Vytváření a používání zásad správy informací

Zásady správy informací umožňují řídit, kdo může přistupovat k informacím organizace, jaké činnosti s nimi může provádět a jak dlouho se mají tyto informace uchovávat. Zásady mohou vynucovat dodržování zákonů a předpisů nebo vnitřních obchodních procesů. Správce může vytvořit zásadu, která určuje, jak mají být sledovány dokumenty, kdo k nim má přístup a jak dlouho mají být uchovávány.

Každá zásada může stanovovat sadu pravidel pro určitý typ obsahu. Každé pravidlo představuje funkci zásady. Taková funkce zásady správy informací může například určovat, jak dlouho má být určitý typ obsahu uchováván.

Zásadu správy informací lze na webu vytvořit třemi různými způsoby:

  1. Vytvoření zásady správy informací k použití u více typů obsahu v rámci kolekce webů

  2. Vytvoření zásady správy informací pro typ obsahu webu

  3. Vytvoření zásady správy informací pro seznam nebo knihovnu

Co chcete udělat?

Vytvoření zásady pro více typů obsahu v rámci kolekce webů

Vytvoření zásady pro typ obsahu webu

Vytvoření zásady pro seznam, knihovnu nebo složku (zásady uchovávání informací založené na umístění)

Použití zásad kolekce webů u typu obsahu

Použití zásad ve více kolekcích webů

Vytvoření šablony z existující zásady pro použití ve více kolekcích webů

Export zásad

Import zásad do jiné kolekce webů

Vytvoření zásady pro více typů obsahu v rámci kolekce webů

Chcete-li zajistit, aby zásada správy informací byla použita u všech dokumentů určitého typu v rámci kolekce webů, zvažte její vytvoření na úrovni kolekce webů a její následné použití u typů obsahu. Tyto zásady se označují jako zásady kolekce webů. Další informace naleznete v části Použití zásad kolekce webů u typu obsahu.

  1. Na domovské stránce kolekce webů klikněte na možnost Akce webu a na položku Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v seznamu Správa kolekce webů na možnost Zásady kolekce webů.

  3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na tlačítko Vytvořit.

  4. Zadejte název a popis zásady a napište stručné shrnutí, ve kterém uživatelům vysvětlíte, k čemu daná zásada slouží. Toto shrnutí může obsahovat maximálně 512 znaků.

  5. V části Vytvoření zásady pro typ obsahu se dozvíte, jak nastavit funkce, které chcete k dané zásadě přidružit.

  6. Kliknutím na tlačítko OK se vraťte na stránku Zásady kolekce webů.

Vytvoření zásady pro typ obsahu webu

Přidáte-li k typu obsahu zásadu správy informací, lze snadno přidružit funkce zásady k více seznamům a knihovnám. K typu obsahu je možné přidat existující zásadu správy informací nebo lze vytvořit jedinečnou zásadu, která je specifická pro konkrétní typ obsahu.

Poznámka :  Rovněž lze přidat zásadu správy informací k typu obsahu, který je specifický pro seznamy. Důsledkem je, že zásada bude platit pouze pro položky v daném seznamu, které používají příslušný typ obsahu.

  1. Na domovské stránce kolekce webů klikněte na možnost Akce webu a na položku Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie na možnost Typy obsahu webu.

  3. Na stránce Nastavení typu obsahu webu vyberte typ obsahu, ke kterému chcete přidat zásadu.

  4. Na stránce Typ obsahu webu klikněte v části Nastavení na tlačítko Nastavení zásad správy informací.

  5. Na stránce Nastavení zásad správy informací vyberte možnost Definovat zásadu a poté klikněte na tlačítko OK.

  6. Na stránce Upravit zásadu zadejte název a popis zásady a napište stručné shrnutí, ve kterém uživatelům vysvětlíte, k čemu daná zásada slouží. Toto shrnutí může obsahovat maximálně 512 znaků.

  7. V dalších částech vyberte jednotlivé funkce zásad, které chcete přidat do vytvářených zásad správy informací.

  8. Pokud chcete zadat období uchování dokumentů a položek, na které se vztahuje tato zásada, klikněte na možnost Povolit uchovávání informací a zadejte období uchování a akce, které mají být provedeny po vypršení platnosti položek.

    Zadání období uchovávání informací

1.

