Vše o pracovních postupech Schválení

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Sharepointové pracovní postupy můžete automatizace firemních procesů, a je jednotnější a zefektivnit. Pracovní postup služby SharePoint schválení umožňuje směrování dokumentů a dalších položek uložené ve službě SharePoint do jednoho nebo víc lidí ke schválení.

Další informace najdete v tématu o pracovních postupech zahrnutých ve službě SharePoint.

Důležité :  Ve výchozím nastavení není pracovní postup Schválení aktivní, takže ani není uvedený v seznamu Vyberte šablonu pracovního postupu přidružovacího formuláře. Zpřístupnit ho může jedině správce webu tím, že ho aktivuje na úrovni celé kolekce webů.

Je potřeba udělat při provedení úkolu pracovního postupu schválení    Jenom posuňte se dolů na segmentu Dokončeno a rozbalit. Prozatím nebudete potřebovat některou z jiných segmentech.

Porovnání ručního procesu s automatizovaným pracovním postupem

Pracovní postupy služby SharePoint:

  • Jsou efektivní a konzistentní    Pracovní postup schválení automaticky přesměrovává dokument nebo položku, přiřadí revize úkoly a sleduje daří plnit a odešle připomenutí a oznámení v případě potřeby. Aktivita v pracovním postupu můžete sledovat a upravit ze stránky Centrální stav a udržování historie události při spuštění pracovního postupu pro 60 dní po dokončení.

  • Méně pro vás vhodná    Pracovní postup schválení šetří vám i vašim kolegům čas i starosti a zároveň zjednodušuje a standardizuje proces schvalování.

Zde je diagram velmi jednoduché verze pracovního postupu Schválení.

Diagram jednoduchého pracovního postupu Schválení

V tomto článku jsou informace uvedeny v deseti rozbalitelných segmentech.

Kliknutím sem získáte několik tipů k optimálnímu využití tohoto článku.

Je potřeba udělat při provedení úkolu pracovního postupu schválení    Jenom posuňte se dolů na segmentu Dokončeno a rozbalit. Prozatím nebudete potřebovat některou z jiných segmentech.

Pokud chcete přidat, spustit, sledovat a udržování pracovních postupů:    Pokud už nejste obeznámení s těmito úkoly, mohou být užitečné práce pohybovat pomocí tohoto článku v segmentu tak, že segmentu prvního času, které navrhnout a přidání pracovního postupu. Jakmile znáte informace a rozložení článku, budete moct přejít přímo do segment, který je třeba na zpáteční návštěvy.

Schválení obsahu a publikování schválení:    Můžete mít seznamy nebo knihovny, v nichž budete chtít kontrolovat nové položky nebo nové verze stávajících položek -– může být ověřována jejich přesnost nebo zda mají odpovídající formu či styl – před tím, než je budou moci zobrazit všichni uživatelé, kteří mají k seznamu přístup. Tento typ revizního procesu se nazývá schválení obsahu. Pomocí pracovního postupu Schválení můžete řídit schválení obsahu seznamu či knihovny. (Existuje také velmi podobný pracovní postup Schválení publikování vytvořený primárně pro weby služby SharePoint, které publikují webové stránky na Internet.)

Tisk tohoto článku:    Toto je dlouhý článek. Chcete-li vytisknout pouze vybrané segmenty, ujistěte se, zda jsou při tisku rozbalené pouze tyto segmenty. (Pokud chcete, aby vytištěná kopie obsahovala kompletní grafiku, tiskněte v orientaci na šířku, nikoli na výšku.)

Vyhledávání obsahu:    Před vyhledáváním textu či pojmu v tomto článku se přesvědčte, že jsou rozbalené všechny segmenty, v nichž chcete hledat.

Pracovní postup Schválení je funkce služby SharePoint, která směruje dokument či jinou položku uloženou v seznamu či knihovně služby SharePoint jednomu nebo více uživatelům ke schválení či odmítnutí. Pracovní postup automatizuje, zjednodušuje a standardizuje celý proces.

Diagram jednoduchého pracovního postupu Schválení

Základní pracovní postup Schválení, který je součástí sharepointových produktů, slouží jako šablona. Pomocí téhle šablony můžete do svých webů přidávat další pracovní postupy Schválení. Každý pracovní postup, který přidáte, představuje jedinečnou verzi základního pracovního postupu Schválení s vlastními způsoby práce založenými na nastavení, které stanovíte při jeho přidání.

Části tohoto segmentu

  1. Co umí pracovního postupu schválení pro mě?

  2. K čemu nelze pracovní postup schválení?

  3. Kdo může používat tento typ pracovního postupu?

  4. Jak plánování, přidání, spuštění a udržovat tento typ pracovního postupu?

1. K čemu slouží pracovní postup Schválení?

  • Při prvním přidání pracovního postupu Schválení do seznamu, knihovny či kolekce webů můžete zadat, kolik chcete zahrnout účastníků, a zda jsou jejich úkoly přiřazeny jeden po druhém (sériově) či všechny najednou (paralelně). Můžete také určit, zda budou úkoly účastníků rozděleny do dvou či více samostatných fází a stanovit konečný termín povolený k provedení každého úkolu. Při každém ručním spuštění pracovního postupu položky můžete ještě kterékoli z těchto nastavení upravit.

  • Pracovní postup přiřadí úkol každému zadanému účastníkovi. Každý účastník si vybere z několika možných odpovědí: položku schválí či odmítne, požádá o změnu položky, znovu přiřadí úkol nebo úkol zruší či odstraní.

  • Během pracovního postupu můžete sledovat jeho průběh a v případě potřeby provádět úpravy z jediné centrální stránky Stav pracovního postupu.

  • Po dobu 60 dní od dokončení pracovního postupu je na této stránce Stav pracovního postupu stále k dispozici k neformální referenci seznam všech událostí pracovního postupu, ke kterým došlo během daného spuštění (neboli instance).

Pomocí pracovního postupu schválení můžete taky spravovat proces schválení obsahu pro seznam nebo knihovnu. Další informace najdete v tématu v tomto článku v segmentu řízení .

2. K čemu nelze pracovní postup Schválení použít?

Účastníci pracovního postupu Schválení nemají obvykle povoleno provádět změny revidované položky. Namísto toho mohou v průběhu instance pracovního postupu požádat o provedení změn položky. Chcete-li přidat pracovní postup, ve kterém účastníci vkládají komentáře a sledované změny do položky sami, naleznete další informace v článku Vše o pracovních postupech Shromáždit názory v části Viz také.

Navíc pracovních postupech schválení neumožňuje shromáždit podpisy. Pokud chcete pomocí pracovního postupu Shromáždit podpisy v dokumentu aplikace Microsoft Word, Microsoft Excelu sešitu nebo formuláře Microsoft Infopathu, najdete v článkuvše o pracovních postupech shromáždit podpisy, v části Viz také.

Na začátek segmentu

3. Kdo může používat tento typ pracovního postupu?

Přidání pracovního postupu    Ve výchozím nastavení musíte mít oprávnění Spravovat seznamy k Přidání pracovního postupu. (Skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat.)

Spuštění pracovního postupu    Taky ve výchozím nastavení potřebujete oprávnění Upravit položky spuštění pracovního postupu, který je už přidali. (Do skupiny členů a vlastníků skupiny obě oprávnění Upravit položky ve výchozím nastavení; skupiny návštěvníků webu nepodporuje.)

Vlastníci mohou také nakonfigurovat určité pracovní postupy tak, že mohou být spuštěny pouze členy skupiny Vlastníci. (Lze to provést zaškrtnutím políčka Ke spuštění pracovního postupu vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy na první stránce přidružovacího formuláře.)

Na začátek segmentu

4. Jak plánovat, přidávat, spouštět a udržovat tento typ pracovního postupu?

Základní fáze jsou:

  • Před spuštěním pracovního postupu (plánování, přidání, spuštění)   
    před přidáním pracovního postupu, budete místo, kam chcete přidat (pro jeden seznam nebo knihovnu, případně pro celou kolekci webů) a podrobnosti o tom, jak to funguje. Jste přidali a nakonfigurovali pracovního postupu, kdokoli s potřebným oprávněním pracovní postup spustit na určitou položku. Pracovní postup můžete také nastavit tak, aby automatickyspouštět. Automatické spuštění aktivací podle jednu či obě dvě spouštěcí události: Pokud všechny položky přidané do nebo vytvořené v seznamu nebo knihovně nebo při některé položky v seznamu nebo knihovně dojde ke změně.

  • BĚHEM spuštění pracovního postupu (provedení, sledování, upravte)   
    během spuštění pracovního postupu jednotlivé účastníky provedení přiřazených úkolů. Automatické připomenutí jsou odeslány účastníci, které splňují termíny úkolů. Mezitím průběhu pracovního postupu můžete sledovat z centrální stránky Stav pracovního postupu u této konkrétní instanci pracovního postupu. Úpravy pracovní postup je spuštěn půjde na stejnou stránku; a v případě potřeby pracovního postupu můžete zrušit nebo ukončení odtud.

  • Po spuštění pracovního postupu (Kontrola, sestavy, změny)   
    po dokončení pracovního postupu celou historii spustit (nebo instance) můžete si prohlédnout za posledních 60 dní na stránce Stav pracovního postupu. Na stejné stránce lze vytvořit statistické sestav na výkon tato verze pracovního postupu. Nakonec pokud je někdy něco, co, který chcete změnit způsob, jakým funkcí pracovního postupu, můžete otevřete a upravte Přidružovací formulář, který jste dokončili při prvním přidání pracovního postupu.

Následující vývojový diagram zobrazuje tyto fáze z pohledu uživatele, který přidává nový pracovní postup.

Pracovní postup

V tomto segmentu budou popsána potřebná rozhodnutí a informace, které bude nutné získat před přidáním verze pracovního postupu Schválení.

Pokud jste už vědět, jak přidat tento typ pracovního postupu a jenom potřebujete si připomenout, o konkrétních krocích, můžete přejít rovnou k odpovídajícímu segmentu Přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Části tohoto segmentu

  1. Šablony a verze

  2. Úvodní informace o přidružovacím formuláři

  3. Dvanáct otázek, na přijetí

1. Šablony a verze

Pracovní postupy dodávané se sharepointovými produkty slouží jako hlavní šablony. Na nich jsou založené jednotlivé konkrétní pracovní postupy, které přidáváte do seznamů, knihoven a kolekcí webů.

Vždy, když přidáváte pracovní postup Schválení, přidáváte ve skutečnosti verzi obecné šablony pracovního postupu Schválení. Každé verzi přidělíte vlastní název a vlastní nastavení, které zadáte v přidružovacím formuláři během přidávání dané verze. Takto můžete přidat více pracovních postupů, kdy všechny verze budou založeny na hlavní šabloně pracovního postupu Schválení, avšak každá verze bude pojmenována a přizpůsobena konkrétnímu způsobu použití.

Na následujícím obrázku byly přidány tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu Schválení – jedna pro všechny typy obsahu v jedné knihovně, druhá pro jediný typ obsahu v jedné knihovně a třetí pro jediný typ obsahu v celé kolekci webů.

Tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu Schválení

Na začátek segmentu

2. Úvodní informace o přidružovacím formuláři

Kdykoli přidáte novou verzi pracovního postupu založenou na jedné z obsažených šablon pracovních postupů, vyplníte přidružovací formulář, ve kterém zadáte, jak má nová verze pracovat.

V následující části najdete seznam otázek, které vás připraví na vyplnění přidružovacího formuláře. Nejprve si však formulář a jeho pole prohlédněte.

První stránka přidružovacího formuláře

První inicializační formulář

Druhá stránka přidružovacího formuláře

Formulář pro zadávání informací specifických pro spuštění

Pole v červeném rámečku na této druhé stránce jsou také obsažena v inicializačním formuláři, který se zobrazí při každém ručním spuštění pracovního postupu a kde je lze upravit pro toto jedno spuštění.

Na začátek segmentu

3. Dvanáct otázek, na které je třeba odpovědět

Jakmile budete mít odpovědi na všechny otázky v této části, můžete začít přidávat pracovní postup.

