Tvorba výrazu

Pomocí výrazů můžete data zpracovávat různými způsoby. Můžete například určit, kolik dní uplynulo od odeslání objednávky, nebo zkombinovat Jméno a Příjmení do jednoho řetězce Jméno a příjmení. V následujících částech vás krok za krokem seznámíme s postupem vytvoření výrazu.

V tomto článku

Výpočet hodnot ovládacích prvků ve formulářích a sestavách

Vytvoření počítaného pole v dotazu

Nastavení výchozích hodnot pro pole tabulky

Přidání ověřovacího pravidla do pole tabulky nebo záznamu

Seskupení a řazení dat v sestavách

Použití výrazů jako kritérií dotazu

Vytvoření počítaného pole v tabulce

Nastavení výchozích hodnot pro ovládací prvky

Přidání ověřovacího pravidla k ovládacímu prvku

Řízení akcí maker, které se mají spustit

Výpočet hodnot ovládacích prvků ve formulářích a sestavách

Pokud výraz použijete jako zdroj dat ovládacího prvku, vytvoříte počítaný ovládací prvek. Předpokládejme například, že máte sestavu zobrazující více skladových záznamů a chcete v jejím zápatí vytvořit součet, který sečte všechny řádkové položky v sestavě.

Součet v sestavě

Chcete-li vypočítat součet, umístěte do zápatí sestavy ovládací prvek typu textového pole a pak nastavte ve vlastnosti Zdroj ovládacího prvku tohoto textového pole následující výraz:

      =Sum([table_field])

V tomto případě je table_field název pole, které obsahuje hodnoty mezisoučtu. Toto pole může pocházet z tabulky nebo dotazu. Funkce Sum vypočte součet všech hodnot v poli table_field.

POSTUP

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na formulář, který chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Zobrazení rozložení nebo Návrhové zobrazení.

  2. Vyberte ovládací prvek, do kterého chcete zadat výraz.

  3. Pokud není zobrazen seznam vlastností, zobrazte jej stisknutím klávesy F4.

  4. Pokud chcete ručně vytvořit výraz, klikněte na vlastnost textového pole ControlSource (Zdroj ovládacího prvku) v seznamu vlastností na kartě Datové a pak zadejte operátor = a zbývající část výrazu. Pokud chcete třeba vypočítat výše uvedený mezisoučet, zadejte =Sum([table_field]). Místo výrazu table_field je třeba zadat název pole.

  5. Pokud chcete výraz vytvořit pomocí Tvůrce výrazů, klikněte v poli vlastností na tlačítko Sestavit Obrázek tlačítka .

    Po dokončení výrazu bude seznam vlastností vypadat následovně:

    Výraz ve vlastnosti Zdroj ovládacího prvku textového pole

Začátek stránky

Použití výrazů jako kritérií dotazu

Výsledky dotazu můžete zúžit pomocí kritérií. Kritéria zadáváte jako výraz a Access vrátí pouze řádky, které vyhovují tomuto výrazu.

Předpokládejme například, že chcete zobrazit všechny objednávky, jejichž datum odeslání připadá na první tři měsíce roku 2017. Pokud chcete zadat kritéria, zadejte v dotazu následující výraz do buňky Kritéria pro sloupec Datum a čas. V tomto příkladu jsme použili sloupec Datum a čas s názvem Datum odeslání. Pokud chcete definovat rozsah dat, zadejte kritéria tímto způsobem:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Sloupec Datum odeslání bude vypadat podobně jako na následujícím obrázku.

Výraz v řádku Kritéria mřížky dotazu

Pokud je hodnota ve sloupci Datum odeslání v zadaném rozsahu dat, pro jednotlivé záznamy v tabulce Objednávky platí, že jsou zahrnuty ve výstupu dotazu. Všimněte si, že ve výrazu, který uzavřete mezi znaky křížku (#), zachází aplikace Access s hodnotami uzavřenými mezi znaky křížku jako s hodnotami datového typu Datum a čas. Zacházení s těmito hodnotami jako s hodnotami datového typu Datum a čas umožňuje provádět u těchto hodnot výpočty, například odečtení jednoho data od druhého.

