Vytváření a používání zásad správy informací

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Zásady správy informací umožňují určit, kdo má přístup k informacím organizace, co můžou dělat s ním a jak dlouho mají zachovat ho. Zásady může vynutit dodržování právních a zákonných předpisů nebo interní obchodních procesů. Jako správce můžete nastavit zásady chcete určit, jak sledovat dokumenty, kdo bude mít přístup k dokumentům a jak dlouho mají zachovat dokumenty.

Každého zásadu můžete vytvořit sady pravidel pro určitý typ obsahu. Každé pravidlo zásady je funkce zásad. Například funkce zásad správy informací by mohl určit, jak dlouho typ obsahu musí být zachovány.

Poznámka : Zásady správy informací jsou kompilovaný tak, že informace správy zásad úlohy časovače, spravuje Microsoft, který spustí týdně. Proto vaše zásady se neprojeví okamžitě. Nemůžete změnit četnost a datum úlohy časovače zásad správy informací.

Zásady správy informací lze vytvořit na webu třemi různými způsoby:

  1. Vytvoření zásad správy informací k použití na více typů obsahu v rámci kolekce webů.

  2. Vytvoření zásad správy informací pro typ obsahu webu.

  3. Vytvoření zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu.

Aktivace zásady webů funkce umožňuje správcům kolekce definovat plány uchovávání informací, které se vztahují k webu a jeho obsah webu. Chcete-li aktivovat tuto funkci:

  1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů, pro kterou chcete aktivovat funkci zásady webů.

    Přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webů vyberte Funkce kolekce webů.

  3. Posuňte se k zásady webů. Na pravé straně, pokud nevidíte aktivní, zvolte aktivovat.

Abyste měli jistotu, že zásad správy informací se použije na všechny dokumenty určitého typu v rámci kolekce webů, zvažte vytvoření zásady na úrovni kolekce webů a později zásadu použít k typům obsahu. Tyto označovány jako zásady kolekce webů.

  1. Přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu v seznamu Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

  3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na vytvořit.

  4. Zadejte název a popis zásady a pak napište stručné prohlášení popisující uživatelům zásada se pro. Prohlášení o zásadách může být 512 znaků.

  5. V tématu Vytvoření zásad pro typ obsahu dál v tomto článku se dozvíte, jak nastavit funkcí, u kterých chcete přiřadit zásadu.

  6. Klikněte na OK se vrátíte na stránku zásady kolekce webů.

Přidání zásad správy informací k typu obsahu umožňuje snadno jednu funkci přidružit více seznamů nebo knihoven. Je možné přidat existující zásad správy informací k typu obsahu zpráv nebo vytvořte jedinečný specifické pro konkrétní typ obsahu.

Můžete také přidat zásady správy informací k typu obsahu, které jsou specifické pro seznamy. To nemá vliv použití zásad jenom pro položky v tomto seznamu, které používáte k typu obsahu.

  1. Přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu v části Galerie návrhů webových stránek klikněte na typy obsahu webu.

  3. Na stránce Nastavení typu obsahu webu vyberte typ obsahu, který chcete přidat zásadu.

  4. Na stránce Typ obsahu webu v části Nastavení klikněte na nastavení zásad správy informací.

  5. Na stránce nastavení zásad správy informací vyberte definovat zásadu a potom klikněte na OK.

  6. Na stránce Upravit zásady zadejte název a popis zásady a pak napište stručný popis, která vysvětluje uživatelům zásada se pro. Popis může mít až 512 znaků.

  7. V dalších částech vyberte jednotlivé součásti zásad, které chcete přidat do zásad správy informací.

  8. Chcete-li období uchování dokumenty a položky, které se vztahují tuto zásadu, klikněte na Povolit: uchovávání informací a zadejte období uchování a akce, které chcete při položek platnosti.

    Chcete-li zadat doba uchovávání informací

    1.

    Klikněte na tlačítko Přidat fázi uchovávání informací pro záznamy...

    2.

    Vyberte možnost období uchovávání informací můžete určit, když se nastavují dokumentů nebo položek platnosti. Udělejte jednu z následujících akcí:

    • Nastavení funkce vypršení kalendářních dat na základě data vlastnost v části Akce klikněte na že této fázi je založená na položku Vlastnosti data a pak vyberte dokument nebo položku Akce (například vytvořili nebo změnili) a časový úsek po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), kdy se má položek platnosti.

    • Použití vzorce vlastní uchovávání informací k určení vypršení platnosti, klepněte na tlačítko nastavit vzorcem vlastní uchovávání informací na tomto serveru nainstalovány.

    Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud vzorec vlastní je nastavené správcem.

    3.