  1. Je to správný typ pracovního postupu?

  2. Jeden seznam či knihovna nebo celá kolekce webů? a jeden typ nebo všechny typy obsahu?

  3. Co je vhodný název?

  4. Seznamy úkolů a seznamy historie: existující nebo nové?

  5. Jak (a kdo) můžete tento být pracovní postup spuštěn?

  6. Typy obsahu, které dědí z tohoto typu taky dostanu tento pracovní postup?

  7. Účastníci: Kteří uživatelé a v jakém pořadí?

  8. Jaké další informace účastníci potřebují?

  9. Kdy mají být úkoly dokončeny?

  10. Pokud tento pracovní postup ukončen?

  11. Komu musí být odesláno oznámení?

  12. Bude tento pracovní postup řídit schválení obsahu?

01. Je toto správný typ pracovního postupu?

Existuje několik šablony pracovního postupu, které obsahují slovo 'Schválení' v jejich jména. Tento článek se týká šabloně pracovního postupu, která se zobrazí v nabídce jako schválení – SharePoint 2013. Pokud si nejste jistí, že tento typ pracovního postupu je pro vás tou nejlepší volbou, podívejte se zpět do segmentu informace v tomto článku. Další informace o další, které jsou dostupné šablony pracovního postupu naleznete v článku o pracovních postupech zahrnutých ve službě SharePoint; v části Viz také.

Na začátek segmentu

02. Jeden seznam či knihovna, nebo celá kolekce webů? (a) Jeden typ, nebo všechny typy obsahu?

Můžete zpřístupnit novou verzi pracovního postupu schválení pouze v jednom seznamu či knihovně, nebo může být k dispozici v celé kolekci webů.

  • Přidáte-li pracovní postup k jednomu seznamu či knihovně, můžete jej nastavit tak, aby byl spuštěn pro všechny typy obsahu, nebo pouze pro jeden typ obsahu.

  • Pokud však přidáte pracovní postup k celé kolekci webů, musíte jej nastavit tak, aby byl spuštěn pouze pro jeden typ obsahu.

Mapa kolekce webů se třemi vysvětlovanými způsoby přidání

Co je to typ obsahu?

Každý dokument nebo jiné položky uložené v knihovně nebo seznamu SharePoint patří do jedné nebo jiného typu obsahu. Typ obsahu může být jako základní a obecný jako dokument nebo Tabulku aplikace Excelnebo jako vysoce specializovaný jako Smlouva nebo Specifikace návrh. Některé typy obsahu jsou k dispozici v Sharepointových produktech ve výchozím nastavení, ale můžete můžete přizpůsobit tyto i přidejte další uživatele, které jste sami vytvořili.

Na začátek segmentu

03. Jaký je vhodný název?

Pojmenujte svou verzi pracovního postupu názvem, který:

  • Jednoznačně sděluje, k čemu pracovní postup slouží.

  • Jednoznačně odlišuje pracovní postup od ostatních.

Příklad

Představte si, že jste členem skupiny editorů. Vaše skupina chce použít dva různé pracovní postupy Schválení k řízení dokumentů odevzdaných externími přispěvateli.

  • Spuštěním prvního pracovního postupu pro každý odevzdaný dokument budete rozhodovat, zda jej přijmout do procesu úprav.

  • Po přijetí a úpravách předloženého dokumentu spustíte pro upravený koncept druhý pracovní postup, který bude rozhodovat, zda jej přijmout jako konečný.

První pracovní postup byste mohli nazvat Schválení přijetí odevzdávek a druhý Schválení konečného konceptu.

Tip : Jako i v jiných případech je vhodné vytvořit jednotné konvence pro zadávání názvů a zajistit, aby každý, kdo s pracovními postupy pracuje, byl s těmito konvencemi obeznámen.

Na začátek segmentu

04. Seznamy úkolů a seznamy historie: existující, nebo nové?

Pracovní postup může používat výchozí seznam úkolů a seznam historie webu nebo jiné existující seznamy, případně požadovat nové seznamy určené pro tento pracovní postup.

  • Pokud bude mít váš web mnoho pracovních postupů nebo jestliže budou některé pracovní postupy zahrnovat mnoho úkolů, zvažte možnost vyžadování nových seznamů pro každý pracovní postup. (Správa příliš dlouhých seznamů může snížit výkon. Udržování několika kratších seznamů je rychlejší a pro systém jednodušší než jednoho dlouhého.)

  • Jestliže budou úkoly a historie tohoto pracovního postupu obsahovat citlivé nebo důvěrné informace, které budete chtít udržovat odděleně od obecného seznamu úkolů, měli byste pro tento pracovní postup určitě požadovat nové oddělené seznamy. Po přidání pracovního postupu se ujistěte, že u těchto nových seznamů byla nastavena odpovídající oprávnění.

Na začátek segmentu

05. Jak (a kým) může být pracovní postup spuštěn?

Pracovní postup může být nastaven tak, že jej lze spustit pouze ručně, pouze automaticky nebo oběma způsoby:

  • Při ručním spuštění pracovního postupu Schválení pro určitý dokument či položku se zobrazí jiný, inicializační formulář. Ten obsahuje většinu nastavení z druhé stránky formuláře přidružení. Pokud tak uživatel, který pracovní postup spustí, chce změnit některé z těchto nastavení (pouze pro aktuální instanci), může tak učinit před spuštěním pracovního postupu.

  • Při automatickém spuštění není samozřejmě příležitost k zobrazení inicializačního formuláře, a proto je použito výchozí nastavení zadané ve formuláři přidružení bez jakýchkoli změn.

Následující obrázek znázorňuje rozdíl mezi ručním a automatickým spuštěním.

Porovnání formulářů pro ruční a automatické spuštění

Všechny změny provedené v inicializačním formuláři jsou použité pouze během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete změnit trvalé; výchozí nastavení pracovního postupu, upravte původní přidružovací formulář, způsobem popsaným v tomto článku v segmentu změnit .

Ruční spuštění

Jestliže povolíte ruční spuštění, může pracovní postup pro libovolnou použitelnou položku kdykoli spustit kdokoli s potřebným oprávněním.

Výhodou ručního spuštění je, že pracovní postup můžete vy nebo vaši spolupracovníci spustit pouze v případě potřeby a že máte při každém spuštění možnost změnit pomocí inicializačního formuláře některá nastavení.

Rychlý příklad:    Chcete-li spustit pracovní postup pouze pro položky, jejichž autorem je pisatel mimo vaši skupinu, potom použití pouze ručního spuštění umožňuje zabránit automatickému spuštění pro položky, jejichž autorem jste vy nebo členové vaší skupiny. (Alternativní řešení: Udržujte jeden seznam či knihovnu pro položky od autorů z vaší skupiny a oddělený seznam či knihovnu pro položky od všech ostatních autorů. Tímto způsobem budete moci spustit pracovní postup automaticky, avšak pouze v seznamu autorů, kteří nejsou z vaší skupiny.)

Základní nevýhodou ručních spuštění je, že si vždy někdo musí vzpomenout spustit pracovní postup pokaždé, když je to potřebné.

Automatická spuštění

Pracovní postup můžete nastavit tak, aby byl spuštěn automaticky některou z následujících událostí:

  • Některý z uživatelů se pokusí publikovat hlavní verzi položky.

  • V seznamu či knihovně je vytvořena nová položka, nebo je do seznamu či knihovny odeslána.

  • Dojde ke změně položky uložené v seznamu či knihovně.

Výhodou automatického spuštění je, že není nutné pamatovat na spouštění pracovního postupu. Spustí při každém výskytu spouštěcí události.

Rychlý příklad:    Pokud máte na starosti přesnost a vhodnost položek v seznamu, můžete do tohoto seznamu přidat pracovní postup Schválení a zadat sebe sama jako jediného účastníka. Pracovní postup můžete nastavit tak, aby byl automaticky spuštěn při každé změně položky v seznamu nebo při přidání nové položky. Tímto způsobem budete mít vždy přehled o aktuálním stavu položek.

Dvě nevýhody automatických spuštění:

  • Nelze zabránit spuštění pracovního postupu při každém výskytu spouštěcí události.

  • Není možné změnit nastavení na začátku jednotlivé instance.

Další informace o automatickém spuštění pracovního postupu schválení pokaždé, když někdo pokusí publikovat hlavní verzi položky naleznete v tomto článku v segmentu řízení .

Na začátek segmentu

06. Mohou typy obsahu zdědit pracovní postup od typu obsahu, k němuž byl pracovní postup přidán?

Možnost zdědit pracovní postup od typu obsahu, ke kterému pracovní postup přidáváte, máte pouze v případě, že přidáte pracovní postup k typu obsahu pro celou kolekci webů. Potom lze přidat pracovní postup ke všem ostatním typům obsahu v kolekci webů.

Poznámky

  • Operace, která přidává všechny další pracovní postupy, může trvat velmi dlouho.

  • Pokud byla u některých webů a podřízených webů, kde chcete daný pracovní postup přidat k dědícím typům obsahu, operace dědění přerušena, před spuštěním operace se přesvědčte, zda jste členem skupiny Vlastníci v každém z těchto webů či podřízených webů.

Na začátek segmentu

07. Účastníci: Kteří uživatelé a v jakém pořadí?

U všech uživatelů, kterým přiřadíte úkoly kontroly, je nutné zadat jejich jména nebo e-mailové adresy.

Jeden či více fází?    Můžete mít jenom jedna úloh Revize, nebo více fází. Pokud máte víc než jedna fáze proběhne jeden po druhém.

Paralelní recenze nebo sériové kontroly?    Pro účastníky v jedné oblasti můžete buď jejich revize úkoly přiřazeny všechny současně (paralelně) nebo úkoly revize přiřazen jeden po druhém (sériově) v pořadí, ve kterém označíte. Sériové možnost může být užitečné, pokud například nastavení pracovního postupu na konec po prvním odmítnutí, nebo pokud chcete, aby účastníci další dál budete moci prohlédnout poznámky z předchozích účastníky jako součást kontextu své recenze.

Příklad

Tento jednoduchý scénář ilustruje několik výhod použití více fází i sériových kontrol:

Představte si, že František přidá nový pracovní postup Schválení. Požaduje, aby jeho spolupracovníci Anna a Karel zkontrolovali každou položku před tím, než se dostane ke kontrole jemu. Chce také ukončit pracovní postup před svou vlastní kontrolou v případě, že Anna či Sean položku odmítnou. František může provést nastavení jedním ze dvou způsobů:

  • Pomocí sériové revize    ADAM nastaví seznámit sériové fáze jednoduchým jehož Anna a Svoboda jsou prvních dvou účastníky a je třetí; a vybere možnost Ukončit při prvním odmítnutí.
    v rámci tohoto ujednání Anna musí schválit položky před pracovníka úkol a potom Sean musí schválit položky před jeho ADAM úkol. Pokud položku odmítne Anna, Sean ani ADAM přiřadíte úkolu. a pokud schválí Anna ale Sean odmítne, pak je pracovní postup ukončen ještě před jeho ADAM revize úkol přiřazen vůbec.
    To, jak ADAM nastaví jeho revize sériové fáze jednou.
    Formulář se zvýrazněným nastavením sériové fáze
    Vybraná možnost Ukončit při prvním odmítnutí

  • Pomocí dvou fází:    Pokud ADAM požaduje Anna a Svoboda přidělovat své recenze najednou, takže Sean nemá být potřeba počkat Anna dokončete mohla mohli začít, si můžete nastavit dvou fází: v pracovním postupu: první paralelní fáze pro Anna a pracovníka recenze a druhé fáze samostatný pro vlastní revize. Znovu vybere možnost Ukončit při prvním odmítnutí. Druhé fáze nespustí, dokud nebude dokončena první fázi; Ano znovu Pokud Anna nebo Sean položku odmítne, je ADAM revize přiřadíte nikdy úkol.
    To, jak ADAM nastaví jeho dvoufázový paralelní revize.
    Formulář se zvýrazněným nastavením paralelní fáze
    Vybraná možnost Ukončit při prvním odmítnutí

Zde jsou uvedeny diagramy obou řešení.

Sériový pracovní postup a dvoufázový pracovní postup vedle sebe

Účastníky zvenčí    Je speciální procesu zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší organizace SharePoint. V tomto procesu člen webu funguje jako proxy pro něj.

