovědět, Odpovědět všem nebo Přeposlat kontaktovat toho, kdo vám úkol přiřadil, případně další uživatele. Do bloku zprávy můžete případně přidat připomínku.

Zobrazení úkolu

  1. Otevřete Outlook a na panelu nástrojů Rychlý přístup, zvolte Ikona Úkoly na panelu Rychlý přístup v Outlooku .

  2. Ve seznamu Položky k vyřízení nebo Úkoly dvakrát klikněte na položku. Zobrazíte tak celý její formulář.

Způsob zobrazení úkolů můžete kdykoli změnit.

  • Na kartě Domů ve skupině Aktuální zobrazení vyberte jiné zobrazení.

    Možnosti aktuálního zobrazení úkolů .

Tisk úkolu

Můžete se rozhodnout, jak své úkoly zobrazíte, a podle toho, co chcete tisknout, pak určit, v jakém formátu se vytisknou – jako tabulka, nebo jako zápis. Pokud vyberete k tisku jen jeden úkol, bude k dispozici pouze nastavení tisku Styl zápis. Když však budete chtít tisknout seznam, třeba seznam položek k vyřízení, v nabídce bude i formát tisku Styl tabulka.

  1. Na panelu nástrojů Rychlý přístup zvolte Ikona Úkoly na panelu Rychlý přístup v Outlooku .

    Panel Rychlý přístup v Outlooku

  2. Vyberte jeden úkol v jedné ze složek – Položky k vyřízení nebo Úkoly – případně vyberte celou složku.

  3. Zvolte Soubor > Tisk a v nastaveních vyberte požadovaný formát (pokud je na výběr).

Tisk e-mailové zprávy, kontaktu nebo položky kalendáře

V aplikaci Outlook můžete tisknout e-mailové zprávy, kontakty, položky kalendáře, ale i rozsáhlejší zobrazení, třeba kalendáře, adresáře nebo seznamy obsahu poštovních složek.

  1. Zvolte položku nebo složku aplikace Outlook, kterou chcete vytisknout.

  2. Zvolte Soubor > Tisk.

Tisk

Další informace najdete v tématu Tisk položek v Outlooku.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×