Vzdálený přístup k obchodním kontaktům: Použití synchronizace v aplikaci Business Contact Manager

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pokud používáte Outlook na mobilním zařízení, nebo se přihlašujete k Office Outlook Web Accessu (OWA) pro kontrolu e-mailových zpráv, už víte, jak je užitečné mít snadný přístup ke svým obchodním a osobním informacím, když zrovna nejste u počítače. Mobilní telefon, OWA, účet Windows Live nebo web SharePointu teď můžete používat pro přístup k vašim obchodním kontaktům aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook stejným způsobem, jako byste přistupovali ke kontaktům Outlooku, Windows Live nebo SharePointu.

Tento článek popisuje, jak nastavit a používat synchronizaci pro přístup k obchodním kontaktům prostřednictvím internetu, jak vzdáleně pracovat se záznamy obchodních kontaktů, jak zastavit synchronizaci a výsledky přepnutí na jinou databázi při zapnuté synchronizaci.

Informace o tom, jak mít všechna obchodní data pořád u sebe, najdete v článku Práce offline v Business Contact Manageru.

Co chcete udělat?

Proč synchronizovat obchodní kontakty?

Jak synchronizace funguje

Příklad: Služební cesta

Zpřístupnění obchodních kontaktů na internetu

Výběr složky synchronizace

Změna složky synchronizace obchodních kontaktů

Zastavení synchronizace obchodních kontaktů

Vytváření záznamů Business Contact Manageru ze záznamů ve složce Kontakty

Jaký má přepnutí na jinou databázi vliv na synchronizaci?

Přepínání databází při synchronizaci obchodních kontaktů

Odebrání synchronizovaných obchodních kontaktů importovaných z jiné databáze

Začátek stránky

Proč synchronizovat obchodní kontakty?

Při synchronizaci neboli „zrcadlení“ obchodních kontaktů aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete k obchodním kontaktům přistupovat vzdáleně, spolu s ostatními seznamy kontaktů. Pokud například plánujete obchodní cestu, na které chcete předvádět klientům nový produkt, a potřebujete přes internet přistupovat k informacím o klientech stejným způsobem, jakým vzdáleně přistupujete k ostatním kontaktům, můžete u obchodních kontaktů nastavit synchronizaci.

Poznámka :  Pokud u sebe neustále potřebujete mít všechna obchodní data, nejenom informace o obchodních kontaktech, přečtěte si článek Práce offline v Business Contact Manageru.

Pokud chcete nastavit vzdálený přístup ke svým obchodním kontaktům, zvolte jednoduše typ složky Kontakty aplikace Outlook, který používáte při práci s OWA nebo s mobilním zařízením, když jste mimo kancelář. Mezi složky, které můžete v aplikaci Outlook zvolit, patří Kontakty aplikace Outlook, Kontakty služby Windows Live, Kontakty služby SharePoint a libovolná vlastní složka Kontakty, kterou jste případně vytvořili.

Jak synchronizace funguje

Během synchronizace se obchodní kontakty zkopírují do vámi vybrané složky Kontakty aplikace Outlook. Oba typy záznamů se objeví v seznamu Kontakty, který používáte mimo kancelář. Záznamy obchodních kontaktů jsou označené ikonou „kancelářského pracovníka“ Ikona synchronizovaného obchodního kontaktu . K záznamům obchodních kontaktů pak můžete přistupovat přes internet, a to stejným způsobem, jakým přistupujete ke kontaktům Outlooku.

Při synchronizaci se do záznamů v aplikaci Databáze aplikace Business Contact Manager přenášejí všechny změny, které provádíte přes internet v synchronizovaných záznamech, a do synchronizovaných záznamů se přenášejí všechny změny, které se provádějí v záznamech v databázi. Všechny tyto aktualizace probíhají na pozadí a během práce vás nijak neruší.

Poznámka : Pokud synchronizaci zastavíte, obchodní kontakty se automaticky odeberou z Outlooku, SharePointu, Windows Live a případně dalších synchronizovaných složek Kontakty.

Začátek stránky

Příklad: Obchodní cesta

Během služební cesty navštívíte svého klienta a dozvíte se, že ze společnosti odešel vedoucí nákupu Jan Dryml a na jeho místo nastoupila Petra Chvojková. Chcete ze svých obchodních kontaktů odstranit Janův záznam a vytvořit nový záznam pro Petru. Přihlásíte se do OWA, kliknete na Janův záznam a odstraníte ho. Pak kliknete na Nový, zadáte údaje Petry a nový záznam uložíte.

