Správa velkého množství souborů pomocí Centra dokumentů

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Poznámka: Tento článek odkazuje na Sharepointový web příklad vytvořil Adventure Works fiktivní společnost, která vyrábí jízdní kola na kolo součásti a bicycling příslušenství.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 obsahuje šablony webu Centrum dokumentů. Když použijete šablonu, výsledný webu optimalizované pro vytvoření, použití a ukládání většího počtu dokumentů. Například Adventure Works používá jeho Centrum dokumentů pro ukládání a správu jeho technické příručky, katalogy a specifikace produktu a porovnání.

Způsoby použití webu Centrum dokumentů

Použití webu Centrum dokumentů jako autorské prostředí nebo archiv obsahu. V autorském prostředí uživatelé aktivně nebo zmenšit zkontrolujte soubory a vytvářet struktury k těmto souborům. Je povolena Správa verzí a může existovat 10 nebo více dřívějších verzích každý dokument. Uživatelé kontrolovat dokumenty nebo zmenšit často a pracovních postupů můžete určit jejich životnost. Centrum dokumentů Adventure Works nastavenou jako autorské prostředí.

Naopak jenom vytváření probíhá archiv obsahu. Uživatelé pouze zobrazení nebo nahrát dokumenty. Šablona webu Centrum dokumentů podporuje vytváření archivy znalostní bázi knowledge base. Obvykle znalostní báze obsahují jedné verze dokumentů a webu můžete přizpůsobit 10 milionů soubory. Ve scénáři typické například technické podpory centra pro velké organizace může 10 000 uživatelů přístup k obsahu, především pro čtení. Podmnožinu 3 000 na 4 000 uživatelů můžou odeslat nový obsah na web.

Poznámka: Můžete taky vytvořit jiný typ rozsáhlé archiveby pomocí šablony webu Centrum záznamů. Šablona obsahuje funkce pro správu uchovávání informací a odstraňování záznamů.

Funkce Centrum dokumentů

Na webu centra dokumentů nabízí funkcí pro vytváření a správu velkých sad dokumentů. Šablona webu Centrum dokumentů má funkce pro správu doporučených dokumentů standardně zapnutá. V následujících částech stručně popisovat hlavními funkcemi.

Navigace ve stromovém zobrazení

Stromové zobrazení by měl být známé navigační prvky pro většinu uživatelů Microsoft Windows. Do knihovny dokumenty mohou obsahovat mnoho úrovní složky a podsložky, takže stromového zobrazení můžete rychle přejít na dokument, který chcete. Následující obrázek znázorňuje stromového zobrazení v centru Adventure Works dokumentu.

Navigace ve stromovém zobrazení v Centru dokumentů

Správa verzí dokumentů hlavní verze a podverze

Můžete zapnout správy verzí pro libovolné knihovny dokumentů. Centrum dokumentů Adventure Works používá hlavní a dílčí verze, výchozí nastavení pro knihovnu dokumentů.

Správa verzí umožňuje sledovat změny dokumentů a umožňuje spravovat obsah jako opravíte. Správa verzí je užitečná, když několik lidí spolupracuje na projektech, nebo když informace procházejí několik fázemi vývoje a revize.

Zapnutou správu verzí můžete obnovit dřívější verzi jako aktuální dokument nebo zobrazit dřívější verzi aniž byste přepsali aktuální dokument. Následující obrázek znázorňuje historie verzí dokumentu v centru Adventure Works dokumentu.

Historie verzí

Vrácení se změnami a rezervovat

Výchozí nastavení v centru dokumentů vyžadují uživatelům rezervace a vrácení souborů se změnami. Vyžadovat rezervaci předcházet konfliktů a zapomíná a to prostřednictvím změny, protože pouze jeden uživatel může změnit souboru po druhém. Když vyžadovat rezervaci souboru je rezervován automaticky když ho někdo otevře pro úpravy, pokud jiný uživatel již je rezervován.

Když máte otevřený soubor rezervovaný, změny nejsou viditelné pro ostatní uživatele, dokud nevrátíte se změnami soubor zpět. Je to právě pracujete na pevném disku nebo na serveru. Po vrácení souboru se změnami se výzva k zadání komentářů týkajících se změny a komentáře se stanou součástí historie verzí. A protože do knihovny dokumenty sleduje hlavní a dílčí verze souboru, zobrazí se výzva rozhodnout, jaký typ verze jste se změnami.

Typy obsahu:

Typ obsahu je opakovaně použitelný okruhem nastavení kategorie obsahu. Použití typů obsahu ke konzistentní správě metadata, šablon a chování položek a dokumenty. Například Centrum dokumentů Adventure Works definuje šest typů obsahu a jednotlivých typů obsahu pomocí šablony určitých typů souborů, které můžou uživatelé vytvářet. Adventure Works používá Microsoft Office Publisher 2007 soubory pro seznamy cena a Excel 2007 sešity pro porovnání produktů. V nabídce Nový zobrazí typy obsahu, které využívají Centrum dokumentů na web a typy obsahu definované pro seznam nebo knihovnu.

Nabídka Nový zobrazující typy obsahu

Webová část relevantní dokumenty

Webová část Relevantní dokumenty umožňuje vytvořit osobní zobrazení dokumentů, které vytvoříte, najdete v článku a změňte. Ve velkých Centrum dokumentů webové části můžete uložit se čas a námahu tak, že snadnější vyhledání a použití souborů. Následující obrázek znázorňuje webové části:

Webová část Relevantní dokumenty

Webová část Relevantní dokumenty vedle sloupce, které ukazuje předchozí obrázek, obsahuje odkaz na složku obsahující dokument a vlastnosti dokumentu.

Webová část Nadcházející úkoly

Webová část Nadcházející úkoly upozorňující na úkoly týkající se dokument. Pokud vaše skupina používá pracovního postupu, který automaticky archivů dokumenty podle plánu, je nastavit webová část Nadcházející úkoly vás upozorní před systému, která bude tuto akci.

Webová část Nadcházející úkoly

Kromě sloupců ukazuje předchozí obrázek poskytuje webová část Nadcházející úkoly umístění dokumentu a vlastnosti dokumentu.

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×