Vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v Outlooku

Vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v Outlooku

Skupiny kontaktů (dřív se jim říkalo „distribuční seznamy“) se používají k rozesílání e-mailových zpráv více lidem, třeba projektovému týmu, členům nějaké komise nebo i jen skupině přátel, při kterém nemusíte přidávat jména jednotlivých osob pokaždé, když jim chcete napsat. Vytvoření skupiny kontaktů:

Dialogové okno Skupina kontaktů

Informace o skupinách kontaktů pro Mac najdete v článku Vytvoření skupiny kontaktů v Outlooku pro Mac.

  1. Na navigačním panelu klikněte na Lidé.

    • Pokud máte Outlook 2013: Lidé

    • Pokud máte Outlook 2016: Lidé

  2. V části Vlastní kontakty vyberte, kam chcete přidat skupinu kontaktů. V tomto příkladu klikněte na Kontakty.

  3. Klikněte na Domů > Nová skupina kontaktů.

  4. Na kartě Skupina kontaktů zadejte do pole Název název skupiny.

  5. Klikněte na Přidat členy a pak přidejte lidi z adresáře nebo ze seznamu kontaktů.

    Přidání členů do nové skupiny

    Poznámka :  Pokud chcete přidat někoho, koho nemáte v adresáři ani v kontaktech, vytvořte ho nebo přidejte jako kontakt.

  6. Klikněte na Uložit a zavřít.

    Informace o tom, jak používat novou skupinu kontaktů, najdete v tématu Odeslání e-mailové zprávy skupině kontaktů.

Pokud vždy posíláte e-maily té samé skupině lidí, můžete vytvořit skupinu kontaktů (dříve nazývanou distribuční seznam), která obsahuje všechny příjemce, kterým jste zaslali e-mail. Pokud potom chcete těmto kontaktům napsat nebo s nimi naplánovat schůzku, můžete celou skupinu kontaktů přidat do pole Komu vaší zprávy, nemusíte tak přidávat jednoho po druhém.

  1. Otevřete e-mail zaslaný lidem, které chcete přidat do skupiny kontaktů.

  2. V poli Komu nebo Kopie pomocí myši zvýrazněte všechna požadovaná jména.

    Výběr lidí z e-mailové zprávy

  3. Klikněte pravým tlačítkem na výběr a pak klikněte na Kopírovat nebo stiskněte Ctrl+C.

  4. V Outlooku (ale ne v otevřené e-mailové zprávě) klikněte na Lidé.

    Tip :  Pokud se vám nezobrazí seznam kontaktů, znovu klikněte na Lidé.

    Klikněte na Lidé

  5. Klikněte na Domů > Nová skupina kontaktů.

    Kliknutí na Nová skupina kontaktů na kartě Domů

  6. Zadejte název skupiny kontaktů, například Zvláštní projekty.

  7. Klikněte na Přidat členy > Z kontaktů aplikace Outlook.

    Přidání nových členů z kontaktů Outlooku

  8. V nově otevřeném okně klikněte pravým tlačítkem na pole Členové a klikněte na Vložit nebo stiskněte Ctrl+V.

  9. Klikněte na OK.

    Lidé z e-mailu se zobrazí jako seznam členů skupiny kontaktů.

    Vaše nová skupina kontaktů by teď měla obsahovat lidi.

  10. Klikněte na Uložit a zavřít.

Skupiny kontaktů se zobrazují ve vašem seznamů kontaktů podobně jako jednotliví lidé. Navzájem je od sebe rozeznáte podle ikon, které se zobrazují nalevo od jmen v zobrazení seznamu. Ikona karty značí kontakty jednotlivých lidí, ikona lidí pak označuje skupinu kontaktů.

Ikona lidí označuje skupinu kontaktů, ikona karty pak jednotlivé kontakty.

V rámci skupiny kontaktů můžete lidi kdykoli přidat nebo odebrat.

Pokud máte spoustu osobních nebo obchodních kontaktů, které uchováváte v excelové tabulce, můžete je importovat přímo do Outlooku.

