Správa sdílení s externími uživateli v Office 365 Small Business

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Jestli při práci sdílíte dokumenty nebo přímo spolupracujete s dodavateli, klienty nebo zákazníky, nejspíš budete chtít obsah týmového webu nebo OneDrive pro firmy sdílet s lidmi, kteří ve vaší organizaci nepracují a nemají licence pro vaše předplatné Office 365 Small Business.

Můžete to udělat třemi způsoby:

  • Můžete sdílet celý web pozváním externích uživatelů pro přihlášení k vašemu webu pomocí účtu Microsoft nebo na pracovní nebo školní účet.

  • Můžete sdílet jednotlivé dokumenty pozváním externích uživatelů pro přihlášení k vašemu webu pomocí účtu Microsoft nebo na pracovní nebo školní účet.

  • Můžete uživatelům poslat odkaz pro hosta, který jim umožní anonymní prohlížení jednotlivých dokumentů na vašem webu.

Pokud hledáte další informace o sdílení dokumentu nebo webu a kdo se považuje za externího uživatele, přečtěte si článek Sdílení webů nebo dokumentů s lidmi mimo vaši organizaci.

Poznámka : Tento postup platí pro Office 365 Small Business, který už se nedá koupit. Pokud používáte jiný plán Office 365, podívejte se na téma Správa externího sdílení pro prostředí SharePoint Online.

V tomto článku

Sdílení s rozvahou

Zapnutí nebo vypnutí externího sdílení

Odebrání jednotlivých externích uživatelů

Zakázání anonymních odkazů pro hosty

Odvolání pozvánek

Sdílení s rozvahou

Osvědčené postupy při sdílení webů

Pokud s nějakým uživatelem sdílíte celý web, bude se moct tenhle uživatel k webu přihlásit a fungovat jako jeho člen, a to se vším, co k tomu patří. Bude moct procházet, vyhledávat, prohlížet a upravovat obsah (podle toho, do které skupiny oprávnění ho zařadíte). Taky bude moct dělat další věci, třeba se podívat na jména ostatních uživatelů webu pomocí funkce Výběr osob nebo si prohlížet metadata dokumentů. Externí uživatelé se budou ve funkci Výběr osob zobrazovat taky jako uživatelé webu. To znamená, že ostatní lidé, kteří využívají váš web, můžou těmto uživatelům udělit jiná oprávnění, než jaká jste jim udělili, když jste s nimi web začali sdílet. Než na svůj web pozvete externí uživatele, zjistěte si nejdřív jejich identitu.

Když pozvete na svůj týmový web externí uživatele, budou se moct dívat na jeho obsah včetně všech podřízených webů. Jestli chcete zabránit tomu, aby externí uživatelé získali přístup k důležitému nebo citlivému obsahu vašeho týmového webu, měli byste vytvořit podřízený web svého týmového webu se zvláštními oprávněními a sdílet s externími uživateli jenom tenhle podřízený web. Další informace o dědičnosti oprávnění najdete v tématu Co je dědičnost oprávnění?

Podobně, pokud chcete sdílet podřízený web, který jste vytvořili na webu služby OneDrive pro firmy, budete chtít zajistit, aby měl jedinečná oprávnění, abyste uživatelům nechtěně nedali oprávnění k jiným webům nebo obsahu na vašem webu služby OneDrive pro firmy.

Začátek stránky

Osvědčené postupy při sdílení dokumentů

Pokud sdílíte dokumenty pomocí anonymních odkazů pro hosty, pak můžou příjemci pozvánek tyto odkazy sdílet s ostatními, a ti je můžou použít k prohlížení obsahu. Nepoužívejte odkazy pro hosty ke sdílení citlivých dokumentů. Pokud chcete minimalizovat riziko, že by někdo mohl sdílet anonymní odkaz, sdílejte dokument tak, že místo toho budete požadovat přihlášení.

Rozhodnutí o způsobu sdílení

Až budete zvažovat, jestli a jak chcete externě sdílet obsah, odpovězte si na následující otázky:

  • Komu chcete udělit přístup k obsahu na vašem týmovém webu a všech podřízených webech a co budete chtít, aby mohli dělat?

  • Komu ve vaší organizaci chcete udělit oprávnění k externímu sdílení obsahu?

  • Existuje nějaký obsah, u kterého chcete mít jistotu, že si ho nikdy nebudou moct prohlížet uživatelé mimo vaší organizaci?

Odpovědi na tyhle otázky vám usnadní plánování strategie pro sdílení obsahu.

Zkuste toto:

Pokud potřebujete:

Sdílejte web.

Pokud chcete sdílet web, ale chcete taky zabránit externím uživatelům v získání přístupu k nějakému internímu obsahu vaší organizace, zvažte vytvoření podřízeného webu s jedinečnými oprávněními, která využíváte exkluzivně za účelem externího sdílení.

Poskytnout někomu mimo vaši organizaci trvalý přístup k informacím a obsahu na nějakém webu. Tento člověk potřebuje mít stejné možnosti jako plnoprávný uživatel webu, aby mohl vytvářet, upravovat a prohlížet jeho obsah.

Sdílejte dokument a vyžadujte přihlášení.

Poskytnout jednomu nebo několika uživatelům mimo vaši organizaci zabezpečený přístup k určitému dokumentu, aby si ho mohli prohlédnout nebo na něm spolupracovat, ale tihle lidé nepotřebují mít trvalý přístup k jinému obsahu na vašem interním webu.

