Vytvoření a sdílení veřejné složky v aplikaci Outlook

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Veřejné složky Outlooku se skvěle hodí ke shromažďování, uspořádání a sdílení informací o určitých tématech nebo projektech v rámci organizace. „Veřejné“ v tomto případě znamená, že si je může zobrazit kdokoli v organizaci, ne tedy zcela cizí uživatelé. Když publikujete zprávu ve veřejné složce, neodesíláte ji e-mailem, takže nikomu nezaplňujete složku Doručená pošta. Místo toho se uživatelé mohou podívat do složky, když hledají zajímavé příspěvky.

Důležité : Pokud chcete používat veřejné složky s Outlookem, potřebujete Microsoft Exchange Server a e-mailový účet na Exchangi. Většina domácích a osobních e-mailových účtů nepoužívá Exchange Server.

Krok 1: Konzultace se správcem Exchange

V organizaci nemusí být veřejné složky povolené nebo můžou platit pravidla týkající se jejich použití. Zeptejte se na to správce, abyste věděli, jaká je situace. Pokud organizace umožňuje a podporuje použití veřejných složek, ale veřejná složka nejvyšší úrovně zatím neexistuje, požádejte správce Exchange, aby ji vytvořil.

Pokud je složka nejvyšší úrovně dostupná, stisknutím kláves Ctrl+6 ji zobrazíte včetně obsahu v podokně složek Outlooku.

Krok 2: Vytvoření složky a její pojmenování

  1. Veřejné složky zobrazíte v podokně složek stisknutím Ctrl+6.

    Důležité : Pokud nevidíte oddíl Veřejné složky v podokně složek, kontaktujte správce e-mailu místní Exchange. Je nutné ho nastavit.

  2. Klikněte pravým tlačítkem na Veřejné složky a potom klikněte na Nová složka.

    Veřejné složky

  3. Pojmenujte složku a klikněte na OK.

Tipy : 

  • Veřejné složky můžete přidat do oblíbených složek. Pak v Outlook Web Appu můžete provést určité funkce v těchto stejné veřejných složek, jako například vytvořit, aktualizace nebo odstranění položek. V kalendáři, kontaktu, pošta a příspěvek veřejných složek lze provést tyto akce.

  • Pokud chcete přidat do veřejné složky k oblíbeným položkám, klikněte pravým tlačítkem myši na složku a potom vyberte Přidat k oblíbeným položkám....

  • Informace o používání oblíbených složek v Outlook Web App najdete v tématu Práce se složkami zpráv v Outlook Web Appu.

Krok 3: Nastavení oprávnění ke složce pro uživatele a skupiny

Ve výchozím nastavení Outlook udělí oprávnění jenom pro vás jako tvůrce veřejné složky, pak potřebujete konkrétně udělit oprávnění uživatelům tak, aby mohli prohlížet a publikovat obsah ve složce. Zjistěte, jak změnit oprávnění pro veřejnou složku.

Začínáme používat veřejné složky

Tady jsou nejčastější způsoby použití veřejných složek v organizaci:

Online diskuse

Každé diskusní téma uložte do vlastní podsložky. Podle potřeby nastavte oprávnění pro každou podsložku (nejspíš budete chtít omezit přístup ke složkám s důvěrnými nebo citlivými informacemi). Každé téma může mít svého moderátora, který rozhoduje o publikování položek nebo odstraňuje příspěvky, které nevyhovují předpisům organizace nebo porušují zásady.

Sdílení kalendářů, seznamů kontaktů a seznamů úkolů

Připojte k příspěvkům kalendáře, kontakty, úkoly nebo seznamy úkolů, aby tyto informace mohly sdílet osoby, které mají ke složce přístup. Takový způsob centralizovaného umisťování usnadňuje komunikaci a spolupráci při týmových projektech.

Rozdíly mezi poštovními a veřejnými složkami

  • Když přepnete z e-mailové složky na veřejnou složku, změní se tlačítko Nový e-mail nad podoknem složek na Nový příspěvek, protože ve veřejné složce obvykle publikujte položky a neodesíláte z ní e-mailové zprávy.

  • Když odpovídáte na příspěvek ve veřejné složce, není zde tlačítko Odpovědět všem. Váš příspěvek uvidí každý, kdo si prohlíží obsah složky.

Další informace o složkách Outlooku

Přepínání mezi Outlookovými složkami

Změna oprávnění pro veřejnou složku

Vytvoření veřejné složky a určete oprávnění, zobrazení, formulářů a pravidla

Pokud chcete vytvořit veřejnou složku, musíte mít oprávnění k vytvoření složky v existující veřejné složky. Další informace o tom, jak získat oprávnění najdete v článku správce.