Zde je uveden diagram tohoto procesu:

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Přiřadit jeden úkol celé skupině nebo každému členu skupiny?    Pokud zahrnete skupinu adresu nebo distribuční seznam mezi účastníci pracovního postupu, můžete mít části pracovního postupu přiřadit jeden úkolpro každého člena skupiny, nebo pouze jeden úkol celé skupiny najednou (ale přesto odeslat oznámení, která jeden úkol pro každého člena). Když přiřadí pouze jeden úkol celé skupině může každý člen skupiny převzetí a provedení této jeden úkol. (Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Na začátek segmentu

08. Jaké další informace účastníci potřebují?

Přidružovací formulář obsahuje textové pole, do kterého můžete přidat pokyny, podrobnosti o požadavku, zdroje a podobně.

Můžete sem zadat například následující dva údaje:

  • Kontaktní informace pro případ, že by měli účastníci potíže nebo dotazy.

  • Pokud je pracovní postup přiřadí pouze jeden úkol pro každou skupinu nebo distribuční seznam, zmínit tady, že jeden člen každé skupiny by měl převzetí úkolu před dokončením ho. Tímto způsobem ostatní členové skupiny není zbytečně tak, že na začátku stejný úkol. Najdete podrobné informace o převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno

Na začátek segmentu

09. Kdy mají být úkoly dokončeny?

Termín dokončení úkolů pracovního postupu můžete určit dvěma způsoby:

Pomocí kalendářního data:    Můžete zadat kalendářní datum, do kdy mají být všechny úkoly dokončeny.

  • Pokud nastavíte pracovní postup, aby se spouštěl automaticky, obvykle nepoužívejte tuto možnost. Je to proto datum hodnota, kterou zadáte nebude automaticky upraví samotné vzhledem k aktuálního data pokaždé, když pracovní postup spuštěn automaticky.

Pomocí doby trvání úkolu:    Můžete zadat počet dní, týdnů či měsíců, které jsou povoleny k provedení každého úkolu, počínaje datem přiřazení úkolu.

  • Datum termínu splnění přepíše zadanou dobu trvání úkolu. To znamená, že pokud je dnes 10. června a je mi dnes přiřazen úkol s třídenní dobou trvání, který však má také termín splnění 11. června, bude termín splnění úkolu 11. června (kalendářní datum) a nikoli 13. června (konec třídenní doby trvání).

Na začátek segmentu

10. Kdy je pracovní postup ukončen?

Chcete-li předejít ztrátě času stráveného zbytečnými kontrolami, můžete zvolit okamžité ukončení pracovního postupu (před zadaným datem nebo vypočítaným termínem splnění), když nastane jedna ze dvou událostí:

  • Kterýkoli z účastníků položku odmítne.

  • Položka se jakýmkoli způsobem změní.

Poznámka :  Pracovní postup nelze spustit pro položku, která je právě rezervována. Po spuštění pracovního postupu však lze položku, která má být kontrolována, rezervovat a tím ji chránit před změnami. (Dokud však není položka opět vrácena, nelze u ní spustit žádný pracovní postup.)

Na začátek segmentu

11. Komu musí být odesláno oznámení?

Do pole Kopie na druhé stránce přidružovacího formuláře můžete zadat jména či adresy všech uživatelů, kterým by mělo být odesláno oznámení při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

  • Zadání jména do tohoto pole nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu danému uživateli.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Jestliže je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Na začátek segmentu

12. Bude pracovní postup řídit schválení obsahu?

Můžete mít seznamy či knihovny, v nichž se má u nových položek či nových verzí stávajících položek kontrolovat přesnost jejich obsahu, nebo zda mají vhodnou formu či styl před tím, než je budou moci zobrazit všichni uživatelé, kteří mají k seznamu přístup. Tento typ kontrolního procesu se nazývá schválení obsahu.

V Sharepointových produktech můžete pracovní postup schválení aby schválení obsahu proces ještě zjednodušit a zefektivnit. Další informace najdete v tématu segmentu řízení schválení obsahu v tomto článku.

Další krok

-Li začít přidávat nový pracovní postup schválení do seznamu, knihovny či kolekce webů, přejděte k odpovídajícímu segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Můžete mít seznamy a knihovny, v nichž se má u nových položek či nových verzí stávajících položek kontrolovat přesnost jejich obsahu, nebo zda mají vhodnou formu či styl před tím, než je budou moci zobrazit všichni uživatelé, kteří mají k seznamu přístup. Tento typ kontrolního procesu se nazývá schválení obsahu.

V sharepointových produktech můžete řídit schválení obsahu ručně, bez pracovního postupu, ale sharepointový pracovní postup Schválení může tenhle proces ještě zjednodušit a zefektivnit.

Pokud už nejste obeznámení s funkcemi správy verzí a schválení obsahu v sharepointových produktech, doporučujeme se nejprve seznámit s následujícími články:

V pracovním postupu Schválení můžete řídit proces schválení obsahu dvěma způsoby. Každý z nich je spojen s jedním ovládacím prvkem v přidružovacím formuláři, který vyplňujete při prvním přidání pracovního postupu. Pracovní postup můžete použít pro jeden nebo oba druhy řízení.

Řízení publikace hlavní verze

V oblasti Možnosti spuštění na první stránce přidružovacího formuláře je k dispozici možnost Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze položky. Mějte na paměti několik skutečností:

  • Tato možnost je dostupná pouze pro pracovní postup Schválení, který je spuštěn pro všechny typy obsahu v jednou seznamu či knihovně, a nikoli pro všechny pracovní postupy spuštěné pro položky pouze jednoho typu obsahu.

  • Aby byla tato možnost dostupná, musí být na stránce Nastavení správy verzí povoleno schválení obsahu seznamu či knihovny a na stejné stránce musí být vybrána možnost Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty).

  • Pokud vyberete tuto možnost, nebudou dostupné dvě následující možnosti: Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky a Spustit tento pracovní postup při změně položky.

  • Pokud vyberete tuto možnost, bude pracovní postup pro položku spuštěn pouze v případě pokusu o publikování hlavní verze dané položky.

  • Jeden seznam či knihovna může obsahovat pouze jeden pracovní postup Schválení, který se používá ke schválení publikace hlavních verzí. Pokusíte-li se určit pro tuto funkci ve stejném seznamu či knihovně druhý pracovní postup, zobrazí se výzva k výběru jednoho z nich.

Řízení bez správy verzí

V oblasti Povolit schválení obsahu na druhé stránce přidružovacího formuláře je k dispozici možnost Aktualizuje stav schválení po dokončení pracovního postupu (použijte tento pracovní postup k řízení schvalování obsahu).

Tato možnost je ve formuláři dostupná bez ohledu na to, zda je nebo není v seznamu či knihovně požadováno schválení obsahu. V obou případech je hodnota v poli Schválení pro položku aktualizována na základě výsledků pracovního postupu.

Pomocí této možnosti můžete:

  • vždy spustit pracovní postup ručně nebo

  • zvolit jednu nebo více možností automatického spuštění na první stránce přidružovacího formuláře nebo

  • povolit automatické i ruční spuštění.

Řízení obsahu u webů určených pro publikování webů

Řízení obsahu je specializovaný proces používaný u webů, které publikují stránky na web. V souladu s tím je dostupný specializovaný pracovní postup Schválení publikování používaný na webech publikování i webová šablona (s názvem Web Publikování s pracovním postupem), která obsahuje verzi pracovního postupu už přizpůsobenou k použití pro publikování na webu.

Další krok

-Li začít přidávat nový pracovní postup schválení do seznamu, knihovny či kolekce webů, přejděte k odpovídajícímu segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Pokud ještě nejste ničím novým a přidání pracovních postupů, může být užitečné před pokračováním pomocí kroků uvedených v tomto segmentu: kontrolujte segmentu informace a v tomto článku v segmentu plánování .

Části tohoto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. Než začnete

Před přidáním pracovního postupu je nutné mít v pořádku následující:

E-mail:    Aby bylo možné v pracovním postupu odesílat e-mailová oznámení a připomenutí, musí být na webu služby SharePoint povoleno použití e-mailu. Pokud si nejste jisti, zda byl již povolen, obraťte se na správce služby SharePoint.

Oprávnění    Nastavení výchozí Sharepointu vyžaduje oprávnění Spravovat seznamy přidáte pracovní postupy pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat. Další informace o oprávněních najdete v tématu segmentu informace v tomto článku.)

Na začátek segmentu

2. Přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro které chcete přidat pracovní postup.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Poznámka : Název karty se může lišit v závislosti na typu seznamu nebo knihovny. V seznamu kalendáře se například jedná o kartu Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu zadejte v části Zobrazit přidružení pracovních postupů tohoto typu, jestli chcete spustit pracovní postup u dokumentu, seznamu nebo složky a klikněte na Přidat pracovní postup.

  5. Vyplňte první stránku přidružovacího formuláře.
    (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

Přidání základních informací pracovního postupu s vyznačenými oddíly

Popisek číslo jedna

Typ obsahu

Zachovejte výchozí výběr Vše, nebo vyberte specifický typ obsahu.

Popisek číslo dvě

Šablona

Vyberte šablonu Schválení – SharePoint 2013.

Poznámka :  Pokud se šablona Schválení – SharePoint 2013 v seznamu nezobrazí, obraťte se na správce SharePointu s požadavkem na její aktivaci pro vaší kolekci webů nebo pracovní prostor.

Popisek číslo tři

Název

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název bude sloužit uživatelům seznamu či knihovny k identifikaci tohoto pracovního postupu.

Návrhy pojmenování pracovní postup v tématu v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který má být použit pro tento pracovní postup. Můžete vybrat stávající seznam úkolů nebo vytvořit nový seznam kliknutím na možnost Nový seznam úkolů.

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo pět

Seznam historie

Vyberte seznam historie, který se má použít pro tenhle pracovní postup. Buď můžete vybrat některý ze stávajících seznamů, nebo kliknout na Historie pracovního postupu (nová) a nechat vytvořit nový.

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo šest

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze spustit tento pracovní postup.

Další informace o výběru možností spuštění naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Informace o používání pracovní postup řídit schválení obsahu, včetně publikace hlavních verzí naleznete v tomto článku v segmentu řízení .

  • Všimněte si, že možnost Spustit tento pracovní postup schválení publikování hlavní verze položky  nemá zobrazí, pokud přidáváte pracovního postupu pro pouze jeden typ obsahu.

  • Všimněte si také, že pokud zaškrtnete políčko Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze položky, budou následující dvě zaškrtávací políčka nedostupná.

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti v tomto formuláři podle potřeby, klikněte na možnost Další.

  2. Vyplňte druhou stránku přidružovacího formuláře.
    (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

    Poznámka : Produkty SharePointu nabízí při každém ručním spuštění pracovního postupu několik možností  (čísla jedna až sedm na následujícím obrázku, od oddílu Schvalovatelé až po oddíl Kopie)  téhle druhé stránky přidružovacího formuláře. Uvedené možnosti tak můžete měnit pouze pro tuto jednu instanci.

Výchozí hodnoty pro přidání pracovního postupu s vyznačenými poli

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Zadejte jména či adresy uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Budou-li úkoly přiřazovány postupně po jednom (sériově)   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně),   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud přiřazujete úkol někomu mimo vaši organizaci služby SharePoint   
    Další informace o zahrnutí účastníků, naleznete v tomto článku v segmentu Dokončeno .

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Zadejte, zda mají být úkoly přiřazeny postupně po jednom (sériově), nebo všechny současně (paralelně).

Další informace o používání sériového nebo paralelního pořadí naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za první fázi, kterou jste právě nakonfigurovali, můžete přidat jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalit skupiny

  • Chcete-li přiřadit jeden úkol každému členu každé skupiny, kterou jste zadali v poli Přiřadit, zaškrtněte toto políčko. (Každému členu skupiny bude odesláno oznámení o úkolu a každý člen bude muset provést vlastní úkol.)

  • Mít jenom jeden úkol přiřazen k jednotlivým celé skupiny najednou, které jste zadali v poli přiřaditzrušte toto políčko. (Každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale můžete jeden člen převzetí a provedení jeden úkol celé skupině. Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo pět

Žádost o

Jakýkoli text zadaný do tohoto pole bude zahrnut do každého oznámení o úkolu odeslaného v pracovním postupu. Nezapomeňte uvést všechny další pokyny nebo zdroje, které mohou účastníci potřebovat, například:

  • Kontaktní informace.

