Sečtení dat pomocí dotazu

Ruční zadání ukázkových dat

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na Tabulka.

   Access přidá do databáze novou prázdnou tabulku.

   Poznámka: Pokud otevřete novou prázdnou databázi, nemusíte tento krok dělat. Tento krok ale musíte udělat, kdykoli budete potřebovat přidat do databáze tabulku.

2. Poklikejte na první buňku v řádku záhlaví a zadejte název pole v ukázkové tabulce.

   Access ve výchozím nastavení označuje prázdná pole v řádku záhlaví textem Přidat nové pole, například takto:

   

3. Pomocí kláves se šipkami přejděte na další prázdnou buňku záhlaví a zadejte název druhého pole (můžete také stisknout klávesu TAB nebo poklikáním na novou buňku). Tento krok opakujte, dokud nebudete zadávat všechny názvy polí.

4. Zadejte do ukázkové tabulky data.

   Access při zadávání dat odvodí pro každé pole datový typ. Pokud s relačními databázemi začínáte, měli byste pro každé pole v tabulkách nastavit konkrétní datový typ, například Číslo, Text nebo Datum a čas. Nastavení datového typu pomáhá zajistit přesné zadávání dat a také pomáhá předcházet chybám, jako je použití telefonního čísla ve výpočtu. U těchto ukázkových tabulek byste měli nechat Access, aby odvozil datový typ.

5. Po dokončení zadávání dat klikněte na Uložit.

   Klávesová zkratka Stiskněte CTRL+S.

   Zobrazí se dialogové okno Uložit jako.

6. Do pole Název tabulky zadejte název ukázkové tabulky a klikněte na OK.

   Název každé ukázkové tabulky použijete, protože dotazy v oddílech s postupy tyto názvy používají.

7. Opakujte tento postup, dokud nevytvoříte všechny ukázkové tabulky uvedené na začátku této části.

Pokud nechcete data zadávat ručně, zkopírujte data do souboru tabulky podle následujících kroků a pak data ze souboru tabulky importujte do Accessu.

Vytvoření ukázkových listů

1. Spusťte tabulkový kalkulátor a vytvořte nový prázdný soubor. Pokud používáte Excel, vytvoří ve výchozím nastavení nový prázdný sešit.

2. Zkopírujte první ukázkovou tabulku uvedenou výše a vložte ji do prvního listu počínaje první buňkou.

3. Pomocí techniky poskytované tabulkovým procesorem přejmenujte list. Pojmenujte list stejným názvem jako ukázková tabulka. Pokud má například ukázková tabulka název Kategorie, dejte listu stejný název.

4. Opakujte kroky 2 a 3, zkopírujte každou ukázkovou tabulku do prázdného listu a list přejmenujte.

   Poznámka: Možná budete muset do souboru tabulky přidat listy. Informace o provedení této úlohy najdete v nápovědě k tabulkovému kalkulátoru.

5. Uložte sešit do vhodného umístění v počítači nebo v síti a přejděte k další skupině kroků.

Vytvoření databázových tabulek z listů

1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat & Odkaz na nový zdroj dat > Ze souboru > Excelu.

   Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data – excelová tabulka .

2. Klikněte na Procházet, otevřete soubor tabulky, který jste vytvořili v předchozích krocích, a klikněte na OK.

   Spustí se Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru.

3. Ve výchozím nastavení průvodce vybere první list v sešitu (pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části) a data z listu se zobrazí v dolní části stránky průvodce. Klikněte na Další.

4. Na další stránce průvodce klikněte na První řádek obsahuje záhlaví sloupců a potom klikněte na Další.

5. Volitelně můžete na další stránce použít textová pole a seznamy v části Možnosti pole ke změně názvů polí a datových typů nebo k vynechání polí z operace importu. V opačném případě klikněte na Další.

6. Ponechte vybranou možnost Nechat Access přidat primární klíč a klikněte na Další.

7. Access automaticky použije jako název nové tabulky název listu. Přijměte název nebo zadejte jiný název a klikněte na Dokončit.

8. Opakuje kroky 1 až 7, dokud nevytvořili tabulku z každého listu v sešitu.

Přejmenování polí primárního klíče

1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na jednotlivé tabulky, které jste vytvořili v předchozích krocích, a klikněte na Návrhové zobrazení.

