Vytvoření a používání seznamů volání v Business Contact Manageru

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Když podnikáte, jedním z nejdůležitějších úkolů je udržování kontaktu se stávajícími i potenciálními zákazníky. Často je k tomu nejjednodušší telefonický hovor.

Můžete chtít rozvíjet jednání s potenciálními zákazníky, kteří vám dali své vizitky nebo nechali vzkaz na vaší webové stránce, zavolat zákazníkům, kteří chtěli vědět, kdy budou na skladě položky, které jsou nyní vyprodané, nebo mluvit s aktuálními klienty nebo obchodními kontakty, kteří mají zpoždění se svými platbami.

Tento článek popisuje, jak pracovat se seznamy volání v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook a jak měřit jejich efektivitu, s podrobnějším zaměřením na vytváření cílených seznamů příjemců a scénářů hovorů, a jak sledovat vaše aktivity a výsledky.

V tomto článku

Propagace firmy prostřednictvím telefonních hovorů

Otevření seznamu volání

Úprava seznamu volání

Propagace firmy prostřednictvím telefonních hovorů

Pomocí aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete sestavit seznam volání ze svých klientů a obchodních kontaktů, vytvořit scénář hovoru a sledovat výsledky každého telefonního hovoru. Seznam volání můžete vytvořit také ze jmen v sestavě. Informace o vytváření seznamů volání najdete v tématu Použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager.

Seznam volání je také základní marketingová aktivita a může být součástí marketingové kampaně.

Pokud chcete sledovat aktivity seznamu volání, musíte zaznamenat název aktivity do pole Zahájil u každého záznamu klienta, obchodního kontaktu, potenciálního zákazníka nebo příležitosti, který aktivita vygenerovala. Na stránkách Podrobnosti a Sledování záznamu seznamu volání můžete zaznamenávat i informace o rozpočtových a skutečných nákladech.

Pro zobrazení výsledků seznamu volání potom použijte kartu Sledování formuláře seznamu volání. Pokud je seznam volání součástí marketingové kampaně, můžete sledovat celkové výsledky kampaně na kartě Analýza pracovního prostoru Marketing.

Vytvoření seznamu volání

Seznam volání v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook není jenom seznam jmen a čísel. Je to systém, který vám pomáhá připravit se na telefonní hovory a umožňuje sledovat výsledky každé sady hovorů.

Seznam příjemců pro marketingovou aktivitu může obsahovat jenom jeden typ záznamu, Klienti nebo Obchodní kontakty. Obchodní kontakty a potenciální zákazníci můžou být ve stejném seznamu, protože záznam potenciálního zákazníka je založený na záznamu typu Obchodní kontakt.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na Marketing.

  2. Na pásu karet klikněte na kartě Domů ve skupině Nové na tlačítko Seznam volání Ikona seznamu volání .

  3. Ve formuláři seznamu volání zadejte v části Aktivity do pole Název název seznamu volání, třeba Potenciální klienti v Brně.

    záznam seznamu volání

    Poznámka :  Pokud je tento seznam volání součástí rámci marketingové kampaně, zadejte do textového pole Kampaň název kampaně nebo klikněte na šipku a vyberte název existující kampaně. Pokud není součástí kampaně, seznam volání se připojí k výchozí marketingové kampani Aktuální aktivity.

  4. V části Seznam příjemců klikněte na typ záznamu, který chcete seznamem volání dosáhnout: Všichni klienti, Všechny obchodní kontakty a potenciální zákazníci, Všechny obchodní kontakty nebo Všichni potenciální zákazníci.

    Nebo klikněte na jednu z následujících možností:

    • Složka výsledků hledání. Vyberte složku výsledků hledání , která obsahuje předem filtrovaný seznam příjemců, a vytvořte tak vlastní seznam. Po výběru složky se pole přejmenuje na Vlastní seznam.

    • Existující marketingová aktivita. Vyberte seznam příjemců, který jste používali pro předchozí marketingovou aktivitu.

