Uspořádání souborů v knihovně

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Jak uspořádání souborů v knihovně SharePoint závisí na potřeb skupiny a jak chcete ukládat a hledat informace. Plánování můžete vytvářet strukturu, která je nejlepší pro vaši organizaci.

Způsoby uspořádání souborů

Knihovny mají několik funkcí, které vám mohou pomoci při práci s více soubory ve stejné knihovně. Je však možné, že bude vhodnější ve společnosti využívat více knihoven.

Můžete chtít, aby jedna rozsáhlá knihovna sloužila k různým účelům. V jedné skupině můžete mít například několik projektů nebo může na stejném projektu pracovat více skupin.

Jedinou knihovnu použijte v tomto případě:

  • Skupina potřebuje zobrazit souhrnné informace o souborech nebo zobrazovat různé pohledy na stejnou sadu souborů. Nadřízený pracovník může například chtít prohlížet všechny soubory seskupené podle oddělení nebo termínu splnění.

  • Uživatelé chtějí vyhledávat soubory ve stejném umístění na webu.

  • Chcete pro soubory použít stejné nastavení, například sledování verzí souborů nebo vyžadování schválení.

  • Skupiny pracující s knihovnou sdílejí podobné vlastnosti, například stejné úrovně oprávnění.

    Poznámka : Pro konkrétní soubory lze nastavit jedinečná oprávnění; pokud se však úrovně oprávnění významně liší, bude pravděpodobně vhodnější používat více knihoven.

  • Chcete analyzovat informace o souborech v tabulce nebo přijmout konsolidované aktualizace informací o souborech.

    Poznámka : Můžete jim zobrazovat upozornění při změně souborů, nebo můžete zobrazit všechny změny do knihovny pomocí technologie RSS. Informační kanály RSS povolit členům vaší pracovní skupiny najdete v článku konsolidované seznam souborů, které se změnily. V tématu Vytvořit nebo přihlášení k odběru informačního kanálu RSS nebo vytvořit upozornění, jak si nechat oznámit změny souborů nebo složek ve službě SharePoint dalších informací.

V následujícím seznamu jsou uvedeny některé ze způsobů zobrazení a správy souborů ve stejné knihovně:

  • Přidání sloupců    Jestliže chcete zdůraznit data, která je nejdůležitější nebo zobrazit data různými způsoby, můžete knihovny přidat sloupce. Sloupce se zobrazí v horní části stránky knihovny jako záhlaví, jako je název vašeho oddělení nebo termín data. Záhlaví sloupce můžete použít k řazení a filtrování souborů v knihovně. Další informace najdete v článku Přidání, odebrání nebo změna Sharepointových knihoven a sloupců webu .

  • Vytvoření zobrazení    Zobrazení můžete použít v případě uživatelé ve vaší skupině často zobrazíte data určitým způsobem. V zobrazeních sloupce se používají k řazení, seskupení, filtrování a zobrazení dat. Další informace naleznete v tématu Vytvoření, úprava a odstranění zobrazení .

  • Vytvoření složky    Pro větší množství souborů, které lze seskupovat určitým způsobem jsou složky jednu z možností. Složky můžou pomoct ostatním lidem můžete zkontrolovat a spravovat soubory známým způsobem. SharePoint obsahuje stromové zobrazení, které uživatelé můžete používat k navigaci webů a složek, podobně jako pracují s složky na pevném disku. Další informace naleznete v tématu Vytvoření složky v knihovně dokumentů .

  • Nastavení více šablon    Pokud jsou nastavili více typů obsahu v knihovně, můžete vytvořit různé typy výchozích šablon – například prodejních smlouvy, marketingové prezentace a rozpočtové listy – v rámci stejné knihovny. Typy obsahu přidat flexibilitu a konzistence ve více knihovnách. Další informace najdete v článku Nastavení šablony souboru pro knihovnu dokumentů nebo formulářů .

