Office
Přihlásit se

Vytváření a používání zásad správy informací

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Information management policies enable you to control who can access your organizational information, what they can do with it, and how long to retain it. A policy can help enforce compliance with legal and governmental regulations or internal business processes. As an administrator, you can set up a policy to control how to track documents, who has access to documents, and how long to retain documents.

Each policy can establish a set of rules for a specific type of content. Each rule in a policy is a policy feature. For example, an information management policy feature could specify how long a type of content should be retained.

Poznámka:  Information management policies are compiled by an Information Management Policy Timer Job, managed by Microsoft, which runs weekly. Therefore, your policies may not take effect immediately. The frequency and date of the Information Management Policy Timer Job cannot be changed.

An information management policy can be created on a site in three different ways:

  1. Create an information management policy to use on multiple content types within a site collection.

  2. Create an information management policy for a site content type.

  3. Create an information management policy for a list or library.

Activating the Site Policy feature allows site collection administrators to define retention schedules that apply to a site and all its content. To activate this feature:

  1. Go to the home page of the site collection for which you want to activate the Site Policy feature.

    Přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. Under Site Collection Administration, choose Site Collection Features.

  3. Scroll to Site Policy. On the right side, if you don't see Active, choose Activate.

To ensure that an information policy is applied to all documents of a certain type within a site collection, consider creating the policy at the site collection level and then later apply the policy to content types. These are referred to as site collection policies.

  1. Přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. On the Site Settings page, in the Site Collection Administration list, click Site collection policies.

  3. On the Site Collection Policies page, click Create.

  4. Type a name and description for the policy, and then write a brief policy statement that explains to users what the policy is for. A policy statement can be up to 512 characters.

  5. See Create a policy for a content type later in this article to learn how to set up the features you want to associate with the policy.

  6. Click OK to return to the Site Collection Policies page.

Adding an information management policy to a content type makes it easy to associate policy features with multiple lists or libraries. You can choose to add an existing information management policy to a content type or create a unique policy specific to an individual content type.

You can also add an information management policy to a content type that is specific to lists. This has the effect of applying the policy only to items in that list that are using the content type.

  1. Přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. On the Site Settings page, in the Web Designer Galleries section, click Site content types.

  3. On the Site Content Type Settings page, select the content type that you want to add a policy to.

  4. On the Site Content Type page, in the Settings section, click Information management policy settings.

  5. On the Information Management Policy Settings page, select Define a policy, and then click OK.

  6. On the Edit Policy page, type a name and description for the policy, and then write a brief description that explains to users what the policy is for. A description can be up to 512 characters long.

  7. In the next sections, select the individual policy features that you want to add to your information management policy.

  8. To specify a retention period for documents and items that are subject to this policy, click Enable Retention, and then specify the retention period and the actions that you want to occur when the items expire.

    To specify a retention period

    1.

    Click Add a retention stage for records…

    2.

    Vyberte možnost období uchovávání informací můžete určit, když se nastavují dokumentů nebo položek platnosti. Udělejte jednu z následujících akcí:

    • To set the expiration date based on a date property, in the Event section click This stage is based off a date property on the item, and then select the document or item action (for example, Created or Modified) and the increment of time after this action (for example, the number of days, months, or years) when you want the item to expire.

    • To use a custom retention formula to determine expiration, click Set by a custom retention formula installed on this server.

    Poznámka:  This option is only available if a custom formula has been set up by your administrator.

    3.

    The Start a workflow option is available only if you are defining a policy for a list, library, or content type that already has a workflow associated with it. You will then be given a choice of workflows to choose from.

    4.

    In the Recurrence section, select Repeat this stage’s action…and enter how often you want the action to reoccur.

    Poznámka:  This option is only available if the action you selected can be repeated. For example, you cannot set recurrence for the action Permanently Delete.

    5.

    Klikněte na OK.

  9. To enable auditing for the documents and items that are subject to this policy, click Enable Auditing, and then specify the events you want to audit.

    To enable auditing

    1.

    On the Edit Policy page, in the Auditing section, select the Enable auditing check box, and then select the check boxes next to the events you want to keep an audit trail for.

    2.

    To prompt users to insert these barcodes into documents, select the Prompt users to insert a barcode before saving or printing check box.

    3.

    Click OK to apply the auditing feature to the policy.

