Vytvoření zdroje dat pro hromadnou korespondenci

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Aplikace Word můžete si ho naimportovat data z různých zdrojů dat pro hromadnou korespondenci. Jak aplikace Word je součástí sady Microsoft Office, Word snadno přijme dat z aplikace Outlook, Excel a Access. Ho můžete přijímat data z jiných zdrojů, včetně webových stránek, otevřete dokument textové soubory a soubory s oddělovači dat uložených jako prostý text. Také pokud nemáte existujícím zdroji dat, můžete snadno vytvořit nový zdroj dat z aplikace Word.

Zdroje dat pro hromadnou korespondenci

Tady je několik příkladů zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci ve Wordu.

  • Tabulka aplikace Excel

    Tabulky aplikace Excel funguje dobře jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci v případě všechna data na jeden list a data, formátovaná tak, aby mohli číst i ve Wordu. Další informace najdete v tématu Příprava zdroje dat aplikace Excel pro hromadnou korespondenci

  • Seznam kontaktů aplikace Outlook

    Můžete získat kontaktní informace přímo z vašeho seznamu kontaktů aplikace Outlook k Wordu, najdete v článku Export položek .

  • Seznam kontaktů Apple

    Můžete Apple kontakty exportovat do tabulky aplikace Excel a použít ho jako svého seznamu adresátů pro hromadnou korespondenci.

  • FileMaker Pro databáze

    Import dat ze zdroje dat FileMaker Pro před použitím hromadné korespondence.

  • Textové soubory

    Můžete použít libovolný textový soubor obsahující datových polí oddělené (nebo středníkem) kartu znaky nebo mezery a data záznamy oddělené pomocí znaků konce odstavce.

Seznam adresátů lze vytvořit ve Wordu pro odeslání hromadné pošty během procesu hromadné korespondence.

  1. Na kartě zobrazení vyberteRozložení při tisku.

  2. Na panelu nástrojů Standardní zvolteNový   Tlačítko Nový dokument .

    Tento prázdný dokument použijte k vytvoření zdroje dat.

  3. V nabídce Nástroje zvolteSprávce hromadné korespondence.

  4. V části 1. Vyberte typ dokumentu, zvolte Vytvořit nový a pak vyberte formulářových dopisů.

  5. V části 2. Vyberte seznam příjemců, zvolte Získat seznam a potom vyberte Nový zdroj dat.

  6. Do pole názvů polí v záhlaví klikněte na všechny názvy polí, které nechcete zahrnout ve zdroji dat, vyberteOdebrat název pole a pak vyberteOK.

  7. Zadejte název a zvolte umístění zdroje dat a pak zvolte Uložit.

    Zapamatujte si, kam zdroj dat ukládáte. Později budete jeho umístění potřebovat.

  8. V dialogovém okně Data Form (Datový formulář) zadejte data jednoho datového záznamu (například jméno příjemce do pole FirstName (Jméno), příjmení do pole LastName (Příjmení), poštovní adresu do pole Address1 (Adresa 1) a tak dále).

    Poznámka : Pokud chcete některé pole nechat prázdné, nemusíte do něj zadávat mezery.

  9. Po dokončení vyplňování polí pro jeden záznam, zvolte Přidat nový.

  10. Kroky 8 a 9 opakujte pro každý záznam, který chcete zadat.

  11. Po přidání všech záznamů, který chcete použít, klikněte na OK.

    Tip : Chcete-li vraťte se k dialogovému oknu Datový formulář později, v okně hromadné korespondence správce v části 2. Vyberte seznam příjemců, vyberte Upravit zdroj dat   Obrázek tlačítka zdroje dat .

  12. V nabídce soubor zvolte Zavřít.

  13. Pokud chcete uložit zdroje dat, zvolteUložit.

  14. Chcete-li zrušit prázdné otevřený dokument, vyberte Neukládání.

Každý sloupec v excelovém listu obsahuje kategorii informací (nebo datové pole), například jméno, ulici a číslo domu, město, stát a PSČ. První řádek buněk, který se nazývá záznam záhlaví, obsahuje názvy datových polí. Každý další řádek obsahuje jeden záznam, třeba jméno a adresu jedné osoby.

Poznámka : Později při vytváření štítků pomocí polí v záznamu záhlaví určíte, kam která data patří.

  1. Otevřete Excel.

  2. Do prvního řádku listu zadejte záznam záhlaví pro adresy.

    Do prvního sloupce prvního řádku napište třeba Jméno, do druhého sloupce napište Adresa, do třetího Město, do čtvrtého Stát do pátého pak PSČ, aby váš excelový list vypadal nějak takto:

    Excelový list se záznamy záhlaví

  3. Do druhého řádku zadejte jméno a adresu jednoho příjemce.

    Přidejte tolik dalších řádků s adresami, kolik chcete. Váš excelový list by teď měl vypadat nějak takto:

    Excelový list s poštovními adresami

  4. Zvolte Uložit   Tlačítko Uložit .

  5. Zadejte název sešitu, třeba adresy.

    Zapamatujte si, kam list ukládáte. Později budete jeho umístění potřebovat.

  6. Zavřete excelový sešit, který obsahuje váš seznam příjemců.

    Pokud nezavřete excelový sešit obsahující seznam, nebo když ho znova otevřete ještě před dokončením hromadné korespondence, nebudete moci hromadnou korespondenci dokončit.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×