Vytváření a používání zásad správy informací

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Zásady správy informací povolení vaší organizace na ovládací prvek doby uchovávání obsahu, mají být auditovány uživatelé dělat s obsahem a Přidání čárových kódů nebo štítky, aby dokumenty. Zásady může vynutit dodržování právních a zákonných předpisů nebo vnitřních obchodních procesů. Jako správce můžete nastavit zásady chcete určit, jak sledovat dokumenty a jak dlouho mají zachovat dokumenty.

Vytvoření can zásad správy informací na tři různá místa v hierarchii webu z nejširší k nejbližší:

  • Vytvoření zásad použití na více typů obsahu v rámci kolekce webů.

  • Vytvoření zásad pro typ obsahu webu.

  • Vytvoření zásad pro seznam nebo knihovnu.

Další informace najdete v tématu Úvod k zásadám správy informací.

Vytvoření zásad více typů obsahu v rámci kolekce webů

Abyste měli jistotu, že zásad správy informací se použije na všechny dokumenty určitého typu v rámci kolekce webů, zvažte vytvoření zásady na úrovni kolekce webů a později zásadu použít k typům obsahu. Tyto označovány jako zásady kolekce webů.

  1. Na domovské stránce kolekce webů > Nastavení Tlačítko Nastavení SharePointu 2016 v záhlaví > Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů > Šablony zásad typu obsahu.
    Odkaz na šablonu zásad typu obsahu na stránce Nastavení webu

  3. Na stránce zásady > vytvořit.

  4. Zadejte název a popis zásady a pak napište stručné prohlášení popisující uživatelům zásada se pro.

  5. Viz následující části týkající se vytváření zásad pro typ obsahu webu se dozvíte, jak nastavit funkcí, u kterých chcete přiřadit zásadu.

  6. Zvolte OK.

Vytvoření zásad pro typ obsahu webu

Přidání zásad správy informací k typu obsahu umožňuje snadno jednu funkci přidružit více seznamů nebo knihoven. Je možné přidat existující zásad správy informací k typu obsahu zpráv nebo vytvořte jedinečný specifické pro konkrétní typ obsahu.

Můžete také přidat zásady správy informací k typu obsahu, které jsou specifické pro seznamy. To nemá vliv použití zásad jenom pro položky v tomto seznamu, které používáte k typu obsahu.

  1. Na domovské stránce kolekce webů > Nastavení Tlačítko Nastavení SharePointu 2016 v záhlaví > Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v oblasti Galerie návrhů webových stránek > typy obsahu webu.
    Odkaz na typy obsahu webu na stránce Nastavení webu

  3. Na stránce Nastavení typu obsahu webu vyberte typ obsahu, který chcete přidat zásadu.

  4. Na stránce Typ obsahu webu klikněte v části Nastavení > nastavení zásad správy informací.

  5. Na stránce Upravit zásady zadejte název a popis zásady a napište stručný popis, která vysvětluje uživatelům zásada se pro.

  6. V dalších částech vyberte jednotlivé součásti zásad, které chcete přidat do zásad správy informací.
    Typy zásad obsahu

  7. Chcete-li období uchování dokumenty a položky, které se vztahují tuto zásadu, vyberte Povolit: uchovávání informací a zadejte období uchování a akce, které chcete při položek platnosti.

    Chcete-li zadat doba uchovávání informací

1.

Zvolte Přidat fázi uchovávání informací pro záznamy...

2.

Vyberte možnost období uchovávání informací můžete určit, když se nastavují dokumentů nebo položek platnosti. Udělejte jednu z následujících akcí:

  • Chcete-li nastavit datum vypršení platnosti podle vlastnosti data, klikněte v části události > této fázi je založená na položku Vlastnosti data a pak vyberte dokument nebo položku Akce (například vytvořili nebo změnili) a časový úsek po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), kdy se má položek platnosti.

  • Vzorec vlastní uchovávání informací a zjistit vypršení platnosti, zvolte nastavit vzorcem vlastní uchovávání informací nainstalovaná na tomto serveru.

Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud vzorec vlastní je nastavené správcem.

3.

Spuštění pracovního postupu možnost je dostupná jenom v případě, že definujete zásady pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, který už má pracovní postup přidružený ho. Můžete bude pak mít možnost pracovních postupů můžete vybírat.

4.

V části opakování vyberte zopakování akce této fázi... a zadejte, jak často se má akci opakovat.

Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud lze opakovat akci, kterou jste vybrali. Například nedá nastavit opakování akce Trvale odstranit.

5.

Vyberte OK.

  1. Povolení auditování pro dokumenty a položky, které se vztahují tuto zásadu, vyberte Povolit auditování a zadejte události, které chcete sledovat.

