Ukládání informací o klientech v aplikaci Business Contact Manager

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Klient je firma nebo organizace, s kterými obchodně spolupracujete. Klientem může být taky zákazník ve službách, třeba zubní ordinace. Záznamy klientů slouží k uspořádání a ukládání informací o společnostech a organizacích, se kterými obchodně spolupracujete.

Tento článek popisuje vyplnění a úpravy formuláře Klient.

Co chcete udělat?

Upravit záznamy klientů

Vytvořit nového klienta ze záznamu typu Obchodní kontakt

Začátek stránky

Se záznamy klientů můžete dělat tyto věci:

  • Přidat je nebo importovat

  • Přiřadit je k zaměstnancům nebo spolupracovníkům

  • Propojit s nimi obchodní kontakty a další typy záznamů:
    Záznam Klient obsahuje vedle vlastní historie komunikace seznam položek historie komunikace každého obchodního kontaktu, s kterým je propojený.
    Díky tomu máte všechny informace související s klientem k dispozici v jednom záznamu. Pokud třeba spolupracujete se dvěma různými obchodními kontakty z jedné společnosti, můžete oba tyto obchodní kontakty propojit se záznamem klienta. Záznam klienta obsahuje seznam historie komunikace s oběma obchodními kontakty.

    Poznámka : Záznamy typu Klient a Obchodní kontakt nemusejí být propojené s dalšími záznamy. Většina ostatních typů záznamů, s výjimkou marketingových aktivit a úkolů projektu, se ale musí propojit s klientem nebo obchodním kontaktem.

  • Propojit položky historie komunikace se záznamy klientů, abyste mohli sledovat komunikaci a položky vztahující se ke klientovi, jako jsou telefonní hovory, e-mailové zprávy, soubory a schůzky.

    E-mailové zprávy můžete automaticky propojit se záznamy klientů. Další informace najdete v tématu propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

  • Upravit informace v záznamech klientů

  • Přizpůsobit formulář Klient přidáním nebo odebráním polí a položek v seznamech polí

    Můžete taky vytvořit vlastní typy záznamů, které jsou založené na formuláři Klient.

    • Vytvářet sestavy, které slouží k prohlížení a analýze informací o vašich klientech.

Začátek stránky

Otevření formuláře Klient

Nový záznam klienta můžete přidat ručně zadáním údajů do formuláře, případně můžete importovat záznam z jiné aplikace, jako je ACT! nebo Microsoft Excel. Informace o tom, jak importovat záznamy o klientech a další záznamy, najdete v tématu Import dat do aplikace Business Contact Manager.

Otevřít prázdný formulář Klient a zadat několik klíčových údajů o novém klientovi nezabere moc času. Uložením formuláře vytvoříte nový záznam klienta. Později, jak se vaše vztahy s klientem budou rozvíjet, můžete záznam znovu otevřít a doplnit další podrobnosti.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.
    Vybere se karta Klienti.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Nový na Nový klient.

Začátek stránky

Vyplnění formuláře Klient

Ve formuláři Klient jsou tři stránky: Obecné, Podrobnosti a Historie. Na každé stránce je jeden nebo několik oddílů.

Do jednotlivých polí můžete zadat jenom tolik informací, kolik potřebujete. Jediné pole, které se musí vyplnit, aby se dal záznam uložit, je pole Název klienta na stránce Obecné.

Formulář si přizpůsobíte tím, že přesunete oddíly a pole, přejmenujete pole a stránky nebo do seznamů přidáte položky.

Stránka Obecné

        Oddíl Klient

  1. Zadejte Název klienta a název pracoviště, kde se tento člověk nachází.
    Může to být číslo kanceláře nebo místo jako Paříž, protože klient sídlí v kanceláři v Paříži.

  1. Přiřaďte klienta spolupracovníkovi nebo zaměstnanci:     Klikněte na jméno v seznamu Přiřazeno.

    V seznamu Přiřazeno jsou jména zaměstnanců, se kterými sdílíte databázi aplikace Business Contact Manager. Další informace o sdílení najdete v tématu Připojení ke sdílené databázi aplikace Business Contact Manager.

    Oddíly Internet, Telefonní čísla a Adresy

  2. Zadejte e-mailovou adresu a adresu webových stránek, telefonní čísla a adresu do zaměstnání.
    Šipka vedle názvu pole (třeba E-mail) znamená, že můžete v poli uvést víc položek.