Během několika minut se změny zkopírují do Outlooku ve vašem pracovním počítači. Jan Dryml se ze složky Kontakty aplikace Outlook odstraní a jeho záznam se přesune do složky Odstraněné položky v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook. Petra Chvojková se přidá do složky Kontakty aplikace Outlook, ale její záznam se uloží jenom jako kontakt Outlooku, a ne jako záznam obchodního kontaktu. Synchronizují se jenom existující záznamy obchodních kontaktů. Přes internet nemůžete vytvářet nové záznamy obchodních kontaktů.

Po návratu ze služební cesty můžete podle postupu v části Vytváření záznamů Business Contact Manageru ze záznamů ve složce Kontakty (dál v tomto článku) vytvořit obchodní kontakt Petry Chvojkové.

Pokud na cestách potřebujete všechny své obchodní záznamy, můžete databázi nastavit tak, aby byla uložená v notebooku, který vozíte s sebou. Informace o tom, jak mít všechna obchodní data pořád u sebe, najdete v článku Práce offline v Business Contact Manageru.

Začátek stránky

Zpřístupnění obchodních kontaktů na internetu

Abyste mohli s informacemi obchodních kontaktů pracovat kdekoli, můžete záznamy obchodních kontaktů jeden po druhém přesunout nebo zkopírovat do složky, kterou používáte pro vzdálený přístup ke kontaktům, tím ale ztratíte data přidružená k záznamům v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook a výhodu synchronizace. Po každé změně záznamu budete muset ručně provést stejnou změnu do kopie záznamu, bez ohledu na to, jestli se nachází v databázi nebo ve zkopírovaných záznamech na internetu.

Místo toho můžete své obchodní kontakty přidat do složky Kontakty aplikace Outlook a zpřístupnit je pro sebe na internetu pro případ, kdy budete používat OWA nebo mobilní zařízení. Při povolené synchronizaci obchodních kontaktů můžete záznam kontaktu aktualizovat na jednom místě a změny se přenesou do další kopie záznamu, ať se nachází v databázi nebo na internetu.

Funkce synchronizace obchodních kontaktů zkopíruje vaše obchodní kontakty do vámi vybraného typu složky Kontakty aplikace Outlook a ponechá původní záznamy v databázi Business Contact Manageru. Informace v obou kopiích záznamů obchodních kontaktů se při každé aktualizaci automaticky synchronizují bez ohledu na způsob, jakým k záznamům přistupujete.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Microsoft Outlooku, stiskněte kombinaci kláves ALT + F.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Business Contact Manageru, stiskněte kombinaci kláves ALT + B.

  3. Klikněte na Synchronizovat a pak na Spustit synchronizaci obchodních kontaktů.

    Klávesová zkratka: Pokud chcete otevřít nabídku Synchronizovat, stiskněte kombinaci kláves ALT + M.

  4. V dialogovém okně Nastavení synchronizace vyberte typ složky Kontakty aplikace Outlook, do které chcete své obchodní kontakty kopírovat.

    Možnosti, které můžete zvolit, se liší v závislosti na programech nebo webové aplikaci, kterou používáte pro vzdálený přístup k datům. Informace o způsobu výběru složky najdete dál v tomto článku v části Výběr složky synchronizace.

  5. Pokud chcete obchodní kontakty zařadit do konkrétní kategorie ve složce Kontakty aplikace Outlook, ponechte zaškrtnuté políčko Kategorie a pak klikněte na požadovanou kategorii. V opačném případě zaškrtnutí tohoto políčka zrušte.

  6. Klikněte na OK.

    Vaše obchodní kontakty se zkopírují do vámi vybrané složky Kontakty a budou se automaticky mezi těmito dvěma složkami synchronizovat.

    Aby se daly záznamy obchodních kontaktů rozeznat od kontaktů Outlooku, zobrazuje se u nich ikona „kancelářského pracovníka“  Ikona synchronizovaného obchodního kontaktu .

Poznámka :  Pokud synchronizaci zastavíte, odeberou se obchodní kontakty automaticky ze složky Kontakty aplikace Outlook.

Začátek stránky

Výběr složky synchronizace

Pokud spustíte proces synchronizace, zobrazí se výzva k výběru složky, která bude obsahovat kopii záznamů obchodních kontaktů. Jedná se o složku, kterou už používáte k přístupu ke svým kontaktům v notebooku nebo mobilním zařízení, když jste mimo kancelář.

Poznámka :  Pokud používáte mobilní zařízení, musí být nakonfigurované pro synchronizaci kontaktů Outlooku.

Výběr složek v dialogovém okně Nastavení synchronizace závisí na programech nebo webové aplikaci, které používáte ke vzdálenému přístupu k datům, a na nastaveních Outlooku. Složka Kontakty aplikace Outlook může obsahovat soubory PST, OST, Kontakty Windows Live a Kontakty SharePointu.

