Vytvoření a aktualizace sloupce externích dat v seznamu nebo knihovně

Vytvoření a aktualizace sloupce externích dat v seznamu nebo knihovně

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Do nativního seznamu nebo knihovny můžete přidat speciální typ sloupce zvaný sloupec externích dat. Tenhle sloupec vám umožní spojit sloupec dat z externího zdroje dat se sloupci v nativním seznamu nebo knihovně. Jelikož se sloupec externích dat přidá do nativního seznamu nebo knihovny, všechny související funkce seznamu nebo knihovny fungují, a to včetně správy verzí, schvalování, rezervací položek a vracení se změnami a příloh souborů.

Další informace najdete v tématu vyhledání obsahu týkajícího se externích dat.

Co chcete udělat?

Než začnete

Porozumění příkladům použití sloupce externích dat

Vytvoření sloupce externích dat v seznamu nebo knihovně

Aktualizace sloupce externích dat

Aktualizace sloupce externích dat

Než začnete

Než budete pracovat s externími daty, je potřeba udělat několik věcí, které jsou předpokladem pro zabezpečený přístup k datům. Následující informace se vám můžou hodit při plánování dalších kroků. Když budete mít při práci s externími daty potíže, můžou vám tyhle informace pomoct s identifikací problému. Pokud chcete mít přístup k externím datům, musíte vy nebo váš správce provést následující kroky:

Připravit zdroj externích dat:    Správce bude nejspíš muset vytvořit účet a udělit oprávnění ke zdroji dat, aby bylo zajištěno, že k nim budou mít přístup ti správní lidé a že se data nedostanou do nesprávných rukou. Kromě toho může správce vytvořit v externí databázi určité tabulky, zobrazení, dotazy atd., aby se výsledky omezovaly jenom na to, co je potřeba, a aby se zlepšil výkon.

Konfigurace Sharepointových služeb a účtů    Správce musí aktivovat služby Připojení obchodních dat a zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů.

Konfigurovat Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů:    Správce musí provést tyto úlohy: určit nejlepší režim přístupu ke zdroji externích dat, vytvořit cílovou aplikaci a nastavit pro cílovou aplikaci její přihlašovací údaje.

Konfigurovat služby Připojení obchodních dat:    Správce musí zajistit, aby uživatel, který vytváří typ externího obsahu, měl oprávnění do úložiště metadat služby Připojení obchodních dat a aby odpovídající uživatelé měli přístup k takovému typu externího obsahu, na kterém je tento externí seznam založený.

Vytvořit typ externího obsahu:    Uživatel musí definovat typ externího obsahu, který obsahuje informace o připojeních, přístupu, metodách operací, sloupcích, filtrech a ostatních metadatech, které slouží k načítání dat ze zdroje externích dat.

Začátek stránky

Porozumění příkladům použití sloupce externích dat

Následující oddíly popisují praktické využití přidání sloupce externích dat do seznamu nebo knihovny.

Smlouvy se zákazníkem a kontaktní informace:    Máte knihovnu dokumentů obsahující smlouvy se zákazníkem. Všechny vaše informace o zákazníkovi jsou ale uložené v obchodní aplikaci (jako je SAP nebo Microsoft CRM) se zdrojem dat, který je vůči produktům SharePointu externí. Chtěli byste sledovat smlouvy se zákazníkem v knihovně dokumentů, ale také zajistit, aby byly informace týkající se zákazníka aktuální a ne zbytečně duplikované. To můžete udělat přidáním aspoň jednoho sloupce externích dat do knihovny a přidružením jména a telefonního čísla příslušného zákazníka ke každé ze smluv uložených v knihovně. Sloupec externích dat usnadňuje zadávání a aktualizaci správných informací a automaticky načítá informace o zákazníkovi z externího zdroje dat. V tomto scénáři můžete také vytvořit strukturovaný dokument Wordu, který bude předávat hodnoty ze sloupců externích dat do wordového dokumentu, abyste tyto hodnoty mohli upravovat na panelu informací o dokumentech nebo pomocí ovládacích prvků obsahu Wordu.