    • Nový seznam. Otevřete dialogové okno Filtrovat obchodní kontakty a vyberte kritéria pro filtrování seznamu.

      Seznam příjemců můžete vytvořit i ze sestavy. Další informace najdete v článku Použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager.

      Pokud jste vytvořili nové typy záznamů založené na typu Klient, zobrazí se v seznamu Všichni klienti. Pokud jste vytvořili nové typy záznamů založené na typu Obchodní kontakt, zobrazí se v seznamu Všechny obchodní kontakty a potenciální zákazníci.

  5. Pokud chcete upravit vybraný seznam filtrováním, klikněte na Revidovat a filtrovat.

    Další informace o filtrování seznamu najdete v tématu Filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

  6. Na pásu karet klikněte na kartě Domů ve skupině Zobrazit na Podrobnosti a otevře se stránka podrobností Aktivity. Pokud chcete, zadejte hodnoty pro Kód kampaně, Rozpočtovaná cena, Datum zahájení, Datum ukončení a Komentáře.

    Pokud se chcete vrátit na hlavní stránku formuláře seznamu volání, na pásu karet klikněte na kartě Marketing ve skupině Zobrazit na Obecné.

  7. Informace o všech příjemcích se zobrazí na stránce Obecné v části Podrobnosti příjemce. Pokud chcete změnit, které oddíly záznamu se zobrazí, klikněte na tlačítko Vybrat oddíly Tlačítko výběru oddílů a potom vyberte oddíly, které se mají zobrazit.

  8. Můžete také vytvořit scénář, který zajistí, že vaše hovory budou konzistentní a budou obsahovat všechny body, které mají. Kromě toho vám scénář pomůže držet se tématu a rychle změnit přístup, pokud telefonní konverzace nepůjde podle očekávání.

    Vytvoření scénáře hovoru

    • Na pásu karet klikněte ve skupině Zápis o telefonním hovoru na Scénář hovoru Ikona seznamu volání .

    • Když chcete vytvořit scénář pro své hovory, udělejte jednu z těchto věcí:

      • Napište scénář v okně Scénář hovoru.

      • Ve skupině Akce klikněte na Načíst obsah Ikona načtení scénáře a potom přejděte na už uložený dokument.

      • Zkopírujte a vložte scénář z jiného dokumentu.

        Scénář se zobrazí v zápisu o telefonním hovoru pro každého příjemce.

        Seznam volání se scénářem

        Poznámka :  Pokud scénář upravujete v oddílu Zápis o telefonním hovoru záznamu seznamu volání, budete měnit jenom verzi scénáře pro vybraného příjemce. Pokud chcete upravovat scénář pro všechna volání, musíte na pásu karet kliknout na Scénář hovoru Ikona seznamu volání a pak upravit scénář v okně Scénář hovoru.

  9. Pokud chcete, můžete pomocí kategorizace v Outlooku přidat k seznamu volání barevnou kategorii. Na pásu karet na kartě Marketing ve skupině Značky klikněte na Zařadit do kategorií a potom klikněte na barevnou kategorii.

  10. Pokud chcete volat hned, můžete začít prvním jménem na seznamu. V opačném případě seznam volání uložte.

Před voláním neznámým lidem ve Spojených státech si nejprve projděte Národní registr zakázaných čísel (NDNC) a federální předpisy FCC na adrese www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Pravidla omezující volání se nevztahují na společnosti, se kterými už spotřebitel navázal obchodní vztah.

Začátek stránky

Otevření seznamu volání

Pokud se vám nepovedlo vyřídit všechny hovory najednou, budete se možná muset vrátit k práci na seznamu volání nebo budete chtít něco změnit na seznamu příjemců nebo scénáři.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na Marketing.

  2. V podokně seznamu na kartě Seznamy volání poklikejte na seznam volání, který chcete otevřít.

Začátek stránky

Úprava seznamu volání

Seznamy volání se snadno vytváří a mění. Můžete změnit typ záznamů uvedených v seznamu, seznam můžete upřesnit filtrováním nebo výběrem příjemců a můžete změnit scénář pro všechny nebo některé příjemce.