    Pokud zadáte u klienta víc adres, zaškrtnutím políčka Na tuto adresu zasílat poštu určete, která adresa se použije při zpracování hromadné korespondence.

    Oddíl Informace o zdroji

  3. V oddílu Informace o zdroji zadejte údaje do následujících polí:

    • Zdroj:    Klikněte na způsob nebo akci, pomocí které se klient dozvěděl o vaší firmě, třeba Externí doporučení.

    • Zahájil:    Po kliknutí na toto tlačítko můžete vybrat marketingovou aktivitu nebo člověka (třeba potenciálního zákazníka), který k vám tohoto klienta přivedl.

      Když zadáte název marketingové aktivity, Business Contact Manager pro aplikaci Outlook může sledovat typ a počet záznamů, které z ní vznikly. Položka taky slouží k propojení záznamu marketingové aktivity s klientem.

      Oddíl Související kontakty

Propojení obchodních kontaktů s klientem:    Přidejte všechny obchodní kontakty nebo potenciální zákazníky, kteří s klientem nějak souvisejí. Na stránce Historie záznamu klienta je uvedená taky historie komunikace s jednotlivými obchodními kontakty a potenciálními zákazníky.

  1. Klikněte na Přidat.

  2. V dialogovém okně Vyberte obchodní kontakty, které chcete propojit s tímto klientem udělejte toto:

    1. V seznamu Typ položky klikněte na položku Všechny typy obchodních kontaktů, která zahrnuje jak obchodní kontakty, tak potenciální zákazníky, a potom klikněte buď na Obchodní kontakty, nebo na Potenciální zákazníci.

      Formulář Potenciální zákazník představuje přizpůsobený obchodní kontakt, protože vychází z formuláře Obchodní kontakt.

    2. Klikněte na typy obchodních kontaktů, které chcete propojit se záznamem klienta, a potom klikněte na OK.

      Jak se dá vybrat víc záznamů?

      Sousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy SHIFT a kliknutím na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Nesousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy CTRL a kliknutím na jednotlivé záznamy. Všechny záznamy vyberete tak, že kliknete na jeden z nich a stisknete kombinaci kláves CTRL+A.

  3. Ve výchozím nastavení je první obchodní kontakt v seznamu označený jako primární obchodní kontakt, jinými slovy je to člověk, se kterým spolupracujete nejčastěji. Jestli chcete vybrat jiný primární obchodní kontakt, klikněte na Primární.

  4. Zrušení propojení obchodního kontaktu:    Pokud chcete propojení obchodního kontaktu s klientem zrušit, klikněte v oddílu Související kontakty na daný obchodní kontakt a potom na Odebrat.

Začátek stránky

Stránka Podrobnosti

Oddíl Informace o společnosti

  1. Zadejte informace o společnosti nebo zákazníkovi, jako třeba interní firemní číslo účtu klienta, obrat a počet zaměstnanců.

    Oddíl Klasifikace

    Ve výchozím nastavení je zaškrtnuté políčko Aktivní. Volba Aktivní označuje, že daná společnost obchodně spolupracuje s vaší firmou.

    Políčko Aktivní můžete zaškrtnout (nebo můžete jeho zaškrtnutí zrušit) taky na stránce Obecné formuláře Klient. Na pásu karet klikněte ve skupině Značky na tlačítko Neaktivní. V případě kliknutí na tlačítko Neaktivní políčko Aktivní nebude zaškrtnuté.

  2. Ohodnoťte společnost kliknutím na některou z možností v rozevíracím seznamu Hodnocení klienta. Hodnocení může souviset s tím, jestli společnost hradí svoje závazky včas.

  3. Klikněte na Platební morálka klienta.

  4. Klikněte na Oblast zájmu.

    Oddíl Komunikace

  5. Kliknutím vyberte upřednostňovaný způsob komunikace s tímto klientem.

    Zaškrtnutím políčka Netelefonovat, Nefaxovat, Neodesílat e-mail nebo Nezasílat poštu označte způsoby komunikace, které by se u tohoto klienta neměly používat.

    Oddíl Komentáře

  6. V oddílu Komentáře můžete zadávat poznámky, vkládat komentáře z jiných souborů nebo připojovat soubory nebo položky Outlooku.

  7. Je vhodné uvést, kdy jste komentář zadali. Klikněte na Přidat časové razítko a zaznamenejte datum a čas vložení záznamu.

