Správa zpráv pomocí pravidel

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento článek objasňuje podstatu pravidel a způsob jejich použití k uspořádání zpráv a informování o nových položkách ve složce Doručená pošta.

V tomto článku:

Usnadnění správy zpráv pomocí pravidel

Vytvoření pravidla ze šablony

Vytvoření nového pravidla

Vytvoření pravidla ze zprávy.

Spouštění pravidla periodicky, ale nikoli vždy

Pravidla serveru a klientská pravidla

Potvrzení o doručení, odpovědi pomocí hlasování a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Distribuční seznamy

Předávání zpráv dál mimo organizaci

Usnadnění správy zpráv pomocí pravidel

Pravidlo je akce, kterou provede aplikace Microsoft Outlook automaticky po doručení nebo odeslání zprávy splňující podmínky zadané u pravidla. Pomocí Průvodce pravidly a oznámeními můžete zvolit řadu podmínek a akcí. Pravidla se nevztahují na zprávy, které byly přečteny, pouze na ty, které jsou nepřečtené.

Pravidla se řadí do jedné ze dvou obecných kategorií: uspořádání a oznámení. Průvodce pravidly a oznámeními obsahuje šablony pro nejčastěji používaná pravidla.

  • Třídit zprávy:    Tato pravidla usnadňují ukládání a zpracování zpráv. Můžete například vytvořit pravidlo pro zprávy od určitého odesílatele, například Jana Stoklasy, se slovem „prodej“ v řádku Předmět, na jehož základě budou takové zprávy označeny příznakem pro zpracování, zařazeny do kategorie Prodej a přesunuty do složky s názvem Jan_prodej.

  • Upozorňovat na nové zprávy:    Tato pravidla vás určitým způsobem upozorní na doručení konkrétní zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo, které automaticky odešle e-mailovou zprávu do mobilního telefonu při přijetí zprávy od člena rodiny.

  • Vytvořit zcela nové pravidlo:    Tato pravidla vytváříte zcela od začátku.

    Šablony pravidel
    Obrázek 1: Pravidla a upozornění na Průvodce obsahuje několik předdefinovaných pravidel s názvem šablony.

Výjimky

K pravidlům můžete přidat výjimky, které budou platit ve zvláštních případech, například při označení zprávy příznakem pro zpracování nebo u zpráv s velkou důležitostí. Pokud potom dojde i pouze k jedné takové výjimce, nebude dané pravidlo použito.

Začátek stránky

Vytvoření pravidla ze šablony

  1. V Navigační podokno klepněte na složku Pošta.

  2. V nabídce Nástroje klikněte na příkaz Pravidla a upozornění.

  3. Používáte-li více e-mailových účtů, vyberte v seznamu Použít změny u této složky požadovanou složku Doručená pošta.

  4. Klikněte na tlačítko Nové pravidlo.

  5. V seznamu Krok 1: Vyberte šablonu vyberte požadovanou šablonu z kolekce Třídit zprávy nebo Upozorňovat na nové zprávy.

  6. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu. Pokud klepnete například na odkaz seznam uživatelů nebo distribuční seznam, otevře se Adresář.

  7. V části Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které mají zprávy splňovat, aby bylo pravidlo použito.

  8. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.

  9. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  10. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.

  11. V části Krok 1: Vyberte výjimky vyberte všechny výjimky z pravidla a potom klepněte na tlačítko Další .

  12. Vytváření pravidla dokončíte zadáním jeho názvu a výběrem případných dalších požadovaných možností.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které už nejsou v některé z vašich složek, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv, které už v "složky".

    • Chcete-li toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů a ve složce Doručená pošta spojené s jednotlivými účty, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  13. Klikněte na Dokončit.

Začátek stránky

Vytvoření nového pravidla

Chcete-li vytvořit pravidlo výběrem vlastní podmínek, akcí a výjimek, proveďte následující kroky:

  1. V Navigační podokno klepněte na složku Pošta.

  2. V nabídce Nástroje klikněte na příkaz Pravidla a upozornění.

  3. Používáte-li více e-mailových účtů, vyberte v seznamu Použít změny u této složky požadovanou složku Doručená pošta.

  4. Klikněte na tlačítko Nové pravidlo.

  5. Ve skupinovém rámečku Vytvořit zcela nové pravidlo klepněte buď na položku Kontrolovat zprávy po jejich příchodu, nebo Kontrolovat zprávy po odeslání a poté klepněte na tlačítko Další.

  6. V části Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které mají zprávy splňovat, aby bylo pravidlo použito.

  7. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.

  8. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  9. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klepněte na podtrženou hodnotu, pokud jste tak dosud neučinili, a potom klepněte na tlačítko Další.

  10. V části Krok 1: Vyberte výjimky vyberte všechny výjimky z pravidla a potom klepněte na tlačítko Další .

  11. Vytváření pravidla dokončíte zadáním jeho názvu a výběrem případných dalších požadovaných možností.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které už nejsou v některé z vašich složek, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv, které už v "složky".

    • Chcete-li toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů a ve složce Doručená pošta spojené s jednotlivými účty, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  12. Klikněte na Dokončit.

Začátek stránky

Vytvoření pravidla ze zprávy.

Pravidlo je možné vytvořit přímo ze zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo pro přesunutí zpráv od určitého uživatele do zadané složky.

  1. Klepněte pravým tlačítkem myši na zprávu, na jejímž základě chcete vytvořit pravidlo, a v místní nabídce potom klepněte na příkaz Vytvořit pravidlo.

