Vytváření pravidel organizátora obsahu pro směrování dokumentů

Vytváření pravidel organizátora obsahu pro směrování dokumentů

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Organizátor obsahu určuje směrování dokumentů podle pravidel, která jste vytvořili. Tahle pravidla jsou založená na kombinaci typů obsahu a metadat.

V tomhle článku se dozvíte, jak vytvořit pravidla pro organizaci a směrování dokumentů nebo záznamů. Směrování dokumentů můžete povolit na jakémkoliv podnikovém sharepointovém webu.

Důležité informace: Nejdřív bude potřeba povolit funkci organizátora obsahu a nakonfigurovat ho na směrování záznamů. Víc informací o konfiguraci organizátora obsahu najdete v odkazech v části Viz také.

V tomto článku

Než vytvoříte pravidla: První kroky

Principy směrování dokumentů

Vytváření pravidel pro směrování dokumentů

Než vytvoříte pravidla: První kroky

Před tím, než vytvoříte pravidla pro směrování dokumentů, bude potřeba udělat několik důležitých kroků.

  1. Aktivace funkce organizátora obsahu

  2. Vytvořte knihovny a složky, do kterých chcete směrovat dokumenty. Je dobré vytvořit složky pro každý typ směrovaných dokumentů, třeba knihovnu jen pro e-mailové záznamy nebo excelové tabulky. Víc informací o vytváření knihoven najdete v odkazech v oddílu Viz také.

  3. Ke směrovaným dokumentům je potřeba přidružit typy obsahu. V dokumentech může být typ obsahu součástí kritérií, která určují, jaké bude konečné umístění uloženého dokumentu.

Začátek stránky

Principy směrování dokumentů

Dokumenty můžete směrovat do knihovny, služby webu centra záznamů nebo jakéhokoliv jiného typu sharepointového webu. Odkládací knihovna, která se automaticky vytvoří při aktivaci funkce organizátora obsahu, je jejich výchozím umístěním. Do procesu směrování dokumentů se zapojuje několik hlavních prvků:

  • Cílové knihovny a složky    Správci obsahu osoby zodpovědné za rámci nebo záznamů ručně vytvořit knihovny a složky, kde by měla být směrovány dokumenty.Stá určit těchto knihoven jako cílové knihovny.

  • Typy obsahu webu    Typ obsahu musí mít každý dokument a uživatelé můžou ručně nastavovat odpovídající typy obsahu webu do cílových knihoven.

  • Odkládací knihovna:    Dokumenty, které se neshodují pravidla nebo, která chybějící požadovaná metadata odeslány do odkládací knihovny tak, aby uživatelé mohou zadat požadovaná metadata. Nebo můžete konfigurace organizátora obsahu tak, aby všechny nahraným dokumentům směrovány dočasně do odkládací knihovny.

  • Seznam pravidel pro dokumenty:    Jde o kolekci všech pravidel pro směrování. Seznam používají osoby spravující obsah nebo správci záznamů při vytváření, správě a zobrazování pravidel směrování.

Diagram níž znázorňuje, jak probíhá směrování dokumentů a e-mailů podle specifických kritérií a jak se dokumenty s chybějícími informacemi vracejí do odkládací knihovny.

Směrování dokumentů pomocí organizátora obsahu. Diagram znázorňuje několik zdrojů a vracení dokumentů s chybějícími metadaty do odkládací knihovny.

Začátek stránky

Vytváření pravidel pro směrování dokumentů

Pro každý typ záznamu, který přidáte do seznamu Směrování záznamů, je potřeba zadat název a popis záznamu. Kromě toho zadejte, kde na webu je záznam uložený. Pokud chcete zajistit, že všechny relevantní záznamy budou směrované do správného umístění, můžete pro daný typ záznamu zadat alternativní názvy.

Poznámka: Pravidla pro směrování dokumentů můžete vytvářet, jen pokud máte oprávnění Vlastník webu nebo vyšší.

  1. Přejděte na web, pro který chcete vytvořit pravidla organizátora obsahu.

  2. Na panelu Snadné spuštění kliknutím na Více... zobrazte možnosti Obsah webu.

  3. Na řádce nabídky aplikace klikněte na Nastavení.

  4. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa webu na Pravidla organizátora obsahu.

  5. Na stránce Pravidla organizátora obsahu v části Kliknutím přidat novou položku klikněte na Přidat.

  6. V části Název pravidla napište název, který popisuje podmínky a akce vašeho pravidla.

  7. Pokud chcete, aby se pravidlo používalo pro příchozí obsah, vyberte Aktivní v části Stav pravidla a priorita. Potom vyberte prioritu, která určí, jakým způsobem se má obsah směrovat, když bude odpovídat víc než jednomu pravidlu organizátora obsahu.
    Pokud nechcete, aby se tohle pravidlo vztahovalo k příchozímu obsahu, klikněte na Neaktivní.

  8. V části Typ obsahu položek přidružte pravidlo k typu obsahu. Položky odeslané do organizátora tak budou označené vybraným typem obsahu a půjde identifikovat vlastnosti použité v podmínkách pravidla.

    • Vyberte příslušnou skupinu obsahu. Ta určí typy obsahu, ze kterých budete moct vybírat v dalším kroku.

    • Vyberte příslušný typ obsahu.

    • Pokud typ obsahu, který jste vybrali má jiný název na jiného webu služby SharePoint, zaškrtněte políčko v části alternativní názvy. Potom zadejte název, který se používá na jiném webu do příslušného pole a klikněte naPřidat. V seznamu pod se zobrazí jména alternativní typů obsahu.

  9. V části Podmínky vyberte podmínky, které musí odeslaná položka v pravidle splňovat. Je třeba možné nastavit pravidlo tak, aby se vztahovalo na všechny dokumenty, které mají v názvu slovo „rozpočet“. Další podmínky můžete přidat kliknutím na odkaz Přidat další podmínku.

    Poznámka: Vlastnosti dostupné v rozevíracím seznamu vlastnost se liší podle typu obsahu, který jste vybrali v kroku 6.

  10. V části Cílové umístění zadejte, kam se má ukládat obsah splňující danému pravidlu (nebo na tohle umístění přejděte). Když zaškrtnete políčko Automaticky vytvořit složku, budou se podobné dokumenty seskupovat do složek. Pokud třeba máte vlastnost, díky které se vytváří seznamy všech dokumentů pro projekty vaší organizace, můžete si v organizátorovi vynutit vytvoření samostatné složky pro každý projekt.

Začátek stránky

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×