    Spuštění pracovního postupu možnost je dostupná jenom v případě, že definujete zásady pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, který už má pracovní postup přidružený ho. Můžete bude pak mít možnost pracovních postupů můžete vybírat.

    4.

    V části opakování vyberte zopakování akce této fázi... a zadejte, jak často se má akci opakovat.

    Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud lze opakovat akci, kterou jste vybrali. Například nedá nastavit opakování akce Trvale odstranit.

    5.

    Klikněte na OK.

  9. Povolení auditování pro dokumenty a položky, které se vztahují tuto zásadu, klikněte na Povolit auditování a zadejte události, které chcete sledovat.

    Pokud chcete povolit auditování

    1.

    Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části auditování zaškrtněte políčko Povolit auditování a pak zaškrtněte políčka u události, které chcete zachovat revizní pro.

    2.

    Chcete-li vyzvat uživatele k vložení těchto čárových kódů do dokumentů, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem.

    3.

    Kliknutím na OK použijete funkci auditování do zásad.

    Funkce zásad auditování umožňuje organizacím vytvořit a analyzovat záznamy auditu pro dokumenty a položky seznamů, jako jsou seznamy úkolů, problémů, diskusní skupiny a kalendáře. Tuto funkci zásad poskytuje protokolu auditování, který uchovává událostech, třeba když zobrazit, upravit nebo odstranit obsah.

    Je-li auditování jako součást zásad správy informací, správci můžete zobrazit data auditování v sestavy použití zásad, které jsou založeny v aplikaci Microsoft Excel a který shrnuto aktuální použití. Můžete správci tyto sestavy zjistit, jak používá informace v rámci organizace. Tyto sestavy můžete taky organizacím ověření a jejich dodržování předpisů nebo prošetřit potenciální pochybnosti.

    Protokol auditování zaznamenává následující informace: název události, datum a čas události a systémové jméno uživatele, který provádí akce.

  10. Pokud čárové kódy jsou povoleny jako součást zásadu, jsou přidané do vlastnosti dokumentu a zobrazené v oblasti záhlaví dokumentu, do kterého se použije čárového kódu. Jako popisky čárové kódy také je možné ručně odebrat z dokumentu.

    Chcete-li povolit čárových kódů

    1.

    Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části čárové kódy políčko Povolit: čárové kódy.

    2.

    Chcete-li vyzvat uživatele k vložení těchto čárových kódů do dokumentů, zaškrtněte políčko Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem.

    3.

    Klikněte na OK použijete funkci čárových kódů do zásady.

    Zásad čárových kódů vygeneruje kód 39 standardní čárové kódy. Každý obrázek čárový kód obsahuje text pod symbol čárový kód, který představuje hodnotu čárového kódu. Díky čárového kódu data, která chcete použít i k prohledávání hardwaru není k dispozici. Uživatelé můžou ručně zadejte číslo čárových kódů do pole Hledat a vyhledejte položky na webu.

  11. Vyžadovat, aby dokumenty, které se vztahují tuto zásadu měli popisky, kliknutím na Povolit: popisky a zadejte nastavení, která chcete pro popisky.

    Chcete-li povolit štítky

    1.

    Pokud mají uživatelé do dokumentu přidat popisek, zaškrtněte políčkoVyzvat uživatele k vložení popisku před uložením nebo tiskem.

    Poznámka : Pokud chcete popisky nepovinné, nevybírejte toto zaškrtávací políčko.

    2.

    Chcete-li uzamknout popisku tak, aby po byly vloženy nelze změnit, zabránit změnám popisky přidaných zaškrtněte políčko.

    Zabrání text popisku aktualizace po označení byly vloženy do položky klientské aplikaci jako je Word, Excel nebo PowerPoint. Pokud chcete popisek, který se aktualizují při aktualizaci vlastností pro tento dokument nebo položku, nevybírejte toto zaškrtávací políčko.

    3.

    V poli Formát popisku zadejte text popisku, jaký se má zobrazovat. Popisky může obsahovat maximálně 10 odkazů na sloupec, z nichž každá může být až 255 znaků. Pokud chcete vytvořit formátu štítku, postupujte takto:

    Zadejte názvy sloupců, které chcete zahrnout do popisku v pořadí, ve kterém chcete zobrazit. Uzavření názvů sloupců do složených závorek ({}), jak je uvedeno v příkladu na stránce Upravit zásady.

    Zadejte slova, k identifikaci sloupce mimo závorky tak, jak je uvedeno v příkladu na stránce Upravit zásady.

    4.

    Pokud chcete přidat konec řádku, zadejte \n místo, kam chcete vložit zalomení řádku.

    5.

    Vyberte požadovanou velikost písma a styl a zadejte, jestli má popisek umístěné vlevo, na střed nebo vpravo v dokumentu.

