Tipy pro poštovní seznamy

Bez ohledu na to, jak dokonalá vaše korespondence je, nebude mít žádoucí účinek, pokud ji odešlete nesprávným lidem. Poštovní seznamy můžete omezit na jména a adresy, nebo lze zahrnout další podrobnosti o jednotlivých zákaznících tak, aby je bylo možné rozdělit do kategorií podle segmentů, které jsou pro oblast vašeho podnikání relevantní.

Čím více korespondenci zaměříte na skupinu zákazníků, která by mohla mít o určitou nabídku zájem, tím větší bude úspěšnost vaší korespondenční kampaně. Připravte se na to, že na upřesnění poštovního seznamu k zacílení na odpovídající skupiny zákazníků budete potřebovat třetinu až polovinu času a finančních prostředků z celkového objemu kampaně.

V tomto článku

Použití dat o zákaznících

Vytvoření poštovního seznamu

Sloučení seznamů z více zdrojů

Upřesnění seznamu příjemců

Použití dat o zákaznících

Jakmile získáte informace o zákaznících a potenciálních zákaznících, může být sledování jejich společných atributů velmi užitečné. Čím více podrobností zachytíte v poštovním seznamu, tím více možností budete mít při cílení vaší korespondence.

Nezapomeňte však, že pro sledovaná podrobná data musíte mít také využití. Čím složitější poštovní seznam bude, tím náročnější bude jeho údržba.

Data o zákaznících lze využít například některým z následujících způsobů:

  • Tisk poštovních štítků:     Vytvořte poštovní štítky, pro které potřebujete pouze jméno a adresu.

  • Zaměření korespondence na zákazníky v určité lokalitě:     Filtrujte poštovní seznam podle města nebo PSČ a můžete snadněji upozornit na reklamní akci pouze zákazníky s bydlištěm na určitém území.

  • Přidání individuálního pozdravu:     Korespondenci můžete přizpůsobit individuálním příjemcům zahrnutím jména a příjmení do řádku pozdravu, což vyžaduje rozdělení oslovení do datových polí pro titul, jméno a příjmení.

  • Zaměření na příjemce určitého věku:     Upozorněte na produkty nebo služby určené pro určitou věkovou skupinu (například plánování penzijního připojištění má jiný smysl pro dvacetileté a pro padesátileté) shromážděním dat narození zákazníků podle roku narození (například „1945“).

    Chcete-li nabídnout reklamní dárek všem zákazníkům, kteří se se narodili v aktuálním měsíci, můžete shromažďovat data narození v podobě den, měsíc, rok (například „1.leden 2000“).

  • Přizpůsobení korespondence podle pohlaví:     Upozorněte na novou řadu výrobků určenou pouze mužům nebo pouze ženám zahrnutím pohlaví jednotlivých zákazníků („muž“ nebo „žena“) do poštovního seznamu.

  • Využití historie nákupů:     Zákazníkům, kteří učinili v poslední době velké nákupy, můžete zaslat speciální nabídku. Nebo můžete zákazníky upozornit, že máte na skladě nové modely jejich oblíbené značky. K tomu je třeba sledovat historii nákupů. Zákazníky také můžete informovat o podobných výrobcích („Zákazníci, kteří si zakoupili stejný výrobek jako vy, si zakoupili také následující produkt“).

  • Úspora poštovného odesíláním e-mailů:     Odesláním pozvánek na akce určené jen pro zvané e-mailem můžete ušetřit náklady na poštovné u zákazníků, kteří vám poskytli svou e-mailovou adresu. Je možné nejprve pomocí hromadné korespondence vytvořit tištěné pozvánky a pak použít filtr pro zákazníky, kteří nemají e-mailovou adresu. Potom můžete vytvořit e-mailovou pozvánku pomocí hromadného e-mailu a filtrování zákazníků, kteří mají e-mailové adresy.