    The Auditing Policy feature enables organizations to create and analyze audit trails for documents and to list items such as task lists, issues lists, discussion groups, and calendars. This policy feature provides an audit log that records events, such as when content is viewed, edited, or deleted.

    When auditing is enabled as part of an information management policy, administrators can view the audit data in policy usage reports that are based in Microsoft Excel and that summarize current usage. Administrators can use these reports to determine how information is being used within the organization. These reports can also help organizations to verify and document their regulatory compliance or to investigate potential concerns.

    The audit log records the following information: event name, date and time of the event, and system name of the user who performed the action.

  10. When barcodes are enabled as part of a policy, they are added to document properties and displayed in the header area of the document to which the barcode is applied. Like labels, barcodes can also be manually removed from a document.

    To enable barcodes

    1.

    On the Edit Policy page, in the Barcodes section, select the Enable Barcodes check box.

    2.

    To prompt users to insert these barcodes into documents, select the Prompt users to insert a barcode before saving or printing check box.

    3.

    Click OK to apply the barcode feature to the policy.

    The barcode policy generates Code 39 standard barcodes. Each barcode image includes text below the barcode symbol that represents the barcode value. This enables the barcode data to be used even when scanning hardware is not available. Users can manually type the barcode number into the search box to locate the item on a site.

  11. To require that documents that are subject to this policy have labels, click Enable Labels, and then specify the settings that you want for the labels.

    To enable labels

    1.

    Pokud mají uživatelé do dokumentu přidat popisek, zaškrtněte políčkoVyzvat uživatele k vložení popisku před uložením nebo tiskem.

    Poznámka: Pokud chcete popisky nepovinné, nevybírejte toto zaškrtávací políčko.

    2.

    Chcete-li uzamknout popisku tak, aby po byly vloženy nelze změnit, zabránit změnám popisky přidaných zaškrtněte políčko.

    Zabrání text popisku aktualizace po označení byly vloženy do položky klientské aplikaci jako je Word, Excel nebo PowerPoint. Pokud chcete popisek, který se aktualizují při aktualizaci vlastností pro tento dokument nebo položku, nevybírejte toto zaškrtávací políčko.

    3.

    V poli Formát popisku zadejte text popisku, jaký se má zobrazovat. Popisky může obsahovat maximálně 10 odkazů na sloupec, z nichž každá může být až 255 znaků. Pokud chcete vytvořit formátu štítku, postupujte takto:

    Zadejte názvy sloupců, které chcete zahrnout do popisku v pořadí, ve kterém chcete zobrazit. Uzavření názvů sloupců do složených závorek ({}), jak je uvedeno v příkladu na stránce Upravit zásady.

    Zadejte slova, k identifikaci sloupce mimo závorky tak, jak je uvedeno v příkladu na stránce Upravit zásady.

    4.

    Pokud chcete přidat konec řádku, zadejte \n místo, kam chcete vložit zalomení řádku.

    5.

    Vyberte požadovanou velikost písma a styl a zadejte, jestli má popisek umístěné vlevo, na střed nebo vpravo v dokumentu.

    Tip: Vyberte písmo a styl, který je dostupný na počítačích uživatelů. Velikost písma ovlivňuje, kolik text mohou být zobrazena na popisek.

    6.

    Zadejte výšku a šířku popisku. Výšku popisku v rozsahu.25 palce až 20 palce a šířku popisku v rozsahu.25 palce až 20 palců. Text popisku vždy svisle na střed v rámci obrázku štítku.

    7.

    Klikněte na Aktualizovat zobrazíte náhled obsah popisku.

  12. Klikněte na OK.

Zásady uchovávání informací, které platí pouze pro konkrétní seznam, knihovnu nebo složku můžete definovat. Pokud budete vytvářet zásady uchovávání informací to způsobem však, nemůžete znovu použít tuto zásadu na další seznamy, knihovny, složky nebo weby.

Poznámka: Umístění podle zásad nelze použít zásadu kolekce webů.

Pokud chcete použití zásad uchovávání informací jednoho pro všechny typy obsahu na jednom místě, bude pravděpodobně chcete použití geografických uchovávání informací. Ve většině ostatních případech budete chtít ověřte, že zásad uchovávání informací je určen pro všechny typy obsahu.

