Vložení, přidání nebo vytvoření nového pole tabulky

Data jsou v databázi uložena v tabulkách – seznamech řádků a sloupců na základě předmětů. Sloupce se také nazývají pole a představují položky informací, které chcete sledovat. Tabulka je definována pomocí polí, která mají být pro daný předmět sledována.

Tento článek popisuje vytváření polí. Dozvíte se, jak přidávat pole do tabulky otevřené v zobrazení datového listu a jak přidávat pole pomocí šablon polí. Také se naučíte, jak přidat do tabulky, se kterou právě pracujete, pole z jiné tabulky a jak nastavit datový typ pole.

Co chcete udělat?

Přidat pole do tabulky v zobrazení datového listu

Přidávání polí pomocí šablon polí

Přidání pole z existující tabulky

Nastavení datového typu pole v zobrazení datového listu

Přidat pole do tabulky v zobrazení datového listu

Položky informací, které chcete sledovat, se ukládají v polích (nazývaných také sloupce). Například v tabulce Kontakty je možné vytvořit pole Jméno, Příjmení, Telefonní číslo a Adresa. V tabulce Výrobky mohou být vytvořena pole Název výrobku, Kód výrobku a Cena.

Pole je třeba vybírat pečlivě. Není například vhodné vytvářet pole pro ukládání vypočítaných hodnot. Lepší je řešení, při kterém aplikace Office Access 2007 v případě potřeby požadovanou hodnotu vypočítá. Při vytváření polí pamatujte na to, že by se informace měly ukládat rozdělené na nejmenší užitečné části. Místo pole Celé jméno je například vhodnější vytvořit pole Jméno a Příjmení. Obecně je možné říci, že potřebujete-li o nějaké položce informací referovat, řadit podle ní data, vyhledávat ji nebo s ní provádět výpočty, umístěte ji do samostatného sloupce. Další informace o navrhování databází a vytváření polí naleznete v článku Základy návrhu databáze.

Každé pole má určité definiční charakteristiky. Má například určitý název, který jednoznačně identifikuje pole v tabulce. Pole má také datový typ, který je třeba zvolit tak, aby odpovídal informacím, jež budou v tomto poli uloženy. Datový typ rozhoduje o tom, jaké hodnoty lze v poli ukládat, jaké operace lze s těmito hodnotami provádět a kolik úložného prostoru je třeba pro každou hodnotu vyhradit. Každému poli je také přiřazena skupina možností nastavení, které se nazývají vlastnosti. Vlastnosti určují vzhled a chování pole. Například vlastnost Formát definuje, jak bude pole vypadat, jestliže ho uživatel zobrazí. 

Vytvoříte-li novou tabulku, otevře se tato tabulka v zobrazení datového listu. Zadáte-li do sloupce Přidat nové pole nějaký údaj, bude do tabulky ihned přidáno nové pole.

Datasheet in Access with Add New Field column

Přidání nového pole do existující tabulky

  1. Klikněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a potom klikněte na příkaz Otevřít.

  2. V dialogovém okně Otevřít vyberte a otevřete databázi.

  3. V navigačním podokně poklepejte na některou z dostupných tabulek. Tabulka se otevře v zobrazení datového listu.

  4. Zadejte data do buňky pod záhlavím sloupce Přidat nové pole.

Přidání nového pole do nové tabulky

  1. Klikněte na tlačítko Microsoft Office Obrázek tlačítka Office a potom klikněte na příkaz Otevřít.

  2. V dialogovém okně Otevřít vyberte a otevřete databázi.

  3. Na kartě Vytvořit klikněte ve skupině Tabulky na položku Tabulka.

    Obrázek pásu karet

    Aplikace Access vloží do databáze novou tabulku a otevře ji v zobrazení datového listu.

  4. Zadejte data do buňky pod záhlavím sloupce Přidat nové pole.

Zadáte-li do nového sloupce data, aplikace Office Access 2007 zvolí na základě zadaných informací vhodný datový typ pro dané pole. Pokud například do sloupce napíšete datum (dejme tomu 1. 1. 2006), aplikace Office Access 2007 posoudí zadané informace jako datum a nastaví u daného pole datový typ Datum a čas. Není-li možné na základě zadaných informací datový typ určit, bude nastaven datový typ Text.

