Vytvoření seskupené nebo souhrnné sestavy

Vytvoření seskupené nebo souhrnné sestavy

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Informace jsou často srozumitelnější, pokud jsou rozdělené do skupin. Sestava, v níž je třeba seskupený prodej podle oblastí, může zvýraznit trendy, kterých byste si jinak nemuseli všimnout. Umístěním celkových součtů (jako jsou dílčí součty nebo průměry) na konec jednotlivých skupin v sestavě je kromě toho možné nahradit množství ručních výpočtů.

Práce se seskupenými sestavami je v Accessu snadná. Pomocí Průvodce sestavou je možné vytvořit základní seskupenou sestavu, ke stávající sestavě můžete přidat seskupení a řazení nebo můžete upravit možnosti seskupení a řazení, které už jsou definované.

Poznámka:  Tento článek se nevztahuje na webové aplikace pro Access (to je druh databází, které se navrhují v Accessu a publikují online).

V tomto článku

Vytvoření rychle seskupené nebo seřazené sestavy

Vytvoření nové seskupené sestavy pomocí Průvodce sestavou

Přidání a změna seskupení nebo řazení ve stávající sestavě

Vytvoření rychle seskupené nebo seřazené sestavy

I když se seskupenými sestavami nemáte žádné zkušenosti, můžete jednoduchou sestavu vytvořit následujícím postupem:

  1. V navigačním podokně vyberte tabulku nebo dotaz s daty, která chcete zahrnout do sestavy.

  2. Na kartě Vytvoření klikněte na Sestava.

    Access vytvoří jednoduchou tabulkovou sestavu a potom ji zobrazí v Zobrazení rozložení. Pokud je v sestavě hodně polí, bude pravděpodobně přesahovat přes víc stránek. Před použitím libovolného seskupení nebo řazení můžete měnit velikost sloupců (a odstranit nechtěné sloupce), aby se sestava vešla na šířku jedné stránky. Pokud chcete sloupec odstranit, klikněte na něj pravým tlačítkem a potom klikněte na Odstranit sloupec.

  3. Klikněte pravým tlačítkem na sloupec, podle kterého chcete seskupovat nebo řadit, a potom klikněte na Seskupovat [název pole] nebo klikněte na jednu z možností Seřadit. Pokud třeba chcete provést seskupení podle sloupce Priorita, klikněte pravým tlačítkem na sloupec Priorita a potom klikněte na Seskupovat Priorita.

    Po použití seskupení Access přesune seskupovací pole do sloupce úplně vlevo a ostatní sloupce seskupí na základě tohoto sloupce. V některých případech Access taky přidá do sekce Zápatí sestavy celkový součet.

  4. Pokud chcete, zobrazení a doladit vaší seskupení a řazení pomocí postupů v části Možnosti Přidání a změna seskupení nebo řazení ve stávající sestavě.

Vytvoření nové seskupené sestavy pomocí Průvodce sestavou

Průvodce sestavou nabízí řadu otázek, a vygeneruje sestavu na základě vašich odpovědí. Mezi tyto otázky je taková, která se zeptá jedno nebo více polí můžete zařadit do skupiny sestavy. Po vytvoření sestavy, můžete ho ve formátu – nebo jej upravit aby lépe vyhovovala vašim potřebám. Než začnete pomocí Průvodce sestavou, budete muset rozhodnout zdroje dat.

Spuštění Průvodce sestavou

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Sestavy na Průvodce sestavou.

    Access spustí Průvodce sestavou.

    Výběr pole v průvodci sestavou

  2. Klikněte na rozevírací seznam Tabulky či dotazy a zvolte tabulku nebo dotaz obsahující pole, která chcete použít v sestavě.

  3. Pole vyberte tak, že na ně poklikejte v seznamu Dostupná pole.

    Access je přesune do seznamu Vybraná pole. Můžete taky kliknout na tlačítka umístěná mezi seznamy Dostupná pole a Vybraná pole a přidat nebo odebrat vybrané pole nebo přidat nebo odebrat všechna pole.

  4. Pokud chcete do sestavy umístit taky pole z jiné tabulky nebo dotazu, klikněte znova na rozevírací seznam Tabulky či dotazy, zvolte druhou tabulku nebo dotaz a pokračujte v přidávání polí.

