Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel

Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel

Pravidlo je akce, kterou Outlook 2013 a Outlook 2016 pro Windows automaticky provádí u příchozích nebo odchozích zpráv na základě vámi určených podmínek.

V tomto článku…

Usnadnění správy e-mailových zpráv pomocí pravidel

Vytvoření pravidla

Import nebo export pravidel

Odstranění pravidla

Ruční spuštění pravidel

Porovnání pravidel serveru a klientských pravidel

Použití pravidel u jiných položek Outlooku

Přeposílání zpráv mimo organizaci

Usnadnění správy e-mailových zpráv pomocí pravidel

Pravidla pomáhají omezit ruční vyplňování údajů nebo provádění stejných úkonů při doručení podobných zpráv. Pravidla jsou stále zapnuta a spouštěna automaticky. Například při přijetí zprávy od určité osoby, kterou jste uvedli v pravidle, je zpráva automaticky přesunuta do vámi zadané složky.

Navrhování pravidel pro správu zpráv usnadňuje Průvodce pravidly. Pravidla se řadí do jedné ze dvou kategorií: uspořádání a oznámení.

Průvodce pravidly Outlooku

Průvodce pravidly obsahuje šablony pro nejčastěji používaná pravidla, mezi která patří:

  • Třídit zprávy:    Tato pravidla usnadňují ukládání a zpracování zpráv. Můžete například vytvořit pravidlo pro zprávy od určitého odesílatele, například Heleny Kupkové, se slovem „prodej“ v řádku Předmět, na jehož základě budou takové zprávy označeny příznakem pro zpracování, zařazeny do kategorie Prodej a přesunuty do složky s názvem Helena prodej.

  • Upozorňovat na nové zprávy:    Tato pravidla vás určitým způsobem upozorní na doručení konkrétní zprávy. Můžete například vytvořit pravidlo, které automaticky odešle e-mailovou zprávu do mobilního zařízení při přijetí zprávy od člena rodiny.

  • Vytvořit zcela nové pravidlo:    Jedná se o pravidla, která vytvoříte bez šablony pravidla a která si můžete přizpůsobit zcela podle svých potřeb.

Začátek stránky

Vytvoření pravidla

Aplikace Outlook obsahuje šablony pravidel pro běžné scénáře. Můžete tyto šablony pravidel použít nebo vytvořit vlastní pravidla.

Použití šablon pravidel aplikace Outlook

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. V pravém podokně klikněte na Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na kartě Pravidla e-mailu na Nové pravidlo.

  4. V seznamu Krok 1: Vyberte šablonu vyberte požadovanou šablonu ze seznamu šablon Třídit zprávy nebo Upozorňovat na nové zprávy.

  5. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu. Pokud kliknete například na odkaz osoby nebo veřejná skupina, otevře se Adresář.

  6. Klikněte na tlačítko Další.

  7. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.

  8. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  9. Klikněte na tlačítko Další.

  10. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  11. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech akcí, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  12. Klikněte na tlačítko Další.

  13. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klikněte na tlačítko Další.

  14. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  15. Klikněte na tlačítko Další.

  16. V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte název.

  17. V části Krok 2: Nastavte možnosti pravidla zaškrtněte políčka u požadovaných možností.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jsou již uloženy ve složce Doručená pošta, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.

    • Nové pravidlo je teď automaticky zapnuté. Pokud ho chcete vypnout, zrušte zaškrtnutí políčka Zapnout toto pravidlo.

    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů nastavených v aplikaci Outlook, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  18. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Začátek stránky

Vytvoření vlastního pravidla

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. V pravém podokně klikněte na Spravovat pravidla a upozornění.

  3. V dialogovém okně Pravidla a upozornění klikněte na kartě Pravidla e-mailu na Nové pravidlo.

  4. V seznamu Vytvořit zcela nové pravidlo klikněte na Použít pravidlo na přijaté zprávy nebo Použít pravidlo na odeslané zprávy.

  5. Klikněte na Další.

  6. V seznamu Krok 1: Vyberte podmínky vyberte podmínky, které musí zprávy splňovat, aby bylo možné pravidlo použít.

  7. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  8. Klikněte na tlačítko Další.