Poznámka: Jednotlivých podsložek dědí zásady uchovávání informací od svého nadřazeného webu, pokud se rozhodnete přerušit dědičnost oprávnění a definovat nové zásady uchovávání informací na podřízené úrovni.

Pokud chcete definovat zásad správy informací než uchovávání informací do seznamu nebo knihovny, musíte definovat zásad správy informací pro každý typ obsahu seznamu jednotlivých přidružené tento seznam nebo knihovnu. V tomto článku najdete další informace najdete v článku Vytvoření zásad pro typ obsahu webu .

Důležité informace: Rozhodnete kdykoli chcete přepnout snímání z typ obsahu na základě umístění zásad pro seznam nebo knihovnu, zásady uchovávání informací se použije jako zásad na základě umístění. Všechny ostatní zásady správy (audity čárových kódů a čárové kódy) se dědí od přidružené typy obsahu.

Tip: Umístění na základě zásady může zakázat pro kolekci webů deaktivace funkce knihovny a složky na základě uchovávání informací. Umožňuje správcům kolekcí webů zajistit, aby jejich zásad typu obsahu přepsáno zásadami umístění na základě seznamu správce.

Potřebujete alespoň oprávnění Spravovat seznamy ke změně nastavení zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, pro kterou chcete zadat zásad správy informací.

  2. Knihovna dokumentů klikněte na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu , Nastavení knihovny.

    Pokud nevidíte tyto položky nabídky nebo seznam, klikněte na kartu Knihovna nebo seznam na pásu karet a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

  3. V části oprávnění a správa klikněte na nastavení zásad správy informací.

  4. Na stránce nastavení zásad správy informací nastavte zdroj uchovávání informací pro seznam nebo knihovnu je do knihovny a složky. Pokud chcete jako zdroj se zobrazí Typ obsahu, postupujte takto:

    • Klikněte na tlačítko Změnit zdroj.

    • Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části Zdroj uchovávání informacíknihovny a složky. Budete upozorněni, že budou ignorovat zásady uchovávání informací typu obsahu.

    • Klikněte na OK.

  5. V části Knihovny plán uchovávání informací založené na stránce Upravit zásady zadejte stručný popis zásady, kterou vytváříte.

  6. V části Jiné záznamy klikněte na tlačítko Přidat fázi uchovávání informací...

    Důležité informace: Všimněte si, že v části záznamy můžete stanovit zásady uchovávání informací jiné záznamy tak, že vyberete definovat různé fáze uchovávání informací pro záznamy možnost.

  7. V dialogovém okně Vlastnosti fáze vyberte možnost období uchovávání informací můžete určit, kdy nastavit dokumentů nebo položek platnosti. Udělejte jednu z následujících akcí:

    • Chcete-li nastavit jiné datum vypršení platnosti na základě vlastnosti data, v části Akce klikněte na této fázi je založená na položku Vlastnosti data a vyberte dokument nebo položku Akce (například vytvořeno nebo změněno) a časový úsek po uplynutí tohoto Akce (například počet dní, měsíců nebo roků) Pokud chcete položek platnosti.

    • Použití vzorce vlastní uchovávání informací k určení vypršení platnosti, klepněte na tlačítko nastavit vzorcem vlastní uchovávání informací na tomto serveru nainstalovány.

      Poznámka: Tato možnost je pouze k dispozici, pokud vzorec vlastní je nastavené správcem.

    • V části Akce určete, co chcete dojít, pokud je dokument nebo položku vyprší jejich platnost. Chcete-li určité akce dokument nebo položku (například sestavu odstranění), vyberte akci, ze seznamu.

  8. Spuštění pracovního postupu možnost je dostupná jenom v případě, že definujete zásady pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, který už má pracovní postup přidružený ho. Můžete bude pak mít možnost pracovních postupů můžete vybírat.

  9. V části opakování vyberte zopakování akce této fázi... a zadejte, jak často se má akci opakovat.

    Poznámka: Tato možnost je pouze k dispozici, pokud lze opakovat akci, kterou jste vybrali. Například nedá nastavit opakování akce Trvale odstranit.

  10. Klikněte na OK.

Pokud zásad správy informací již byly vytvořili webu jako zásady kolekce webů, můžete použít jeden z zásady k typu obsahu. Tímto způsobem, můžete použít stejné zásady k více typů obsahu v kolekci webů, které Nesdílet stejné nadřazený typ obsahu.