    V dialogovém okně Vytvořit pravidlo zaškrtněte políčka u možností, které jsou již vyplněny informacemi z vybrané zprávy.

  2. Zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky.

  3. Klepněte na existující složku nebo klepnutím na možnost Nová vytvořte novou složku pro ukládání zpráv.

  4. Chcete-li k pravidlu přidat další podmínky, akce nebo výjimky, klepněte na tlačítko Upřesnit nastavení a postupujte podle zbývajících pokynů Průvodce pravidly a oznámeními.

    Tip:     Chcete-li pravidlo spustit ihned po vytvoření, zaškrtněte na poslední stránce Průvodce pravidly a oznámeními políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce název složky.

    Všechny zprávy ve složce Doručená pošta nebo jiné vybrané složce, které splňují podmínky a výjimky spojené s pravidlem, budou přesunuty do určené složky. Chcete-li nové pravidlo otestovat, otevřete novou složku. Zkontrolujte, zda byly přesunuty správné zprávy.

Začátek stránky

Spouštění pravidla periodicky, ale nikoli vždy

Chcete-li pravidlo po vytvoření spouštět pravidelně, ale nikoli vždy, proveďte následující akci:

  1. V nabídce Nástroje klikněte na příkaz Pravidla a upozornění.

  2. V dialogovém okně Pravidla a oznámení vypněte pravidlo zrušením zaškrtnutí políčka vedle pravidla.

  3. Klepněte na tlačítko Spustit pravidla.

  4. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko vedle pravidla, které chcete spustit.

  5. Vyberte složku, pro kterou chcete pravidlo použít.

  6. Vyberte kategorii zpráv, pro kterou chcete pravidlo použít.

    Pravidlo lze například použít pouze pro nepřečtené zprávy ve složce.

  7. Klikněte na Spustit.

Začátek stránky

Pravidla serveru a klientská pravidla

Pravidla serveru:    Jestliže používáte účet serveru Microsoft Exchange, může server u zpráv používat pravidla, přestože jste nespustili aplikaci Outlook. Taková pravidla jsou označována jako pravidla serveru. Pravidla je třeba nastavit pro použití u zpráv při jejich doručení do složky Doručená pošta na serveru a je třeba zajistit, aby bylo možné pravidla na serveru dokončit. Na serveru nelze například dokončit pravidlo, které určuje, že má být zpráva vytištěna. Pokud pravidlo nemůže být použito na serveru, je použito při spuštění aplikace Outlook.

Klientská pravidla:    Klient je e-mailový program, který je spuštěn v počítači jednotlivého uživatele. Pravidlo, které nemůže být použito na serveru, je klientským pravidlem, protože je spuštěno pouze v počítači jednotlivého uživatele. Obsahuje-li seznam pravidel pravidla, která lze na serveru spustit, i pravidla, která na serveru spustit nelze, jsou nejdříve použita pravidla serveru a potom klientská pravidla.

Začátek stránky

Potvrzení o doručení, odpovědi pomocí hlasování a zprávy odesílané po dobu nepřítomnosti v kanceláři

Oznámení o doručení, potvrzení o přečtení, hlasování a nepřítomnosti v kanceláři je považováno za zprávy. Třeba při vytváření pravidla přesunutí položek s slovo "schůzka" do pole Předmět napište do určité složky, všechny oznámení o doručení, odpovědi, hlasování a zpráv mimo kancelář, splňující tuto podmínku přesunuty i.

Poznámka : Jestliže jsou výsledky hlasování přesunuty mimo složku Doručená pošta, není odpověď v původní zprávě automaticky sledována.

Začátek stránky

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty je považováno za zprávy. Například po vytvořit pravidlo, které slouží k přesunutí položek pomocí slovo "schůzka" do pole Předmět napište do určité složky všech úkolů žádosti o schůzku či splňující tuto podmínku přesune stejně. Ale mějte na paměti následující omezení při vytváření pravidla, která ovlivňují tyto typy položek:

  • Položka přesune do jiné než poštovní složky nemusí fungovat podle očekávání po přesunutí. Pokud zpráva se přesune do složky Kalendář, není třeba vytvořena nová událost.

  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, není odpověď sledována u původní položky.

  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.

  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Začátek stránky

Distribuční seznamy

Nové pravidlo pro distribuční seznam bude uplatňováno různě v závislosti na způsobu vytvoření pravidla:

  • Přesunout zprávy odeslané pomocí distribučního seznamu do složky:    Jestliže zvolíte tuto šablonu pravidla, budou do určené složky přesunuty pouze zprávy, které jsou odeslány pomocí distribučního seznamu. Zprávy od jednotlivců, kteří jsou v distribučním seznamu uvedeni, do určené složky přesunuty nebudou.

    Poznámka : Toto pravidlo se vztahuje pouze na účty serveru Exchange.

  • Přesunout zprávy od uživatele do složky:    Pokud zvolíte tuto šablonu pravidla, budou do určené složky přesunuty také zprávy od zadaných jednotlivců, kteří jsou členy distribučního seznamu.

Začátek stránky

Předávání zpráv dál mimo organizaci

Pokud pracujete v organizaci, ve které se používá server Exchange, nebudou ve výchozím nastavení zprávy předávané dál na externí e-mailové adresy mimo organizaci používající pravidlo odeslány. Toto nastavení umožňuje zabránit tomu, aby se k neoprávněným uživatelům dostala podniková data. Konfiguruje ho správce serveru Exchange.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×