Klikněte na možnost Přidat fázi uchovávání informací pro záznamy.

2.

Výběrem možnosti období uchování zadáte, kdy je nastaveno vypršení platnosti dokumentů nebo položek. Zvolte některý z následujících postupů:

  • Pokud chcete zadat datum vypršení platnosti na základě vlastnosti představující kalendářní datum, klikněte v části Událost na možnost Tato fáze je založená na vlastnosti data položky a vyberte akci spojenou s dokumentem nebo položkou (například vytvoření nebo změnu) a časový úsek po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), po kterém má platnost položky vypršet.

  • Chcete-li k určení vypršení platnosti použít vlastní vzorec uchování informací, klikněte na možnost Nastavit pomocí vzorce uchování informací nainstalovaného na tomto serveru.

Poznámka :  Tato možnost je k dispozici, pouze pokud správce vlastní vzorec nastavil.

3.

Možnost Spustit pracovní postup je k dispozici, pouze pokud definujete zásadu pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, ke kterým již je přiřazen pracovní postup. Poté si budete moci vybrat z nabídky pracovních postupů.

4.

V části Opakování vyberte možnost Opakovat akci této fáze, dokud nebude aktivována další fázea zadejte, jak často se má akce opakovat.

Poznámka :  Tato možnost je k dispozici, pouze pokud lze vybranou akci opakovat. Například nelze opakování nastavit pro akci Trvale odstranit.

5.

Klikněte na tlačítko OK.

  1. Pokud chcete povolit auditování dokumentů a položek podléhajících této zásadě, klikněte na možnost Povolit auditování a zadejte události, které chcete auditovat.

    Povolení auditování

1.

Na stránce Upravit zásadu zaškrtněte v části Auditování políčko Povolit auditování a zaškrtněte políčka vedle událostí, pro které chcete vytvářet záznamy auditování.

2.

Jestliže chcete zobrazit výzvu pro uživatele, aby vložili čárové kódy do dokumentů, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem.

3.

Kliknutím na tlačítko OK použijte funkci auditování v zásadě.

Funkce Zásady auditování umožňuje organizacím vytvářet a analyzovat záznamy auditu dokumentů a vytvářet seznamy položek, jakou jsou například seznamy úkolů a problémů, diskusní skupiny nebo kalendáře. Tato funkce zásad vytváří protokol auditování, ve kterém jsou zaznamenány události, například kdy byl obsah zobrazen, upraven nebo odstraněn.

Pokud je auditování povoleno jako součást zásady správy informací, mohou správci zobrazit data auditování v sestavách použití zásady využívajících aplikaci Microsoft Excel, ve kterých je shrnuto aktuální použití. Správci mohou tyto sestavy použít k určení způsobu použití informací v organizaci. Tyto sestavy mohou organizacím také umožnit ověření a doložení shody se směrnicemi nebo zjistit případné nedostatky.

Protokol auditování zaznamenává následující informace: název události, datum a čas události, systémové jméno uživatele, který akci provedl.

  1. Pokud jsou čárové kódy povoleny jako součást zásady, jsou přidány do vlastností dokumentu a zobrazeny v oblasti záhlaví dokumentu, kam je umístěn čárový kód. Čárové kódy lze stejně jako popisky z dokumentu ručně odebrat. Můžete zadat, zda mají být uživatelé vyzváni k použití čárového kódu při tisku nebo uložení položky nebo zda má být čárový kód vložen ručně pomocí karty Vložení v aplikacích systému Office 2010.

    Povolení čárových kódů

1.

Na stránce Upravit zásadu zaškrtněte v části Čárové kódy políčko Povolit čárové kódy.

2.

Jestliže chcete zobrazit výzvu pro uživatele, aby vložili čárové kódy do dokumentů, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem.

3.

Kliknutím na tlačítko OK použijte funkci čárových kódů u zásady.

Poznámka :  Zásady pro čárové kódy generují standardní čárové kódy typu Kód 39. Pod symbolem je v každém obrázku čárového kódu uveden text, který představuje hodnotu čárového kódu. To umožňuje použití údajů čárového kódu i v případě, že není k dispozici čtecí zařízení. Uživatelé mohou ručně zadat číslo čárového kódu do vyhledávacího pole a vyhledat položku na webu.

