Vytvoření a správa seznamu úkolů projektu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Seznam úkolů projektu služby SharePoint zobrazuje kolekci úkolů, které jsou součástí projektu. Úkol je samostatná pracovní položka, která se dá přiřadit jedné osobě. Projekt je obvykle řada aktivit, které mají začátek, prostředek a konec a které vedou k vytvoření produktu nebo poskytnutí služby, jako je zhotovení produktu pro ukázku na veletrhu, vytvoření návrhu produktu pro pracovníky s rozhodovací pravomocí nebo zorganizování podnikové motivační akce.

Po vytvoření seznamu úkolů projektu služby SharePoint můžete přidávat úkoly, přiřazovat k úkolům zdroje, aktualizovat postup úkolů a zobrazovat informace o úkolech na pruzích podél časové osy.

Článek jsme aktualizovali 27. ledna 2017 na základě názorů a připomínek zákazníků.

SharePoint Online, SharePoint 2016 a SharePoint 2013 nabízejí připojení z sharepointového seznamu úkolů do Projectu.  Na Project možná budete potřebovat samostatnou licenci.

Pokud chcete vytvořit připojení, vytvořte seznam úkolů služby SharePoint a naimportujte ho do Projectu Online nebo na Project Server. Po připojení se aktualizace seznamu úkolů v SharePointu projeví i v Projectu.

Při importu seznamu úkolů do Projectu můžete postupovat podle pokynů v článku Přidání stávajícího sharepointového seznamu úkolů do Project Web Appu.

Vytvoření seznamu úkolů v SharePointu Online, 2016 nebo 2013

Seznam úkolů může být výchozím bodem pro projekt.

Seznam úkolů s časovou osou
  1. Na domovské stránce svého webu klikněte na Nastavení Ikona Nastavení a potom na Přidat aplikaci.

  2. Do vyhledávacího pole napište „Úkoly“ a stiskněte klávesu Enter. Zobrazí se seznam aplikací, které odpovídají hledání.

    Do vyhledávacího pole zadejte úkol a úkol vyberte
  3. Zadejte pro své úkoly název a stiskněte Vytvořit.

  4. SharePoint Online vás vrátí na stránku Obsah webu. Najděte aplikaci, kterou jste právě vytvořili, v seznamu Obsah webu a otevřete ji. SharePoint Online vytvoří výchozí časovou osu a prázdný seznam.

    Pokud chcete přidat úkoly, klikněte na tlačítko Nový +

    Data můžete začít zadávat pomocí odkazu + nový úkol.

Vytvoření seznamu úkolů projektu a práce s ním v SharePointu 2010

  1. Klikněte na Akce webu Obrázek tlačítka , pak na Zobrazit veškerý obsah webu a potom na Vytvořit.

    Poznámka : Web služby SharePoint může být zásadním způsobem pozměněný. Pokud některou možnost (například příkaz, tlačítko či odkaz) nemůžete najít, obraťte se na správce.

  2. Do pole Hledání: Nainstalované položky napište projekt a klikněte na Hledat Ikona lupy ve vyhledávacím poli .

  3. Klikněte na Úkoly projektu.

  4. Zadejte název seznamu. Název je povinný.

    Tento název je ve většině zobrazení uvedený v horní části seznamu, stane se součástí webové adresy stránky seznamu a zobrazí se v navigaci webu, aby ho uživatelé mohli najít. Název seznamu se dá změnit, webová adresa ale zůstane stejná.

  5. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Začátek stránky

Přidání úkolu do seznamu úkolů projektu v SharePointu 2010

Když se podíváte na seznam úkolů projektu, uvidíte na levé straně zobrazení tabulku a na pravé straně časovou osu. Časová osa se nazývá Ganttův diagram a pomáhá znázornit průběh projektu. Pruhy v Ganttově diagramu se vykreslují podle polí Datum zahájení a Termín splnění.

Poznámka : Pokud máte představu o struktuře, kterou chcete pro své úkoly vytvořit – například víte, že určité sady úkolů spadají do fází, které chcete v seznamu úkolů projektu znázornit – můžete úkoly uspořádat do souhrnných a dílčích úkolů. Další informace najdete v oddílu o vytvoření souhrnného úkolu.

V seznamu úkolů projektu vyplňte v tabulce vlevo na každém řádku následující sloupce.