2. Pro každou tabulku vyhledejte pole primárního klíče. Access ve výchozím nastavení pojmenuje ID každého pole.

3. Do sloupce Název pole pro každé pole primárního klíče přidejte název tabulky.

   Pole ID tabulky Categories byste například přejmenovali na Id kategorie a pole pro tabulku Objednávky na ID objednávky. V tabulce Podrobnosti objednávky přejmenujte pole na Id podrobností. V tabulce Products (Produkty) přejmenujte pole na Product ID (ID produktu).

4. Uložte změny.

Kdykoli se ukázkové tabulky zobrazí v tomto článku, obsahují pole primárního klíče a pole se přejmenuje tak, jak je popsáno v předchozích krocích.

Začátek stránky

Vytvoření základního výběrového dotazu

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Poklikejte na tabulku nebo tabulky, které chcete v dotazu použít.

   Vybraná tabulka nebo tabulky se zobrazí jako okna v horní části návrháře dotazů.

3. Poklikejte na pole tabulky, která chcete v dotazu použít.

   Můžete zahrnout pole, která obsahují popisná data, jako jsou názvy a popisy, ale musíte zahrnout pole, které obsahuje číselná data nebo data měny.

   Každé pole se zobrazí v buňce v návrhové mřížce.

4. Kliknutím na Spustit dotaz spusťte.

   Sada výsledků dotazu se zobrazí v zobrazení Datový list.

5. Volitelně můžete přepnout do návrhového zobrazení a upravit dotaz. Uděláte to tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na kartu dokumentu pro dotaz a kliknete na Návrhové zobrazení. Potom můžete dotaz podle potřeby upravit přidáním nebo odebráním polí tabulky. Pokud chcete pole odebrat, vyberte sloupec v návrhové mřížce a stiskněte klávesu DELETE.

6. Uložte dotaz.

Přidání řádku souhrnu

1. Ujistěte se, že je dotaz otevřený v zobrazení Datový list. Uděláte to tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na kartu dokumentu dotazu a kliknete na Zobrazení Datový list.

   – nebo –

   V navigačním podokně poklikejte na dotaz. Tím se spustí dotaz a načte se výsledky do datového listu.

2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Souhrny.

   V datovém listu se zobrazí nový řádek Souhrn .

3. V řádku Součet klikněte na buňku v poli, které chcete sečíst, a pak v seznamu vyberte Součet .

Skrytí řádku souhrnů

• Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Souhrny.

Další informace o použití řádku Souhrn najdete v článku Zobrazení součtů sloupců v datovém listu.

Začátek stránky

Výpočet jednoduchého celkového součtu

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Poklikejte na tabulku, kterou chcete v dotazu použít.

   Pokud použijete ukázková data, poklikejte na tabulku Objednávky.

   Tabulka se zobrazí v okně v horní části návrháře dotazu.

3. Poklikejte na pole, které chcete sečíst. Ujistěte se, že je pole nastavené na datový typ Číslo nebo Měna. Pokud se pokusíte sečíst hodnoty v nečíselných polích, například v textovém poli, access při pokusu o spuštění dotazu zobrazí chybovou zprávu Neshoda datového typu ve výrazu kritéria .

   Pokud použijete ukázková data, poklikejte na sloupec Přepravní poplatek.

   Pokud chcete vypočítat celkové součty těchto polí, můžete do mřížky přidat další číselná pole. Dotaz souhrnů může vypočítat celkové součty pro více než jeden sloupec.

4. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Zobrazit nebo skrýt na Souhrny.

   Řádek Souhrn se zobrazí v návrhové mřížce a v buňce ve sloupci Expediční poplatek se zobrazí seskupování podle.

5. Změňte hodnotu v buňce v řádku Souhrn na Součet.

6. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

   Tip: Všimněte si, že Access připojí "SumOf" na začátek názvu pole, které sečtete. Pokud chcete změnit záhlaví sloupce na něco smysluplnějšího, například Celkové expedice, přepněte zpátky do návrhového zobrazení a klikněte na řádek Pole ve sloupci Expediční poplatek v návrhové mřížce. Umístěte kurzor vedle položky Expediční poplatek a zadejte slova Total Shipping (Celkem expedice) a dvojtečku, například : Total Shipping: Shipping Fee (Celkové odeslání: Poplatek za dopravu).

7. Volitelně můžete dotaz uložit a zavřít.

Výpočet celkového součtu, který vylučuje některé záznamy

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Poklikejte na tabulku Order (Objednávka) a Order Details (Podrobnosti objednávky).