    Pokud chcete povolit auditování

1.

V stránku Upravit zásadu, v části Auditování > Povolit auditování a potom zaškrtněte políčka u události, které chcete zachovat for. protokolu auditování

2.

Chcete-li vyzvat uživatele k vložení těchto čárových kódů do dokumentů, Zvolte Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem .

3.

Zvolte OK použít funkci auditování do zásad.

Funkce zásad auditování umožňuje organizacím vytvořit a analyzovat záznamy auditu pro dokumenty a položky seznamů, jako jsou seznamy úkolů, problémů, diskusní skupiny a kalendáře. Tuto funkci zásad poskytuje protokolu auditování, který uchovává událostech, třeba když zobrazit, upravit nebo odstranit obsah.

Je-li auditování jako součást zásad správy informací, správci můžete zobrazit data auditování v sestavy použití zásad, které jsou založeny v aplikaci Microsoft Excel a který shrnuto aktuální použití. Můžete správci tyto sestavy zjistit, jak používá informace v rámci organizace. Tyto sestavy můžete taky organizacím ověření a jejich dodržování předpisů nebo prošetřit potenciální pochybnosti.

Protokol auditování zaznamenává následující informace: název události, datum a čas události a systémové jméno uživatele, který provádí akce.

  1. Pokud čárové kódy jsou povoleny jako součást zásadu, jsou přidané do vlastnosti dokumentu a zobrazené v oblasti záhlaví dokumentu, do kterého se použije čárového kódu. Jako popisky čárové kódy také je možné ručně odebrat z dokumentu. Můžete určit, zda uživatelé měli výzva k použití čárového kódu při tisku nebo uložení položky nebo pokud čárového kódu by měl být ručně pomocí karty Vložení v 2010 Office programů vydání.

    Chcete-li povolit čárových kódů

1.

Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části čárové kódy > Povolit: čárové kódy.

2.

Chcete-li vyzvat uživatele k vložení těchto čárových kódů do dokumentů, zvolte Vyzvat uživatele k vložení čárového kódu před uložením nebo tiskem.

3.

Zvolte OK použijete funkci čárových kódů do zásady.

Zásad čárových kódů vygeneruje kód 39 standardní čárové kódy. Každý obrázek čárový kód obsahuje text pod symbol čárový kód, který představuje hodnotu čárového kódu. Díky čárového kódu data, která chcete použít i k prohledávání hardwaru není k dispozici. Uživatelé můžou ručně zadejte číslo čárových kódů do pole Hledat a vyhledejte položky na webu.

  1. Vyžadovat, aby dokumenty, které se vztahují tuto zásadu měli štítky, zvolte Povolit: popisky a zadejte nastavení, která chcete pro popisky.

    Chcete-li povolit štítky

1.

Pokud mají uživatelé do dokumentu přidat popisek, zvolte Vyzvat uživatele k vložení popisku před uložením nebo tiskem.

Poznámka : Pokud chcete popisky nepovinné, nevybírejte toto zaškrtávací políčko.

2.

Chcete-li uzamknout popisku tak, aby po byly vloženy nelze změnit, zvolte zabránit změnám popisky přidaných.

Zabrání text popisku aktualizace po popisek byly vloženy do položky klientské aplikaci jako je Word, Excel nebo PowerPoint. Pokud chcete popisek, který se aktualizují při aktualizaci vlastností pro tento dokument nebo položku, nevybírejte toto zaškrtávací políčko.

3.

V poli Formát popisek zadejte text popisku, jaký se má zobrazovat. Popisky může obsahovat maximálně 10 odkazů na sloupec, z nichž každá může být až 255 znaků. Pokud chcete vytvořit formátu štítku, postupujte takto:

Zadejte názvy sloupců, které chcete zahrnout do popisku v pořadí, ve kterém chcete zobrazit. Uzavření názvů sloupců do složených závorek ({}), jak je uvedeno v příkladu na stránce Upravit zásady.

Zadejte slova, k identifikaci sloupce mimo závorky tak, jak je uvedeno v příkladu na stránce Upravit zásady.

4.

Pokud chcete přidat konec řádku, zadejte \n místo, kam chcete vložit zalomení řádku.

5.

Vyberte požadovanou velikost písma a styl a zadejte, jestli má popisek umístěné vlevo, na střed nebo vpravo v dokumentu.

Vyberte písmo a styl, který je dostupný na počítačích uživatelů. Velikost písma ovlivňuje, kolik text mohou být zobrazena na popisek.

6.

Zadejte výšku a šířku popisku. Výšku popisku v rozsahu.25 palce až 20 palce a šířku popisku v rozsahu.25 palce až 20 palců. Text popisku vždy svisle na střed v rámci obrázku štítku.