Poznámka : Při vyplňování sloupců úkolů možná budete muset posunout oddělovač doprava, aby se zobrazila další pole. Zmenší se tím oblast kalendáře.

Zadejte nadpis, data a stav úkolu projektu
  • Název:    Zadejte název úkolu v projektu.

  • Datum zahájení:    Zadejte datum, kdy by měl úkol začít.

  • Termín splnění:    Zadejte datum, do kdy by se měl úkol dokončit.

  • Stav úkolu:    Zvolte popisovač, který nejpřesněji odpovídá stavu úkolu. Pokud teprve plánujete projekt a žádné úkoly nezačaly, zvolte Nezahájeno.

  • Priorita:    Zvolte úroveň priority, která nejpřesněji odpovídá důležitosti úkolu ve vztahu k ostatním úkolům v projektu.

Tip : Když má několik úkolů stejné datum zahájení, termín splnění nebo data v jakémkoliv jiném sloupci, můžete jedním kliknutím do buňky, kterou chcete zkopírovat, zobrazit vyplňovací úchyt a přetáhnout ho dolů sloupcem přes buňky, do kterých chcete vyplnit zkopírovaná data. To může být užitečné hlavně ve sloupci Stav úkolu, když teprve zadáváte svůj plán do seznamu úkolů projektu a žádné úkoly ještě nezačaly.

Jakmile v tabulce vyplníte tyto počáteční sloupce, máte základní seznam úkolů projektu připravený. Dalším krokem je zadat další podrobnosti o úkolech, například kdo udělá jakou práci, a nastavit vzájemné vztahy mezi úkoly. V některých případech se například musí napřed dokončit jeden úkol, aby mohl začít druhý.

Začátek stránky

V průběhu projektu je důležité, abyste se do seznamu úkolů projektu vraceli a aktualizovali sloupce, které se týkají stavu jednotlivých úkolů. Pomáhá to vysvětlit dění na projektu lidem, kteří se nezúčastní každodenních podrobností úkolů projektu a nemají o nich takový přehled jako vy.

V seznamu úkolů projektu aktualizujte stav projektu vyplňováním následujících sloupců pro každý úkol:

Nastavení procenta dokončení a stavu úkolu
  • Hotovo (%):    Zadejte co nejpřesnější odhad, kolik práce na úkolu je dokončené (v procentech). Pokud je třeba úkol zhruba v polovině, zadejte do sloupce Hotovo (%) údaj 50 %. Podle této procentuální hodnoty se v pruhu Ganttova diagramu pro daný úkol vykreslí jeho průběh.

  • Stav úkolu:    Zvolte popisovač, který nejpřesněji odpovídá aktuálnímu stavu úkolu.

Kromě toho můžete také narazit na jiné změny týkající se projektu, které si vyžádají aktualizaci jeho seznamu úkolů. Například datum zahájení nebo termín splnění úkolu se může změnit, pokud se nějaký úkol zahájí dříve, než bylo plánované, nebo se zpozdí. Tyto sloupce můžete aktualizovat v tabulkové části zobrazení, stejně jako kterýkoliv jiný sloupec. V některých případech se může stát, že osoba, která na úkolu pracovala, přestane být dostupná. Osobu, která má úkol přidělený, můžete aktualizovat pomocí sloupce Přiřazeno. Další informace najdete v oddílu o přiřazení osob k úkolům v seznamu úkolů projektu.

Začátek stránky

Po přidání úkolů do seznamu úkolů projektu je dalším krokem jejich přiřazení lidem ve vaší organizaci. Přiřazením osoby k úkolu určíte, kdo je zodpovědný za dokončení práce na tomto úkolu.

  1. Klikněte jednou do sloupce Přiřazeno pro úkol, který přiřazujete.

    Zadejte informace o tom, komu se má přiřadit úkol
  2. Zadejte jméno nebo přihlašovací informace osoby, kterou přiřazujete, jedním z těchto tří způsobů:

    • Klikněte na tlačítko Procházet vedle sloupce Přiřazeno a vyhledejte příslušnou osobu v adresáři vaší organizace.

    • Zadejte přihlašovací údaje příslušné osoby (včetně domény) do sloupce Přiřazeno. Můžete třeba napsat contoso\janab, kde „contoso“ je doména a „janab“ je uživatelské jméno.