V následujícím textu jsou uvedené typy složek kontaktů, které se dají použít k synchronizaci obchodních kontaktů:

Účet Microsoft Exchange:    Na tuto možnost klikněte v případě, že ke svému e-mailu přistupujete prostřednictvím účtu Microsoft Exchange Server 2010. Obchodní kontakty se zkopírují do stejné složky, kterou používáte pro kontakty Outlooku.

Datový soubor aplikace Outlook (PST):    Na tuto možnost klikněte, pokud chcete své obchodní kontakty zkopírovat do stejné složky, kterou používáte pro přístup ke kontaktům Outlooku. Tuto možnost můžete využít v případě, kdy ke svým kontaktům přistupujete z mobilního telefonu, prostřednictvím Exchange, protokolu POP nebo jiných internetových poštovních účtů.

Účet Windows Live:    Na tuto možnost klikněte, pokud chcete při přístupu ke kontaktům Windows Live ze vzdáleného počítače nebo mobilního zařízení synchronizovat své obchodní kontakty s kontakty Windows Live.

Sharepointový seznam kontaktů: Na tuto možnost klikněte, pokud používáte SharePoint a máte seznam kontaktů na webu SharePointu, ke kterému přistupujete. Vaše obchodní kontakty se synchronizují s vaším seznamem kontaktů SharePointu.

Jiná složka kontaktů: Na tuto možnost klikněte, pokud jste vytvořili jinou složku Kontakty aplikace Outlook, kterou chcete použít k synchronizaci svých obchodních kontaktů.

Poznámky : 

  • Synchronizaci můžete v jednu chvíli provést jenom u jednoho e-mailového účtu a jednoho typu složky Kontakty.

  • Pokud používáte mobilní zařízení, musí být nakonfigurované pro synchronizaci kontaktů.

Začátek stránky

Změna složky synchronizace obchodních kontaktů

Záznamy obchodních kontaktů můžete v jednu chvíli synchronizovat jenom do jedné složky. Kdykoli ale potřebujete, můžete tuto složku změnit, a to i v případě, že už synchronizaci provádíte do jiné složky. Pokud chcete změnit složku, změňte nastavení synchronizace.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Microsoft Outlooku, stiskněte kombinaci kláves ALT + F.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Business Contact Manageru, stiskněte kombinaci kláves ALT + B.

  3. Klikněte na Synchronizovat a potom proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud obchodní kontakty zrovna synchronizujete do složky, klikněte na Změnit nastavení.

    • Pokud obchodní kontakty zrovna nesynchronizujete, klikněte na Spustit synchronizaci obchodních kontaktů.

  4. V dialogovém okně Nastavení synchronizace klikněte na složku Kontakty.

    Informace o dostupných možnostech najdete v části Výběr složky synchronizace dřív v tomto článku.

  5. Pokud chcete obchodní kontakty zařadit do konkrétní kategorie ve složce Kontakty aplikace Outlook, ponechte zaškrtnuté políčko Kategorie a pak klikněte na požadovanou kategorii. V opačném případě zaškrtnutí tohoto políčka zrušte.

  6. Klikněte na OK.

    Poznámka :  Pokud vyberete jinou složku, všechny synchronizované obchodní kontakty se z předchozí složky odeberou.

Začátek stránky

Zastavení synchronizace obchodních kontaktů

  1. Klikněte na kartu Soubor.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Microsoft Outlooku, stiskněte kombinaci kláves ALT + F.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Business Contact Manageru, stiskněte kombinaci kláves ALT + B.

  3. Klikněte na Synchronizovat a pak na Zastavit synchronizaci obchodních kontaktů.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít nabídku Synchronizovat, stiskněte kombinaci kláves ALT + M.

Všechny vaše synchronizované záznamy obchodních kontaktů se ze složky Kontakty odeberou.

Začátek stránky

Vytvoření záznamů Business Contact Manageru ze záznamů ve složce Kontakty

V databázi Business Contact Manageru se synchronizují jenom existující záznamy založené na obchodních kontaktech. Pokud je synchronizace povolená, veškeré nové kontakty, které vytvoříte ve složce synchronizovaných kontaktů, se objeví jenom jako kontakty Outlooku – pokud kontakty taky nezkopírujete nebo nepřesunete do aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

Kontakty můžete přidávat jako libovolný typ záznamu Klient nebo Obchodní kontakt, včetně vlastních, vámi vytvořených typů záznamů.

Poznámka :  Pokud přesunete kontakt Outlooku do aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook jako záznam Klient, nemůžete tento záznam dál synchronizovat přes internet.

  1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Kontakty.