POSTUP

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz, který chcete změnit, a pak klikněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

  2. Ve sloupci, pro který chcete zadat kritéria, klikněte do buňky Kritéria.

  3. Pokud chcete výraz vytvořit ručně, zadejte výraz kritérií. Před výraz kritérií nedávejte operátor =.

  4. Pokud chcete výraz vytvořit pomocí Tvůrce dotazů, klikněte na pásu karet na Návrh a potom ve skupině Nastavení dotazu klikněte na Tvůrce Obrázek tlačítka .

    Chcete-li zvětšit oblast pro úpravu výrazu, umístěte kurzor do buňky Kritéria a stisknutím kláves SHIFT+F2 zobrazte okno Lupa:

    Výraz v dialogovém okně Lupa

    Tip:    Pokud chcete nastavit jiné písmo textu, vyberte Písmo.

Začátek stránky

Vytvoření počítaného pole v dotazu

Předpokládejme, že navrhujete dotaz a chcete zobrazit výsledek výpočtu pomocí ostatních polí v dotazu. K vytvoření počítaného pole zadejte výraz do prázdné buňky v řádku Pole v dotazu. Máte-li například dotaz, který obsahuje pole Quantity (Množství) nebo Unit Price (Jednotková cena), je možné tato pole vynásobit a vytvořit počítané pole pro hodnotu Extended Price (Rozšířená cena) zadáním následujícího výrazu do řádku Pole v dotazu:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Pokud bude výrazu předcházet text Extended Price: (Rozšířená cena), bude se nový sloupec nazývat Extended Price (Rozšířená cena). Tomuto názvu se často říká alias. Pokud nezadáte alias, Access ho vytvoří sám, například Expr1.

Použití výrazu k vytvoření počítaného pole v dotazu

Access po spuštění dotazu provede výpočet na každém řádku, jak je znázorněno na následujícím obrázku:

Počítané pole v zobrazení Datový list

POSTUP

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz, který chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. Klikněte do buňky Pole ve sloupci, kde chcete vytvořit počítané pole.

  3. Chcete-li výraz vytvořit ručně, zadejte jej.

    Nedávejte před výraz kritérií operátor = ; místo toho na začátku výrazu zadejte popisek, ze kterým následuje dvojtečka. Zadejte například Extended Price: jako popisek výrazu, který vytvoří počítané pole s názvem Extended Price (Rozšířená cena). Potom za dvojtečku zadejte kritéria pro výraz.

  4. Pokud chcete výraz vytvořit pomocí Tvůrce výrazů, klikněte na pásu karet na Návrh a potom ve skupině Nastavení dotazu na Tvůrce.

Začátek stránky

Vytvoření počítaného pole v tabulce

V Accessu můžete vytvořit počítané pole v tabulce. Tím se eliminuje potřeba používat k výpočtům samostatný dotaz. Pokud máte třeba tabulku s hodnotami množství, ceny a sazby daně pro jednotlivé položky nabídky, můžete následujícím způsobem přidat počítané pole zobrazující celkovou cenu:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

Do výpočtu není možné zahrnout pole z jiných tabulek nebo dotazů a výsledky výpočtu jsou určeny jen ke čtení.

POSTUP

  1. Otevřete tabulku poklikáním na její název v navigačním podokně.

  2. Přejděte ve vodorovném směru do krajního pravého sloupce tabulky a klikněte na záhlaví sloupce Kliknutím přidat.

  3. V zobrazeném seznamu klikněte na Počítané pole a potom klikněte na požadovaný datový typ výsledku. Access zobrazí Tvůrce výrazů.

  4. Zadejte požadovaný výpočet pro toto pole, například:

    [Quantity] * [Unit Price]

    U počítaného pole nezačínejte výraz symbolem rovná se (=).

  5. Klikněte na tlačítko OK.

    Přidá se počítané pole a zvýrazní se záhlaví pole, abyste mohli zadat název pole.

  6. Zadejte název pro počítané pole a stiskněte klávesu ENTER.

Začátek stránky

Nastavení výchozích hodnot pro pole tabulky

Výraz lze použít k určení výchozí hodnoty pole v tabulce – tuto hodnotu Access použije v nových záznamech, pokud nebude zadána jiná hodnota. Předpokládejme například, že chcete automaticky vložit datum a čas do pole nazvaného DatumObjednávky, když uživatel přidá nový záznam. Chcete-li to tak nastavit, můžete použít následující výraz:

Now()

POSTUP

  1. V navigačním podokně poklikejte na tabulku, kterou chcete změnit.

    Aplikace Access tabulku otevře v zobrazení Datový list.

