Vytvoření sdílené poštovní schránky

Přispěvatelé: Diane Faigel Nino Bilic
Poslední aktualizace: 19. července 2017

Sdílené poštovní schránky, které umožňují skupině osob sledovat a odesílat e-maily ze společných e-mailových adres, jako třeba info@contoso.com, se dají vytvořit jednoduše. Když někdo ze skupiny odpoví na zprávu poslanou do sdílené poštovní schránky, bude e-mail vypadat jako odeslaný ze sdílené poštovní schránky a ne od konkrétního uživatele.

Součástí sdílených poštovních schránek je sdílený kalendář! Sdílený kalendář používá mnoho malých firem jako místo, kam mohou všichni zadávat své schůzky. Pokud například pracujete se třemi lidmi, kteří mají na starost návštěvy zákazníků, může každý z nich zadat své schůzky do sdíleného kalendáře. Je to jednoduchý způsob, díky kterému budou mít všichni přehled o tom, kde se kdo nachází.

Vytvoření sdílené poštovní schránky a přidání členů

Váš prohlížeč nepodporuje video. Nainstalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player nebo Internet Explorer 9.
Video: Vytvoření sdílené poštovní schránky

Vyzkoušejte to!

  1. Přihlaste se pomocí svého účtu správce Office 365 na webu https://portal.office.com/adminportal/home.

    Přihlaste se pod účtem správce Office 365.

    Přihlásit se k Office 365 provozovanému společností 21Vianet

  2. V Centru pro správu přejděte na Skupiny > Sdílené poštovní schránky.

    Výběrem otevřete sdílenou poštovní schránku
  3. Na stránce Přidat poštovní schránku zadejte název sdílené poštovní schránky. Potom průvodce vybere e-mailovou adresu, ale můžete ji upravit.

    Pojmenujte sdílenou poštovní schránku.

  4. Klikněte na Přidat. Může trvat několik minut, než budete moci přidat členy.

  5. V části Další kroky zvolte Přidat členy do této poštovní schránky. Členové jsou osoby, které budou moct v této sdílené schránce zobrazit příchozí poštu a odchozí odpovědi.

    Zvolte Přidat členy

  6. Zvolte tlačítko +Přidat členy. Přidejte značku zaškrtnutí k osobám, které chcete, aby tuto sdílenou schránku používaly, a klikněte na Uložit.

    Vyberte členy, které chcete přiřadit ke sdílené poštovní schránce.

  7. Zvolte Zavřít.

A je to hotové! Nyní přejděte k dalšímu kroku: umožněte všem ostatním, aby viděli odeslané e-maily.

Umožnění všem vidět odeslané e-maily (odpovědi)

Ve výchozím nastavení se zprávy odeslané ze sdílené poštovní schránky neukládají do složky Odeslaná pošta ve sdílené schránce. Místo toho se ukládají do složky Odeslaná pošta, která patří osobě, která e-mail odeslala.

Pokud chcete umožnit všem ostatním vidět odeslané e-maily, upravte v Centru pro správu Office 365 nastavení sdílené poštovní schránky a vyberte Odeslaná pošta > Upravit.

Zvolte Odeslat položky > Upravit.

Přidání sdílené poštovní schránky do Outlooku

Pokud máte ve firmě zapnuto automatické mapování (většina lidí to tak ve výchozím nastavení má), sdílená poštovní schránka se vašim uživatelům objeví v aplikaci Outlook automaticky, jakmile Outlook ukončí a restartují.

Více k tomu najdete tady:

  • Otevření a používání sdílené poštovní schránky v Outlooku 2016 a Outlooku 2013

  • Otevření a používání sdílené poštovní schránky v Outlooku na webu: První odpověď pomocí sdílené poštovní schránky (například sales@contoso.com) bývá zrádná. Uživatelé budou muset použít následující alternativní řešení (tato chyba se nebude opravovat):

    1. Otevřete Outlook na webu a přejděte do své sdílené poštovní schránky.

    2. Otevřete zprávu, která byla odeslaná na sdílenou adresu.

    3. Klikněte na příkaz Odpovědět.

    4. V dolní části zprávy klikněte na šipku Více > Zobrazit pole Odesílatel.

      Klikněte na šipku Více a pak klikněte na Zobrazit formulář.

