Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel

Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel

Pravidlo je akce, kterou Outlook pro Windows automaticky provádí u příchozích nebo odchozích zpráv. O tom, co pravidlo aktivuje a jaké akce provádí, rozhodujete vy. Můžete třeba vytvořit pravidlo, které všechny zprávy od vašeho nadřízeného přesune do některé složky nebo které odstraní všechny zprávy s předmětem "Buy now!".

Usnadnění správy e-mailových zpráv pomocí pravidel

Použitím pravidel omezíte ruční opakované akce, které potřebujete ke správě e-mailových zpráv. Když pravidla zapnete, běží automaticky nepřetržitě.

Pravidla obvykle spadají do jedné ze dvou kategorií – organizace nebo oznámení. K návrhu pravidel, která vám pomůžou spravovat zprávy, můžete použít průvodce pravidly.

Průvodce pravidly obsahuje šablony nejčastěji používaných pravidel.

Průvodce pravidly Outlooku

  • Třídit zprávy   
    Tato pravidla pomáhají zprávy nejen ukládat, ale také s nimi dále pracovat. Můžete vytvořit pravidlo pro zprávy od konkrétního odesílatele. Nastavíte třeba pravidlo pro zprávy přijaté od Tomáše Kohouta, které mají v poli Předmět slovo „prodej“. Tyto zprávy budou označeny ke zpracování, zařazeny do kategorie Prodej a přesunuty do složky, kterou pojmenujete „Prodej – Tomáš“.

  • Upozorňovat na nové zprávy   
    Tato pravidla vás určitým způsobem upozorní na přijetí konkrétní zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo, které zprávu od člena rodiny automaticky pošle na mobilní zařízení.

  • Vytvořit zcela nové pravidlo   
    Můžete vytvářet úplně nová pravidla bez použití šablony a přizpůsobovat je.


Krok 1: Volba outlookové šablony pravidla

  1. Na pásu karet zvolte Pravidla > Spravovat pravidla a upozornění nebo zvolte kartu Soubor a pak Spravovat pravidla a upozornění.

  2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění zvolte na kartě Pravidla e-mailu možnost Nové pravidlo.

  3. V okně Průvodce pravidly zvolte Krok 1: Vyberte šablonu a vyberte jednu z výchozích šablon. Šablony jsou uspořádané do skupin Třídit zprávy, Upozorňovat na nové zprávy a Vytvořit zcela nové pravidlo.


Krok 2: Úprava popisu pravidla

Každé pravidlo šablony, které zvolíte v 1. kroku, má ve 2. kroku trochu jiné možnosti. Pokud možnosti vyžadují vaše rozhodnutí, třeba když máte zadat odesílatele nebo zvolit složku, je možnost podtržená. Jako příklad jsme vybrali jedno z nejčastějších pravidel, které zprávy od někoho přesune do složky.

  1. V poli pro úpravu popisu pravidla zvolte osoby nebo veřejná skupina. Zobrazí se váš adresář. Buď můžete jméno vybrat z adresáře, nebo zadejte adresu osoby do pole Od a zvolte OK.

  2. Výběrem možnosti zadané uživatelem zobrazíte seznam svých složek. Můžete vybrat stávající složku nebo zvolit Nová a vytvořit novou složku. Po výběru příslušné složky zvolte OK.

Pokud chcete nastavit rozšířené možnosti pravidla, zvolte Další a přejděte k rozšířeným možnostem pravidla (viz níže). Jinak zvolte Dokončit. Tím se vrátíte do okna Pravidla a upozornění. V tomto okně můžete vytvořit jiné pravidlo nebo zvolit OK a uložit změny.

 

• Přesunout zprávy od uživatele do složky

  1. Zvolte odkaz osoby nebo veřejná složka.

  2. V dialogovém okně Adresa pravidla udělejte jednu z těchto věcí:

    • Do pole Hledat napište jméno.

      nebo

    • Ze seznamu Adresář vyberte zdroj.

  3. Když se vybrané jméno zobrazí v poli Od, zvolte OK.

  4. Zvolte odkaz zadané uživatelem a v dialogovém okně Pravidla a upozornění vyberte složku a stiskněte OK.

  5. Zvolte Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.

 

• Přesunout zprávy s určitými slovy v předmětu do složky

  1. V předmětu zprávy zvolte odkaz určitá slova.

  2. V dialogovém okně Hledat text přejděte k poli Zadejte slovo nebo spojení, které chcete vyhledat v poli předmětu a zadejte do něj hledané slovo nebo slovní spojení.