  5. Po dokončení přidávání polí klikněte na tlačítko Další.

Seskupení záznamů v Průvodci sestavou

Seskupování umožňuje uspořádat záznamy do skupin, třeba podle oblasti nebo prodejce. Skupiny můžou být vnořené, což umožňuje snadnou identifikaci vztahů mezi skupinami a rychlé vyhledání požadovaných informací. Seskupování jde použít taky k výpočtu souhrnných informací, třeba celkových součtů a procentuálních hodnot.

Pokud do sestavy zahrnete víc než jednu tabulku, prozkoumá průvodce vztahy mezi tabulkami a určí, jakým způsobem je možné informace zobrazit.

  1. Na stránce Průvodce sestavou, na které je zobrazená otázka Chcete přidat úrovně seskupení? klikněte na jeden z názvů polí v seznamu a potom klikněte na tlačítko Další.

  2. Úrovně seskupení přidáte tak, že dvojitým kliknutím na název libovolného pole v seznamu přidáte pole do sestavy.

    Dvojitým kliknutím na úroveň seskupení v zobrazení stránky v pravé části dialogového okna můžete úroveň seskupení taky odebrat. Úrovně seskupení jde přidat a odebrat pomocí tlačítek se šipkami. Kliknutím na úroveň seskupení a kliknutím na tlačítko pro zvýšení nebo snížení priority je možné upravit prioritu úrovně seskupení. Access přidá jednotlivé úrovně seskupení a zobrazí vnořené úrovně v rámci nadřazené úrovně seskupení.

    Přidání úrovní seskupení v průvodci sestavou

  3. Kliknutím na tlačítko Možnosti seskupení zobrazíte dialogové okno Způsob seskupení.

    Způsoby seskupení v průvodci sestavou

  4. Nepovinně jde pro jednotlivá pole na úrovni skupiny zvolit způsob seskupení.

    Seskupení můžete přizpůsobit způsob seskupení záznamů. V předchozím příkladu jsou seskupené záznamy podle pole DatumOdeslání, což je datového typu datum a čas typu. Průvodce sestavou nabízí možnosti třeba typ pole v seznamu seskupení. Tím protože DatumOdeslání typu datum a čas, můžete k seskupení tak, že skutečné hodnoty (Normální ), rok, čtvrtletí, měsíc, týden, den, hodiny a minuty. Kdyby pole datový typ Text, můžete seskupit podle celé pole (Normální ), nebo případně první 1 až 5 znaků. Číselný typ dat můžete seskupit podle hodnoty (Normální ) nebo podle rozsahu úsecích vybrané.

    Po výběru způsobu seskupení klikněte na tlačítko OK.

  5. Kliknutím na tlačítko Další přejděte na další stránku Průvodce sestavou.

Řazení a shrnutí záznamů

Záznamy můžete řadit vzestupně nebo sestupně, maximálně podle čtyř polí.

  1. Klikněte na první rozevírací seznam a vyberte pole, podle něhož chcete záznamy řadit.

    Kliknutím na tlačítko vpravo od seznamu můžete přepnout mezi vzestupným a sestupným pořadím (výchozí nastavení je Vzestupně). Volitelně můžete kliknout na druhý, třetí a čtvrtý rozevírací seznam a zvolit další pole pro řazení.

    Pořadí řazení v průvodci sestavou

  2. Pokud chcete shrnout číselná pole, klikněte na tlačítko Možnosti souhrnu.

    Tlačítko Možnosti souhrnu bude zobrazeno jenom v případě, že část Tělo sestavy obsahuje nejméně jedno číselné pole. Průvodce zobrazí číselná pole k dispozici.

    Možnosti souhrnu v průvodci sestavou

  3. Zaškrtněte políčko u možnosti Součet, průměr, Min nebo Max které se zahrnou do zápatí skupiny.

    Je taky možné zvolit zobrazení podrobností a souhrnu nebo jenom souhrnu. Ve druhém případě se zobrazí součty za jednotlivé hodnoty pole DatumOdeslání (pokud jste zaškrtli třeba políčko Součet), podrobnosti objednávek ale budou vynechané. Můžete taky zvolit zobrazení výpočtů procentuálních hodnot u součtů.

  4. Klikněte na OK.

  5. Postupujte podle pokynů na zbývajících stránkách Průvodce sestavou. Na poslední stránce můžete upravit název sestavy. Tento název se zobrazí na první stránce sestavy a použije se taky jako název dokumentu při uložení sestavy v Accessu. Název sestavy i dokumentu můžete upravit.