  • V případě potřeby upozornění o jednoho úkolu přiřazeného celé skupiny nebo distribuční seznamy. (Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doby trvání úkolů

Zadejte konečný termín splnění pro celý pracovní postup a počet dní, týdnů či měsíců od doby přiřazení povolených na provedení každého úkolu.

  • Bude-li daný pracovní postup někdy spuštěn automaticky, je obvykle vhodné ponechat pole Termín splnění všech úkolů prázdné a stanovit termín splnění pomocí dvou polí doby trvání. Pokud spustíte pracovní postup ručně, můžete vždy zadat přesný termín splnění v inicializačním formuláři.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy doby trvání úkolů, naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

KOPIE

Zadejte jména či e-mailové adresy všech uživatelů, kterým by mělo být odesláno oznámení o každém spuštění a ukončení pracovního postupu.

  • Zadání jména do tohoto pole nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Jestliže je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Popisek číslo osm

Ukončení pracovního postupu

Vyberte některou, obě, popřípadě žádnou z těchto možností.

Další informace o těchto možnostech naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo devět

Povolit schválení obsahu

Pokud budete tento pracovní postup používat ke správě schválení obsahu, zaškrtněte toto políčko.

Další informace o používání pracovní postup řídit schválení obsahu, včetně publikace hlavních verzí naleznete v tomto článku v segmentu řízení .

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti na této stránce podle potřeby, kliknutím na možnost Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Pokud ještě nejste ničím novým a přidání pracovních postupů, může být užitečné před pokračováním pomocí kroků uvedených v tomto segmentu: kontrolujte segmentu informace a v tomto článku v segmentu plánování .

Části tohoto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. Než začnete

Před přidáním pracovního postupu je nutné mít v pořádku následující:

E-mail:    Aby bylo možné pro pracovní postup odesílat e-mailem oznámení a připomenutí, musí být na webu použití e-mailu povolené. Pokud si nejste jistí, jestli to tak je, zeptejte se správce SharePointu.

Oprávnění    Nastavení výchozí Sharepointu vyžaduje oprávnění Spravovat seznamy přidáte pracovní postupy pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat. Další informace o oprávněních najdete v tématu segmentu informace v tomto článku.)

Na začátek segmentu

2. Přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů (nikoli na domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie pro návrháře na Typy obsahu webu.

  4. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, u kterého chcete přidat pracovní postup.

    Poznámka :  Pracovní postup přidaný k celé kolekci webů musí být přidán u položek pouze jednoho typu obsahu.

    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

    1. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v části Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.
      Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

    2. Na stránce nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat pracovní postup.
      Odkaz Přidat pracovní postup

    3. Vyplňte první stránku přidružovacího formuláře.
      (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

Stránka nastavení pracovního postupu

Popisek číslo jedna

Šablona

Vyberte šablonu Schválení – SharePoint 2013.

Poznámka :  Pokud se šablona Schválení – SharePoint 2013 v seznamu nezobrazí, obraťte se na správce SharePointu s požadavkem na její aktivaci pro vaší kolekci webů nebo pracovní prostor.

Popisek číslo dvě

Název

Zadejte název pro tento pracovní postup. Název bude sloužit uživatelům této kolekce webů k identifikaci tohoto pracovního postupu.

Návrhy pojmenování pracovní postup v tématu v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Seznam úkolů

Vyberte seznam úkolů, který má být použit pro tento pracovní postup. Můžete vybrat stávající seznam úkolů nebo vytvořit nový seznam kliknutím na možnost Nový seznam úkolů.

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Seznam historie

Vyberte seznam historie, který se má použít pro tenhle pracovní postup. Buď můžete vybrat některý ze stávajících seznamů, nebo kliknout na Historie pracovního postupu (nová) a nechat vytvořit nový.

Další informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (namísto výběru již existujícího) najdete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo pět

Možnosti spuštění

Určete způsob nebo způsoby, jakými lze spustit tento pracovní postup.

Další informace o výběru možností spuštění naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo šest

Přidat tento pracovní postup k podřízeným typům obsahu?

Zadejte, zda má být tento pracovní postup přidán (přidružen) ke všem ostatním typům obsahu webů a seznamů, které dědí vlastnosti z tohoto typu obsahu.

  • Operace, která provádí toto dodatečné přidávání, může trvat velmi dlouho.

  • Pokud byla u některých webů a podřízených webů, kde chcete daný pracovní postup přidat k dědícím typům obsahu, operace dědění přerušena, před spuštěním operace se přesvědčte, zda jste členem skupiny Vlastníci v každém z těchto webů či podřízených webů.

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti na této stránce podle potřeby, klikněte na možnost Další.

  2. Vyplňte druhou stránku přidružovacího formuláře.
    (Pokyny jsou uvedeny za ilustrací.)

    Poznámka : Produkty SharePointu nabízí při každém ručním spuštění pracovního postupu několik možností  (čísla jedna až sedm na následujícím obrázku, od oddílu Schvalovatelé až po oddíl Kopie)  téhle druhé stránky přidružovacího formuláře. Uvedené možnosti tak můžete měnit pouze pro tuto jednu instanci.

Výchozí hodnoty pro přidání pracovního postupu s vyznačenými poli

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Zadejte jména či adresy uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Budou-li úkoly přiřazovány postupně po jednom (sériově)   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém chcete tyto úkoly přiřadit.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně),   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud přiřazujete úkol někomu mimo vaši organizaci služby SharePoint   
    Další informace o zahrnutí účastníků, naleznete v tomto článku v segmentu Dokončeno .

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Zadejte, zda mají být úkoly přiřazeny postupně po jednom (sériově), nebo všechny současně (paralelně).

Další informace o používání sériového nebo paralelního pořadí naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za první fázi, kterou jste právě nakonfigurovali, můžete přidat jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalit skupiny

  • Chcete-li přiřadit jeden úkol každému členu každé skupiny, kterou jste zadali v poli Přiřadit, zaškrtněte toto políčko. (Každému členu skupiny bude odesláno oznámení o úkolu a každý člen bude muset provést vlastní úkol.)

  • Mít pouze jeden úkol přiřazen každýcelé skupiny najednou, které jste zadali v poli přiřadit, zrušte zaškrtnutí políčka. (Každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale můžete jeden člen převzetí a provedení jeden úkol celé skupině. Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo pět

Žádost o

Jakýkoli text zadaný do tohoto pole bude zahrnut do každého oznámení o úkolu odeslaného v pracovním postupu. Nezapomeňte uvést všechny další pokyny nebo zdroje, které mohou účastníci potřebovat, například:

  • Kontaktní informace.

  • V případě potřeby upozornění o jednoho úkolu přiřazeného celé skupiny nebo distribuční seznamy. (Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doby trvání úkolů

Zadejte konečný termín splnění pro celý pracovní postup a počet dní, týdnů či měsíců od doby přiřazení povolených na provedení každého úkolu.

  • Bude-li daný pracovní postup někdy spuštěn automaticky, je obvykle vhodné ponechat pole Termín splnění všech úkolů prázdné a stanovit termín splnění pomocí dvou polí doby trvání. Pokud spustíte pracovní postup ručně, můžete vždy zadat přesný termín splnění v inicializačním formuláři.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy doby trvání úkolů, naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

KOPIE

Zadejte jména či e-mailové adresy všech uživatelů, kterým by mělo být odesláno oznámení o každém spuštění a ukončení pracovního postupu.

  • Zadání jména do tohoto pole nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, obdrží uživatel, který jej spustil, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

  • Jestliže je pracovní postup spuštěn automaticky, obdrží uživatel, který jej původně přidal, oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musel být zadán v tomto poli.

Popisek číslo osm

Ukončení pracovního postupu

Vyberte některou, obě, popřípadě žádnou z těchto možností.

Další informace o těchto možnostech naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo devět

Povolit schválení obsahu

Pokud budete tento pracovní postup používat ke správě schválení obsahu, zaškrtněte toto políčko.

Další informace o používání pracovní postup řídit schválení obsahu, včetně publikace hlavních verzí naleznete v tomto článku v segmentu řízení .

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti na této stránce podle potřeby, kliknutím na možnost Uložit vytvořte pracovní postup.

SharePoint vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Další krok

Pokud budete připraveni, přejděte na tohoto článku v segmentu spuštění a spuštěním první instance otestujte nový pracovní postup.

Pracovní postup může být nastaven tak, že jej lze spustit pouze ručně, pouze automaticky nebo oběma způsoby:

  • Ručně kdykoli a kdokoli s potřebným oprávněním.

  • Automaticky při každém výskytu spouštěcí události zadané. To znamená když položky se přidá do seznamu nebo knihovně, nebo když položky v seznamu dojde ke změně žádným způsobem, nebo když se někdo pokusí publikovat hlavní verzi položky).
    (Spouštěcí události nebo události jsou v jazyku první stránka přidružovacího formuláře během původní přidružovací a konfigurace pracovního postupu. Další informace naleznete v tomto článku v segmentu plánování .)

Poznámka :  Pracovní postup nelze spustit pro položku, která je právě rezervována. Po spuštění pracovního postupu však lze položku, která má být kontrolována, rezervovat a tím ji chránit před změnami. (Dokud však není položka opět vrácena, nelze u ní spustit žádný pracovní postup.)

Části tohoto segmentu

  1. Automatické spuštění pracovního postupu

  2. Ruční spuštění pracovního postupu

  3. Ruční spuštění ze seznamu nebo knihovny

  4. Ruční spuštění z aplikace Microsoft Office

1. Automatické spuštění pracovního postupu

Pokud je pracovní postup nakonfigurován tak, aby se spouštěl automaticky, potom je při každém výskytu spouštěcí události pracovní postup spuštěn pro položku, která spuštění vyvolala.

Pracovní postup po spuštění přiřadí první úkol nebo úkoly a odešle oznámení o úkolu všem uživatelům, kterým je úkol přiřazen. Odešle také oznámení o spuštění (odlišné od oznámení o úkolech) uživateli, který pracovní postup původně přidal, a všem uživatelům uvedeným v poli Kopie na druhé stránce přidružovacího formuláře.

Poznámka : Po přidání nového pracovního postupu, který se spustí automaticky se pole Termín splnění všech úkolů na druhé stránce přidružovacího formuláře má obvykle zůstat prázdná, protože libovolná hodnota explicitní datum uvedené nějaké získané "t automaticky přizpůsobí vzhledem k datum, kdy pracovní postup je spuštěn pokaždé, když. Další informace najdete v tématu v tomto článku v segmentu plánování .

Na začátek segmentu

2. Ruční spuštění pracovního postupu

Poznámka týkající se oprávnění    Obvykle musíte mít oprávnění Upravit položky spuštění pracovního postupu. (Ve výchozím nastavení, do skupiny členů a vlastníků skupiny jak smíte tento, nikoli však skupiny návštěvníků webu. Ale některé vlastníky můžete taky zvolit, na základě pracovní postup tak, že pracovní postup vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy pro lidi, kteří spuštění pracovního postupu. Výběrem této možnosti vlastníci v podstatě použít, pouze jejich a jiných vlastníků můžete pustit do určitého pracovního postupu. Další informace najdete v tématu segmentu informace v tomto článku.)

Spuštění ze dvou míst

Pracovní postup je možné ručně spustit z některého ze dvou míst:

  • Ze seznamu či knihovně, kde je položka uložena

  • z do položky samotnéotevřené v aplikaci Microsoft Office, ve kterém byl vytvořen. (Vezměte v úvahu, že to musí být nainstalované aplikaci a ne verze webové aplikace.)

Zbývající dva oddíly v tomto segmentu obsahují pokyny pro obě metody.

Na začátek segmentu

3. Ruční spuštění ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte k seznamu či knihovně, kde je uložena položka, u které chcete pracovní postup spustit.

  2. Klikněte na tři tečky vedle názvu položky a kliknutím na tři tečky v dialogu otevřete nabídku položky. Potom klikněte v rozevírací nabídce na Pracovní postupy.

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části Spustit nový pracovní postup, klikněte na pracovní postup, který chcete spustit.
    Odkaz na spuštění pracovního postupu

  4. V inicializačním formuláři na stránce Změnit pracovní postup proveďte všechny změny, které chcete použít v této konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka : Změny, které tady, v inicializačním formuláři jsou použité pouze během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete proveďte požadované změny se projeví pokaždé, když je pracovní postup spuštěn nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které nejsou k dispozici v tomto formuláři, najdete v článku segment Změna tohoto článku.