  9. V seznamu Krok 1: Vyberte akce vyberte akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  10. V seznamu Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech akcí, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  11. Klikněte na tlačítko Další.

  12. V seznamu Krok 1: Vyberte výjimky vyberte výjimky pravidla a poté klikněte na tlačítko Další.

  13. V části Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na podtrženou hodnotu u všech podmínek, které jste přidali, a pak zadejte hodnotu.

  14. Klikněte na tlačítko Další.

  15. V části Krok 1: Zadejte název pravidla zadejte název.

  16. V části Krok 2: Nastavte možnosti pravidla zaškrtněte políčka u požadovaných možností.

    • Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jsou již uloženy ve složce Doručená pošta, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.

    • Nové pravidlo je teď automaticky zapnuté. Pokud ho chcete vypnout, zrušte zaškrtnutí políčka Zapnout toto pravidlo.

    • Pokud chcete toto pravidlo použít u všech e-mailových účtů nastavených v aplikaci Outlook, zaškrtněte políčko Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty.

  17. Klikněte na tlačítko Dokončit.

Začátek stránky

Vytvoření pravidla na základě odesílatele nebo příjemce zprávy

Pravidlo můžete vytvořit z jakékoli zprávy. Výhodou tohoto způsobu je, že pravidla jsou navrhována podle odesílatele nebo příjemců zprávy. Pokud například použijete jako základ určitou zprávu, jedno z navrhovaných pravidel zajistí přesouvání všech zpráv od daného odesílatele do vámi zvolené složky.

  1. Klikněte na zprávu, pro kterou chcete vytvořit pravidlo, a potom na kartě Domů klikněte na Pravidla.

    Zobrazí se pravidla navrhovaná na základě odesílatele a příjemců zprávy.

  2. Udělejte něco z tohoto:

    • Klikněte na jedno z navrhovaných pravidel, klikněte na cílovou složku a potom klikněte na tlačítko OK.

    • Pokud chcete zobrazit další možnosti navrhovaných pravidel na základě odesílatele, příjemců nebo předmětu zprávy, klikněte na možnost Vytvořit pravidlo.

Pokud v kroku 2 vyberete možnost Vytvořit pravidlo, zobrazí se okno Vytvořit pravidlo. Pokračujte následujícím postupem.

  1. V části Při obdržení e-mailu se všemi vybranými podmínkami zaškrtněte políčka u požadovaných podmínek.

  2. Ve skupinovém rámečku Provést následující akci zaškrtněte políčka pro akce, které mají být v rámci pravidla provedeny, pokud jsou splněny zadané podmínky.

  3. Zaškrtněte políčko Přesunout položku do složky.

  4. Klikněte na Vybrat složku stávající složku nebo po kliknutí na tlačítko Nová složku pro uložení zpráv vytvořte.

    Pokud chcete k pravidlu přidat další podmínky, akce nebo výjimky, klikněte na Upřesnit nastavení a postupujte podle zbývajících pokynů Průvodce pravidly.

    Tip : Další informace naleznete v části Vytvoření vlastního pravidla.

  5. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Import nebo export pravidel

Pokud se chcete naučit importovat nebo exportovat pravidla tak, aby je mohli využívat ostatní, přečtěte si téma Import nebo export sady pravidel.

Odstranění pravidla

Pokud nějaké pravidlo už není potřebné, můžete ho odstranit takto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. Vyberte pravidlo, které chcete odstranit.

  4. Klikněte na Ikona Odstranit Odstranit.

  5. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Ruční spuštění pravidel

Chcete-li ručně spustit jedno nebo více pravidel, použijte následující postup:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

  3. Klikněte na tlačítko Spustit pravidla.

  4. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčka vedle všech pravidel, která chcete spustit.

  5. Vedle pole Spustit ve složce klikněte v případě, že chcete vybrat jinou složku, na tlačítko Procházet, klikněte na požadovanou složku a potom klikněte na tlačítko OK.

    Chcete-li zahrnout všechny složky pod složkou zadanou v kroku 5, zaškrtněte políčko Včetně podsložek.

