Základní informace o službě Microsoft Windows SharePoint Services a aplikaci Outlook 2007

Aplikace Microsoft Office Outlook 2007 a služba Windows SharePoint Services 3.0 umožňují uživatelům sdílet informace a spolupracovat na úkolech a projektech. Pomocí aplikace Office Outlook 2007 je možné získat přístup k řadě oblastí spolupráce služby Windows SharePoint Services 3.0, což umožňuje zahajovat diskuse, sdílet kalendáře, aktualizovat společné seznamy kontaktů, udržovat kontrolu nad verzemi dokumentů vytvářených několika autory a další činnosti.

Následující tabulka obsahuje funkce, které aplikace Outlook nabízí pro správu osobních informací, a odpovídající funkce služby SharePoint, které umožňují sdílení v rámci organizace.

Funkce aplikace Outlook

Funkce služby SharePoint

Kalendář

Kalendáře

Složka Dokumenty

Knihovny dokumentů

Doručená pošta

Diskusní vývěsky

Adresář a kontakty

Seznamy kontaktů

Úkoly

Seznamy úkolů

Tyto funkce jsou podrobněji popsány v následujícím textu.

Nové funkce v aplikaci Office Outlook 2007

Co je nového v kalendářích

Co je nového v online diskusích

Co je nového v kontaktech

Co je nového v úkolech

Co je nového ve sdílení dokumentů

Co je nového v kalendářích

Pomocí nových funkcí kalendáře lze sdílené kalendáře udržovat v aktuálním a srozumitelném stavu.

  • Překrytí kalendářů:     Osobní kalendáře a kalendáře služby SharePoint lze v aplikaci Outlook zobrazit současně v novém překryvném zobrazení. Schůzky a události je možné spravovat v kontextu rozsáhlejších cílů projektu bez nutnosti dodatečných kroků. Dalšími příklady sdílených kalendářů, které lze v aplikaci Outlook zobrazit v překryvném zobrazení, jsou kalendáře dovolených a plány konferencí.

  • Sdílené kalendáře v aplikaci Outlook:     Pokud se připojíte ke kalendářům služby Windows SharePoint Services 3.0 a provedete v nich změny, služba Windows SharePoint Services 3.0 provede automatickou synchronizaci změn při příštím spuštění příkazu Odeslat a přijmout v aplikaci Outlook.

  • Nové možnosti zpráv s žádostí o sdílení:     Sdílení obsahu kalendáře je nyní snazší a rychlejší. Díky integraci funkcí aplikace Outlook a služby Windows SharePoint Services 3.0 je rozeslání plánu projektu zaměstnancům stejně jednoduché, jako napsání nové e-mailové zprávy. Příjemci mohou na obdrženou zprávu s žádostí o sdílení reagovat klepnutím na nové tlačítko Otevřít tento kalendář obsažené ve zprávě. Zprávy s žádostí o sdílení lze použít i s jinými typy seznamů a knihoven služby SharePoint, například s kontakty, úkoly a diskusními seznamy.

  • Vývojové nástroje:     Správci IT mohou bezproblémově propojovat celopodnikové kalendáře a jiné seznamy a knihovny služby SharePoint s aplikací Outlook pomocí řady nových nástrojů.

Začátek stránky

Co je nového v online diskusích

Pomocí nových funkcí online diskusí můžete přispívat k diskusím o projektu a udržovat vzájemnou informovanost s ostatními členy týmu nebo organizace.

  • Používání zjednodušeného odběru:     Klepnutím na tlačítko Připojit k aplikaci Outlook přepnete z procházení diskuse v aplikaci Microsoft Windows Internet Explorer na její procházení ve stejné aplikaci, kterou používáte pro svoji poštu. Protože je offline kopie archivu diskuse aplikace Outlook uložena v místním počítači, nemá to vliv na kvóty poštovní schránky na serveru.

  • Vyhledávání konverzací mezi členy týmu:     Diskusní vývěsky, které lze prohledávat, umožňují sledování a uchování informací, procesů a řešení.

  • Přispívání k obsahu z aplikace Outlook:     Prostřednictvím aplikace Microsoft Office Word 2007 jako jediného editoru e-mailů pro aplikaci Outlook je možné komunikovat s profesionálnější úpravou textu.