V následující tabulce je ukázáno, jak v zobrazení datového listu funguje automatické zjišťování typů dat.

Zadaná hodnota

Datový typ pole vytvořeného aplikací Office Access 2007

Jan

Text

http://www.contoso.com

Můžete použít libovolný platný prefix protokolu sítě Internet. Platné prefixy jsou například tyto: http://, https:// nebo mailto:.

Hypertextový odkaz

50000

Číslo (dlouhé celé číslo)

50 000

Číslo (dlouhé celé číslo)

50 000,99

Číslo (dvojitá přesnost)

50000,389

Číslo (dvojitá přesnost)

31. 12. 2006

Rozpoznány budou formáty data a času, které odpovídají místnímu nastavení přihlášeného uživatele.

Datum a čas

31. prosinec 2006

Datum a čas

10:50:23

Datum a čas

10:50 dop.

Datum a čas

17:50

Datum a čas

312,50 Kč

Rozpoznán bude symbol měny, který odpovídá místnímu nastavení přihlášeného uživatele.

Měna

21,75

Číslo (dvojitá přesnost)

123,00%

Číslo (dvojitá přesnost)

3,46E+03

Číslo (dvojitá přesnost)

Podle toho, co zadáte a v jakém formátu, může aplikace Office Access 2007 nastavit nejen datový typ, ale také vlastnost Formát. Zadáte-li například hodnotu 10:50 dop., aplikace Access nastaví datový typ Datum a čas a kromě toho nastaví vlastnost Formát na Čas (střední).

Chcete-li sami přímo nastavit datový typ a formát pole, a změnit tak nastavení provedené aplikací Office Access 2007, použijte k tomu příkazy na kartě Domů ve skupině Typ a formátování dat.

Přímé nastavení datového typu

  1. Na kartě Datový list klikněte ve skupině Typ a formátování dat na šipku rozevíracího seznamu vedle položky Datový typ a vyberte datový typ.

    Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

  2. Klepněte na požadovaný datový typ.

Přímé nastavení formátu

  1. Na kartě Datový list klikněte ve skupině Typ a formátování dat na šipku rozevíracího seznamu vedle položky Formát a vyberte formát.

    Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

  2. Klepněte na požadovaný formát.

Přidáte-li pole tím, že zadáte informace do buňky pod záhlavím Přidat nové pole, aplikace Office Access 2007 automaticky přiřadí tomuto poli název. První pole bude nazváno Pole1, druhé Pole2, atd. Je vhodné používat výstižnější názvy polí. Pole můžete přejmenovat tak, že klepnete pravým tlačítkem myši na jeho záhlaví a v místní nabídce klepnete na příkaz Přejmenovat sloupec.

Názvy polí mohou být tvořeny maximálně 64 znaky (písmeny a číslicemi), a to včetně mezer. Doporučujeme dávat polím výstižnější názvy, aby je bylo možné při zobrazení nebo úpravách záznamů snadněji rozpoznat. Můžete například používat názvy polí, jako je Příjmení, Adresa nebo Telefon domů.

Začátek stránky

Přidávání polí pomocí šablon polí

Někdy je jednodušší vybírat z předdefinovaného seznamu polí, než vytvářet pole ručně. K výběru ze seznamu předdefinovaných polí slouží podokno úloh Šablony polí. Součástí aplikace Office Access 2007 je sada předdefinovaných šablon polí, které mohou při vytváření polí ušetřit mnoho času. Budete-li chtít vytvořit nové pole pomocí šablony pole, zobrazíte podokno Šablony polí a přetáhnete jednu či více šablon do tabulky, která je otevřena v zobrazení datového listu.

Šablona pole je předdefinovaná sada charakteristik a vlastností popisujících pole. Definice šablony pole zahrnuje název pole, datový typ, nastavení vlastnosti Formát a také řadu dalších vlastností pole, které společně tvoří vzor sloužící jako základ pro vytvoření nového pole.

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu.

  2. Na kartě Datový list klikněte ve skupině Pole a sloupce na položku Nové pole.

    Pás karet aplikace Access

    Zobrazí se podokno Šablony polí.

  3. Vyberte jedno nebo více polí v podokně Šablony polí a přetáhněte je do tabulky. Jakmile se objeví čára označující místo pro vložení, uvolněte tlačítko myši, a vložte tak pole na příslušnou pozici.