  3. Pokud chcete položku přidat do podokna Seznam vyhledávání, zvolte Přidat a pak stiskněte OK.

  4. Zvolte odkaz zadané uživatelem a v dialogovém okně Pravidla a upozornění vyberte složku a stiskněte OK.

  5. Zvolte Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.

 

• Přesunout zprávy odeslané veřejné skupině do složky

  1. Zvolte odkaz osoby nebo veřejná složka.

  2. V dialogovém okně Adresa pravidla udělejte jednu z těchto věcí:

    • Do pole Hledat napište jméno.

      nebo

    • Ze seznamu Adresář vyberte zdroj.

  3. Když se vybrané jméno zobrazí v poli Komu, stiskněte OK.

  4. Zvolte odkaz zadané uživatelem a v dialogovém okně Pravidla a upozornění vyberte složku a stiskněte OK.

  5. Zvolte Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.

 

• Označit zprávy od uživatele příznakem pro zpracování

  1. Zvolte odkaz osoby nebo veřejná složka.

  2. V dialogovém okně Adresa pravidla udělejte jednu z těchto věcí:

    • Do pole Hledat napište jméno.

      nebo

    • Ze seznamu Adresář vyberte zdroj.

  3. Když se vybrané jméno zobrazí v poli Od, zvolte OK.

  4. V dialogovém okně Označit zprávu příznakem potvrďte v poli Příznak výchozí nastavení Zpracovat nebo ze seznamu vyberte jinou možnost.

  5. V poli Na potvrďte výchozí nastavení Dnes nebo ze seznamu vyberte jinou možnost.

  6. Zvolte OK > Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.

 

• Přesunout položky RSS z určitého informačního kanálu RSS do složky

Poznámka : Pokud chcete tuto možnost používat, musíte být přihlášeni k odběru informačního kanálu RSS. Při výběru této možnosti se zobrazí výzva k pokračování. Pokud zvolíte Ne, nemůžete pokračovat. Pokud zvolíte Ano, můžete pokračovat.

Šablona Upozorňovat na nové zprávy

 

• Zobrazit poštu od uživatele v okně Upozornění na novou položku

  1. Zvolte odkaz osoby nebo veřejná složka.

  2. V dialogovém okně Adresa pravidla udělejte jednu z těchto věcí:

    • Do pole Hledat napište jméno.

      nebo

    • Ze seznamu Adresář vyberte zdroj.

  3. Když se vybrané jméno zobrazí v poli Od, zvolte OK.

  4. V okně Upozornění na novou položku zvolte odkaz určitá zpráva.

  5. V dialogovém okně Upozornění přejděte do pole Zadejte upozornění, napište do něj zprávu a zvolte OK.

  6. Zvolte Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.

 

• Při obdržení zprávy od uživatele přehrát zvuk

  1. Zvolte odkaz osoby nebo veřejná složka.

  2. V dialogovém okně Adresa pravidla udělejte jednu z těchto věcí:

    • Do pole Hledat napište jméno.

      nebo

    • Ze seznamu Adresář vyberte zdroj.

  3. Když se vybrané jméno zobrazí v poli Od, zvolte OK.

  4. Zvolte odkaz přehrát zvuk a v okně Vybrat požadovaný zvuk zvolte soubor (třeba soubor .wav) a pak zvolte Otevřít.

  5. Zvolte Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.

 

• Při doručení zprávy odesílat upozornění na mobilní zřízení

  1. Zvolte odkaz osoby nebo veřejná složka.

  2. V dialogovém okně Adresa pravidla udělejte jednu z těchto věcí:

    • Do pole Hledat napište jméno.

      nebo

    • Ze seznamu Adresář vyberte zdroj.

  3. Když se vybrané jméno zobrazí v poli Od, zvolte OK.

  4. Zvolte odkaz přeposlat na adresu: osoby nebo veřejná skupina.

  5. V dialogovém okně Adresa pravidla udělejte jednu z těchto věcí:

    • Do pole Hledat napište jméno.

      nebo

    • Ze seznamu Adresář vyberte zdroj.

  6. Když se vybrané jméno zobrazí v poli Komu, stiskněte OK.

  7. Zvolte Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.

Začít prázdnou šablonou pravidla

  1. Zvolte jednu z těchto možností:

    • Použít pravidlo na přijaté zprávy

      nebo

    • Použít pravidlo na odeslané zprávy

  2. Zvolte Další a přejděte na Krok 3: Nastavení podmínek pravidla.


Krok 3: Nastavení podmínek pravidla

Teď můžete k možnostem, které jste zvolili v kroku 2: Úprava popisu pravidla, přidat podmínky. Dostupné možnosti úprav popisu pravidla se budou lišit podle vybraných podmínek.

Nastavení podmínek použití pravidel u možnosti vybrané v šabloně Třídit zprávy nebo v šabloně Upozorňovat na nové zprávy po spuštění Průvodce pravidly

  1. V části Krok 1: Vyberte podmínky zaškrtněte políčko u podmínky, kterou chcete přidat.

    Poznámka : Můžete zaškrtnout více políček.