    • Zadejte jméno příslušné osoby do sloupce Přiřazeno. Toto je užitečné, pokud přiřazujete externího dodavatele nebo jinou osobu, která ve vaší organizaci nemá účet.

  3. Upozorněte dané osoby na přiřazení úkolů a dejte jim vědět, co je náplní seznamu úkolů projektu a za jakou práci jsou teď zodpovědní.

Při vytváření úkolů v seznamu úkolů projektu je důležité naplánovat, které úkoly můžou spadat pod větší úkoly. Projekt se například může dokončovat ve fázích, přičemž v každé fázi proběhne několik úkolů. Když budete mít tyto fáze znázorněné v seznamu úkolů projektu, budete mít lepší přehled o tom, co se v rámci projektu děje.

Nová souhrnná stránka úkolu
  1. Na kartě Položky klikněte ve skupině Nové na šipku u tlačítka Nová položka a potom klikněte na Souhrnný úkol.

  2. Vytvořte nový souhrnný úkol tak, že ve formuláři podle potřeby vyplníte následující informace:

    • Název:    Zadejte název souhrnného úkolu.

    • Předchůdci:    Zvolte souhrnné a/nebo dílčí úkoly, které musí být dokončené před zahájením tohoto souhrnného úkolu. Tyto úkoly vyberte v seznamu nalevo a pak je kliknutím na Přidat přesuňte do seznamu napravo. Další informace o předchůdcích najdete v dalším oddílu tohoto článku.

      Tip : Pokud si ohledně předchůdců nejste jistí nebo pokud ještě v plánování nejste tak daleko a nemáte všechny předchůdce souhrnného úkolu přidané v seznamu úkolů projektu, můžete předchůdce zatím nechat prázdné a přidat je později pomocí levé tabulky v zobrazení seznamu úkolů projektu.

    • Priorita:    Zvolte úroveň priority, která nejpřesněji odpovídá důležitosti tohoto souhrnného úkolu ve vztahu k ostatním souhrnným úkolům v projektu.

    • Stav úkolu:    Zvolte popisovač, který nejpřesněji odpovídá stavu sady úkolů, které spadají pod tento souhrnný úkol. Pokud teprve plánujete projekt a žádné úkoly v rámci souhrnného úkolu nezačaly, zvolte Nezahájeno.

    • Hotovo (%): Zadejte procentuální hodnotu, která co nejlépe odpovídá podílu dokončené práce na sadě úkolů v rámci souhrnného úkolu. Pokud teprve plánujete projekt a žádné úkoly v rámci souhrnného úkolu nezačaly, nechejte toto pole prázdné nebo zadejte 0 %.

    • Přiřazeno: V tomto poli můžete určit osobu, která je za tento souhrnný úkol odpovědná. Další informace o přidělování úkolů najdete v oddílu o přiřazení osob k úkolům v seznamu úkolů projektu.

    • Popis:    Zadejte stručný popis souhrnného úkolu.

    • Datum zahájení:    Zadejte datum, kdy by měl začít první dílčí úkol v rámci tohoto souhrnného úkolu.

    • Termín splnění:    Zadejte datum, do kdy by se měl dokončit poslední dílčí úkol v rámci tohoto souhrnného úkolu.

  3. Souhrnný úkol vytvoříte kliknutím na Uložit.

Po vytvoření souhrnného úkolu ho můžete kliknutím na jeho název v levé tabulce otevřít v novém zobrazení seznamu úkolů projektu. V tomto zobrazení můžete přidat úkoly, které spadají do souhrnného úkolu. Do zobrazení, ve kterém se zobrazuje souhrnný úkol, se pak můžete vrátit tak, že na kartě Seznam ve skupině Spravovat zobrazení kliknete na Přejít nahoru.

Začátek stránky

V seznamu úkolů projektu může existovat určité pořadí, ve kterém se musí úkoly (včetně souhrnných a dílčích úkolů) dokončovat. Pokud třeba stavíte dům, musí být před stavěním zdí dokončené základy a bez zdí se nemůže stavět střecha. Toto pořadí můžete znázornit pomocí sloupce Předchůdci.

  1. V řádku úkolu klikněte do buňky ve sloupci Předchůdci a potom kliknutím na šipku na pravé straně buňky zobrazte seznam všech úkolů v aktuálním seznamu úkolů projektu. Budou v něm i všechny souhrnné a dílčí úkoly.

