Vytvoření centra záznamů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Centrum záznamů se má vytisknout centrálním úložišti, ve kterém můžete ukládat a spravovat všechny své záznamy třeba právní nebo finanční dokumenty organizace. Centrum záznamů podporuje celý proces správy záznamů od shromažďování přes správu záznamů a odstraňování záznamů.

Šablona webu Centrum záznamů podobná jiné Sharepointové weby v tomto slouží jako obecné úložiště pro dokumenty a umožňuje spolupráci získal mezi uživateli webu. Šablona webu Centrum záznamů, ale je předkonfigurovaná web navrženy speciálně k organizacím implementace programy Správa a uchovávání záznamů. Správa verzí, auditování, Správa metadat, eDiscovery a směrování přizpůsobitelných záznamů jsou integrované funkce, které vám usnadní efektivnější správu záznamů.

Příklad pracovního postupu při blokování záznamů

Poznámka : SharePoint také umožňuje spravovat záznamy "na místě." S správy záznamů na místě můžete všechny funkce je k dispozici v Centru záznamů, například vynucení zásad správy informací, směrování a podržte, správy záznamů na libovolném webu.

Začátek stránky

Definování plánu správy záznamů

Na nejvyšší úrovni existují dva hlavní kroky zahrnuté do návrhu webu Centrum záznamů implementovat programu správy záznamů:

  1. Organizaci musí vytvořit strategii správy záznamů a formální plán správy záznamů. Toto je společným dílem, která zahrnuje koordinaci mezi správci záznamů, osoby zodpovědné za zajišťování dodržování předpisů, odborníky a pracovníci pracující s informacemi.

  2. Organizace pak musíte nakonfigurovat jeden nebo více webů centra záznamů implementovat plánu správy záznamů.

Následující části obsahují osnovy primární prvky zahrnuté v žádném z těchto kroků.

Plánování správy záznamů

Před organizace nakonfigurovat jako jeho řešení správy záznamů na webu centra záznamů, měli vyvíjet formální plán pro jeho strategii správy záznamů. Konkrétní prvky plánu řízení formální záznamy by mohly být jedinečné pro jednotlivé organizace nebo firmy. Však prakticky všechny záznamy správy plánů zahrnuje následující dokumenty a procesů:

Plánu souborů      Plán souborů popisuje typů dokumentů nebo položek, které organizace potvrzuje jako oficiální záznamy. Ho označuje, kde jsou uložené tyto záznamy a poskytuje informace, které odlišuje jeden typ záznamu z jiného. Plán souborů slouží jako úplný sbírka zásady, procesy a pokyny k vytváření, ukládání a správu záznamů. Plán souborů by měl vysvětlovat všechny záznamy, bez ohledu na média, včetně papíru, blogy, wikiweby, e-mailu a elektronické soubory. Musí taky určit, jak rozdělit, zabezpečená a nakonec odstraněna každý záznam. By měl taky zahrnovat aspektech pro speciální kategorie záznamů, třeba důvěrné, velmi důležité, obchodní tajemství nebo privilegovaných záznamy. Nakonec plánu souborů zadejte lidmi, kteří jsou zodpovědní za správu každý typ záznamu.

Záznam knihoven    knihovny záznamů jsou v podstatě knihovny dokumentů, které vytvoříte ke klasifikaci a ukládání důležitých záznamů. Vytvoření knihovny záznam pro každý typ záznamu, který chcete zachovat. Záznamy jsou automaticky směrovat do příslušné knihovny na základě nastavení konfigurovat organizátora obsahu.

Typy obsahu    Typy obsahu definovat typy záznamů, které potřebuje vaše organizace k ukládání a určení jedinečné vlastnosti pro každý typ záznamu můžete vytvořit. Definování typů obsahu pro určité typy záznamů, vaší organizace můžete zajistit, že každé z těchto skupin obsahu je spravovaný v jednotný způsob. Dokumenty Office, PDF, TIFFs (naskenované obrázky), e-mailu, konverzace pomocí rychlých zpráv, videa a fyzických záznamů můžete všechny být klasifikované a uložené s typy obsahu, které vytvoříte. Všechny záznamy s názvem "smlouvy", například bude použit stejný způsobem a konzistentní ve službě SharePoint záznamů systému řízení. Použití typů obsahu ke klasifikaci a ukládat záznamy je alternativou k použití knihoven záznamu.

Plán uchovávání informací    Plán uchovávání informací Určuje, jak dlouho každý typ záznamu v plánu souborů musí být zachovány (jeho období uchování) a proces pro odstraňování ho dosáhne konce tomto období (jeho proces dispozice). Pokyny v plánu uchovávání jsou obvykle založené na právní požadavky, rizika pro organizaci a obchodních potřeb. Kromě toho plán uchovávání informací obvykle popisuje nepředvídaných potřeb řízení rizik, určující období uchování pro každý typ záznamu.

Dokument požadavků dodržování předpisů    Dokument požadavků na shodu definuje pravidla, které IT systémy pro správu záznamů splňovat, možnosti, které musí mít a typy pravidelné kontroly, které podporují musí za účelem zajištění shody.

  • Formální proces pro pozastavení dispozic záznamů      Tento proces, který je někdy označovány jako blokování, podrobnosti o tom, jak v organizaci pozastaví odstraňování záznamů při výskytu události jako je třeba sporu, auditu nebo vyšetřování.

  • Systému sledování a vykazování manipulace se záznamy      Zajistit zaměstnanců zařadí zprávu otevření a Správa záznamů podle definovaný zásady a procesy, musíte mít programu správy záznamů procesu nebo systému sledování a vykazování týkající se zpracování hodnot záznamy.

Začátek stránky

Konfigurace webu Centrum záznamů

Když organizace mezi podrobné plánování správy záznamů a vyvíjí formální plán pro správu záznamů, můžete vytvořit a konfigurace webu Centrum záznamů pomůže ho implementovat tento program.

Je potřeba provést následující kroky pro nastavení webu Centrum záznamů:

  1. Vytvořte záznam knihoven nebo seznamů pro správu a ukládání každý typ záznamu, který není zadán v plánu souborů.

    • Doporučujeme vytvořit jednu knihovnu záznam pro každý typ obsahu v plánu záznamů.

    • Když jsou záznamy odeslány do centra záznamů, jsou směrovány do příslušného seznamu nebo knihovny.

  2. Vytvoření sloupce pro důležité dokumenty knihoven, seznamy nebo typů obsahu a obsahují zobrazit metadat pro každý typ záznamu, který není zadán v plánu souborů.

  3. Zadání zásad správy informací pro každý typ záznamu na webu centra záznamů. Tyto zásady by měl obsahovat období uchovávání informací a auditování požadavky, které jsou uvedené v plánu souborů vaší organizace a plán uchovávání informací.

  4. Konfigurace organizátora obsahu pro směrování jednotlivých typů záznamů do správného umístění. Když záznamy se odesílají službě na webu centra záznamů ručně nebo programově, aplikace používá tuto funkci a zjistit, jak klasifikovat záznam v rámci webu centra záznamů a kam ho odeslat.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×