Více knihoven je vhodnější používat v případě výrazných rozdílů mezi sadami souborů, které chcete uložit a spravovat, nebo mezi skupinami uživatelů, kteří budou se soubory pracovat.

Více knihoven použijte v tomto případě:

  • Typy souborů, které chcete ukládat a spravovat, se liší a neočekáváte, že uživatelé budou často zobrazovat souhrny souborů nebo soubory najednou prohledávat.

  • Skupiny uživatelů, kteří soubory používají, se liší a mají různé úrovně oprávnění.

  • Je třeba používat různá nastavení pro více sad souborů, například správa verzí nebo schvalování.

  • Není potřeba analyzovat soubory společně nebo přijímat konsolidované aktualizace o souborech.

  • Chcete zadat různé sady možností pro vytváření nových souborů nebo změnit pořadí možností v nabídce Novýknihovny.

Zde jsou uvedeny některé způsoby efektivní práce s více knihovnami:

  • Nastavení sloupců a šablon webu.     Pokud chce společnost nastavit konzistentní nastavení pro všechny knihovny společnosti, může nastavit šablony a sloupce webu. Toto nastavení můžete sdílet u více knihoven, abyste je nemuseli vždy znovu konfigurovat.

  • Odeslání souborů do jiného umístění.    Pokud chcete, aby byl soubor k dispozici ve více knihovnách, můžete ho uložit do jedné knihovny a potom odeslat kopii do dalších knihoven. Můžete nastavit možnost, aby se při aktualizaci hlavního dokumentu zobrazila výzva k aktualizaci dokumentu dokument i v dalších umístěních.

  • Vytvoření šablon knihovny.    Pokud chcete pro knihovny vytvořit jednotné nastavení a používat různé vlastnosti v různých knihovnách, můžete knihovnu uložit jako šablonu. Šablony knihoven jsou k dispozici jako možnost na webu po klepnutí na příkaz Vytvořit v nabídce Akce webu.

Poznámka : Pokud přidáváte nové soubory do knihovny obsahující soubory z dřívějšího projektu, může být obtížné rozhodnout, zda vytvořit novou knihovnu nebo přidávat soubory do již existující knihovny. Každá situace je jiná, ale pokud si myslíte, že budete někdy potřebovat analyzovat nebo spravovat všechny soubory najednou, bude pravděpodobně vhodnější přidat soubory do existující knihovny. Pomocí sloupců, filtrů a zobrazení lze zajistit, aby se ve výchozím zobrazení zobrazovaly pouze poslední soubory.

Ve výchozím nastavení sledují knihovny název souboru i informace o stavu souboru, například zda je vrácen se změnami. Zadáním dalších sloupců může skupina lépe uspořádávat informace do kategorií a sledovat je, například název oddělení nebo číslo projektu. Přidání sloupců vám umožní maximálně využívat více zobrazení knihovny.

U typu sloupce, který vytváříte, je k dispozici několik možností, k nimž patří jeden řádek textu, rozevírací seznam možností, číslo vypočtené z jiných sloupců nebo jméno a obrázek osoby v lokalitě.

Poznámka : Následující postup začíná na stránce pro knihovnu, kterou chcete přidat sloupec. Pokud knihovnu ještě není otevřený, klepněte na jeho název na panelu Snadné spuštění. Pokud název knihovny nezobrazí, klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení ve tvaru ozubeného kola a potom klikněte na Obsah webu nebo Zobrazit veškerý obsah webu a potom klikněte na název knihovny.

  1. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

  2. Ve skupině Spravovat zobrazení klikněte na tlačítko Vytvořit sloupec.

    Knihovna služby SharePoint Online vytvořit odkaz sloupec
  3. V oddílu Název a typ zadejte do pole Název sloupce požadovaný název sloupce.