  2. V části Krok 2: Úprava popisu pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu) zvolte odkaz, proveďte požadované akce a až budete hotovi, zvolte OK.

  3. Zvolte odkaz Další, proveďte požadované akce a až budete hotovi, zvolte OK.

  4. Pokud je k dispozici další odkaz, zvolte ho, proveďte požadované akce a až budete hotovi, zvolte OK.

  5. Až budete hotovi, zvolte Dokončit.

  1. Na kartě Soubor zvolte Spravovat pravidla a upozornění.

  2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění zvolte na kartě Pravidla e-mailu možnost Nové pravidlo.

  3. V seznamu Vytvořit zcela nové pravidlo zvolte buď Použít pravidlo na přijaté zprávy, nebo Použít pravidlo na odeslané zprávy.

  4. Zvolte Další a postupujte takto:

    • V části Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky (kritéria), které musí zprávy splňovat, aby pravidlo platilo.

      a

    • V části Krok 2: Upravte popis pravidla zvolte podtrženou hodnotu u všech přidaných podmínek a pak zadejte hodnotu.

  5. Zvolte Další a postupujte takto:

    • V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

      a

    • V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech akcí, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  6. Zvolte Další a postupujte takto:

    • V části Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky z pravidla a zvolte Další.

      a

    • V části Krok 2: Upravte popis pravidla zvolte podtrženou hodnotu u každé přidané výjimky a zadejte hodnotu.

  7. Zvolte Další a postupujte takto:

    • V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte jeho název.

      a

    • V části Krok 2: Nastavte možnosti pravidla zaškrtněte políčka u požadovaných možností.

      Tipy : 

      • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jsou již uloženy ve složce Doručené pošta, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručené pošta.

      • Pokud chcete vypnout pravidlo, které je zapnuté automaticky, zrušte zaškrtnutí políčka Zapnout toto pravidlo.

      • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů nastavených v aplikaci Outlook, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  8. Zvolte Dokončit.

Pravidlo můžete vytvořit z jakékoli zprávy. Výhodou tohoto způsobu je, že pravidla jsou navrhována podle odesílatele nebo příjemce zprávy. Když například začnete určitou zprávou, jedno z navrhovaných pravidel přesune všechny zprávy od tohoto odesílatele do vámi vybrané složky.

  1. Ve složce Doručená pošta zvolte zprávu, pro kterou chcete vytvořit pravidlo, a pak na kartě Domů ve skupině Přesunout zvolte Pravidla.

    Poznámka : V seznamu pravidel se navrhovaná pravidla zobrazují podle odesílatelů a příjemců zpráv.

  2. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Zvolte navrhované pravidlo, zvolte cílovou složku a pak zvolte OK a dokončete přiřazení pravidla.

      nebo

    • Zvolte Vytvořit pravidlo a přejděte k dalšímu kroku.

  3. V dialogovém okně Vytvořit pravidlo zaškrtněte v části Když dostanu e-mail, který bude splňovat všechny vybrané podmínky jedno nebo několik zaškrtávacích políček, která jsou k dispozici.

  4. V části Provést následující akci zaškrtněte políčka u akcí, které se mají v rámci pravidla provést, pokud budou splněny zadané podmínky (kritéria).

  5. Zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky.

  6. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Zvolte Vybrat složku a vyberte stávající složku.

      nebo

    • Zvolte Nová a vytvořte novou složku.

    Poznámky : 

    • Pokud chcete k pravidlu přidat další podmínky, akce nebo výjimky, klikněte na Upřesnit nastavení a postupujte podle zbývajících pokynů průvodce pravidly.

    • Další informace najdete v části Vytvoření vlastního pravidla.

  7. Zvolte OK.

  8. V poli s oznámením proveďte jednu z následujících akcí:

    • Zvolte OK.

      nebo

    • Zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pro zprávy, které se již nachází v aktuální složce a zvolte OK.

Pokud se chcete naučit importovat nebo exportovat pravidla tak, aby je mohli využívat ostatní, přečtěte si téma Import nebo export sady pravidel.

Pokud pravidlo nepotřebujete, můžete ho odstranit.

  1. Na kartě Soubor zvolte Spravovat pravidla a upozornění.

  2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění zvolte na kartě Pravidla e-mailu pravidlo, které chcete odstranit.

  3. Zvolte Odstranit Ikona Odstranit > OK.

Ručně můžete spustit jedno nebo více pravidel.

  1. Na kartě Soubor zvolte Spravovat pravidla a upozornění a na kartě Pravidla e-mailu zvolte Spustit pravidla.

  2. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko u všech pravidel, která chcete spustit.