    5. Pravým tlačítkem klikněte na adresu Odesílatele – například janab@weewalter.me – a klikněte na Odebrat.

      Odebrání aliasu OD.

    6. Potom zadejte adresu sdílené poštovní schránky (například support@contoso.com) a zprávu odešlete. Až budete ze sdílené poštovní schránky odpovídat příště, její adresa se zobrazí jako možnost v rozevírací nabídce Odesílatel.

      Alias sdílené poštovní schránky se objeví v rozevírací nabídce OD.

Použití sdílené poštovní schránky na mobilním zařízení (telefon nebo tablet)

Pokud chcete přistupovat do sdílené poštovní schránky z mobilního zařízení, otevřete svůj prohlížeč, přihlaste se do Office 365 a potom přejděte do Outlooku na webu. Pokyny najdete výše u odrážky Otevření a používání sdílené poštovní schránky v Outlooku na webu. Z Outlooku na webu budete mít přístup do sdílené poštovní schránky.

Ke sdílené poštovní schránce nemůžete přistupovat z aplikace Outlook nainstalované na mobilním zařízení.

Použití sdíleného kalendáře

Sdílený kalendář upřednostňujeme před kalendářem SharePointu pro zaznamenávání schůzek a toho, kde lidé jsou. Sdílený kalendář je integrovaný s Outlookem, generuje připomenutí a jde ho vytvořit i používat snadněji než kalendář SharePointu.

  1. V aplikaci Outlook přejděte do zobrazení Kalendář a zvolte sdílená poštovní schránka.

    Zvolte zobrazení kalendáře

  2. Když do kalendáře zadáte schůzky, zobrazí se všem členům sdílené poštovní schránky.

Přeposlání e-mailů, které byly odeslané do sdílené poštovní schránky

  1. V Centru pro správu Office 365 zvolte sdílenou poštovní schránku, kterou chcete upravit.

  2. Vyberte Přeposílání e-mailů > Upravit.

  3. Nastavte přepínač do polohy Zapnuto a zadejte e-mailovou adresu pro přeposílání. Můžete zadat pouze JEDNU e-mailovou adresu. Adresa nemusí patřit do vaší organizace – může to být například adresa služby Gmail nebo jiná sdílená poštovní schránka.

  4. Zvolte Uložit.

Odesílání automatických odpovědí ze sdílené poštovní schránky

  1. V Centru pro správu Office 365 zvolte sdílenou poštovní schránku, kterou chcete upravit.

  2. Zvolte Automatické odpovědi > Upravit.

  3. Nastavte přepínač do polohy Zapnuto a zvolte, zda chcete odpověď odeslat lidem mimo nebo uvnitř vaší organizace. Potom zadejte zprávu.

  4. Zadejte odpověď, kterou chcete odeslat lidem z vaší organizace. Nemůžete přidávat obrázky, pouze text.

  5. Pokud chcete odpověď odeslat také osobám mimo vaši organizaci, zaškrtněte příslušné políčko, zvolte osoby, kterým chcete odpověď odeslat, a zadejte text. Není možné odpověď odeslat pouze lidem mimo organizaci a nikomu uvnitř organizace.

  6. Zvolte Uložit.

Limit sdílené poštovní schránky: 50 GB

Ve sdílené poštovní schránce může být bez přiřazení licence až 50 GB dat. Po překročení tohoto limitu je nutné poštovní schránce přiřadit licenci, abyste do ní mohli ukládat další data.