Pomocí importovaných informací o kontaktech pak můžete vytvořit skupinu kontaktů (dříve zvanou „distribuční seznam“). Skupiny kontaktů vám umožní posílat lidem e-maily a pozvání na schůzky bez toho, abyste museli pokaždé přidávat jedno jméno po druhém.

Outlook bohužel nedokáže vytvářet skupinu kontaktů z excelového seznamu kontaktů automaticky. Stačí ale udělat jen tyto čtyři kroky:

  1. Příprava informací o kontaktech na import

  2. Import informací

  3. Namapování sloupců z excelové tabulky na příslušná pole v Outlooku

  4. Vytvoření skupiny kontaktů

1. krok: Uložení informací o kontaktech z Excelu do souboru, který může Outlook importovat

Protože Outlook nedokáže importovat sešity s více listy, je potřeba provést import z textového souboru s oddělovači (.csv). Při ukládání sešitu jako souboru .csv postupujte takto:

  1. V sešitu klikněte na list s informacemi o kontaktech, který chcete importovat.

  2. Klikněte na Soubor > Uložit jako.

  3. Zvolte, kam se má soubor uložit.

  4. V poli Uložit jako typ vyberte CSV (MS-DOS) (*.csv), zadejte název souboru a potom klikněte na Uložit.

  5. Pokud se zobrazí zpráva „Zvolený typ souboru neobsahuje sešity s více listy”, klikněte na OK. S vaším původním sešitem (souborem .xlsx) se nic nestane, protože se zpráva týká omezení souboru CSV.

  6. Pokud vidíte zprávu „V sešitu může dojít ke ztrátě některých funkcí“, uložte aktuální sešit jako soubor CSV kliknutím na Ano. Původní sešit (soubor .xlsx) se zavře, ale nebudou v něm provedené žádné změny.

  7.  Zavřete soubor CSV.

V Excelu už máte hotovo a můžete začít s importem do Outlooku.

2. krok: Spuštění importu

  1. V Outlooku klikněte na Soubor > Otevřít a exportovat > Import nebo export.

    Import nebo export

    Spustí se Průvodce importem a exportem.

  2. Vyberte Importovat z jiného programu nebo souboru a klikněte na Další.

    Průvodce importem a exportem

  3. Vyberte Hodnoty oddělené čárkami a potom klikněte na Další.

  4. Klikněte na Procházet a vyhledejte uložený soubor CSV.

  5. V části Možnosti vyberte, jestli chcete přepsat duplicitní položky (stávající kontakty), vytvořit duplicitní položky nebo neimportovat duplicitní položky. Při rozhodování vezměte v úvahu následující:

    • Pokud Outlook najde kontakt se shodným jménem (nebo jiným polem, viz oddíl věnovaný mapovaní), duplicitní položka bude přepsaná a existující kontakt se odstraní. Pokud už máte v Outlooku uložené informace o některých z kontaktů, zvolte raději možnost vytvoření duplicitních položek.

    • Vytvoření duplicitních položek je bezpečná volba. Až tyto duplicitní položky nebudete v budoucnu potřebovat, můžete je smazat.

    • Pokud máte jistotu, že informace o existujících kontaktech v Outlooku se shodují s informacemi v importovaném souboru, můžete se rozhodnout pro možnost neimportovat duplicitní položky. Outlook tak importuje jen nové kontakty.

  6. Klikněte na Další a zvolte, kam se mají nové, importované kontakty ukládat. Ve výchozím nastavení by měla být vybraná možnost Kontakty. Pokud ale chcete vybrat jinou složku, vyhledejte ji pomocí posuvníku.

  7. Klikněte na Další.

  8. Zkontrolujte, že je políčko vedle Import souboru MojeKontakty.csv (pokud se váš soubor takto jmenuje) zaškrtnuté.

  9. Zatím ještě neklikejte na Dokončit, protože bude potřeba „namapovat“ některé sloupce ze souboru CSV na pole kontaktů v Outlooku.

3. krok: Namapování sloupců souboru CSV na pole kontaktů v Outlooku

  1. Klikněte na tlačítko Mapovat vlastní pole a objeví se stejnojmenné pole (Mapovat vlastní pole).

    • V části Od se objeví pole s názvy sloupců importovaného souboru CSV.