  2. Klikněte na kontakt, který chcete zkopírovat nebo přesunout do aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

  3. Na pásu karet ve skupině Obchodní klikněte na Vytvořit záznam.

  4. Proveďte jednu z následujících akcí a vyberte typ záznamu, který chcete vytvořit:

    • Klikněte na Kopírovat do aplikace Business Contact Manager a pak klikněte na typ záznamu.

    • Klikněte na Přesunout do aplikace Business Contact Manager a pak klikněte na typ záznamu.

Záznam se automaticky vytvoří. Pokud chcete záznam zobrazit v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook, klikněte v navigačním podokně v části Business Contact Manager na Správa kontaktů.

Začátek stránky

Jaký má přepnutí na jinou databázi vliv na synchronizaci?

V aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete v jednu chvíli pracovat jenom s jednou databází.

Pokud potřebujete přepnout na jinou databázi, můžete to udělat, a to i když je zapnutá synchronizace obchodních kontaktů. Při výběru nové databáze se zobrazí dotaz na způsob zpracování synchronizovaných záznamů z databáze, kterou opouštíte. Vyberte z těchto možností:

  • Zachovat v kontaktech aplikace Outlook. Na tuto možnost klikněte, pokud chcete dřív existující synchronizované kontakty zachovat ve své složce Kontakty aplikace Outlook. Tyto záznamy kontaktů zůstanou ve vaší složce Kontakty a budou označené ikonou kancelářského pracovníka. Neobjeví se ve vašem seznamu obchodních kontaktů, dokud je tam nepřidáte. Tyto záznamy zůstanou ve vaší předchozí databázi beze změn.

Pokud vyberete tuto možnost, můžete pomocí postupu Odebrání synchronizovaných obchodních kontaktů importovaných z jiné databáze popisovaného dál v tomto článku tyto synchronizované kontakty později ze složky Kontakty aplikace Outlook odstranit.

  • Odstranit z kontaktů aplikace Outlook. Kliknutím na tuto možnost odstraníte synchronizované obchodní kontakty ze složky Kontakty aplikace Outlook. Obchodní kontakty, zůstanou nedotčené v předchozí databázi.

  • Importovat do aktuální databáze aplikace Business Contact Manager. Kliknutím na tuto možnost přidáte všechny dřív existující synchronizované záznamy obchodních kontaktů do nové databáze jako obchodní kontakty. Změny provedené v importovaných obchodních kontaktech nemají vliv na záznamy v předchozí databázi.

    Poznámka :  Pokud provedete import, synchronizované obchodní kontakty se ze složky Kontakty aplikace Outlook neodstraní.

dialogové okno synchronizace obchodních kontaktů

Synchronizace nové databáze se automaticky zapne.

Informace o způsobu přepnutí databází najdete v tématu Vytvoření nebo výběr nové databáze Business Contact Manager.

Začátek stránky

Přepínání databází při synchronizaci obchodních kontaktů

  1. Klikněte na kartu Soubor.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Microsoft Outlooku, stiskněte kombinaci kláves ALT + F.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Business Contact Manageru, stiskněte kombinaci kláves ALT + B.

  3. Klikněte na Spravovat databáze a pak klikněte na požadovanou možnost databáze.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít nabídku Spravovat databáze, stiskněte kombinaci kláves ALT + D.

  4. Postupujte podle kroků v tématu Vytvoření nebo výběr nové databáze Business Contact Manager a připojte novou databázi.

  5. Pokud už složka Kontakty obsahuje synchronizované obchodní kontakty z jiné databáze Business Contact Manageru, otevře se dialogové okno Synchronizace obchodních kontaktů. Klikněte na jednu z následujících možností:

    • Zachovat v kontaktech aplikace Outlook

    • Odstranit z kontaktů aplikace Outlook

    • Importovat do aktuální databáze aplikace Business Contact Manager

  6. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Odebrání synchronizovaných obchodních kontaktů importovaných z jiné databáze

Může se stát, že po importu obchodních kontaktů z předchozí databáze, se mezi vašimi záznamy budou vyskytovat nadbytečné záznamy obchodních kontaktů. Tyto záznamy odeberete pomocí následujícího postupu:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Microsoft Outlooku, stiskněte kombinaci kláves ALT + F.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

    Klávesová zkratka:    Pokud chcete otevřít zobrazení Backstage Business Contact Manageru, stiskněte kombinaci kláves ALT + B.

  3. Klikněte na Synchronizovat a pak klikněte na Odebrat kontakty odstraněné z aplikace Outlook.

    Klávesová zkratka    Pokud chcete otevřít nabídku Synchronizovat, stiskněte kombinaci kláves ALT + M.

Odstraněné kontakty se z databáze odeberou.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×