Vše o pracovních postupech Shromáždit podpisy

Vše o pracovních postupech Shromáždit podpisy

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pracovních postupů obsažených v Sharepointových produktech jsou funkce, které můžete použít k automatizaci obchodních procesů ně obou morereassign konzistentní a efektivnější. Můžete použít pracovní postup služby SharePoint Pracovního postupu Shromáždit podpisy pro směrování dokumentů vytvořených v Excel, Word nebo InfoPath jeden nebo více lidem pro jejich podpisy.

Další informace najdete v tématu o pracovních postupech zahrnutých ve službě SharePoint.

Důležité : Ve výchozím nastavení pracovního postupu Shromáždit podpisy není aktivován a není uveden v seznamu Vyberte šablonu pracovního postupu přidružovacího formuláře. Chcete-li k dispozici pro použití, správce webu musí je aktivovat na úrovni kolekce webů. Pokud máte oprávnění na úrovni kolekce webů, přečtěte si článek šablony pracovního postupu povolení služby SharePoint.

Je potřeba udělat při dokončení úkolu pracovního postupu Shromáždit podpisy    Jednoduše přejděte k segmentu DOKONČENO a rozbalit. Prozatím nebudete potřebovat některou z jiných segmentech.

Porovnání ručního procesu s automatizovaným pracovním postupem

Pracovní postupy služby SharePoint:

  • Jsou efektivní a konzistentní    Pracovní postup Shromáždit podpisy automaticky přesměrovává dokument přiřadí podpis úkoly a sleduje daří plnit. Činnosti pracovního postupu můžete sledovat a upravit ze stránky Centrální stav a udržování historie události při spuštění pracovního postupu pro 60 dní po dokončení.

  • Snižují pracovní zátěž:    Pracovní postup Shromáždit podpisy šetří vám i vašim kolegům čas i starosti a zároveň zjednodušuje a standardizuje proces podepsání.

Zde je diagram velmi jednoduché verze pracovního postupu Shromáždit podpisy.

Vývojový diagram procesu pracovního postupu

Tipy k použití tohoto článku

Informace v tomto článku jsou uvedeny v rozbalitelných oddílech.

Je potřeba udělat při dokončení úkolu pracovního postupu Shromáždit podpisy    Jednoduše přejděte k segmentu DOKONČENO a rozbalit. Prozatím nebudete potřebovat některou z jiných segmentech.

Pokud chcete přidat, spustit, sledovat a udržování pracovních postupů:    Pokud už nejste obeznámení s těmito úkoly, mohou být užitečné práce pohybovat pomocí tohoto článku v segmentu tak, že segmentu prvního času, které navrhnout a přidání pracovního postupu. Jakmile znáte informace a rozložení článku, budete moct přejít přímo do segment, který je třeba na zpáteční návštěvy.

Poznámka týkající se obrázků:    Snímky obrazovky a koncepční diagramy v této řadě článků popisujících pracovní postupy jsou obecně založeny na typu pracovního postupu Schválení. V případě potřeby vyšší srozumitelnosti koncepce a pokynů byly však některé snímky a diagramy v tomto článku upraveny pro pracovní postupy Shromáždit podpisy.

Tisk tohoto článku:    Toto je dlouhý článek. Chcete-li vytisknout pouze vybrané segmenty, ujistěte se, zda jsou při tisku rozbalené pouze tyto segmenty. (Pokud chcete, aby vytištěná kopie obsahovala kompletní grafiku, tiskněte v orientaci na šířku, nikoli na výšku.)

Vyhledávání obsahu:    Před vyhledáváním textu či pojmu v tomto článku se přesvědčte, že jsou rozbalené všechny segmenty, v nichž chcete hledat.

Další informace o pracovních postupech Shromáždit podpisy

Pracovní postup Shromáždit podpisy je funkce produkty SharePoint, který přesměrovává dokumentů nebo formulářů vytvořené v Word, Excel nebo InfoPath jeden nebo více lidem pro svůj podpis. Pracovní postup automaticky, zjednodušuje a standardizuje proces celé.

Obrázek směrování pracovního postupu

Základní pracovní postup Shromáždit podpisy, který je součástí produktů SharePoint, slouží jako šablona. Pomocí téhle šablony můžete do svých webů přidávat další pracovní postupy pro shromažďování podpisů. Každý pracovní postup, který přidáte, představuje jedinečnou verzi základního pracovního postupu Shromáždit podpisy s vlastními způsoby práce založenými na nastavení, které stanovíte při jeho přidání.

  • Při prvním přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy do seznamu, knihovny či kolekce webů můžete zadat, kolik chcete zahrnout účastníků, a určit, zda jsou jejich úkoly přiřazeny jeden po druhém (sériově), či všechny najednou (paralelně). Můžete také určit, zda budou úkoly účastníků rozděleny do dvou či více samostatných fází. Při každém ručním spuštění pracovního postupu u dokumentu můžete ještě kterékoli z těchto nastavení upravit.

  • Pracovní postup přiřadí úkol každému zadanému účastníkovi. Každý účastník si vybere z několika možných odpovědí: dokument podepíše nebo nepodepíše, znovu přiřadí úkol zadání podpisu nebo jej odstraní.

  • Během pracovního postupu můžete sledovat jeho průběh a v případě potřeby provádět úpravy z jediné centrální stránky Stav pracovního postupu.

  • Po dobu 60 dní od dokončení pracovního postupu je na této stránce Stav pracovního postupu stále k dispozici k neformální referenci seznam všech událostí pracovního postupu, ke kterým došlo během daného spuštění (neboli instance).

Pracovní postup Shromáždit podpisy neslouží shromáždit schválení a odmítnutí pro dokument nebo nastavit webové stránky publikování pro web. Pokud chcete přidat pracovní postup, ve kterém účastníci schválení nebo odmítnutí dokument, který se kontrola, najdete v článku, vše o pracovních postupech schválení.

Navíc pracovních postupech shromáždit podpisy neumožňuje shromáždit názory. Pokud chcete pomocí pracovního postupu Shromáždit názory na dokument, najdete v článku, vše o pracovních postupech shromáždit názory.

K dalšímu přizpůsobení všech pracovních postupů obsažených v sharepointových produktech můžete použít taky Microsoft SharePoint Designer 2013.

Přidání pracovního postupu    Ve výchozím nastavení musíte mít oprávnění Spravovat seznamy k Přidání pracovního postupu. (Skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat.)

Spuštění pracovního postupu    Taky ve výchozím nastavení potřebujete oprávnění Upravit položky spuštění pracovního postupu, který je už přidali. (Do skupiny členů a vlastníků skupiny obě oprávnění Upravit položky ve výchozím nastavení; skupiny návštěvníků webu nepodporuje.)

Vlastníci mohou také nakonfigurovat určité pracovní postupy tak, že mohou být spuštěny pouze členy skupiny Vlastníci. (Lze to provést zaškrtnutím políčka Ke spuštění pracovního postupu vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy na první stránce přidružovacího formuláře.)

Stále více obchodních transakcí probíhá v elektronické podobě. V důsledku toho jsou k právnímu zajištění povinností smluvních stran ohledně těchto transakcí stále více využívány digitální podpisy. Digitální podpis slouží k ověření identity osoby, která podepsala určitý dokument, a potvrzuje, že po jeho použití na dokument nedošlo ke změně obsahu. Digitální podpis zajišťuje zabezpečení založené na technologiích šifrování a umožňuje snížit riziko spojené s transakcemi elektronického obchodu. Díky vylepšením v oblasti elektronického podpisu se Office zaměřuje na splnění požadavků na zabezpečení informací pro podniky a subjekty veřejného sektoru po celém světě.

Chcete-li vytvořit digitální podpis, musíte mít k dispozici digitální certifikát, který prokazuje vaši identitu příslušným stranám a který byste měli získat od renomované certifikační autority (CA). Nemáte-li k dispozici digitální certifikát, společnost Microsoft má také partnery, kteří poskytují digitální certifikáty a jiné pokročilé typy podpisů.

Základní fáze jsou:

  • Před spuštěním pracovního postupu (plánování, přidání, spuštění)   
    před přidáním pracovního postupu, budete místo, kam chcete přidat (pro jeden seznam nebo knihovnu, případně pro celou kolekci webů) a podrobnosti o tom, jak to funguje. Jste přidali a nakonfigurovali pracovního postupu, kdokoli s potřebným oprávněním pracovní postup spustit na konkrétního dokumentu. Pracovní postup můžete také nastavit tak, aby automatickyspouštět. Automatické spuštění aktivací podle jednu či obě dvě spouštěcí události: Když libovolný dokument je přidán dovytvořené v seznamu nebo knihovny, nebo když některý dokumentů v seznamu nebo knihovně je změnit.

  • BĚHEM spuštění pracovního postupu (provedení, sledování, upravte)   
    během spuštění pracovního postupu jednotlivé účastníky provedení přiřazených úkolů. Mezitím průběhu pracovního postupu můžete sledovat z centrální stránky Stav pracovního postupu u této konkrétní instanci pracovního postupu. Úpravy pracovní postup je spuštěn půjde na stejnou stránku; a v případě potřeby pracovního postupu můžete zrušit nebo ukončení odtud.

  • Po spuštění pracovního postupu (Kontrola, sestavy, změny)   
    po dokončení pracovního postupu celou historii spustit (nebo instance) můžete si prohlédnout za posledních 60 dní na stránce Stav pracovního postupu. Pokud je někdy něco, co, který chcete změnit způsob, jakým funkcí pracovního postupu, otevřete a upravte Přidružovací formulář, který jste dokončili při prvním přidání pracovního postupu.

Následující vývojový diagram zobrazuje tyto fáze z pohledu uživatele, který přidává nový pracovní postup.

Pracovní postup

Plánování nového pracovního postupu Shromáždit podpisy

V tomto segmentu budou popsána potřebná rozhodnutí a informace, které bude nutné získat před přidáním verze pracovního postupu Shromáždit podpisy.