  4. V seznamu Typ informací v tomto sloupci vyberte typ informací, které chcete zobrazit ve sloupci.

    Dialogové okno Vytvořit sloupec

  5. V oblasti Další nastavení sloupce zadejte do pole Popis popis, který uživatelům usnadní porozumění účelu sloupce a druhu dat, která by měl obsahovat. Tento popis je nepovinný.

  6. Klepněte na tlačítko OK.

Pomocí zobrazení lze zobrazovat soubory, které jsou pro vás nejdůležitější nebo které nejlépe vyhovují konkrétnímu účelu. Můžete například vytvořit zobrazení souborů, které byly vytvořeny v poslední době, soubory z konkrétního oddělení nebo soubory, které byly vytvořeny konkrétní osobou. Vytvořené zobrazení je pak v knihovně kdykoli k dispozici.

Aktuální zobrazení seznamu z pásu karet

Soubory v knihovně můžete dočasně setřídit nebo vyfiltrovat tak, že přejdete na název sloupce a klepnete na šipku dolů vedle názvu. To je užitečné v případě, že chcete soubory zobrazit určitým způsobem, ale je nutné kroky zopakovat při příštím zobrazení knihovny.

Rozevírací seznam v části hlavičky sloupců.

Pokud budete chtít zobrazit soubory určitým způsobem často, můžete vytvořit zobrazení. Můžete použít toto zobrazení pokaždé, když pracujete s knihovnou. Když vytvoříte zobrazení, přidá se do nabídky zobrazení podokně úloh Knihovna.

Výběr zobrazení v horní části knihovny dokumentů

Knihovny mohou mít osobní a veřejná zobrazení. Kterýkoli uživatel si může vytvořit osobní zobrazení, pomocí kterého si bude zobrazovat soubory určitým způsobem nebo filtrovat pouze soubory, které chce zobrazit. Pokud máte oprávnění k návrhu webu, můžete vytvořit veřejné zobrazení, které bude moci použít každý uživatel prohlížející si knihovnu. Kterékoli veřejné zobrazení lze také nastavit jako výchozí zobrazení, aby se uživatelům toto zobrazení knihovny zobrazilo automaticky.

Kromě toho při návrhu webu můžete propojit různá zobrazení nebo návrh stránky s webovými částmi využívající v různých zobrazeních.

Pokud budou členové skupiny knihovny zobrazovat na mobilním zařízení, můžete vytvořit mobilní zobrazení s omezeními, například počet položek zobrazených v zobrazení, optimálními pro šířku pásma a omezení zařízení. Další informace o vytváření zobrazení naleznete v části Viz také.

Následující postup je určen pro vytvoření standardního typu zobrazení. To, které možnosti budete moci zvolit, se u některých dalších typů zobrazení liší, ale základní kroky pro vytváření zobrazení jsou podobné.

  1. V seznamu nebo knihovně, kde chcete vytvořit zobrazení, klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a potom klikněte na Vytvořit zobrazení.

    Poznámka : Je-li Vytvořit zobrazení zakázaný, nemáte oprávnění k vytváření zobrazení. Obraťte se na správce webu.

    Tlačítko Vytvořit zobrazení na pásu karet v knihovně SharePointu

  2. Klikněte na formát (třeba Standardní zobrazení) nebo na existující zobrazení, na kterém chcete svoje zobrazení založit.

  3. Do pole Název zobrazení zadejte název zobrazení. Chcete-li dané zobrazení použít jako výchozí pro seznam či knihovnu, zaškrtněte políčko Nastavit jako výchozí zobrazení. Výchozím zobrazením pro seznam či knihovnu může být pouze veřejné zobrazení.

  4. V sekci Cílová skupina klikněte v části Cílová skupina zobrazení na přepínač Vytvořit osobní zobrazení nebo Vytvořit veřejné zobrazení.

    Poznámka :  Pokud je přepínač Vytvořit veřejné zobrazení zakázaný, nemáte potřebná oprávnění k vytváření veřejných zobrazení pro tento seznam nebo knihovnu.