  1. Otevřete seznam volání, který chcete upravit.

  2. Pokud chcete v seznamu volání udělat nějaké změny, postupujte podle pokynů v části Vytvoření seznamu volání.

Důležité : Seznam volání už nejde změnit, jakmile změníte stav volání některého záznamu v seznamu. Místo toho klikněte pravým tlačítkem myši na seznam volání a pak kliknutím na Kontaktovat pomocí seznamu volání vytvořte nový seznam volání založený na stávajícím seznamu.

Začátek stránky

Volání a sledování hovorů pomocí seznamu volání

  1. Otevřete nebo vytvořte seznam volání.

    V části Seznam příjemců je zvýrazněné první jméno uvedené v seznamu.

    Seznam příjemců seznamu volání bez uskutečněných hovorů

    Poznámka :  Zobrazená jména pochází z pole Zařadit jako zdrojového záznamu. Jméno zobrazené v části Podrobnosti příjemce pochází z pole Celé jméno.

  2. Pomocí telefonního čísla v části Podrobnosti příjemce zavolejte kontaktu.

  3. Otevřete scénář. Na pásu karet klikněte ve skupině Zápis o telefonním hovoru na Scénář hovoru. Jakmile se kontaktu dovoláte, čtěte scénář přirozeným způsobem, nebo pokud žádný scénář nemáte, vyřiďte, co potřebujete.

    Poznámka :  Pokud scénář upravíte v oddílu Zápis o telefonním hovoru záznamu seznamu volání, změníte scénář jenom pro vybraného příjemce.

  4. V části Zápis o telefonním hovoru v poli Celková doba trvání kliknutím vyberte nebo zadejte délku telefonního hovoru. Dobu hovoru můžete měřit i automaticky.

    Automatické měření doby hovoru

    1. Na začátku hovoru nebo při jeho pokračování po přerušení klikněte na pásu karet ve skupině Zápis o telefonním hovoru na Spustit časovač Ikona spuštění časovače .

    2. Při přerušení hovoru nebo po jeho ukončení klikněte na Pozastavit časovač Ikona pozastavení časovače .

      Délka hovoru testování se zaznamenává do zápisu o telefonním hovoru a najdete ji v poli Celková doba trvání. Délku hovoru můžete také ručně vybrat kliknutím nebo ji zadat.

  5. Pokud chcete ke konverzaci přidat poznámky, na pásu karet klikněte ve skupině Zápis o telefonním hovoru na Přidat časové razítko a potom do pole, ve kterém je zobrazený scénář, napište svůj komentář.

    Poznámka :  Pokud chcete změnit vzhled textu, na pásu karet klikněte na kartu Formátování textu, kde můžete použít příkazy pro formátování. Pokud chcete přidat soubory, obrázky nebo tabulky, klikněte kartu Vložení.

  6. Během hovoru nebo po jeho ukončení klikněte na pásu karet na kartě Marketing ve skupině Akce příjemce na jednu nebo více z následujících možností:

    • Nová položka historie – přidá položku historie komunikace, například obchodní poznámku, úkol, soubor nebo e-mailovou zprávu k záznamu příjemce. V seznamu volání se pro příjemce automaticky vytvoří nový zápis o telefonním hovoru.

    • Zpracovat – přidá k záznamu příznak pro zpracování. Zpracovávanou položku můžete pomocí možnosti Označit jako dokončené označit jako hotovou.

    • Otevřít – zobrazí záznam příjemce.

    • Webová stránka – zobrazí webovou stránku přidruženou k záznamu příjemce, pokud je k dispozici.