  3. V poli Spustit ve složce můžete vybrat jinou složku. Zvolte Procházet, zvolte složku a pak zvolte OK.

    Pokud chcete zahrnout všechny složky obsažené ve složce vybrané ve 3. kroku, zaškrtněte políčko Včetně podsložek.

  4. V rozevíracím seznamu Použít pravidla pro potvrďte výchozí nastavení všech zpráv nebo ho změňte na přečtené nebo nepřečtené zprávy.

  5. Zvolte Spustit.

V Outlooku existují dva typy pravidel: serverová a klientská.

  • Serverová pravidla    
    Když používáte účet Microsoft Exchange Serveru, některá pravidla jsou serverová. Tato pravidla jsou spuštěná pro vaši poštovní schránku na poštovním serveru Exchange, i když Outlook neběží.

    Serverová pravidla se musí použít pro zprávy při jejich prvním doručení do složky Doručená pošta. Tato pravidla musí být spuštěna až do dokončení na serveru. Například pravidlo, které určuje, že zpráva má být vytištěna, se nemůže spustit, dokud není dokončeno na serveru. Pokud pravidlo nemůže být použito na serveru, je použito při spuštění aplikace Outlook a stává se klientským pravidlem.

  • Klientská pravidla   
    Klientská pravidla jsou spuštěná jen na vašem počítači. Tato pravidla běží v Outlooku místo na serveru Exchange. Klientská pravidla mohou být spuštěna, jen když běží Outlook.

Tip : Obsahuje-li seznam pravidel oba typy pravidel, jsou nejdříve použita pravidla serveru a potom klientská pravidla.

Oznámení o doručení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi

Při použití pravidel se oznámení o doručení, oznámení o přečtení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi (oznámení Mimo kancelář) zpracovávají, jako by šlo o zprávy. Třeba pravidlo, které přesouvá zprávy obsahující v poli Předmět slovo „schůzka“ do určité složky, přesune do stejné složky také všechna oznámení o doručení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi.

Poznámka : Pokud pravidlo přesune odpovědi na hlasování ze složky Doručená pošta do jiné složky, ovlivní to sledování hlasování. Při otevření odeslané zprávy s hlasovacím tlačítkem nebudou informace o sledování zahrnovat počet odpovědí ze zpráv přesunutých pravidlem. Na druhou stranu ruční přesunutí nebo odstranění odpovědi sledování neovlivní.

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty se považují za zprávy. Pokud vytvoříte pravidlo, které na základě splnění (shody) určitých podmínek (kritérií) přesune položku do konkrétní složky, přesunou se i všechny žádosti o schůzku a zadání úkolů, které těmto podmínkám vyhovují. Při vytváření pravidel, které tyto druhy položek ovlivňují, mějte na paměti následující omezení:

  • Pokud položku přesunete do jiné než poštovní složky, nemusí po přesunutí fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, nevytvoří se nová událost.

  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, není odpověď sledována u původní položky.

  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.

  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Skupiny kontaktů

Pravidlo, které zahrnuje skupinu kontaktů, se může chovat jinak než jiná pravidla. Záleží na tom, jak je vytvořené.

  • Přesunout zprávy odeslané veřejné skupině do složky   
      Toto pravidlo je dostupné, jen když používáte účet Exchange Serveru. Do zadané složky se přesunou jenom zprávy, které jsou odeslané dané skupině kontaktů. Zprávy od uživatelů, kteří jsou členy skupiny kontaktů, do zadané složky přesunuty nebudou.

Účty Exchange Serveru (počínaje verzí Exchange Server 2010) mohou k přeposílání zpráv na e-mailové adresy mimo organizaci používat pravidla. Správce Exchange Serveru ale může zabránit automatickému přeposílání zpráv příjemcům v určitých doménách.

Další informace najdete v tématu Určení verze Microsoft Exchange Serveru, ke kterému je připojený váš účet.

Usnadnění správy e-mailových zpráv pomocí pravidel

Pravidlo je akce, kterou provede Microsoft Outlook automaticky po doručení nebo odeslání zprávy splňující podmínky zadané v pravidle. Pomocí Průvodce pravidly můžete zvolit řadu podmínek a akcí.

Pravidla se řadí do jedné ze dvou kategorií: uspořádání a oznámení. Nevztahují se na zprávy, které byly přečtené, jenom na ty nepřečtené.

Šablony pravidel v Průvodci pravidly

Průvodce pravidly obsahuje šablony pro nejčastěji používaná pravidla, mezi která patří:

  • Třídit zprávy:    Tato pravidla usnadňují ukládání a zpracování zpráv. Můžete například vytvořit pravidlo pro zprávy od určitého odesílatele, například Heleny Kupkové, se slovem „prodej“ v řádku Předmět, na jehož základě se takové zprávy označí příznakem pro zpracování, zařadí do kategorie Prodej a přesunou do složky s názvem Helena prodej.