    Pole se objeví v datovém listu.

Šablony polí slouží jako vzory pro vytvoření nových polí. Nové pole však můžete vytvořit také z existujícího pole v jiné tabulce.

Začátek stránky

Přidání pole z existující tabulky

Používáte-li databázi, která obsahuje více tabulek, můžete přidat pole z jiné tabulky. Je pravděpodobné, že některé tabulky spolu souvisejí. V relační databázi jsou informace uloženy v samostatných tabulkách na základě předmětů, mezi kterými jsou definovány relace. Systém správy databáze tak může získávat z databáze všechny potřebné vzájemně související informace. V aplikaci Office Access 2007 můžete vytvořit nové pole tím, že ho přidáte z jiné relačně propojené tabulky nebo z jiné tabulky, pro kterou nebyla relace vytvořena. K přidávání polí slouží podokno Seznam polí, ve kterém se zobrazují pole z ostatních tabulek v dané databázi.

Podokno Seznam polí

Otevření podokna Seznam polí

  • Na kartě Datový list klikněte ve skupině Pole a sloupce na položku Přidat existující pole.

    Pás karet aplikace Access

    Zobrazí se podokno Seznam polí.

Podokno Seznam polí obsahuje seznam všech ostatních tabulek v databázi seskupených do kategorií. Pracujete-li s tabulkou v zobrazení datového listu, zobrazí se v podokně Seznam polí dvě kategorie: Pole dostupná v souvisejících tabulkách a Pole dostupná v jiných tabulkách. První kategorie obsahuje všechny tabulky, se kterými má otevřená tabulka definovanou relaci. Druhá kategorie obsahuje všechny tabulky, se kterými nemá otevřená tabulka definovanou relaci.

Klepnete-li na znaménko plus (+) před názvem některé tabulky, zobrazí se seznam všech polí této tabulky. Chcete-li do tabulky otevřené v zobrazení datového listu přidat některé pole, přetáhněte do ní požadované pole z podokna Seznam polí.

Přidání pole z podokna Seznam polí

  1. Na kartě Datový list klikněte ve skupině Pole a sloupce na položku Přidat existující pole.

    Pás karet aplikace Access

    Zobrazí se podokno Seznam polí.

  2. Klepnutím na znaménko plus (+) před názvem tabulky zobrazte seznam polí této tabulky.

  3. Přetáhněte požadované pole z podokna Seznam polí do tabulky otevřené v zobrazení datového listu.

  4. Jakmile se objeví čára označující místo pro vložení, uvolněte tlačítko myši, a vložte tak pole na příslušnou pozici.

    Čára označující místo pro vložení pole z podokna Seznam polí

    Spustí se Průvodce vyhledáváním.

  5. Postupujte podle pokynů průvodce.

    Po dokončení průvodce se pole objeví v tabulce otevřené v zobrazení datového listu.

Poznámka : Přetáhnete-li pole z tabulky, která nemá s vaší tabulkou vytvořenou relaci, a pak dokončíte Průvodce vyhledáváním, vytvoří se automaticky nová relace 1:N mezi tabulkou v podokně Seznam polí a otevřenou tabulkou.

Začátek stránky

Nastavení datového typu pole v zobrazení datového listu

Aplikace Office Access 2007 odvádí dobrou práci, když automaticky rozhoduje o datovém typu pole, které vytvoříte v zobrazení datového listu. Někdy je však nutné toto rozhodnutí změnit. Můžete například používat kódy výrobků, které slouží k identifikaci prodávaných výrobků. Zadáte-li do tabulky v zobrazení datového listu číselný kód, například 1003, nastaví se u tohoto pole automaticky číselný datový typ. Číselný datový typ byste však měli používat pouze u polí, se kterými budete provádět aritmetické výpočty. Identifikátory, jako je kód výrobku, by měly být normálně uloženy jako datový typ Text.

Chcete-li sami přímo nastavit datový typ a formát pole, a změnit tak nastavení provedené aplikací Office Access 2007, použijte k tomu příkazy na kartě Domů ve skupině Typ a formátování dat.

Přímé nastavení datového typu

  1. Na kartě Datový list klikněte ve skupině Typ a formátování dat na šipku rozevíracího seznamu vedle položky Datový typ a vyberte datový typ.

    Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

  2. Klepněte na požadovaný datový typ.

K určení správného datového typu použijte tabulku uvedenou níže.