Inicializační formulář

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Proveďte libovolné změny v seznamu uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Pokud budou úkoly přiřazovány postupně po jednom   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně,   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud přiřazujete úkol někomu mimo vaši organizaci služby SharePoint   
    Další informace o zahrnutí účastníků, naleznete v tomto článku v segmentu Dokončeno

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že zadání určující, zda mají být úkoly přiřazovány postupně po jednom (sériově) nebo všechny najednou (paralelně), odpovídá vašim požadavkům.

Další informace o používání sériového nebo paralelního pořadí naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za fázi či fáze, které jsou již nakonfigurovány, přidejte jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalit skupiny

  • Chcete-li přiřadit jeden úkol každému členu každé skupiny, kterou jste zadali v poli Přiřadit, zaškrtněte toto políčko. (Každému členu skupiny bude odesláno oznámení o úkolu a každý člen bude muset provést vlastní úkol.)

  • Mít jenom jeden úkol přiřazen k jednotlivým celé skupiny najednou, které jste zadali v poli přiřaditzrušte toto políčko. (Každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale můžete jeden člen převzetí a provedení jeden úkol celé skupině. Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo pět

Žádost o

Jakýkoli text zadaný do tohoto pole bude zahrnut do každého oznámení o úkolu odeslaného v pracovním postupu. Nezapomeňte uvést všechny další pokyny nebo zdroje, které mohou účastníci potřebovat, například:

  • Kontaktní informace pro otázky a problémy

  • V případě potřeby upozornění o jednoho úkolu přiřazeného celé skupiny nebo distribuční seznamy (najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doby trvání úkolů

Zadejte konečný termín splnění pro celý pracovní postup a počet dní, týdnů či měsíců od doby přiřazení povolených na provedení každého úkolu.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy doby trvání úkolů, naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

KOPIE

Přidejte nebo odeberte jména či adresy podle potřeby. Nezapomeňte, že:

  • Zadání jména do tady nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Protože spouštíte pracovní postup ručně, bude vám doručeno oznámení o spuštění a ukončení pracovního postupu bez ohledu na to, zda jste či nejste uvedeni v tomto poli.

  1. Jakmile nastavíte všechny možnosti v inicializačním formuláři podle potřeby, kliknutím na možnost Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol či úkoly a odešle oznámení o spuštění vám a všem adresátům uvedeným v poli Kopie inicializačního formuláře.

Na začátek segmentu

4. Ruční spuštění z aplikace systému Microsoft Office

  1. Ve svém počítači otevřete položku v nainstalované aplikaci Office.

  2. V otevřené položce klikněte na kartu Soubor, klikněte na příkaz Uložit a odeslat a pak klikněte na pracovní postup, který chcete pro položku spustit.

  3. Pokud se zobrazí následující zpráva s informací, že pracovní postup vyžaduje vrácení souboru se změnami, klikněte na tlačítko Vrátit se změnami.

  4. Klikněte na velké tlačítko Zahájit pracovní postup.

  5. V inicializačním formuláři na stránce Změnit pracovní postup proveďte všechny změny, které chcete použít v téhle konkrétní instanci pracovního postupu.

    Poznámka :  Změny provedené v tomhle inicializačním formuláři se použijí jen v průběhu aktuální instance pracovního postupu. Jestli chcete provést změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, které se v tomhle formuláři nezobrazují, přečtěte si segment ZMĚNA v tomhle článku.

    Inicializační formulář

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Proveďte libovolné změny v seznamu uživatelů, kterým chcete v pracovním postupu přiřadit úkoly.

  • Budou-li úkoly přiřazovány postupně po jednom (sériově)   
    zadejte jména či adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně),   
    na pořadí jmen či adres nezáleží.

  • Pokud přiřazujete úkol někomu mimo vaši organizaci služby SharePoint   
    Další informace o zahrnutí účastníků, naleznete v tomto článku v segmentu Dokončeno .

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že zadání určující, zda mají být úkoly přiřazovány postupně po jednom (sériově) nebo všechny najednou (paralelně), odpovídá vašim požadavkům.

Další informace o používání sériového nebo paralelního pořadí naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo tři

Přidat novou fázi

Za fázi či fáze, které jsou již nakonfigurovány, přidejte jakékoli další fáze.

  • Chcete-li odstranit celou fázi, klikněte na ni v poli Přiřadit a poté stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o používání více fází naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo čtyři

Rozbalit skupiny

  • Chcete-li přiřadit jeden úkol každému členu každé skupiny, kterou jste zadali v poli Přiřadit, zaškrtněte toto políčko. (Každému členu skupiny bude odesláno oznámení o úkolu a každý člen bude muset provést vlastní úkol.)

  • Mít jenom jeden úkol přiřazen k jednotlivým celé skupiny najednou, které jste zadali v poli přiřaditzrušte toto políčko. (Každý člen skupiny dostanou oznámení o úkolu, ale můžete jeden člen převzetí a provedení jeden úkol celé skupině. Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo pět

Žádost o

Jakýkoli text zadaný do tohoto pole bude zahrnut do každého oznámení o úkolu odeslaného v pracovním postupu. Nezapomeňte uvést všechny další pokyny nebo zdroje, které mohou účastníci potřebovat, například:

  • Kontaktní informace pro otázky a problémy

  • V případě potřeby upozornění o jednoho úkolu přiřazeného celé skupiny nebo distribuční seznamy. (Najdete pokyny k převzetí úkolu skupiny v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

Popisek číslo šest

Termíny splnění a doby trvání úkolů

Zadejte konečný termín splnění pro celý pracovní postup a počet dní, týdnů či měsíců od doby přiřazení povolených na provedení každého úkolu.

Další informace o tom, kdy používat termíny splnění a kdy doby trvání úkolů, naleznete v tomto článku v segmentu plánování .

Popisek číslo sedm

KOPIE

Přidejte nebo odeberte jména či adresy podle potřeby. Nezapomeňte, že:

  • Zadání jména do tohoto pole nemá za následek přiřazení úkolu pracovního postupu.

  • Protože spouštíte pracovní postup ručně, bude vám doručeno oznámení o spuštění a ukončení pracovního postupu bez ohledu na to, zda jste či nejste uvedeni v tomto poli.

  1. Jakmile nastavíte možnosti v inicializačním formuláři podle potřeby, kliknutím na možnost Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol či úkoly a odešle oznámení o spuštění vám a všem adresátům uvedeným v poli Kopie inicializačního formuláře.

Další krok

  • Pokud při prvním spuštění tento pracovní postup, může ostatním účastníkům potřebujete pomoc a informace k provedení přiřazených úkolů. (Může být užitečné v tomto článku v segmentu Dokončeno .)

  • Je též vhodné ověřit, zda účastníci přijímají e-mailová oznámení, zvláště zda nejsou tato oznámení nesprávně zpracována filtry nevyžádané pošty.

  • A může mít samozřejmě jeden či více úkolů pracovního postupu dokončete sami. Přejděte k segmentu Dokončeno v tomto článku najdete informace o tom, jak vyplňovat.

  • Informace o tom, jak jste měli přehled o mezitím průběh aktuální instance pracovního postupu, přejděte k segmentu Sledování v tomto článku.

Pokud je to nyní poprvé, kdy vám byl přiřazen úkol v pracovním postupu Schválení, může být před provedením úkolu užitečné přečíst si v tomto článku celý tento segment. Seznámíte se tak se všemi možnostmi, které budete mít k dispozici.

Poznámka : Jestliže víte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu, avšak ve vaší schránce doručené pošty se nezobrazila žádná e-mailová zpráva s oznámením, ujistěte se, že oznámení nebylo chybě přesměrováno filtrem nevyžádané pošty. Pokud ano, upravte odpovídajícím způsobem nastavení filtru.

Nejprve se ujistěte, že máte správný článek.

Různé typy pracovních postupů vyžadují v rámci úkolu různé akce.

Nejprve se proto přesvědčte, že úkol, který vám byl přiřazen, je skutečně úkol pracovního postupu Schválení a nikoli úkol jiného typu pracovního postupu.

Vyhledejte text Schvalte dokument v některém z následujících umístění:

  • Na řádku Předmět oznámení o úkolu
    Oznámení o úkolu s vyznačeným textem Schvalte dokument

  • Na panelu zpráv v položce, která má být zkontrolována
    Kontrolovaná položka s vyznačeným textem Schvalte dokument

  • V názvu úkolu na stránce Stav pracovního postupu
    Úkol v seznamu stránky Stav pracovního postupu s vyznačeným textem Schvalte dokument

Pokud nevidíte text prosím schválit v těchto umístěních, obraťte se na osobu začít nebo původně přidal pracovní postup zjištění, které je založeno na šablonu pracovního postupu, nebo zda je vlastní pracovní postup. Odkazy na články o tom, jak používat jiné typy pracovních postupů obsažených v Sharepointových produktech v části Viz také v tomto článku najdete.

Pokud úkol je součástí pracovního postupu Schválení, pokračujte ve čtení.

Části tohoto segmentu

  1. Přehled procesu

  2. Přechod k položce a formuláři úkolu z oznámení o úkolu

  3. Přístup k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

  4. Kontrola položky:

  5. Vyplnit a odeslat formulář úkolu

  6. Oznámení o zpoždění

  7. Převzetí a provedení úkolu skupiny (volitelné)

  8. Požadavek na změnu položky (volitelné)

  9. Přiřazení úkolu schválení jinému uživateli (volitelné)

  10. Provedení úkolu jménem externí účastník (volitelné)

1. Přehled procesu

Pokud je vám v pracovním postupu přiřazen úkol, obvykle se o něm dozvíte jedním ze tří způsobů:

  • Obdržíte e-mailové oznámení o úkolu.

  • Otevřete dokument systému Microsoft Office, ve kterém je na panelu zpráv zobrazena informace, že vám byl přiřazen související úkol.

  • Podíváte se na web služby SharePoint a zjistíte, že máte aktuálně přiřazen jeden či více úkolů.

Po zjištění, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu Schválení, obvykle provedete dva kroky:

  • Kontrola položky:    Zjistíte, zda můžete či nemůžete schválit položku v jejím aktuálním stavu.

  • Provedení úkolu:    Pomocí formuláře úkolu odešlete výsledky své kontroly.

Součástí provedení úkolu jsou proto často následující tři položky:

  • Oznámení (které obdržíte jako e-mailovou zprávu)

  • Položka odeslaná k vašemu schválení (kterou otevřete a zkontrolujete)

  • Formulář úkolu (který otevřete, vyplníte a odešlete)

Tyto tři položky jsou zobrazeny na následujících ilustracích.

Oznámení, kontrolovaná položka a formulář úkolu

Poznámka : Tlačítko Otevřít tento úkol se na pásu karet v oznámení o úkolu zobrazí pouze v případě, že je zpráva otevřena v plné nainstalované verzi aplikace Outlook. Pokud je zpráva otevřena ve webové aplikaci Outlook Web Access, nebude tlačítko zobrazeno.

Na začátek segmentu

2. Přechod k položce a formuláři úkolu z oznámení o úkolu

Postupujte následujícím způsobem:

  1. V oznámení úkolu klikněte v pokynech pod nadpisem Dokončení tohoto úkolu vyžaduje na odkaz na položku.

  2. V otevřené položce klikněte na tlačítko Otevřít tento úkol na panelu zpráv.

Otevření položky a formuláře úkolu z e-mailového oznámení

Poznámka : Tlačítko Otevřít tento úkol se na pásu karet v oznámení o úkolu zobrazí pouze v případě, že je zpráva otevřena v plné nainstalované verzi aplikace Outlook. Pokud je zpráva otevřena ve webové aplikaci Outlook Web Access, nebude tlačítko zobrazeno.

Na začátek segmentu

3. Přechod k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

Postupujte následujícím způsobem:

  1. V seznamu či knihovně, kde je kontrolovaná položka uložena, klikněte na odkaz Průběh související s položkou a pracovním postupem.

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu.