    • V části Do uvidíte standardní pole, která Outlook používá u kontaktů. Pokud některé z nich odpovídá sloupci v souboru CSV, zobrazí se tento sloupec pod nadpisem Namapováno z.

      Dialogové okno Mapovat vlastní pole

  2. Mapování budete nejspíš muset provést i ručně. Třeba pokud je v importovaném souboru sloupec s telefonem domů nazvaný Tel. domů, neodpovídá tomuto sloupci v Outlooku žádné pole. Outlook ale místo toho používá pole Telefon domů.

    Mapování polí v souboru importu na pole Outlooku

  3. Přetáhněte Tel. domů z levého podokna do pole Telefon domů v pravém podokně.

    Tel. domů se teď objeví ve sloupci Namapováno z.

    Úspěšně namapovaná pole

  4. Postupně přetahujte zbytek hodnot z levého podokna do příslušných polí Outlooku v pravém podokně. Položku Adresa můžete třeba přetáhnout do pole Ulice (dom.) nebo Ulice (zam.) podle toho, jakou adresu máte u kontaktů uvedenou.

  5. Klikněte na OK a Dokončit.

    Kontakty jsou teď bezpečně naimportované do Outlooku.

    Kontakty

Když už máte své kontakty v Outlooku, zbývá poslední krok – vytvoření skupiny kontaktů.

4. krok: Vytvoření skupiny kontaktů

  1. Klikněte na Lidé.

    Klikněte na Lidé

  2. V části Vlastní kontakty vyberte, kam chcete přidat skupinu kontaktů. V tomto příkladu klikněte na Kontakty.

  3. Klikněte na Domů > Nová skupina kontaktů.

    Kliknutí na Nová skupina kontaktů na kartě Domů

  4. Na kartě Skupina kontaktů zadejte do pole Název název skupiny.

  5. Klikněte na Přidat členy > Z kontaktů aplikace Outlook.

  6. Podržte klávesu CTRL, klikejte na importované kontakty a je potom kliknutím na Členové přidejte do skupiny kontaktů.

  7. Klikněte na OK.

  8. Klikněte na Uložit a zavřít.

Viz také

Přidání lidí do skupiny kontaktů

Změna položek zobrazených na navigačním panelu

V Outlooku 2010 neexistuje žádné omezení pro maximální počet jmen, která můžete přidat do skupiny kontaktů.

Vytvoření skupiny kontaktů

  • Vytvoření skupiny kontaktů s novými jmény nebo jmény z adresáře    

    1. Ve složce Kontakty klikněte na kartě Domů ve skupině Nový na Nová skupina kontaktů.

      Příkaz Nová skupina kontaktů na pásu karet

    2. Do pole Název zadejte název skupiny.

    3. Na kartě Skupina kontaktů klikněte ve skupině Členové na Přidat členy a potom klikněte na Z kontaktů aplikace Outlook, Z adresáře nebo na Nový e-mailový kontakt.

    4. Pokud přidáváte nový e-mailový kontakt, zadejte potřebné údaje v dialogovém okně Přidat nového člena.

      Pokud přidáváte člena z kontaktů v Outlooku nebo z adresáře, postupujte takto:

      1. V rozevíracím seznamu Adresář klikněte na adresář obsahující e-mailové adresy, které chcete zahrnout do skupiny kontaktů.

      2. V seznamu klikněte na požadovaná jména a potom na Členové. Do skupiny kontaktů můžete přidat jména z různých adresářů.

    5. Stejný postup zopakujte u každého, koho chcete do skupiny kontaktů přidat. Nakonec klikněte na OK.

      Skupina kontaktů se uloží do složky Kontakty pod názvem, který jste zadali.

  • Vytvoření skupiny kontaktů zkopírováním jmen z e-mailové zprávy    

    1. V okně zprávy, ze které chcete zkopírovat jména, klikněte na požadovaná jména v polích Komu nebo Kopie.

    2. Klikněte na svůj výběr pravým tlačítkem a pak klikněte na Kopírovat.

    3. Ve složce Pošta na kartě Domů ve skupině Nové klikněte na tlačítko Nové položky, pak na Další položky a nakonec na možnost Skupina kontaktů.