Pokud jste už vědět, jak přidat tento typ pracovního postupu a jenom potřebujete si připomenout, o konkrétních krocích, můžete přejít rovnou k odpovídajícímu segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Pracovní postupy dodávané se sharepointovými produkty slouží jako hlavní šablony. Na nich jsou založené jednotlivé konkrétní pracovní postupy, které přidáváte do seznamů, knihoven a kolekcí webů.

Vždy, když přidáváte pracovní postup Shromáždit podpisy, přidáváte ve skutečnosti verzi obecné šablony pracovního postupu Shromáždit podpisy. Každé verzi přidělíte vlastní název a vlastní nastavení, které zadáte v přidružovacím formuláři během přidávání dané verze. Takto můžete přidat více pracovních postupů, kdy všechny verze budou založeny na hlavní šabloně pracovního postupu Shromáždit podpisy, avšak každá verze bude pojmenována a přizpůsobena konkrétnímu způsobu použití.

Na následujícím obrázku byly přidány tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu Schválení – první pro všechny typy obsahu v jedné knihovně, druhý pro jeden určitý typ obsahu v jedné knihovně a třetí pro jeden určitý typ obsahu v celé kolekci webů.

Tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu Schválení

Kdykoli přidáte novou verzi pracovního postupu založenou na jedné z obsažených šablon pracovních postupů, vyplníte přidružovací formulář, ve kterém zadáte, jak má nová verze pracovat.

V následující části najdete seznam otázek, které vás připraví na vyplnění přidružovacího formuláře. Nejprve si však formulář a jeho pole prohlédněte.

První stránka přidružovacího formuláře

První stránka přidružovacího formuláře

Druhá stránka přidružovacího formuláře

Druhá stránka přidružovacího formuláře

Pole na této druhé stránce jsou také obsažena v inicializačním formuláři, který se zobrazí při každém ručním spuštění pracovního postupu – a v této chvíli je lze upravit pouze pro toto jedno spuštění.

Devět otázek, na přijetí

Jakmile budete mít odpovědi na všechny otázky v této části, budete připraveni na přidání pracovního postupu.

Tento článek se týká šabloně pracovního postupu, který se zobrazí v nabídce jako Pracovního postupu Shromáždit podpisy – SharePoint 2013 nebo Pracovního postupu Shromáždit podpisy – SharePoint 2010. Pokud si nejste jistí, že tento typ pracovního postupu je pro vás tou nejlepší volbou, podívejte se zpět do segmentu informace v tomto článku. Další informace o další, které jsou dostupné šablony pracovního postupu naleznete v článku o pracovních postupech zahrnutých ve službě SharePoint.

Je důležité vědět, že řádky podpisu zde typu může být vložený jenom do dokumentů vytvořených v Word, Excel nebo InfoPath.

Co je to typ obsahu?

Každý dokument nebo jiné položky uložené v knihovně nebo seznamu SharePoint patří do jedné nebo jiného typu obsahu. Typ obsahu může být jako základní a obecný jako dokument nebo Tabulku aplikace Excelnebo jako vysoce specializovaný jako Smlouva nebo Specifikace návrh. Některé typy obsahu jsou k dispozici v Sharepointových produktech ve výchozím nastavení, ale můžete můžete přizpůsobit tyto i přidejte další uživatele, které jste sami vytvořili.

Novou verzi pracovního postupu Shromáždit podpisy můžete zpřístupnit pouze v jednom seznamu či knihovně, nebo může být k dispozici v celé kolekci webů.

  • Přidáte-li pracovní postup k jednomu seznamu či knihovně, můžete jej nastavit tak, aby byl spuštěn pro všechny typy obsahu, nebo pouze pro jeden typ obsahu.

  • Pokud však přidáte pracovní postup k celé kolekci webů, musíte jej nastavit tak, aby byl spuštěn pouze pro jeden typ obsahu.

  • Ve všech případech musí být každý dokument, ve kterém je spuštěný pracovního postupu Shromáždit podpisy soubor, který byl vytvořený v Word, Excel nebo InfoPath.

Mapa kolekce webů se třemi vysvětlovanými způsoby přidání

Pojmenujte svou verzi pracovního postupu názvem, který:

  • Jednoznačně sděluje, k čemu pracovní postup slouží.

  • Jednoznačně odlišuje pracovní postup od ostatních.

Příklad

Představte si, že jste členem skupiny editorů. Vaše skupina chce použít dva různé pracovní postupy Shromáždit podpisy.

  • Spuštěním prvního pracovního postupu pro každý dokument odeslaný tak, že člen vlastní skupiny. Tento pracovní postup shromažďuje zpětné vazby pouze ze správce skupiny.

  • Spuštěním druhý pracovní postup pro každý dokument odeslaný lidmi mimo vlastní skupiny. Tento pracovní postup umožňuje shromáždit názory zkaždý člen skupiny.

První pracovní postup byste mohli nazvat Odeslání názoru uvnitř a druhý Odeslání názoru mimo skupinu.

Tip : Jako i v jiných případech je vhodné vytvořit jednotné konvence pro zadávání názvů a zajistit, aby každý, kdo s pracovními postupy pracuje, byl s těmito konvencemi obeznámen.

Pracovní postup může používat výchozí seznam úkolů a seznam historie webu nebo jiné existující seznamy, případně požadovat nové seznamy určené pro tento pracovní postup.

  • Pokud bude mít váš web mnoho pracovních postupů nebo jestliže budou některé pracovní postupy zahrnovat mnoho úkolů, zvažte možnost vyžadování nových seznamů pro každý pracovní postup. (Správa příliš dlouhých seznamů je jedním z faktorů, které mohou snížit výkon. Udržování několika kratších seznamů je rychlejší a pro systém jednodušší než jednoho dlouhého.)

  • Pokud úkoly a historie pro tento pracovní postup bude obsahovat citlivé nebo důvěrné dat, že budete chtít zachovat odděleně od seznamu obecné a pak je vhodné jasné znamená to, můžete nový, samostatných seznamech pro tento pracovní postup. Po přidání pracovního postupu, nezapomeňte, že jsou potřebná oprávnění nastavená pro nové seznamy.

Řádky podpisu lze vložit v dokumentu v některé ze dvou fází:

  • Před spuštěním pracovního postupu u dokumentu

  • Po spuštění pracovního postupu, ale předtím, než první účastník přidá svůj podpis na řádek podpisu

Přidání digitálního podpisu do dokumentu je proces skládající se ze dvou kroků:

  1. Nejdřív budete někomu vloží signaPodpis příspěvku řádek v těle dokumentu.
    Vložený řádek podpisu, který ještě není podepsán

  2. Potom někdo přidá svůj podpis na vložený řádek.
    Vložený řádek podpisu s podpisem

Zachovat v paměti    V okamžiku, že první účastník přidá svůj podpis do dokumentu bude dokument chráněn před úpravy. Any další změnu dokumentu od tohoto místa, s výjimkou přidávání jejich podpisů jiných podepisující osoby – zruší platnost nebo odstraní všechny podpisy, které jste přidali. A protože vložení řádku podpisu se počítá jako změny v dokumentu, všechny řádky podpisu již musí být součástí dokumentu před první účastník přidá svůj aktuální podpis na jeden z těchto řádků.

Na tuto otázku lze tedy odpovědět třemi jednoduchými způsoby:

  • Pro oba způsoby spuštění:    Dokument je založen na šabloně nebo formuláři, které již obsahují řádky podpisu, takže je nikdo nemusí přidávat pro každé spuštění pracovního postupu.

  • Pro ruční spuštění:    Uživatel spouštějící pracovní postup vloží všechny potřebné řádky podpisu před spuštěním pracovního postupu.

  • Pro automatické spuštění:    První účastník, který otevře dokument, vloží všechny potřebné řádky podpisu před přidáním svého podpisu.

Zde je rychlý grafický shrnutí hlavního bodu.

Dokument bez prvního podpisu, tedy stále otevřený pro změny

Dokument s prvním přidaným podpisem, tedy chráněn před změnami

Pracovní postup může být nastaven tak, že jej lze spustit pouze ručně, pouze automaticky nebo oběma způsoby:

  • Při ručním spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy pro určitý dokument se zobrazí inicializační formulář. Ten obsahuje nastavení pouze z druhé stránky přidružovacího formuláře. Pokud tak uživatel, který pracovní postup spustí, chce změnit některé z těchto nastavení (pouze pro aktuální instanci), může tak učinit před spuštěním pracovního postupu.

  • Při automatickém spuštění není samozřejmě příležitost k zobrazení inicializačního formuláře, a proto je použito výchozí nastavení zadané v přidružovacím formuláři bez jakýchkoli změn.

Následující obrázek znázorňuje rozdíl mezi ručním a automatickým spuštěním.

Porovnání formulářů pro ruční a automatické spuštění

Všechny změny provedené v inicializačním formuláři jsou použité pouze během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete změnit trvalé; výchozí nastavení pracovního postupu, upravte původní přidružovací formulář, způsobem popsaným v tomto článku v segmentu změnit .

Ruční spuštění

Jestliže povolíte ruční spuštění, může pracovní postup pro libovolný použitelný dokument kdykoli spustit kdokoli s potřebným oprávněním.

Výhodou ručního spuštění je, že pracovní postup můžete vy nebo vaši spolupracovníci spustit pouze v případě potřeby a že máte při každém spuštění možnost změnit pomocí inicializačního formuláře některá nastavení.

Při ručním spuštění vždy někdo musí pamatovat na spuštění pracovního postupu pokaždé, když je to potřeba.

Automatická spuštění

Pracovní postup můžete nastavit tak, aby byl spuštěn automaticky na základě jedné nebo obou následujících událostí:

  • V seznamu či knihovně je vytvořen nový dokument nebo je do seznamu či knihovny odeslán.

  • Dojde ke změně dokumentu uloženého v seznamu či knihovně.

Výhodou automatického spuštění je, že není nutné pamatovat na spouštění pracovního postupu. Spustí při každém výskytu spouštěcí události.