  7. Po ukončení hovoru aktualizujte záznam v oddílu Stav hovoru. Ve výchozím nastavení je vybraná možnost Nevoláno. Zaškrtněte jedno z následujících políček:

    1. Zanechaná zpráva

    2. Dokončený hovor

    3. Nevolat

      Důležité :  Seznam volání už nejde změnit, jakmile změníte stav volání některého záznamu v seznamu. Můžete ale vytvořit nový seznam volání, který je duplikátem existujícího seznamu volání. Klikněte pravým tlačítkem na seznam volání v pracovním prostoru Marketing a potom klikněte na Kontaktovat pomocí seznamu volání.

  8. Pokud příjemce požádá o odstranění ze seznamu volání, zaškrtněte políčko Nevolat. Klient nebo obchodní kontakt se označí jako Nevolat jak v seznamu příjemců, tak na stránce Podrobnosti záznamu klienta nebo obchodního kontaktu. Příjemce nebude možné přidat do budoucích seznamů volání.

  9. Po kliknutí na Uložit a další můžete udělat následující změny:

    1. Uložit změny jako zápis o telefonním hovoru do historie komunikace s vybraným záznamem a přejít k volání dalšího záznamu.

    2. Zastavit časovač a zaznamenat celkovou dobu hovoru do zápisu o telefonním hovoru.

    3. Označit stav hovoru v seznamu příjemců.

      seznam volání se dvěma uskutečněnými hovory

      1 – Zanechaná zpráva 2 – Dokončený hovor 3 – Nevolat 4 – Aktuální příjemce.

      Poznámka :  I když se při uložení záznamu stav aktualizuje v seznam příjemců, možnosti zobrazené v oddílu Stav volání je potřeba změnit ručně.

  10. Po zavolání všem lidem ze seznamu zavřete aktivitu. Na pásu karet ve skupině Marketing klikněte na Označit jako zavřené.

Začátek stránky

Měření účinnosti seznamů marketingových volání

Seznamy volání a scénáře můžete vytvořit pro mnoho účelů. Ale pokud se zabýváte marketingovými hovory, budete chtít znát výsledky vaší práce. Prohlédněte si výsledky seznamu volání na stránce Sledování seznamu volání.

  1. Otevřete seznam volání.

  2. Na pásu karet klikněte na kartě Domů ve skupině Zobrazit na Sledování Ikona sledování stránky .

  3. Na stránce Sledování si prohlédněte následující položky:

    • V části Výsledky aktivity může zobrazit souhrnné informace o nových potenciálních zákaznících, nových příležitostech, nových klientech, nových kontaktech, nových zápisech o telefonním hovoru a očekávaných výnosech aktivity. U každého pole je také tlačítko Zobrazit sestavu, které zobrazuje podrobnou sestavu dat pro toto pole.

      Poznámka :  Informace na stránce Sledování, včetně očekávaných výnosů, se aktualizují, když záznamy klienta, obchodního kontaktu, potenciálního zákazníka nebo příležitosti obsahují název seznamu volání v poli Zahájil.

    • V oblasti Informace o aktivitě můžete aktualizovat tyto informace:

      • Skutečná cena    – Zadejte skutečné náklady spojené se seznamem volání, abyste mohli vypočítat návratnost investic.

      • Uzavřeno    – Zaškrtnutím tohoto políčka označíte, že je seznam volání dokončený a aktivita je nyní uzavřená. Zrušením zaškrtnutí tohoto políčka seznam volání znovu aktivujete.

    • V oddílu Příjemci si můžete prohlédnout seznam vašich uskutečněných volání, a pokud budete chtít, můžete vytvořit záznam Příležitost přímo ze záznamu příjemce. Jednoduše klikněte na jméno v seznamu a potom klikněte na Nová příležitost.

      Poznámka :  Záznam Příležitost můžete vytvořit taky ze seznamu příjemců v seznamu volání na stránce Obecné. Vyberte jméno ze seznamu příjemců a pak na pásu karet klikněte na kartě Marketing ve skupině Akce příjemce klikněte na Nová položka historie Ikona nové položky historie a potom klikněte na Příležitost.

  4. Klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×