Když sdílená poštovní schránka dosáhne svého limitu úložiště, budete moci ještě nějakou dobu přijímat poštu, ale nebudete moci odesílat nové e-maily. Potom poštovní schránka přestane i přijímat poštu. Odesílatelé pošty do schránky obdrží oznámení o nedoručení.

Jak zabránit členům, aby odstraňovali zprávy z sdílené poštovní schránky

Ostatním osobám bohužel nemůžete v odstranění zpráv ze sdílené poštovní schránky zabránit. Řekněme například, že sdílenou poštovní schránku používá 5 osob. Jeden z nich po přečtení e-mailu zprávu odstraní. E-mail je nyní ze schránky odstraněn pro všechny její uživatele, a to dokonce i pro ty, kteří si zprávu nepřečetli. Jediný způsob, jak tento problém obejít, je vytvořit namísto sdílené poštovní schránky skupinu Office 365.

V Outlooku se skupina podobá sdílené poštovní schránce. Porovnání těchto dvou funkcí najdete v článku Porovnání skupin. Pokud se chcete o skupinách dozvědět více, přečtěte si článek Další informace o skupinách (zejména část Skupiny v Outlooku v dolní části stránky).

Co dalšího je třeba vědět o sdílených poštovních schránkách

  • Ke sdíleným poštovním schránkám menším než 50 GB není potřeba přidělovat licence.

  • K používání sdílené poštovní schránky je třeba dát uživatelům oprávnění (členství). Sdílenou poštovní schránku můžou používat jenom lidé z vaší organizace.

  • Přístup ke sdílené poštovní schránce nemůžete udělit lidem mimo vaši firmu (například uživatelům s účtem Gmail). Pokud byste tohle potřebovali, můžete namísto sdílené poštovní schránky vytvořit skupinu pro Outlook. Další informace najdete v článku Vytvoření skupiny Office 365 v Centru pro správu.

  • Ke sdílené poštovní schránce se nedá přistupovat přes Outlook pro iPhone, Android nebo Mac. Pokud chcete přistupovat ke sdílené poštovní schránce z některého z těchto zařízení, použijte Outlook na webu.

  • E-maily odesílané ze sdílené poštovní schránky nemůžete šifrovat.

  • Poštovní schránky uživatelů můžete převést na sdílené poštovní schránky. Viz Převedení poštovní schránky uživatele na sdílenou poštovní schránku.

Oprava problémů vzniklých při vytváření sdílených poštovních schránek

  • Chybová zpráva: Proxy adresu smtp:<název_sdílené_poštovní_schránky> už používají proxy adresy nebo LegacyExchangeDN <název>. Zvolte jinou proxy adresu.

    Na tento problém narazíte, když dáte sdílené poštovní schránce název, který už se používá. Řekněme, že chcete například sdílené poštovní schránky info@doména1 a info@doména2. Můžete to udělat dvěma způsoby:

Spolupráce automatického mapování se sdílenými poštovními schránkami

Automatické mapování je nastavené na uživatelskou poštovní schránku, ne na sdílenou.

To znamená, že když použijete skupinu zabezpečení ke správě přístupu ke sdílené poštovní schránce, automatické mapování nebude fungovat. Takže pokud chcete používat automatické mapování, musíte oprávnění přiřadit konkrétně.

Postup vytvoření sdílené poštovní schránky v Centru pro Správu Exchange

Někteří zákazníci používají ke správě poštovních schránek Centrum pro správu Exchange. Tady jsou pokyny pro vytvoření sdílených poštovních schránek pomocí tohoto rozhraní.

Pokud chcete zobrazit oprávnění, která k provedení těchto kroků potřebujete, přečtěte si část Uživatelské poštovní schránky v článku Oprávnění příjemců.