Základní údaje o produktu s obrázky:    Vytvořili jste knihovnu obrázků obsahující produkty, které vaše organizaci prodává. Do knihovny přidáte sloupec externích dat, který má v externí databázi přístup k názvu produktu, kódu produktu a aktuální ceně. Musíte ale při vytváření typu externího obsahu zajistit, aby byla externí data jenom pro čtení. Pravidla a procesy vaší společnosti vyžadují, aby se jakékoli změny údajů o produktu prováděly prostřednictvím databázového systému. Teď ale víc lidí ve vaší organizaci snadno vidí všechny běžné údaje o produktu pohromadě v jednom zobrazení knihovny.

Začátek stránky

Vytvoření sloupce externích dat v seznamu nebo knihovně

Poznámka :  Vytvoření sloupce externích dat vyžaduje pro seznam nebo knihovnu oprávnění Přispívat nebo vyšší.

  1. Přejděte na zvolený sharepointový web a potom do seznamu nebo knihovny.

    Poznámka :  Sloupec externích dat nemůžete přidat k externímu seznamu.

  2. Klikněte na Seznam nebo Knihovna > Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

  3. V části Sloupce klikněte na Vytvořit sloupec.

  4. Zadejte název sloupce, třeba Zákazník, a v části Typy sloupců klikněte na Externí data.

  5. V části Externí obsah klikněte na Výběr typu externího obsahu a ze seznamu typů externího obsahu vyberte příslušnou položku, třeba ZákazníkCRM.

  6. Provedením jednoho z následujících kroků rozhodněte, co se má udělat při akcích definovaných pro typ externího obsahu:

    • Pokud se má zobrazit nabídka jedné nebo víc akcí, klikněte na Zobrazit menu akcí.

    • Jestliže má sloupec externích dat provést výchozí akci, klikněte na Propojit tento sloupec s výchozí akcí typu externího obsahu.

  7. V části Přidat sloupec k zobrazení každého z těchto dalších polí klikněte na Vybrat všechna pole nebo vyberte jeden nebo víc názvů konkrétních polí, jako je JménoZákazníka nebo TelefonníČíslo.

Tip :  Ve výchozím nastavení se ke každému názvu sloupce přidává předpona odvozená od názvu sloupce externích dat. Je to dobrý způsob, jak vytvořit stručný název sloupce, například ZákID, hlavně pokud přidáváte víc sloupců. Pokud jsou pro seznam nebo knihovnu povolené Rychlé úpravy, můžete pomocí nich názvy sloupců měnit.

Začátek stránky

Aktualizace sloupce externích dat

Poznámka :  Aktualizace sloupce externích dat vyžaduje pro seznam nebo knihovnu oprávnění Přispívat nebo vyšší.

  1. Přejděte na sharepointový web a potom na seznam nebo knihovnu.

  2. Přidejte nebo upravte položku v seznamu nebo vlastnosti dokumentu v knihovně dokumentů.

  3. V textovém poli sloupce externích dat, třeba jména zákazníka, klikněte na Výběr externích dat.

    Autor externího obsahu musí definovat, jak bude fungovat Výběr externích položek, a to tak, že vybere odpovídající pole identity a vytvoří aspoň jeden filtr, abyste mohli rychle najít správnou hodnotu. Pokud to neudělá, požádejte autora externího obsahu nebo správce o pomoc.

  4. V dialogovém okně vyberte příslušnou položku, třeba Petra Chvojková, a klikněte na OK.

Data v externím seznamu a externím zdroji dat se aktualizují.

Začátek stránky

Obnovení sloupce externích dat

Z důvodů zajištění vyššího výkonu se data ve sloupci externích dat ukládají do mezipaměti serveru nebo služby a je možné, že se nezobrazují nejnovější hodnoty z externího systému pro správu dat. Pokud chcete mít jistotu, že zobrazená data jsou aktuální, můžete sloupec externích dat obnovit. Operaci obnovení však používejte s rozmyslem, protože může trvat delší dobu podle toho, jak jsou externí data nastavená.

Poznámka :  Obnovení sloupce externích dat vyžaduje pro konkrétní seznam nebo knihovnu oprávnění Přispívat nebo vyšší.

  1. Přejděte na zvolený sharepointový web a potom do seznamu nebo knihovny.

  2. V záhlaví sloupce externích dat klikněte na Aktualizovat.

  3. V části Aktualizovat stránku určete, jestli chcete obnovit jenom aktuální složku nebo aktuální složku a všechny její podsložky.

  4. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×