  • Upozorňovat na nové zprávy:    Tato pravidla vás určitým způsobem upozorní na doručení konkrétní zprávy. Můžete třeba vytvořit pravidlo, které automaticky odešle upozornění zprávu do mobilního zařízení při přijetí zprávy od člena rodiny.

  • Vytvořit zcela nové pravidlo:    Jedná se o pravidla, která vytvoříte bez pomoci šablony pravidla a která si můžete přizpůsobit zcela podle svých potřeb.

Vytvoření pravidla

Outlook obsahuje šablony pravidel pro běžné scénáře. Můžete použít tyto šablony pravidel nebo vytvořit vlastní pravidla.

Použití šablon pravidel Outlooku

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na kartě Pravidla e-mailu na Nové pravidlo.

  4. V seznamu Krok 1: Vyberte šablonu vyberte požadovanou šablonu z kolekce Třídit zprávy nebo Upozorňovat na nové zprávy.

  5. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu. Pokud kliknete například na odkaz osoby nebo veřejná skupina, otevře se Adresář.

  6. Klikněte na tlačítko Další.

  7. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.

  8. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  9. Klikněte na tlačítko Další.

  10. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  11. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech akcí, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  12. Klikněte na tlačítko Další.

  13. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klikněte na tlačítko Další.

  14. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  15. Klikněte na tlačítko Další.

  16. V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte název.

  17. V části Krok 2: Nastavte možnosti pravidla zaškrtněte políčka u požadovaných možností.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jsou již uloženy ve složce Doručená pošta, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.

    • Ve výchozím nastavení je nové pravidlo zapnuto. Chcete-li je vypnout, zrušte zaškrtnutí políčka Zapnout toto pravidlo.

    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů nastavených v Outlooku, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  18. Klikněte na tlačítko Dokončit.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na kartě Pravidla e-mailu na Nové pravidlo.

  4. V seznamu Vytvořit zcela nové pravidlo klikněte na položku Použít pravidlo na přijaté zprávy nebo Použít pravidlo na odeslané zprávy.

  5. Klikněte na tlačítko Další.

  6. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.

  7. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  8. Klikněte na tlačítko Další.

  9. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  10. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech akcí, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  11. Klikněte na tlačítko Další.

  12. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klikněte na tlačítko Další.

  13. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  14. Klikněte na tlačítko Další.

  15. V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte název.

  16. V části Krok 2: Nastavte možnosti pravidla zaškrtněte políčka u požadovaných možností.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jsou již uloženy ve složce Doručená pošta, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.

    • Ve výchozím nastavení je nové pravidlo zapnuto. Chcete-li je vypnout, zrušte zaškrtnutí políčka Zapnout toto pravidlo.

    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů nastavených v Outlooku, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  17. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Pravidlo se dá rychle vytvořit z jakékoli zprávy. Výhodou tohoto způsobu je, že se pravidla navrhují podle odesílatele nebo příjemců zprávy. Pokud například použijete jako základ určitou zprávu, jedno z navrhovaných pravidel zajistí přesouvání všech zpráv od tohoto odesílatele do složky, kterou vyberete.

  1. Klikněte na zprávu, pro kterou chcete vytvořit pravidlo, a potom na kartě Domů klikněte ve skupině Přesunout na tlačítko Pravidla.

    Zobrazí se pravidla navrhovaná na základě odesílatele a příjemců zprávy.

  2. Udělejte něco z tohoto:

    • Klikněte na jedno z navrhovaných pravidel, klikněte na cílovou složku a potom klikněte na tlačítko OK.

    • Chcete-li zobrazit další možnosti navrhovaných pravidel na základě odesílatele, příjemců nebo předmětu zprávy, klikněte na možnost Vytvořit pravidlo.

Pokud v kroku 2 vyberete možnost Vytvořit pravidlo, zobrazí se dialogové okno Vytvořit pravidlo. Pokračujte následujícím postupem.

  1. V části Při obdržení e-mailu se všemi vybranými podmínkami zaškrtněte políčka u požadovaných podmínek.

  2. Ve skupinovém rámečku Provést následující akci zaškrtněte políčka pro akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  3. Zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky.

  4. Klikněte na stávající složku nebo po kliknutí na tlačítko Nová složku pro uložení zpráv vytvořte.

    Chcete-li k pravidlu přidat další podmínky, akce nebo výjimky, klikněte na tlačítko Upřesnit nastavení a postupujte podle zbývajících pokynů Průvodce pravidly. Jedná se o stejného průvodce, který se zobrazí po kliknutí na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění v zobrazení Backstage (po kliknutí na kartu Soubor). Další informace naleznete v části Vytvoření vlastního pravidla.