Další zvláštní aspekty automatického spouštění pracovních postupů Shromáždit podpisy, které je třeba zvážit

Na rozdíl od zahrnuté v některých druhé pracovní postupy, ho není "t umožňuje přidávat další úkoly po spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy. Pokud pracovní postup je spuštěn automaticky, přiřadí pouze úkoly podpisu již zadali ve výchozím nastavení. Každá z těchto úkolů skutečně lze přiřazen během spuštění pracovního postupu, ale žádné Další úkoly můžete vytvořeny a přiřazeny. Jinými slovy, pracovního postupu Shromáždit podpisy by měl probíhat automaticky při identity, nebo alespoň je číslo, účastníků známa předem.

Po automatickém spuštění je možné odstranit nebo zrušit úkoly, které jsou již přiřazeny – zrušením úkolu však nedojde k odebrání souvisejícího řádku podpisu z dokumentu.

Zde jsou tři scénáře, ve kterých je použito automatické spuštění. Všimněte si, že v každém scénáři:

  • Pracovní postup je spuštěn pro knihovnu, do níž uživatelé odesílají dokumenty, které je třeba podepsat.

  • Skupina uživatelů, které byly přiřazeny úkoly zadání podpisu, je dlouhodobě stabilní a nevyžaduje kontrolu ani úpravy při každém spuštění pracovního postupu.

V žádném z těchto scénářů není samozřejmě nutné, aby účastníci pracovního postupu vkládali během spuštěného pracovního postupu řádky podpisu v případě, že odesílanou položkou je dokument nebo formulář, které již příslušné řádky podpisu obsahují.

Scénář 1: Jeden úkol, jedna podepisující osoba

Anna musí podepsat nové žádosti o proplacení nákladů, proto vytvoří knihovnu s názvem Nové žádosti o proplacení nákladů. Každý uživatel v organizaci může vytvořit nebo odeslat žádost.

Anna vytvoří pracovního postupu a zobrazí se stejným názvem: Nové nároky výdajů. Pracovní postup spuštěn automaticky pro každý nový dokument, přiřazení pouze jeden úkol podpis – k Anna kurzu.

Vývojový diagram pracovního postupu

Scénář 2: Více úkolů, více podepisujících osob

Tentokrát je třeba, aby smlouvy podepsali všichni tři: Anna, Sean i Frank.

Sean vytvoří knihovně s názvem Smlouvy o podpis. Vytváří pracovního postupu Shromáždit podpisy s názvem podpisy (annaANDseanANDfrank). Pracovní postup je spuštěn automaticky každý nový dokument, přiřazení jeden úkol podpisu do každé tři lidí.

První podepisující osoba otevírající dokument vloží před přidáním svého vlastního podpisu řádky podpisu pro všechny tři podepisující osoby.

Vývojový diagram pracovního postupu

Scénář 3: Více úkolů, jedna podepisující osoba

V této verzi je třeba, aby smlouvy podepsal pouze jeden z těchto tří uživatelů: Anna, Sean nebo Frank.

Sean vytvoří knihovně s názvem smlouvy pro podpis a pracovního postupu s názvem podpisu (annaORseanORfrank). Vytváří také seznamu adresátů nebo distribuční skupiny, taky s názvem annaORseanORfrank, která obsahuje všechny tři z nich.

Znovu je pracovní postup spuštěn automaticky pro každý nový dokument v knihovně však přiřadí pouze jeden úkol podpisu skupině annaORseanORfrank .

Tento druh úkolu se nazývá úkol skupiny a funguje takto: Pracovní postup odešle oznámení o úkolu každému členovi skupiny, vytvoří však pouze jeden úkol, který může jakýkoli člen skupiny převzít a provést za celou skupinu.

Vývojový diagram pracovního postupu

Pokyny k převzetí a provedení úkolu skupiny naleznete v tématu v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Přidáte-li pracovní postup k typu obsahu pro celou kolekci webů, máte možnost jej přidat také ke všem ostatním typům obsahu v této kolekci webů, které od typu obsahu, ke kterému pracovní postup přidáváte, dědí vlastnosti. (Všimněte si, že přidáváte-li pracovní postup pouze pro jeden seznam nebo knihovnu, tato možnost se nezobrazí).

Poznámky : 

  • Operace, která provádí toto dodatečné přidávání, může trvat velmi dlouho.

  • Pokud byla u některých webů a podřízených webů, u kterých se má daný pracovní postup přidat k dědícím typům obsahu, dědičnost přerušena, přesvědčte se před spuštěním této operace, že jste v každém z těchto webů či podřízených webů členem skupiny Vlastníci.

Pro všechny uživatele, kterým přiřadíte úkol zadání podpisu, je nutné zadat jména nebo e-mailové adresy.

Úkoly skupiny nebo jednotlivých osob?    Pokud přiřadíte úkol na skupinu nebo distribuční seznam, úkolu skupiny přiřadíte: každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale jenom jeden člen muset převzetí a provedení úkolu. Pokyny k převzetí a provedení úkolu skupiny naleznete v tématu v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Jeden či více fází?    Můžete mít podpis úkolů jenom jedna nebo více fází. Pokud máte víc než jedna fáze proběhne jeden po druhém.

Paralelní recenze nebo sériové kontroly?    Účastníci v jedné oblasti můžete jejich podpis úkoly přiřazeny všechny současně (paralelně) nebo jejich úkoly přiřazeny postupně (sériově) v pořadí, ve kterém označíte. Sériové možnost může být užitečné, pokud například nějaká podepsaných skutečné uvědomělému vztahu týkající se dokument a nemá smysl některého z jiných podepisující osoby k dokončení úkolů podpisu, jestliže uvědomělému vztahu rozhodne, přihlaste se.

Příklad

Tento jednoduchý scénář ilustruje několik výhod použití více fází i přiřazení sériových úkolů:

Představte si, že Frank přidává nový pracovní postup Shromáždit podpisy do knihovny smluv. Vzhledem k tomu, že Frank je pracovníkem s rozhodovacími pravomocemi, chce být první osobou podepisující každou smlouvu. Pokud se rozhodne, že dokument nepodepíše, Anně ani Seanovi nebude přiřazen úkol zadání podpisu. Frank může provést nastavení jedním ze dvou způsobů:

  • Pomocí sériové revize    ADAM nastaví jednoho sériové fáze, ve kterém je první účastník a Anna a Sean jsou druhé a třetí.
    To, jak ADAM nastaví jeho revize sériové fáze jednou.
    Položky zobrazené ve formuláři

  • Pomocí dvou fází:    Pokud se Adam chce Anna a Sean přidělit svých úkolech najednou, takže Sean nemá být potřeba počkat Anna přidáte svůj podpis, než si můžete přidat vlastní, he můžete nastavit dvou fází: v pracovním postupu. První fázi obsahuje pouze správcem svého vlastního podpisu úkolu a druhý je paralelní fáze obsahující Anna a pracovníka úkoly. Pokud není dokončena první fázi, nejde spustit druhé fáze.
    To, jak ADAM nastaví jeho dvoufázový paralelní revize.
    Nastavení zobrazená ve formuláři

Zde jsou uvedeny diagramy obou řešení. Pokud v obou verzích Frank nedokončí svůj úkol zadání podpisu, nejsou úkoly nikdy přiřazeny Anně ani Seanovi.

Vývojové diagramy obou verzí

Do pole Kopie na druhé stránce přidružovacího formuláře můžete zadat jména či adresy všech uživatelů, kterým by mělo být odesláno oznámení při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

  • Zadání jména do tohoto pole nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu danému uživateli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Jestliže je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy (pouze pro jeden seznam nebo knihovnu)

Pokud ještě nejste ničím novým a přidání pracovních postupů, může být užitečné zkontrolovat předchozí segmenty informace a plánování v tomto článku před pokračováním pomocí kroků uvedených v tomto segmentu.

Před přidáním pracovního postupu je nutné mít v pořádku následující:

E-mail:    Aby bylo možné v pracovním postupu odesílat e-mailová oznámení, musí být na webu služby SharePoint povoleno použití e-mailu. Pokud si nejste jisti, zda byl již povolen, obraťte se na správce služby SharePoint.

Oprávnění    Nastavení výchozí produkty SharePoint je nutné, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy přidáte pracovní postupy pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat. Další informace o oprávněních najdete v tématu segmentu informace v tomto článku.)

Postupujte takto:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro které chcete přidat pracovní postup.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Název karty se může lišit v závislosti na typu seznamu nebo knihovny. V seznamu kalendáře se například jedná o kartu Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce nastavení pracovního postupu určit buď jednoho typu obsahu pro pracovní postup spustit, nebo všechny (pro všechny typy obsahu) a potom klikněte na Přidat pracovní postup.

    Poznámka : Shromáždit podpisy pracovní postupy je možné spouštět jenom na dokumentech vytvořených ve vytvořené v Word, Excel nebo InfoPath.

    Přidání příkazu pracovního postupu pomocí vybraného typu obsahu dokumentu

    1. Vyplňte první stránku přidružovacího formuláře.
      (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

První stránka přidružovacího formuláře pro jeden seznam nebo knihovnu

Popisek číslo jedna

Typ obsahu

Zachovejte výchozí výběr Vše, nebo vyberte specifický typ obsahu.

Popisek číslo dvě

Pracovní postup:

Vyberte šablonu Shromáždit podpisy – SharePoint 2013 nebo Pracovního postupu Shromáždit podpisy – SharePoint 2010.

Poznámka : Pokud se šablona Shromáždit podpisy – SharePoint 2013 nebo Pracovního postupu Shromáždit podpisy – SharePoint 2010 v seznamu nezobrazí, požádejte správce Sharepointu můžete dozvědět o ji pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor aktivoval. Pokud máte oprávnění kolekce webů, přečtěte si článek šablony pracovního postupu povolení služby SharePoint.

Popisek číslo tři

Název

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název bude sloužit uživatelům seznamu či knihovny k identifikaci tohoto pracovního postupu.

Návrhy pojmenování pracovní postup v tématu v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který se má použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat stávající seznam úkolů nebo vytvořit nový seznam kliknutím na Úkoly (nové).

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo pět

Seznam historie

Vyberte seznam historie, který má být použit pro tento pracovní postup. Můžete vybrat stávající seznam historie nebo vytvořit nový seznam kliknutím na možnost Nový seznam historie

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo šest

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze spustit tento pracovní postup.

