Vytvoření štítků s adresou v aplikaci Access

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Aplikace Microsoft Office Access 2007 poskytuje několik možností vytváření štítků obsahujících data uložená v tabulkách aplikace Access. Nejjednodušší z nich je použít pro vytvoření a tisk štítků z vytvořené sestavy Průvodce štítky aplikace Access. Data lze do aplikace Access importovat rovněž z jiných zdrojů, například ze sešitů aplikace Microsoft Office Excel 2007 nebo ze seznamů kontaktů aplikace Microsoft Office Outlook 2007, a sloučit tato data nebo existující tabulky aplikace Access s dokumentem aplikace Microsoft Office Word 2007 a pak vytvořit a vytisknout štítky v aplikaci Word.

Co chcete udělat?

Použití Accessu pro vytvoření a tisk štítků

Tipy a triky pro vytváření štítků

Tisk dat aplikace Access pomocí Průvodce hromadnou korespondenci ve Wordu

Vytváření a tisk štítků pomocí aplikace Access

V aplikaci Access lze štítky vytvářet jako sestavu formátovanou s malou velikostí stránky, aby se přizpůsobila požadovanému štítku. Nejčastěji se štítky používají k odesílání pošty, veškerá data aplikace Access však lze tisknout ve formátu štítku i pro jiné účely. V případě tisku adresních štítků získává sestava data adres z tabulek nebo dotazů, které tyto adresy obsahují. Po vytištění sestavy získáte pro každou adresu z podkladového zdroje záznamů jediný štítek.

Poznámka : U kroků v tomto článku se předpokládá, že jste již vytvořili databázi aplikace Access obsahující tabulky (nebo propojené tabulky), ve kterých jsou uložena data, která chcete mít na štítcích. V části Viz také naleznete odkaz na další informace o tom, jak začít pracovat s aplikací Access.

Průvodce štítky zobrazí několik dotazů o štítcích a datech, která na nich mají být zobrazena. Průvodce vytvoří sestavu, kterou lze podle potřeby upravit.

Vytvoření štítků pomocí Průvodce štítky v aplikaci Access

  1. V navigačním podokně vyberte nebo otevřete tabulku nebo dotaz, který bude zdrojem dat pro štítky.

  2. Na kartě vytvořit klikněte ve skupině sestavy klikněte na popisky Obrázek tlačítka .

    Aplikace Access spustí Průvodce štítky.

    První stránka Průvodce štítky

  3. Pokud znáte výrobce a číslo výrobku štítků:

    • V rozevíracím seznamu Filtrovat podle výrobce vyberte výrobce.

    • V seznamu Jakou velikost štítků chcete použít? vyberte požadovaný štítek.

      V opačném případě se pokuste najít výrobek, jehož hodnoty ve sloupcích Rozměry a Počet štítků odpovídají požadovaným štítkům.

      Pokud nemůžete najít, podobně jako popisků:   

    • Klepněte na tlačítko Přizpůsobit a potom na tlačítko Nový.

      Zobrazí se dialogové okno Nový štítek.

      Stránka Nový štítek Průvodce štítky

    • Změřte štítky a získané hodnoty zadejte do příslušných polí v dialogovém okně Nový štítek.

    • Do textového pole Název štítku zadejte název pro vlastní štítky, zvolte požadovaný typ a orientaci štítku a potom klepněte na tlačítko OK.

      Pokud jste již vytvořili vlastního štítku a chcete ho vyberte:   

    • Zaškrtněte políčko Zobrazit rozměry vlastních štítků a potom klepněte na požadovaný vlastní štítek.

  4. Ve skupinovém rámečku Druh štítků klepněte na přepínač Volné listy nebo Nekonečný pás a poté klepněte na tlačítko Další.

  5. Vyberte název písma, velikost, tloušťku a barvu textu, které mají být použity u štítku, a klepněte na tlačítko Další.

  6. Na stránce průvodce Co chcete zobrazit na štítku zvolte v seznamu Dostupná pole požadované pole na štítcích a poklepáním je přidejte do pole Vzorový štítek.