  1. Přejděte na Příjemci > Sdílené > Přidat .

  2. Vyplňte povinná pole:

    • Zobrazované jméno

    • E-mailová adresa

  3. Pokud chcete udělit oprávnění Plný přístup nebo Odeslat jako, klikněte na Přidat a potom vyberte uživatele, kterým chcete oprávnění udělit. Pokud chcete vybrat několik uživatelů, můžete použít klávesu CTRL. Nejste si jisti, které oprávnění použít? Přečtete si článek Které oprávnění mám použít?.

    Poznámka : Oprávnění Plný přístup umožňuje uživateli otevírat poštovní schránku a také v ní vytvářet a upravovat položky. Oprávnění Odeslat jako umožňuje každému kromě vlastníka poštovní schránky odesílat e-maily z této sdílené poštovní schránky. Obě oprávnění jsou pro správné fungování sdílené poštovní schránky nezbytná.

  4. Kliknutím na Uložit uložíte změny a vytvoříte sdílenou poštovní schránku.

  1. Přejděte na Příjemci > Sdílené > Upravit .

  2. Klikněte na Delegování poštovní schránky.

  3. Pokud chcete udělit nebo odebrat oprávnění Plný přístup nebo Odeslat jako, klikněte na Přidat nebo Odebrat a potom vyberte uživatele, kterým chcete oprávnění udělit.

    Poznámka : Oprávnění Plný přístup umožňuje uživateli otevírat poštovní schránku a také v ní vytvářet a upravovat položky. Oprávnění Odeslat jako umožňuje každému kromě vlastníka poštovní schránky odesílat e-maily z této sdílené poštovní schránky. Obě oprávnění jsou pro správné fungování sdílené poštovní schránky nezbytná.

  4. Kliknutím na tlačítko Uložit uložte provedené změny.

  • Plný přístup Oprávnění Plný přístup uživateli umožňuje přihlášení do sdílené poštovní schránky, kde se může chovat jako vlastník této schránky. Když je uživatel přihlášený, může vytvářet položky kalendáře, číst, zobrazovat, odstraňovat a měnit e-mailové zprávy a vytvářet úkoly a kontakty kalendáře. Uživatel s oprávněním Plný přístup však nemůže ze sdílené poštovní schránky odesílat e-maily, dokud nebude mít také oprávnění Odeslat jako nebo Poslat jménem.

  • Odeslat jako Oprávnění Odeslat jako uživateli umožňuje, aby jím odeslaný e-mail získal identitu sdílené poštovní schránky. Pokud se do sdílené poštovní schránky marketingového oddělení přihlásí například uživatel Kweku a pošle e-mail, bude to vypadat, jako by ten e-mail odeslalo marketingové oddělení.

    Nebudou ale moct vidět žádné e-maily, které jsou odeslané na nebo ze sdílené adresy.

  • Poslat jménem Oprávnění Poslat jménem uživateli umožňuje odeslat e-mail jménem sdílené poštovní schránky. Pokud se například uživatel John přihlásí do sdílené poštovní schránky recepce v budově 32 a odešle e-mail, bude to vypadat, jako že e-mail odeslal John jménem recepce v budově 32. K udělení oprávnění Poslat jménem se nedá použít Centrum pro správu Exchange. Musíte použít rutinu Set-Mailbox s parametrem GrantSendonBehalf.

Použijte powershellovou rutinu New-Mailbox a vytvořte sdílené poštovní schránky.

Následující příklad ukazuje postup vytvoření sdílené poštovní schránky prodejního oddělení a udělení oprávnění Plný přístup a Poslat jménem pro skupinu zabezpečení MarketingSG. Uživatelé, kteří jsou členy skupiny zabezpečení, získají oprávnění k této poštovní schránce.

Poznámka : Příklad předpokládá, že už jste vytvořili skupinu zabezpečení MarketingSG a že tato skupina podporuje poštu. See Správa skupin zabezpečení s podporou pošty.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Mám vytvořit sdílenou poštovní schránku nebo skupinu Office 365 pro Outlook?

Podívejte se na porovnání skupin.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×