Správa externích sdílení pro prostředí SharePointu Online

Pokud organizace v rámci své činnosti sdílí dokumenty nebo přímo spolupracuje s dodavateli, klienty nebo zákazníky, můžete ke sdílení obsahu s uživateli mimo organizaci použít funkce externího sdílení SharePointu Online. Pokud se vás to netýká, možná budete chtít v organizaci externí sdílení omezit. V tomto článku probereme možnosti sdílení SharePointu Online a jejich plánování.

(Pokud chcete přejít rovnou k nastavení sdílení, přečtěte si článek Zapnutí nebo vypnutí externího sdílení pro SharePoint Online. Pokud chcete zkusit sdílet soubor nebo složku, přečtěte si článek Sdílení souborů a složek na OneDrivu nebo Sdílení sharepointových souborů nebo složek v Office 365.)

Plánování externího sdílení by mělo být součástí celkového plánu oprávnění pro SharePoint Online.

Ve výchozím nastavení je v celém prostředí SharePointu Online a v kolekcích webů externí sdílení zapnuté. Možná budete chtít tuto funkci globálně vypnout, dokud uživatelé nezačnou weby používat nebo dokud si neujasníte přesný způsob použití této funkce.

Jaké má SharePoint Online funkce externího sdílení?

V SharePointu Online můžete externí sdílení nastavit globálně (pro celého tenanta) nebo pro kolekci webů. Nastavení na úrovni tenanta přepíše nastavení na úrovni kolekce webů.

Pro každého tenanta SharePointu Online i pro jednotlivé kolekce webů můžete vybrat některou z následujících základních možností sdílení:

  • Bez externího sdílení – weby a dokumenty je možné sdílet jenom s interními uživateli předplatného Office 365.

  • Sdílení jen s externími uživateli v adresáři – weby, složky a dokumenty můžete sdílet jenom s externími uživateli, kteří jsou v adresáři uživatelů Office 365. Mohou to být třeba uživatelé, kteří přijali pozvání ke sdílení, nebo uživatelé, kteří byli naimportováni z jiného tenanta Office 365 nebo Azure Active Directory.

  • Sdílení s ověřenými externími uživateli – weby, složky a dokumenty můžete sdílet s externími uživateli, kteří mají účet Microsoft, případně pracovní nebo školní účet z jiného předplatného Office 365 nebo z předplatného Azure Active Directory.

  • Sdílení s anonymními uživateli – dokumenty a složky (nikoli weby) můžete sdílet prostřednictvím anonymního odkazu. Každý, kdo má odkaz, může dokument zobrazit, upravit nebo nahrát do složky.

Předchozí seznam je seřazený od nejvíce omezující po nejméně omezující možnost. Bez ohledu na to, jakou možnost zvolíte, bude vždy dostupná i omezenější funkčnost. Pokud se třeba rozhodnete, že povolíte sdílení s anonymními uživateli, můžete dále sdílet obsah s ověřenými externími uživateli a s uživateli v adresáři, včetně interních uživatelů.

Sdílení a zabezpečení   

Pokud máte důvěrné informace, které za žádných okolností nechcete sdílet s externími uživateli, měli byste uvažovat o jedné nebo více kolekcích s vypnutým externím sdílením, kde budete tyto informace uchovávat. Podle potřeby můžete vytvořit další kolekce webů, které budete používat k externímu sdílení. Tímto způsobem vyloučíte bezpečnostní riziko spočívající v úniku citlivých informací, protože k nim znemožníte externí přístup.

Kdo je externí uživatel?

Externí uživatel nevyužívá vaše předplatné Office 365, ale přesto od vás má přístup k jednomu nebo několika webům, souborům nebo složkám. Existují dva typy externích uživatelů:

Ověření uživatelé   

Ověření uživatelé mají účet Microsoft, případně pracovní nebo školní účet z jiného předplatného Office 365. S těmito uživateli můžete sdílet weby a dokumenty skoro stejně, jako je sdílíte s interními uživateli. U ověřených externích uživatelů fungují oprávnění a skupiny stejně jako u interních uživatelů.

Externí uživatelé nemají licenci z vašeho předplatného Office 365. Spolupráce s nimi se proto omezuje na základní úkoly:

  • Ověřený externí uživatel může provádět úkoly na webu v souladu s úrovní oprávnění, kterou má přiřazenou. Když například přidáte externího uživatele do skupiny Členové, bude mít oprávnění pro úpravy a bude moct přidávat, upravovat a odstraňovat seznamy a také prohlížet, přidávat, aktualizovat a odstraňovat položky seznamu a dokumenty.