3. Přidejte pole Order Date (Datum objednávky) z tabulky Orders (Objednávky) do prvního sloupce v návrhové mřížce dotazu.

4. Do řádku Kritéria prvního sloupce zadejte Date() -1. Tento výraz vyloučí z vypočteného součtu záznamy aktuálního dne.

5. Dále vytvořte sloupec, který vypočítá částku prodeje pro každou transakci. Do řádku Pole druhého sloupce v mřížce zadejte následující výraz:

   Total Sales Value: (1-[Podrobnosti objednávky].[ Sleva]/100)*([Podrobnosti objednávky].[ Jednotková cena]*[Podrobnosti objednávky]. [Množství])

   Ujistěte se, že výraz odkazuje na pole nastavená na datové typy Číslo nebo Měna. Pokud výraz odkazuje na pole nastavená na jiné datové typy, Access při pokusu o spuštění dotazu zobrazí zprávu Neshoda datového typu ve výrazu kritéria .

6. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Zobrazit nebo skrýt na Souhrny.

   Řádek Součet se zobrazí v návrhové mřížce a Seskupovat podle se zobrazí v prvním a druhém sloupci.

7. Ve druhém sloupci změňte hodnotu v buňce řádku Souhrn na Součet. Funkce Sum přidá jednotlivé údaje o prodeji.

8. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

9. Uložte dotaz jako Denní prodej.

   Poznámka: Při příštím otevření dotazu v návrhovém zobrazení si můžete všimnout mírné změny hodnot zadaných v řádcích Pole a Celkem ve sloupci Celková hodnota prodeje. Výraz se zobrazí uvnitř funkce Sum a v řádku Souhrnse místosumy zobrazuje výraz ssion.

   Pokud například použijete ukázková data a vytvoříte dotaz (jak je znázorněno v předchozích krocích), zobrazí se:

   Total Sales Value: Sum((1-[Order Details]. Discount/100)*([Podrobnosti objednávky]. Cena za jednotku*[Podrobnosti objednávky]. Quantity))

Začátek stránky

Vytvoření dotazu součtů

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Vyberte tabulky, se kterými chcete pracovat, a klikněte na Přidat.

   Jednotlivé tabulky se zobrazí v podobě okna v horní části návrháře dotazů.

   Pokud použijete ukázkové tabulky uvedené výše, přidáte tabulky Products (Produkty) a Order Details (Podrobnosti objednávky).

3. Poklikejte na pole tabulky, která chcete v dotazu použít.

   Do dotazu se zpravidla přidá jenom pole skupiny a pole hodnoty. Místo pole hodnoty ale můžete použít výpočet – další kroky vysvětlují, jak to udělat.

   1. Do návrhové mřížky přidejte pole Kategorie z tabulky Produkty.

   2. Vytvořte sloupec, který vypočítá částku prodeje pro každou transakci zadáním následujícího výrazu do druhého sloupce v mřížce:

      Total Sales Value: (1-[Podrobnosti objednávky].[ Sleva]/100)*([Podrobnosti objednávky].[ Jednotková cena]*[Podrobnosti objednávky]. [Množství])

      Ujistěte se, že pole, na která ve výrazu odkazujete, jsou datového typu Číslo nebo Měna. Pokud odkazujete na pole jiných datových typů, zobrazí Access při pokusu o přepnutí do zobrazení Datový list chybovou zprávu Neshoda datového typu ve výrazu kritéria .

   3. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Zobrazit nebo skrýt na Souhrny.

      Řádek Souhrn se zobrazí v návrhové mřížce a v daném řádku se v prvním a druhém sloupci zobrazí seskupování podle .

   4. Ve druhém sloupci změňte hodnotu v řádku Souhrn na Součet. Funkce Sum přidá jednotlivé údaje o prodeji.

   5. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

   6. Nechte dotaz otevřený, abyste ho mohli použít v další části.

      Použití kritérií s dotazem součtů

      Dotaz, který jste vytvořili v předchozí části, obsahuje všechny záznamy v podkladových tabulkách. Při výpočtu součtů nevylučuje žádné pořadí a zobrazí součty pro všechny kategorie.

      Pokud potřebujete vyloučit některé záznamy, můžete do dotazu přidat kritéria. Můžete například ignorovat transakce, které jsou menší než 100 USD, nebo vypočítat součty pouze pro některé z vašich kategorií produktů. Postup v této části vysvětluje, jak používat tři typy kritérií:

   7. Kritéria, která při výpočtu součtů ignorují určité skupiny    Například vypočítáte součty jenom pro kategorie Videohry, Umění a Rámování a Sport.