  5. Klikněte na OK.

Pokud se chcete naučit importovat nebo exportovat pravidla tak, aby je mohli využívat ostatní, přečtěte si téma Import nebo export sady pravidel.

Chcete-li ručně spustit jedno nebo více pravidel, použijte následující postup:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. Klikněte na tlačítko Spustit pravidla.

  4. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko vedle všech pravidel, která chcete spustit.

  5. Vedle pole Spustit ve složce klikněte v případě, že chcete vybrat jinou složku, na tlačítko Procházet, klikněte na požadovanou složku a potom klikněte na tlačítko OK.

    Chcete-li zahrnout všechny složky pod složkou zadanou v kroku 5, zaškrtněte políčko Včetně podsložek.

  6. V seznamu Použít pravidla pro jsou ve výchozím nastavení vybrány všechny zprávy. Tuto položku můžete změnit na přečtené nebo nepřečtené zprávy.

  7. Klikněte na tlačítko Spustit.

V Outlooku existují dva typy pravidel – pravidla serveru a klientská pravidla.

  • Pravidla serveru:    Pokud používáte účet systému Microsoft Exchange, budou některá vytvořená pravidla fungovat jako pravidla serveru. Tato pravidla se spouštějí ve vaší schránce na poštovním serveru Exchange, i když není Outlook spuštěný. Pravidla serveru se musí používat u zpráv při jejich prvním doručení do složky Doručená pošta a musí mít na serveru možnost běžet až do svého dokončení. Například pravidlo určující, že se má zpráva vytisknout, se nedá spustit, dokud nebude dokončené na serveru. Pokud se pravidlo nedá použít na serveru, použije se při spuštění Outlooku a stává se klientským pravidlem.

  • Klientská pravidla:    Klientská pravidla představují pravidla spouštěná pouze v daném počítači. Jedná se o pravidla, která nelze spustit, dokud nebudou ukončena na serveru, například může jít o výběr určitých zpráv k tisku. Klientská pravidla lze spustit, pouze pokud je spuštěna aplikace Outlook.

Pokud seznam pravidel obsahuje oba typy pravidel, jako první se použijí pravidla serveru a potom klientská pravidla.

Použití pravidel u jiných položek Outlooku

Při použití pravidel se oznámení o doručení, oznámení o přečtení, odpovědi pomocí hlasování a automatické odpovědi (oznámení Mimo kancelář) zpracovávají jako zprávy. Třeba pravidlo pro přesunutí položek obsahujících v předmětu slovo „schůzka“ do určité složky přesune taky všechny odpovědi pomocí hlasování, oznámení o doručení a automatické odpovědi obsahující slovo „schůzka“ v předmětu.

Poznámka : Pokud pravidlo přesune odpovědi pomocí hlasování ze složky Doručená pošta do jiné složky, ovlivní to sledování hlasování. Při otevření odeslané zprávy zahrnující hlasovací tlačítka nebudou informace o sledování zahrnovat přehled odpovědí přesunutých na základě pravidla. Ruční přesunutí nebo odstranění odpovědi nemá na sledování vliv.

Při použití pravidel se žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty zpracovávají jako zprávy. Pokud například vytvoříte pravidlo pro přesunutí položek, které v poli Předmět obsahují slovo „schůzka“, do určité složky, přesunou se také všechny žádosti o schůzku nebo zadání úkolů splňující dané kritérium. Při vytváření pravidel, která ovlivňují tyto druhy položek, ale nezapomínejte na následující zásady:

  • Jestliže položku přesunete do jiné než poštovní složky, nemusí fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, není vytvořena nová událost.

  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, nesleduje se odpověď u původní položky.

  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.

  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Skupiny kontaktů

Pravidlo, které zahrnuje skupinu kontaktů, se může chovat odlišně v závislosti na způsobu jeho vytvoření.

  • Přesunout zprávy odeslané skupině kontaktů do složky:     Toto pravidlo je k dispozici, pouze pokud používáte účet systému Exchange Server. Do určené složky budou přesunuty pouze zprávy, které jsou odeslány dané skupině kontaktů. Zprávy od uživatelů, kteří jsou členy skupiny kontaktů, do určené složky přesunuty nebudou.

Pokud používáte účet Microsoft Exchange Server 2010, nemůžete ve výchozím nastavení použít pravidla pro předávání zpráv dál na e-mailové adresy mimo organizaci. Toto nastavení pomáhá předcházet úniku důvěrných a interních firemních informací. Může je změnit jenom správce serveru Exchange.

Další informace najdete v tématu Určení verze Microsoft Exchange Serveru, ke kterému je připojený váš účet.