  2. Vyberte pole, které chcete změnit.

  3. Na pásu karet klikněte na Pole a potom ve skupině Vlastnosti na Výchozí hodnota. Access zobrazí Tvůrce výrazů.

  4. Zadejte výraz do pole a nezapomeňte ho uvést znaménkem rovná se (=).

Poznámka:    Pokud svážete ovládací prvek s polem tabulky a ovládací prvek i pole tabulky mají výchozí hodnoty, bude mít výchozí hodnota ovládacího prvku přednost před polem tabulky.

Začátek stránky

Nastavení výchozích hodnot pro ovládací prvky

Dalším obvyklým místem, kde lze použít výraz, je vlastnost ovládacího prvku Výchozí hodnota. Vlastnost Výchozí hodnota ovládacího prvku je podobná vlastnosti Výchozí hodnota pole tabulky. Když chcete třeba použít aktuální datum jako výchozí hodnotu pro textové pole, můžete použít následující výraz:

Date()

Tento výraz používá funkci Date pro získání aktuálního data, ale ne času. Pokud svážete textové pole s polem tabulky a pole má výchozí hodnotu, bude mít výchozí hodnota ovládacího prvku přednost před polem tabulky. Obvykle je pro pole v tabulce lepší nastavit vlastnost Výchozí hodnota. Tímto způsobem docílíte toho, že pokud založíte několik ovládacích prvků pro různé formuláře na stejném poli tabulky, pro každý ovládací prvek bude platit stejná výchozí hodnota a bude zajištěno konzistentní zadávání dat v každém formuláři.

POSTUP

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na formulář nebo sestavu, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Návrhové zobrazení nebo Zobrazení rozložení.

  2. Vyberte ovládací prvek, který chcete změnit.

  3. Pokud není zobrazen seznam vlastností, zobrazte jej stisknutím klávesy F4.

  4. Klikněte na seznam vlastností na kartě Vše a potom klikněte na pole vlastnosti Výchozí hodnota.

  5. Zadejte výraz. (Pokud chcete výraz vytvořit pomocí Tvůrce výrazů, klikněte v poli vlastností na tlačítko Sestavit Obrázek tlačítka .)

Začátek stránky

Přidání ověřovacího pravidla do pole tabulky nebo záznamu

Výrazy jsou velmi užitečné pro ověřování dat během jejich zadávání do databáze (eliminují chybná data). V tabulkách se používají dva druhy ověřovacích pravidel: ověřovací pravidla polí – ty zabraňují uživatelům zadávat neplatná data do jednotlivých polí a ověřovací pravidla záznamů – ty zabraňují uživatelům vytvářet záznamy, které nesplňují zadaná kritéria. Oba druhy ověřovacích pravidel vytváříte pomocí výrazů.

Předpokládejme například, že máte tabulku nazvanou Zásoby s polem nazvaným Jednotky k dispozici a chcete nastavit pravidlo, které vynutí, aby uživatele zadali hodnotu, která se rovná nule nebo je vyšší. Jinými slovy, zásoby nikdy nemůžou mít zápornou hodnotu. Je to možné provést použitím následujícího výrazu jako ověřovacího pravidla pole Jednotky k dispozici:

 >=0

POSTUP: Zadání ověřovacího pravidla pole nebo záznamu

  1. V navigačním podokně poklikejte na tabulku, kterou chcete změnit. Access otevře tabulku v zobrazení datového listu.

  2. Pokud chcete zadat ověřovací pravidlo pole, vyberte pole, které chcete změnit.

  3. Na pásu karet klikněte na Pole a potom ve skupině Ověření pole klikněte na Ověření a pak na Ověřovací pravidlo pole nebo Ověřovací pravidlo záznamu. Access zobrazí Tvůrce výrazů.

  4. Začněte zadávat požadovaná kritéria. Například pro vytvoření ověřovacího pravidla pole, které vyžaduje, aby všechny hodnoty byly větší nebo rovny nule, zadejte následující kritérium:

     >=0

    Nedávejte před výraz operátor rovná se (=).

