Vývoj vlastních pracovních postupů pomocí aplikace SharePoint Designer

Součástí serveru Microsoft Office SharePoint Server 2007 jsou připravené pracovní postupy týkající se nejobvyklejších obchodních procesů, jako je shromažďování názorů na určitý dokument nebo směrování dokumentu ke schválení.

Co když však má váš tým k dispozici proces, který vyžaduje více, než co nabízí předdefinované pracovní postupy? Co když například požadujete pracovní postup přesahující proces získávání názorů nebo souhlasu tak, aby prováděl jiné akce, jako je kopírování dokumentu do jiné knihovny v případě, že je tento dokument připraven k publikaci?

V aplikaci Microsoft Office SharePoint Designer 2007 můžete bez psaní kódu navrhnout vlastní pracovní postupy, které rozšíří vaše weby služby SharePoint o aplikační logiku. Pomocí Návrháře pracovního postupu (Workflow Designer) vytvoříte pravidla, která přidruží podmínky a akce k položkám v seznamech a knihovnách služby SharePoint. Změny položek v seznamech nebo knihovnách budou spouštět akce v pracovním postupu.

Poznámka : Tento článek odkazuje na ukázkový web SharePoint vytvořený společností Adventure Works, což je fiktivní výrobce jízdních kol a součástek a doplňků k jízdním kolům.

Tým technické dokumentace ve společnosti Adventure Works například navrhl vlastní pracovní postup. Pracovní postup schválení, který je součástí serveru Office SharePoint Server 2007, přiřadí určitý úkol s možnostmi pro schválení nebo zamítnutí. Recenzent týmu Martin Bankov požadoval po provedení úkolů trochu více flexibility a funkcí. Pomocí Návrháře pracovního postupu v aplikaci Office SharePoint Designer 2007 navrhl vlastní pracovní postup s těmito možnostmi:

  • Schválit a publikovat

  • Schválit, ale směrovat právnímu oddělení ke kontrole

  • Zamítnout a vrátit autorovi

Každá z těchto možností spustí ve vlastním pracovním postupu různé akce.

Vytváření pracovních postupů založených na pravidlech

Pomocí aplikace Office SharePoint Designer 2007 můžete vytvářet pracovní postupy založené na pravidlech. V Návrháři pracovního postupu lze vybrat událost pro spuštění pracovního postupu. Poté můžete určit akce, které má pracovní postup provést, a dokonce můžete určit i podmínky pro provádění těchto akcí. Kromě toho pracovní postup může obsahovat řadu kroků tak, aby mohl vyhodnotit a zpracovat více sérií podmínek a akcí.

Jakmile pochopíte základní stavební kameny pracovního postupu, dokážete rychle navrhnout vlastní pracovní postup. Základní stavební kameny jsou následující:

  • Události:    Událost spouští neboli iniciuje pracovní postup. Vlastní pracovní postup je vždy připojen k jednomu seznamu nebo knihovně. Během návrhu pracovního postupu je třeba zvolit, ke kterému seznamu má být postup připojen. Událost v tomto seznamu pak spustí pracovní postup. Existují přesně tři události, které mohou spustit pracovní postup: (1) je vytvořena položka; (2) dojde ke změně položky; nebo (3) účastník pracovního postupu klikne na spouštěcí tlačítko ve spouštěcím formuláři pracovního postupu.

  • Akce:    Akce jsou základní jednotky práce v pracovním postupu. Aplikace Office SharePoint Designer 2007 nabízí sadu předdefinovaných akcí, které lze opakovaně vkládat do pracovních postupů. Pracovní postup může například vytvořit, zkopírovat, změnit nebo odstranit položky seznamu (nebo soubory v knihovně); rezervovat položky a vracet je se změnami; odeslat e-mailovou zprávu; a vytvářet úkoly v seznamu Úkoly.

  • Podmínky:    Při navrhování pracovního postupu můžete vytvořit pravidlo definující podmínku, při jejímž splnění se provede přidružená akce. Aplikace Office SharePoint Designer 2007 nabízí několik předdefinovaných podmínek, které lze opakovaně vkládat do pracovních postupů. Lze například určit, že pracovní postup provede přidružené akce pouze v případě, že je položka vytvořena nebo změněna v určitém časovém rozsahu nebo je vytvořena či změněna určitou osobou.