Informace o různých možnostech naleznete v tématu v tomto článku v segmentu plánování .

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti v tomto formuláři podle potřeby, klikněte na možnost Další.

  2. Vyplňte druhou stránku přidružovacího formuláře.
    (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

    Produkty SharePoint vám na této druhé stránce přidružovacího formuláře předkládají všechny možnosti při každém ručním spuštění pracovního procesu, abyste je mohli změnit jen pro tu konkrétní instanci.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Zadejte jména či adresy uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Budou-li úkoly přiřazovány postupně po jednom (sériově)   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém chcete tyto úkoly přiřadit.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně),   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    přiřadíte úkolu skupiny: každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale jenom jeden člen muset převzetí a provedení úkolu. Pokyny k převzetí a provedení úkolu skupiny naleznete v tématu v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Zadejte, zda mají být úkoly přiřazeny postupně po jednom (sériově), nebo všechny současně (paralelně).

Další informace o používání sériové nebo paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za první fázi, kterou jste právě nakonfigurovali, můžete přidat jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

KOPIE

Zadejte jména či e-mailové adresy všech uživatelů, kterým by mělo být odesláno oznámení o každém spuštění a ukončení pracovního postupu.

  • Zadání jména do tohoto není "t za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Jestliže je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti na této stránce podle potřeby, kliknutím na možnost Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Další krok

Pokud budete chtít spustit a otestovat nový pracovní postup, přejděte k segmentu zahájení tohoto článku.

Najdete pokyny k vložení řádků podpisu do dokumentu v tomto článku v segmentu Vložit .

Přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy (pro celou kolekci webů)

Pokud ještě nejste ničím novým a přidání pracovních postupů, může být užitečné zkontrolovat segmentů plán a informace v tomto článku před pokračováním pomocí kroků uvedených v tomto segmentu.

Před přidáním pracovního postupu je nutné mít v pořádku následující:

E-mailu    Aby pracovní postup odeslání e-mailová oznámení musí být pro váš web povolené e-mailu. Pokud si nejste jistí, že to již mělo, obraťte se na správce Sharepointu.

Oprávnění    Nastavení výchozí produkty SharePoint je nutné, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy přidáte pracovní postupy pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat. Další informace o oprávněních najdete v tématu segmentu informace v tomto článku.)

Postupujte následujícím způsobem:

  1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů (nikoli na domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na Nastavení Ikona Nastavení a potom klikněte na Nastavení webu.

    V SharePoint Online klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení SharePointu 2016 v záhlaví a potom klikněte na obsah webu. Obsah webu klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie návrhů webových stránek, Typy obsahu webu.
    Odkaz Typy obsahu webu v oddílu Galerie

  4. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, u kterého chcete přidat pracovní postup.

    Poznámka : Shromáždit podpisy pracovní postupy je možné spouštět jenom na dokumentech vytvořených ve vytvořené v Word, Excel nebo InfoPath.

    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

    1. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v části Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.
      Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

    2. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat pracovní postup.
      Odkaz Přidat pracovní postup

    3. Vyplňte první stránku přidružovacího formuláře.
      (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

První stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Pracovní postup:

Vyberte šablonu Shromáždit podpisy – SharePoint 2013 nebo Pracovního postupu Shromáždit podpisy – SharePoint 2010.

Poznámka : Pokud se šablona Shromáždit podpisy – SharePoint 2013 nebo Pracovního postupu Shromáždit podpisy – SharePoint 2010 v seznamu nezobrazí, požádejte správce Sharepointu můžete dozvědět o ji pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor aktivoval. Pokud máte oprávnění kolekce webů, přečtěte si článek šablony pracovního postupu povolení služby SharePoint.

Popisek číslo dvě

Název

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název bude sloužit uživatelům této kolekce webů k identifikaci tohoto pracovního postupu.

Návrhy pojmenování pracovní postup v tématu v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který se má použít pro tento pracovní postup. Můžete vybrat stávající seznam úkolů nebo vytvořit nový seznam kliknutím na Úkoly (nové).

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Seznam historie

Vyberte seznam historie, který má být použit pro tento pracovní postup. Můžete vybrat stávající seznam historie nebo vytvořit nový seznam kliknutím na možnost Nový seznam historie

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo pět

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze spustit tento pracovní postup.

Informace o různých možnostech naleznete v tématu v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo šest

Aktualizovat typy obsahu seznamu a webu?

Zadejte, zda má být tento pracovní postup přidán (přidružen) ke všem ostatním typům obsahu webů a seznamů, které dědí vlastnosti z tohoto typu obsahu.

  • Operace, která provádí toto dodatečné přidávání, může trvat velmi dlouho.

  • Pokud byla u některých webů a podřízených webů, u kterých se má daný pracovní postup přidat k dědícím typům obsahu, dědičnost přerušena, přesvědčte se před spuštěním této operace, že jste v každém z těchto webů či podřízených webů členem skupiny Vlastníci.

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti na této stránce podle potřeby, klikněte na možnost Další.

  2. Vyplňte druhou stránku přidružovacího formuláře.
    (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

    Produkty SharePoint vám na této druhé stránce přidružovacího formuláře předkládají všechny možnosti při každém ručním spuštění pracovního procesu, abyste je mohli změnit jen pro tu konkrétní instanci.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Zadejte jména či adresy uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Budou-li úkoly přiřazovány postupně po jednom (sériově)   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém chcete tyto úkoly přiřadit.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně),   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    přiřadíte úkolu skupiny: každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale jenom jeden člen muset převzetí a provedení úkolu. Pokyny k převzetí a provedení úkolu skupiny naleznete v tématu v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Určete, zda by měly být úkoly v této fázi přiřazeny jednotlivě (sériově), nebo všechny najednou (paralelně).

Další informace o používání sériové nebo paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za první fázi, kterou jste právě nakonfigurovali, můžete přidat jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

KOPIE

Zadejte jména či e-mailové adresy všech uživatelů, kterým by mělo být odesláno oznámení o každém spuštění a ukončení pracovního postupu.

  • Zadání jména do tohoto není "t za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti na této stránce podle potřeby, kliknutím na možnost Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Další krok

Pokud budete chtít spustit a otestovat nový pracovní postup, přejděte k segmentu zahájení tohoto článku.

Najdete pokyny k vložení řádků podpisu do dokumentu v tomto článku v segmentu Vložit .

Vkládání řádků podpisu

Před účastník pracovního postupu můžete přidat svůj podpis, musíte vložit řádek podpisu v dokumentu. Vložení řádku a Přidání podpisu samotné jsou dvě samostatná akce.

Je důležité si zapamatovat, že:

  • Po přidání podpisu do libovolného řádku podpisu bude dokument chráněn před dalšími změnami s výjimkou přidávání dalších podpisů do již existujících řádků podpisu.

  • Pokud je po přidání prvního podpisu provedena jakákoli změna, všechny podpisy, které již byly přidány, budou odebrány z dokumentu nebo bude ukončena jejich platnost.

  • Vložení a odstranění řádků podpisu je považováno za změnu v dokumentu.

  • Z tohoto důvodu musí být před tím, než první účastník přidá svůj podpis, provedena všechna přidání a odstranění řádků podpisu.

Zde je rychlý grafický souhrn všech akcí.

Dokument bez prvního podpisu, tedy stále otevřený pro změny

Dokument s prvním přidaným podpisem, tedy chráněn před změnami

Vložení řádku podpisu v Word nebo Excel:

  1. Kliknutím v dokumentu nebo listu umístěte ukazatel na místo, kam chcete vložit řádek podpisu.

  2. Na Vložení tabulátoru v skupinový rámeček Text, klikněte na Řádek podpisu.

  3. V dialogové okno Nastavení podpisu pole, proveďte libovolné, žádné nebo každé z těchto čtyř polí:

    • Navrhovaná podepisující osoba   
      celé jméno podepisující osoby.
      (Zobrazí se ve vyplněném podpisu.)

    • Navrhované podepisující osoby   
      (zobrazí se ve vyplněném podpisu.)

    • Navrhované podepisující osoby: e-mailovou adresu   
      (nejsou zobrazeny ve vyplněném podpisu.)

    • Pokyny pro podepisující osobu:   
      jakékoli užitečné či nezbytné informace pro podepisující osobu.
      (Nejsou zobrazeny ve vyplněném podpisu.)
      Dialogové okno Nastavení podpisu

  4. Ve stejném dialogovém okně zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí následujících políček:

    • Povolit podepisující osobě přidat komentáře v dialogovém okně podepsat   
      Povolit podepisující osobě zadat účel podpisu.
      (Bude typy podepisující osoba není zobrazený ve vyplněném podpisu.)

    • Zobrazit datum podpisu v řádku podpisu   
      datum přidání podpisu.
      (Zobrazí se ve vyplněném podpisu.)

  5. Klikněte na OK.

Chcete-li přidat další řádky podpisu, opakujte stejný postup.

Postup Odstranění řádku podpisu v Word nebo Excel:

  1. Kliknutím vyberte řádek podpisu.

  2. Stiskněte klávesu DELETE.

Důležité : Řádky podpisu lze vložit pouze ve formulářích aplikace InfoPath Filler.

Vložení řádku podpisu v InfoPath:

  1. Ve formuláři klikněte na tlačítko umístěte ukazatel na místo, kam chcete vložit řádek podpisu.

  2. Na pásu karet klikněte na kartě Domů ve skupině Ovládací prvky na položku Řádek podpisu.

  3. Kliknutím vyberte řádek podpisu, poté na něj klikněte pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vyberte možnost Vlastnosti řádku podpisu.

  4. V dialogovém okně Vlastnosti řádku podpisu vyplňte na kartě Obecné libovolné, žádné nebo každé z těchto čtyř polí:

    • Zpráva, kterou podepisující osoby uvidí před podepsáním   
      jakékoli užitečné či nezbytné informace pro podepisující osobu.
      (Nejsou zobrazeny ve vyplněném podpisu.)