Výrazy ověřovacích pravidel jsou logické, což znamená, že se všechny vstupní hodnoty vyhodnotí jako True (Pravda) nebo False (Nepravda). Ověřovací pravidlo musí být u hodnoty vyhodnoceno jako True (Pravda), jinak Access vstupní data neuloží a zobrazí chybovou zprávu ověření. V tomto příkladu, pokud zadáte do pole Jednotky k dispozici hodnotu menší než nula, ověřovací pravidlo se vyhodnotí jako False (Nepravda) a Access hodnotu nepřijme. Pokud jste ověřovací zprávu nezadali níže popsaným způsobem, zobrazí Access vlastní zprávu s informacemi o tom, že hodnota, kterou jste zadali, je zakázaná ověřovacím pravidlem pro příslušné pole.

POSTUP: Zadání ověřovací zprávy

Zadáním vlastních ověřovacích zpráv můžete usnadnit použití databáze. Tyto zprávy nahrazují obecné zprávy, které aplikace Access zobrazuje v případě, že data neodpovídají ověřovacímu pravidlu. Ve vlastní ověřovací zprávě můžete poskytnout uživatelům informace, které jim pomohou zadat správná data, například: „Hodnota pole Jednotky k dispozici nemůže být záporné číslo“.

  1. V navigačním podokně poklikejte na tabulku, kterou chcete změnit.

    Aplikace Access tabulku otevře v zobrazení Datový list.

  2. Vyberte pole, do kterého jste přidali ověřovací pravidlo, a pro které chcete zadat ověřovací zprávu.

  3. Na pásu karet klikněte na Pole a potom ve skupině Ověření pole na Ověření. Potom klikněte na Ověřovací zpráva pole nebo Ověřovací zpráva záznamu.

  4. V dialogovém okně Zadat ověřovací zprávu zadejte zprávu, kterou chcete zobrazit v případě, že data nevyhovují ověřovacímu pravidlu, a potom klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Přidání ověřovacího pravidla k ovládacímu prvku

Vlastnost Validation Rule (Ověřovací pravidlo), která může přijímat výrazy, mají kromě polí tabulky a záznamů také ovládací prvky. Předpokládejme například, že používáte formulář k zadání datového rozsahu pro sestavu a chcete mít jistotu, že počáteční datum není dřívější než 1. 1. 2017. Pro textové pole, kam zadáte počáteční datum, můžete nastavit vlastnosti Validation Rule (Ověřovací pravidlo) a ValidationText (Ověřovací text) takto:

Vlastnost

Nastavení

Ověřovací pravidlo

>=#1.1.2017#

Ověřovací text

Nemůžete zadat datum dřívější než 1. 1. 2017.

Pokud se pokusíte zadat datum dřívější než 1. 1. 2017, zobrazí se zpráva obsahující text zadaný ve vlastnosti ValidationText (Ověřovací text). Pokud není v poli této vlastnosti zadaný žádný text, zobrazí Access obecnou zprávu. Jakmile kliknete na tlačítko OK, vrátí se Access do textového pole.

Nastavení ověřovacího pravidla pro pole tabulky vynucuje toto pravidlo v celé databázi při každé změně tohoto pole. Pokud toto pravidlo nastavíte pro ovládací prvek ve formuláři, bude vynuceno pouze v případě, že bude použit daný formulář. Nastavení ověřovacích pravidel samostatně pro pole tabulky a pro ovládací prvky ve formulářích může být užitečné, pokud hodláte vytvořit různá ověřovací pravidla pro jednotlivé uživatele.

POSTUP

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na formulář nebo sestavu, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Návrhové zobrazení nebo Zobrazení rozložení.

  2. Pravým tlačítkem myši klikněte na ovládací prvek, který chcete změnit, a potom v místní nabídce klikněte na Vlastnosti. Access zobrazí seznam vlastností daného ovládacího prvku.

  3. Klikněte na kartu Vše a potom do pole vlastnosti Ověřovací pravidlo.

  4. Zadejte výraz. (Pokud chcete výraz vytvořit pomocí Tvůrce výrazů, klikněte v poli vlastností na tlačítko Sestavit Obrázek tlačítka .)

    Před výraz nedávejte operátor =.

  5. Chcete-li upravit text, který se zobrazí, pokud uživatel zadá data, která neodpovídají ověřovacímu pravidlu, zadejte požadovaný text do vlastnosti Ověřovací text.

Začátek stránky

Seskupení a řazení dat v sestavách

Podokno Skupina, řazení a souhrn slouží k definování úrovní seskupení a pořadí řazení pro data v sestavě. Nejčastěji se seskupuje nebo řadí podle pole vybraného ze seznamu, ale pokud chcete seskupovat nebo řadit podle počítané hodnoty, lze namísto toho zadat výraz.