  1. Pokud chcete zadat, aby dokumenty podléhající této zásadě byly označeny popisky, klikněte na možnost Aktivovat popisky a zadejte požadované nastavení popisků.

    Povolení popisků

1.

Jestliže chcete, abych uživatelé přidali k dokumentu popisek, zaškrtněte políčkoVyzvat uživatele k vložení popisku před uložením nebo tiskem.

Poznámka :  Chcete-li, aby zadání popisků bylo volitelné, nezaškrtávejte toto políčko.

2.

Pokud chcete popisek uzamknout, aby nemohl být po vložení změněn, zaškrtněte políčko Zabránit změnám přidaných popisků.

Poznámka :  Toto nastavení brání aktualizaci textu popisku poté, co byl vložen do položky v klientské aplikaci, jako je Word, Excel nebo PowerPoint. Jestliže chcete mít možnost popisek aktualizovat v případě aktualizace vlastností tohoto dokumentu nebo položky, nezaškrtávejte toto políčko.

3.

Do pole Formát popisku zadejte text popisku tak, jak má být zobrazen. Popisky mohou obsahovat až 10 odkazů na sloupce a každý z nich může mít až 255 znaků. Pokud chcete zadat formát popisku, postupujte následujícím způsobem:

Zadejte názvy sloupců, které chcete zobrazit v popisku, a jejich pořadí. Názvy sloupců zadejte do složených závorek ({}) tak, jak je to znázorněno v příkladu na stránce Upravit zásadu.

Zadejte slova identifikující sloupce mimo závorky tak, jak je znázorněno na příkladu na stránce Upravit zásadu.

4.

Jestliže chcete přidat konec řádku, zadejte \n na místě, kde se má objevit.

5.

Vyberte velikost písma a styl a zadejte, zda chcete popisek umístit vlevo, na střed nebo vpravo v dokumentu.

Tip :  Vyberte takový typ písma a styl, který je k dispozici v počítačích uživatelů. Velikost písma ovlivňuje množství textu, které bude v popisku zobrazeno.

6.

Zadejte výšku a šířku popisku. Výška a šířka popisku může být v rozsahu 0,6 cm až 50 cm. Text popisku je v obrázku popisku vždy umístěn svisle na střed.

7.

Kliknutím na tlačítko Aktualizovat zobrazte náhled obsahu popisku.

  1. Klikněte na tlačítko OK.

Vytvoření zásady pro seznam, knihovnu nebo složku (zásady uchovávání informací založené na umístění)

Lze definovat zásady uchovávání informací, které se budou vztahovat na konkrétní seznam, knihovnu nebo složku. Pokud je však vytvoříte tímto způsobem, nebude možné je opakovaně použít u jiných seznamů, knihoven, složek nebo webů.

Poznámka :  Zásady kolekce webů nelze použít jako zásady založené na umístění.

Pokud chcete použít jedinou zásadu uchovávání informací u všech typů obsahu v jednom umístění, s velkou pravděpodobností se rozhodnete pro použití zásady uchovávání informací založené na umístění. Ve většině ostatních případů bude nejspíše potřeba ověřit, zda je určitá zásada uchovávání informací zadána pro každý typ obsahu.

Poznámka :  Každá podsložka zdědí zásadu uchovávání informací z nadřazené složky, pokud se nerozhodnete toto zdědění zrušit a definovat na podřízené úrovni novou zásadu uchovávání informací.

Chcete-li u seznamu nebo knihovny definovat jinou zásadu správy informací než zásadu uchovávání informací, je třeba tuto zásadu definovat pro každý jednotlivý typ obsahu přidružený k danému seznamu nebo knihovně. Další informace naleznete v části Vytvoření zásady pro typ obsahu webu.

Důležité :  Pokud se v kterémkoli okamžiku rozhodnete u seznamu nebo knihovny přejít ze zásad pro typy obsahu na zásady založené na umístění, budou jako zásady založené na umístění použity pouze zásady uchovávání informací. Všechny ostatní zásady správy (pro auditování, čárové kódy a popisky) budou zděděny z přidružených typů obsahu.

Tip :  Zásady založené na umístění lze u kolekce webů zakázat deaktivací funkce Uchovávání informací založené na knihovně a na složce. Tímto způsobem mohou správci kolekcí webů zajistit, že jejich zásady pro typy obsahu nebudou přepsány zásadami založenými na umístění, které zadá správce seznamu.