  6. Klikněte na tlačítko Dokončit. Access sestavu automaticky uloží a zobrazí ji v režimu náhledu, ve kterém je sestava zobrazená tak, jak bude vypadat po vytištění.

Pomocí navigačních tlačítek v dolní části podokna náhledu jde zobrazit stránky sestavy v posloupnosti nebo přejít k libovolné stránce v sestavě. Klikněte na jedno z navigačních tlačítek nebo do pole s číslem stránky zadejte číslo stránky, kterou chcete zobrazit, a stiskněte ENTER.

Náhled můžete přiblížit, a zobrazit tak podrobnosti, nebo jej oddálit a posoudit, jestli jsou data správně rozmístěná na stránce. Umístěte ukazatel myši na sestavu a klikněte jednou. Pokud chcete akci lupy vrátit, klikněte znovu. Můžete použít taky ovládací prvek lupy na stavovém řádku.

Přidání a změna seskupení nebo řazení ve stávající sestavě

Pokud chcete přidat řazení nebo seskupení do existující sestavy nebo chcete změnit stávající řazení nebo seskupení sestavy, usnadní vám provedení potřebných kroků tato část.

Přidání seskupení, řazení a souhrnů

Jednoduché operace řazení, seskupení a vytvoření souhrnu je možné provést kliknutím pravým tlačítkem na pole v zobrazení rozložení a výběrem požadované operace v místní nabídce. Pokud chcete přepnout do zobrazení rozložení, klikněte pravým tlačítkem na sestavu v navigačním podokně a potom klikněte na příkaz Zobrazení rozložení.

Poznámka: Přestože není v pokynech v této části přímo použité podokno Skupina, řazení a součet, je vhodné tohle podokno otevřít a sledovat jeho změny v průběhu práce. Získáte lepší představu o činnostech Accessu a díky znalostem práce s podoknem Skupina, řazení a součet budete moct provádět další úpravy sestavy. Zobrazení podokna Skupina, řazení a součet:

  • Na kartě Návrh klikněte ve skupině Skupiny a souhrny na Seskupit a seřadit.

Řazení jednoho pole

  • Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou hodnotu v poli, podle kterého chcete řadit.

  • V místní nabídce klikněte na požadovanou možnost řazení. Pokud chcete třeba seřadit textové pole ve vzestupném pořadí, klikněte na Řadit od A po Z. Pokud chcete seřadit číselné pole v sestupném pořadí, klikněte na Řadit od největších po nejmenší.

Access seřadí záznamy podle zadání. Pokud je otevřené podokno Skupina, řazení a součet, přidá se do něj nový řádek Seřadit podle pro dané pole.

Řazení víc polí

Poznámka: Při použití řazení kliknutím pravým tlačítkem myši na pole v zobrazení rozložení můžete najednou řadit pouze jedno pole. Použití řazení na jiné pole odstraní řazení na základě prvního pole. Toto chování se liší od řazení chování ve formulářích, kde více řazení navázáním kliknutím pravým tlačítkem myši jednotlivá pole a zvolte požadovaný typ objednávky, který chcete. Pokud chcete vytvořit několik úrovní řazení, najdete v části Přidání seskupení, řazení a souhrnů pomocí podokno skupina, řazení a součet.

Seskupení podle pole

  • Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou hodnotu v poli, podle kterého chcete seskupovat.

  • V místní nabídce klikněte na Seskupovat.

Access přidá úroveň seskupení a vytvoří pro ni záhlaví skupiny. Pokud je otevřené podokno Skupina, řazení a součet, přidá se do něj nový řádek Seskupovat pro dané pole.

Přidání souhrnu do pole

Tato funkce umožňuje vypočítat součet, průměr, počet nebo jinou agregační hodnotu pole. Na konec sestavy se přidá celkový součet a do jednotlivých skupin v sestavě budou přidané skupinové součty.

  • Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou hodnotu v poli, jehož souhrn chcete vytvořit.

  • Klikněte na Celkem.

  • Klikněte na operaci, kterou chcete provést: Součet, Průměr, Spočítat záznamy (zjištění počtu všech záznamů), Spočítat hodnoty (jenom zjištění počtu záznamů obsahujících hodnotu v tomto poli), Maximum, Minimum, Směrodatná odchylka nebo Rozptyl.