Seskupování je proces kombinace sloupců obsahujících duplicitní hodnoty. Předpokládejme například, že databáze obsahuje údaje o prodeji pro kanceláře v různých městech a že jedna ze sestav v databázi se nazývá Prodeje podle města. Dotaz, který poskytuje data pro sestavu, seskupí data podle hodnot měst. Díky tomuto typu seskupení se budou informace snadněji číst a budou lépe srozumitelné.

Řazení je naopak proces uspořádání pořadí řazení řádků (záznamů) ve výsledcích dotazu. Záznamy můžete například řadit vzestupně nebo sestupně podle hodnot primárních klíčů (nebo jiných sad hodnot v jiném poli) nebo je můžete řadit podle jednoho nebo více znaků v určeném pořadí, například v abecedním pořadí.

POSTUP: Přidání seskupení a řazení k sestavě

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Zobrazení rozložení nebo Návrhové zobrazení.

  2. Na pásu karet klikněte na Návrh a potom ve skupině Skupiny a souhrny na Seskupit a seřadit. Pod sestavou se zobrazí podokno Skupina, řazení a souhrn.

  3. Chcete-li do sestavy přidat úroveň seskupení, klikněte na tlačítko Přidat skupinu.

  4. Chcete-li do sestavy přidat pořadí řazení, klikněte na tlačítko Přidat řazení.

    V podokně se zobrazí nová úroveň skupiny nebo pořadí řazení plus seznam polí, která poskytují data pro sestavu. Na tomto obrázku vidíte typickou novou úroveň skupiny (seskupení podle kategorie) a pořadí řazení (řazení podle výrobce) plus seznam, který obsahuje pole dostupná pro seskupování a řazení:

    Volba možnosti výrazu v podokně Skupina, řazení a souhrn

  5. Pokud chcete použít Tvůrce výrazů, klikněte pod seznamem dostupných polí na výraz.

  6. Do pole pro výraz (horní pole) v Tvůrci výrazů zadejte výraz, který chcete použít. Výraz musí začínat operátorem Rovná se (=).

POSTUP: Přidání výrazu k existující skupině nebo řazení

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na sestavu, kterou chcete změnit, a v místní nabídce klikněte na příkaz Zobrazení rozložení nebo Návrhové zobrazení.

  2. Klikněte na úroveň skupiny nebo pořadí řazení, které chcete změnit.

  3. Klikněte na šipku dolů vedle položky Seskupovat (pro úrovně seskupování) nebo Seřadit podle (pro pořadí řazení). Zobrazí se seznam obsahující dostupná pole.

  4. Pokud chcete použít Tvůrce výrazů, klikněte v dolní části seznamu polí na výraz.

  5. V Tvůrci výrazů zadejte výraz do pole pro výraz (horní pole). Výraz musí začínat operátorem Rovná se (=).

Začátek stránky

Řízení akcí maker, které se mají spustit

V některých případech je žádoucí provést akci nebo posloupnost akcí v makru jen tehdy, je-li splněna určitá podmínka. Předpokládejme například, že chcete provést akci makra jen v případě, že je hodnota v textovém poli vyšší nebo se rovná 10. Chcete-li toto pravidlo nastavit, použijte výraz v bloku If v makru k definování podmínky v makru.

V tomto příkladu se textové pole nazývá Položky. Výraz, který nastaví podmínku:

[Items]>=10

Výraz použitý v bloku If v makru

POSTUP

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na makro, které chcete změnit, a potom klikněte na příkaz Návrhové zobrazení v místní nabídce.

  2. Klikněte na blok If, který chcete upravit, nebo přidejte blok If z podokna Katalog akcí.

  3. Klikněte na horní řádek bloku If.

  4. Pokud chcete použít Tvůrce výrazů, zadejte do pole podmíněný výraz nebo klikněte na tlačítko Sestavit Obrázek tlačítka vedle pole výrazu.

Zadaný výraz musí být logický, což znamená, že má hodnotu True (Pravda) nebo False (Nepravda). Akce makra se spustí v bloku If pouze v případě, že podmínka je vyhodnocena jako pravdivá.

Začátek stránky

Viz taky

Použití Tvůrce výrazů

Úvod k výrazům

Průvodce syntaxí výrazu

Příklady výrazů

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×