Pokud chcete změnit nastavení zásad správy informací seznamu nebo knihovny, musíte mít minimální úroveň oprávnění Spravovat seznamy.

  1. Přejděte k seznamu nebo knihovně, pro které chcete zadat zásady správy informací.

  2. V závislosti na tom, zda pracujete s knihovnou nebo seznamem, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo Seznam a poté na položku Nastavení knihovny či Nastavení seznamu.

  3. V oblasti Oprávnění a správa klikněte na možnost Nastavení zásad správy informací.

  4. Na stránce Nastavení zásad správy informací ověřte, zda je zdroj uchovávání informací u seznamu nebo knihovny nastaven na položku Knihovna a složky. Pokud je jako zdroj nastavena položka Typ obsahu, postupujte takto:

    • Klikněte na tlačítko Změnit zdroj.

      Změna zdroje pro zásady

    • Na stránce Upravit zásadu vyberte v části Zdroj uchovávání informací položku Knihovna a složky. Zobrazí se upozornění, že zásady uchovávání informací pro typy obsahu budou ignorovány.

    • Klikněte na tlačítko OK.

  5. Na stránce Upravit zásadu zadejte v části Plán uchovávání informací založený na knihovně stručný popis zásady, kterou vytváříte.

  6. V části Položky, jež nejsou záznamy klikněte na položku Přidat fázi uchovávání informací.

    Důležité :  Všimněte si, že v části Záznamy se můžete rozhodnout definovat pro záznamy různé zásady uchovávání informací, a to výběrem možnosti Definujte různé fáze uchovávání informací pro záznamy.

  7. V dialogovém okně Vlastnosti fáze vyberte možnost určující období uchovávání informací, čímž nastavíte, kdy má vypršet platnost dokumentů nebo položek. Zvolte některý z následujících postupů:

    • Pokud chcete zadat datum vypršení platnosti na základě vlastnosti představující kalendářní datum, klikněte v části Událost na možnost Tato fáze je založená na vlastnosti data položky a vyberte akci spojenou s dokumentem nebo položkou (například vytvoření nebo změnu) a časový úsek po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), po kterém má platnost položky vypršet.

    • Chcete-li k určení vypršení platnosti použít vlastní vzorec uchování informací, klikněte na možnost Nastavit pomocí vzorce uchování informací nainstalovaného na tomto serveru.

      Poznámka :  Tato možnost je k dispozici, pouze pokud správce vlastní vzorec nastavil.

    • V části Akce určete, co se má stát, když vyprší platnost dokumentu nebo položky. Chcete-li u dokumentu nebo položky povolit provedení určité akce (například odstranění), vyberte ji ze seznamu.

  8. Možnost Spustit pracovní postup je k dispozici, pouze pokud definujete zásadu pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, ke kterým již je přiřazen pracovní postup. Poté si budete moci vybrat z nabídky pracovních postupů.

  9. V části Opakování vyberte možnost Opakovat akci této fáze, dokud nebude aktivována další fázea zadejte, jak často se má akce opakovat.

    Poznámka :  Tato možnost je k dispozici, pouze pokud lze vybranou akci opakovat. Například nelze opakování nastavit pro akci Trvale odstranit.

  10. Klikněte na tlačítko OK.

Použití zásad kolekce webů u typu obsahu

Pokud již byly pro váš web vytvořeny zásady správy informací jako zásady kolekce webů, můžete některou z těchto zásad použít u typu obsahu. Tímto způsobem můžete stejnou zásadu použít v kolekci webů u více typů obsahu, které nesdílejí stejný nadřazený typ obsahu.

Poznámka :  Jestliže chcete použít zásady u více typů obsahu v kolekci webů a máte nakonfigurovanou službu Spravovaná metadata, můžete pomocí funkce Publikování typu obsahu publikovat zásady správy informací do více kolekcí webů. Další informace naleznete v části Použití zásad u typů obsahu v různých kolekcích webů.

  1. Přejděte k seznamu nebo knihovně, které obsahují typ obsahu, u něhož chcete zásadu použít.

  2. V závislosti na tom, zda pracujete s knihovnou nebo seznamem, klikněte na pásu karet na kartu Knihovna nebo Seznam a poté na položku Nastavení knihovny či Nastavení seznamu.