    4. Do pole Název zadejte název skupiny.

    5. Na kartě Skupina kontaktů klikněte ve skupině Členové na Přidat členy a potom klikněte na Z kontaktů aplikace Outlook nebo na Z adresáře.

    6. V dolní části dialogového okna Vybrat členy klikněte pravým tlačítkem do pole Členové a potom klikněte na Vložit.

Poznámka :  Člena, kterého přidáváte do skupiny kontaktů, nemusíte mít v adresáři. Při kopírování z původní e-mailové zprávy se vloží jméno a e-mailová adresa člena.

Když dostanete zprávu zahrnující skupinu kontaktů, kterou chcete používat, můžete si ji uložit do kontaktů.

  1. Otevřete zprávu obsahující skupinu kontaktů.

  2. V poli Komu nebo Kopie klikněte na skupinu pravým tlačítkem a potom klikněte na Přidat do kontaktů aplikace Outlook.

Zobrazení jmen ve skupině kontaktů

Udělejte jednu z těchto věcí:

  • Zobrazení jmen v adresáři

    1. V nové zprávě klikněte do pole Komu.

    2. V rozevíracím seznamu Adresář klikněte na adresář obsahující skupinu kontaktů, o které chcete získat informace.

      Tip : Nevidíte požadovanou skupinu kontaktů? Možná bude potřeba nejdřív přidat adresář.

    3. Vyhledejte název skupiny kontaktů procházením nebo ho zadejte do pole Hledat.

    4. V seznamu Název klikněte pravým tlačítkem na požadovanou skupinu kontaktů a klikněte na Vlastnosti.

  • Zobrazení jmen v záhlaví zprávy nebo žádosti o schůzku

    1. V poli Komu klikněte na znaménko plus (+) vedle názvu skupiny kontaktů.

      Poznámka :  Po rozbalení nejde seznam v dané zprávě znovu sbalit.

  1. V části Kontakty otevřete požadovanou skupinu kontaktů.

    Poznámka :  V zobrazení seznamů jsou skupiny kontaktů označené ikonou Distribuční seznam .

  2. Proveďte jednu nebo více následujících akcí:

    • Přidání adresy z adresáře nebo ze složky Kontakty    

      1. Na kartě Skupina kontaktů klikněte ve skupině Členové na Přidat členy a potom klikněte na Z kontaktů aplikace Outlook nebo na Z adresáře.

      2. V rozevíracím seznamu Adresář klikněte na adresář obsahující e-mailové adresy, které chcete zahrnout do skupiny kontaktů.

      3. Vyhledejte požadované jméno procházením nebo ho zadejte do pole Hledat.

      4. Klikněte na jméno v seznamu Jméno a klikněte na Členové. Stejný postup zopakujte u každého, koho chcete do skupiny kontaktů přidat. Nakonec klikněte na OK.

    • Přidání adresy, která není ve složce Kontakty ani v adresáři    

      1. Na kartě Skupina kontaktů klikněte ve skupině Členové na Přidat členy a potom klikněte na Nový e-mailový kontakt.

      2. Zadejte informace o e-mailové adrese a klikněte na OK.

    • Odebrání jména    

      1. V seznamu jmen klikněte na jméno, které chcete odebrat, a potom na kartě Skupina kontaktů ve skupině členové klikněte na Odebrat člena.

Viz také

Sdílení složky kontaktů s ostatními

Vytvoření distribučního seznamu

Distribuční seznamy se ve výchozím nastavení ukládají do složky Kontakty. Pokud používáte účet Microsoft Exchange, váš Globální adresář může obsahovat globální distribuční seznamy, které jsou k dispozici všem uživatelům dané sítě. Osobní distribuční seznamy, které si vytvoříte ve své složce Kontakty jsou dostupné jenom vám, ale můžete je sdílet tak, že je ostatním pošlete.

Kolik jmen můžu přidat do distribučního seznamu?

Maximální počet jmen, která můžete přidat do distribučního seznamu, závisí na velikosti samotných souborů kontaktu (pro každý kontakt). Neexistuje žádné pevně dané pravidlo, ale obecně můžou distribuční seznamy obsahovat kolem 50–70 jmen a e-mailových adres. Maximální počet e-mailových adres s minimální velikostí souboru kontaktu je asi 125. Můžou mezi nimi být i adresy dalších distribučních seznamů.

