Tipy pro individuální nastavení publikace

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Většina zákazníků oceňuje, když si je v obchodech a restauracích, které často navštěvují, pamatují – nejen podle jména, ale i podle jejich zvyklostí. Zákazníky je například možné uvítat následujícími slovy:

„Vzpomínáte si, jak jste nás žádali, abychom vám dali vědět, až přijdou ty nové vzorky? Už jsou tady, a máme vaši oblíbenou barvu!“

„Rezervovali jsme vám váš oblíbený stůl, a v denní nabídce máme dnes toho lososa, který vám posledně tolik chutnal.“

V tomto článku:

K čemu je dobré vlastní nastavení?

Nastavení datového souboru

Přidání bloku adresy a pozdravu

Přidání poznámek a hypertextových odkazů

K čemu je dobré vlastní nastavení?

Zákazníci obvykle mají rádi, když si je pamatujete a jste jim nápomocni – když už kvůli ničemu jinému, tak proto, že rychleji dostanou to, co žádají. Tento druh osobních služeb přispívá k loajalitě zákazníků. Pokud v obchodech a restauracích pečlivě sledují zájmy zákazníků, ti se pak většinou vracejí a odvděčí se strávením většího množství času nebo utracením více peněz.

Korespondence může fungovat podobně. Jestliže do korespondence zahrnete informace, které odpovídají specifickým zájmům daného zákazníka, výrazně se zvyšuje pravděpodobnost, že zákazníka zaujmete a ten odpoví.

Shromáždění potřebných informací o zákaznících

Samozřejmě, že sledování zájmů a specifik jednotlivých zákazníků nemusí být jednoduchý úkol. Je třeba shromáždit informace, uložit je ve formátu umožňujícím snadný přístup a filtrovat je podle parametrů, které jsou pro oblast vašeho podnikání relevantní a pomohou vám co nejlépe zužitkovat investici do korespondence. Čím přesněji se vám podaří identifikovat zákazníky, kteří mají společné zájmy, tím větší bude pravděpodobnost návratnosti vaší investice.

Aplikace Microsoft Office Publisher vám v tom může pomoci. Můžete zadat data o zákaznících do databáze, kterou vytvoříte přímo v aplikaci Microsoft Publisher nebo v jiných aplikacích, jako je Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook s doplňkem Business Contact Manager a Microsoft Office Access. Je také možné použít seznamy, které zakoupíte, například prostřednictvím služby Microsoft List Builder.

Po shromáždění informací je můžete analyzovat, abyste zjistili, co mají vaši nejlepší zákazníci společné, vytvořili skupiny zákazníků podle jejich charakteristik a přizpůsobili korespondenci tak, aby se zaměřovala na jejich specifické zájmy.

Začátek stránky

Nastavení datového souboru

Adresy a osobní informace, které do publikací přidáte, musíte odněkud získat. Proto představuje první krok přípravy na hromadnou korespondenci nastavení datového souboru, který bude obsahovat informace o vašich zákaznících. Jako datový soubor můžete použít list aplikace Microsoft Office Excel, tabulku aplikace Microsoft Office Word, databázi aplikace Microsoft Office Access a dokonce i složku Kontakty aplikace Microsoft Office Outlook. Z tohoto datového souboru pak bude vytvořen poštovní seznam.

Při vytváření datového souboru nezapomeňte na následující body (při procházení seznamu se řiďte následujícím obrázkem, který znázorňuje sloupce listu v aplikaci Excel a slučovací pole na obou stranách pohlednice):

  • Typy informací ve sloupcích:     Každý sloupec v datovém souboru odpovídá určitými informacím, které chcete přidat do publikace. Pokud například chcete na každou vytištěnou pohlednici přidat adresu zákazníka a osobní oslovení, musí datový soubor obsahovat sloupce pro jméno, ulici, město, zemi, PSČ a oslovení.

  • Jedna položka na řádek:     Každý řádek v datovém souboru obsahuje informace, které přísluší jednomu výtisku publikace. Například veškeré informace na řádku 2 listu aplikace Excel jsou určeny pro pohlednici, kterou odesíláte zákazníkovi číslo 1, všechny informace na řádku 3 patří k pohlednici odesílané zákazníkovi číslo 2 a tak dále.

  • Přidání polí do publikace:     Abyste mohli údaje z datového souboru využít, je třeba vložit do publikace pole – jedno pole pro každou část informací, které se mají zobrazit. Chcete-li například vytisknout na každou pohlednici jméno, ulici, město, zemi, PSČ a osobní oslovení, musí publikace typu pohlednice obsahovat pro každou z těchto položek příslušné pole.