    • Jméno podepisující osoby   
      (zobrazí se ve vyplněném podpisu.)

    • Funkce podepisující osoby   
      (zobrazí se ve vyplněném podpisu.)

    • E-mailová adresa podepisující osoba   
      (nejsou zobrazeny ve vyplněném podpisu.)
      Dialogové okno Vlastnosti podpisu

  5. Proveďte požadované úpravy na kartách Velikost a Upřesnit.

  6. Klikněte na OK.

Postup Odstranění řádku podpisu v InfoPath:

  • Kliknutím vyberte ovládací prvek a stiskněte klávesu DELETE.

Další krok

Pokud budete chtít otestovat nový pracovní postup, přejděte k segmentu START v tomto článku.

Pokud jste dokončení úkolu pracovního postupu, přejděte (nebo vrátit) v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy

Připomenutí o procesu podpisy: musí být všechny změny do dokumentu – včetně všech vložení a odstranění řádků podpisu , než první účastník přidá svůj podpis na řádek podpisu. (Další informace najdete v tématu v tomto článku v segmentu plánování .)

Nezapomeňte, že ty, se kterým se pracovní postup přiřazení úkolů pochopit, jak přidat jejich podpisů a jejich formuláře úkolu. Může být užitečné segmentu DOKONČENO v tomto článku.

Dva způsoby spuštění pracovního postupu:    Pracovní postup může být nastaven tak, že jej lze spustit pouze ručně, pouze automaticky nebo oběma způsoby:

  • Ručně kdykoli a kdokoli s potřebným oprávněním.

  • Automaticky při každém výskytu spouštěcí události zadaný – to znamená vždy, když je dokument přidají do seznamu nebo knihovny a/nebo pokaždé, když dokument už v seznamu se jakýmkoli způsobem změní.
    (Spouštěcí události nebo události jsou v jazyku první stránka přidružovacího formuláře během původní přidáte a nakonfigurujete pracovního postupu. Další informace naleznete v tomto článku v segmentu plánování .)

Pracovní postup můžete "t start na všechny dokumenty, které je právě rezervována. (Dokumentu může vyžadovat rezervaci Po spuštění pracovního postupu na něm, ale po je rezervován, žádné Další pracovní postupy můžete spustit na tento dokument, dokud nebude ho se změnami zpět znovu.)

Pokud je pracovní postup nakonfigurován tak, aby se spouštěl automaticky, potom se při každém výskytu spouštěcí události spustí pro dokument, který spuštění vyvolal.

Pracovní postup po spuštění přiřadí první úkol nebo úkoly a odešle oznámení o úkolu všem uživatelům, kterým je úkol přiřazen. Odešle také oznámení o spuštění (odlišné od oznámení o úkolech) uživateli, který pracovní postup původně přidal, a všem uživatelům uvedeným v poli Kopie na druhé stránce přidružovacího formuláře.

Pokud již neexistují potřebné řádky podpisu v dokumentu předtím, než spouštěcí akce spustí pracovní postup, je třeba je vložit před přidáním prvního podpisu do dokumentu.

Poznámka týkající se oprávnění    Obvykle musíte mít oprávnění Upravit položky spuštění pracovního postupu. (Ve výchozím nastavení, do skupiny členů a vlastníků skupiny jak smíte tento, nikoli však skupiny návštěvníků webu. Ale některé vlastníky můžete taky zvolit, na základě pracovní postup tak, že pracovní postup vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy pro lidi, kteří spuštění pracovního postupu. Výběrem této možnosti vlastníci v podstatě použít, pouze jejich a jiných vlastníků můžete pustit do určitého pracovního postupu. Další informace najdete v tématu segmentu informace v tomto článku.)

Spuštění ze dvou míst

Pracovní postup je možné ručně spustit z některého ze dvou míst:

  • Ze seznamu či knihovně, kde je dokument uložený.

  • z uvnitř dokumentuotevřené v aplikaci Microsoft Office, ve kterém byl vytvořen. (Vezměte v úvahu, že to musí být plná a nainstalované programu a ne verze webové aplikace.)

Zbývající dva oddíly v tomto segmentu obsahují pokyny pro obě metody.

  1. Přidejte všechny potřebné řádky podpisu do dokumentu nebo se domluvte s účastníky pracovního postupu tak, aby předtím, než jakýkoli účastník přidá svůj podpis na některý z řádků, bylo zajištěno, že jsou v dokumentu zobrazeny všechny řádky podpisu.

  2. Přejděte k seznamu či knihovně, kde je uložen dokument, u kterého chcete pracovní postup spustit.

  3. Klikněte na ikonu před názvem položky vyberte položku a potom na kartu soubory na pásu karet v pracovních postupů skupiny, klikněte na pracovní postupy.

  4. Na stránce pracovní postupy: názevdokumentu na stránce v části Spustit nový pracovní postup, klikněte na pracovní postup, který chcete spustit.
    Odkaz na spuštění pracovního postupu

  5. V inicializačním formuláři proveďte všechny změny, které chcete použít v této konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka : Změny, které tady, v inicializačním formuláři jsou použité pouze během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete proveďte požadované změny se projeví pokaždé, když je pracovní postup spuštěn nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které nejsou k dispozici v tomto formuláři, najdete v článku segment Změna tohoto článku.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Proveďte libovolné změny v seznamu uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazovány postupně po jednom   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně,   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    přiřadíte úkolu skupiny: každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale jenom jeden člen muset převzetí a provedení úkolu. Pokyny k převzetí a provedení úkolu skupiny naleznete v tématu v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že zadání týkající se přiřazování úkolů v jednotlivých segmentech postupně po jednom (sériově), nebo všech najednou (paralelně) odpovídá vašim požadavkům.

Další informace o používání sériové nebo paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za fázi či fáze, které jsou již nakonfigurovány, přidejte jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

KOPIE

Přidejte nebo odeberte jména či adresy podle potřeby. Nezapomeňte, že:

  • Zadání jména do tohoto není "t za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti v inicializačním formuláři podle potřeby, kliknutím na možnost Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol či úkoly a odešle oznámení o spuštění vám a všem adresátům uvedeným v poli Kopie inicializačního formuláře.

  1. Přidejte všechny potřebné řádky podpisu do dokumentu nebo se domluvte s účastníky pracovního postupu tak, aby předtím, než jakýkoli účastník přidá svůj podpis na některý z řádků, bylo zajištěno, že jsou v dokumentu zobrazeny všechny řádky podpisu.

  2. Ve svém počítači otevřete dokument v nainstalované aplikaci Office.

    Poznámka : Tento způsob se nedají použít v otevřeném dokumentu v aplikaci web verze aplikace sady Microsoft Office. Musí být otevřený v úplný nainstalované verzi aplikace ve vašem počítači.

  3. V otevřeném dokumentu klikněte na kartu Soubor, na příkaz Uložit a odeslat a na pracovní postup, který chcete pro dokument spustit.

  4. Pokud se zobrazí následující zpráva s informacemi, že pracovní postup vyžaduje vrácení souboru se změnami, klikněte na tlačítko Vrátit se změnami.
    (Když se tato zpráva nezobrazí, přejděte ke kroku 5.)

  5. Klikněte na velké tlačítko Zahájit pracovní postup.

  6. V inicializačním formuláři na stránce Změnit pracovní postup proveďte všechny změny, které chcete použít v této konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka : Změny, které tady, v inicializačním formuláři jsou použité pouze během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete proveďte požadované změny se projeví pokaždé, když je pracovní postup spuštěn nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které nejsou k dispozici v tomto formuláři, najdete v článku segment Změna tohoto článku.

Druhá stránka přidružovacího formuláře s vyznačenými možnostmi

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Proveďte libovolné změny v seznamu uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazovány postupně po jednom   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně,   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam   
    přiřadíte úkolu skupiny: každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale jenom jeden člen muset převzetí a provedení úkolu. Pokyny k převzetí a provedení úkolu skupiny naleznete v tématu v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že zadání týkající se přiřazování úkolů v jednotlivých segmentech postupně po jednom (sériově), nebo všech najednou (paralelně) odpovídá vašim požadavkům.

Další informace o používání sériové nebo paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za fázi či fáze, které jsou již nakonfigurovány, přidejte jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

KOPIE

Přidejte nebo odeberte jména či adresy podle potřeby. Nezapomeňte, že:

  • Zadání jména do tohoto není "t za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  1. Jakmile nastavíte možnosti v inicializačním formuláři podle potřeby, kliknutím na možnost Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol či úkoly a odešle oznámení o spuštění vám a všem adresátům uvedeným v poli Kopie inicializačního formuláře.

Další krok

  • Pokud při prvním spuštění tento pracovní postup, bude ostatním účastníkům potřebujete pomoc a informace k provedení přiřazených úkolů? (Může být užitečné v tomto článku v segmentu DOKONČENO .)

  • Je též vhodné ověřit, zda účastníci přijímají e-mailová oznámení, zvláště zda nejsou tato oznámení nesprávně zpracována filtry nevyžádané pošty.

  • A může mít samozřejmě jeden či více úkolů pracovního postupu dokončete sami. Přejděte k segmentu DOKONČENO v tomto článku najdete podrobné informace.

  • Mezitím Pokud chcete najít, jak je můžete sledovat průběh aktuální instance pracovního postupu, přejděte k segmentu Sledování tohoto článku.

Provedení úkolu pracovního postupu Shromáždit podpisy

Pokud je to nyní poprvé, kdy vám byl přiřazen úkol v pracovním postupu Shromáždit podpisy, může být před provedením úkolu užitečné přečíst si celý tento segment v tomto článku. Seznámíte se tak se všemi možnostmi, které budete mít k dispozici.

Poznámka : Jestliže víte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu, avšak ve vaší schránce doručené pošty se nezobrazila žádná e-mailová zpráva s oznámením, ujistěte se, že oznámení nebylo chybě přesměrováno filtrem nevyžádané pošty. Pokud ano, upravte odpovídajícím způsobem nastavení filtru.

Nejprve se ujistěte, že máte správný článek.

Různé typy pracovních postupů vyžadují v rámci úkolu různé akce.