Další informace najdete v článku znalostní báze Knowledge Base o maximální velikosti distribučních seznamů.

Udělejte jednu z těchto věcí:

  • Vytvoření distribučního seznamu ze jmen v adresáři    

    1. V nabídce Soubor přejděte na Nový a potom klikněte na Distribuční seznam.

    2. Do pole Název zadejte název distribučního seznamu. (Například „Přátelé z politiky“.)

    3. Na kartě Distribuční seznam klikněte na Vybrat členy.

    4. V rozevíracím seznamu Adresář klikněte na adresář obsahující e-mailové adresy, které chcete zahrnout do distribučního seznamu.

      Seznam adresářů

    5. Do pole Hledat zadejte jméno, které chcete přidat do seznamu. Když se hledané jméno zobrazí v níže uvedeném seznamu, klikněte na něj a pak klikněte na Členové.

    6. Stejný postup zopakujte u každého, koho chcete do distribučního seznamu přidat. Nakonec klikněte na OK.

      Pokud chcete přidat delší popis distribučního seznamu klikněte na kartě Distribuční seznam na Poznámky a napište požadovaný text.

      Distribuční seznam se uloží do složky Kontakty pod názvem, který jste zadali.

  • Vytvoření distribučního seznamu zkopírováním jmen z e-mailové zprávy    

    1. V okně zprávy, ze které chcete zkopírovat jména, vyberte požadovaná jména v polích Komu nebo Kopie.

    2. Klikněte na výběr pravým tlačítkem myši a potom v místní nabídce klikněte na Kopírovat.

    3. Klikněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a potom v části Vytvořit novou položku v aplikaci Outlook klikněte na Distribuční seznam.

    4. Na kartě Distribuční seznam ve skupině Členové klikněte na Vybrat členy.

    5. V dolní části dialogového okna Vybrat členy klikněte pravým tlačítkem do pole Členové a potom v místní nabídce klikněte na Vložit.

      Poznámka : Člena, kterého chcete přidat do distribučního seznamu, nemusíte mít v adresáři. Při kopírování z původní e-mailové zprávy se vloží jméno a e-mailová adresa člena.

    6. Klikněte na OK.

    7. Do pole Název zadejte název distribučního seznamu.

    8. Na kartě Distribuční seznam ve skupině Akce klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Distribuční seznamy se ve výchozím nastavení ukládají do složky Kontakty. Když od někoho dostanete distribuční seznam, můžete si ho uložit do Kontaktů.

  1. Otevřete zprávu obsahující distribuční seznam.

  2. V záhlaví zprávy klikněte pravým tlačítkem na distribuční seznam a v místní nabídce klikněte na Přidat do kontaktů aplikace Outlook.

Distribuční seznam můžete upravovat přidáváním a odstraňováním jmen.

Zobrazení jmen v distribučním seznamu

Udělejte jednu z těchto věcí:

  • Zobrazení jmen v adresáři

  • V nové zprávě klikněte do pole Komu.

  • V rozevíracím seznamu Adresář klikněte na adresář obsahující distribuční seznam, o kterém chcete získat informace.

  • Do pole Hledat zadejte název distribučního seznamu.

  • V seznamu jmen klikněte pravým tlačítkem na distribuční seznam a potom v místní nabídce na Vlastnosti.

    Proč nevidím v adresáři seznam jmen?

    Zřejmě jste při posledním použití adresáře použili pro hledání možnost Více sloupců. Zobrazení seznamu jmen obnovíte tak, že vedle pole Hledat kliknete na možnost Pouze jméno.

  • Zobrazení jmen v záhlaví zprávy nebo žádosti o schůzku

    • V poli Komu klikněte na znaménko plus (+) vedle názvu distribučního seznamu.

      Poznámka :  Po rozbalení nejde seznam znovu sbalit. Distribuční seznamy uvedené v poli E-mail kontaktu se nedají rozbalit.

  1. Ve složce Kontakty otevřete distribuční seznam.

    Poznámka : V zobrazeních seznamů jsou distribuční seznamy označené ikonou Distribuční seznam .