  3. V oblasti Oprávnění a správa klikněte na možnost Nastavení zásad správy informací.

  4. Ověřte, zda je zdroj zásad nastaven na položku Typy obsahu, a v části Zásady typu obsahu vyberte typ obsahu, u něhož chcete zásadu použít.

  5. V části Zadat zásadu klikněte na možnost Použít zásadu kolekce webů a ze seznamu vyberte zásadu, kterou chcete použít.

    Poznámka :  Jestliže není možnost Použít zásadu kolekce webů k dispozici, nebyly pro kolekci webů definovány žádné zásady.

  6. Klikněte na tlačítko OK.

    Důležité :  Pokud seznam nebo knihovna, se kterou pracujete, podporuje správu více typů obsahu, můžete na typ obsahu, pro který chcete zadat zásady správy informací, kliknout v části Typy obsahu. Tím přejdete přímo ke kroku 5.

Použití zásad ve více kolekcích webů

Typy obsahu můžete sdílet mezi různými kolekcemi webů, a to nastavením publikování typů obsahu pomocí aplikace služby Spravovaná metadata. Publikování typů obsahu vám usnadní konzistentní správu obsahu a metadat na webech, protože typy obsahu lze vytvářet a aktualizovat centrálně a aktualizace je možné publikovat do více kolekcí webů a webových aplikací přihlášených k jejich odběru.

Další informace o publikování typů obsahu naleznete v článku Správa publikování typů obsahu.

Vytvoření šablony z existující zásady pro použití ve více kolekcích webů

Můžete definovat zásadu správy informací a následně z ní vytvořit šablonu, kterou pak můžete podle potřeby používat v různých kolekcích webů. Tento postup lze použít, pokud chcete mít záložní kopie svých zásad správy informací, případně jako alternativní metodu k použití jedné zásady v různých kolekcích webů prostřednictvím publikování typů obsahu. Šablonu nebo zálohu zásady vytvoříte exportem zásady z jedné kolekce webů a jejím následným importem do uloženého umístění nebo jiné kolekce webů.

Důležité :  Pokud funkci pro export a import používáte jako způsob vytvoření sady šablon zásad, mějte na paměti, že v souboru XML zásady existuje jedinečný identifikátor. Z tohoto důvodu nelze zásadu na web importovat více než jednou, aniž by se tento jedinečný identifikátor změnil.

Export zásad

  1. Na domovské stránce kolekce webů, ve které se zásada nachází, klikněte na položku Akce webu a poté na možnost Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů na možnost Zásady kolekce webů.

  3. Klikněte na zásadu, kterou chcete exportovat, posuňte zobrazení k dolní části zásady a klikněte na tlačítko Exportovat.

  4. V dialogovém okně s dotazem, zda chcete soubor uložit nebo otevřít, klikněte na možnost Uložit a vyberte umístění pro uložení souboru. Je třeba vybrat umístění dostupné pro kolekce webů, do kterých má být zásada importována.

  5. Po zobrazení dialogového okna Stahování dokončeno klikněte na tlačítko Zavřít.

Import zásad do jiné kolekce webů

Import zásad správy informací umožňuje jejich použití u více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu v libovolné dané kolekci webů. Tento postup má dvojí výhodu: není nutné opakovaně definovat a použít zásadu u každého typu obsahu a zásadu lze snáze upravovat prováděním jejích změn na jediném místě.

  1. Na domovské stránce kolekce webů, ve které chcete zásadu použít, klikněte na položku Akce webu a poté na možnost Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webů klikněte na položku Zásady kolekce webů.

  3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na tlačítko Importovat, potom klikněte na tlačítko Procházet a najděte soubor XML požadované zásady.

  4. Vyberte soubor XML, do něhož byla zásada uložena, a klikněte na tlačítko Otevřít.

  5. Na stránce Importovat zásadu kolekce webů klikněte na tlačítko Importovat a přidejte tak zásadu do kolekce webů.

Importovanou zásadu lze nyní použít u jednoho nebo více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu. Informace naleznete ve výše uvedené části Použití zásad kolekce webů u typu obsahu.

Výběr zásad správy informací k použití u typu obsahu

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×