  • Ověření externí uživatelé můžou zobrazovat a upravovat dokumenty pomocí Office Online. Pokud váš plán zahrnuje Office Professional Plus, nemůžou si na počítač nainstalovat desktopovou verzi Office, pokud jim nepřidělíte licenci.

  • Ověření externí uživatelé uvidí další typy obsahu na webech – závisí to na oprávnění, která jim udělíte. Můžou například přecházet na jiné podřízené weby v rámci kolekce webů, do které byli pozvaní. Můžou také provádět jiné činnosti, například zobrazovat informační kanály webu.

Pokud ověření externí uživatelé potřebují používat více funkcí, musíte jim přiřadit odpovídající licenci Office 365. Způsob přiřazení licence je stejný jako u interních uživatelů.

Anonymní uživatelé   

Anonymní uživatelé mají odkaz na složku nebo dokument, který je možné sdílet a který jim umožňuje dokument prohlížet, upravovat nebo ho nahrát do složky (podle typu odkazu), aniž by museli k přihlášení použít své uživatelské jméno a heslo. Anonymní odkazy můžete mezi uživateli volně šířit. Platí, dokud je nezakážete nebo dokud nevyprší jejich platnost (pokud nastavíte datum vypršení platnosti).

Anonymní uživatelé nemají přístup k webům a nemůžete jim přiřazovat licence. Smí jenom prohlížet nebo upravovat určitý dokument nebo složku, ke kterým mají odkaz pro anonymní přístup.

Co se stane, když sdílím web nebo dokument?

Když sdílíte web, složku nebo dokument, liší se činnost probíhající na pozadí podle toho, jestli jste se rozhodli položku sdílet s ověřenými externími uživateli nebo s anonymními uživateli.

Sdílení s ověřenými externími uživateli   

Pokud dokument nebo web sdílíte s ověřenými externími uživateli, přijde jim e-mailem pozvánka s odkazem na příslušný web nebo dokument. Když na něj kliknou, zobrazí se výzva, aby k přihlášení použili uživatelské jméno a heslo svého účtu Microsoft, případně svého pracovního nebo školního účtu. Po přihlášení budou přidáni do seznamu uživatelů vašeho předplatného Office 365 (u jejich uživatelského jména uvidíte označení #EXT#) a získají přístup k webu nebo dokumentu.

Jakmile jsou v seznamu uživatelů předplatného Office 365, můžete jim udělit přístup i k dalším webům nebo dokumentům – bez posílání dalších pozvánek. (Můžete jim poslat odkaz na web nebo dokument, aby ho našli.) Pokud budete chtít, můžete jim také přiřadit licenci Office 365.

Až budete chtít sdílení s ověřeným externím uživatelem ukončit, odeberte jeho oprávnění z webu nebo dokumentu nebo uživatele odeberte ze seznamu uživatelů Office 365.

Sdílení s anonymními uživateli   

Při sdílení dokumentu s anonymními uživateli jim můžete povolit jeho úpravu, zobrazení nebo nahrání do složky. Odkazy pro zobrazení a úpravu se vytvářejí odděleně a můžete u nich nastavit vypršení platnosti k určitému okamžiku. Jakmile tyto odkazy vytvoříte, můžete je opakovaně používat a volně šířit. Každý, kdo má odkaz, má také přístup k dokumentu.

Anonymní uživatelé se nepřidávají do seznamu v Office 365. Pokud chcete sdílení s nimi ukončit, přejděte k dokumentu nebo složce, které s nimi sdílíte, a odstraňte anonymní odkaz.

Spolupráce s externími obchodními partnery

Pokud máte obchodní partnery nebo dodavatele a potřebujete s nimi spolupracovat nebo sdílet dokumenty, zvažte možnost nastavení extranetového webu SharePointu Online. Extranetový web je vyhrazená kolekce webů, kterou používáte ke spolupráci typu business-to-business (B2B) s určitým obchodním partnerem nebo dodavatelem. Web také můžete zamknout. Pokud to uděláte, můžou externí uživatele zvát jenom vlastníci webu. Pozvaní externí uživatelé smí být jen z určitých domén.

Nastavení extranetových webů služby SharePoint Online je velice jednoduché. Je to mnohem jednodušší a levnější než údržba místních extranetových webů. Podrobnosti najdete v tématu Použití Office 365 SharePointu Online jako extranetového řešení typu business-to-business (B2B).

Příbuzná témata

Správa sdílení s externími uživateli v Office 365 Small Business
Nastavení a správa žádostí o přístup
Sdílení webů nebo dokumentů s lidmi mimo vaši organizaci
Hledání webového obsahu sdíleného s externími uživateli
Plánování strategie udělování oprávnění

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×