Sdílet dokument, ale nevyžadovat při tom přihlášení.

Sdílet s uživateli mimo vaši organizaci dokument, který není citlivé ani důvěrné povahy, aby si ho mohli prohlížet nebo ho i upravovat (třeba do něj napsat svůj názor nebo jiné požadované informace). Tihle uživatelé nepotřebují mít trvalý přístup k obsahu na vašem interním webu.

Začátek stránky

Zapnutí nebo vypnutí externího sdílení

Možnost pozvání externích uživatelů na týmový web je standardně povolená, takže vlastníci webů a správci kolekcí webů můžou týmový web nebo kterýkoli z jeho podřízených webů kdykoli sdílet s externími uživateli. Pokud jste ale správcem Office 365, můžete tuto funkci pro všechny weby zakázat, aby nešly odesílat žádné další pozvánky. Když je tato funkce deaktivovaná, nebudou mít k webům přístup žádní externí uživatelé, kteří jsou aktuálně pozvaní.

Povolení externího sdílení není stejné jako povolení anonymního přístupu. Když je povolené externí sdílení, musejí se uživatelé ověřovat (přihlášením).

  1. Přejděte na Správce > Nastavení služby > Sdílení webů a dokumentů.

  2. Udělejte jednu z následujících věcí:

    • Zapněte externí sdílení

    • Vypněte externí sdílení

Obrázek znázorňující vypínač, který umožňuje externím uživatelům přístup k týmovému webu a dokumentům

Poznámka zabezpečení : 

  • Když externí sdílení deaktivujete, zakáže se přístup všem externím uživatelům, kteří měli k webu přístup v okamžiku deaktivace, a nepůjdou posílat žádné pozvánky. Když funkci znovu aktivujete a jména externích uživatelů zůstala ve skupinách oprávnění SharePointu, budou mít uživatelé k webu automaticky znova přístup. Pokud chcete nějakému uživateli trvale zabránit v přístupu k sharepointovému webu, můžete ho odebrat ze seznamu externích uživatelů.

  • Pokud externí sdílení vypnete globálně, přestanou taky fungovat všechny sdílené odkazy pro hosty. Když ho pak znovu aktivujete, začnou tyto odkazy zase fungovat. Pokud chcete odvolat přístup k určitému dokumentu, je taky možné deaktivovat jednotlivé odkazy, které jste už nasdíleli.

Začátek stránky

Odebrání jednotlivých externích uživatelů

Pokud potřebujete externí uživatele odebrat, aby už neměli přístup k webům, které s nimi sdílíte, můžete je odebrat ze seznamu externích uživatelů v nastavení služeb Office 365.

  1. Přejděte na Správce > Nastavení služby > Sdílení webů a dokumentů.

  2. Klikněte na Odebrat jednotlivé externí uživatele.

  3. Vyberte externí uživatele, které chcete odebrat, a pak klikněte na Odstranit (ikona koše).

Začátek stránky

Zakázání anonymních odkazů pro hosty

Když se sdílí dokument přes odkaz pro hosta, uvidíte to v nabídce vlastností dokumentu. Pokud chcete zjistit, jak můžete dokumenty sdílet pomocí odkazů pro hosty, přečtěte si téma Sdílení webů nebo dokumentů s lidmi mimo vaši organizaci

Dialogové okno Vlastnosti zobrazující, že dokument byl sdílený prostřednictvím odkazu pro hosty.

Odvolat přístup k dokumentu, který byl sdílený prostřednictvím odkazu pro hosty, můžete zakázáním tohoto odkazu.

  1. Přejděte do knihovny s dokumentem, pro který chcete odebrat odkaz pro hosty.

  2. Ukažte na dokument a klikněte na Otevřít nabídku.

  3. Klikněte na přihlášený jako host ve větě Přístupný všem, kdo je přihlášený jako host.

  4. Vedle adresy URL pro odkaz pro hosta klikněte na tlačítko Odstranit.

  5. Pokud se zobrazí dotaz, jestli chcete odkaz zakázat, klikněte na Zakázat odkaz.
    Dialogové okno s dotazem, jestli chcete zakázat odkaz pro hosty pro sdílený dokument, aby přestal fungovat.

Když se pak uživatelé mimo vaši organizaci pokusí o přístup k obsahu pomocí příslušného odkazu pro hosta, zobrazí se zpráva oznamující, že k němu nemají přístup.

Začátek stránky

Odvolání pozvánek

Pokud chcete odvolat pozvánku, kterou jste odeslali externímu uživateli, dá se pozvánka odvolat, dokud nebude přijatá.

Přejděte na web, na kterém chcete pozvánku odvolat.

  1. Přejděte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 > Nastavení webu.

  2. V části Uživatelé a oprávnění klikněte na Žádosti o přístup a pozvánky.

  3. V oblasti Pozvání externích uživatelů vyhledejte osobu, jejíž pozvánku na web chcete odvolat, a klikněte na Otevřít nabídku.

  4. V okně vlastností klikněte na Odvolat.

Pokud externí uživatel už pozvánku přijal a chcete mu odebrat přístup, můžete to udělat tak, že ho odeberete ze skupiny oprávnění SharePointu, do které jste ho zařadili.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×