    Přidání polí do štítku v Průvodci štítky

    • Chcete-li mezi pole v poli Vzorový štítek přidat mezeru, stiskněte klávesu MEZERNÍK.

    • Chcete-li vytvořit nový řádek, stiskněte klávesu ENTER.

    • K přesunování mezi poli a řádky použijte klávesy se šipkami.

    • Chcete-li odebrat některé z polí, stiskněte klávesu BACKSPACE.

    • Chcete-li přidat jiný text nebo interpunkci (například čárku za názvem města), vložte klepnutím kurzor na místo, kde má být zobrazen text, a začněte psát. Tento text bude na všech štítcích stejný.

      Poznámka : Při použití Průvodce štítky můžete použít pouze pole s následujícími typy dat: Text, Memo, Číslo, Datum a čas, Měna, Ano/Ne nebo Příloha. Chcete-li přidat pole s typy dat Objekt OLE nebo Hypertextový odkaz, otevřete po dokončení Průvodce štítky sestavu štítků v návrhovém zobrazení a potom pomocí podokna Seznam polí přidejte pole. Jestliže je sestava otevřena v návrhovém zobrazení, můžete podokno Seznam polí otevřít stisknutím kombinace kláves ALT+F8.

      Po rozmístění polí na štítku požadovaným způsobem klepněte na tlačítko Další.

  7. Na další stránce lze vybrat pole, podle kterých mají být štítky seřazeny. V případě velkého množství zásilek je vhodné seřadit je podle PSČ. Pole, podle kterých chcete štítky seřadit, vyberte v seznamu Dostupná pole a poklepáním je přidejte do pole Řadit podle. Po dokončení klepněte na tlačítko Další.

    Nastavení pořadí řazení v Průvodci štítky

  8. Na poslední stránce zadejte název pro štítky a klepněte na tlačítko Dokončit.

    Poslední stránka Průvodce štítky

    Klepnete-li na poslední stránce Průvodce štítky na přepínač Zobrazit náhled vytištěných štítků, aplikace Access zobrazí štítky v náhledu před tiskem. Štítek lze zvětšit nebo zmenšit klepnutím nebo pomocí ovládacího prvku lupy na stavovém řádku.

    Ovládání lupy

    Pokud na poslední stránce Průvodce štítky klepnete na přepínač Změnit návrh štítku, zobrazí aplikace Access sestavu se štítky v návrhovém zobrazení.

Úprava vzhledu štítku

Pokud výsledné štítky nevypadají podle vašich představ, můžete jejich rozložení upravit. Otevřete sestavu v návrhovém zobrazení a proveďte požadované změny. Při práci se štítky je obvykle snazší použít návrhové zobrazení, ve kterém lze přesněji kontrolovat rozložení. Chcete-li si prohlédnout změny provedené v návrhovém zobrazení, přepněte do zobrazení náhledu.

Případ nesprávného zarovnání dat se štítky

Méně závažné problémy s rozvržením štítků lze často odstranit pomocí úprav v návrhovém zobrazení. Je možné přesunovat ovládací prvky a nastavovat velikost štítku změnou šířky nebo výšky sekce podrobností.

Pokud chcete přepnout do návrhového zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu v navigačním podokně a klikněte na Návrhové zobrazení Obrázek tlačítka v místní nabídce.

Pokud je nutné změnit okraje nebo mezery mezi štítky, lze v návrhovém zobrazení použít dialogové okno Vzhled stránky.

Na kartě Vzhled stránky klikněte ve skupině Rozložení stránky klikněte na sloupce Obrázek tlačítka . Zobrazí se dialogové okno Vzhled stránky s vybranou kartou sloupců.

Karta Sloupce v dialogovém okně Vzhled stránky

Následující nastavení lze změnit ve třech sekcích dialogového okna Vzhled stránky:

Sekce

Možnost

Popis

Nastavení mřížky

Počet sloupců

Tato hodnota by měla být rovna počtu štítků na stránce.

