Vytvoření zdroje dat pro hromadnou korespondenci

Pokud informace dosud nejsou uspořádány ve formátu souboru zdroje dat, se kterým může aplikace Microsoft Office Publisher pracovat, můžete vytvořit zdroj dat pro hromadnou korespondenci. Zdroj dat může obsahovat pouze seznam jmen a adres, případně také cesty k obrázkům, čísla produktů, poštovní čárové kódy, nákupní historii zákazníků a další údaje, které chcete použít při hromadné korespondenci.

V tomto článku:

Struktura zdroje dat

Vytvoření zdroje dat se seznamem adres pro hromadnou korespondenci

Struktura zdroje dat

Před vytvořením zdroje dat je třeba vzít v úvahu typ informací, které budete chtít zahrnout do konečné sloučené publikace. Vytvořte takovou strukturu souboru zdroje dat, která bude obsahovat všechna datová pole potřebná ke sloučení.

První řádek ve zdroji dat (řádek záhlaví v následující tabulce) obsahuje názvy sloupců. Tyto názvy sloupců představují názvy datových polí, která vložíte do sloučené publikace hromadné korespondence jako zástupné symboly pro text nebo obrázky.

Pod řádkem záhlaví se nacházejí sloupce s daty (neboli datová pole) obsahující konkrétní informace, které budou zobrazeny namísto přidruženého slučovacího pole. Každý řádek (neboli záznam) pod řádkem záhlaví v následující tabulce obsahuje úplnou množinu informací jednotlivých záznamů.

Sloupce v aplikace Excel odpovídající polím v publikaci typu pohlednice

Začátek stránky

Vytvoření zdroje dat se seznamem adres pro hromadnou korespondenci

Pomocí aplikace Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook nebo Microsoft Office Outlook s aplikací Business Contact Manager můžete vytvořit zdroj dat pro hromadnou korespondenci. Po vytvoření a uložení lze seznam adres opakovaně použít pro další projekty hromadné korespondence.

Mail Merge Recipients dialog box

Vytvoření seznamu adres pomocí aplikace Publisher

  1. Otevřete publikaci.

  2. V nabídce Nástroje přejděte na položku Hromadná korespondence a katalogy a klepněte na příkaz Vytvořit seznam adres.

  3. Chcete-li upravit sloupce v dialogovém okně Nový seznam adres, klepněte na tlačítko Vlastní nastavení sloupců a proveďte některou z následujících akcí:

    • Pokud chcete přidat pole, klepněte na tlačítko Přidat. V dialogovém okně Přidat pole zadejte název nového pole a klepněte na tlačítko OK.

    • Chcete-li některé pole odebrat, klepněte na jeho název v seznamu Názvy polí a poté klepněte na tlačítko Odstranit.

    • Chcete-li některé pole přejmenovat, vyberte jeho název v seznamu Názvy polí a klepněte na tlačítko Přejmenovat. V dialogovém okně Přejmenovat pole zadejte nový název pole do pole Na a klepněte na tlačítko OK.

      Po úpravě všech požadovaných polí klepněte na tlačítko OK.

  4. Do prvního prázdného řádku v dialogovém okně Nový seznam adres zadejte do příslušných polí údaje pro první záznam.

    Budete-li chtít do konečné publikace sloučit fotografie, je třeba do příslušného sloupce nebo datového pole jednotlivých záznamů zadat název souboru nebo Cesta ke každému požadovanému souboru obrázku. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud jsou soubory obrázků a zdroj dat uloženy ve stejné složce, zadejte název souboru příslušného obrázku, například První_obrázek.jpg.

    • Pokud soubory obrázků nejsou uloženy ve stejné složce jako zdroj dat, zadejte úplnou cestu k příslušnému obrázku, například C:\Documents and Settings\uživatelské jméno\Dokumenty\Obrázky\Projekt katalogu\První_obrázek.jpg.

    • Jestliže jsou soubory obrázků uloženy v podsložce uvnitř složky obsahující zdroj dat, zadejte částečnou cestu k příslušnému obrázku. Pokud například složka zdroje dat obsahuje podsložku Obrázky, zadejte \Obrázky\První_obrázek.jpg.

  5. Jakmile dokončíte zadání údajů pro první položku, klepněte na tlačítko Nová položka nebo stiskněte klávesu TAB.

  6. Zopakujte kroky 4 a 5 pro všechny přidávané položky.

  7. Klepněte na tlačítko OK.

  8. V dialogovém okně Uložit seznam adres zadejte název seznamu adres do pole Název souboru a klepněte na tlačítko Uložit.

    Ve výchozím nastavení je seznam adres uložen do složky Zdroje dat. Nejvhodnější je ponechat seznam adres v tomto umístění, protože se současně jedná o výchozí složku, ve které aplikace Publisher hledá zdroje dat. Pokud soubor zdroje dat uložíte jinam než do složky Zdroje dat, při připojování zdroje dat během slučování bude nutné soubor zdroje dat vyhledat ručně.

Začátek stránky

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×