  • Zachování odpovědí v kontextu diskuse:     Diskuse jsou zobrazeny jako konverzace, takže je možné prohlížet historii tématu. Konverzace jsou dostupné také v režimu offline.

Začátek stránky

Co je nového v kontaktech

Pomocí nových funkcí souvisejících s kontakty je možné ukládat, sdílet a spravovat seznamy kontaktů.

  • Kontakty služby SharePoint jsou dostupné pro každodenní komunikaci:     Jakmile se připojíte k aplikaci Outlook, fungují kontakty služby SharePoint stejně jako vaše osobní kontakty v aplikaci Outlook. Tyto kontakty je možné zobrazovat, upravovat, tisknout a dokonce jim telefonovat pomocí aplikace Microsoft Office Communicator. Můžete jim posílat e-mailové zprávy a žádosti o schůzku, přičemž tyto seznamy kontaktů lze synchronizovat s mobilním zařízením se systémem Microsoft Windows.

  • Rozšíření možností kontaktů aplikace Outlook:     Po připojení kontaktů služby SharePoint k aplikaci Outlook lze k těmto kontaktům ukládat více typů informací. Jedná se o barevné kategorie, několik telefonních čísel a tři e-mailové adresy na kontakt. Kontakt může obsahovat také fotografie kontaktu, elektronické vizitky a informace o narozeninách a výročích.

  • Efektivnější vytváření a aktualizace kontaktů služby SharePoint:     Po vytvoření seznamu kontaktů služby SharePoint a jeho připojení k aplikaci Outlook je k dispozici několik způsobů aktualizace. Kontakty můžete zkopírovat a vložit ze složky Kontakty aplikace Outlook, ze seznamu zaměstnanců organizace, z veřejné složky serveru Microsoft Exchange nebo ze služby Microsoft Windows Live Mail. Průvodce importem a exportem rovněž umožňuje importovat kontakty uložené v různých formátech souborů, například ve formátech používaných aplikacemi Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Access 2007 a Microsoft Outlook Express a ve formátech textových souborů.

Začátek stránky

Co je nového v úkolech

Pomocí nových funkcí vztahujících se k úkolům je možné sledovat stav a historii úkolů sdílených týmem nebo projektem.

  • Úkoly služby SharePoint jsou sledovány stejným způsobem jako úkoly aplikace Outlook:     Všechny úkoly služby SharePoint, které vám byly přiděleny, se automaticky zobrazují v panelu úkolů a v seznamu denních úkolů v kalendáři aplikace Office Outlook 2007.

  • Úkoly mohou aktualizovat manažeři i členové týmu:     Manažeři mohou vytvářet a přidělovat úkoly členům týmu a členové týmu mohou podávat hlášení o úkolech, aktualizovat je a označovat jako dokončené.

  • Upozornění na úkoly služby SharePoint jsou plně integrována s úkoly a kalendáři:     Jakmile aplikace Outlook uloží úkol na web služby SharePoint, mohou si ho členové týmu přidat do svých osobních panelů úkolů a seznamů denních úkolů. Vhodným nastavením lze rovněž automaticky generovat e-maily s upozorněním a připomenutí.

Začátek stránky

Co je nového ve sdílení dokumentů

Pomocí nových funkcí sdílení dokumentů je možné shromažďovat, zobrazovat náhledy, upravovat a spravovat dokumenty služby SharePoint z aplikace Outlook.

  • Jediný přístupový bod:     Použijete-li aplikaci Outlook k vyhledání dokumentu, prohledá aplikace Outlook všechny dokumenty služby SharePoint, ke kterým jste připojeni, a také všechny přílohy e-mailových zpráv. Náhledy dokumentů umožňují procházení výsledků vyhledávání.

  • Rychlejší úpravy:     Otevírání a ukládání změn do dokumentů služby SharePoint z aplikace Outlook je rychlejší než dříve a lze je provádět i v režimu offline. Dokumenty a složky služby SharePoint, které jsou připojeny k aplikaci Outlook, jsou synchronizovány na pozadí, takže jejich kopie jsou vždy k dispozici pro úpravy v místním počítači.

  • Možnosti vyhledávání a zobrazení náhledu:     Nové funkce zobrazení náhledu příloh a vyhledávání v aplikaci Outlook jsou funkční i pro dokumenty služby SharePoint.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×