Začátek stránky

Stránka Historie

  1. Stránku Historie zobrazíte, když kliknete na pásu karet ve skupině Zobrazit na Historie.

  2. Přidejte nebo zobrazte položky historie komunikace, jako jsou e-mailové zprávy, obchodní poznámky nebo události.

    Jak přidám položku historie komunikace?

    1. Na kartě Historie komunikace klikněte na Nová a potom klikněte na typ položky, kterou chcete přidat.

    2. Zadejte informace do formuláře a potom klikněte na Uložit a zavřít.

  3. Pokud chcete najít konkrétní položku, můžete prohledat nebo filtrovat seznam položek historie komunikace.

    1. Jak prohledat seznam položek historie komunikace?

      • Do pole Hledat zadejte údaj, který hledáte, a potom klikněte na tlačítko Hledat Ikona Hledat .

        Poznámka : Prohledávají se jenom pole Předmět a Propojeno. Pomocí filtru můžete zobrazit všechny položky určitého typu, třeba e-mailové zprávy.

    2. Jak filtrovat seznam položek historie komunikace?

      • Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení.

      • Ve skupině Filtr udělejte jednu z těchto věcí:

  4. Až skončíte, klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Úprava záznamů klientů

Záznam klienta můžete otevřít a podle potřeby do něj přidat nebo v něm upravit informace, případně zobrazit položky historie komunikace, které jsou s ním propojené nebo jsou zděděné z dalších záznamů propojených s klientem.

Jestli je položka historie komunikace uvedená na stránce Historie víckrát, znamená to, že je propojená s víc než jedním záznamem.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. Na kartě Klienti otevřete poklikáním záznam klienta, abyste ho mohli upravit.

  3. Přidejte nebo upravte informace podle potřeby.

    Tip : Pokud máte e-mailovou adresu účtu, zajistíte, že e-mailových zpráv z účtu a jsou automaticky součástí historie komunikace záznamu. Ve skupině Úpravy klikněte na tlačítko Sledování e-mailů a potom klikněte na Spravovat propojení a sledování. Zaškrtněte políčko pro e-mailovou adresu účtu a klikněte na OK. Další informace o automaticky propojení e-mailové zprávy se záznamy najdete v článku propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

  4. Až skončíte, klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Zařazení klientů do kategorií

Kategorie může být barva, slovo nebo slovní spojení, které můžete přidružit k záznamu klienta, a usnadnit si tak vyhledávání, řazení, filtrování nebo seskupení souvisejících záznamů. Můžete třeba přiřadit červenou barvu všem klientům, kteří v uplynulém čtvrtletí uskutečnili nákupy v celkové výši nad 5 000 Kč.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. Na kartě Klienti klikněte na záznam, který chcete zařadit do nějaké kategorie.

    Jak se dá vybrat víc záznamů?

    Sousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy SHIFT a kliknutím na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Nesousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy CTRL a kliknutím na jednotlivé záznamy. Všechny záznamy vyberete tak, že kliknete na jeden z nich a stisknete kombinaci kláves CTRL+A.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Značky na Zařadit do kategorií a potom na příslušnou kategorii.

    Poznámka : Kategorie, které k záznamům přiřadíte, se nezobrazují žádným dalším uživatelům Databáze aplikace Business Contact Manager. Kategorie jsou určené k individuálnímu použití.

Začátek stránky

Vytvoření nového klienta ze záznamu typu Obchodní kontakt

K vytvoření nového klienta ze záznamu obchodního kontaktu slouží následující postup. Tímto postupem zároveň propojíte obchodní kontakt s novým záznamem klienta, případně jiným záznamem klienta.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. Klikněte na kartu Obchodní kontakt a potom poklikejte na obchodní kontakt, který chcete použít k vytvoření záznamu klienta.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Upravit na Propojený klient a potom na Nový klient.

  4. V záznamu klienta zadejte Název klienta.

    Další pole, jako telefonní číslo a adresa do zaměstnání, obsahují informace ze záznamu obchodního kontaktu.

  5. Podle potřeby zadejte do formuláře Klient další údaje.

  6. Kliknutím na Uložit a zavřít zavřete záznam klienta.

    Obchodní kontakt se automaticky propojí s novým záznamem klienta. Název obchodního kontaktu se v záznamu klienta nezobrazí, dokud ho znovu neotevřete.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Viz taky

Úpravy formulářů aplikace Business Contact Manager pomocí uživatelem definovaných polí

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×