   8. Kritéria, která po výpočtu skryjí určité součty.    Můžete například zobrazit jenom součty větší než 150 000 Kč.

   9. Kritéria, která vylučují zahrnutí jednotlivých záznamů do součtu    Můžete například vyloučit jednotlivé prodejní transakce, když hodnota (Jednotková cena * Množství) klesne pod 100 USD.

      Následující kroky vysvětlují, jak přidávat kritéria po jednom a vidět dopad na výsledek dotazu.

      Přidání kritérií do dotazu

   10. Otevřete dotaz z předchozí části v návrhovém zobrazení. Uděláte to tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na kartu dokumentu pro dotaz a kliknete na Návrhové zobrazení.

       – nebo –

       V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz a klikněte na Návrhové zobrazení.

   11. Na řádku Kritéria ve sloupci ID kategorie zadejte =Panenky Nebo sport nebo Umění a rámování.

   12. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

   13. Přepněte zpět do návrhového zobrazení a na řádku Kritéria ve sloupci Total Sales Value (Celková hodnota prodeje) zadejte >100.

   14. Spuštěním dotazu zobrazte výsledky a pak přepněte zpět do návrhového zobrazení.

   15. Teď přidejte kritéria pro vyloučení jednotlivých prodejních transakcí, které jsou menší než 100 USD. K tomu je potřeba přidat další sloupec.

       Poznámka: Třetí kritérium nelze zadat ve sloupci Total Sales Value ( Celková hodnota prodeje). Všechna kritéria, která zadáte v tomto sloupci, se vztahují na celkovou hodnotu, nikoli na jednotlivé hodnoty.

   16. Zkopírujte výraz z druhého sloupce do třetího sloupce.

   17. V řádku Součet pro nový sloupec vyberte Kde a do řádku Kritériazadejte >20.

   18. Spuštěním dotazu zobrazte výsledky a pak dotaz uložte.

       Poznámka: Při příštím otevření dotazu v návrhovém zobrazení si můžete všimnout mírných změn v návrhové mřížce. Ve druhém sloupci se výraz v řádku Pole zobrazí uzavřený uvnitř funkce Sum a hodnota v řádku Souhrn zobrazí výraz místo hodnoty Součet.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details]. Discount/100)*([Podrobnosti objednávky]. Unitprice*[Orde r Details]. Quantity))

       Zobrazí se také čtvrtý sloupec. Tento sloupec je kopií druhého sloupce, ale kritéria, která jste zadali ve druhém sloupci, se ve skutečnosti zobrazí jako součást nového sloupce.

Začátek stránky

Vytvoření křížového dotazu

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Poklikejte na tabulky, které chcete použít v dotazu.

   Jednotlivé tabulky se zobrazí v podobě okna v horní části návrháře dotazů.

   Pokud používáte ukázkové tabulky, poklikejte na tabulku Orders (Objednávky) a Order Details (Podrobnosti objednávky).

3. Poklikejte na pole, která chcete v dotazu použít.

   Název každého pole se zobrazí v prázdné buňce v řádku Pole v návrhové mřížce.

   Pokud použijete ukázkové tabulky, přidejte pole Ship City (Město expedice) a Ship Date (Datum expedice) z tabulky Orders (Objednávky).

4. Do další prázdné buňky v řádku Pole zkopírujte a vložte nebo zadejte následující výraz: Total Sales: Sum(CCur([Podrobnosti objednávky].[ Jednotková cena]*[Množství]*(1-[Sleva])/100)*100)

5. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Typ dotazu na položku Křížová tabulka.

   Řádek Souhrn a Řádek křížové tabulky se zobrazí v návrhové mřížce.

6. Klikněte na buňku v řádku Celkem v poli Město a vyberte Seskupovat podle. Totéž udělejte pro pole Datum expedice. Změňte hodnotu v buňce Celkem pole Celkové prodeje na Výraz.

7. V řádku Křížová tabulka nastavte buňku v poli Město na Záhlaví řádku, pole Datum expedice na Záhlaví sloupce a pole Celkové prodeje nastavte na Hodnotu.

8. Na kartě Návrh dotazu klikněte ve skupině Výsledky na Tlačítko Spustit.

   Výsledky dotazu se zobrazí v zobrazení Datový list.

Začátek stránky