7.

Klikněte na Aktualizovat zobrazíte náhled obsah popisku.

  1. Zvolte OK.

Vytvoření zásad pro seznam, knihovnu nebo složku (zásady uchovávání informací založené umístění)

Zásady uchovávání informací, které platí pouze pro konkrétní seznam, knihovnu nebo složku můžete definovat. Pokud vytvoření zásad uchovávání informací tímto způsobem nejde znovu použít tuto zásadu na další seznamy, knihovny, složky nebo weby, a do umístění podle zásad nelze použít zásadu kolekce webů.

Pokud chcete použití zásad uchovávání informací jednoho pro všechny typy obsahu na jednom místě, bude pravděpodobně chcete použití geografických uchovávání informací. Ve většině ostatních případech budete chtít ověřte, že zásad uchovávání informací je určen pro všechny typy obsahu.

Jednotlivých podsložek dědí zásady uchovávání informací od svého nadřazeného webu, pokud se rozhodnete přerušit dědičnost oprávnění a definovat nové zásady uchovávání informací na podřízené úrovni.

Pokud chcete definovat zásad správy informací než uchovávání informací do seznamu nebo knihovny, budete muset definování zásad správy informací pro každý typ obsahu seznamu jednotlivých přidružené tento seznam nebo knihovnu.

Rozhodnete kdykoli chcete přepnout snímání z typ obsahu na základě umístění zásad pro seznam nebo knihovnu, zásady uchovávání informací se použije jako zásad na základě umístění. Všechny ostatní zásady správy (audity čárových kódů a čárové kódy) se dědí od přidružené typy obsahu.

Umístění na základě zásady může zakázat pro kolekci webů deaktivace funkce knihovny a složky na základě uchovávání informací. Umožňuje správcům kolekcí webů zajistí, že jejich zásad typu obsahu přepsáno zásadami umístění na základě seznamu správce.

Potřebujete alespoň oprávnění Spravovat seznamy ke změně nastavení zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, pro kterou chcete zadat zásad správy informací.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Knihovna nebo seznam > Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

    V Sharepointu Online klikněte na Nastavení a potom klikněte na Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

  3. V části oprávnění a správa > nastavení zásad správy informací.
    Odkaz na zásady správy informací na stránce nastavení knihovny dokumentů

  4. Na stránce nastavení zásad správy informací nastavte zdroj uchovávání informací pro seznam nebo knihovnu je do knihovny a složky.

    Pokud chcete jako zdroj se zobrazí Typ obsahu, klikněte na tlačítko Změnit zdroj a potom klikněte na knihovny a složky. Budete upozorněni, že budou ignorovat zásady uchovávání informací typu obsahu. Kliknutím na OK.

  5. Na stránce Upravit zásady zaškrtněte v části Plán uchovávání informací založené knihovny zadejte stručný popis zásady, kterou vytváříte.

  6. Zvolte Přidat fázi uchovávání informací...

    Všimněte si, že v části záznamy můžete stanovit zásady uchovávání informací jiné záznamy tak, že vyberete definovat různé fáze uchovávání informací pro záznamy možnost.

  7. V dialogovém okně Vlastnosti fáze vyberte možnost období uchovávání informací můžete určit, kdy nastavit dokumentů nebo položek platnosti. Udělejte jednu z následujících akcí:

    • Chcete-li nastavit datum vypršení platnosti podle vlastnosti data, klikněte v části události > této fázi je založená na položku Vlastnosti data a pak vyberte dokument nebo položku Akce (například vytvořili nebo změnili) a časový úsek po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), kdy se má položek platnosti.

    • Vzorec vlastní uchovávání informací a zjistit vypršení platnosti, zvolte nastavit vzorcem vlastní uchovávání informací nainstalovaná na tomto serveru.

      Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud vzorec vlastní je nastavené správcem.

    • V části Akce určete, co chcete dojít, pokud je dokument nebo položku vyprší jejich platnost. Chcete-li určité akce dokument nebo položku (například sestavu odstranění), vyberte akci, ze seznamu.

  8. Spuštění pracovního postupu možnost je dostupná jenom v případě, že definujete zásady pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, který už má pracovní postup přidružený ho. Můžete bude pak mít možnost pracovních postupů můžete vybírat.

  9. V části opakování zvolte … zopakování této fázi a zadejte, jak často se má akci opakovat.

    Poznámka : Tato možnost je pouze k dispozici, pokud lze opakovat akci, kterou jste vybrali. Například nedá nastavit opakování akce Trvale odstranit.