Začátek stránky

Vytvoření poštovního seznamu

Poštovní seznam je v podstatě textový soubor, ve kterém jsou záznamy o příjemcích rozděleny na běžně používaná pole. Takovéto seznamy jsou obvykle k dispozici jako listy tabulkového kalkulátoru nebo tabulky, kde je pro každý záznam určen samostatný řádek, který je rozdělen do sloupců obsahujících jednotlivá datová pole. Příklad jednoduchého poštovního seznamu je znázorněn na obrázku.

Jednoduchý poštovní seznam v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence

Složitější seznam může zahrnovat další datová pole, jako jsou velikosti výrobků a oblíbené barvy, historie nákupů, datum narození a pohlaví.

Pokud vytváříte poštovní seznam poprvé, můžete jej vytvořit přímo z aplikace Microsoft Office Publisher.

Vytvoření poštovního seznamu

  1. Otevřete publikaci.

  2. V nabídce Nástroje přejděte na položku Hromadná korespondence a katalogy a klepněte na příkaz Vytvořit seznam adres.

  3. Než začnete do seznamu zadávat informace, můžete pro seznam vytvořit vlastní nastavení polí přidáním, odebráním, přejmenováním nebo změnou pořadí polí zobrazených v dialogovém okně Nový seznam adres.

    Jak?

    1. Klepněte na tlačítko Vlastní nastavení sloupců a proveďte jednu z následujících akcí:

      • Pokud chcete přidat pole, klepněte na tlačítko Přidat. V dialogovém okně Přidat pole zadejte název nového pole a klepněte na tlačítko OK.

      • Pokud chcete některé pole odstranit, vyberte je v seznamu Názvy polí a klepněte na tlačítko Odstranit a potom na tlačítko Ano.

      • Chcete-li některé pole přejmenovat, vyberte je v seznamu Názvy polí a klepněte na tlačítko Přejmenovat. V dialogovém okně Přejmenovat pole zadejte nový název pole do pole Na: a klepněte na tlačítko OK.

      • Jestliže chcete změnit pořadí polí, vyberte pole, které chcete přesunout, a podle potřeby klepněte na tlačítko Nahoru nebo Dolů, dokud se pole nepřesune na požadované místo.

    2. Opakujte tyto kroky, dokud nezkontrolujete všechna požadovaná pole, a pak klepněte na tlačítko OK.

  4. V dialogovém okně Nový seznam adres zadejte informace pro první položku do příslušných polí (Titul, Jméno, Příjmení atd.).

  5. Jakmile zadáte všechny údaje pro první položku, klepněte na tlačítko Nová položka nebo stiskněte klávesu TAB.

  6. Zopakujte kroky 3 a 4 pro všechny přidávané položky.

  7. Klepněte na tlačítko OK.

  8. V dialogovém okně Uložit seznam adres zadejte název pro seznam adres do pole Název souboru.

    Ve výchozím nastavení bude seznam adres uložen do složky Zdroje dat. Nejvhodnější je ponechat seznam adres v tomto umístění, protože se jedná o výchozí složku, ve které aplikace Publisher hledá zdroje dat.

  9. Klepněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky

Sloučení seznamů z více zdrojů

Pokud máte k vytvořeny poštovní seznamy, nebo jste seznamy zakoupili, je v aplikaci Publisher snadné sloučit a upravit seznamy zákazníků z více zdrojů. Je možné zvolit nejvhodnější způsob sloučením poštovního seznamu aplikace Publisher z libovolné kombinace dalších seznamů vytvořených v následujících aplikacích:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook s doplňkem Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Je také možné použít seznamy, které zakoupíte, například prostřednictvím služby Microsoft List Builder.

Zadání seznamu, který chcete přidat

  1. V nabídce Nástroje přejděte na položku Hromadná korespondence a katalogy a klepněte na příkaz Hromadná korespondence. Zobrazí se podokno úloh Hromadná korespondence.