Nejprve se proto přesvědčte, že úkol, který vám byl přiřazen, je skutečně úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy a nikoli úkol jiného typu pracovního postupu.

Vyhledejte text tohoto dokumentu je požadován váš podpis v některém z následujících umístění:

  • Na řádku Předmět oznámení o úkolu
    Identifikační text v oznámení o úkolu

  • Na panelu zpráv v dokumentu má být zkontrolována
    Identifikační text v položce, která má být zkontrolována

  • V názvu úkolu na stránce Stav pracovního postupu
    Identifikační text v názvu úkolu na stránce Stav pracovního postupu

Pokud nevidíte tohoto dokumentu je požadován váš podpis text v těchto umístěních, obraťte se osobu začít nebo původně přidal pracovní postup zjištění, které je založeno na šablonu pracovního postupu, nebo zda je vlastní pracovní postup.

Pokud úkol je součástí pracovního postupu Shromáždit podpisy, pokračujte ve čtení.

Pokud je vám v pracovním postupu přiřazen úkol, obvykle se o něm dozvíte jedním ze tří způsobů:

  • Obdržíte e-mailové oznámení o úkolu.

  • Otevřete dokument systému Microsoft Office, ve kterém je na panelu zpráv zobrazena informace, že vám byl přiřazen související úkol.

  • Podíváte se na web služby SharePoint a zjistíte, že máte aktuálně přiřazen jeden či více úkolů.

Po zjištění, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy, obvykle provedete dva kroky:

  • Kontrola dokumentu:    Můžete otevřít a zkontrolovat dokument a pak jej podepsat (nebo nepodepsat).

  • Dokončení úkolu:    Můžete vyplnit a odeslat formulář úkolu.

Součástí provedení úkolu jsou proto často následující tři položky:

  • Oznámení (které obdržíte jako e-mailovou zprávu)

  • Dokument odeslaný k podpisu (který otevřete a poté podepíšete nebo nepodepíšete)

  • Formulář úkolu (který otevřete, vyplníte a odešlete)

Tyto tři položky jsou zobrazeny na následujících ilustracích.

Poznámka :  Tlačítko Otevřít tento úkol se na pásu karet v oznámení o úkolu zobrazí pouze v případě, že je zpráva otevřena v plné nainstalované verzi aplikace Outlook. Pokud je zpráva otevřena ve webové aplikaci Outlook Web Access, nebude tlačítko zobrazeno.

Oznámení, kontrolovaná položka a formulář úkolu

Poznámka : Tlačítko Otevřít tento úkol se na pásu karet v oznámení o úkolu zobrazí, jen pokud je zpráva otevřená v plné nainstalované verzi Outlooku, a ne když je otevřená ve webové aplikaci Outlook Web Access.

(Poznámka: Pokud úkol není přiřazená osobně, ale na celou skupinu nebo distribuční seznam jejichž jste členem a potom byste měli převzetí úkolu před dokončením ho. Další informace naleznete v části deklarace úkolu skupiny než se pustíte v tomto segmentu.)

Postupujte takto:

  1. V oznámení úkolu klikněte v pokynech pod nadpisem Dokončení tohoto úkolu vyžaduje na odkaz na dokument.

  2. V otevřeném dokumentu klikněte na tlačítko Otevřít tento úkol na panelu zpráv.

Otevření položky a formuláře úkolu z e-mailového oznámení

Poznámka : Tlačítko Otevřít tento úkol se na pásu karet v oznámení o úkolu (zobrazeno na obrázku na vrcholu černé šipky) zobrazí pouze v případě, že je zpráva otevřena v plné nainstalované verzi Outlooku. Pokud je zpráva otevřena ve webové aplikaci Outlook Web Access, nebude tlačítko zobrazeno.

(Poznámka: Pokud úkol není přiřazená osobně, ale na celou skupinu nebo distribuční seznam jejichž jste členem a potom byste měli převzetí úkolu před dokončením ho. Další informace naleznete v části deklarace úkolu skupiny než se pustíte v tomto segmentu.)

Postupujte takto:

  1. V seznamu či knihovně, kde je kontrolovaný dokument uložen, klikněte na odkaz Probíhá související s dokumentem a pracovním postupem.

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu.

  3. Ve formuláři úkolu klikněte na panelu zpráv Tento úkol pracovního postupu platí pro na odkaz na dokument.

Otevření položky a formuláře úkolu ze seznamu či knihovny

Poznámka: Pokud úkol není přiřazená osobně, ale na celou skupinu nebo distribuční seznam jejichž jste členem a potom byste měli převzetí úkolu před dokončením ho. Další informace naleznete v části deklarace úkolu skupiny než se pustíte v tomto segmentu.

Pokud je řádek podpisu nastaven pro určitého uživatele a vy jej podepíšete, přičemž jste přihlášeni jako jiný uživatel, může na řádku podpisu dojít k nesrovnalostem. V tomto příkladu byl řádek podpisu nastaven pro uživatele Frank Martinez, ale podpis byl přidán uživatelem přihlášeným jako Anna Lidman.

Řádek podpisu zobrazující jinou podepisující osobu

V následujícím příkladu byl dokument vytvořený v Word.

Kontrolovaná položka se třemi panely zpráv

Všimněte si tří žlutých panelů zpráv v horní části dokumentu:

Označený jako konečný    Tento panel zpráv informuje, že alespoň jedna osoba na řádku podpisu již přidala svůj podpis.

Důležité :  Od tohoto okamžiku jakákoli jiná změna v dokumentu než přidávání podpisů do již existujících řádků podpisu způsobí odebrání nebo zrušení platnosti všech podpisů, které již byly přidány. (To znamená, že vložení nebo odstranění řádků podpisu není v tomto okamžiku povoleno – je možné přidávat pouze samotné podpisy.)

Podpisy:    Kliknutím na tlačítko Zobrazit podpisy můžete otevřít podokno Podpisy. V části Požadované podpisy klikněte na šipku vedle svého jména a pak v rozevírací nabídce klikněte na položku Podepsat.

Poznámky : 

  • Pokud je vaše jméno zobrazeno v seznamu Požadované podpisy více než jednou, máte k dispozici více než jeden řádek, na který můžete přidat podpis. Pro přidání jednotlivých podpisů použijte stejný postup.

  • Není-li v seznamu Požadované podpisy uvedeno vaše jméno, obraťte se na osobu, která spustila pracovní postup. Pokud byl pracovní postup spuštěn automaticky, obraťte se na osobu, která jej původně přidala.

  • Formuláře aplikace InfoPath nemají podokno Podpisy ani seznam Požadované podpisy. Před uložením dokumentu a provedením úkolu zkontrolujte, zda jste podepsali všechny své řádky podpisu.

Položka s otevřeným podoknem Podpisy

Pokud se zobrazí zpráva ohledně poskytovatelů služeb týkajících se digitálních podpisů, pokračujte kliknutím na tlačítko OK. (Nechcete-li, aby se tato zpráva v budoucnu zobrazovala, zaškrtněte políčko.)

Otevře se dialogové okno Podepsat.

Dialogové okno Podepsat

Chcete-li podepsat dokument, stačí zadat jméno do pole vedle velkého symbolu X, kliknout na tlačítko Podepsat a poté na tlačítko OK v dialogovém okně Potvrzení podpisu.

Pokud se vaše jméno zobrazí v seznamu Požadované podpisy víc než jednou, máte k dispozici víc než jeden řádek, na který můžete přidat podpis. Pro přidání jednotlivých podpisů použijte stejný postup.

Úkol pracovního postupu    Až budete připraveni vyplnit a odeslat formulář úkolu, klikněte na tlačítko Otevřít tento úkol na panelu zpráv Úkol pracovního postupu.

Formulář úkolu pracovního postupu Shromáždit podpisy vypadá přibližně takto.

Formulář úkolu s vyznačenými možnostmi

Všimněte si, že prvních dvou ovládacích prvků (Odstranit položku a Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky) se nezobrazují ve formuláři úkolu při otevření z uvnitř dokument určený k podpisu . Zobrazí se pouze při otevření formuláře úkolu přímo z oznámení o úkolu nebo seznam úkolů na stránce Stav pracovního postupu.

Popisek číslo jedna

Odstranit položku

Pokud chcete odstranit tento úkol z aktuální instance pracovního postupu, klikněte na tento odkaz.

  • Odstraněním úkolu neodstraníte dokument určený k podpisu.

  • Odstraněný úkol se již nebude zobrazovat na stránce Stav pracovního postupu v oblasti Úkoly. (Odstranění úkolu je však stále na stránce zaznamenáno v oblasti Historie.)

Poznámka :  Pokud jste tuto instanci pracovního postupu nespustili vy, měli byste se před odstraněním úkolu obrátit na uživatele, který ji spustil, nebo na uživatele, který ji původně přidal, pokud byla spuštěna automaticky.  

Popisek číslo dvě

Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky

Dokument určený k podpisu otevřete kliknutím na tento odkaz.

Popisek číslo tři

Stav, požadoval, konsolidované komentáře, termín data

Zadání v těchto čtyřech polích nelze upravovat ani měnit, tyto informace však mohou být pro vás užitečné.

Pole Konsolidované komentáře obsahuje všechny komentáře odeslané ve formuláři účastníky, kteří již provedli své úkoly v této instanci pracovního postupu.

Stejně tak se poté, co odešlete vlastní formulář, zobrazí následujícím účastníkům v poli Konsolidované komentáře, veškerý text, který do pole Komentáře (4) zadáte vy.

Popisek číslo čtyři

Komentáře

Text, který zadáte do tohoto pole, bude zaznamenán do seznamu Historie pracovního postupu a zobrazí se také v poli Konsolidované komentáře (3) následujících účastníků.

Popisek číslo pět

Sign

Pokud jste podepsali dokument a do pole Komentáře zadali nějaké názory, kterými chcete přispět, kliknutím na toto tlačítko odešlete formulář a provedete úkol.

Popisek číslo šest

Zrušit

Chcete-li formulář úkolu zavřít bez uložení změn či odpovědí, klikněte na toto tlačítko. Úkol zůstane neprovedený a budete jej mít stále přiřazený.