  10. Zvolte OK.

Použití zásad kolekce webů k typu obsahu

Pokud zásad správy informací již byly vytvořili webu jako zásady kolekce webů, můžete použít jeden z zásady k typu obsahu. Tímto způsobem, můžete použít stejné zásady k více typů obsahu v kolekci webů, které Nesdílet stejné nadřazený typ obsahu.

Pokud chcete použití zásad pro více typů obsahu v kolekci webů a máte služba spravovaných metadat nakonfigurovali, můžete použít publikování typu obsahu pro publikování zásad správy informací víc kolekcí webů. Najdete další informace v části použití zásad k typům obsahu v kolekcích webů .

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny obsahující typ obsahu, ke kterému chcete použití zásad.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Knihovna nebo seznam > Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

    V Sharepointu Online klikněte na Nastavení a potom klikněte na Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

  3. V části oprávnění a správa > nastavení zásad správy informací.
    Odkaz na zásady správy informací na stránce nastavení knihovny dokumentů

  4. Ověřte, že zdroj zásad je nastavený na Typy obsahu a potom v části Zásady typu obsahu vyberte typ obsahu, který chcete zásadu použít.

  5. V části zadat zásadu > použití zásadu kolekce webů a pak vyberte zásadu, který chcete použít v seznamu.

    Poznámka : Pokud možnost použít zásadu kolekce webů není k dispozici, definované žádné zásady kolekce webů pro kolekci webů.

  6. Zvolte OK.

    Pokud seznam nebo knihovna, se kterou pracujete s podporují správu více typů obsahu, v části Typy obsahu , můžete vybrat typ obsahu, u kterého chcete zadat zásad správy informací. Tím přejdete přímo ke kroku 5 nad.

Použití zásad v kolekcích webů

Sdílení typů obsahu v kolekcích webů pomocí aplikaci služby spravovaná Metadata nastavit publikování typu obsahu. Publikování typů obsahu umožňuje obsahu a metadatech konzistentní správě webů protože typy obsahu můžete vytvořit a aktualizovat centrálně a aktualizace možné publikovat více předplatitelskou kolekce webů nebo webových aplikací.

Vytvoření šablony z existující zásady pro použití v kolekcích webů

Můžete definovat zásad správy informací a pak vytvoření šablony z ho používat v případě potřeby více kolekcí webů. Tento postup lze použít, pokud chcete vytvořit zálohu zásady informací nebo jej lze také jako alternativní prostředek pomocí publikování typu obsahu pro použití jedné zásad v kolekcích webů. Vytvořit šablonu nebo zálohování zásady exportem zásady z kolekce webů a potom import uložené nebo do jiné kolekce webů.

Důležité : Pokud používáte export a import funkcí jako způsob, jak vytvořit sadu šablon pro zásady, mějte na paměti, rozlohu jedinečný identifikátor v souboru .xml zásad. Vzhledem k tomu nelze importovat tuto zásadu na stránku víckrát beze změny tohoto jedinečný identifikátor.

Export zásad

  1. Na domovské stránce kolekce webů vyberte Nastavení Ozubené kolečko Nastavení, které nahradilo Nastavení webu > Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů > Šablony zásad typu obsahu.
    Odkaz na šablonu zásad typu obsahu na stránce Nastavení webu

  3. Vyberte zásadu, kterou chcete exportovat > posuňte se dolů > Exportovat.

  4. V výzva k uložení nebo otevření souboru zvolte Uložit a pak vyberte umístění pro uložení souboru. Ujistěte se, vyberte umístění, do kterého je k dispozici pro kolekce webů, které importujete zásadu.

  5. Po zobrazení dialogového okna stahování dokončeno vyberte Zavřít.

Import zásad jiné kolekci webů

Import zásad správy informací umožňuje používat k více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu ve všech dané kolekci webů. Výhody tím jsou dvojí: pokaždé nemuseli znovu definice a použití zásad pro každý typ obsahu, a můžete snadněji ovládat změny zásad: provádění změn zásad jediným místě.

  1. Na domovské stránce kolekce webů, do kterého chcete zásadu použít, zvolte Nastavení Ozubené kolečko Nastavení, které nahradilo Nastavení webu > Nastavení webu.

    Na webu připojení skupiny SharePoint klikněte na Nastavení, klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa kolekce webů > Šablony zásad typu obsahu.

  3. Na stránce zásady > importovat > Procházet a vyhledejte soubor XML zásady.

  4. Vyberte soubor XML, ve kterém je uložena zásady > Otevřít.

  5. Při importu zásadu kolekce webů stránky > importovat přidat zásady do kolekce webů.

Importované zásad nyní lze jednu nebo více typů obsahu na úrovni webu nebo seznamu.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×