Vzdálenost řádků

Chcete-li zvětšit nebo zmenšit velikost mezer mezi řádky štítků, zadejte novou hodnotu.

Vzdálenost sloupců

Chcete-li zvětšit nebo zmenšit velikost mezer mezi sloupci štítků, zadejte novou hodnotu.

Velikost sloupce

Šířka

Při nastavování této hodnoty je třeba vzít v úvahu nastavení okrajů a mezery mezi sloupci.

Okraje lze zkontrolovat a upravit klepnutím na kartu Možnosti tisku v dialogovém okně Vzhled stránky.

Výška

Podle potřeby nastavte výšku každého štítku.

Stejná jako pro tělo

Je-li zaškrtnuto toto políčko, bude šířka a výška nastavena na stejné hodnoty jako v sekci podrobností v návrhovém zobrazení.

Vzhled sloupce

Dolů, pak příčně

Je-li vybrána tato možnost, budou se data štítků tisknout svisle v prvním sloupci, poté v druhém sloupci, atd.

Příčně, pak dolů

Je-li vybrána tato možnost, budou se data štítků tisknout vodorovně v prvním řádku, poté v druhém řádku, atd.

Poznámka : Dialogové okno Vzhled stránky lze použít také v zobrazení náhledu. Po zavření dialogového okna klepnutím na tlačítko OK uvidíte, jak se nové nastavení projeví na štítcích.

K dosažení optimálního zarovnání dat na štítcích bude pravděpodobně nutné experimentovat, zejména v případě štítků s více sloupci na volných listech. Sestava se štítky se skládá z mnoha oblastí zabírajících určitou plochu. Jsou zde například samotné štítky, mezery mezi štítky a prostor, který zaujímají okraje stránky. Pokud je tedy list se štítky široký 21,25 cm a použijete okraj 0,625 palce vpravo a vlevo, bude k dispozici pouze 20 cm volného prostoru (20,25 - 1,25). Navrhujete-li sestavu pro dva sloupce štítků a používáte-li mezery mezi štítky 0,625 cm (nastavení mezer mezi sloupci v dialogovém okně Vzhled stránky), zbude pro samotné štítky 19,375 cm. Šířka těla tedy nesmí být větší než 9,9875 palce (19,375 / 2 sloupci), mají-li se data štítků správně přizpůsobit. Stejný princip platí pro svislý rozměr – při nastavování výšky štítků je třeba vzít v úvahu horní a dolní okraj a mezery mezi řádky.

Mají-li hodnoty nastavené v dialogovém okně Vzhled stránky nebo šířka ovládacích prvků v návrhu sestavy za následek to, že se některé informace v náhledu nebo při tisku nevejdou na stránku, aplikace Access zobrazí zprávu Je možné, že některá data se nezobrazí. To znamená, že musíte upřesnit nastavení stránky a možná upravit velikost ovládacích prvků v návrhu sestavy. Zobrazí-li se tato zpráva, pokuste se provést některou z následujících akcí:

  • Zmenšit šířku ovládacích prvků v sekci podrobností tak, aby se vešly do vypočteného prostoru určeného pro jeden štítek. Chcete-li zjistit, jak se vypočítá plocha, která je k dispozici, prostudujte si příklad uvedený výše v tomto sloupci.

  • Zmenšit okraje stránky v dialogovém okně Vzhled stránky. Tím se zvětší plocha použitelná pro informace na štítcích.

Tisk štítků

  1. Otevřete sestavu v libovolném zobrazení (nebo sestavu vyberte v navigačním podokně).

  2. Klikněte na Tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a potom klikněte na Tisk. Tlačítko Tisk

    Aplikace Access zobrazí dialogové okno Tisk.