  3. Ve formuláři úkolu klikněte na panelu zpráv Tento úkol pracovního postupu platí pro na odkaz na položku.

Otevření položky a formuláře úkolu ze seznamu či knihovny

Na začátek segmentu

4. Kontrola položky

V tomto příkladu je položka dokument aplikace Microsoft Word.

Tip : Pokud se jedná úkolu skupiny – to znamená jednoho úkolu přiřazeno celou skupinu nebo distribuční seznam, takže členem jedinou skupinu můžete dokončit úkol pro celou skupinu, je vhodné převzít úkol před kontrola položky. Tak snížit šanci, že jiného člena skupiny také přečtěte si článek. Pokyny najdete v tématu oddílu 7 v tomto segmentu převzít a provedení úkolu skupiny.

Položka otevřená pro kontrolu se zobrazenými žlutými panely

Všimněte si dvou žlutých panelů zpráv v horní části dokumentu:

  • Na serveru jen pro čtení    Tento dokument je otevřen v režimu jen pro čtení – to znamená, si můžete přečíst dokumentu, ale nemůžete všechny změny v nich.
    (Vezměte v úvahu, když dokončení úkolu pracovního postupu schválení, abyste neuskutečňovali obvykle změny přímo do samotné položky. Místo toho můžete pomocí formuláře úkolu zapsat všechny odpovědi.)

  • Úkol pracovního postupu    Když budete chtít registrovat svou odpověď ve formuláři úkolu, klikněte na tlačítko Otevřít tento úkol.

Na začátek segmentu

5. Vyplnění a odeslání formuláře úkolu

Formulář úkolu pracovního postupu Schválení vypadá přibližně takto.

Formulář úkolu pracovního postupu Schválení

Všimněte si, že první dvě položky (Odstranit položku a Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky) se nezobrazují ve formuláři úkolu při otevření z uvnitř položky ke kontrole .

Popisek číslo jedna

Odstranit položku

Chcete-li odstranit tento úkol z aktuální instance pracovního postupu, klikněte na toto tlačítko.

  • Odstraněním úkolu neodstraníte kontrolovanou položku.

  • Jestliže úkol odstraníte, bude tato akce fungovat jako odmítnutí dokumentu (a bude takto i zaznamenána v historii). Pokud je tedy pracovní postup nakonfigurován tak, aby byl ukončen po prvním odmítnutí, ukončíte odstraněním úkolu pracovní postup.

  • Odstraněný úkol se již nebude zobrazovat na stránce Stav pracovního postupu v oblasti Úkoly. (Odstranění úkolu a následné automatické odmítnutí je však stále na stránce zaznamenáno v oblasti Historie.)

    Poznámka :  Pokud jste tuto instanci pracovního postupu nespustili vy, může být vhodné obrátit se před odstraněním úkolu na uživatele, který ji spustil.

Popisek číslo dvě

Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky

Kontrolovanou položku otevřete kliknutím na tento odkaz.

Popisek číslo tři

Stav, požadoval, konsolidované komentáře, termín data

Zadání v těchto čtyřech polích nelze upravovat ani měnit, tyto informace však mohou být užitečné.

Všimněte si, že pole Konsolidované komentáře obsahuje nejen další instrukce k provedené úkolu, ale také komentáře odeslané účastníky, kteří již provedli své úkoly ve stejné instanci pracovního postupu.

Stejně tak poté, co odešlete vlastní formulář, zobrazí se všechny komentáře, které zadáte do pole Komentáře (4), také následujícím účastníkům v poli Konsolidované komentáře.

Popisek číslo čtyři

Komentář

Text, který zadáte do tohoto pole, bude zaznamenán do seznamu Historie pracovního postupu a zobrazí se také v poli Konsolidované komentáře (3) následujících účastníků.

Popisek číslo pět

Schválení

Chcete-li položku schválit, zadejte nejprve všechny komentáře, kterými chcete přispět, do pole Komentáře (4) a poté klikněte na toto tlačítko.

Popisek číslo šest

Odmítnutí

Chcete položku odmítnout, zadejte nejprve všechny komentáře, kterými chcete přispět vkomentáře pole (4) a potom klikněte na toto tlačítko.

Popisek číslo sedm

Zrušit

Chcete-li formulář úkolu zavřít bez uložení změn či odpovědí, klikněte na toto tlačítko. Úkol zůstane neprovedený a budete jej mít stále přiřazený.

Popisek číslo osm

Požadavek na změnu

Chcete-li zadat požadavek na změnu kontrolované položky, klikněte na toto tlačítko.

Obrázek formuláře, do kterého budete zadávat podrobnosti svého požadavku a další pokyny naleznete v tomto segmentu požadavku změnu položkyčásti 8.

Poznámka : Tato možnost může u některých úkolů pracovního postupu vypnuta.

Popisek číslo devět

Přiřazení úkolu

Chcete-li úkol pracovního postupu Schválení přiřadit jinému uživateli, klikněte na toto tlačítko.

Obrázek stránky, do kterého budete zadávat podrobnosti změny přiřazení a další pokyny naleznete v tomto segmentu, přiřazení úkolu schválení jinému uživateličásti 7.

Poznámka : Tato možnost může u některých úkolů pracovního postupu vypnuta.

Na začátek segmentu

6. Oznámení o zpoždění

Při zpoždění úkolu nebo celé instance pracovního postupu jsou automaticky odeslána oznámení následujícím uživatelům:

  • uživateli, kterému je úkol přiřazen,

  • uživateli, který spustil pracovní postup (nebo uživateli, který původně přidal pracovní postup, v případě, že byl spuštěn automaticky).

Na začátek segmentu

7. Převzetí a provedení úkolu skupiny (volitelné)

Pokud je jeden úkol přiřazen celé vaší skupině, může jej kterýkoli člen skupiny převzít a provést za celou skupinu.

Úkol převezměte před jeho kontrolou. Jakmile úkol převezmete, je vám přiřazen a nemůže jej provést žádný jiný člen skupiny. (Tímto způsobem je zajištěno, že nutnou práci provede jen jeden uživatel.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu umístěte ukazatel myši na název úkolu přiřazeného vaší skupině, dokud se nezobrazí šipka.

  2. Klikněte na šipku, klikněte na Upravit položku a pak ve formuláři úkolu klikněte na tlačítko Převzít úkol.
    Postup převzetí úkolu skupiny

Po aktualizaci stránky Stav pracovního úkolu nebude již úkol přiřazen skupině, ale konkrétně vám.

Budete-li později chtít úkol skupině opět uvolnit, aniž byste jej provedli, vraťte se stejnými kroky zpět k formuláři úkolu a klikněte na tlačítko Uvolnit úkol.

Tlačítko Uvolnit úkol na formuláři úkolu

Na začátek segmentu

8. Požadavek na změnu položky (volitelné)

Před zahájením tohoto procesu mějte na paměti, že pracovní postup může být nastaven tak, aby byl okamžitě ukončen v případě provedení změny položky. Může být vhodné obrátit se na uživatele, který pracovní postup spustil nebo původně přidal, a ujistit se, zda lze provést změnu položky a ukončit tak pracovní postup.

Možnost požadavku na změnu bude popsána pomocí následujícího scénáře:

Představte si, že vaše jméno je František.

Dále si představte, že vaše spolupracovnice Anna spustila pracovní postup Schválení pro dokument, který vytvořila.

Při kontrole jejího nového dokumentu máte pocit, že je úvod příliš dlouhý.

Kliknete na tlačítko Vyžádat změnu v dolní části formuláře úkolu pracovního postupu a potom vyplníte následující formulář.

Formulář žádosti o změnu položky

Popisek číslo jedna

Požadavek na změnu od

Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu uživatele, kterému má být požadavek na změnu odeslán.

(Chcete-li odeslat požadavek uživateli, který spustil pracovní postup, nebo – pokud byl pracovní postup spuštěn automaticky – uživateli, který původně pracovní postup Schválení přidal, můžete nechat toto pole prázdné.)

Popisek číslo dvě

Nová žádost o

Popište změnu, kterou chcete provést, a poskytněte informace nutné pro uživatele provádějícího změnu. (Text zadaný do tohoto pole bude přidán do oblasti Konsolidované komentáře.)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jeden z následujících tří kroků:

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění,    ponechejte toto pole prázdné.

  • Termín splnění zcela odebrat    Zadejte číslo 0.

  • Chcete-li zadat nový termín splnění,    zadejte do tohoto pole číslo a v následujícím poli vyberte jednotky doby trvání. Tyto dvě hodnoty společně určují dobu, během níž je nutné nový úkol provést.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáváte nová doba trvání úkolu, toto pole využít ve spojení s polem Nová doba trvání k identifikaci doby před úkol je termín. (Například: 3 dnů nebo 1 měsíc nebo 2 týdnů.)

Když máte všechny položky formuláře tak, že budete chtít, klepněte na tlačítko Odeslat a aktuálního úkolu označenDokončeno. (Ale nebyly dosud provedeny. Můžete se přiřadit úkol schválení znovu po Anna dokončení úkolu změnit).

Anna mezitím obdrží následující e-mailové oznámení:

Oznámení odeslané při požadavku na změnu položky

Anna může letmým pohledem na řádek Předmět (popisek číslo 1 na obrázku) zjistit, že se nejedná o běžné oznámení schválení, ale o požadavek na provedení určité změny položky. Informace o konkrétní požadované změně nalezne v textu Změna uživatele (popisek číslo 2).

Anna položku rezervuje, provede požadované změny, uloží je a potom vrátí položku zpět se změnami.

Poté přejde na stránku Stav pracovního postupu a v oblasti Úkoly otevře úkol požadavku na změnu.


Formulář odeslaný po provedení požadované změny

Anna přidá libovolné informace do pole Komentáře a poté klikne na tlačítko Odeslat odpověď. Pracovní postup provede dvě akce:

  • Označí úkol požadavku na změnu Anně jako dokončený.

  • Přiřadí vám nový úkol schválení (s komentářem od Anny přidaným do pole Konsolidované komentáře) a odešle vám oznámení o tomto úkolu.

Nyní můžete provést kontrolu změněné položky.

Všechny tyto akce jsou průběžně sledovány a jsou zobrazeny na stránce Stav pracovního postupu v části Historie pracovního postupu, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Stránka Historie pracovního postupu zobrazující akce požadavku na změnu

Diagram celého procesu je následující.

Vývojový diagram požadavku na změnu

Na začátek segmentu

9. Přiřazení úkolu schválení jinému uživateli (volitelné)

Chcete-li, aby úkol pracovního postupu, který vám byl přiřazen, provedl jiný uživatel, klikněte ve formuláři úkolu pracovního postupu na tlačítko Znovu přiřadit úkol.

Zobrazí se následující formulář.

Formulář nového přiřazení úkolu

Popisek číslo jedna

Přiřazení úkolu

Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu uživatele, kterému chcete úkol přiřadit.

Chcete-li přiřadit úkol uživateli, který spustil pracovní postup, nebo – pokud byl pracovní postup spuštěn automaticky – uživateli, který původně pracovní postup přidal, ponechejte toto pole prázdné.

Popisek číslo dvě

Nová žádost o

Zadejte informace, které bude uživatel, jemuž úkol přiřazujete, potřebovat k provedení úkolu. (Text zadaný do tohoto pole bude přidán do oblasti Konsolidované komentáře.)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jeden z následujících tří kroků:

  • Chcete-li zachovat stávající termín splnění,    ponechejte toto pole prázdné.

  • Termín splnění zcela odebrat    Zadejte číslo 0.

  • Chcete-li zadat nový termín splnění,    zadejte do tohoto pole číslo a v následujícím poli vyberte jednotky doby trvání. Tyto dvě hodnoty společně určují dobu, během níž je nutné nový úkol provést.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáváte nová doba trvání úkolu, toto pole využít ve spojení s polem Nová doba trvání k identifikaci doby před úkol je termín. (Například: 3 dnů nebo 1 měsíc nebo 2 týdnů.)

Po dokončení formuláři klikněte na Odeslat. Úkol označen Dokončeno, nový úkol přiřazen osobě teď zodpovědného za daný úkol a odešle oznámení o úkolu.

Všechny nové informace, které jste zadali, jsou obsaženy v textu Delegováno uživatelem v oznámení nového úkolu (popisek číslo 1 na následujícím obrázku).

