Video: Přesunutí dat z aplikace Excel do aplikace Access

Váš prohlížeč nepodporuje video. Nainstalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player nebo Internet Explorer 9.

Máte v aplikaci Excel seznam kontaktů nebo inventáře, jehož správa je čím dál obtížnější? Možná je načase přesunout jej do aplikace Access, který poskytuje lepší nástroje pro správu velkých objemů dat. V tomto videu se dozvíte, jak v aplikaci Access provést jednoduchou operaci importu.

Poznámka :  Toto video se nezabývá importem dat do webových databází. Další informace o webových databázích naleznete v článku Vytvoření databáze pro sdílení na webu.

V tomto videu

Příprava dat v aplikaci Excel

Důležité :  Pokud u vás na základě následujících pokynů vznikne potřeba provést v listu změny, vytvořte před dalším postupem záložní kopii daného sešitu nebo listu.

  • Pokud jsou data v listu aplikace Excel rozdělena prázdnými řádky či sloupci, pokuste se jim dát co nejkonsolidovanější tvar. Prázdné buňky jsou v pořádku, snažte se však u dat, která chcete přesunout, eliminovat zcela prázdné řádky nebo sloupce.

  • V co největší možné míře se snažte data uspořádat tak, aby každý sloupec obsahoval stejný datový typ – například jen čísla nebo jen text. Pokud se ve sloupci setkávají různé datové typy, pokuste se umístit alespoň jednoho zástupce každého z nich do prvních 8 řádků. Tím aplikaci Access usnadníte určení nejvhodnějšího datového typu pro daný sloupec a pomůžete předejít chybám při importu.

  • Jako název tabulky použije aplikace Access název na oušku listu. Pokud se list nazývá například List1, importovaná tabulka v aplikaci Access bude mít rovněž název List1. Chcete-li tabulce před přesunutím dat přiřadit smysluplnější název, přejmenujte list následujícím způsobem:

    • Dvakrát klikněte na ouško listu (v dolní části listu), zadejte požadovaný název a stiskněte klávesu ENTER.

Přesunutí dat do aplikace Access

  1. V aplikaci Excel vyberte data, která chcete přesunout do aplikace Access, a to včetně záhlaví sloupců (pokud existují).

  2. Klikněte na vybraná data pravým tlačítkem myši a vyberte příkaz Kopírovat.

  3. V aplikaci Access otevřete existující databázi nebo vytvořte novou.

    Vytvoříte-li novou databázi, aplikace Access zobrazí prázdnou tabulku. Zavřete tuto tabulku bez uložení.

  4. Pokud není zobrazeno navigační podokno, zobrazte je stisknutím klávesy F11.

  5. Klikněte pravým tlačítkem myši kdekoli v navigačním podokně a vyberte příkaz Vložit.

    Aplikace Access zobrazí dialogové okno s dotazem, zda data obsahují záhlaví sloupců.

  6. Jestliže zkopírovaná data zahrnují záhlaví sloupců, klikněte na tlačítko Ano; v opačném případě klikněte na tlačítko Ne.

    Pokud jde vše dobře, zobrazí aplikace Access zprávu, že objekt byl úspěšně naimportován.

  7. Pokračujte kliknutím na tlačítko OK.

Aplikace Access zobrazí novou tabulku v navigačním podokně. Dvakrát na ni klikněte, abyste mohli ověřit, že se data naimportovala správně.

Oprava chyb importu

Pokud byly během operace importu zjištěny jakékoli problémy, aplikace Access vytvoří tabulku Chyby importu, která bude obsahovat jejich popisy. Chcete-li se na chyby podívat, klikněte dvakrát na tuto tabulku. Pokud se vyskytlo mnoho chyb, bude možná vhodnější naimportovanou tabulku odstranit, vyřešit problémy v listu aplikace Excel a opakovat postup zkopírování a vložení. Jestliže je chyb jen několik, může být vhodnější opravit je ručně v aplikaci Access. Po opravě všech problémů můžete tabulku Chyby importu odstranit.

Nastavení datových typů polí

Zjistíte-li, že do tabulky aplikace Access nemůžete zadat požadovaný typ dat, bude zřejmě nutné změnit u pole datový typ.

Chcete-li zjistit datový typ pole, vyberte v poli některou hodnotu a potom se ve skupině Formátování na kartě Pole podívejte na pole Datový typ. Pokud má například pole datový typ Číslo, aplikace Access vám zabrání v zadání písmen, například hodnoty 166A.

Změna datového typu pole

Upozornění :  V některých případech může změna datového typu pole způsobit ztrátu dat. Před provedením této změny vytvořte záložní kopii souboru ACCDB (nebo příslušné tabulky).

  1. Klikněte do buňky, kterou chcete změnit.

  2. Ve skupině Formátování na kartě Pole vyberte nový datový typ v seznamu Datový typ.

    Aplikace Access zobrazí upozornění.

  3. Pokud máte záložní kopii dat a jste si jisti, že chcete pokračovat, klikněte na tlačítko Ano.

  4. Uložte tabulku.

Přidání primárního klíče

Abyste předešli duplicitním záznamům a usnadnili vytváření relací mezi tabulkami, doporučujeme do nové tabulky přidat pole představující primární klíč. Postupujte takto:

  1. V navigačním podokně klikněte na tabulku pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. Do první prázdné buňky ve sloupci Název pole zadejte „ID“.

  3. Ve sloupci Datový typ vyberte položku Automatické číslo.

  1. Zatímco je nový řádek ID stále vybrán, klikněte ve skupině Nástroje na kartě Návrh na tlačítko Primární klíč.

  2. Uložte a zavřete tabulku.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×