  6. V seznamu Použít pravidla pro jsou ve výchozím nastavení vybrány všechny zprávy. Tuto položku můžete změnit na přečtené nebo nepřečtené zprávy.

  7. Klikněte na tlačítko Spustit.

Začátek stránky

Porovnání pravidel serveru a klientských pravidel

V aplikaci Outlook existují dva typy pravidel – pravidla serveru a klientská pravidla.

  • Pravidla serveru:    Jestliže používáte účet systému Microsoft Exchange Server, bude se u některých pravidel jednat o pravidla serveru. Tato pravidla se spouštějí ve vaší schránce na poštovním serveru Exchange i v případě, že není spuštěna aplikace Outlook. Pravidla serveru musejí být použita u zpráv při jejich prvním doručení do složky Doručená pošta a musejí mít na serveru možnost běžet až do svého dokončení. Například pravidlo určující, že zpráva má být vytištěna, nelze spustit, dokud nebude dokončeno na serveru. Pokud pravidlo nemůže být použito na serveru, je použito při spuštění aplikace Outlook a stává se klientským pravidlem.

  • Klientská pravidla:    Klientská pravidla představují pravidla spouštěná jenom ve vaše počítači. Jedná se o pravidla, která se místo na serveru Exchange spouští v Outlooku. Klientská pravidla jde spustit jenom když je spuštěný Outlook.

Tip : Obsahuje-li seznam pravidel oba typy pravidel, jsou nejdříve použita pravidla serveru a potom klientská pravidla.

Začátek stránky

Použití pravidel u jiných položek aplikace Outlook

Oznámení o doručení, odpovědi pomocí hlasování a automatické odpovědi

Při použití pravidel se oznámení o doručení, oznámení o přečtení, odpovědi pomocí hlasování a automatické odpovědi (oznámení Mimo kancelář) zpracovávají jako zprávy. Třeba pravidlo pro přesunutí položek obsahujících v předmětu slovo „schůzka“ do určité složky přesune taky všechny odpovědi pomocí hlasování, oznámení o doručení a automatické odpovědi obsahující slovo „schůzka“ v předmětu.

Poznámka : Pokud pravidlo přesune odpovědi pomocí hlasování ze složky Doručená pošta do jiné složky, ovlivní to sledování hlasování. Při otevření odeslané zprávy zahrnující hlasovací tlačítka nebudou informace o sledování zahrnovat počet odpovídající odpovědím přesunutým na základě pravidla. Sledování není ovlivněno při ručním přesunutí nebo odstranění odpovědi.

Začátek stránky

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Při použití pravidel se žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty považují za zprávy. Třeba pravidlo pro přesunutí položek obsahujících v poli Předmět slovo „schůzka“ do určité složky přesune také všechny žádosti o schůzku nebo zadání úkolů splňující dané kritérium. Při vytváření pravidel, která ovlivňují tyto druhy položek, však nezapomeňte na následující skutečnosti:

  • Jestliže položku přesunete do jiné než poštovní složky, nemusí fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, není vytvořena nová událost.

  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, není odpověď sledována u původní položky.

  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.

  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Začátek stránky

Skupiny kontaktů

Pravidlo, které zahrnuje skupinu kontaktů, se může chovat odlišně v závislosti na způsobu jeho vytvoření.

  • Přesunout zprávy odeslané veřejné skupině do složky     Toto pravidlo je k dispozici, pouze pokud používáte účet systému Exchange Server. Do určené složky budou přesunuty pouze zprávy, které jsou odeslány dané skupině kontaktů. Zprávy od uživatelů, kteří jsou členy skupiny kontaktů, do určené složky přesunuty nebudou.

Začátek stránky

Přeposílání zpráv mimo organizaci

Účty Microsoft Exchange Serveru (počínaje verzí Exchange Server 2010) umožňují použití pravidel pro přeposílání zpráv na e-mailové adresy mimo organizaci. Správce serveru Exchange však může zabránit, aby se zprávy přeposílaly uživatelům v určitých doménách.

Další informace naleznete v tématu Určení verze Microsoft Exchange Serveru, ke kterému je připojený váš účet.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×