  2. Zaškrtněte políčko nalevo od všech úkolů, které musí dokončené před zahájením tohoto úkolu.

    Tip : V tomto bodě bývají někteří lidé až moc pečliví a vybírají všechny úkoly, které se vyskytují před aktuálním úkolem. Ve skutečnosti byste ale měli vybrat jenom ty úkoly, které bezprostředně předcházejí aktuálnímu úkolu. Řekněme například, že máme seznam úkolů projektu se třemi položkami: Úkol 1, Úkol 2 a Úkolu 3. Až se dokončí úkol 1, může začít úkol 2, a po dokončení úkolu 2 může začít úkol 3. Při zadávání předchůdců pro úkol 3 bychom to možná brali tak, že před zahájením úkolu 3 je třeba dokončit úkol 1 i úkol 2. Ale vzhledem k tomu, že úkol 1 je už uvedený jako předchůdce pro úkol 2, není třeba ho uvádět také jako předchůdce úkolu 3.

  3. Upravte kalendářní data ve sloupcích Datum zahájení a Termín splnění tak, aby odrážela vztahy mezi úkoly. Řekněme například, že máte dva úkoly, o kterých víte, že každý zabere asi dva dny. První úkol nastavíte jako předchůdce druhého úkolu. Ve sloupci Datum zahájení u druhého úkolu byste měli nastavit datum po termínu splnění prvního úkolu a sloupec Termín splnění u druhého úkolu byste měli nastavit na dva dny po novém datu zahájení.

    Tip : Chtěli byste mít tento proces více zautomatizovaný? Zvažte možnost použít podnikové řešení pro řízení projektů kompatibilní se službou SharePoint Foundation 2010, jako jsou třeba Microsoft Project 2010 a Microsoft Project Server 2010.

Po identifikaci odpovídajících předchůdců pro každý úkol se tyto vztahy odrazí v Ganttově diagramu. Když má nějaký úkol předchůdce, zobrazí se mezi koncem pruhu Ganttova diagramu předchozího úkolu a začátkem pruhu Ganttova diagramu dalšího úkolu šipka.

Začátek stránky

Seznamy úkolů projektu používají v SharePointu stejné funkce zobrazení jako jiné seznamy. Další informace najdete v článku Přizpůsobení zobrazení seznamu úkolů projektu.

Vytvoření seznamu úkolů projektu v SharePointu 2007

  1. Klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu a pak na Vytvořit na stránce Veškerý obsah webu.

    Tip : Ve většině případů můžete namísto tohoto kroku použít nabídku Akce webu Obrázek tlačítka .

  1. V oddílu Sledování klikněte na Úkoly projektu.

  2. V oddílu Název a popis zadejte název seznamu do pole Název. Název seznamu je povinný.

  3. Do pole Popis napište, jak se seznam může používat. Popis není povinný.

  4. Pokud chcete vytvořit odkaz na tento seznam na panelu Snadné spuštění, klikněte v oddílu Navigace na Ano.

  5. Pokud se vám zobrazí oddíl Oznámení e-mailem, můžete si seznam úkolů nastavit tak, aby se uživatelům při přiřazování úkolů posílala oznámení.

    Poznámka : Tato možnost se zobrazí jenom v případě, že správce serveru povolil nastavení e-mailu.

  6. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Začátek stránky

Přidání úkolů do seznamu úkolů projektu v SharePointu 2007

  1. Pokud seznam úkolů projektu není otevřený, klikněte na jeho název na panelu Snadné spuštění.

    Tip : Pokud na něm název seznamu nevidíte, klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu a pak klikněte na název seznamu.

  2. V nabídce Nové Nabídka Nový klikněte na Nová položka.

    Pokud chcete upravit úkol, klikněte na název úkolu ve sloupci Název.

  3. V oddílu Název zadejte pro úkol název.

  4. V oddílu Priorita kliknutím na Vysoká, Normální nebo Nízká označte relativní důležitost tohoto úkolu v porovnání s ostatními úkoly ve vašem seznamu úkolů projektu.