Oznámení znovu přiřazeného úkolu

Všechny tyto akce jsou průběžně sledovány a jsou zobrazeny na stránce Stav pracovního postupu v částech Úkoly a Historie, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Oblasti Úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu u znovu přiřazeného úkolu

Na začátek segmentu

10. Provedení úkolu za externího účastníka (volitelné)

Pro zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší organizace služby SharePoint, existuje zvláštní proces. Při tomto procesu vystupuje člen webu jako zmocněnec externího účastníka.

  1. Při vyplňování odpovídajícího pole Přiřadit na druhé stránce přidružovacího formuláře zadejte e-mailovou adresu účastníka, který není členem vaší organizace.

  2. V pracovním postupu bude ve skutečnosti úkol externího účastníka přiřazen členovi webu, který pracovní soubor spustil, nebo – pokud byl pracovní postup spuštěn automaticky – uživateli, který původně pracovní postup přidal. Tento uživatel, kterému je úkol ve skutečnosti přiřazen, vystupuje jako zmocněnec externího účastníka.

  3. Člen webu obdrží oznámení o úkolu s pokyny k odeslání kopie položky ke kontrole externímu účastníkovi. (Externí účastník obdrží kopii oznámení o úkolu, která může sloužit jako užitečné upozornění.)

  4. Člen webu, kterému je úkol ve skutečnosti přiřazen, odešle kopii položky externímu účastníkovi.

  5. Externí účastník položku zkontroluje a odešle zpět svou odpověď členovi webu.

  6. Jakmile přijde odpověď externího účastníka, člen webu provede úkol za něj.

Diagram procesu je následující.

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Stránka Stav pracovního postupu dané instance pracovního postupu představuje centrální umístění, ze kterého můžete sledovat, upravovat či ukončit spuštěný pracovní postup.

Nejprve vám ukážeme, jak přejít na tuto stránku, a potom se seznámíte s použitím možností a informací, které zde naleznete. Nakonec vám ukážeme dvě další stránky, kde můžete získat další informace sledování.

Části tohoto segmentu

  1. Přechod na stránku Stav pracovního postupu

  2. Sledování průběhu pracovního postupu pomocí stránky Stav pracovního postupu

  3. Změna aktivních úkolů (již přiřazené úkoly)

  4. Změna budoucích úkolů (dosud nepřiřazené úkoly)

  5. Zrušení nebo ukončení spuštěného pracovního postupu

  6. Zjištění pracovních postupů spuštěných pro položku

  7. Sledování pracovních postupů celé kolekci webů

1. Přístup ke stránce Stav pracovního postupu

V seznamu či knihovně, kde je položka uložena, klikněte na odkaz Probíhá u požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem Hlavní koncept a pracovní postup je Schválení 3.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Zobrazí se stránka Stav pracovního postupu.

Poznámky : 

  • Pokud seznam či knihovna obsahuje mnoho položek, můžete hledanou položku rychleji najít pomocí řazení a filtrování. Zjistíte-li, že opakovaně používáte stejné řazení nebo filtr, může být vhodné vytvořit vlastní zobrazení, které toto konkrétní uspořádání automatizuje.

  • Chcete-li přejít na stránku Stav pracovního postupu, můžete také kliknout na odkaz Zobrazit stav tohoto pracovního postupu obsažený v e-mailovém oznámení „byl spuštěn“ nebo na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu v e-mailovém oznámení „byl dokončen“ vztahujícím se k příslušné instanci.

Na začátek segmentu

2. Sledování průběhu pracovního postupu pomocí stránky Stav pracovního procesu

Pod obrázkem každého oddílu stránky Stav pracovního postupu najdete otázky týkající se sledování, k nimž příslušný oddíl poskytuje odpověď.

Oddíl Informace o pracovním postupu

Oddíl Informace o pracovním postupu stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Kdo spustil danou instanci pracovního postupu?

  • Kdy byla tato instance spuštěna?

  • Kdy došlo k poslední akci v této instanci?

  • Ke které položce je tato instance spuštěna?

  • Jaký je aktuální stav této instance?

Oddíl Úkoly

Oddíl Úkoly stránky Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • Které úkoly již byly vytvořeny a přiřazeny a jaký je jejich aktuální stav?

  • Které úkoly již byly provedeny a jaký byl výstup každého z těchto úkolů?

  • Jaký je termín splnění všech úkolů, které již byly vytvořeny a přiřazeny?

V tomto oddílu se nezobrazí odstraněné a nepřiřazené úkoly.

Oddíl Historie pracovního postupu

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

  • K jakým událostem již došlo v této instanci pracovního postupu?

  • Poznámka: Zpožděné úkoly a oznámení o zpožděných úkolech se v této oblasti nezobrazují.

Na začátek segmentu

3. Změna aktivních úkolů (již přiřazené úkoly)

Úkoly, které již byly přiřazeny, ale nebyly dosud provedeny, lze změnit dvěma způsoby:

  • Změna jednoho aktivního úkolu

  • Změna všech aktivních úkolů

Změna jednoho aktivního úkolu

Oprávnění    Pokud chcete provést změny jednoho úkolu přiřazeného jinému než sobě, musíte mít oprávnění Spravovat seznamy. (Skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat. To je možné, například mít oprávnění, která umožňují spuštění pracovního postupu nikoli provádět změny úkolu jinému účastníkovi.)

Pokud máte nezbytná oprávnění:

  1. Klikněte na název úkolu v seznamu úkolů.
    Kliknutí na název úkolu v seznamu

  2. Pomocí formuláře úkolu úkol proveďte, odstraňte nebo změňte jeho přiřazení.

Podrobnější pokyny, jak pomocí formuláře úkolu naleznete v tomto článku v segmentu Dokončeno .

Změna všech aktivních úkolů

Oprávnění    Na stránce Stav pracovního postupu každý, kdo má oprávnění Spravovat seznamy se zobrazí všechny čtyři příkaz odkazů na následujícím obrázku. První tři odkazy se zobrazí na stránce uživateli, který spustil instanci pracovního postupu, ale Ukončit tento pracovní postup odkaz není zobrazen, pokud tato osoba také mít oprávnění Spravovat seznamy. (Znovu skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat.)

  1. V oblasti pod částí Vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Aktualizovat aktivní úkoly pracovního postupu Schválení.

  2. V zobrazeném formuláři proveďte změny a klikněte na tlačítko OK.

    • Uživatelům, kterým jsou v tomto spuštění úkoly přiřazeny, jsou odeslány zprávy o provedených změnách.

    • Změny, které provedete v tomto formuláři, se neprojeví u již provedených nebo odstraněných úkolů, ani u úkolů, které dosud nebyly přiřazeny.

    • Pokud chcete provést změny dosud nepřiřazených úkolech, najdete v následující části Změna budoucích úkolů.

Formulář pro změny aktivních úkolů

Popisek číslo jedna

Doba trvání jednoho úkolu, jednotky doby trvání

  • Chcete zachovat stávající termín splnění    Nechte Pole Doba trvání jednoho úkolu prázdné a neměňte Jednotky doby trvání.

  • Termín splnění odebrat, takže nebude zadaná žádná    Zadejte Doba trvání jednoho úkolu číslo 0 .

  • Chcete-li přesunout termín splnění posunout prodloužením doby trvání úkolu    Pomocí obou polí doby trvání určete hodnotu a jednotky, podle kterých chcete prodloužení doby trvání.

Popisek číslo dvě

Žádost o

  • Chcete-li změnit text žádosti    Proveďte v textovém poli požadované změny.

  1. Až budou ve všech polích požadované údaje, klikněte na OK.

Budou aktualizovány všechny aktivní úkoly aktuální instance.

Na začátek segmentu

4. Změna budoucích úkolů (dosud nepřiřazené úkoly)

Oprávnění    Na stránce Stav pracovního postupu každý, kdo má oprávnění Spravovat seznamy se zobrazí všechny čtyři příkaz odkazů na následujícím obrázku. První tři odkazy se zobrazí na stránce uživateli, který spustil instanci pracovního postupu, ale Ukončit tento pracovní postup odkaz není zobrazen, pokud tato osoba také mít oprávnění Spravovat seznamy. (Znovu skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod oddílem Vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat nebo aktualizovat schvalovatele dokumentu.

  2. V zobrazeném formuláři proveďte změny a klikněte na tlačítko Aktualizovat.

    Poznámka :  Změny provedené v tomto formuláři neovlivní již vytvořené a přiřazené úkoly.

Formulář pro změny budoucích úkolů

Popisek číslo jedna

Účastníci, pořadí, Rozbalit skupiny

  • Pokud chcete přidat nebo odebrat účastníky, nebo změnit pořadí úkolů:    Přidejte, odeberte nebo upravte pořadí jmen či adres v účastníkůpoleÚčastníci.

  • Chcete-li odebrat celou fázi   Klikněte vPřiřadit pole u dané fáze a stiskněte klávesuCTRL+DELETE.

Poznámka : Můžete pomocí zaškrtávacího políčka Rozbalit skupiny můžete určit, zda mají být uvedeným přiřazeny pouze jeden úkol pro celou skupinu nebo jeden úkol pro každého člena skupiny.

Další informace o použití těchto polí najdete v článku v segmentu plánování a příslušném segmentu Přidání (seznamu či knihovny nebo Kolekce webů) v tomto článku.

Popisek číslo dvě

Žádost o

  • Chcete-li změnit text žádosti    Proveďte požadované změny, které chcete text v poli.

Popisek číslo tři

Termín splnění všech úkolů, doba trvání jednoho úkolu, jednotky doby trvání

  • Změnit nebo odebrat kalendářní termín splnění    Odstranění existující data a potom buď zadejte novou nebo odebrat konkrétní termín splnění úplně datum, ponechejte toto pole prázdné. (Nenapíšou nulu v tomto poli. Toto pole musí obsahovat hodnotu kalendářního data nebo prázdné.)

  • Chcete-li zachovat stávající dobu trvání    Nechte Pole Doba trvání jednoho úkolu prázdné a neměňte Jednotky doby trvání.

  • Dobu trvání odebrat, takže nebude zadaná žádná    Zadejte Doba trvání jednoho úkolu číslo 0 .

  • Pro prodloužení doby trvání úkolu    Pomocí obou polí doby trvání určete hodnotu a jednotky, podle kterých chcete prodloužení doby trvání. (Další informace o nastavení termíny splnění a doby trvání najdete v tématu segmentu plánování v tomto článku.)

  1. Až budou ve všech polích požadované údaje, klikněte na OK.

Všechny budoucí úkoly v aktuální instanci budou obsahovat provedené změny.

Na začátek segmentu

5. Zrušení nebo ukončení spuštěného pracovního postupu

Instanci pracovního postupu lze před jejím dokončením zastavit dvěma způsoby:

  • Zrušit tento pracovní postup:    Všechny úkoly jsou zrušeny, jsou však zachovány na stránce Stav pracovního postupu v oblasti Úkoly.

  • Ukončení pracovního postupu:    Všechny úkoly jsou zrušeny a jsou také odstraněny z oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Stále jsou však zachovány v oblasti Historie pracovního postupu.)

Dále jsou uvedeny pokyny pro obě metody.

Zrušení (všechny úkoly jsou zrušeny, ale jsou zachovány v seznamech Úkoly a Historie)

Oprávnění    Na stránce Stav pracovního postupu každý, kdo má oprávnění Spravovat seznamy se zobrazí všechny čtyři příkaz odkazů na následujícím obrázku. První tři odkazy se zobrazí na stránce uživateli, který spustil instanci pracovního postupu, ale ukončení pracovního postupu odkaz není zobrazen, pokud tato osoba také mít oprávnění Spravovat seznamy. (Znovu skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat.)

Pokud již není aktuální instance pracovního postupu potřeba, můžete ji ukončit.

  • Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti bezprostředně pod oblastí Vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Zrušit všechny úkoly.

  • Kliknutím na tlačítko Ano potvrďte změny.

Odkaz Zrušit všechny úkoly

Zrušení všech aktuálních úkolů pracovního postupu řetězcem a stav zrušeno. Zrušené úkoly se stále zobrazují v oblasti úkoly a v části Historie pracovního postupu.