Access přidá do zápatí sestavy vypočítaný ovládací prvek pro textové pole, které bude obsahovat celkový součet. Pokud sestava obsahuje úrovně seskupení, přidá Access taky zápatí skupin (pokud dosud neexistují) a umístí součet do jednotlivých zápatí.

Poznámka: Součty je možné přidat také kliknutím na pole, jehož souhrn chcete vytvořit, a potom kliknutím na tlačítko Souhrny ve skupině Skupiny a souhrny na kartě Návrh.

Přidání seskupení, řazení a souhrnů pomocí podokna Skupina, řazení a součet

Práce v podokně Skupina, řazení a součet poskytuje největší flexibilitu při přidávání nebo změnách skupin, pořadí řazení a možností souhrnů v sestavě. Při práci je vhodné znova použít zobrazení rozložení stránky, protože umožňuje snadno sledovat, jak se provedené změny projeví v zobrazení dat.

Zobrazení podokna Skupina, řazení a součet

  • Na kartě Návrh, ve skupině Skupiny a souhrny klikněte na Seskupit a řadit.

    Access zobrazí podokno Skupina, řazení a součet.

Podokno Skupina, řazení a součet

Pokud chcete přidat novou úroveň řazení nebo seskupení, klikněte na tlačítko Přidat skupinu nebo Přidat řazení.

Do podokna Skupina, řazení a součet je přidán nový řádek a zobrazí se seznam polí k dispozici.

Seznam polí v podokně Skupina, řazení a součet

Můžete kliknout na jeden z těchto názvů polí nebo je možné kliknout na položku výraz pod seznamem polí a zadat výraz. Po výběru pole nebo zadání výrazu přidá Access danou úroveň seskupení do sestavy. V zobrazení rozložení se seskupení nebo pořadí řazení projeví okamžitě ve změně zobrazení dat.

Další informace o vytváření výrazů naleznete v článku Tvorba výrazu.

Poznámky: 

  • Pokud ještě několika řazení nebo úrovní seskupení definované, budete možná muset posunout dolů v podokně Skupina, řazení a součet předtím, než se zobrazí tlačítka Přidat skupinu a Přidat řazení.

  • V sestavě je možné definovat maximálně 10 úrovní seskupení a řazení.

Změna možností seskupování

Jednotlivé úrovně seskupení a řazení obsahují několik možností, jejichž nastavením jde získat požadované výsledky.

Možnosti seskupení

  • Pokud chcete zobrazit všechny možnosti určité úrovně seskupení nebo řazení, klikněte na možnost Další na úrovni, kterou chcete změnit.

    Možnosti seskupení (rozšířené)

  • Možnosti jde skrýt kliknutím na Méně.

Pořadí řazení:    Pořadí řazení můžete změnit kliknutím na rozevírací seznam obsahující možnosti pořadí řazení a kliknutím na požadovanou možnost.

Interval skupiny:    Toto nastavení určuje způsob seskupení záznamů. Je třeba možné seskupovat podle prvního znaku textového pole, takže jsou seskupené všechny položky začínající znakem A, všechny položky začínající znakem B atd. Datová pole jde seskupovat podle dne, týdne, měsíce nebo čtvrtletí nebo můžete zadat vlastní interval.

Celkem:    Kliknutím na tuto možnost můžete přidat souhrny. Je možné přidat souhrny víc polí nebo vytvořit víc typů souhrnů stejného pole.

Automaticky otevírané okno Součty

  • Klikněte na šipku rozevíracího seznamu Celkem a vyberte pole, jehož souhrn chcete vytvořit.

  • Klikněte na šipku rozevíracího seznamu Typ a vyberte typ výpočtu, který chcete provést.

  • Zaškrtnutím políčka Zobrazit celkový součet přidáte na konec sestavy (do zápatí sestavy) celkový součet.

  • Zaškrtnutím políčka Zobrazit součet skupiny jako % celkového součtu přidáte do zápatí skupiny ovládací prvek, který vypočítá procento celkového součtu připadající na jednotlivé skupiny.

  • Zaškrtnutím políčka Zobrazit v záhlaví skupiny nebo Zobrazit v zápatí skupiny zobrazíte součet v požadovaném umístění.

Po výběru všech možností u požadovaného pole je možné postup opakovat u dalšího pole. Souhrn dalšího pole jde vytvořit po výběru pole ze seznamu Celkem. Kliknutím mimo dialogové okno Součty můžete toto okno zavřít.