  1. V nabídce soubor přejděte na Nový a potom klikněte na složku.

  2. Do pole Název zadejte název složky.

  3. Do pole Složka obsahuje klikněte na typ složku, kterou chcete vytvořit.

  4. V seznamu Vyberte umístění složky klikněte na umístění složky.

    Můžete rychle veřejné složky s existujícími položkami:

    1. V seznamu složek, v navigačním podokně, klikněte na složku, kterou chcete kopírovat.

    2. V nabídce soubor přejděte do složky a potom klikněte na název složky kopírovat.

    3. V seznamu klikněte na místo má složku zkopírovat.

  1. V Seznam složek, v Navigační podokno klikněte pravým tlačítkem na veřejnou složku, kterou chcete sdílet a potom v místní nabídce klikněte na Vlastnosti.

    Musíte mít oprávnění vlastníka pro veřejnou složku nastavit oprávnění pro složku ke sdílení. Nastavení oprávnění pro jenom jednu složku najednou.

  2. Klikněte na kartu oprávnění.

  3. Klikněte na tlačítko Přidat.

  4. Do pole Hledat zadejte jména osob, kterým chcete udělit oprávnění ke sdílení.

  5. Klikněte na tlačítko Přidat a potom na tlačítko OK.

  6. V seznamu název klikněte na jméno osoby, kterou jste právě přidali.

  7. V části oprávnění zvolte požadované nastavení.

    Poznámka : Můžete přiřadit každému, kdo má přístup ke složce stejná oprávnění po kliknutí na výchozí v seznamu název.

Proveďte jednu z následujících akcí:

  • Vytvoření zobrazení od začátku

    1. V nabídce Zobrazit přejděte na Aktuální zobrazení a potom na příkaz Definovat zobrazení.

    2. Klikněte na tlačítko Nový.

    3. Do pole název nového zobrazení zadejte název.

    4. V rozevíracím seznamu Typ zobrazení zvolte Typ zobrazení, který chcete.

    5. Pokud chcete změnit, kde Zobrazení budou k dispozici, klikněte na možnost v části možno použít pro.

    6. Klikněte na OK.

    7. K dalšímu přizpůsobení zobrazení, klikněte v oblasti Popis, klikněte tlačítko a pak vyberte požadované možnosti, které chcete použít.

    8. Po dokončení výběru možností, klikněte na OK.

    9. Chcete-li zobrazení použít ihned, klikněte na tlačítko Použít zobrazení.

  • Vytvoření zobrazení na základě standardní zobrazení

    1. Přepněte do Zobrazení, který chcete vytvořit nové zobrazení na.

    2. V nabídce Zobrazit přejděte na Aktuální zobrazení a potom klikněte na Upravit aktuální zobrazení.

    3. Pro každý typ změny chcete udělat, klikněte v oblasti Popis, klikněte tlačítko a pak vyberte požadované možnosti.

    4. Po dokončení změn, zavřete dialogové okno Vlastní nastavení zobrazení .

    5. V nabídce Zobrazit přejděte na Aktuální zobrazení a potom na příkaz Definovat zobrazení.

    6. V seznamu zobrazení pro složku název složky klikněte na aktuální nastavení zobrazení.

    7. Klikněte na tlačítko Kopírovat.

    8. Do pole název nového zobrazení zadejte název.

    9. Pokud chcete změnit, kde má být zobrazení k dispozici, klikněte na možnost v části možno použít pro.

      Poznámka : Nové zobrazení se přidají do Aktuální zobrazení   Podnabídka (v nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Uspořádat podle ).

Změna výchozího zobrazení veřejné složky, musíte mít oprávnění vlastníka složky a musí být alespoň jeden vlastní zobrazení definované složky, která je viditelný všem.

  1. V Seznam složek, v Navigační podokno klikněte pravým tlačítkem na veřejné složky a potom v místní nabídce klikněte na Vlastnosti.

  2. Klikněte na kartu Správa.

    Pokud není zobrazena karta Správa, nebudete mít oprávnění vlastníka.

  3. V seznamu výchozí zobrazení složky klikněte na zobrazení, které chcete zobrazit při každém otevření složky.

    Normální zobrazení výchozí aplikace Microsoft Outlook pro typ položky ve složce.

Musíte mít oprávnění Editor, Šéfredaktor-vydavatel nebo vlastník přidat do soukromé sdílené složky nebo do veřejné složky. Pokud je složka veřejné složky a máte oprávnění vlastníka, můžete nastavit omezení formulářů, které jsou k dispozici ostatním uživatelům, kteří používají složku.

  1. V Seznam složek, v Navigační podokno klikněte pravým tlačítkem myši na složku a potom v místní nabídce klikněte na Vlastnosti.