  • Kroky:    Pracovní postup je tvořen jedním nebo více kroky. Každý krok může obsahovat libovolný počet akcí a přidružených podmínek. Kroky slouží k seskupování podmínek a akcí. Jedna sada pravidel (podmínek a akcí) tak může být vyhodnocena a provedena před druhou sadou.

Chcete-li, aby byl pracovní postup dynamičtější a flexibilnější, můžete k němu přidat spouštěcí formulář nebo vlastní formulář úkolu. Pomocí formuláře můžete shromažďovat informací od účastníků pracovního postupu v předem definovaných časových okamžicích a umožňovat interakce účastníků s úkoly pracovního postupu. Formuláře můžete navrhovat pomocí průvodců a aplikace Office SharePoint Designer 2007 je vytvoří automaticky po dokončení návrhu pracovního postupu.

Vlastní pracovní postup pro tým technické dokumentace vyžaduje tři různé možnosti schválení. Každá možnost spouští různé akce pracovního postupu. Pokud Martin vytváří pracovní postup, vytvoří pomocí Průvodce vlastním úkolem vlastní formulář úkolu, jak je vidět na následujícím obrázku.

Dialogové okno Přidat pole v průvodci

Jakmile Martin dokončí návrh pracovního postupu, vytvoří aplikace Office SharePoint Designer 2007 vlastní formulář úkolu. Pokud nyní uživatelé z jeho týmu schvalují dokumenty, zobrazí se jim v prohlížeči následující formulář. Ten obsahuje možnosti, které Martin určil v Průvodci vlastním úkolem.

Vlastní formulář úkolu

Automatizace obchodních procesů

Vytváříte-li webovou aplikaci, která by vám usnadnila automatizaci obchodního procesu, otevírá Návrhář pracovního postupu v aplikaci Office SharePoint Designer 2007 nové možnosti. Pomocí Návrháře pracovního postupu můžete integrovat obchodní pravidla a logiku pracovních postupů do webových aplikací bez nutnosti zadávání kódu na server.

Tým technické dokumentace například požaduje pracovní postup, který automatizuje více procesů než pouhé schvalování dokumentů. Pomocí Návrháře pracovního postupu navrhne Martin pracovní postup, který mohou členové týmu spouštět ručně, jakmile je jejich dokument připraven ke schválení. Pracovní postup vytvoří úkol pro kontrolu dokumentu a recenzent vybere některou ze tří výše uvedených možností.

Martin navrhne pracovní postup tak, aby prováděl různé akce v závislosti na odpovědi odeslané recenzentem ve vlastním formuláři úkolů:

  • Vybere-li recenzent možnost Schválit a publikovat, pracovní postup zkopíruje dokument do jiné knihovny dokumentů s názvem Připraveno k publikování a odešle týmu technické dokumentace zprávu.

  • Vybere-li recenzent možnost Schválit, ale směrovat právnímu oddělení ke kontrole, pracovní postup zkopíruje dokument do jiné složky s názvem Vyžaduje kontrolu právním oddělením a odešle zprávu právnímu oddělení.

  • Vybere-li recenzent možnost Zamítnout a vrátit autorovi, zašle pracovní postup autorovi zprávu s názorem recenzenta a provede aktualizaci této položky v knihovně Dokumenty tak, aby byl zobrazen nejnovější názor.

Krok, který v Návrháři pracovního postupu obsahuje tuto logiku s podmínkou, vypadá jako na následujícím obrázku.

Logika s podmínkou v Návrháři pracovního postupu

Jedná se pouze o jediný krok pracovního postupu. Martin může postupně tento pracovní postup upravit nebo rozšířit přidáním kroků. Dokonce může navrhovat nové vlastní pracovní postupy přiřazené ke knihovnám Připraveno k publikování a Vyžaduje kontrolu právním oddělením. Tyto postupy lze spustit pokaždé, když kontrola Martinova dokumentu vytvoří položku. Návrhář pracovního postupu představuje efektivní způsob rychlé automatizace obchodních procesů a přidávání logiky s podmínkou do webových aplikací.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×