Přímé nastavení formátu

  1. Na kartě Datový list klikněte ve skupině Typ a formátování dat na šipku rozevíracího seznamu vedle položky Formát a vyberte formát.

    Access Ribbon Image of Data Type and Formatting group

  2. Klepněte na požadovaný formát.

V následující tabulce jsou popsány datové typy polí, které jsou v aplikaci Office Access 2007 k dispozici.

Datový typ

Uložené hodnoty

Velikost

Text

Alfanumerické znaky

Používá se pro texty nebo texty a čísla, která nebudou použita ve výpočtech (například kódy výrobků).

Maximálně 255 znaků

Memo

Alfanumerické znaky (více než 255 znaků) nebo plně formátovaný text (RTF).

Používá se pro texty delší než 255 znaků nebo texty s formátováním RTF. Pole typu Memo je vhodné použít například pro poznámky, dlouhé popisy a texty formátované tučným nebo kurzívním písmem.

Maximálně 1 024 miliónů znaků neboli 2 gigabajty v úložišti dat (2 bajty na znak), z toho lze v ovládacím prvku zobrazit 65 535 znaků.

Číslo

Číselné hodnoty (celá čísla nebo desetinná čísla)

Používá se k ukládání čísel určených pro výpočty s výjimkou peněžních hodnot (pro tyto hodnoty je určen datový typ Měna).

1, 2, 4 nebo 8 bajtů, nebo 16 bajtů pro replikační identifikátor

Datum a čas

Kalendářní data a časové údaje

Používá se k ukládání hodnot kalendářního data a času. Každá uložená hodnota obsahuje datovou i časovou část.

8 bajtů

Měna

Peněžní hodnoty

Používá se k ukládání peněžních hodnot (měny).

8 bajtů

Automatické číslo

Jedinečná číselná hodnota, kterou aplikace Office Access 2007 automaticky vloží při přidání záznamu.

Používá se ke generování jedinečných hodnot, které mohou být použity jako primární klíč. Hodnoty polí typu Automatické číslo se mohou zvětšovat o jedničku, o určený přírůstek nebo náhodně.

4 bajty, nebo 16 bajtů pro replikační identifikátor

Ano/ne

Logické hodnoty

Používá se pro pole typu Pravda/nepravda, která mohou obsahovat jednu ze dvou možných hodnot: například Ano/Ne nebo Pravda/Nepravda.

1 bit (8 bitů = 1 bajt)

Objekt OLE

Objekty OLE nebo jiná binární data

Používá se k ukládání objektů OLE z jiných aplikací systému Microsoft Windows.

Maximálně 1 gigabajt

Příloha

Fotografie, obrázky, binární soubory, soubory sady Office

Tento datový typ je předurčen k ukládání digitálních obrázků a všech typů binárních souborů.

U komprimovaných příloh 2 gigabajty, u nekomprimovaných příloh přibližně 700 kilobajtů v závislosti na stupni možné komprese přílohy

Hypertextový odkaz

Hypertextové odkazy

Používá se k ukládání hypertextových odkazů, které umožňují okamžitý přístup k webovým stránkám pomocí adresy URL a k souborům pomocí názvu ve formátu UNC. Také lze ukládat hypertextové odkazy, které odkazují na objekty aplikace Access uložené v databázi.

Maximálně 1 024 miliónů znaků neboli 2 gigabajty v úložišti dat (2 bajty na znak), z toho lze v ovládacím prvku zobrazit 65 535 znaků.

Průvodce vyhledáváním

Ve skutečnosti to není datový typ, místo toho spouští Průvodce vyhledáváním.

Slouží ke spuštění Průvodce vyhledáváním, který umožňuje vytvořit pole používající pole se seznamem k vyhledání hodnoty v jiné tabulce, dotazu nebo seznamu hodnot.

Na základě tabulky nebo dotazu: Velikost vázaného sloupce.

Na základě hodnot: Velikost pole typu Text použitého k uložení hodnot.

Tip : U telefonních čísel, čísel součástek a dalších čísel, která se nebudou používat k matematickým výpočtům, doporučujeme zvolit místo datového typu Číslo datový typ Text.

U datových typů Text a Číslo je možné upřesnit velikost pole nebo typ dat nastavením vlastnosti Velikost pole.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×