Tipy pro aplikaci Microsoft MyAnalytics

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tyto tipy můžete lépe věnovat času a zaměření se na to podstatné ve vašem čísle do zaměstnání. Všechny tipy nejsou pro všechny uživatele. Co můžete a dělat vždy závisí na vaše role a, se kterými pracujete v organizaci.

Použití MyAnalytics v Outlooku

Chcete vědět, kolik lidí si přečetlo váš e-mail? Podívejte se do MyAnalytics – doplňku pro Outlook, kde se dozvíte, kolik lidí si váš e-mail přečetlo, odpovědělo na něj nebo ho přeposlalo.

Tip : Přejděte do Outlooku a otevřete nějaký odeslaný nebo přijatý e-mail. Na začátku e-mailu klikněte hned pod řádkem příjemců na MyAnalytics. Zobrazí se statistika.

Schůzky

Domlouvejte si menší počet schůzek, pořádejte kratší schůzky nebo přesněji definujte účel schůzky. Existuje několik možností, jak ušetřit čas trávený na schůzkách.

Místo pozvánek posílejte rekapitulace.

Vždycky neplatí, že e-maily vás jenom připravují o čas. Můžou ho i šetřit. E-maily můžou představovat praktický způsob, jak snížit počet účastníků schůzky a současně jim dát potřebné informace. Pokud někteří spolupracovníci nemusí na schůzce být, protože jejich rozhodovací pravomoce nejsou tak vysoké, můžete jim po schůzce jenom poslat informace e-mailem a oznámit jim výsledek rozhodování.

Zkraťte svoje e-maily.

Nedávný průzkum mezi vedoucími pracovníky dokazuje, že 25 až 50 procent času tráveného na schůzkách je nevyužitého. Některé společnosti proto zavedly schůzky ve stoje. I když se tento způsob nehodí pro všechny druhy schůzek, budou schůzky ve stoje logicky kratší a efektivnější než obvyklé vysedávání na schůzkách. Můžete taky zkusit schůzky zkrátit nebo sloučit opakované schůzky, zvlášť pokud mají víc než 10 účastníků.

Reorganizujte opakované schůzky.

Produktivitu obvykle zvýšíte „jarním úklidem“ kalendáře. Zkuste jeden týden zrušit všechny opakované schůzky a pak znovu přidat jenom ty, které jsou skutečně potřeba. Ukazuje se, že se počet schůzek sníží o 10–30 %, pokud to udělá celý tým.

Zamyslete se nad seznamem účastníků.

Velké schůze informující o stavu nebo o aktuální situaci, na kterých jsou účastníci jenom proto, aby měli informace, plýtvají vaši pozornost, protože se stejně všichni aktivně neúčastní. To, jestli je účastník na schůzce zbytečný, většinou poznáte podle toho, že při ní dělá víc věcí. Zamyslete se, jestli by nestačilo poslat mu jenom rekapitulaci.

Dejte si pozor na „firemní turistiku“.

Výraz „firemní turistika“ se ve společnosti používá pro lidi, kteří se záměrně účastní všech možných schůzek jenom kvůli pocitu, aby byli v obraze. Předpokladem úspěšné schůzky jsou dynamické vstupy a pozornost všech účastníků. Pasivní účastníci podstatně zhoršují výsledný efekt schůzky. Jako organizátor schůzky se snažte omezit spolupráci účastníků schůzky tak, aby se zbytečně nerozptylovali a vy jste si zajistili odpovídající příspěvek každého účastníka.

E-mail

Zkuste místo schůzky zavolat, nepoužívejte „Odpovědět všem“ nebo zrušte odběr nepotřebných e-mailových seznamů. To je jenom pár věcí, které můžete udělat, pokud nad e-maily trávíte moc času.

Odeberte nepotřebné příjemce e-mailu.

Než kliknete na odeslat, podívejte se na seznam příjemců a ujistěte se, že každý z nich je pro konverzaci přínosný. Než použijete Odpovědět všem, pečlivě to zvažte. Automaticky byste měli odpovídat jenom odesílateli. Volbu Odpovědět všem byste měli použít jenom tehdy, když má vaše odpověď význam pro všechny příjemce. Některým příjemcům stačí, aby se dozvěděli výsledek rozhodnutí, takže jim nemusíte posílat kopie celé konverzace.