Ukončení (všechny úkoly jsou odstraněny, ale jsou zachovány v historii)

Oprávnění    Na stránce Stav pracovního postupu každý, kdo má oprávnění Spravovat seznamy se zobrazí všechny čtyři příkaz odkazů na následujícím obrázku. První tři odkazy se zobrazí na stránce uživateli, který spustil instanci pracovního postupu, ale Ukončit tento pracovní postup odkaz není zobrazen, pokud tato osoba také mít oprávnění Spravovat seznamy. (Znovu skupiny Vlastníci ve výchozím nastavení obsahuje oprávnění Spravovat seznamy, do skupiny členů a skupiny návštěvníků webu co nedělat.)

Pokud dojde k chybě nebo pokud se pracovní postup zastaví a přestane odpovídat, můžete jej ukončit.

Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod oddílem Vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Ukončit tento pracovní postup a výběr potvrďte kliknutím na Ano.

Všechny úkoly vytvořil pracovního postupu se zruší a se odstraní z oblasti úkoly na stránce Stav pracovního postupu, když máte stále projeví v části Historie pracovního postupu. Pracovní postup končí stav Pracovního postupu zrušená.

Na začátek segmentu

6. Zjištění pracovních postupů spuštěných pro položku

Na stránce Pracovní postupy všech položek naleznete seznam pracovních postupů aktuálně spuštěných pro danou položku.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložena.

  2. Najeďte myší na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a klikněte v rozevírací nabídce na příkaz Pracovní postupy.

  3. Na stránce Pracovní postupy: Název položky v oblasti Spuštěné pracovní postupy naleznete seznam instancí aktuálně spuštěných pro danou položku.

Poznámka : Všimněte si, že více výskyty jeden pracovní postup verze můžete "t pro stejnou položku Spustit ve stejnou dobu. Příklad: byly přidány dva pracovní postupy, jak založené na šabloně schválení. Jedním názvem plánování schválení a druhý schválení rozpočtu názvem. U jedné položky v daném čase jeden instance každý plán schválení a schválení rozpočtu lze spustit, ale ne dvě instance buď pracovní postup.

Na začátek segmentu

7. Sledování pracovních postupů v celé kolekci webů

Správci kolekce webů mohou přehledně zobrazit:

  • Kolik pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu v kolekci webů aktuálně existuje.

  • Zda jsou jednotlivé šablony pracovního postupu v kolekci webů aktuálně samy aktivní nebo neaktivní.

  • Kolik instancí verzí pracovního postupu založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu je v kolekci webů aktuálně spuštěných.

Postupujte takto:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte ve skupině Správa webu na odkaz Pracovní postupy.

Otevře se stránka Pracovní postupy zobrazující informace.

Další krok

Pokud při prvním spuštění této verzi pracovního postupu, můžete se pomocí pokynů v tomto článku v segmentu Revize zobrazení událostí v řadě a zjistíte, zda funkce pracovního postupu při má.

Po dokončení instance pracovního postupu můžete zkontrolovat události zaznamenané v její historii. (Můžete otevřít záznamy všech instancí až do 60 dní od dokončení instance.)

Důležité :  Mějte na paměti, že historie pracovního postupu slouží pouze pro neoficiální referenci. Tyto informace nejde použít pro oficiální audity nebo pro jakékoli jiné právní nebo důkazní účely.

Můžete také vytvářet sestavy vykazující celkový výkon všech instancí pracovního postupu.

Části tohoto segmentu

  1. Kontrola událostí v poslední instanci

  2. Zobrazení historie instancí za posledních 60 dní

  3. Vytváření sestav výkonu pracovního postupu

1. Kontrola událostí v poslední instanci

Dokud položka zůstane uložena ve stejném seznamu či knihovně a dokud je stejný pracovní postup spouštěn znovu pro tutéž položku, lze historii poslední instance zobrazit ze seznamu či knihovny.

Zobrazení stránky Stav pracovního postupu pro poslední instanci pracovního postupu spuštěnou pro jakoukoli položku:

  • V seznamu či knihovně, kde je položka uložena, klikněte na odkaz stavu požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem hlavní koncept a pracovní postup je Schválení nového dokumentu.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Historie pracovního postupu se nachází ve spodní části stránky Stav pracovního postupu.

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Na začátek segmentu

2. zobrazení historie instancí za posledních 60 dní

Jak budete postupovat v případě, že chcete zobrazit historii instance po opakovaném spuštění stejného pracovního postupu pro stejnou položku?

Tuto historii máte možnost zobrazit po dobu až 60 dní ze dvou míst: ze seznamu či knihovny nebo z oznámení o dokončení pracovního postupu.

Ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložena.

  2. Najeďte myší na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a klikněte v rozevírací nabídce na příkaz Pracovní postupy.

  3. Na stránce pracovní postupy: název položky v části Dokončení pracovní postupy, klikněte na jméno nebo stav instance pracovního postupu, který chcete zkontrolovat.
    Seznam Dokončené pracovní postupy na stránce Pracovní postupy položky
    otevře se stránka stav pracovního postupu dané instance.

Z oznámení o dokončení pracovního postupu

  • Otevřete oznámení o dokončení pracovního postupu u instance, kterou chcete kontrolovat, a poté klikněte na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu.

Oznámení o dokončení pracovního postupu se zvýrazněným odkazem na historii
otevře se stránka stav pracovního postupu dané instance.

Pokud chcete zachovat všechny oznámení o dokončení, můžete vytvořit pravidlo aplikace Outlook. Nastavte pravidlo kopii všechny příchozí zprávy byl dokončen pro text na řádku Předmět do vlastní, samostatné složky. (Zkontrolujte, že k Outlooku pravidlo kopií příchozí zprávy a nemá jednoduše Přesunout je, případně také se nezobrazí ve složce Doručená pošta.)

Na začátek segmentu

3. vytváření sestav výkonu pracovního postupu

Chcete-li zjistit, jak jedna z verzí pracovního postupu obecně funguje – v několika instancích spuštěných za určité období – můžete vytvořit jednu či obě následující předdefinované sestavy:

  • Sestava dob trvání činností:    Pomocí této sestavy zobrazíte průměrné doby trvání všech činností v rámci pracovního postupu i doby trvání všech kompletních spuštění či instancí daného pracovního postupu.

  • Sestava zrušení a chyb:    Pomocí této sestavy zjistíte, zda je pracovní postup často před dokončením zrušen nebo v něm dochází k chybám.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně, ve sloupci Stav daného pracovního postupu klikněte na jakýkoli odkaz na informace o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu v části Historie pracovního postupu klikněte na Zobrazit sestavy pracovních postupů.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro kterou chcete zobrazit sestavy a potom klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce Přizpůsobit ponechat nebo změnit umístění, kde se vytvoří soubor sestavy a klikněte na OK.
    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru
    sestavu vytvořili a uložili do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete klikněte na odkaz vidět na následujícím obrázku k jeho zobrazení. Jinak klikněte na OK proces dokončíte a zavřete dialogové okno. (Později, až budete chtít zobrazit sestavu, najdete ji v umístění, které jste zadali v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Další krok

Pokud pracovní postup funguje požadovaným způsobem, můžete jej začít používat.

Pokud je něco, co, který chcete změnit jeho fungování jakkoli, najdete v článku segment Změna tohoto článku.

Po spuštění první instance nového pracovního postupu Schválení a kontrole výsledků budete možná chtít provést jednu či několik změn jeho konfigurace.

Stejně tak můžete chtít tuto konfiguraci několikrát měnit i později.

Pracovní postup můžete také nakonec chtít zakázat na kratší či delší dobu, ale neodebírat jej – nebo jej nakonec odebrat úplně.

Části tohoto segmentu

  1. Změna trvalých nastavení pracovního postupu

  2. Zakázání nebo odebrání pracovního postupu

1. Změna trvalých nastavení pracovního postupu

Chcete-li provést trvalé změny nastavení existujícího pracovního postupu, otevřete a upravte přidružovací formulář, pomocí něhož jste pracovní postup původně přidali.

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu či knihovně:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, kde je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Poznámka : Název karty se může lišit v závislosti na typu seznamu nebo knihovny. V seznamu kalendáře se například jedná o kartu Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte v části Název pracovního postupu (kliknutím změníte nastavení) na název pracovního postupu, u kterého chcete změnit nastavení.

    Poznámka :  Pokud není požadovaný pracovní postup Schválení v seznamu zobrazen, může být přiřazen pouze k jednomu typu obsahu. Zobrazení pracovních postupů v tomto seznamu určuje ovládací prvek Tyto pracovní postupy jsou konfigurovány na spuštění u položek tohoto typu umístěný bezprostředně pod seznamem. (Viz obrázek.) Kliknutím na jednotlivé možnosti typu obsahu v tomto rozevíracím seznamu vyberte tu, která zobrazí požadovaný pracovní postup. Po zobrazení pracovního postupu v seznamu klikněte na jeho název.

  5. Na stejných dvou stránkách přidružovacího formuláře, které jste původně použili k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích na přidružovacím formuláři najdete v článku v segmentu plánování a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie pro návrháře na Typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, který je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v částiklikněte naNastavení; Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  6. Na stránce nastavení pracovního postupu v části Název pracovního postupu (Kliknutím změníte nastavení) klikněte na název pracovního postupu, který chcete změnit nastavení.
    Odkaz na změnu nastavení pracovního postupu

  7. Na stejných dvou stránkách přidružovacího formuláře, které jste původně použili k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích na přidružovacím formuláři najdete v článku v segmentu plánování a příslušném segmentu přidání (seznamu či knihovny nebo kolekce webů) v tomto článku.

Na začátek segmentu

2. Zákaz nebo odebrání pracovního postupu

Pokud je pracovní postup spuštěn pouze v jednom seznamu či knihovně:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, kde je pracovní postup spuštěn.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Poznámka : Název karty se může lišit v závislosti na typu seznamu nebo knihovny. V seznamu kalendáře se například jedná o kartu Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat, zablokovat nebo obnovit pracovní postup.

  5. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup:    Název pracovního postupu.

  • Instance:    Počet aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu.

  • Povolit:    Touto možností povolíte pokračování normální funkce pracovního postupu.

  • Žádné nové instance:    Touto možností povolíte dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, avšak pracovní postup zakážete tím, že v něm nebude možné spustit žádné nové instance. (Tuto akci lze vrátit. Budete-li chtít pracovní postup později znovu povolit, vraťte se k této stránce a vyberte možnost Povolit.)

  • Odebrat:    Touto možností zcela odeberete pracovní postup ze seznamu či knihovny. Všechny spuštěné instance budou okamžitě ukončeny a sloupec tohoto pracovního postupu se již nezobrazí na stránce seznamu či knihovny. (Tuto akci nelze vrátit.)

Pokud je pracovní postup spuštěn ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (nikoli domovskou stránku webu či podřízeného webu v rámci kolekce).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie na Typy obsahu webu.

  4. Na stránce typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, který je pracovní postup spuštěn.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce vybraného typu obsahu klikněte v částiNastavení, klikněte na Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  6. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat, zablokovat nebo obnovit pracovní postup.

  7. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat pracovní postupy.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Formulář obsahuje pět sloupců:

  • Pracovní postup:    Název pracovního postupu.

  • Instance:    Počet aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu.

  • Povolit:    Touto možností povolíte pokračování normální funkce pracovního postupu.

  • Žádné nové instance:    Touto možností povolíte dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, avšak pracovní postup zakážete tím, že v něm nebude možné spustit žádné nové instance. (Tuto akci lze vrátit. Budete-li chtít pracovní postup později znovu povolit, vraťte se k této stránce a vyberte možnost Povolit.)

  • Odebrání    Možnost, která odebere pracovního postupu v kolekci webů úplně odebrat. Ihned ukončí všechny spuštěné instance a sloupec pro tento pracovní postup už se zobrazí na stránce pro seznam nebo knihovnu. (Tuto akci nelze vrátit zpět.)

Další krok

Pokud jste provedli jakékoli změny, ověřte spuštěním testovací instance pracovního postupu jejich účinek.

Další přizpůsobení

Je hodně způsobů, jak dál upravovat pracovní postupy, které se dodávají s produkty SharePoint.

Lze vytvořit i vlastní, zcela nový pracovní postup.

Můžete použít kteroukoli z následujících aplikací:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013:    Přizpůsobení formulářů, akcí a chování pracovních postupů.

  • Microsoft Visual Studio:    Vytvoření vlastních akcí pracovních postupů

Další informace naleznete v systému nápovědy webu Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×