    Tip : Vyberte písmo a styl, který je dostupný na počítačích uživatelů. Velikost písma ovlivňuje, kolik text mohou být zobrazena na popisek.

    6.

    Zadejte výšku a šířku popisku. Výšku popisku v rozsahu.25 palce až 20 palce a šířku popisku v rozsahu.25 palce až 20 palců. Text popisku vždy svisle na střed v rámci obrázku štítku.

    7.

    Klikněte na Aktualizovat zobrazíte náhled obsah popisku.

  12. Klikněte na OK.

Zásady uchovávání informací, které platí pouze pro konkrétní seznam, knihovnu nebo složku můžete definovat. Pokud budete vytvářet zásady uchovávání informací to způsobem však, nemůžete znovu použít tuto zásadu na další seznamy, knihovny, složky nebo weby.

Poznámka : Umístění podle zásad nelze použít zásadu kolekce webů.

Pokud chcete použití zásad uchovávání informací jednoho pro všechny typy obsahu na jednom místě, bude pravděpodobně chcete použití geografických uchovávání informací. Ve většině ostatních případech budete chtít ověřte, že zásad uchovávání informací je určen pro všechny typy obsahu.

Poznámka : Jednotlivých podsložek dědí zásady uchovávání informací od svého nadřazeného webu, pokud se rozhodnete přerušit dědičnost oprávnění a definovat nové zásady uchovávání informací na podřízené úrovni.

Pokud chcete definovat zásad správy informací než uchovávání informací do seznamu nebo knihovny, musíte definovat zásad správy informací pro každý typ obsahu seznamu jednotlivých přidružené tento seznam nebo knihovnu. V tomto článku najdete další informace najdete v článku Vytvoření zásad pro typ obsahu webu .

Důležité : Rozhodnete kdykoli chcete přepnout snímání z typ obsahu na základě umístění zásad pro seznam nebo knihovnu, zásady uchovávání informací se použije jako zásad na základě umístění. Všechny ostatní zásady správy (audity čárových kódů a čárové kódy) se dědí od přidružené typy obsahu.

Tip : Umístění na základě zásady může zakázat pro kolekci webů deaktivace funkce knihovny a složky na základě uchovávání informací. Umožňuje správcům kolekcí webů zajistit, aby jejich zásad typu obsahu přepsáno zásadami umístění na základě seznamu správce.

Potřebujete alespoň oprávnění Spravovat seznamy ke změně nastavení zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, pro kterou chcete zadat zásad správy informací.

  2. Knihovna dokumentů klikněte na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu , Nastavení knihovny.

    Pokud nevidíte tyto položky nabídky nebo seznam, klikněte na kartu Knihovna nebo seznam na pásu karet a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

  3. V části oprávnění a správa klikněte na nastavení zásad správy informací.

  4. Na stránce nastavení zásad správy informací nastavte zdroj uchovávání informací pro seznam nebo knihovnu je do knihovny a složky. Pokud chcete jako zdroj se zobrazí Typ obsahu, postupujte takto:

    • Klikněte na tlačítko Změnit zdroj.

    • Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části Zdroj uchovávání informacíknihovny a složky. Budete upozorněni, že budou ignorovat zásady uchovávání informací typu obsahu.

    • Klikněte na OK.

  5. V části Knihovny plán uchovávání informací založené na stránce Upravit zásady zadejte stručný popis zásady, kterou vytváříte.

  6. V části Jiné záznamy klikněte na tlačítko Přidat fázi uchovávání informací...

    Důležité : Všimněte si, že v části záznamy můžete stanovit zásady uchovávání informací jiné záznamy tak, že vyberete definovat různé fáze uchovávání informací pro záznamy možnost.

  7. V dialogovém okně Vlastnosti fáze vyberte možnost období uchovávání informací můžete určit, kdy nastavit dokumentů nebo položek platnosti. Udělejte jednu z následujících akcí:

    • Nastavení funkce vypršení kalendářních dat na základě data vlastnost v části Akce klikněte na že této fázi je založená na položku Vlastnosti data a pak vyberte dokument nebo položku Akce (například vytvořili nebo změnili) a časový úsek po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), kdy se má položek platnosti.

    • Použití vzorce vlastní uchovávání informací k určení vypršení platnosti, klepněte na tlačítko nastavit vzorcem vlastní uchovávání informací na tomto serveru nainstalovány.

      Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud vzorec vlastní je nastavené správcem.

    • V části Akce určete, co chcete dojít, pokud je dokument nebo položku vyprší jejich platnost. Chcete-li určité akce dokument nebo položku (například sestavu odstranění), vyberte akci, ze seznamu.