Jednodušší správa e-mailů díky pravidlům

Pravidlo je akce, kterou Microsoft Outlook automaticky provede po doručení nebo odeslání zprávy splňující podmínky zadané v pravidle. Průvodce pravidly a upozorněními umožňuje nastavit řadu podmínek a akcí. Pravidla se nevztahují na už přečtené zprávy, jenom na ty nepřečtené.

Pravidla se dají rozdělit do dvou obecných kategorií, podle toho, jestli slouží k uspořádání zpráv, nebo zaslání oznámení. Průvodce pravidly a upozorněními obsahuje šablony pro nejčastěji používaná pravidla.

  • Třídit zprávy:    Tato pravidla usnadňují ukládání a zpracování zpráv. Můžete například vytvořit pravidlo pro zprávy od určitého odesílatele, například Heleny Kupkové, se slovem „prodej“ v řádku Předmět, na jehož základě se takové zprávy označí příznakem pro zpracování, zařadí do kategorie Prodej a přesunou do složky s názvem Helena – prodej.

  • Upozorňovat na nové zprávy:    Tato pravidla vás nějakým způsobem upozorní na doručení konkrétní zprávy. Můžete třeba vytvořit pravidlo, které automaticky odešle upozornění do mobilního zařízení při přijetí zprávy od člena rodiny.

  • Vytvořit zcela nové pravidlo:    Tato pravidla vytváříte od začátku podle svých potřeb.

    Šablony pravidel
    Obrázek 1: Průvodce pravidly a upozorněními obsahuje několik předdefinovaných pravidel, nazývaných také šablony.

Výjimky

K pravidlům můžete přidat výjimky pro zvláštní okolnosti, například když je zpráva označena příznakem pro zpracování akci nebo má vysokou důležitost. Pokud je splněna kterákoli ze zadaných výjimek, pravidlo se u zprávy nepoužije.

  1. V navigačním podokně klikněte na Pošta.

  2. V nabídce Nástroje klikněte na Pravidla a upozornění.

  3. Pokud používáte několik e-mailových účtů, vyberte v seznamu Použít změny u této složky požadovanou složku Doručená pošta.

  4. Klikněte na Nové pravidlo.

  5. V seznamu Krok 1: Vyberte šablonu vyberte požadovanou šablonu z kolekce Třídit zprávy nebo Upozorňovat na nové zprávy.

  6. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu. Pokud kliknete například na odkaz osoby nebo distribuční seznam, otevře se adresář.

  7. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.

  8. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla, klikněte na podtrženou hodnotu (pokud jste to ještě neudělali) a potom klikněte na Další.

  9. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které má pravidlo provést, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  10. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla, klikněte na podtrženou hodnotu (pokud jste to ještě neudělali) a potom klikněte na Další.

  11. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a potom klikněte na Další.

  12. Dokončete vytváření pravidla tím, že ho pojmenujete a případně nastavíte jakékoli další požadované možnosti.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které už máte uložené ve složkách, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pro zprávy, které se již nachází v aktuální složce.

    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů a složek s doručenou poštou, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  13. Klikněte na Dokončit.

Pokud chcete pravidlo vytvořit tak, že vyberete vlastní podmínky, akce a výjimky, postupujte takto:

  1. V navigačním podokně klikněte na Pošta.

  2. V nabídce Nástroje klikněte na Pravidla a upozornění.

  3. Pokud používáte několik e-mailových účtů, vyberte v seznamu Použít změny u této složky požadovanou složku Doručená pošta.

  4. Klikněte na Nové pravidlo.

  5. V seznamu Vytvořit zcela nové pravidlo vyberte Použít pravidlo na přijaté zprávy nebo Použít pravidlo na odeslané zprávy a klikněte na Další.

  6. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.

  7. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla, klikněte na podtrženou hodnotu (pokud jste to ještě neudělali) a potom klikněte na Další.

  8. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které má pravidlo provést, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  9. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla, klikněte na podtrženou hodnotu (pokud jste to ještě neudělali) a potom klikněte na Další.

  10. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a potom klikněte na Další.

  11. Dokončete vytváření pravidla tím, že ho pojmenujete a případně nastavíte jakékoli další požadované možnosti.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které už máte uložené ve složkách, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pro zprávy, které se již nachází v aktuální složce.

    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů a složek s doručenou poštou, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  12. Klikněte na Dokončit.

Pravidlo můžete vytvořit přímo ze zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo, které přesune zprávy od konkrétního odesílatele do určité složky.

  1. Klikněte pravým tlačítkem na zprávu, na které chcete pravidlo založit, a v místní nabídce klikněte na Vytvořit pravidlo.

    V dialogovém okně Vytvořit pravidlo zaškrtněte políčka u požadovaných možností. Ty jsou už vyplněny údaji z vybrané zprávy.