Popisek číslo sedm

Přiřazení úkolu

Chcete-li tento úkol přiřadit jinému uživateli, klikněte na toto tlačítko.

Obrázek stránky, do kterého budete zadávat podrobnosti změny přiřazení a další pokyny naleznete v tomto segmentu, přiřazení úkolu jinému uživateličásti 7.

Poznámka : Tato možnost může u některých úkolů pracovního postupu vypnuta.

Pokud je jeden úkol přiřazen celé vaší skupině, může jej kterýkoli člen skupiny převzít a provést za celou skupinu.

Úkol převezměte před otevřením a podepsáním dokumentu. Jakmile úkol převezmete, je vám přiřazen a nemůže jej provést žádný jiný člen skupiny. (Tímto způsobem je zajištěno, že nutnou práci provede jen jeden uživatel.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu umístěte ukazatel myši na název úkolu přiřazeného vaší skupině, dokud se nezobrazí šipka.

  2. Klikněte na šipku, klikněte na Upravit položku a pak ve formuláři úkolu klikněte na tlačítko Převzít úkol.
    Postup převzetí úkolu skupiny

Po aktualizaci stránky Stav pracovního úkolu nebude již úkol přiřazen skupině, ale konkrétně vám.

Budete-li později chtít úkol skupině opět uvolnit, aniž byste jej provedli, vraťte se stejnými kroky zpět k formuláři úkolu a klikněte na tlačítko Uvolnit úkol.

Tlačítko Uvolnit úkol na formuláři úkolu

Chcete-li, aby úkol pracovního postupu, který vám byl přiřazen, provedl jiný uživatel, klikněte ve formuláři úkolu pracovního postupu na tlačítko Znovu přiřadit úkol.

Zobrazí se následující formulář.

Formulář nového přiřazení úkolu

Popisek číslo jedna

Přiřazení úkolu

Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu uživatele, kterému chcete úkol přiřadit.

Chcete-li přiřadit úkol uživateli, který spustil pracovní postup, nebo – pokud byl pracovní postup spuštěn automaticky – uživateli, který původně pracovní postup přidal, ponechejte toto pole prázdné.

Popisek číslo dvě

Nová žádost o

Zadejte informace, které bude uživatel, jemuž úkol přiřazujete, potřebovat k provedení úkolu. (Text zadaný do tohoto pole bude přidán do oblasti Konsolidované komentáře.)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jeden z následujících tří kroků:

  • Chcete zachovat stávající termín splnění    Nechte toto pole prázdné.

  • Termín splnění zcela odebrat    Zadejte číslo 0.

  • Chcete-li zadat nový termín splnění: datu    Sem zadat číslo a zadejte v poli následující jednotky doby trvání. Dohromady, dvě položky zjistěte doby před změnit úkol je termín.

Ve výchozím nastavení nejsou pro úkoly pracovního postupu Shromáždit podpisy přiřazeny termíny splnění nebo doby trvání.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáváte nová doba trvání úkolu, toto pole využít ve spojení s polem Nová doba trvání k identifikaci doby před úkol je termín. (Například: 3 dnů nebo 1 měsíc nebo 2 týdnů.)

Po dokončení formuláři klikněte na Odeslat. Úkol označen Dokončeno, nový úkol přiřazen osobě teď zodpovědného za daný úkol a odešle oznámení o úkolu.

Všechny nové informace, které jste zadali, jsou obsaženy v textu Delegováno uživatelem v oznámení nového úkolu (popisek číslo 1 na následujícím obrázku).

Oznámení znovu přiřazeného úkolu

Všechny tyto akce jsou průběžně sledovány a jsou zobrazeny na stránce Stav pracovního postupu v částech Úkoly a Historie, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Oblasti Úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu u znovu přiřazeného úkolu

Sledování, úpravy nebo ukončení pracovního postupu Shromáždit podpisy

Stránka Stav pracovního postupu dané instance pracovního postupu představuje centrální umístění, ze kterého můžete sledovat, upravovat či ukončit spuštěný pracovní postup.

Nejprve vám ukážeme, jak přejít na tuto stránku, a potom se seznámíte s použitím možností a informací, které zde naleznete. Nakonec vám ukážeme dvě další stránky, kde můžete získat další informace sledování.

V seznamu či knihovně, kde je položka uložena, klikněte na odkaz Probíhá u požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem Hlavní koncept a pracovní postup je Schválení 3.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Zobrazí se stránka Stav pracovního postupu.

  • Pokud seznam či knihovna obsahuje mnoho položek, můžete hledanou položku rychleji najít pomocí řazení a filtrování. Zjistíte-li, že opakovaně používáte stejné řazení nebo filtr, může být vhodné vytvořit vlastní zobrazení, které toto konkrétní uspořádání automatizuje.

  • Chcete-li přejít na stránku Stav pracovního postupu, můžete také kliknout na odkaz Zobrazit stav tohoto pracovního postupu obsažený v e-mailovém oznámení „byl spuštěn“ nebo na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu v e-mailovém oznámení „byl dokončen“ vztahujícím se k příslušné instanci.

Pod obrázkem každého oddílu stránky Stav pracovního postupu najdete otázky týkající se sledování, k nimž příslušný oddíl poskytuje odpověď.

Oddíl Informace o pracovním postupu

Oddíl Informace o pracovním postupu stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Kdo spustil danou instanci pracovního postupu?

  • Kdy byla tato instance spuštěna?

  • Kdy došlo k poslední akci v této instanci?

  • Ke které položce je tato instance spuštěna?

  • Jaký je aktuální stav této instance?

Oddíl Úkoly

Oddíl Úkoly stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Které úkoly již byly vytvořeny a přiřazeny a jaký je jejich aktuální stav?

  • Které úkoly již byly provedeny a jaký byl výstup každého z těchto úkolů?

  • Jaký je termín splnění všech úkolů, které již byly vytvořeny a přiřazeny? (Ve výchozím nastavení nejsou pro úkoly pracovního postupu Shromáždit podpisy přiřazeny termíny splnění nebo doby trvání.)

V tomto oddílu se nezobrazí odstraněné a nepřiřazené úkoly.

Oddíl Historie pracovního postupu

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • K jakým událostem již došlo v této instanci pracovního postupu?

  • Poznámka: Zpožděné úkoly a oznámení o zpožděných úkolech se v této oblasti nezobrazují.

Instanci pracovního postupu lze před jejím běžným dokončením zastavit dvěma způsoby:

  • Zrušit tento pracovní postup:    Všechny úkoly jsou zrušeny, jsou však zachovány na stránce Stav pracovního postupu v oblasti Úkoly.

  • Ukončit tento pracovní postup:    Všechny úkoly jsou zrušeny a jsou také odstraněny z oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Stále jsou však zachovány v oblasti Historie pracovního postupu.)

Dále jsou uvedeny pokyny pro obě metody.

Zrušení (všechny úkoly jsou zrušeny, ale jsou zachovány v seznamech Úkoly a Historie)

Pokud již není aktuální instance pracovního postupu potřeba, můžete ji zrušit.

Ve výchozím nastavení může tento postup provádět uživatel, který spustil tuto instance pracovního postupu nebo jakýkoli uživatel s oprávněním Spravovat seznamy. (Členové skupiny Vlastníci mají oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení na rozdíl od členů skupin Členové a Návštěvníci.)

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti bezprostředně pod oblastí Vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Zrušit všechny úkoly pracovního postupu Shromáždit podpisy.

Zrušení všech aktuálních úkolů pracovního postupu řetězcem a stav zrušeno. Zrušené úkoly se stále zobrazují v oblasti úkoly a v části Historie pracovního postupu.

Ukončení (všechny úkoly se odstraní ze seznamu úkolů, ale zůstanou v historii)

Pokud dojde k chybě nebo pokud se pracovní postup zastaví a přestane odpovídat, můžete ho ukončit.

Ve výchozím nastavení může tento postup provádět pouze uživatel s oprávněním Spravovat seznamy. (Členové skupiny Vlastníci mají oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení na rozdíl od členů skupin Členové a Návštěvníci.)

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod oblastí Vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Ukončit tento pracovní postup.

Všechny úkoly vytvořil pracovního postupu se zruší a se odstraní z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu, když máte stále projeví v části Historie pracovního postupu. Pracovní postup končí stav zrušeno.

Na stránce Pracovní postupy všech položek naleznete seznam pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložena.

  2. Najeďte myší na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a klikněte v rozevírací nabídce na příkaz Pracovní postupy.

  3. Na stránce Pracovní postupy: Název položky v části Spuštěné pracovní postupy najdete seznam instancí pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

Poznámka :  Pro jednu položku nemůže být spuštěno současně více instancí jedné verze pracovního postupu. Příklad: Byly přidány dva pracovní postupy, oba založené na šabloně Shromáždit podpisy. Jeden má název Názory k plánu, druhý Názory k rozpočtu. Pro každou položku může být kdykoli spuštěna jedna instance obou pracovních postupů Názory k plánu a Názory k rozpočtu, avšak nikoli dvě instance kteréhokoli pracovního postupu.

Správci kolekce webů mohou přehledně zobrazit:

  • Kolik pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu v kolekci webů aktuálně existuje.

  • Zda jsou jednotlivé šablony pracovního postupu v kolekci webů aktuálně samy aktivní nebo neaktivní.

  • Kolik instancí verzí pracovního postupu založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu je v kolekci webů aktuálně spuštěných.

Postupujte takto:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.
    Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa webu na odkaz pracovní postupy.
    Odkaz Pracovní postupy v části Správa webu

Otevře se stránka Pracovní postupy zobrazující informace.

Další krok

Pokud při prvním spuštění této verzi pracovního postupu, můžete se pomocí pokynů v tomto článku v segmentu Revize zobrazení událostí v řadě a zjistíte, zda funkce pracovního postupu při má.

Kontrola pracovního postupu Shromáždit podpisy a vytváření sestav

Po dokončení instance pracovního postupu můžete zkontrolovat události zaznamenané v její historii. (Můžete otevřít záznamy všech instancí až do 60 dní od dokončení instance.)