Název:    Pomocí tohoto nastavení jde změnit název pole, jehož souhrn vytváříte. Tato možnost se používá u záhlaví sloupců a u označení souhrnných polí v záhlavích a zápatích.

Přidání nebo změna názvu:

  • Klikněte na modrý text za textem s názvem.

    Zobrazí se dialogové okno Lupa.

  • Zadejte do dialogového okna nový název a potom klikněte na tlačítko OK.

S částí záhlaví/bez části záhlaví:    Toto nastavení použijte k přidání nebo odebrání části záhlaví, která je zobrazená před jednotlivými skupinami. Při přidání části záhlaví přesune Access seskupené pole do záhlaví. Pokud odeberete část záhlaví, která obsahuje jiné ovládací prvky než seskupené pole, zobrazí Access dotaz na potvrzení odstranění těchto ovládacích prvků.

S částí zápatí/bez části zápatí:    Toto nastavení použijte k přidání nebo odebrání části zápatí, která následuje za jednotlivými skupinami. Pokud odeberete část zápatí, která obsahuje ovládací prvky, zobrazí Access dotaz na potvrzení odstranění těchto ovládacích prvků.

Udržovat skupinu pohromadě:    Toto nastavení určí způsob rozložení skupin na stránce při tisku sestavy. Pokud budete udržovat skupinu co nejvíc pohromadě, můžete omezit nutnost obracení stránek při prohlížení celé skupiny. Tento způsob ale obvykle vyžaduje vyšší spotřebu papíru při tisku sestavy, protože většina stránek bude v dolní části obsahovat prázdné místo.

  • Neudržovat skupinu pohromadě na jedné stránce:    Tuto možnost použijte, pokud pro vás není důležité, jestli jsou skupiny rozdělené zalomením stránky. Skupina 30 položek může být třeba zobrazená s 10 položkami v dolní části jedné stránky a zbývajícími 20 položkami na další stránce.

  • Udržovat celou skupinu pohromadě na jedné stránce:    Tato možnost přispívá k minimalizaci počtu zalomení stránek ve skupině. Pokud nejde skupinu umístit na zbývající místo na stránce, ponechá Access dané místo prázdné a zobrazí skupinu na začátku další stránky. Velké skupiny budou nadále přesahovat na víc stránek, tato možnost ale maximálním možným způsobem omezí počet zalomení stránek ve skupině.

  • Udržovat záhlaví a první záznam pohromadě na jedné stránce:    U skupin se záhlavím skupin zajistí tato možnost, že záhlaví skupiny nebude vytištěno osamoceně v dolní části stránky. Pokud Access zjistí, že pod záhlavím není dost místa k tisku nejméně jednoho řádku dat, umístí skupinu na začátek následující stránky.

Změna priority úrovní seskupení a řazení

Pokud chcete změnit prioritu úrovně seskupení nebo řazení, klikněte na příslušný řádek v podokně Skupina, řazení a součet a potom klikněte na šipku nahoru nebo šipku dolů v pravé části řádku.

Odstranění úrovní seskupení a řazení

Pokud chcete odstranit úroveň seskupení nebo řazení, klikněte v podokně Skupina, řazení a součet na řádek, který chcete odstranit, a potom stiskněte DELETE nebo klikněte na Odstranit v pravé části řádku. Při odstranění úrovně seskupení přesune Access pole seskupení (pokud se nacházelo v záhlaví nebo zápatí skupiny) do sekce Tělo sestavy. Ostatní ovládací prvky, které se nacházely v záhlaví nebo zápatí skupiny, se odstraní.

Vytvoření souhrnné sestavy (bez podrobností záznamů)

Pokud chcete zobrazit jenom souhrny (to znamená jenom informace v řádcích záhlaví a zápatí), klikněte na kartě Návrh ve skupině Skupiny a souhrny na Skrýt podrobnosti. Tímto způsobem jde skrýt záznamy na nejbližší nižší úrovni seskupení a získat tak kompaktnější zobrazení souhrnných dat. Přestože jsou záznamy skryté, nejsou ovládací prvky ve skryté části odstraněné. Opětovným kliknutím na možnost Skrýt podrobnosti se zobrazení řádků v těle sestavy obnoví.

Začátek stránky

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×