  5. V oddílu Stav úkolu klikněte na stav úkolu.

  6. V oddílu Hotovo (%) zadejte procentuální hodnotu, která označuje, do jaké míry je úkol dokončený.

  7. V oddílu Přiřazeno zadejte jméno osoby, která bude na úkolu pracovat. K úkolu jde přiřadit jenom jednu osobu.

    Kliknutím na Kontrola jmen Vzhled tlačítka ověřte, jestli se dá jméno osoby najít ve službě poskytovatele členství používané pro ověřování. Pokud jméno ve službě poskytovatele členství nejde najít, obraťte se na správce serveru.

    Tip : Pokud chcete najít osobu, která by měla na úkolu pracovat, klikněte na Procházet a vyhledejte ji ve službě poskytovatele členství.

  8. V oddílu Popis zadejte popis úkolu.

  9. V oddílech Datum zahájení a Termín splnění zadejte počáteční a koncové datum pro práci, která se má na úkolu provést. Datum můžete rychle zadat pomocí nástroje pro výběr data kalendář .

  10. Pokud chcete k úkolu připojit soubor, klikněte na Připojit soubor. Klikněte na Procházet, vyhledejte soubor a klikněte na OK.

    Poznámka : V závislosti na nastavení vašeho seznamu úkolů projektu nemusí být možnost připojit k úkolu soubor dostupná.

  11. Kliknutím na OK přidáte úkol do seznamu úkolů projektu.

Začátek stránky

Po vytvoření seznamu úkolů projektu a přidání úkolů si můžete seznam úkolů projektu zobrazit několika různými způsoby.

Poznámka : Více informací o typu údajů, které můžete nastavit u úkolů, najdete v oddílu o přidání úkolů do seznamu úkolů projektu.

  • V nabídce Zobrazení, která je dostupná při prohlížení seznamu úkolů projektu, klikněte na jedno z následujících zobrazení:

    • Úkoly projektu:     Toto je výchozí zobrazení, které se použije při vytvoření seznamu úkolů projektu. V horní části zobrazení je pruhový graf s názvy úkolů a v dolní části je seznam úkolů. Seznam úkolů v dolní polovině odpovídá stejným úkolům v horní polovině.

      Pruhový graf zobrazuje každý úkol graficky, nejčastěji jako pruh úkolu.

Grafika

Popis

Pruh Ganttova diagramu ukazující dobu trvání úkolu

Pokud zadáte datum zahájení a termín splnění, bude pruh úkolu zobrazovat jeho dobu trvání.

Pruh Ganttova diagramu ukazující procenta dokončení

Pokud zadáte procentuální hodnotu do pole Hotovo (%) – například 15 % – bude pruh úkolu zobrazovat indikátor jeho postupu.

Milník

Pokud zadáte počáteční datum bez koncového data, zobrazí se v pruhovém grafu značka milníku. Když počáteční datum nezadáte, použije se ve výchozím nastavení aktuální datum.

Tip : Jestliže chcete rychle změnit datum zahájení úkolu, přetáhněte ho vodorovně pomocí myši.

  • Aktivní úkoly:     V tomto zobrazení najdete úkoly, které mají jiný stav než Dokončeno.

  • Všechny úkoly: V tomto zobrazení najdete všechny úkoly bez ohledu na jejich stav.

  • Podle sloupce Přiřazeno:     V tomto zobrazení jsou všechny úkoly seskupené podle osob, které jsou k úkolům přiřazené.

  • Termín splnění vyprší dnes:     V tomto zobrazení najdete úkoly s dnešním termínem splnění.

  • Vlastní úkoly:     V tomto zobrazení najdete úkoly, které jsou přiřazené vám.

Začátek stránky

  1. Pokud seznam úkolů projektu ještě není otevřený, klikněte na jeho název na panelu Snadné spuštění.

    Pokud na něm název svého seznamu úkolů projektu nevidíte, klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu a pak klikněte na název seznamu.

  2. V dolní části stránky najeďte myší na úkol, klikněte na šipku a potom klikněte na Upravit položku.

  3. Proveďte požadované změny.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

Pokud chcete nějaký úkol odstranit, najeďte na něj myší, klikněte na šipku a potom klikněte na Odstranit položku.

Začátek stránky

Napište nám komentář

Byl tento článek užitečný? Pokud ano, dejte nám o tom prosím na konci této stránky vědět. Pokud užitečný nebyl, řekněte nám, co nebylo jasné nebo co chybělo. Na základě vašeho názoru tyto postupy prověříme, doplníme informace a článek aktualizujeme.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×