Důležité :  Historie pracovního postupu slouží jen jako neoficiální referenční informace, které se nedají použít pro oficiální audity nebo pro jakékoli jiné právní nebo důkazní účely.

Můžete také vytvářet sestavy vykazující celkový výkon všech instancí pracovního postupu.

Dokud položka zůstane uložena ve stejném seznamu či knihovně a dokud je stejný pracovní postup spouštěn znovu pro tutéž položku, lze historii poslední instance zobrazit ze seznamu či knihovny.

Zobrazení stránky Stav pracovního postupu pro poslední instanci pracovního postupu spuštěnou pro jakoukoli položku:

  • V seznamu či knihovně, kde je položka uložena, klikněte na odkaz stavu požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a pracovní postup je Schválení nového dokumentu.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Historie pracovního postupu se nachází ve spodní části stránky Stav pracovního postupu.

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Jak budete postupovat v případě, že chcete zobrazit historii instance po opakovaném spuštění stejného pracovního postupu pro stejnou položku?

Historii máte možnost zobrazit po dobu až 60 dní ze dvou míst: ze seznamu nebo knihovny a z oznámení o dokončení pracovního postupu (60 dní je doba, po kterou produkty SharePoint uchovávají historii úkolů pro pracovní postupy).

Ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložena.

  2. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a pak na kartě Soubory na pásu karet ve skupině Pracovní postupy klikněte na Pracovní postupy.

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části Dokončení pracovní postupy, klikněte na jméno nebo stav instance pracovního postupu, který chcete zkontrolovat.
    Seznam Dokončené pracovní postupy na stránce Pracovní postupy položky
    otevře se stránka stav pracovního postupu dané instance.

Z oznámení o dokončení pracovního postupu

  • Otevřete oznámení o dokončení pracovního postupu u instance, kterou chcete kontrolovat, a poté klikněte na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu.

Oznámení o dokončení pracovního postupu se zvýrazněným odkazem na historii
otevře se stránka stav pracovního postupu dané instance.

Pokud chcete zachovat všechny oznámení o dokončení, můžete vytvořit pravidlo aplikace Outlook. Nastavte pravidlo kopii všechny příchozí zprávy byl dokončen pro text v řádku předmětu do vlastní, samostatné složky. (Zkontrolujte, že k Outlooku pravidlo kopií příchozí zprávy a nemá jednoduše Přesunout je, případně také se nezobrazí ve složce Doručená pošta.)

Chcete-li zjistit, jak jedna z verzí pracovního postupu obecně funguje – v několika instancích spuštěných za určité období – můžete vytvořit jednu či obě následující předdefinované sestavy:

  • Sestava dob trvání činností:    Pomocí této sestavy zobrazíte průměrné doby trvání všech činností v rámci pracovního postupu i doby trvání všech kompletních spuštění či instancí daného pracovního postupu.

  • Sestava zrušení a chyb:    Pomocí této sestavy zjistíte, zda je pracovní postup často před dokončením zrušen nebo v něm dochází k chybám.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně, ve sloupci Stav daného pracovního postupu klikněte na jakýkoli odkaz na informace o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu v části Historie pracovního postupu klikněte na Zobrazit sestavy pracovních postupů.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro kterou chcete zobrazit sestavy a potom klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce Přizpůsobit ponechat nebo změnit umístění, kde se vytvoří soubor sestavy a klikněte na OK.
    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru
    sestavu vytvořili a uložili do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete klikněte na odkaz vidět na následujícím obrázku k jeho zobrazení. Jinak klikněte na OK proces dokončíte a zavřete dialogové okno. (Později, až budete chtít zobrazit sestavu, najdete ji v umístění, které jste zadali v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Další krok

Pokud pracovní postup funguje požadovaným způsobem, můžete jej začít používat.

Pokud je něco, co, který chcete změnit jeho fungování jakkoli, najdete v článku segment Změna tohoto článku.

Vytváření sestav výkonu pracovního postupu

Chcete-li zjistit, jak jedna z verzí pracovního postupu obecně funguje – v několika instancích spuštěných za určité období – můžete vytvořit jednu či obě následující předdefinované sestavy:

  • Sestava dob trvání činností:    Pomocí této sestavy zobrazíte průměrné doby trvání všech činností v rámci pracovního postupu i doby trvání všech kompletních spuštění či instancí daného pracovního postupu.

  • Sestava zrušení a chyb:    Pomocí této sestavy zjistíte, zda je pracovní postup často před dokončením zrušen nebo v něm dochází k chybám.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně, ve sloupci Stav daného pracovního postupu klikněte na jakýkoli odkaz na informace o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu v části Historie pracovního postupu klikněte na Zobrazit sestavy pracovních postupů.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro kterou chcete zobrazit sestavy a potom klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce Přizpůsobit ponechat nebo změnit umístění, kde se vytvoří soubor sestavy a klikněte na OK.
    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru
    sestavu vytvořili a uložili do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete klikněte na odkaz vidět na následujícím obrázku k jeho zobrazení. Jinak klikněte na OK proces dokončíte a zavřete dialogové okno. (Později, až budete chtít zobrazit sestavu, najdete ji v umístění, které jste zadali v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Další krok

Pokud pracovní postup funguje požadovaným způsobem, můžete jej začít používat.

Pokud je něco, co, který chcete změnit jeho fungování jakkoli, najdete v článku segment Změna tohoto článku.

Změna, zakázání nebo odebrání pracovního postupu Shromáždit podpisy

Po spuštění první instance nového pracovního postupu Shromáždit podpisy a kontrole výsledků budete možná chtít provést jednu či několik změn jeho konfigurace.

Stejně tak můžete chtít tuto konfiguraci dále měnit i později.

Pracovní postup můžete také nakonec chtít zakázat na kratší či delší dobu, ale neodebírat jej – nebo jej nakonec odebrat úplně.

Chcete-li provést trvalé změny nastavení existujícího pracovního postupu, otevřete a upravte přidružovací formulář, pomocí něhož byl pracovní postup původně přidán.

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu či knihovně:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, kde je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Poznámka : Název karty se může lišit v závislosti na typu seznamu nebo knihovny. V seznamu kalendáře se například jedná o kartu Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte v části Název pracovního postupu (kliknutím změníte nastavení) na název pracovního postupu, u kterého chcete změnit nastavení.

    Poznámka :  Pokud se požadovaný pracovní postup Shromáždit podpisy v seznamu nezobrazí, může být přiřazený pouze k jednomu typu obsahu. Zobrazení pracovních postupů v tomto seznamu určuje ovládací prvek Zobrazit přidružení pracovních postupů tohoto typu umístěný přímo nad seznamem (viz obrázek). Kliknutím na jednotlivé možnosti typu obsahu v této rozevírací nabídce najděte tu, která zobrazí požadovaný pracovní postup. Po zobrazení požadovaného pracovního postupu v seznamu klikněte na jeho název.

  5. Na stejném dvoustránkovém přidružovacím formuláři, který jste původně použili k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích na přidružovacím formuláři najdete v článku v segmentu plánování a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie na Typy obsahu webu.
Odkaz Typy obsahu webu v oddílu Galerie

  1. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, který je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  2. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v částiklikněte naNastavení; Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  3. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte v části Název pracovního postupu (kliknutím změníte nastavení) na název pracovního postupu, u kterého chcete změnit nastavení.

  4. Na stejném dvoustránkovém přidružovacím formuláři, který jste původně použili k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích na přidružovacím formuláři najdete v článku v segmentu plánování a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu či knihovně:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, kde je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Název karty se může lišit v závislosti na typu seznamu nebo knihovny. V seznamu kalendáře se například jedná o kartu Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat pracovní postup.

  5. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup:    Název pracovního postupu.

  • Instance:    Počet aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu.

  • Povolit:    Touto možností povolíte pokračování normální funkce pracovního postupu.

  • Žádné nové instance:    Touto možností povolíte dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, avšak pracovní postup zakážete tím, že v něm nebude možné spustit žádné nové instance. (Tuto akci lze vrátit. Budete-li chtít pracovní postup později znovu povolit, vraťte se k této stránce a vyberte možnost Povolit.)

  • Odebrání    Možnost, která odebere pracovní postup seznamu nebo knihovně úplně odebrat. Ihned ukončí všechny spuštěné instance a sloupec pro tento pracovní postup už se zobrazí na stránce pro seznam nebo knihovnu. (Tato akce není "t vrátit zpátky.)

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a pak na Nastavení webu.

    V SharePoint Online klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online , klikněte na obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie návrhů webových stránek, Typy obsahu webu.
    Odkaz Typy obsahu webu v oddílu Galerie

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, který je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v částiNastavení, klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  6. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat pracovní postup.

  7. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Další krok

Pokud jste provedli jakékoli změny, ověřte spuštěním testovací instance pracovního postupu jejich účinek.

  • Pracovní postup:    Název pracovního postupu.

  • Instance:    Počet aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu.

  • Povolit:    Touto možností povolíte pokračování normální funkce pracovního postupu.

  • Žádné nové instance:    Touto možností povolíte dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, avšak pracovní postup zakážete tím, že v něm nebude možné spustit žádné nové instance. (Tuto akci lze vrátit. Budete-li chtít pracovní postup později znovu povolit, vraťte se k této stránce a vyberte možnost Povolit.)

  • Odebrání    Možnost, která odebere pracovního postupu v kolekci webů úplně odebrat. Ihned ukončí všechny spuštěné instance a sloupec pro tento pracovní postup už se zobrazí na stránce pro seznam nebo knihovnu. Tato akce jen'(t vrátit zpátky.)

Je hodně způsobů, jak dál upravovat pracovní postupy, které se dodávají s produkty SharePoint.

Lze vytvořit i vlastní, zcela nový pracovní postup.

Můžete použít kteroukoli z následujících aplikací:

  • SharePoint Designer 2013:    Přizpůsobení formulářů, akcí a chování pracovních postupů

  • Microsoft Visual Studio:    Vytvoření vlastních akcí pracovních postupů

Další informace naleznete v systému nápovědy webu Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×