    Pokud je publikace spojena se seznamem příjemců, zkontrolujte jeho nastavení a klepněte v podokně úloh Hromadná korespondence na odkaz Upravit seznam příjemců. Jestliže publikace není spojena s existujícím seznamem příjemců, klepněte v části Vytvoření seznamu příjemců na požadovanou možnost, klepněte na odkaz Další krok: Vytvoření seznamu příjemců nebo připojení k tomuto seznamu a vyberte požadovaný seznam.

  2. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence proveďte ve skupinovém rámečku Přidat do seznamu příjemců jednu z následujících akcí:

    • Klepněte na odkaz Vybrat existující seznam, vyberte zdroj dat v dialogovém okně Vybrat zdroj dat a klepněte na tlačítko Otevřít.

    • Klepněte na odkaz Vybrat z kontaktů aplikace Outlook (pokud se zobrazí výzva k výběru profilu, klepněte na požadovaný profil) a poté klepněte na tlačítko OK. Vyberte složku nebo distribuční seznam v dialogovém okně Vybrat kontakt a klepněte na tlačítko OK.

    • Klepněte na odkaz Zadat nový seznam, v dialogovém okně Nový seznam adres přidejte požadované položky a klepněte na tlačítko OK.

Řešení nesrovnalostí při slučování seznamů

Při přidávání poštovního seznamu k jinému seznamu nemusí mít jedno či více polí v přidávaném seznamu odpovídající ekvivalent v existujícím seznamu. Přidávaný poštovní seznam může například obsahovat pole Název společnosti, v původním seznamu se však takové pole nevyskytuje.

V aplikaci Publisher se zobrazí výzva k odstranění nesrovnalostí mezi poli různých zdrojových seznamů pomocí otevření dialogového okna Přidat do seznamu příjemců.

  1. V dialogovém okně Přidat do seznamu příjemců vyberte pole, které není zaškrtnuto ve sloupci Shoda, v seznamu Pole seznamu příjemců s odpovídajícími poli vyberte pole, které mu má odpovídat, a klepněte na tlačítko Shoda.

  2. V dialogovém okně Shoda pole ověřte, zda je vybrané pole uvedeno v seznamu Shoda s polem seznamu příjemců, nebo vyberte jiné pole a klepněte na tlačítko OK.

  3. Pokud potřebujete do seznamu příjemců přidat nové odpovídající pole, vyberte pole, které chcete přidat, v novém seznamu (levý seznam v dialogovém okně Přidat do seznamu příjemců), klepněte na tlačítko Přidat a potom klepněte na tlačítko OK. Přidaná pole se zobrazují v seznamu Nová pole, která budou přidána do seznamu příjemců.

    Tip : Přidané pole lze odebrat jeho výběrem v seznamu Nová pole, která budou přidána do seznamu příjemců a klepnutím na tlačítko Odebrat.

Obrázek dialogového okna Přidat do seznamu příjemců

Jak zajistím shodu polí, pokud se v aplikaci Publisher nezobrazí příslušná výzva?

  • V podokně úloh Hromadná korespondence klepněte v části Další položky na odkaz Pole adresy a potom klepněte na tlačítko Shoda polí.

Uložení zástupce sloučeného seznamu

Můžete vytvořit zástupce sloučeného seznamu pro použití v další korespondenci. Kdykoli upravíte některou položku sloučeného seznamu, bude upravená položka aktualizována také v původním zdrojovém souboru, pokud je tento soubor k dispozici pro úpravy. Pokud původní zdrojový soubor upravovat nechcete, proveďte export seznamu příjemců do nového souboru.

  1. V podokně úloh Hromadná korespondence (Krok 3: Vytvoření sloučených publikací) klepněte v části Příprava na zpracování této pošty na odkaz Uložit zástupce seznamu příjemců.

  2. V dialogovém okně Uložit soubor zadejte název sloučeného seznamu adres do pole Název souboru.

    Ve výchozím nastavení bude seznam adres uložen do složky Zdroje dat. Nejvhodnější je ponechat seznam adres v tomto umístění, protože se jedná o výchozí složku, ve které aplikace Microsoft Office Publisher hledá zdroje dat.