  8. Spuštění pracovního postupu možnost je dostupná jenom v případě, že definujete zásady pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, který už má pracovní postup přidružený ho. Můžete bude pak mít možnost pracovních postupů můžete vybírat.

  9. V části opakování vyberte zopakování akce této fázi... a zadejte, jak často se má akci opakovat.

    Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud lze opakovat akci, kterou jste vybrali. Například nedá nastavit opakování akce Trvale odstranit.

  10. Klikněte na OK.

Pokud zásad správy informací již byly vytvořili webu jako zásady kolekce webů, můžete použít jeden z zásady k typu obsahu. Tímto způsobem, můžete použít stejné zásady k více typů obsahu v kolekci webů, které Nesdílet stejné nadřazený typ obsahu.

Poznámka : Pokud chcete použití zásad pro více typů obsahu v kolekci webů a máte služba spravovaných metadat nakonfigurovali, můžete použít publikování typu obsahu pro publikování zásad správy informací víc kolekcí webů. V tomto článku najdete další informace najdete v článku použití zásad k typům obsahu v kolekcích webů .

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny obsahující typ obsahu, ke kterému chcete použití zásad.

  2. Knihovna dokumentů klikněte na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu , Nastavení knihovny.

    Pokud nevidíte tyto položky nabídky nebo seznam, klikněte na kartu Knihovna nebo seznam na pásu karet a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

  3. V části oprávnění a správa klikněte na nastavení zásad správy informací.

  4. Ověřte, že zdroj zásad je nastavený na Typy obsahu a potom v části Zásady typu obsahu vyberte typ obsahu, který chcete zásadu použít.

  5. V části zadat zásadu klikněte na možnost použít zásadu kolekce webů a potom vyberte zásadu, který chcete použít v seznamu.

    Poznámka : Pokud možnost použít zásadu kolekce webů není k dispozici, definované žádné zásady kolekce webů pro kolekci webů.

  6. Klikněte na OK.

    Důležité : Pokud seznam nebo knihovna, se kterou pracujete s podporují správu více typů obsahu, klikněte v části Typy obsahu , můžete kliknout typ obsahu, u kterého chcete zadat zásad správy informací. Tím přejdete přímo ke kroku 5 nad.

Sdílení typů obsahu v kolekcích webů pomocí aplikaci služby spravovaná Metadata nastavit publikování typu obsahu. Publikování typů obsahu umožňuje obsahu a metadatech konzistentní správě webů protože typy obsahu můžete vytvořit a aktualizovat centrálně a aktualizace možné publikovat více předplatitelskou kolekce webů nebo webových aplikací.

Můžete definovat zásad správy informací a pak vytvoření šablony z ho používat v případě potřeby více kolekcí webů. Tento postup lze použít, pokud chcete vytvořit zálohu zásady informací nebo jej lze také jako alternativní prostředek pomocí publikování typu obsahu pro použití jedné zásad v kolekcích webů. Vytvořit šablonu nebo zálohování zásady exportem zásady z kolekce webů a potom import uložené nebo do jiné kolekce webů.

Důležité : Pokud používáte export a import funkcí jako způsob, jak vytvořit sadu šablon pro zásady, mějte na paměti, rozlohu jedinečný identifikátor v souboru .xml zásad. Vzhledem k tomu nelze importovat tuto zásadu na stránku víckrát beze změny tohoto jedinečný identifikátor.

Export zásad

  1. V kolekci webů, kde jsou uložená zásadu přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

  3. Klepněte na zásadu, který chcete exportovat, posuňte zobrazení dolů zásady a potom klikněte na Exportovat.

  4. V výzva k uložení nebo otevření souboru klikněte na tlačítko Uložit a pak vyberte umístění pro uložení souboru. Ujistěte se, vyberte umístění, do kterého je k dispozici pro kolekce webů, které importujete zásadu.

  5. Po zobrazení dialogového okna stahování dokončeno klikněte na Zavřít.

Import zásad jiné kolekci webů

Import zásad správy informací umožňuje používat k více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu ve všech dané kolekci webů. Výhody tím jsou dvojí: pokaždé nemuseli znovu definice a použití zásad pro každý typ obsahu, a můžete snadněji ovládat změny zásad: provádění změn zásad jediným místě.

  1. Na domovské stránce kolekce webů, do kterého chcete zásadu použít, přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

  3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na importovat a potom klikněte na Procházet a vyhledejte soubor XML zásady.

  4. Vyberte soubor XML, ve kterém je uložena zásadu a potom klikněte na Otevřít.

  5. Při importu stránku zásady kolekce webů klikněte na Import přidat zásady do kolekce webů.

Importované zásad nyní lze jednu nebo více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu. Dříve v tomto článku najdete v článku Zadejte použít zásadu kolekce webů na obsah .

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×