Sloupce v aplikace Excel odpovídající polím v publikaci typu pohlednice

Tip : Pokud chcete do publikací určených k rozeslání sloučit obrázky, musí datový soubor obsahovat sloupce s údaji o názvu souboru s obrázkem. Každý řádek takovéhoto sloupce by měl obsahovat název souboru konkrétního obrázku, například: První_fotografie.jpg. Jestliže obrázky nejsou umístěny ve stejné složce jako zdroj dat, je třeba zahrnout i cestu k jednotlivým obrázkům.

Začátek stránky

Přidání bloku adresy a pozdravu

Vytištěný blok adresy na bulletinu (místo nalepeného adresního štítku) a oslovení, které obsahuje jméno zákazníka, představují jednoduché techniky individuálního nastavení korespondence, které napomáhá vytvoření dojmu, že korespondence je určena pro jednotlivého konkrétního příjemce.

Přidání bloku adresy se jménem, adresou a dalšími informacemi

  1. V podokně úloh Hromadná korespondence (Krok 2: Příprava publikace) klepněte v části Další položky na položku Blok adresy.

  2. V dialogovém okně Vložit blok adresy klepněte na prvky adresy, které chcete zahrnout, a poté klepněte na tlačítko OK.

    Poznámka : Pokud se názvy datových polí ve zdroji dat neshodují s názvy polí, které aplikace Publisher používá pro blok adresy, bude pravděpodobně nutné klepnout na tlačítko Shoda polí v dialogovém okně Vložit blok adresy. V dialogovém okně Shoda polí vyberte ve zdroji dat pomocí rozevíracích seznamů pole, která odpovídají polím aplikace Publisher.

Přidání řádku s pozdravem

  1. V podokně úloh Hromadná korespondence (Krok 2: Příprava publikace) klepněte v části Další položky na položku Řádek s pozdravem.

  2. V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem vyberte formát řádku s pozdravem, který zahrnuje oslovení, formát jména a následnou interpunkci. Pro každou položek můžete do textového pole také zadat nový obsah.

  3. Zadejte text, který bude zobrazen v případě, že nelze interpretovat jméno příjemce – například pokud zdroj dat neobsahuje jméno a příjmení příjemce, ale pouze název společnosti.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

    Poznámka : Pokud se názvy datových polí ve zdroji dat neshodují s názvy polí, které aplikace Publisher používá pro řádek s pozdravem, bude pravděpodobně nutné klepnout na tlačítko Shoda polí v dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem. V dialogovém okně Shoda polí vyberte ve zdroji dat pomocí rozevíracích seznamů pole, která odpovídají polím aplikace Publisher.

Přidání obrázku do adresy

Do bloku adresy, stejně jako do kterékoli jiné části publikace, můžete přidat obrázek nebo fotografii. Zobrazený obrázek se může lišit podle zájmů jednotlivých zákazníků o konkrétní značky, podle věku zákazníků, jejich pohlaví či údajů dalších datových polí, které sledujete.

Podrobné informace o porovnávání obrázky a nastavení datového souboru s informacemi o souborech obrázků najdete v tématu Vytvoření zdroje dat pro hromadnou korespondenci nebo sloučení katalogů.

  1. V publikaci klepněte na místo, kam chcete vložit slučovací pole pro obrázek (například vedle bloku adresy).

  2. V podokně úloh Hromadná korespondence (Krok 2: Příprava publikace) klepněte v části Další položky na položku Pole s obrázkem.

  3. V dialogovém okně Vložit pole s obrázkem vyberte pole odpovídající v datovém souboru informacím o fotografiích a klepněte na tlačítko OK.

    V aplikaci Publisher je slučovací pole vloženo v rámečku obrázku do publikace na vybranou pozici kurzoru. Rámeček obrázku můžete přesunout či změnit jeho velikost.