    V části sloupce zaškrtněte sloupce, které chcete v zobrazení a zrušte sloupce, které chcete zobrazit. Vedle sloupce čísel vyberte pořadí, ve kterém chcete sloupce v zobrazení. Další ve sloupcích naleznete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění sloupce v seznamu nebo knihovně.

  5. V části Seřadit zvolte, zda a jak se mají soubory seřadit. K řazení můžete použít dva sloupce. Nejdříve můžete například řadit podle autora a potom podle názvu souboru pro každého autora.

  6. V části Filtr zvolte, zda a jak chcete soubory filtrovat. Filtrované zobrazení vám ukazuje menší výběr souborů, například pouze soubory vytvořené konkrétním oddělením nebo pouze soubory se stavem Schváleno.

  7. V části Seskupit podle můžete seskupit položky se stejnou hodnotou z dané části, například část dokumentů lze seskupit podle jednotlivých autorů, přičemž skupiny můžete rozbalit nebo sbalit.

  8. V oblasti Souhrny můžete počítat počet položek ve sloupcích, například celkový počet problémů. Někdy lze zjišťovat další informace, například průměry.

  9. V oblasti Styl vyberte požadovaný styl zobrazení, například stínovaný seznam, v němž je každý druhý řádek stínován.

  10. Pokud knihovna obsahuje složky, můžete vytvořit zobrazení, které neobsahuje složky. Tomuto zobrazení se někdy říká nestrukturované zobrazení. Chcete-li zobrazit všechny soubory na stejné úrovni, klepněte na možnost Zobrazit všechny položky bez složek v části Složky.

  11. Podle potřeby můžete omezit, kolik souborů lze v knihovně zobrazit nebo kolik souborů lze zobrazit na stejné stránce. Toto nastavení je užitečné zejména v případě, že vytváříte zobrazení pro mobilní zařízení. V části Omezení počtu položek vyberte požadované možnosti.

  12. Pokud budete chtít knihovnu zobrazit na mobilním zařízení, vyberte požadované možnosti v části Mobilní.

  13. Klepněte na tlačítko OK.

Pokud máte v knihovně více typů dokumentů nebo jiný nejednotný obsah, můžete obsah uspořádat pomocí složek.

  1. Pokud knihovna není zatím otevřená, klikněte na její název na panelu Snadné spuštění.

    Pokud název knihovny nezobrazí, klikněte na nabídku Nastavení Tlačítko Nastavení ve tvaru ozubeného kola , klikněte na Obsah webu nebo Zobrazit veškerý obsah webu a potom klikněte na název knihovny.

  2. Klikněte na kartu soubory, klikněte na Nová složka.

    Na kartu soubory na pásu karet se zvýrazněným tlačítkem nová složka

    Poznámka : Osoba, která vytvořila knihovnu, mohla zadat, aby v knihovně nebylo možné složky vytvářet. V takovém případě nebude příkaz Nová složka k dispozici.

  3. Zadejte název složky a potom klikněte na Uložit nebo OK.

Tip : Pokud máte víc knihovny pomocí složek a uživatelé ve vaší skupině chtějí procházet knihovnu stejně jejich pevného disku, skupiny vhodné povolit stromové zobrazení na webu. Pomocí stromového zobrazení rozbalte, sbalit a snadno procházet složky.

Povolit stromové zobrazení
  1. Klikněte na nabídku Nastavení Tlačítko Nastavení ve tvaru ozubeného kola a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. Stromové zobrazení klikněte v části Vzhled a chování.

  3. Na stránce stromové zobrazení můžete nastavit zda jsou povoleny panelu Snadné spuštění nebo stromové zobrazení. Protože stromového zobrazení se zobrazí na panelu Snadné spuštění, pravděpodobně chcete povolit obojí.

  4. Klepněte na tlačítko OK.

    Panel Snadné spuštění se stromovým zobrazením

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Viz taky

Úvod do knihoven

Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×