  3. Zadejte další možnosti, jako je tiskárna, rozsah tisku a počet kopií.

  4. Klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Tipy a triky pro vytváření štítků

  • Výběr požadovaných adres pro tisk:    Nechcete-li tisknout všechny adresy z podkladového zdroje záznamů, proveďte jednu z následujících akcí:

    • Vyberte adresy zadáním jeden nebo více kritérií    Vytvoření parametrického dotazu a zadejte tento dotaz jako zdroj dat sestavy se štítky. Při otevření sestavy dotaz vás vyzve k zadání kritérií pro načítat záznamy. Záznamy, které nevyhovují zadaným kritériím potom načítání a k dispozici v sestavě se štítky.
      Pokud používáte Word a vytvořte a vytiskněte adresy, určete parametrický dotaz jako zdroj dat v průběhu operace hromadné korespondence.

    • Výběr adres procházením záznamů s adresami:     Chcete-li procházet seznam adres a vybírat adresy pro tisk na štítcích, postupujte takto:

      1. V návrhovém zobrazení přidejte do podkladové tabulky adres pole typu Ano/ne s názvem Tisknout štítek. Po přepnutí do zobrazení datového listu se v každém řádku sloupce Tisknout štítek zobrazí zaškrtávací políčko.

      2. Pomocí Průvodce jednoduchým dotazem vytvořte dotaz zahrnující všechna pole adresy a pole Tisknout štítek.

      3. Otevřete tento dotaz v návrhovém zobrazení a do buňky Kritéria ve sloupci Tisknout štítek zadejte hodnotu Ano. Dotaz bude načítat pouze adresy, které budete chtít tisknout.

      4. Nastavte vlastnost Zdroj záznamů sestavy se štítky na název vytvořeného dotazu.

      5. Dříve než budete tisknout štítky, otevřete tabulku adres v zobrazení datového listu a zaškrtněte políčka u adres, které budete chtít vytisknout. Zrušte zaškrtnutí políček u adres, které nebudete chtít vytisknout. Otevřete sestavu a vytiskněte ji.

  • Tisk adres přímo na obálky:    Adresy můžete tisknout přímo na obálky namísto tisku na štítky a lepení štítků na obálky. K tisku štítku na obálku je třeba definovat vlastní štítek. V kroku 1 průvodce, kdy se zobrazí výzva k zadání podrobností o štítku, klepněte na tlačítko Přizpůsobit a postupujte podle pokynů v kroku 4. Nezapomeňte nastavit Druh štítků na možnost Nekonečný pás.

Začátek stránky

Tisk dat aplikace Access pomocí Průvodce hromadnou korespondencí v aplikaci Word

Pokud jsou adresy uloženy v aplikaci Access, ale chcete je exportovat do aplikace Word a použít funkci hromadné korespondence k formátování a tisku štítků, můžete použít Průvodce hromadnou korespondencí v aplikaci Word.

  1. V navigačním podokně vyberte na tabulku nebo dotaz s daty, která chcete vytisknout.

  2. Na kartě Externí data klepněte ve skupině Export na položku Další, poté klepněte na příkaz Sloučit s dokumentem Microsoft Office Word.

    Bude spuštěn Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word.

  3. Je-li již vytvořen dokument a chcete s ním propojit data, klepněte na přepínač Propojit data s existujícím dokumentem Microsoft Word. V opačném případě klepněte na přepínač Vytvořit nový dokument a propojit s ním data.

  4. Klepněte na tlačítko OK.

    Zvolíte-li možnost Propojit data s existujícím dokumentem Microsoft Word, otevře se dialogové okno Výběr dokumentu Microsoft Word. Vyberte požadovaný dokument a klepněte na tlačítko Otevřít. Dokument se otevře v aplikaci Word.

    Zvolíte-li vytvoření nového dokumentu, otevře aplikace Word prázdný dokument.

  5. V aplikaci Word postupujte podle pokynů v podokně Hromadná korespondence. Další informace o Průvodci hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word naleznete v nápovědě k aplikaci Word.

Poznámka : Aplikaci Word lze použít k tisku adres bez ohledu na to, kde jsou uloženy. Z aplikace Word se lze připojit k seznamům adres uložených v různých aplikacích, například v aplikaci Excel, Outlook, nebo Access. Pokud seznam adres neexistuje, můžete ho v aplikaci Word vytvořit a pak tisknout štítky. Další informace naleznete v nápovědě k aplikaci Word.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×