  3. Klepněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky

Upřesnění seznamu příjemců

Pokud si pole jednotlivých zdrojových seznamů odpovídají, zobrazí se všechny záznamy v existujícím seznamu v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence, kde je můžete filtrovat, seřadit a vybrat příjemce, které chcete do hromadné e-mailové korespondence zahrnout. Zaškrtněte políčka u jednotlivých příjemců, které chcete zahrnout, a zrušte zaškrtnutí u příjemců, které zahrnout nechcete.

Zaškrtnutí nebo zrušení zaškrtnutí všech položek

  • Zaškrtněte políčko v řádku záhlaví nebo jeho zaškrtnutí zrušte.

Filtrování položek v seznamu

Pokud chcete použít pouze určité položky v seznamu, můžete seznam filtrovat podle zadaného pole nebo kritéria. Po uplatnění filtru můžete zahrnovat nebo vyřazovat záznamy z výběru zaškrtnutím příslušných zaškrtávacích políček.

  1. Klepněte na šipku vedle záhlaví sloupce položky, podle které chcete filtrovat.

  2. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Klepnutím na položku (Prázdné) zobrazte všechny záznamy, v nichž je odpovídající pole prázdné.

    • Klepnutím na položku (Neprázdné) zobrazte všechny záznamy, ve kterých odpovídající pole obsahuje informace.

    • Klepnutím na položku (Rozšířené) zobrazte dialogové okno Filtrovat a seřadit, které slouží k filtrování položek podle více kritérií.

      Poznámka : Dialogové okno Filtrovat a seřadit lze otevřít také klepnutím na odkaz Filtr v části Upřesnit seznam příjemců v dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence.

  3. Tip : Pokud zdroj dat obsahuje záznamy sdílející stejné informace a pro daný sloupec existuje 10 nebo méně jedinečných hodnot, můžete filtrovat podle konkrétní informace. Pokud například seznam obsahuje více adres obsahujících jako zemi či region Austrálii, můžete filtrovat podle hodnoty Austrálie.

  4. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence jsou zobrazeny pouze vybrané záznamy. Chcete-li znovu zobrazit všechny záznamy, klepněte na položku (Vše).

Řazení položek v seznamu

Chcete-li zobrazit položky v abecedním pořadí, můžete položky v seznamu seřadit.

  • V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence klepněte na záhlaví sloupce položky, podle které chcete provést řazení.

    Chcete-li například zobrazit seznam abecedně podle příjmení, klepněte na záhlaví sloupce Příjmení.

  • Pokud chcete položky seřadit pomocí více kritérií, klepněte na odkaz Seřadit v části Upřesnit seznam příjemců. V dialogovém okně Filtrovat a seřadit vyberte kritéria řazení.

Vyhledání duplicitních položek

Chcete-li zabránit odesílání duplicitní korespondence, můžete ve sloučeném seznamu vyhledat a odstranit záznamy, u kterých se většina polí shoduje (nemusí to být nutně všechna pole).

  1. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence klepněte na odkaz Najít duplicitní položky.

  2. V dialogovém okně Najít duplicitní položky nechejte zaškrtnuté pouze položky, které chcete zahrnout, a klepněte na tlačítko OK.

Vyhledání určitého příjemce nebo skupiny příjemců se společným atributem

Chcete-li identifikovat jednotlivce nebo skupinu jednotlivců, kteří mají společné atributy (jako je příjmení, PSČ nebo měsíc narození), můžete je v seznamu vyhledat.

  1. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence klepněte na odkaz Najít příjemce.

  2. V dialogovém okně Najít položku zadejte do pole Najít atribut, který chcete vyhledat, zadejte pole, ve kterých chcete hledat, a klepněte na tlačítko Najít další.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×