  2. Proveďte jednu nebo více následujících akcí:

    • Přidání adresy z adresáře nebo ze složky Kontakty    

      1. Na kartě Distribuční seznam klikněte na Vybrat členy.

      2. V rozevíracím seznamu Adresář klikněte na adresář obsahující e-mailové adresy, které chcete zahrnout do distribučního seznamu.

      3. Do pole Hledat zadejte jméno, které chcete přidat do seznamu.

      4. Klikněte na jméno v seznamu Jméno a klikněte na Členové. Stejný postup zopakujte u každého, koho chcete do distribučního seznamu přidat. Nakonec klikněte na OK.

        Proč nevidím v adresáři seznam jmen?

        Zřejmě jste při posledním použití adresáře použili pro hledání možnost Více sloupců. Zobrazení seznamu jmen obnovíte tak, že vedle pole Hledat kliknete na možnost Pouze jméno.

    • Přidání adresy, která není ve složce Kontakty ani v adresáři    

      1. Na kartě Distribuční seznam klikněte na Přidat nový.

      2. Zadejte informace o e-mailové adrese a klikněte na OK.

    • Odstranění jména    

      1. Klikněte na jméno a potom na Odebrat.

Distribuční seznam je skupina e-mailových adres, který můžete vytvořit a přidat do adresáře Outlooku jako jedinou e-mailovou adresu. Když pošlete zprávu distribučnímu seznamu, dojde na každou e-mailovou adresu v seznamu.

Proveďte některou z následujících akcí:

  • Vytvoření distribučního seznamu ze jmen v adresáři    

    1. V nabídce Soubor přejděte na Nový a potom klikněte na Distribuční seznam.

    2. Do pole Název zadejte název.

    3. Na kartě Distribuční seznam klikněte na Vybrat členy.

    4. V rozevíracím seznamu Adresář klikněte na adresář obsahující e-mailové adresy, které chcete zahrnout do distribučního seznamu.

    5. Do pole Hledat napište jméno, které chcete přidat do seznamu. V seznamu níže klikněte na jméno a klikněte na Členové. Stejný postup zopakujte u každého, koho chcete do distribučního seznamu přidat. Nakonec klikněte na OK.

      Pokud chcete přidat delší popis distribučního seznamu, klikněte na kartě Distribuční seznam na Poznámky a napište požadovaný text.

      Distribuční seznam se uloží do složky Kontakty pod názvem, který jste zadali.

  • Vytvoření distribučního seznamu zkopírováním jmen z e-mailové zprávy    

    1. V e-mailové zprávě, ze které chcete zkopírovat jména, vyberte požadovaná jména v polích Komu nebo Kopie.

    2. Klikněte na výběr pravým tlačítkem myši a potom v místní nabídce klikněte na Kopírovat.

    3. Klikněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a potom v části Vytvořit novou položku v aplikaci Outlook klikněte na Distribuční seznam.

    4. Na kartě Distribuční seznam ve skupině Členové klikněte na Vybrat členy.

    5. V dolní části dialogového okna Vybrat členy klikněte pravým tlačítkem do pole Členové a potom v místní nabídce klikněte na Vložit.

      Poznámka : Člena, kterého chcete přidat do distribučního seznamu, nemusíte mít v adresáři. Při kopírování z původní e-mailové zprávy se vloží jméno a e-mailová adresa člena.

    6. Klikněte na OK.

    7. Do pole Název zadejte název distribučního seznamu.

    8. Na kartě Distribuční seznam ve skupině Akce klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Další informace o distribučních seznamech, například přidání jmen nebo poslání zprávy části seznamu, najdete v článku Vytvoření a úprava skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu.

Vytvoření outlookové skupiny kontaktů

Když máte jednotlivé kontakty rozřazené do složek, můžete související složky kontaktů uspořádat v navigačním podokně do skupin, aby zůstaly viditelné a snadno přístupné.

Tip : Složky kontaktů můžete nechat viditelné tím, že necháte jejich skupinu otevřenou neboli rozbalenou, nebo ji můžete sbalit a mít zase víc místa. Skupinu rozbalíte a sbalíte kliknutím na šipky v záhlaví skupiny.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×