  2. Klikněte na kartu formuláře.

  3. Chcete-li do formuláře přidat do seznamu formuláře přidružené k této složky, klikněte na Spravovat a označte formulář.

  4. Klikněte na tlačítko Zavřít.

  5. Chcete-li omezit formulářů, které mají být k dispozici pro jiné uživatele, kteří používají složku, klikněte na možnost v části Povolit v této složce.

Musíte mít oprávnění vlastníka pro veřejnou složku vytvořit nebo změnit pravidla.

  1. V Seznam složek, v Navigační podokno klikněte pravým tlačítkem na veřejnou složku, kterou chcete vytvořit nebo upravit pravidla pro a potom v místní nabídce klikněte na Vlastnosti.

  2. Klikněte na kartu Správa.

  3. Klikněte na Pomocník pro složky.

  4. Udělejte něco z tohoto:

    • Pokud chcete vytvořit pravidlo, klikněte na Přidat pravidlo.

    • Chcete-li upravit existující pravidlo, klikněte na pravidla v seznamu a potom klikněte na Upravit pravidlo.

  5. Zadejte podmínky, které pro provést akci, musí být splněné položky. Další podmínky klikněte na Upřesnit.

  6. V části provést následující akce vyberte požadované možnosti.

    Poznámka : Pokud chcete vytvořit pravidlo, je ve výchozím nastavení aktivní.

Udělejte některý z těchto kroků:

  • Sdílení kalendáře

    1. Vytvoření nové složky a zvolte položek kalendáře v seznamu složek obsahuje.

    2. V seznamu Vyberte umístění složky klikněte na složku Kalendář a potom klikněte na tlačítko OK.

    3. Přidání schůzek a událostí do složky.

  • Sdílení seznamu kontaktů

    1. Vytvoření nové složky a zvolte položky kontaktu v seznamu složek obsahuje.

    2. V seznamu Vyberte umístění složky klikněte na Kontakty a pak klikněte na OK.

    3. Přidání kontaktů do složky.

      Poznámka : Sdílený seznam kontaktů se zobrazí v Outlooku a kontakty adresáře.

  • Sdílení seznamu úkolů

    1. Vytvoření nové složky a vyberte úkol položky v seznamu složek obsahuje.

    2. V seznamu Vyberte umístění složky klikněte na úkoly a potom klikněte na OK.

    3. Přidání úkolů do složky.

      Poznámka : Když kopírujete seznam úkolů do veřejné složky nelze kopírovat zadání úkolu zvolené do veřejné složky nebo zadání úkolu z veřejné složky.

  • Příspěvek informace ve veřejných složkách

    1. Otevřete veřejnou složku, kam chcete prezentaci vystavit informace v.

    2. Pokud chcete použít výchozí formulář pro publikování informace, klikněte na nabídku soubor, přejděte na Nový a klikněte na publikovat do této složky.

    3. Ve formuláři zadejte informace, které chcete vystavit.

    4. Klikněte na Vystavit.

Vytvoření moderované veřejné složky

Nastavit jako moderovanou musíte mít oprávnění vlastníka pro veřejnou složku.

  1. V Seznam složek, v Navigační podokno klikněte pravým tlačítkem na veřejné složky a potom v místní nabídce klikněte na Vlastnosti.

  2. Na kartě Správa klikněte na Složku moderované.

  3. Zaškrtněte políčko nastavit složku jako moderovanou.

  4. V dialogovém okně nové položky předávat dál zadejte jméno osoby, která dopis dostane příchozích zpráv nebo název jiné veřejné složky, kde jsou uloženy zprávy ke kontrole. Moderátora, který prohlíží jste zadali v kroku 6.

  5. Volitelné: Při doručení nové zprávy moderátorem automaticky odeslat odpověď, vyberte možnost nějakou možnost v části na nové položky odpovídat.

    Zvolte jednu z těchto možností:

    • Standardní odpověď   

      "Děkujeme za váš příspěvek. Dejte pozor, aby odeslání některých složkách nebo diskusní skupiny: budou posouzeny a zjistit, zda je třeba veřejně dostupný. V těchto případech bude zpoždění před ostatní uživatelé je možné zobrazit schválené odeslání."

    • Vlastní odpověď   

      Klikněte na Vlastní odpověď a potom klikněte na šablonu. Zadejte svou vlastní odpověď.

    Moderátoři nebudou vyzvánět jednu z těchto odpovědí odešlou zprávy.

  6. Pokud chcete přidat nebo odebrat jména moderátorů, klikněte na Přidat nebo Odebrat.

  7. Volitelné: Zobrazte vlastnosti vybraného moderátora, klikněte na Vlastnosti.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×