Posílejte méně e-mailů – používejte raději Skype nebo telefon

Než se rozhodnete poslat e-mail, zamyslete se nad následujícími fakty: Pracovní skupina, která se specializuje na zjednodušování procesů v organizaci, zjistila, že snížení e-mailových výstupů vedoucích pracovníků o 54 % vedlo ke zvýšení produktivity v celé společnosti o 7 %. Potvrzuje to i sloupeček tipů pro vedoucí pracovníky, který je vyzývá, aby raději telefonovali. Telefonní hovor bývá často účinnější než e-mailové konverzace, při kterých se posílají e-maily sem a tam, protože při něm dostanete odpovědi na otázky v reálném čase. Dobrou volbou je i Skype.

Zrušte odběr u skupin, které nečtete.

Zamyslete se nad tím, jestli se můžete odebrat ze skupin, kterých nemusíte být členem. Jestli e-maily nakonec stejně smažete nebo je přesunete do složky určené k pozdějšímu přečtení, ale už se na ně nikdy nepodíváte, bude možná lepší, abyste je vůbec nedostávali.

Šetřete doručenou poštu ostatních.

Zkuste ve společnosti zavést následující pravidlo, které platí pro kopie e-mailů. Je to jednoduché: Když odpovídáte na e-mail, dejte všechny příjemce do skryté kopie a připište poznámku, že jste Honzu, Janu a Alenu dali do skryté kopie, abyste šetřili jejich doručenou poštu. Pokud vaši spolupracovníci budou chtít vlákno dál sledovat, můžou vám odpovědět. V opačném případě můžou takové e-maily jednoduše vyloučit, protože jenom plní jejich schránku a připravují je o čas. Tímto jednoduchým způsobem ukážete ostatním, že si vážíte jejich času. Všichni taky vidí, že se snažíte zlepšit chování vůči ostatním. Řekněte o tomto pravidle ostatním.

Hodiny po pracovní době

Buďte ohleduplný spolupracovník.

  • Aktualizace stavu a informativní e-maily se snažte sloučit do denních nebo týdenních přehledů. Snížíte tím celkový šum a nahodilost způsobenou zahlcením e-maily.

  • Ukládejte si koncepty e-mailů nebo jejich odeslání odložte na normální pracovní dobu příjemců. Pozdní noční nebo časné ranní e-maily posílejte jenom v naléhavých situacích, aby nezapadly v celkovém ruchu.

  • Když se potřebujete na něco soustředit, vypněte si oznámení na telefonu a počítači.

Co můžete udělat jako tým:

  • Příklad: Nepořádejte schůzky ve středu.

  • Dohodněte se na „týmových hodinách“.

  • Važte si času ostatních.

  • Dávejte si pozor na přetahování schůzek a na to, koho pozvete.

Čas soustředěné práce

Čas soustředěné práce definujeme jako nejméně dvě na sebe navazující hodiny bez schůzek. Představuje dostatek času k tomu, abyste se mohli soustředit na věci, které je potřeba dodat, nebo na dokončení jiných důležitých úkolů.

Rezervujte si čas na soustředěnou práci v kalendáři.

Stanovte si ve svém čase priority a vyvarujte se dvojité rezervace. Úplně stejně respektujte blokovaný čas u svého týmu a i v tomto případě se vyvarujte dvojité rezervace.  

Méně schůzek

Méně schůzek znamená víc času, abyste se mohli soustředit na smysluplné úkoly nebo odpočívat.

Věnujte víc času rozvoji vztahů, protože to zvyšuje vaši produktivitu.

Když si v pracovní době uděláte čas na krátký odpočinek, může být pro váš profesní úspěch prospěšnější než snaha o duševní zotavení. Ukazuje se, že když si uděláte čas na posilování vztahů a rozšiřování sítí, může to mít pro váš profesní postup neocenitelný význam. Studie vedená partnerským týmem prokázala závislost mezi úspěšností prodejců a rozsáhlými sítěmi. Studie zjistila, že špičkoví prodejci mají interní sítě o 33 % větší než prodejci s podprůměrnými výsledky. V tomto případě se investice do smysluplných vztahů se spolupracovníky projeví větším výkonem.

Udělejte si čas na důležité věci.

Než se rozhodnete, že vynecháte oběd a dáte si místo něj u stolu čtvrtou kávu, ještě jednou to zvažte, protože byste raději měli jít na oběd s týmem. Odreagujete se, rozšíříte svou síť a s největší pravděpodobností tím i zvýšíte svou produktivitu.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×