Poznámka: Pokud chcete použití zásad pro více typů obsahu v kolekci webů a máte služba spravovaných metadat nakonfigurovali, můžete použít publikování typu obsahu pro publikování zásad správy informací víc kolekcí webů. V tomto článku najdete další informace najdete v článku použití zásad k typům obsahu v kolekcích webů .

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny obsahující typ obsahu, ke kterému chcete použití zásad.

  2. Knihovna dokumentů klikněte na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu , Nastavení knihovny.

    Pokud nevidíte tyto položky nabídky nebo seznam, klikněte na kartu Knihovna nebo seznam na pásu karet a potom klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

  3. V části oprávnění a správa klikněte na nastavení zásad správy informací.

  4. Ověřte, že zdroj zásad je nastavený na Typy obsahu a potom v části Zásady typu obsahu vyberte typ obsahu, který chcete zásadu použít.

  5. V části zadat zásadu klikněte na možnost použít zásadu kolekce webů a potom vyberte zásadu, který chcete použít v seznamu.

    Poznámka: Pokud možnost použít zásadu kolekce webů není k dispozici, definované žádné zásady kolekce webů pro kolekci webů.

  6. Klikněte na OK.

    Důležité informace: Pokud seznam nebo knihovna, se kterou pracujete s podporují správu více typů obsahu, klikněte v části Typy obsahu , můžete kliknout typ obsahu, u kterého chcete zadat zásad správy informací. Tím přejdete přímo ke kroku 5 nad.

Sdílení typů obsahu v kolekcích webů pomocí aplikaci služby spravovaná Metadata nastavit publikování typu obsahu. Publikování typů obsahu umožňuje obsahu a metadatech konzistentní správě webů protože typy obsahu můžete vytvořit a aktualizovat centrálně a aktualizace možné publikovat více předplatitelskou kolekce webů nebo webových aplikací.

Můžete definovat zásad správy informací a pak vytvoření šablony z ho používat v případě potřeby více kolekcí webů. Tento postup lze použít, pokud chcete vytvořit zálohu zásady informací nebo jej lze také jako alternativní prostředek pomocí publikování typu obsahu pro použití jedné zásad v kolekcích webů. Vytvořit šablonu nebo zálohování zásady exportem zásady z kolekce webů a potom import uložené nebo do jiné kolekce webů.

Důležité informace: Pokud používáte export a import funkcí jako způsob, jak vytvořit sadu šablon pro zásady, mějte na paměti, rozlohu jedinečný identifikátor v souboru .xml zásad. Vzhledem k tomu nelze importovat tuto zásadu na stránku víckrát beze změny tohoto jedinečný identifikátor.

Export zásad

  1. V kolekci webů, kde jsou uložená zásadu přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

  3. Klepněte na zásadu, který chcete exportovat, posuňte zobrazení dolů zásady a potom klikněte na Exportovat.

  4. V výzva k uložení nebo otevření souboru klikněte na tlačítko Uložit a pak vyberte umístění pro uložení souboru. Ujistěte se, vyberte umístění, do kterého je k dispozici pro kolekce webů, které importujete zásadu.

  5. Po zobrazení dialogového okna stahování dokončeno klikněte na Zavřít.

Import zásad jiné kolekci webů

Import zásad správy informací umožňuje používat k více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu ve všech dané kolekci webů. Výhody tím jsou dvojí: pokaždé nemuseli znovu definice a použití zásad pro každý typ obsahu, a můžete snadněji ovládat změny zásad: provádění změn zásad jediným místě.

  1. Na domovské stránce kolekce webů, do kterého chcete zásadu použít, přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 , Nastavení webu.

  2. V části Správa kolekce webů klikněte na Zásady kolekce webů.

  3. Na stránce Zásady kolekce webů klikněte na importovat a potom klikněte na Procházet a vyhledejte soubor XML zásady.

  4. Vyberte soubor XML, ve kterém je uložena zásadu a potom klikněte na Otevřít.

  5. Při importu stránku zásady kolekce webů klikněte na Import přidat zásady do kolekce webů.

Importované zásad nyní lze jednu nebo více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu. Dříve v tomto článku najdete v článku Zadejte použít zásadu kolekce webů na obsah .

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×