Začátek stránky

Přidání poznámek a hypertextových odkazů

Pokud jste datový soubor nastavili tak, aby obsahoval požadované informace o zákaznících, jak je popsáno v části Tipy pro přípravu e-mailového poštovního seznamu, můžete shromážděné informace použít k doručení obsahu specificky cíleného na zájmy konkrétních zákazníků. Poskytování obsahu odpovídajícího zájmům zákazníka představuje účinný nástroj individuálního nastavení. Máte například následující možnosti:

  • Přizpůsobení korespondence podle pohlaví:     Upozorněte na novou řadu výrobků určenou pouze mužům nebo pouze ženám zahrnutím pohlaví jednotlivých zákazníků („muž“ nebo „žena“) do poštovního seznamu a následným filtrováním podle jednotlivých pohlaví, nebo jednoduše filtrováním seznamu podle rozdílných položek v poli Titul („Pan“ a „Paní“). Pro muže i ženy můžete zahrnout adresu URL (ve vytištěné publikaci) nebo přímo odkaz na webovou stránku (v e-mailové zprávě) s podrobnými informacemi o možnostech pro každou ze skupin. Chcete-li tento krok provést, přidejte odpovídající adresu URL k jednotlivým položkám do sloupce určeného k tomuto účelu.

  • Zaměření na příjemci určitého věku     Kontaktovat zákazníci produktů nebo služeb, které jsou vhodné pro tyto zákazníci stupeň životnost (například plánování na důchodové pojištění dvacetileté versus plánování padesátileté) tak, že shromažďování dat narození vaši zákazníci jako narození jear (například "1945").

    Chcete-li nabídnout reklamní dárek všem zákazníkům, kteří se se narodili v aktuálním měsíci, můžete shromažďovat data narození v podobě den, měsíc, rok (například „1. leden 2008“).

  • Využití historie nákupů:     Zákazníkům, kteří učinili v poslední době velké nákupy, můžete zaslat speciální nabídku. Nebo můžete zákazníky upozornit, že máte na skladě nové modely jejich oblíbené značky. Pokud budete sledovat konkrétní nákupy zákazníků, můžete datový soubor seřadit tak, abyste mohli identifikovat historii nákupů podle značek, jakmile obdržíte novou zásilku určité skupiny výrobků, nebo je informovat o nabídce podobných výrobků, které si zakoupili jiní zákazníci („Zákazníci, kteří si zakoupili stejný výrobek jako vy, považují za užitečný také následující produkt“).

Přidání osobní poznámky

Každé skupině zákazníků, kteří mají společné rysy, můžete odeslat jinou textovou zprávu. Chcete-li tento postup použít, přidejte do datového souboru pole (nebo sloupec) pro tyto zprávy a pak přidejte příslušnou zprávu do jednotlivých položek (nebo řádků). Určité zprávy můžete přiřadit zákazníkům určitého pohlaví, stejného věku nebo data narození, nebo zákazníkům, kteří nakoupili v posledních šesti měsících. Další informace o přípravě poštovního seznamu naleznete v části Tipy pro poštovní seznamy.

  1. V publikaci klepněte na textové pole, kde se mají zobrazit informace s individuálním nastavením. Můžete také klepnout v nabídce Vložit na příkaz Textové pole a přetažením vytvořit pravoúhelník požadované velikosti.

    • Pokud textové pole již obsahuje nějaký text, který chcete nahradit, vyberte jej také.

    • Jestliže je v poli text, který chcete zachovat, umístěte kurzor na místo, kam chcete zprávu s individuálním nastavením vložit.

  2. V podokně úloh Hromadná korespondence klepněte v poli se seznamem na odpovídající slučovací pole.

Přidání hypertextového odkazu s individuálním nastavením

Je možné zahrnout hypertextový odkaz směřující zákazníky na webovou stránku odpovídající jejich specifickým zájmům nebo jiným konkrétním atributům. Do textu hypertextového odkazu lze přidat jména zákazníků nebo jiná datová pole a vytvořit z nich tak skutečně individuální odkazy.

  1. V podokně úloh Hromadný e-mail (Krok 2: Příprava publikace) klepněte v části Další položky na položku Vložit personalizovaný hypertextový odkaz.

  2. V dialogovém okně Vložit individuální hypertextový odkaz zadejte text, který chcete zobrazit, a adresu webové stránky, na kterou mají příjemci zprávy po klepnutí na daný hypertextový odkaz přejít.

  3. Chcete-li v zobrazeném textu použít datové pole, klepněte na zobrazený text a potom klepněte v poli se seznamem na pravé straně na datové pole, které chcete vložit.

    Poznámka : Pokud vložíte datové pole, můžete zadat náhradní zobrazený text a webovou adresu pro veškeré prázdné položky odpovídající vloženému datovému poli. Podle potřeby zaškrtněte políčka Pro prázdné položky použít výchozí text a Pro prázdné položky použít výchozí hypertextový odkaz a zadejte náhradní text a webovou adresu.

    Obrázek dialogového okna Vložit individuální hypertextový odkaz

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×