  2. Zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky.

  3. Klikněte na některou složku nebo kliknutím na Nová vytvořte novou složku, kam zprávy uložíte.

  4. Pokud chcete k pravidlu přidat další podmínky, akce nebo výjimky, klikněte na Upřesnit nastavení a postupujte podle zbývajících pokynů Průvodce pravidly a upozorněními.

    Tip:    Pokud chcete pravidlo spustit hned po vytvoření, zaškrtněte na poslední stránce Průvodce pravidly a upozorněními políčko Spustit toto pravidlo pro zprávy, které se již nachází v aktuální složce.

    Všechny zprávy ze složky Doručená pošta – nebo jiné složky, kterou jste vybrali – splňující podmínky a výjimky daného pravidla se přesunou do určené složky. Otestujte nové pravidlo tím, že danou složku otevřete. Přesunuly se správné zprávy?

Pokud chcete pravidlo pravidelně spouštět, ale nechcete, aby bylo spuštěno pořád, postupujte takto:

  1. V nabídce Nástroje klikněte na Pravidla a upozornění.

  2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění vypněte pravidlo tak, že zrušíte zaškrtnutí políčka vedle něj.

  3. Klikněte na tlačítko Spustit pravidla.

  4. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko vedle každého pravidla, které chcete spustit.

  5. Vyberte složku, na kterou chcete pravidlo použít.

  6. Vyberte kategorii zpráv, na kterou chcete pravidlo použít.

    Můžete například pravidlo použít jen na nepřečtené zprávy ve složce.

  7. Klikněte na tlačítko Spustit.

Serverová pravidla    Pokud máte účet Microsoft Exchange, může server u vašich zpráv uplatňovat pravidla, i když nemáte spuštěný Outlook. Taková pravidla se označují jako serverová. Je potřeba nastavit je tak, aby se na zprávy použila při jejich doručení do složky Doručená pošta na serveru a mohla se na serveru celá spustit a dokončit. Na serveru se nedá dokončit třeba pravidlo, které jako akci vyžaduje vytištění zprávy. Pokud se pravidlo nedá použít na serveru, použije se, když spustíte Outlook.

Klientská pravidla    „Klient“ je poštovní aplikace běžící v jednotlivých počítačích. Pravidlo, které se nedá použít na serveru, je „klientské pravidlo“ – dá se spustit jen na počítači. Pokud seznam pravidel obsahuje pravidla, která se dají spustit na serveru, i taková, u nichž to nejde, použijí se nejdřív serverová pravidla a potom klientská pravidla.

Oznámení o doručení a přečtení, odpovědi na hlasování a odpovědi v nepřítomnosti se zpracovávají jako zprávy. Když například vytvoříte pravidlo, které přesouvá položky se slovem „schůzka“ v poli Předmět do konkrétní složky, přesunou se také všechna oznámení o doručení, odpovědi na hlasování a odpovědi v nepřítomnosti splňující tuto podmínku.

Poznámka : Pokud se odpověď na hlasování přesune mimo složku Doručená pošta, nebude se v původní zprávě automaticky sledovat.

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty se zpracovávají jako zprávy. Pokud například vytvoříte pravidlo pro přesunutí položek, které v poli Předmět obsahují slovo „schůzka“, do určité složky, přesunou se také všechna zadání úkolů nebo žádosti o schůzku splňující dané kritérium. Při vytváření pravidel, která ovlivňují tyto druhy položek, ale nezapomínejte na následující zásady:

  • Jestliže položku přesunete do jiné než poštovní složky, nemusí fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, nevytvoří se nová událost.

  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol pomocí pravidla přesunete do složky Odstraněná pošta, nebude se u původní položky sledovat odpověď.

  • Pokud se žádost o schůzku automaticky přesune do složky Odstraněná pošta, nepřidá se schůzka do složky Kalendář.

  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku se neuplatňují pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Chování nového pravidla pro distribuční seznam se bude lišit podle toho, jak ho vytvoříte:

  • Zprávy odeslané distribučnímu seznamu přesunout do složky    Pokud zvolíte tuto šablonu pravidla, přesunou se do určené složky jen zprávy odeslané distribučnímu seznamu. Zprávy od uživatelů, kteří jsou v distribučním seznamu, se do určené složky nepřesunou.

    Poznámka : Toto pravidlo funguje jenom u účtů Exchange.

  • Přesunout zprávy od uživatele do složky    Pokud zvolíte tuto šablonu pravidla, přesunou se do určené složky i zprávy od jednotlivců, kteří jsou členy distribučního seznamu.

Pokud v organizaci používáte Exchange, ve výchozím nastavení se zprávy, které pomocí pravidla přesměrujete na externí e-mailové adresy mimo organizaci, neodešlou. Smyslem tohoto nastavení je zabránit únikům podnikových dat. Kontrolu nad ním má správce serveru Exchange.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×